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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA -UDAI- EN UNA SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A NORMAS DE AUDITORA
GUBERNAMENTAL
TESIS:
PRESENTADA A LA HONORABLE JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
POR
JULIO EDUARDO SAQUIC CCERES
PREVIO A CONFERRSELE EL TTULO DE
CONTADOR PBLICO Y AUDITOR
EN EL GRADO ACADMICO DE
LICENCIADO
GUATEMALA, OCTUBRE DE 2008
MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA FACULTAD DE CIENCIA ECONMICAS
Decano: Lic. Jos Rolando Secaida Morales
Secretario: Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
Vocal 1.: Lic. Albaro Joel Girn Barahona
Vocal 2.: Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero
Vocal 3.: Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso
Vocal 4.: S. B. Roselyn Janette Salgado Ico
Vocal 5.: P. C. Jos Abraham Gonzlez Lemus
PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN GENERAL PRIVADO
Lic. Edgar Augusto Baldizn Pacheco
Lic. Hctor Manuel Granados Hurtarte
Lic. Ricardo Alfredo Gonzlez
Lic. Carlos Enrique Girn Girn
Lic. Luis Eduardo Anleu Corzo
PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS
Presidente Lic. Rubn Eduardo Del guila Rafael
Examinador Lic. Manuel Alberto Selva Rodas
Examinador Lic. Jorge Luis Monzn Rodrguez
Guatemala, 28 de julio de 2008
Licenciado Jos Rolando Secaida Morales Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas Universidad de San Carlos de Guatemala Su Despacho Ciudad Respetable seor Decano: Por este medio me permito informarle que he concluido satisfactoriamente la revisin del trabajo de tesis ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI- EN UNA SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL, culminando as con mi asesora al estudiante Julio Eduardo Saquic Cceres, carn No. 29,377-1, para la que fui designado por ese Decanato con fecha 6 de noviembre de 2007.
Por lo tanto, manifiesto al seor Decano que el trabajo de tesis antes descrito, satisface los requisitos tcnicos y acadmicos para que se acepte para discusin en el Examen Privado de Tesis, como parte del proceso de evaluacin final de esa casa de estudios, previo a conferir el ttulo de Contador Pblico y Auditor, en el grado acadmico de Licenciado, al estudiante JULIO EDUARDO SAQUIC CCERES.
Sin otro particular, me es grato suscribirme de usted, reiterndole mi disposicin de ampliar cualquier duda al respecto.
Atentamente,
cc: Archivo
ACTO QUE DIDICO:
A DIOS Por su infinito amor y constantes bendiciones
A MI ESPOSA: Clara Elvira Garca Monroy de Saquic
A MIS HIJOS: Ing. Julio Eduardo Saquic Garca y Luis Fernando Saquic Garca.
A MIS HERMANOS: Juan Humberto, Olga Margarita y Mara Leticia.
NDICE
DESCRIPCIN PGINA INTRODUCCIN.. i-iv
CAPTULO I SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA
1.1 ANTECEDENTES. 11.2 MARCO JURCO INSTITUCIONAL....................................................... 51.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..................................................... 61.4 FUNCIONES Y ATRIBUCIONES........................................................... 121.5 RGIMEN FINANCIERO........................................................................ 151.6 FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS................................................. 18
CAPULO II
EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO
2.1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO... 242.1.1 Definicin... 242.1.2 Objetivos 282.1.3 Importancia. 292.1.4 Alcance... 292.1.5 Funcionamiento.. 302.1.6 Caractersticas.... 302.1.7 Limitaciones... 32
2.2 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO 322.2.1 Aplicables a la Estructura Orgnica... 332.2.2 Aplicables a los Sistemas Contables Integrados 342.2.3 Aplicables a la Administracin de Personal... 36 2.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO. 382.3.1 El Ambiente de Control.. 382.3.2 Evaluacin de Riesgos... 422.3.3 Los Sistemas Integrados de Contabilidad y de Informacin.. 432.3.4 Las Actividades de Control 452.3.5 Supervisin y Seguimiento del Ambiente y Estructura de Control... 48
