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Objetivo: Revisar conceptos asociados a la Gestión de Proyectos como agente de cambio

en una Organización

Preparado por: Luis Hevia y

Christian A. Estay-Niculcar

2 Proyectos Informáticos y Cambio Síntesis

Dirección de Proyectos- visión del PMBOK -

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¿Qué es un Proyecto? Conjunto de actividades interrelacionadas, a realizarse bajo una unidad de dirección

(Jefe de Proyecto), para alcanzar objetivos específicos, en un período determinado, mediante la utilización de recursos

predeterminados.

Luis Hevia

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Implicancias de un Proyecto

Tiene un Propósito definido. Es un Proceso Organizado. Son actividades temporales (inicio y fin claros) Costo y recursos presupuestados Involucra Riesgo. Planificación según un desempeño esperado Variabilidad (de actividades, personal, gastos) Impacto!!!

Luis Hevia

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Los elementos Motivacionales en mi Organización son (v/s Ud.):

1 Sueldo 2 Pago por metas 3 Acciones 4 Ascensos 5 cenas, viajes... 6 Felicitaciones 7 Sentirse realizado 8 Polera, lápiz c/logo 9 Tiempo flexible 10 Vacaciones

11 Desarrollo profesional 12 Desarrollo personal 13 Estabilidad laboral 14 Clima laboral 15 Beneficios empresa 16 Capacitaciones 17 Apoyo a estudiar 18 Estatus de su empresa 19 20

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Mis Competencias son:

1 Emprendimiento2 Innovación3 Empowerment4 Proactividad5 Reactividad6 Conceptuar7 Visión de futuro8 Liderazgo

9 Integridad10 Cumplimiento11 Influir12 Coordinar13 Auto-aprendizaje14 Comunicación oral15 Comunicación escrita16

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Mis Competencias son:

17 Conciencia política18 Comprender a otros19 Orientación al

servicio20 Trabajo en equipo21 Establecer vínculos22 Colaborar y

cooperar23 Manejar conflictos24 Catalizar cambios

25 Auto avaluación26 Auto confianza27 Auto control28 Confiabilidad29 Adaptabilidad30 Compromiso31 Optimismo32 Iniciativa

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Mis acciones de trabajo principales son:

1. Liderar2. Dirigir3. Motivar4. Delegar5. 6. Coordinar7. Controlar8. Planificar9. Organizar10. Vende

11. Negociar situaciones12. Sostener reuniones13. Relacionarme con Clientes14. Relacionarme con Directivos 15. Representar en eventos16. Comunicar17. Elaborar/revisar informes18. Resolución de problemas administrativos19. Resolución de problemas técnicos20. Contratar, Despedir, Promover21. ….. Programación, Análisis, Diseño,

Implantación

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Ambiente del Gerente de Proyectos

Gerentede

Proyectos

Gerentes

Externos

Otros proyectos Desarrolladores

Operaciones

Usuarios

Luis Hevia

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Dimensiones de la Dirección

Administrativa Técnica Política

Recursos no propios Conocimiento restringido Capacidad de influir Mucha responsabilidad y

poca autoridad Negociadores Motivadores Evitan polarizaciones Manejan el tiempo

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Gerente como Gestor de Relaciones

Del equipo proyecto: Liderazgo, Motivación y Trabajo en equipo

Relación con su Cliente Relación con la Gerencia Comunicación Manejo de Conflictos Gestión del Riesgo Observando la Organización REAL

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Ud. se siente mejor o cree en….

1. Ambigüedad: a) lo perturba; b) deja opciones abiertas2. Vaguedad: a) señal de mal gerente; b) estrategia posible3. Datos son: a) pruebas; b) pueden ser ideas preconcebidas4. Información confiable: a) en libros; b) observación personal5. Expertos son: a) invaluables; b) convencen que NO hacer6. Reunir inf. hasta una seguridad: a) completa; b) necesaria 7. Decisión correcta merece respuesta: a) apropiada; b)

inmediata8. Errores representan: a) fracasos; b) un aprendizaje9. Perfección es: a) norma profesional; b) buscar lo inalcanzable

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Liderazgo y política Luis Hevia

Visión técnica y Política (la zona del crepúsculo) ambigüedad y vaguedad toma de decisiones ... datos son ... el papel de los expertos la información confiable proviene de ... hasta donde reunir información ... errores representan ....

