Post on 07-Jun-2015
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Auditoria
De
Proyectos
• Propósitos y objetivos de la Auditoría de Proyectos. Alcance.
• Reporte de auditoría: desarrollo y utilización.
• Responsabilidades del Auditor.
• Ciclo del Proceso.
Auditoría Proyectos
Post Control
Capturar la
esencia de
los hechos
Beneficios
futuros de la
experiencia
Auditoría
General:
Verificación
detallada
Proyectos:
altamente
flexible y
focalizada
en los
aspectos
que indica la
Alta Gerencia
Evaluación de Proyectos
• No se limita al análisis después que los hechos ocurrieron
• Debe ser realizada también durante el ciclo del proyecto
Ciclo de vida de Pr oyectos
Uso de Recusos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
Foco de la auditoria
Funcionamiento del
Sistema
de Gestión de
Proyectos
•Técnicas
•Metodología
•Procesos
•Acciones
•Decisiones
Propósitos
• Alerta – Identificar problemas
en sus primeras manifestaciones
– Identificar errores, resolverlos y generar acciones para el futuro
Propósitos
• Catalizador
– Reducir costos
– Acelerar el logro de los
resultados
– Mejorar resultados
Propósitos
• Relaciones
– Clarificar relaciones entre
tiempos, costos y
resultados
– Detectar oportunidades
por avances tecnológicos
Propósitos
• Gestión
– Proveer información a la Dirección de Proyecto
– Reconfirmar intereses de la organización
– Grado de compromiso de los que intervienen en el Proyecto
– Evaluar la capacidad de gerenciamiento del proyecto
Contribuciones • Mejoras
– comprensión en la forma en que los proyectos son evaluados por la organización
– procesos de organización y gestión de proyectos
– contribución profesional para los miembros del equipo de proyecto
Contribuciones • Identificación
– Fortalezas y debilidades de la organización:
• personas
– potencial
– liderazgo
• management
• toma de decisiones
• sistemas
– Factores de riesgo
Responsabilidades del Auditor • Organizar el grupo de expertos • Familiarizarse con los requerimientos del proyecto
o programa • Auditar “in situ” • Finalizada la auditoria compartir la información
obtenida • Producir el informe de acuerdo a lo establecido • Distribuir el informe • Seguimiento de la implementación de las
recomendaciones
Auditor Interno
• Posibles objetivos “ocultos”
• Búsqueda de ventajas personales a expensas del resto
Auditor Externo
• Posibles falta de comprensión del proceso específico bajo auditoría
Contenido del Informe de Auditoría de Proyectos
I. Descripción general
II. Situación Actual II.1.- Costo
II.2.- Programación
II.3.- Avance
II.4.- Calidad
III. Cuestiones críticas .Perspectivas resto proyecto
IV. Análisis de riesgos
V. Aplicaciones para otros proyectos
VI. Supuestos y limitaciones del Informe
Alcance de la Auditoría
Estado Confirmación de la etapa en que se encuentra el
proyecto
Predicciones Estimación condiciones futuras del proyecto
Mediciones Financieras, programa, progreso, uso recursos
Sistema de
Registro
Uso del sistema de la organización o solicitado por
el cliente del proyecto
Sistema de
Información
Creado por la organización o por la auditoría
Recomendaciones Cubre aspectos del proyecto y de su gestión
Calificaciones Focalizada en el proceso de auditoría
Áreas bajo análisis Contabili
dad
MarketingAlta
Gerencia
Proyecto
AREAS
Compras
Legales
Clientes
Técnicas
Listas de Comprobación
1. Seleccionar área bajo análisis
2. Obtener los estándares de cumplimiento
1. técnicas
2. métodos
3. objetivos
3. Redactar las preguntas
4. Establecer sistema de puntuación
Calidad N Comprobación 1
mín
2 3 4 5
máx
1. ¿Se cumple el Plan de Calidad del
Proyecto?
2. ¿Todos los productos obtenidos son aptos
para su uso por el cliente?
3. ¿Se cumplen todas las leyes y
regulaciones?
4. ¿Los sistemas de obtención de
información de calidad son precisos?
5. ¿Se ponen en marcha las medidas
correctivas cuando son requeridas?
6. ¿Se identifican oportunidades de mejora?
Project Manager - Equipo N Comprobación 1
mín
2 3 4 5
máx
1. ¿Comparte la información con los
miembros de su equipo?
2. ¿Provee descripciones de tareas, resaltando
roles y responsabilidades clave?
3. ¿Se asignan las responsabilidades de
acuerdo a las competencias de los
integrantes?
4. ¿Las reuniones cuentan con una agenda de
trabajo completa?
5. ¿Se crea un ambiente participativo durante
las reuniones del equipo de proyecto?
6. ¿Se cumplen los planes de trabajo del
equipo que surgen de las reuniones?
Plan del Proyecto • Existe un plan detallado : camino crítico, programación, recursos,
etc al menos hasta el punto actual y un plan general hasta el fin del proyecto
• Existe un plan detallado de costos al menos hasta el punto actual y
un plan general de costos hasta el fin del proyecto • Las responsabilidades del personal clave están especificadas en el
plan del proyecto • Conocemos qué actividades poseen disponibilidad en tiempo y qué
recursos pueden ser usados para emergencias en otras áreas • Existe un Plan de contingencia en caso que el Proyecto se desvíe de
su programación o presupuesto
Recursos • Se dispone de suficientes Recursos Humanos para
completar el proyecto • La tecnología apropiada estará disponible
durante todo el ciclo del proyecto • La tecnología a ser utilizada durante el proyecto
está probada y posee un completo soporte • Las tareas específicas del proyecto están dirigidas
apropiadamente • Los integrantes del grupo del Proyecto
comprenden los roles que les han sido asignados
Ownership = sentirse dueño
• Todos los involucrados han tenido la oportunidad de
aportar y opinar acerca del Proyecto
• Aceptan el sentido de propiedad de las acciones
• Las formas de medir el éxito han sido acordadas
• Se comprenden cabalmente los límites del Proyecto
• Conocen los requerimientos propios que han sido
incluidos en el proyecto
Lewis Charles Quintero Beltrán
Ingeniero de Productividad y Calidad
Esp. En Gerencia Integral
E-mail: contacto@lewisquintero.com
Celular: 300 5375610
PREGUNTAS
¿…………………….?
Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad