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8/2/2019 Admin is Trac Ion Proyectos TI - Chinkes
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La administracin de
proyectos detecnologas de la
informacin
ATENEODebate entre pares
Departamento Pedaggico de SistemasFacultad de Ciencias Econmicas de laUniversidad de Buenos Aires
Lic. Ernesto Chinkesechinkes@chinkes.com.ar
17 de octubre de 2007 Buenos Aires
mailto:echinkes@chinkes.com.armailto:echinkes@chinkes.com.armailto:echinkes@chinkes.com.ar8/2/2019 Admin is Trac Ion Proyectos TI - Chinkes
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TemarioProcesos y actividades de la administracin de
proyectos de TI
Los conocimientos necesarios para administrar un
proyecto. El papel de los mtodos y herramientas.
Factores crticos para el xito en la administracin deproyectos
Debate
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Qu un proyectos de TI ?
Conjunto de tareas que serealizan para lograr un objetivo
Entregables: alcancey calidad.
Tiempo.
Costo.
TIRecursos
Riesgos
Proyecto
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Ciclo de vida de un proyectoSeleccin
Planificacin
Implementacin
Control
Evaluacin
Terminacin
t
Ver ciclo delPMBOK
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Importancia de la administracin
de proyectos
La administracin de proyectos es la administracin delcambio.
El cambio es el elemento que permite la supervivencia
de las organizaciones:a) elegir los proyectos correctos,
b) luego administrarlos correctamente.
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Los conocimientos necesariospara la administracin de un
proyecto de TI
METODOS / TECNICAS Y
HERRAMIENTAS
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Los mtodos, tcnicas y las
herramientasMtodo: modo ordenado de proceder para llegar a un resultado. Mtodo
cientfico: Conjunto de pasos fijados de antemano por una disciplina con el finde alcanzar conocimientos vlidos mediante instrumentos confiables (unconjunto de pasos que trata de protegernos de la subjetividad en elconocimiento).
Tcnica: es un procedimiento prctico sobre cmo llevar a cabo una actividad.Puede basarse en un mtodo o no. Incluye las herramientas que proporcionanelementos para realizar dichas tareas.
Objetivo:Intenta obtenerresultados de calidad predecibleSe busca realizar muchas de las actividades de la administracin de
proyectos en forma ms ordenada y eficiente. Permiten formalizarplanes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad,
recursos, riesgos. Permite no perder el rumbo para ejercer el control Contar con informacin para tomar decisiones de cambios.
Objetivo:Intenta obtenerresultados de calidad predecibleSe busca realizar muchas de las actividades de la administracin de
proyectos en forma ms ordenada y eficiente. Permiten formalizarplanes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad,recursos, riesgos.
Permite no perder el rumbo para ejercer el control Contar con informacin para tomar decisiones de cambios.
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El PMI El Project Management Institute es una institucin fundada en
1969 en EEUU por y para profesionales de Direccin de
Proyectos. Actualmente declara tener ms de 200.000 miembrosen el mundo.
Objetivos: Establecerestndares de Direccin de Proyectos.
Administrar la certificacin de profesionales (PMP ProjectManagement Professional CAPM Certified Associate in PM)
Sede central en Pensilvania (EEUU) y representaciones
denominadas "Captulos" en distintas ciudades y pases. En laactualidad tiene 240 Captulos establecidos distribuidos en 67pases. El captulo de Buenos Aires fue creado en 1996.
PMBOK (2000 y Tercera Edicin -2004). Ms de 1.700.000
ejemplares en circulacin.
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El PMBOKGrupos procesos de un proyecto:
Iniciacin
Planificacin Ejecucin Control Cierre
9 reas de conocimiento Gestin de Calidad Gestin de Costos Gestin de la Comunicacin
Gestin de las Compras/Contrataciones Gestin de los Recursos Humanos Gestin de los Riesgos Gestin del Alcance Gestin del Tiempo
Integracin de los Procesos
Cada rea tiene procesos: 44 (3era
edicin - 2004) distribuidos en los5 grupos de procesos y las 9 reas.Para cada proceso se analizan: Entradas
Salidas Herramientas / Tcnicas
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Procesos deIniciacin
Procesos dePlanificacin
Procesos deControl
Procesos deEjecucin
Procesos deCierre
Conexiones entre grupos de procesos en una fase.
Fuente: PMBOK Guide
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Correspondencia de losProcesos de Direccin deProyectos a los Grupos deProcesos de Direccin de
Proyectos y a las reas deConocimiento
PMBOK 2004
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Conocimientos necesarios para
administrar proyectos de TIConocimiento en los procesos, mtodos y
tcnicas/herramientas de administracin de proyectos.
Conocimientos en TI (tecnologas y metodologasasociadas).
Conocimiento, capacidades y habilidades de liderazgo,motivacin, negociacin, manejo poltico y comunicacin.
Conocimientos organizacionales y de su administracin.
Conocer sobre la problemtica a resolver.
Conocer sobre el contexto en el cual hay que actuar.
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Administrar el cambio
No hay nada ms difcil de manejar, ms arriesgado deconducir, o de xito ms incierto, que la introduccin de unnuevo orden de cosas; porque el innovador tiene porenemigosa aquellos a quienes iba bien en las condiciones anteriores, yencuentra defensores poco entusiastas en aquellos a quienespodr ir bien en la nueva situacin.
Maquiavelo (1513), El prncipe
Ayuda escritorio
Se resuelve con tcnicas y herramientas ?
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Factores crticos para el
xito en laadministracin de proyectos
de TI
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xito o fracaso en la
administracin de proyectosComo se mide ?
1. Percepcin general2. Costo
3. plazo4. Metas tcnicas (a. percepcin contra especificaciones iniciales, b.contra otros proyectos de la organizacin, c. comparado con losproblemas encontrados en el proyecto.
