Post on 02-Aug-2015
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
(APLICACIÓN)
I. Planeación
o General
Identificar y definir las áreas críticas que minimizan la eficiencia
en el desempeño de la empresa y encontrar las posibles
soluciones a las mismas para lograr los objetivos de la
organización.
o Específico:
Elaborar programas de capacitación que permitan
mejorar el servicio en las áreas críticas.
Automatizar los sistemas de inventarios para mejorar el
control de los mismos y brindar un mejor servicio.
- Alcance:
o Departamento de Ventas
- Grupo que conformará la AA: Se contratará un grupo de auditores
externos conformado por
o Auditores externos: Empresa KPMG
o Auditores internos:
Lic. Marybel Carrillo
Lic. Roxana López
Lic. Susana de Rodríguez
Lic. Luis Antonio Barillas
- Situación general de la empresa
FORTALEZAS OPORTUNIDADE
S
DEBILIDADES AMENAZAS
Equipo integrado
de ventas
Diversificación Personal no
capacitado
Competencia
Productos de alta
calidad
Automatización Falta de capital Aspectos legales
(aranceles)
Suficiente personal Demanda latente Inventario no surtido
- Análisis preliminar o Investigación preliminar
o Cuánto tiempo durará la Auditoría Administrativa: 6 meses
aproximadamente
o Costo: Q 85,000.00
o Instrumentos a utilizar:
Fuentes internas: Personal de la empresa xx,
estadísticas, manuales, información documental.
Fuentes externas: Libros, información de empresas
que ya han aplicado Auditoría administrativa,
seminarios, clientes, proveedores
Después de efectuado el análisis FODA, se puede observar que el
Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con productos de
calidad, suficientes asesores de ventas integrados e identificados con la
organización. Además que existe una demanda latente que puede
obligar a la empresa a la diversificación de sus productos para cubrir las
exigencias del mercado, así como la automatización para el
mejoramiento de sus controles. Será necesario brindar una capacitación
al personal de ventas para optimizar el servicio y con ello lograr una
ventaja competitiva que minimice el impacto de la competencia.
- Propuesta técnica
o Naturaleza: Auditoría Administrativa
o Alcance: Departamento de Ventas
o Antecedentes: Es la primera Auditoría Administrativa que se
realiza.
o Objetivos:
General: Determinar si el Depto. De Ventas está
llevando a cabo todas las actividades de acuerdo a los
planes establecidos.
Específicos: Mejorar la eficiencia y el servicio actual a
los clientes.
Lograr una coordinación entre los miembros del Depto.
De Ventas y el resto de los departamentos de la
empresa.
o Estrategias a utilizar:
Estudio, reestructuración y seguimiento de los
procesos.
Plan de Capacitación del personal de Ventas
o Justificación: Debido a que el Depto. De Ventas es el enlace
entre el público y la empresa se ha decidido que sea el
primero al que se le aplique la Auditoría Administrativa para
poder mejorar las áreas que se detecten como críticas.
o Acciones:
Diagnóstico exhaustivo de los procedimientos, cómo se
van a reestructurar.
Poner en marcha el Plan de Capacitación del personal
de ventas.
o Recursos: Humanos, materiales (qué tipo de equipo)
Materiales:
Computadora
Cañonera
Útiles de oficina
Fotocopiadora
Humanos:
Equipo de consultores externos, quienes están
realizando el plan
Equipo de auditores internos
o Costo: Aproximadamente: Q. 85,000.00
o Resultados esperados:
Incrementar las ventas en un 15% a nivel local para el
año 2002.
Incrementar las ventas en un 10% a nivel regional para
el año 2002.
- Propuesta de Trabajo
Identificación: Auditoria Administrativa
Responsable: Licda. Gloria Rodríguez
Area Depto.: Ventas
Actividades: 10
Reporte Alcance: Semanal
II. INSTRUMENTACIÓN
Técnica de recolección de datos por medio de:
- Observación
- Cuestionarios
- Entrevistas
Se recopilara información por medio de un cuestionario que se adjunta
como anexo. Adicionalmente se harán observaciones y entrevistas
directas de los procedimientos con el personal a cargo de los procesos.