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Habilidades políticas

Negociación Coaching Confrontación y desafío Intervención y Participación Falta de dirección v/s órdenes Saber esperar

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El proyecto real: su crudeza

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Relevancia y FinalidadLa necesidad de gestión en Informática: causas

Naturaleza del producto: intangible invisible complejo volátil socio-técnico difícil de medir

Problemas de gestión: objetivos y

especificaciones pobremente definidas

falta de un plan de proyecto

presupuestos y plazos poco realistas

inhabilidades en el trato social

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Gestión

Construcción

El proyecto

Las dimensiones del proyecto

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Sistemadeseado

Sistemaofrecido

herramientas

trabajo colaborativo-cooperativo

diseño

organización de datos

reflexión

NegociaciónResolución de conflictos

intervención

Dimensión de gestión

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Gestión de Proyectos

“La aplicación del conocimiento, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto” (PMI)

Actuación predictiva, anticiparse o sencillamente no olvidar errores pasados

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PMBOK PMBOK o A Guide to the Project Management

Body of Knowledge Contiene prácticas que han sido compiladas y

mejoradas durante los últimos veinte años gracias al esfuerzo de profesionales y académicos de diversos ámbitos de ingeniería.

Es uno de los más importantes documentos publicados en la actualidad por el Project Management Institute que produce documentos y prácticas generalmente aceptadas de dirección y de gestión de proyectos.

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Organización internacional orientada a la difusión y determinación de las mejores prácticas de gestión de proyectos. En este afán, produce documentos y prácticas generalmente aceptadas de dirección y de gestión de proyectos.

http://www.pmi.org

Complementa c/ SEI Software Engineering Institute http://www.sei.cmu.edu

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grupo deprocesos

área deconocimiento

proceso de gestión

_pertenece_

_agrupa_

Estructura de componentes del PMBOK

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Iniciación

Cierre

Control

Ejecución

Planificación

Etapas del proceso de gestión Cada etapa se compone de varios procesos de gestión

Error fatal: pensar que esto es el proyecto

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grupo deprocesos

área deconocimiento

proceso de gestión

_pertenece_

_agrupa_

Área de Conocimiento: describen los conocimientos y las prácticas de la dirección de proyectos que toda gestión de proyectos “debe gestionar”.

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Áreas de Conocimiento (y previas)

4. Gestión de Integración del Proyecto 5. Gestión del Alcance del Proyecto 6. Gestión de Tiempos del Proyecto 7. Gestión de Costos del Proyecto 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 11. Gestión de Riesgos del Proyecto 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

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4. Gestión de la Integración

Gestión de la Integración (4) incluye los procesos requeridos para asegurar que todos los diversos elementos del proyecto están coordinados de manera propia

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5. Gestión del Alcance

Gestión del Alcance (5) incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto contiene todo el trabajo necesario y sólo el trabajo necesario, para completar el proyecto con éxito

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6. Gestión de Tiempos

Gestión del tiempo (6) incluye los procesos necesarios para asegurar la completación del proyecto a tiempo

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7. Gestión de Costos Gestión del Coste (7) incluye los procesos

necesarios para asegurar que el proyecto sea terminado dentro del presupuesto aprobado

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8. Gestión de la Calidad Gestión de la Calidad (8) incluye los

procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacerá las necesidades que lo definieron

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9. Gestión de los Recursos

Humanos Gestión de los

Recursos Humanos (9) incluye los procesos necesarios para realizar el uso más efectivo de las personas involucradas en el proyecto

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10. Gestión de las Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones (10) incluye los procesos requeridos para asegurar la apropiada, y a tiempo, generación, colección, diseminación, almacenamiento y últimas disposiciones de la información del proyecto

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11. Gestión de Riesgos

Gestión del Riesgo (11) es el proceso sistemático de identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto

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12. Gestión de las Adquisiciones

Gestión del Aprovisionamiento (12) incluye los procesos requeridos para adquirir los bienes y servicios, para lograr el alcance del proyecto, desde fuera de la organización realizadora”

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grupo deprocesos

área deconocimiento

proceso de gestión

_pertenece_

_agrupa_

Estructura de componentes del PMBOK

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Relación entre las áreas de conocimiento

9.1 Planeación 9.2 Adquisición 9.3 Desarrollo del equipo

9.4 Gestionar el equipo del proyecto9

4

10

12

7

5 8

6

11

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Estructura del PMBOK

IntegrationScopeTimeCostQualityHuman ResourcesCommunicationsRiskProcurement

Project ManagementKnowledge Areas

Initiation (IP)Planning (PP)Executing (EP)Control (CoP)Closing (ClP)

ManagementProcesses Groups

grupo deprocesos

área deconocimiento

proceso de gestión

_pertenece_ _agrupa_

Project ManagementProcesses

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Procesos de Gestión de Proyectos

Los procesos de gestión de proyectos: contienen las “best práctices” de gestión se pueden adaptar a cada disciplina, pero

sin dejar de lado la esencia de su singularidad y del conjunto

se describen en el PMBOK en función de entradas, salidas, y herramientas/técnicas involucradas en transformar las entradas en salidas.

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Procesos Gestión Proyectos (v2000)

Iniciación

Planificación Ejecución Control Cierre

Integración 4.1 (p) 4.2 (p) 4.3 (p)

Alcance 5.1 (p) 5.2 (p) 5.3 (p) 5.4 (f) 5.5 (f)

Tiempo 6.1 (p) 6.2 (p) 6.2 (p) 6.4 (p)

6.5 (f)

Coste 7.1 (p) 7.2 (p) 7.3 (p)

7.4 (p)

Calidad 8.1 (f) 8.2 (f) 8.3 (f)

RRHH 9.1 (f) 9.2 (f) 9.3 (f)

Comunicaciones

10.1 (f) 10.2 (f) 10.3 (p) 10.4 (p)

Riesgo 11.1 (p) 11.2 (f) 11.3(f) 11.4 (f)

11.5 (f)

11.6 (f)

Aprovisionamiento

12.1 (f) 12.2 (f) 12.3 (f) 12.4 (f) 12.5 (f)

12.6 (p)p: procesos principales (core)

f : procesos facilitadores

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4.4 EJECUCION DEL PLAN DEL PROYECTO: Coordinar y dirigir las

interfaces técnicas y organizacionales.

Profesor : Luis HeviaExpositor : Luis M. Perales A.

fecha

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EntradasENTRADAS

Plan del Proyecto Detalle de SoportePolíticas

OrganizacionalesAcción Correctiva

•Controlar el proyecto

•Salidas no incluidas•Información adicional•Documentación técnica•Estándares relevantes

•Formales e Informales•Adm. De la calidad •Gestión del personal.•Controles financieros

•Acciones para que el proyecto no se desvíe de lo planeado.

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HERRAMIENTAS & TECNICAS

H & T

Hab. Adm. Gral.

Hab. Producto y Conocimiento

Sit. Autorización De Trabajo

Reuniones eval. Status

Sist. Información de Adm.

ProcedimientosOrganizacionales

•Liderazgo.•Comunicación•Negociación

•Selección de recurso•Cantidad

•Compromisos formales.•Ejecución adecuada.•Valor del control.

•Intercambio de información•Distintos niveles frecuencia

•Soporte a etapas del proyecto•Herramientas para recolección, integración y diseminación.

•Formales e Informales•Afectan positivamente al proyecto.

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SALIDASSALIDAS

Resultados del Trabajo

Ordenes de Cambio

•Resultado de la ejecución del proyecto.•Metas cumplidas.•Metas no cumplidas.

•Expandir y contraer alcance del proyecto.•Modificar costos.•Plazos.•Todo esto se identifica sobre la marcha

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¿ Cual es mi (la) realidad ? (10.1 Planeación de las Comunicaciones)

o No existen un plan documentado de las comunicaciones

o No se establecen prioridades, requerimientos de información, el momento en cual se genera la información, no existe un método de distribución, etc)

o Existe Retroalimentación Multidireccional (tiende a confundir)

o ¿ Cuales son los Elementos cotidianos que se utilizan para las comunicaciones ?

XXXX

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CONCLUSIONES

Proyectos en plazos.

Compromisos formales.

Control adecuado sobre el proyecto.