ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y

ORGANIZACIÓN

Prof. Econ. Freddy Villar Castillo.

Febrero 2008

LA ORGANIZACIÓN

Tiene que ver con el ambiente donde se desarrollará el proyecto, la autoridad, los mecanismos de coordinación y los principios con los que se deben regir.

LA EMPRESA MODERNA

Las condiciones y características más salientes de una administración moderna son: Flexibilidad Basada en hechos y datos concretos Incentivadora del trabajo en equipo Focalizada Que promueve la mejora continua De enfoque “holístico” para el abordaje de

problemas Orientada a la obtención de resultados

LA EMPRESA MODERNA

Empresa: Es una unidad económica, pública o privada, que mediante

la combinación de factores productivos brinda bienes o servicios.

Planeamiento: Planear es la acción de definir anticipadamente, que

es lo que se quiere lograr asignando los recursos necesarios y

estableciendo las etapas intermedias y cursos de acción más

convenientes para lograrlo.

Objetivos: Son la expresión presente de un resultado que se

pretende lograr. Deben ser específicos, mesurables, alcanzables,

realistas etc.

Estrategias: Son los caminos elegidos para alcanzar cada uno de los

objetivos buscados.

LA VISIÓN

Es inherente a la alta dirección

Define al conjunto

Enfoque holístico de la empresa

Es la expresión formal de cómo la empresa “ve” su realidad

futura en el más alto nivel.

Podrá responder:

Valores éticos compartidos de la organización

Como será la organización en 10 o 15 años

Integración vertical y extensión horizontal

LA MISIÓN

Es la primera formulación escrita a nivel función, sector e

individual de lo que cada subconjunto puede aportar al todo. Es

el primer documento donde se empieza a plasmar la Unidad de

dirección.

En la misión se debe considerar:

¿A qué negocio nos dedicaremos?

¿Qùé nos diferenciará de nuestra competencia ahora y en el futuro?

¿Qué fabricaremos o servicio se prestará?

¿Qué nivel de calidad pretendemos para nuestros productos?

Flexibilidad de nuestro proceso productivo

¿Desarrollo de productos propio o tercerizado?

Y cada división, gerencia, planta o individuo con su misión

OBJETIVOS

Están relacionados con:

Estrategias. Se empieza a formular el ¿cómo?

Planes de acción. Son respuestas de “¿cómo?”

Presupuesto. “Es el compromiso operacional de la

empresa, con un horizonte de 1 año”. Se materializa y

expresa en números.

PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA

VISIÓN

MISIÓN

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

PLANES DE ACCIÓN

PRESUPUESTO

ESTRUCTURA LEGAL

Es la estructura jurídica que regula las relaciones se los

diferentes miembros de la organización, las cuales deben

estar enmarcadas en la Constitución y la ley.

Se deben establecer las características generales de la

figura legal de conformación del proyecto y que tienen que

ver con los diferentes tipos de sociedades (persona

natural, establecimiento comercial o sociedad) o formas

organizativas existentes sujetas a normas de carácter

tributario, laboral, administrativos, contables, de

fiscalización y control.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Tiene que ver con el procedimiento administrativo que se

debe adoptar en el desarrollo del proyecto, el cual debe

clarificarse y cuantificarse.

La realización de un proyecto, al igual que su puesta en

marcha, necesita del diseño de una infraestructura

administrativa que permita la acción conjunta y coordinada

de un sinnúmero de elementos materiales, humanos y

financieros, a fin de alcanzar el objetivo propuesto.

PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN

Planeación: Curso concreto de acción que ha de seguirse.

Organización: Estructura técnica de las relaciones que

deben existir entre las funciones, niveles y actividades de

los elementos materiales y humanos.

Integración: Es la fase dinámica, es decir se pasa de lo

constructivo a lo operativo.

Dirección: Se logra la realización efectiva de todo lo

planeado en base a decisiones.

Control: Medición de resultados actuales y pasados en

relación con los esperados, ya sea total o parcialmente,

con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

EL ORGANIGRAMA

Representa una herramienta fundamental en toda empresa y

sirve para conocer la estructura general de la organización.

Señala la vinculación que existe entre sí de los departamentos a

lo largo de las líneas de autoridades principales.

Revelan: La división de funciones

Los niveles jerárquicos

Las líneas de autoridad y responsabilidad

Los canales formales de comunicación

La naturaleza lineal o staff del departamento

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

Las relaciones existentes entre los diferentes puestos de la empresa,

departamento y sección.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Tipo Lineal, donde la autoridad y responsabilidad viajan en forma

directa, con poca nivelación entre los elementos integrantes.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Tipo lineal-asesor, con la participación de expertos, carentes de

autoridad directa sobre las unidades operativas de la organización.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Tipo matricial, donde la matriz se compone de las áreas operativas

y las que brindan apoyo común en una interrelación lineal-asesor

que permite la expansión, contratación y optimización de recursos.

LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

Integra áreas, divisiones y unidades de empresas o proyectos

con sus actividades relacionadas, de las cuales se

responsabilizan determinados funcionarios. Puede ser:

Funcional: cada área corresponde unas funciones.

Por productos: cada unidad tiene un producto bajo su

responsabilidad.

Por clientes: obedece a sus mercados objetivos

Territorial: la acción se desarrolla en distintos lugares

Por procesos: de acuerdo a procesos industriales

Por canales: de acuerdo a canales de distribución

Matricial: combinando la departamentalización funcional con las

demás formas de división del trabajo.