SI NO
SR
1 Tiene suficiente capacidad la gerencia de ventas
para alcanzar los objetivos de ventas.
2 Se han adecuado las ventas a largo alcance para
alcanzar los objetivos de la organización
3 Mantuvo la organización su participación anterior
del mercado total
4 Tiene la organización alguna estrategia para
mantener su parte futura del mercado total
5 Incluyen los planes a largo plazo la nivelación de
la alzas y depresiones en ventas.
6 Respecto a las técnicas de proyección
a) Se utilizan
b) Son adecuadas
7 Cómo calcula la organización los datos a largo
plazo para las compras:
a) Por volúmenes de ventas
b) Por factores de contribución
c) Por puntos de desequilibrio
8 Cómo se establecen las cuotas de ventas:
a) Por productos o líneas de productos
b) Por ventas o áreas geográficas
c) Por vendedores
9 Están diversificados los productos o líneas de
productos de la compañía
10 Tiene la organización una política para las ventas
de nuevos productos
11 Es adecuada esta política para promover un
crecimiento futuro
12 Existe un programa adecuado a largo plazo para
promover la fuerza de ventas en el futuro
13 Son adecuadas las políticas de servicio de ventas
para el crecimiento futuro
14 Son importantes para la época actual los
productos de la organización
15 Tiene la organización ventajas a largo plazo sobre
sus competidores
16 Existen programas adecuados de incentivos para
mantener las ventas al nivel deseado.
III. EXAMEN
El punto de examen nos brinda la oportunidad de analizar las respuestas
de los sujetos de estudio y por medio de un análisis combinado entre
cuestionamientos y observación directa formar una opinión formal y seria
acerca de los puntos investigados y validar de esta forma la información
recolectada. Los puntos que contemplará el cuestionario son:
- Qué trabajos se hacen
- Para qué se hacen
- Quién lo hace
- Cómo se hace
- Cuándo se hace
IV. INFORME
De acuerdo a la Auditoria Administrativa aplicada a la empresa xx se
presenta a continuación el Informe General.
o Responsable: Licda. Gloria Rodríguez-KPMG
o Introducción:
En este informe se dará un detalle del estudio realizado
mediante la Auditoria Administrativa al Depto. De Ventas de
la Empresa xx, el cual permitirá definir las áreas criticas y la
propuesta donde figuren las posibles soluciones a los
problemas encontrados.
o Antecedentes (empresa)
XX fue fundada en el año 1952 por el señor Ernesto
Hernández, siendo ésta solamente una pequeña tienda de
productos eléctricos ubicada en la 7a. Avenida 9-62, zona 1
de esta Ciudad, contando en ese entonces con 10
trabajadores.
Antillón distribuye marcas de productos eléctricos, tales
como General Electric, Bticino, Topaz Electric, Peco
Internacional Electric, etc, teniendo como volumen de ventas
el 70% de producto importado y el restante 30% de producto
comprado localmente.
XX es una empresa comercial que se dedica a la venta de
productos para iluminación y material eléctrico en general.
Actualmente la empresa cuenta con cuatro salas de ventas
en la Ciudad Capital y una en el departamento de
Quetzaltenango.
Las oficinas centrales están ubicadas en la 6a. Avenida 14-
12, zona 9 y es desde allí donde se realizan todas las
operaciones y controles contables y administrativos.
o Técnicas empleadas
- Observación
- Cuestionarios
- Entrevistas
o Diagnóstico
Después de efectuado el análisis FODA, se puede observar
que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con
productos de calidad, suficientes asesores de ventas
integrados e identificados con la organización. Además que
existe una demanda latente que puede obligar a la empresa
a la diversificación de sus productos para cubrir las
exigencias del mercado, así como la automatización para el
mejoramiento de sus controles. Será necesario brindar una
capacitación al personal de ventas para optimizar el servicio
y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el
impacto de la competencia.
o Estrategia
Estudio, reestructuración y seguimiento de los
procesos.
Plan de Capacitación del personal de Ventas
MATRIZ TOWS
Finternos
Fexternos
Fortalezas internas- Equipo integrado de
ventas- Productos de alta calidad- Suficiente personal
Debilidades internas- Personal no capacitado- Falta de capital- Inventario no surtido
Oportunidades externas- Diversificación- Automatización - Demanda latente
Estrategia FO Maxi-maxi- Diversificar los productos,
brindando un servicio personalizado aprovechando la calidad de los productos, la infraestructura y el personal integrado.
Estrategia DO: Mini-maxi- Conseguir un
financiamiento bancario, aprovechando las bajas tasas de interés para dar a conocer la variedad de productos y con ello incrementar nuestra participación en el mercado y satisfacer la demanda latente.
Amenazas externas
- Competencia- Aspectos legales
(aranceles)
Estrategia FA: Maxi-mini- Aprovechar la calidad de
los productos, la fuerza de ventas para ofrecer un producto y servicio que satisfaga las necesidades de los clientes y de esta forma marcar la diferencia con la competencia existente.
- Mantener una actualización constante sobre los cambios en los aspectos legales, para evitar costos innecesarios.
Estrategia DA Mini-mini- Crear un programa de
capacitación y buscar un financiamiento externo que permita que pueda existir un stock suficiente de productos.
o Propuesta de implantación
Después de realizada la planeación para la aplicación de la Auditoría
Administrativa, la presentación de la propuesta técnica y la propuesta de
trabajo, deberá implantarse en un máximo de 6 meses de acuerdo al
plan de trabajo elaborado.
o Conclusiones y recomendaciones
Después de efectuada a la Auditoría Administrativa se reveló que existen
algunas deficiencias en el Departamento de Ventas de la Empresa xx,
por lo cual se recomienda implantar las estrategias antes descritas, para
que con ello se pueda optimizar el desempeño de todas las actividades y
lograr los objetivos establecidos.
- Informe ejecutivo
o Responsable: Licda. Gloria Rodríguez-KPMG
o Período de revisión: 6 Meses
o Objetivos:
General: Determinar si el Depto. De Ventas está
llevando a cabo todas las actividades de acuerdo a los
planes establecidos.
Específicos: Mejorar la eficiencia y el servicio actual a
los clientes.
Lograr una coordinación entre los miembros del Depto.
De Ventas y el resto de los departamentos de la
empresa.
o Alcance: Depto. De Ventas
o Metodología:
1. Planeación:
En esta etapa se analizarán todos los factores y fuentes
de estudio así como el alcance que tendrá la Auditoria
Administrativa. La planeación se divide en dos
informes importantes la propuesta Técnica y la
Propuesta de Trabajo.
2. Instrumentación
3. Examen
4. Informe
5. Propuesta de Implantación
o Síntesis
o Conclusiones
(No se dan recomendaciones)
- Informe de aspectos relevantes
o Diagnóstico preliminar
Después de efectuado el análisis FODA, se puede observar
que el Departamento de Ventas de la Empresa xx cuenta con
productos de calidad, suficientes asesores de ventas
integrados e identificados con la organización. Además que
existe una demanda latente que puede obligar a la empresa
a la diversificación de sus productos para cubrir las
exigencias del mercado, así como la automatización para el
mejoramiento de sus controles. Será necesario brindar una
capacitación al personal de ventas para optimizar el servicio
y con ello lograr una ventaja competitiva que minimice el
impacto de la competencia.
o Alcance: Departamento de Ventas
o Alternativas de medición:
Información estadística de ventas
Participación en el mercado
Estudio de los estados financieros para analizar costos-
beneficios.
o Elaboración del informe final
Aspectos revisados Aspectos
relevantes
Comentarios
recibidos
Ventas Si existe personal
suficiente, integrado e
identificado con la
empresa.
El personal necesita
mayor capacitación y
motivación.
Capacitación del
personal
Automatización de los
controles
Después de hacer los tres informes se puede hacer una propuesta.
Constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la
organización ya que constituye el momento de transformar las
propuestas en acciones específicas.
Propuesta de implantación
- Preparación del programa
- Integración de los recursos (Gráfica de Gantt)
- Ejecución del programa (no lleva costo)
V. SEGUIMIENTO
Los expertos regresan después de 6 meses para revisar si se está
ejecutando lo planeado y hacer las observaciones pertinentes. Hasta
Realizar la próxima Auditoría