Post on 03-Feb-2016
ACTUALIZACIÓN MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI 2014
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993
Decreto 1599 de 2005
Decreto 943 de 2014
GestiónAmbientalISO 14001Gestión de Calidad
NTC GP 1000ISO 9001
Responsabilidad Social
Pacto Global
Gestión DocumentalISO 15489
Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS18001
Control Interno MECI 2014
Seguridad de la Información
ISO27001Gestión
Ética
Módulo de Control de Planeación y
Gestión
Módulo de Control de Evaluación y
Seguimiento
Eje transversal de información y comunicación
Componentes
MECI
Decreto 943 de 2014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
QUE ES EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONJUNTO de elementos (principios, fundamentos, planes, reglas, acciones, mecanismos, procesos, instrumentos y procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación) que, interrelacionados entre sí y unidos a las personas, que conforman una organización (pública), se constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de una función administrativa, una misión institucional, generando internamente en la organización una capacidad de respuesta óptima ante los grupos de interés que se deben atender.
QUE ES EL MECI
Modelo que brinda a las organizaciones una estructura de control cuyo fin último es garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, que sirva a las organizaciones para facilitar la implementación y fortalecimiento continuo de sus Sistemas de Control Interno.
Este Modelo creó una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las organizaciones del Estado, cuyo propósito era orientarlas al cumplimiento de sus objetivos institucionales y a la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.
OBJETIVO DE LA ACTUALIZACIÓN
ESTRUCTURA DEL MODELO INICIAL-ACTUALIZADO
CAMBIOS EN LA ESTRUCTURA
PRINCIPALES CAMBIOSMÓDULO DE PLANEACIÓN Y
GESTIÓN
Talento Humano
DireccionamientoEstratégico
Administración del Riesgo
1. SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATÉGICO
• ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. POLITICAS DE TALENTO HUMANO
• DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO.
• ESTILO DE DIRECCIÓN.
1.1. AMBIENTE DE CONTROL.
1.2. DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO.
1.3. ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS.
• PLANES Y PROGRAMAS. PROYECTOS• MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
• CONTEXTO ESTRATÉGICO.• IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. • ANÁLISIS DE RIESGOS.• VALORACIÓN DE RIESGOS.• POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS.
PRINCIPALES CAMBIOS
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
2.1. ACTIVIDADES DE CONTROL.
• POLÍTICAS DE OPERACIÓN. • PROCEDIMIENTOS. • CONTROLES.• INDICADORES.• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MÓDULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Talento Humano
DireccionamientoEstratégico
Administración del Riesgo
PRINCIPALES CAMBIOSEl elemento Desarrollo del Talento Humano pasa a convertirse en un COMPONENTE.
Se agregan en el Componente Direccionamiento Estratégico - los indicadores y las políticas de operación
Los procedimientos están contenidos dentro del desarrollo del modelo de operación por procesos
El manual de operaciones, procedimientos o de calidad se convierte en un elemento transversal.
PRINCIPALES CAMBIOS
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
3.1. AUTOEVALUACIÓN.
3.2.EVALUACIÓN INDEPENDIENTE.
3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO.
• AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL• AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN.
• EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
• AUDITORÍA INTERNA.
• PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. • PLAN DE MEJORAMIENTO FUNCIONAL.• PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.
MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
AutoevaluaciónInstitucional
AuditoríaInterna
Planes de Mejoramiento
PRINCIPALES CAMBIOS La autoevaluación institucional recoge los análisis que se
realizan a través de los indicadores de gestión y relaciona las técnicas que pueden utilizarse para realizar proceso de autoevaluación periódicos.
Dentro de la Auditoría interna se hace énfasis en las normas internacionales para la práctica profesional de auditoría interna. La evaluación al Sistema de Control Interno se constituye en una actividad que debe ser sistemática y es un insumo básico para la realización del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno. Los planes de mejoramiento institucional recogen los
hallazgos del ente de control y aquellos producto de las auditorías internas.
El plan de mejoramiento individual debe orientarse a través de los lineamientos de la Circular 003 de 2010 – DAFP.