Fuente: Might y Fisher (1985).
Objetivas
Subjetivasrelacionadas con lasexpectativas
Otras medidas subjetivas: calidad ? Objetivos organizacionales? Corto o largo plazo?
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El recupero de la inversinROI, TIR, VAN
Flujo de egresos Flujo de ingresos
OJOProyectos con bajo
recupero pero
necesarios paraproyectos con alto
recupero
-Estimados (Previo)-Reales (Posterior)
DIFICIL Ingresos duros (reduccin decostos, retencin de clientes,nuevos clientes, etc.)
Ingresos blandos (satisfaccin
de clientes, empleados conmayor autonoma, etc. )
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El xito en funcin de las
necesidadesEl resultado del proyecto debe satisfacer las necesidades delcliente:
Si no trae beneficios a la organizacin elproyecto no es viable.
Necesidades de la organizacin
Vs.las necesidades individuales
Los que hacen que el proyecto evolucione, los que lo
aprueban, los destinatarios, etc. son los individuos.
La clave es la alineacin de ambos
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El juego de las limitaciones
Recursos
TiempoAlcancey calidad
Contexto
Organizacional
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Apostar por el tiempo Tiempo vs Alcance: El tiempo con mayor peso relativo
- Independencia parcial:a) Intentar cumplir el alcance pactado en el tiempo
acordado.
b) si el plazo acordado se extiende de un porcentaje (ej.
10 %) acordar con el cliente un acortamiento delalcance.
c) acordar con el cliente un plazo para completar elalcance no acordado.
Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.
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Manejo poltico ?
Falta de autoridad formal sobre los recursos
que debe manejar
El Administrador del proyecto debe tener lacapacidad y habilidad poltica para:
Relacionarse con aquellas personas que tienen elpoder para conseguir y administrar los recursos quenecesita (incluido los recursos humanos).
Entender la red de poder en la organizacin, y sabercomo es la interdependencia del proyecto con elmismo.
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Las comunicaciones
Deben entenderse como conversaciones.
No son un menor intercambio de mensajes entreemisor y receptor.
El Administrador de proyectos se comunicaconstantemente con:
El equipo.
El cliente Los superiores, directivos y/o patrocinadores.
Los colaboradores externos (proveedores, etc.).
Colaterales (pares de otros proyectos reas).
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Diversidad de participantes.
La clave: la comunicacin
Direccin del proyecto
Equipo de trabajo
Equipo extendido
Administradordel proyecto
Superiores,autoridades,directivos,patrocinadores
Analistas funcionalesLder funcional Lder tcnico
Programadores
DBA
Administrador de red
Clientes: usuarios internos y externos
Colaterales: Directores de otros proyectos, gerentes de otras reas
Colaboradores externos: Proveedores de hardware, software,
especialistas internos ocasionales, etc.
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Las conversaciones
El hablar y escuchar no se restringe a los mensajes
sonoros: se habla con acciones, planes de accin, conla distribucin de cargos y funciones, etc.
En un proyecto todo lo que se hace se da por queexisti una conversacin previa. Existen acciones porque se realizaron: Peticiones,
Promesas,
Afirmaciones, Declaraciones, etc.
Existe un escuchar profundo, donde acta el trasfondo.
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El trasfondo
El trasfondo abre o cierra posibilidades en el escuchar
y en el hablar. Trasfondo compartido:
Puede entenderse como la cultura organizacional o
una subcultura grupal.
Trasfondo personal de quien habla o escucha:
Conformada por compromisos personales tomados,posibilidades futuras, la red de ayuda, juicios yevaluaciones de terceros y propias, y sus
emociones.
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Fracaso en la administracin de
proyectosCausas ?
1. No se comprende que es xito o fracaso en un proyecto.2. Se confunde el conocimiento en administracin de proyectos,
con el manejo de las herramientas y tcnicas deadministracin de proyectos: No lo dirigen las personas con
capacidades y habilidades adecuadas.3. Problemas de comunicacin.
4. No existen adecuados mecanismos de planificacin y control(control de gestin persistencia sostenida y equilibrada).
5. Poca capacidad de adecuar los cambios que sucedendurante el proyecto en forma ordenada (administracin decambios).
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El Debate
? Cul es la importancia de las tcnicas y herramientas en el xito de unproyecto ?. Qu pasara si un proyecto lo administramos sin aplicarlas ?.
Cuantas herramientas son necesarias ?.? Cul es la relevancia de la certificacin del PMI ?.
? Hacen falta conocimientos en Tecnologa de la Informacin paraadministrar un proyecto de TI ?. Cul es el orden de prioridades en los
conocimientos necesarios para su administracin ?.? Qu es xito y fracaso en un proyecto de TI ?. Cmo se mide ? Es serio
medir el Recupero de la inversin de un proyecto de TI ?.
? Cules son los factores crticos de xito en la administracin deproyectos de TI ?. El resultado del proyecto debe satisfacer lasnecesidades del cliente organizacin o del cliente individuo ?
? El administrador del proyecto debe ser un tcnico o un poltico ? Cuntoinfluye en el xito de un proyecto la forma de comunicarse con losparticipantes (stakholders) ?
L d i i t i d
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La administracin de
proyectos detecnologas de la
informacinATENEO
Debate entre pares
Departamento Pedaggico de Sistemas
Facultad de Ciencias Econmicas de laUniversidad de Buenos Aires
Lic. Ernesto Chinkesechinkes@chinkes.com.ar
17 de octubre de 2007 Buenos Aires
mailto:echinkes@chinkes.com.armailto:echinkes@chinkes.com.armailto:echinkes@chinkes.com.ar