GRANDES IDEAS PARA

DESVALORIZAR UNA PMO

¿Qué se entiende por PMO?Referencias frecuentes: “importancia de implantar una PMO en una organización”

Falta de unentendimientocomún

Motivos para Implantar una PMO

● Gerentes: información centralizada sobre el estado de los proyectos de una sección o de la Organización

● Directores de Proyecto: apoyo directo en la gestión utilizando metodología uniforme

● Alta Gerencia: información centralizada y uniforme sobre resultados y uso de recursos para la toma de decisiones

● Proyectos: facilitar la coordinación, comunicación y capacitación

Situaciones Típicas● Las PMO deben demostrar su valor en

etapas tempranas del ciclo de vida del proyecto de implantación

● Una serie de “factores de higiene” son condición necesaria pero no suficiente para el éxito de una PMO

● Estos factores tienen una influencia tal que pueden terminar constituyendo las“Grandes Ideas que Desvalorizan las PMO”

Percepción del Rol de la PMO

Percepción de la PMO

Agenda

Estrategia OrganizacionalLa estrategia organizacional debe estar claramente definida y comunicada

Esto es importante para:● Monitorear resultados en relación con la

obtención de objetivos organizacionales● Poner énfasis en los desvíos importantes

Estrategia OrganizacionalLa estrategia organizacional debe estar claramente definida y comunicada

Entonces…

ApoyoLa PMO requiere un apoyo explícito y reiterado por parte de la Alta Dirección de la Organización

Esto se requiere para:● Asegurarse de recibir la información● Intervenir en los procesos● Imponer metodología

ApoyoLa PMO requiere un apoyo explícito y reiterado por parte de la Alta Dirección de la Organización

Entonces…

Rol EspecíficoEl personal de la PMO necesita tener claramente definida la función que debe desempeñar en el marco organizacional

Esto se requiere para:● Definir los objetivos a seguir● Exigir toda la información que necesita● Intervenir en los procesos con acciones

claras

Rol EspecíficoEl personal de la PMO necesita tener claramente definida la función que debe desempeñar en el marco organizacional

Entonces…

Identidad PropiaLa PMO debe ocupar un lugar específico en el organigrama de la Organización, reportando al utilizador de la información

Esto es importante para:● Lograr esfuerzos coordinados en la

recolección y proceso de información● Constituir una referencia para la

documentación de metodología y resultados

Identidad PropiaLa PMO debe ocupar un lugar específico en el organigrama de la Organización, reportando al utilizador de la información

Entonces…

Calidad del Personal AsignadoEl trabajo en una PMO requiere de personal proactivo y capacitado

Esto es porque:● Es un trabajo en el que hay que

construirse el camino al andar● Requiere salir a buscar información y

discutir con otros sobre procesos y procedimientos

Calidad del Personal AsignadoEl trabajo en una PMO requiere de personal proactivo y capacitado

Entonces…

Cantidad de PersonalLa PMO debe disponer de un dimensionado adecuado a los servicio que debe brindar

Esto es fundamental porque:● El sobredimensionada afecta la imagen● El subdimensionado afecta el clima

laboral interno y la calidad de los resultados

Cantidad de PersonalLa PMO debe disponer de un dimensionado adecuado a los servicio que debe brindar

Entonces…

Agregado de ValorUna PMO debe convencer a sus clientes que provee servicios que agregan valor a los proyectos y a la Organización

Esto importa porque:● Las personas deben obtener un resultado

positivo a cambio de reportar a la PMO● Sólo si se aprecia valor, se suministrará

información completa y cierta

Agregado de ValorUna PMO debe convencer a sus clientes que provee servicios que agregan valor a los proyectos y a la Organización

Entonces…

Requerimientos de ClientesLa PMO debe realimentarse permanentemente de los requerimientos de sus clientes

Esto es porque:● Las necesidades de los clientes son

variables en el tiempo y dependientes del contexto

● La participación y apoyo de clientes es altamente dependiente de recibir los servicios que demandan en cada momento

Requerimientos de ClientesLa PMO debe realimentarse permanentemente de los requerimientos de sus clientes

Entonces…

Cambio CulturalLa implantación exitosa de una PMO requiere que se genere en la Organización un cambio cultural

Esto es importante porque:● Las personas sólo contribuirán con la

PMO si entienden que ésta los ayuda en su trabajo

● La implantación de nuevos procesos sólo ocurre cuando las personas los internalizan

Cambio CulturalLa implantación exitosa de una PMO requiere que se genere en la Organización un cambio cultural

Entonces…

Visibilidad en la OrganizaciónLa PMO debe contribuir a poner de manifiesto los resultados derivados de una buena gestión para contribuir a la carrera del Director

Esto es importante porque:● Los Directores de Proyecto tienen mayor

exposición y esto los hace más vulnerables

● La PMO es la responsable de la evaluación del Director de Proyecto

Visibilidad en la OrganizaciónLa PMO debe contribuir a poner de manifiesto los resultados derivados de una buena gestión para contribuir a la carrera del Director

Entonces…

Confiabilidad de la InformaciónLa PMO debe brindar información consistente con la proveniente de las diversas fuentes de información de la Organización

Esto importa ya que:● Evita errores en la toma de decisiones● Evita conflictos entre las diversas áreas● Facilita la comunicación entre los

diversos actores y la credibilidad

Confiabilidad de la InformaciónLa PMO debe brindar información consistente con la proveniente de las diversas fuentes de información de la Organización

Entonces…

Lecciones AprendidasLos documentos de “Lecciones Aprendidas” deben constituir una base de conocimiento organizacional

Estos es importante para:● No volver a cometer los mismos pecados● Copiar cosas que se hicieron bien en el

pasado● Incorporar el conocimiento en la

metodología y en los procesos

Lecciones AprendidasLos documentos de “Lecciones Aprendidas” deben constituir una base de conocimiento organizacional

Entonces…

Resumen

● Estrategia Organizacional● Apoyo de la Alta Dirección● Rol de la PMO● Identidad de su personal● Calidad del personal● Cantidad de personal● Agregado de Valor● Requerimientos de clientes● Cambio cultural● Visibilidad en la Organización● Confiabilidad de la información● Lecciones Aprendidas

Muchas gracias por su atención

Ing. Virginia Martínez Paulo virginiamartinez@rumboconsultores.com www.rumboconsultores.com