PRINCIPALES CAMBIOS
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE
GESTIÓN
2.2. INFORMACIÓN.
2.3. COMUNICACIÓN PÚBLICA.
• INFORMACIÓN PRIMARIA. • INFORMACIÓN SECUNDARIA. • SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
• COMUNICACIÓN ORGANIZCIONAL. • COMUNICACIÓN INFORMATIVA.• MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
EJE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Información y Comunicación
Externa
Información y Comunicación
Interna
Sistemas de Información y Comunicación
La Comunicación externa debe trabajarse como un eje estratégico transversal a la estructura organizacional con el fin de darle cumplimiento a los principios constitucionales de publicidad y transparencia.
La Comunicación Interna requiere de estrategias comunicativas concretas, que incidan en los flujos de comunicación descendente, ascendente y transversal
Sistema de Información y Comunicación conformado por el conjunto procedimientos, métodos, recursos (humanos y tecnológicos) e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar tanto la generación y recopilación de información; como la divulgación y circulación de la misma, hacia los diferentes grupos de interés.
PRINCIPALES CAMBIOS
FASES PARA LA ACTUALIZACIÓN MECI 2014Fase 1 - CONOCIMIENTO
Fase 2 - DIAGNÓSTICO
Fase 3- PLANEACIÓN
DE LA
ACTUALIZACIÓN
Fase 4 – EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO
Fase 5 - CIERRE
COMPRENDER LA DIMENSIÓN DE LOS CAMBIOS Y SENSIBILIZAR A SERVIDORES DE MANERA GENERAL SOBRE LA ACTUALIZACIÓN
- FLASH IDU – SENSIBILIZACIÓN EQUIPO MECI
DETERMINAR EL ESTADO DEL SISTEMA, LO QUE SE DEBE CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR – ANEXO 4 – TOMAR COMO INSUMO
INFORMES GENERADOS POR LA OCI
LISTADO DESAGREGADO DE ACTIVIDADES PRIORIZANDO ACCIONES – ELABORACIÓN PLAN DE ACCIÓN CON RESPONSABLES, FECHAS Y RECURSOS – REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN, LÍDERES DE LOS
PROCESOS
REALIZAR LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EFECTUANDO CORRECTIVOS PARA EL LOGRO
DE LA ACTUALIZACIÓN – MESAS DE TRABAJO, SEGUIMIENTO DE TAREAS - LÍDERES DE LOS
PROCESOS , OCI
PRESENTAR RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓN Y COMPARAR FRENTE A
DIAGNÓSTICO, PRESENTACIÓN EN COMITÉ SIG
JUNIO/14
JULIO/14
AGOSTO/14
NOVIEMBRE/14
DICIEMBRE/14
Noexiste
Se encuentra en proceso
EstáDocumentado
Evaluado/ Revisado
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos 3 2 1
Desarrollo del Talento Humano 8 3 1 4
Planes, Programas y Proyectos 5 1 4
Modelo de Operación de Procesos 7 2 3 2
Estructura Organizacional 1 1
Indicadores de Gestión 2 1 1
Políticas de Operación 2 2
Administración de Riesgos 5 1 4
Autoevaluación Institucional 5 3 1 1
Auditoria Interna 5 5
Plan de Mejoramiento 2 2
Información y Comunicación Externa 9 1 1 7
Información y Comunicación Interna 5 1 4
Sistema de Información y Comunicación 6 6
TOTAL PRODUCTOS 65 4 9 13 39
Elemento de ControlProductos Mínimos
ESTADO
RESULTADOS DIAGNÓSTICO
En la fase de diagnóstico se identificó que de 65 productos
mínimos a implementar la entidad tenía desarrollados 47
correspondientes a un 72%, con lo cual se debería implementar 18 productos equivalentes al 28%
restante
RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓNELEMENTO DE
CONTROLÁREA RESPONSABLE
PORCENTAJE CUMPLIMIENTO DE
LA ACCIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS
PLAN DE ACCIÓN
Acuerdos,Compromisos y
ProtocolosÉticos
Documento con losprincipios y valoresde la entidad,construido participativamente.
Elaborar documento decomportamientos éticos basado enel ideario éticodel Distrito.
STRH 100%
Programa de re-inducción enrespuesta acambios organizacionales, técnicos onormativos.
Crear mecanismos paraque el programade reinducción seactualice periódicamente de acuerdo conlos cambiosorganizacionales, técnicos onormativos.
STRH 100%
Programa deBienestar
Adoptar ysocializar elprograma deBienestar.
STRH 100%
Plan de incentivosSocializar plan deincentivos
STRH 100%
Desarrollo del Talento Humano
RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓNELEMENTO DE
CONTROLÁREA RESPONSABLE
PORCENTAJE CUMPLIMIENTO DE
LA ACCIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS
PLAN DE ACCIÓN
Planes, Programas y
Proyectos
Procesos deseguimiento yevaluación queincluya lasatisfacción delcliente y partesinteresadas.
Medir lasatisfacción ciudadana frentea: a. Trámites yservicios.b. Proyectos deobra.c. Atenciónciudadana frentea canaleshabilitados.
OTC 100%
Caracterizaciones de procesoelaboradas ydivulgadas a todoslos funcionarios dela entidad.
Divulgar laactualización delas caracterizaciones de procesos.
OAP 100%
Indicadores porproceso pararealizar la medicióncorrespondiente.
Diseñar losindicadores porproceso
OAP 100%
Procedimientos diseñados deacuerdo a lasactividades quedesarrollan losprocesos.
Ejecutar plan deactualización documental 2014
OAPTODAS LAS
ÁREAS95%
Modelo deOperación por
Procesos
RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓN
Cuadros de controlpara seguimiento alos indicadoresclave de losprocesos.
Diseñar elTablero deControl para elseguimiento deIndicadores porproceso
OAP 100%
Informes sobreanálisis de losindicadores porproceso
Presentar informes deanálisis de losindicadores porproceso.
OAP 100%
Informes de gestiónpor procesos.
Estandarizar elinstrumento orientado a lagestión de losprocesos.
OAP 100%
Adminsitración del Riesgo
Mapa Institucionalde Riesgos
Construir el mapade riesgosinstitucional apartir delmonitoreo de losriesgos deprocesos, laactualización delos riesgos decorrupción y losriesgos enconjunto.
OAP 100%
Indicadores de Gestión
ELEMENTO DE CONTROL
ÁREA RESPONSABLEPORCENTAJE
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS
PLAN DE ACCIÓN
RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓNELEMENTO DE
CONTROLÁREA RESPONSABLE
PORCENTAJE CUMPLIMIENTO DE
LA ACCIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS
PLAN DE ACCIÓN
Documentos soporte sobreaplicación deencuestas deautoevaluación delos procesos.
Documentos soporte sobrerealización detalleres deautoevaluación.
Informes u otrossoportes deinformes deautoevaluación realizados.
Información y comunicación
externa
Publicación enpágina web de losresultados de laúltima rendición decuentas realizada.
Publicar en lapágina WEB delInstituto, laspresentaciones de las rendiciones de cuentasefectuadas en lavigencia, junto con los informes depercepción ciudadana yresultados de lasrelatorias efectuadas enmesas de diálogopara cada eventode rendición decuentas.
OTC 100%
AutoevaluaciónInstitucional 100%OAP
Diseñar el mecanismo de autoevaluación por proceso, su sensiblización y correspondiente aplicación por parte de los lideres de procesos
ELEMENTO DE CONTROL
ÁREA RESPONSABLEPORCENTAJE
CUMPLIMIENTO DE LA ACCIÓN
PRODUCTOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS
PLAN DE ACCIÓN
RESULTADOS DE LA ACTUALIZACIÓN
Tablas deRetención Documental
Ajustar las tablasde retencióndocumental conforme a lodefinido por elConsejo Distritalde Archivo.
STRF 100%
Matriz deresponsabilidades.
Documentar ydivulgar la matrizde responsabilidades decomunicación.
OAC 100%
16 16 99%
Información y comunicación
interna
GRACIAS