DESCRIPCIN PGINA 2.4 RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO. 492.4.1 La Gerencia (Ministros, Directores, etc.).. 502.4.2 Ejecutivos Financieros... 502.4.3 Comit de Auditora... 512.4.4 Comit de Finanzas 512.4.5 rea Jurdica.. 512.4.6 La Auditora Interna.. 512.4.7 Los Funcionarios Pblicos. 522.4.8 La Contralora General de Cuentas 522.4.9 Los Auditores Independientes 522.4.10 Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)... 53 2.5 TIPOS DE CONTROL INTERNO 532.5.1 Control Interno Administrativo.. 532.5.2 Control Interno Financiero. 542.5.3 Control Interno Previo 542.5.4 Control Interno Concurrente o Concomitante 542.5.5 Control Interno Posterior 55
CAPTULO III LA AUDITORA INTERNA
3.1 MARCO CONCEPTUAL Y NORMATIVO. 573.1.1 Definicin 573.1.2 Enfoque Revisado... 603.1.3 Autoridad y Responsabilidad.. 643.1.4 Cdigo de tica del Auditor Interno... 663.1.5 Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna. 67 3.2 EL DEPARTAMENTO DE AUDITORA INTERNA..... 693.2.1 Definicin y Objetivos 693.2.2 Alcance del Trabajo de Auditora... 713.2.3 Funciones del Departamento de Auditora Interna. 723.2.4 Ubicacin en la Organizacin. 733.2.5 Declaracin de Responsabilidades.. 743.2.6 Competencias del Personal de Auditora Interna 763.2.7 Planificacin Anual de Actividades 793.2.8 Comunicacin y Seguimiento de Resultados. 813.2.9 Aseguramiento de la Calidad.. 87
DESCRIPCIN PGINA
CAPTULO IV NORMAS DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL
4.1 NORMAS PERSONALES 934.1.1 Capacidad Tcnica y Profesional... 934.1.2 Independencia. 944.1.3 Cuidado y Esmero Profesional... 944.1.4 Confidencialidad 954.1.5 Objetividad. 95 4.2 NORMAS PARA LA PLANIFICACIN DE LA AUDITORA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL.. 964.2.1 Plan Anual de Auditora Gubernamental.. 964.2.2 Planificacin Especfica de la Auditora... 97 4.3 NORMAS PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORA DEL SECTOR GUBERNAMENTAL.. 994.3.1 Estudio y Evaluacin del Control Interno.. 1004.3.2 Evaluacin del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias... 1004.3.3 Actualizacin del Archivo Permanente.. 1014.3.4 Supervisin del Trabajo de Auditora del sector Gubernamental.. 1014.3.5 Obtencin de Evidencia Comprobatoria 1024.3.6 Elaboracin de Papeles de Trabajo 1034.3.7 Propiedad y Archivo de Papeles de Trabajo.. 1034.3.8 Corroboracin de Posibles Hallazgos y Recomendaciones 1044.3.9 Acciones Legales y Administrativas ante la Identificacin de Hallazgos 1044.3.10 Solicitud de Carta de Representacin. 105
4.4 NORMAS PARA LA COMUNICACIN DE RESULTADOS 1064.4.1 Forma Escrita. 1064.4.2 Contenido.. 1074.4.3 Discusin... 1074.4.4 Oportunidad en la Entrega del Informe 1084.4.5 Aprobacin y Presentacin 1084.4.6 Seguimiento del Cumplimiento de las Recomendaciones 109
DESCRIPCIN PGINA 4.5 NORMAS PARA EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.. 1094.5.1 Polticas de Calidad... 1104.5.2 Mejoramiento Continuo. 1114.5.3 Conciencia de Calidad... 1114.5.4. Apoyo Externo a la Calidad.. 112
CAPTULO V
CASO PRCTICO ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA -UDAI- EN UNA
SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA CONFORME A NORMAS DE AUDITORA GUBERNAMENTAL
5.1 ANTECEDENTES.. 1135.2 REASIGNACIN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES.... 1155.3 DECLARACIN DE PROPSITO, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 1175.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA.. 1285.4 .1 Ubicacin Propuesta 1285.4. 2 Organizacin... 1285.5 PERFILES DE PUESTOS DEL PERSONAL DE AUDITORA INTERNA... 1295.6 DESCRIPCIN DE PUESTOS DEL PERSONAL DE AUDITORA INTERNA... 1315.6.1 Director de la Unidad de Auditora Interna. 1315.6.2 Auditor de rea... 1345.6.3 Asistente.. 1355.7 PLAN ANUAL DE AUDITORA INTERNA. 1375.8 UTILIZACIN DEL MANUAL DE AUDITORA INTERNA GUBERNAMENTAL.. 148
CONCLUSIONES.. 150RECOMENDACIONES 153BIBLIOGRAFA................ 155
INTRODUCCIN
El sector pblico de Guatemala ha experimentado en los aos recientes cambios
fundamentales, debido principalmente a la incorporacin de herramientas
computacionales que han modificado las metodologas de trabajo en los diferentes
niveles operativos de las entidades, tal es el caso del Sistema Integrado de
Administracin Financiara -SIAF-, compuesto por los subsistemas de Presupuesto,
Crdito Pblico, Tesorera, Administracin de Personal, Administracin de Bienes y
Servicios, Contabilidad Integrada, etc.
Este movimiento de rediseo y modernizacin conlleva, necesariamente, tambin un
proceso de fortalecimiento del control gubernamental, y ms especficamente de las
Unidades de Auditora Interna de las instituciones del sector pblico no financiero,
que son las responsables de evaluar permanentemente los sistemas de control interno
adoptados, agregando valor en cada trabajo realizado, por medio de recomendaciones
que sean prcticas, tcnicas y viables, de acuerdo a las circunstancias de cada entidad.
Las Unidades de Auditora Interna constituyen uno de los componentes del Sistema
de Auditora Gubernamental SAG- y, por lo tanto, estn subordinadas a la
Contralora General de Cuentas, a quien la Ley le asigna la funcin rgano rector del
control gubernamental. El artculo 6 de la Ley Orgnica de la Contralora General de
Cuentas, Decreto 31-2002 del Congreso de la Repblica, establece: La Contralora
General de Cuentas normar lo relativo a las actividades tcnicas que ejercern las
unidades de auditora interna de los organismos, instituciones y entidades del Estado.
Asimismo, dicha ley seala como uno de los objetivos de la Contralora General de
Cuentas Promover la modernizacin de la auditora interna y externa gubernamental,
para garantizar un mejor servicio a las instituciones pblicas, con el fin de mantener
actualizados los procesos y sistemas operativos y de control.
La Contralora General de Cuentas en cumplimiento de su mandato legal y de la
necesidad permanente de asegurar la calidad de los servicios que ofrece al sector
pblico, ha revisado, actualizado y emitido un cuerpo de normas denominado Normas
de Auditora para el Sector Gubernamental, que rene la experiencia del ejercicio
i
profesional en los nuevos ambientes tecnolgicos del sector pblico, diversas
declaraciones tcnicas de la profesin contable a nivel nacional y de autores
destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados,
tanto nacionales como internacionales, que regulan la profesin de la auditora. Estas
Normas son de cumplimiento obligatorio por parte de todos los auditores que ejecutan
auditoras de carcter interno y externo en todas las entidades del sector pblico
guatemalteco. Con su aplicacin se persigue que los trabajos de auditora del sector
Gubernamental, se realicen dentro de un contexto moderno de la profesin y bajo
estndares exigidos por el ambiente cambiante de la administracin pblica y en
congruencia con los sistemas integrados de administracin y finanzas.
Con el presente trabajo de tesis que lleva como ttulo Organizacin de la Unidad de
Auditora Interna UDAI en una Secretara de Estado del Gobierno de Guatemala
conforme a las Normas de Auditora Gubernamental, se persigue dar a conocer los
aspectos fundamentales de carcter formal, tcnico y administrativo que deben
considerarse tanto en su constitucin como en el ejercicio de su trabajo, a efecto que
sea apreciada como una unidad tcnica de alto nivel, que acta como asesor gerencial
en todos los campos de la organizacin a la que pertenece, en base a los exmenes que
realiza para determinar la eficiencia, efectividad y economa con que se ejecutan,
controlan e informan las actividades sustantivas del ente pblico.
El tema ha sido desarrollado en cinco captulos, cuyo contenido se describe en forma
muy breve a continuacin:
El Captulo I, tiene el propsito de explicar el contexto en el que opera la Secretara
Nacional de Ciencia y Tecnologa SENACYT-, que es una Secretara de Estado del
Gobierno de Guatemala, a la que le corresponde coordinar y ejecutar las decisiones
que emanan del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, quien es el rgano Rector
en el campo del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas.
Para el efecto, se analizan los antecedentes histricos de las actividades para organizar
e impulsar la ciencia y la tecnologa en Guatemala, as como el marco jurdico
institucional, la estructura organizacional, funciones y atribuciones de la SENACYT,
ii
su rgimen financiero y lo que establecen las leyes de la materia en cuanto a
fiscalizacin de los recursos.
El Captulo II, est dedicado al estudio del control interno en las instituciones del
sector pblico no financiero, desde aspectos generales como su definicin moderna,
en concordancia con el Informe COSO, sus objetivos, alcance, caractersticas, as
como los principios, elementos que lo integran, tipos de control interno y los
funcionarios y entidades que son responsables por el mismo; todo esto, desde la
perspectiva del Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental elaborado por
la Contralora General de Cuentas, que constituye el marco de referencia para
organizar el ambiente y estructura de control interno que cada ente pblico requiere
para alcanzar sus objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica.
El Captulo III, aborda la funcin de Auditora Interna, con nfasis en su nuevo
enfoque, el cual requiere que la Auditora Interna, adems de evaluar la eficacia de los
sistemas de control interno, se involucre en aspectos como la evaluacin y
verificacin del cumplimiento de los objetivos y metas, as como de las polticas
aprobadas por la alta direccin; el control de la ejecucin de los planes estratgicos, el
cumplimiento de los procedimientos operativos y la efectividad de los sistemas de
prevencin de riesgos. Asimismo, se presentan, con propsito de estudio e ilustracin,
sendos documentos que contienen el Cdigo de tica y las Normas para el
Ejercicio Profesional de la Auditora Interna, emitidos por el Instituto de Auditores
Internos de los Estados Unidos de Amrica.
Por otra parte, tambin se abordan aspectos relacionados con el Departamento de
Auditora Interna, tales como: definicin, objetivos, alcance, funciones y
responsabilidades, ubicacin en la organizacin, competencias del personal, as como
otros aspectos administrativos que deben observarse para su adecuada organizacin y
desempeo.
En el Captulo IV, est dedicado al anlisis de las Normas de Auditora Interna
Gubernamental, las cuales fijan los lineamientos tcnicos y metodolgicos de la
auditora gubernamental, concebidos como ayuda para que el desarrollo del proceso
de auditora se realice con las caractersticas tcnicas modernas y el nivel de calidad
iii
requerido por los avances de la profesin. Constituyen un medio tcnico para
fortalecer y estandarizar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permiten
la evaluacin del desarrollo y resultado de su trabajo.
El anlisis de las Normas de Auditora Gubernamental, abarca los cinco grupos en los
que se clasifican, a saber:
1. Normas Personales.
2. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental.
3. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental.
4. Normas para la Comunicacin de Resultados.
5. Normas para el Aseguramiento de Calidad.
Y finalmente, en el Captulo V se desarrolla el caso prctico para la organizacin de
una Unidad de Auditora Interna -UDAI-, tomando como modelo el mbito de la
Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, en concordancia con las Normas de
Auditora Gubernamental y, para el efecto, se analizan aspectos fundamentales como:
definicin del propsito, autoridad y responsabilidad de la auditora interna;
estructura organizacional idnea, los perfiles del personal, la descripcin de puestos y
la elaboracin de un plan anual de auditora interna acorde a los objetivos, polticas y
prioridades institucionales.
Asimismo, en este Captulo se propone una estrategia apropiada para manejar la
problemtica que surge cuando se trata de reorientar tcnicamente el enfoque del
trabajo de una Unidad de Auditora Interna ya existente, cuando sta realiza, en mayor
o menor grado, funciones de visa previa u otras de naturaleza similar, que
tradicionalmente ha ejecutado, pero que de acuerdo al enfoque tcnico y moderno de
la auditora interna no debera realizar, porque le restan independencia y objetividad,
ya que constituyen actividades definidas como controles preventivos y/o concurrentes,
los cuales son responsabilidad de la Administracin. Se proporcionan ejemplos de
tales funciones incompatibles con la Auditora Interna, y de cmo pueden ser
reasignadas a otros empleados, unidades o departamentos de la institucin.
iv
CAPTULO I
SECRETARA DE ESTADO DEL GOBIERNO DE GUATEMALA
1.1 ANTECEDENTES
Los antecedentes que se presentan a continuacin tienen el propsito de explicar el
contexto en el que opera la Secretara de Estado del Gobierno de Guatemala, a la que le
corresponde coordinar y ejecutar las decisiones que emanan del rgano Rector en el
campo del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas, o sea, el Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnologa; esta secretara se denomina Secretara Nacional de Ciencia y
Tecnologa (SENACYT).
Las actividades para organizar e impulsar la Ciencia y la Tecnologa en Guatemala se han
desarrollado en forma sistemtica a partir de 1990. En dicho ao se elabor el proyecto
de la Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, la que fue
promulgada por el Congreso de la Repblica de Guatemala en el mes de julio de 1991,
por medio del Decreto No. 63-91, publicado en el Diario de Centroamrica el 16 de
septiembre de 1991. El reglamento respectivo est contenido en el Acuerdo Gubernativo
No. 34-94, de fecha 24 de enero de 1994.
El objetivo de esta Ley es crear un marco general para el fomento, organizacin y
orientacin de las actividades cientficas y tecnolgicas, a efecto de estimular su
generacin, difusin, transferencia y utilizacin. Se consideran actividades cientficas y
tecnolgicas las siguientes:
a) La investigacin bsica aplicada;
b) La gestin e innovacin tecnolgica;
c) La transferencia de tecnologa;
d) Los servicios cientficos y tecnolgicos;
e) La prospectiva tecnolgica;
1
f) La formacin de recursos humanos en reas cientfico-tecnolgico;
g) La obtencin, generacin, procesamiento y difusin de informacin cientfico-
tecnolgica;
h) La formulacin, planificacin, seguimiento de polticas cientfico-tecnolgicas;
i) La invencin.
De conformidad con la Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico
Nacional, al Estado, en su papel de promotor de la ciencia y la tecnologa para el
desarrollo nacional, le corresponde identificar, formular, evaluar y ejecutar proyectos de
investigacin cientfica y desarrollo tecnolgico, promoviendo tecnologas que permitan
mejorar las condiciones de educacin, salud, nutricin y vivienda, tecnologas que
permitan el uso de los recursos naturales renovables y que aseguren su conservacin,
fomento y mejoramiento, sobre la base de la satisfaccin de las necesidades de la
sociedad guatemalteca.
La Ley reconoce la existencia de un Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa, el cual
est integrado por el conjunto de instituciones, entidades y rganos del sector pblico, del
sector privado, del sector acadmico, personas individuales y jurdicas y centros de
investigacin y desarrollo que realicen actividades cientfico-tecnolgicas. Sin embargo,
para efectos de coordinacin, dicho sistema est conformado por los siguientes rganos:
El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONCYT), rgano de direccin. Comisin Consultiva: rgano asesor. Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa (SENACYT), rgano coordinador. Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa (FONACYT), rgano financiero. Comisiones Tcnicas Sectoriales e Intersectoriales, rganos ejecutores.
El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONCYT), es el rgano Rector en el
campo del desarrollo cientfico y tecnolgico en el pas, y le corresponde la promocin y
coordinacin de las actividades cientficas y tecnolgicas. Est integrado por nueve
2
miembros, tres por cada uno de los sectores pblico, privado y acadmico del pas, siendo
ellos los siguientes:
1. El Vicepresidente de la Repblica,
2. El Ministro de Economa,
3. El Presidente de la Comisin de Ciencia y Tecnologa del Congreso de la Repblica,
4. El Presidente de la Cmara de Industria,
5. El Presidente de la Cmara del Agro.
6. El Presidente de la Cmara Empresarial.
7. El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
8. Un Rector en representacin de las Universidades Privadas.
9. El presidente de la Academia de Ciencias Mdicas, Fsicas y Naturales de Guatemala.
El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa se rene ordinariamente cuatro veces al ao
y en forma extraordinaria cuantas veces sea necesario. El Consejo es presidido por el
Vicepresidente de la Repblica y en su ausencia lo preside el Ministro de Economa.
La Comisin Consultiva, como rgano asesor de alto nivel, est integrada por nueve
miembros titulares y nueve suplentes, nombrados por las respectivas instituciones que
integran el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa. Sus funciones bsicas son las de
asesorar y apoyar la accin del Consejo, as como colaborar con la Secretara Nacional de
Ciencia y Tecnologa, para el buen desempeo de sus funciones.
La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa depende del Consejo Nacional de Ciencia
y Tecnologa y es la responsable de ejecutar las decisiones que emanan del mismo y de
dar seguimiento a sus respectivas acciones; constituye el vnculo entre las instituciones
que integran el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y el Consejo.
El Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa (FONACYT), fue creado por medio del
Decreto Ley No. 73-92 del Congreso de la Repblica del 18 de noviembre de 1992, y es
el instrumento de financiamiento con que cuenta el Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnologa para apoyar el desarrollo cientfico y tecnolgico nacional.
3
Las Comisiones Tcnicas Sectoriales e Intersectoriales, son integradas por el Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa, para la ejecucin e instrumentacin de sus decisiones.
Corresponde a la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa convocar a las
instituciones con intereses cientficos y tecnolgicos de los sectores: pblico, privado y
acadmico, para que nombren un representante titular y un suplente, quienes deben tener
grado acadmico y/o cinco aos de experiencia, como mnimo, en el rea que representan.
De acuerdo a las reas cientfico-tecnolgicas y a los sectores que contribuyen al
desarrollo econmico y social del pas, en la actualidad estn integradas las siguientes
comisiones tcnicas:
Sectoriales: Agropecuaria, Industria, Salud, Construccin y Energa; Calidad,
Normalizacin y Metrologa.
Intersectoriales: Formacin de Recursos Humanos, Informacin e Informtica,
Biotecnologa; Ciencias de la Tierra, el Ocano y el Espacio;
Medio Ambiente, Popularizacin, Inventores, Ciencias Bsicas.
4
RGANOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL
DE CIENCIA Y TECNOLOGA
Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnologa
(rgano de Direccin)
Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa
(rgano Coordinador)
Comisin Consultiva
(rgano Asesor)
Comisiones Sectoriales e Intersectoriales
(rgano Ejecutor)
Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa
(rgano Financiero)
Adicionalmente, por Acuerdo Gubernativo No. 185-2004, del 24 de junio de 2004, fue
creada, con carcter temporal y como parte del Organismo Ejecutivo, la figura del
Comisionado Presidencial para la Ciencia y la Tecnologa, para apoyar al CONCYT, a la
SENACYT y a las dems estructuras tcnicas o administrativas existentes en el campo de
la Ciencia y la Tecnologa. El cargo de Comisionado Presidencial para la Ciencia y la
Tecnologa, estuvo en efecto hasta el 16 de noviembre de 2007.
1.2 MARCO JURDICO INSTITUCIONAL
La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa (SENACYT), fue creada por medio del
Decreto Nmero 63-91 del Congreso de la Repblica de Guatemala, de fecha 18 de julio
de 1991, Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, para
apoyar al Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa en el desempeo de sus
responsabilidades de direccin y coordinacin del desarrollo cientfico y tecnolgico
nacional, al ms alto nivel de decisin de los sectores pblico, privado y acadmico del
pas.
5
La SENACYT es la institucin responsable de ejecutar las decisiones que emanen del
Consejo y de dar seguimiento a sus respectivas acciones y constituye el vnculo entre las
instituciones que integran el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y el Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa depende institucionalmente del Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONCYT), y por consiguiente, es ste quien
determina su estructura y funcionamiento.
Desde su creacin, y conforme a lo establecido en el Artculo 32 de la Ley de Promocin
del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Nacional, la Secretara estaba a cargo de un
Coordinador Nacional. Sin embargo, mediante Decreto No. 38-2006, del Congreso de la
Repblica de Guatemala, de fecha 16 de noviembre de 2006, se modific dicho rango
institucional elevndolo a la categora de Secretario Nacional. Como parte de esta
modificacin tambin se establece que el Secretario Nacional de Ciencia y Tecnologa
ser nombrado por el Presidente de la Repblica de Guatemala, a propuesta del Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa, y tendr la Representacin Legal de dicho Consejo.
Para ocupar el cargo de Secretario(a) Nacional de Ciencia y Tecnologa, se requieren los
siguientes atributos: ser persona de reconocida honorabilidad, guatemalteco, con grado
acadmico universitario y tener experiencia gerencial en asuntos administrativos,
financieros, de planificacin y gestin de ciencia y tecnologa.
1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Conforme a su Reglamento Orgnico Interno, la Secretara Nacional de Ciencia y
Tecnologa (SENACYT), para el adecuado cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades, tiene la siguiente estructura organizacional:
1. Secretario Nacional;
2. Subsecretario Nacional;
3. Direccin Tcnica de Programas y Proyectos;
6
4. Direccin de Innovacin Tecnolgica;
5. Direccin de Planificacin, Evaluacin y Desarrollo;
6. Direccin de Cooperacin;
7. Asesora Jurdica;
8. Auditora Interna;
9. Direccin Financiera;
10. Direccin Administrativa;
11. Direccin de Informtica;
12. Departamento de Comunicacin Social;
13. Departamento de Recursos Humanos; y
14. Centro de Informacin y Documentacin.
Los objetivos generales del puesto, tanto del Despacho Superior como de los titulares de
las distintas direcciones y jefaturas antes enumeradas, segn se describen en el Manual de
Funciones y Descripciones de Puestos implementado en la Secretara, son los siguientes:
Secretario(a) Nacional
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a cargo de la Secretara Nacional de
Ciencia y Tecnologa, de conformidad con las polticas, lineamientos y planes en la
materia, aprobados por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y en cumplimiento
del Marco Legal que rige la promocin y desarrollo cientfico-tecnolgico nacional.
Subsecretario(a) Nacional
Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades a cargo del Fondo Nacional de
Ciencia y Tecnologa, de acuerdo a las normas legales y reglamentarias y a los
lineamientos proporcionados por el (la) Secretario(a) Nacional del Ciencia y Tecnologa.
Substituye al Secretario(a) Nacional en caso de ausencia.
7
Director Tcnico de Programas y Proyectos
Apoyar al Despacho Superior en la direccin y coordinacin del proceso de formulacin
de polticas y planes, as como tambin en la evaluacin, registro y control de los
proyectos de investigacin que son ejecutados por la Secretara Nacional de Ciencia y
Tecnologa.
Director de Innovacin Tecnolgica
Su objetivo general es apoyar al Despacho Superior en la direccin y coordinacin de
programas o proyectos de apoyo al sector empresarial en materia de innovacin
tecnolgica, tanto desde el punto de vista de la oferta como de la demanda de servicios
tecnolgicos y de innovacin, necesarios para incrementar la productividad y
competitividad de las pequeas y medianas empresas (PYMES).
Director de Planificacin, Evaluacin y Desarrollo
Apoyar al Despacho Superior en el proceso de formulacin de polticas y planes de corto,
mediano y largo plazo, en materia de desarrollo cientfico, tecnolgico y de innovacin
del pas, promoviendo los vnculos entre los distintos rganos que conforman el Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
Director de Cooperacin
Coordinar y supervisar actividades relacionadas con la identificacin, la gestin y la
captacin de cooperacin nacional e internacional, destinada a dar apoyo a las actividades
de promocin y desarrollo cientfico y tecnolgico, que se desarrollan dentro del Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
Asesor Jurdico
Brindar asesora en materia legal a las autoridades y funcionarios de la Secretara
Nacional de Ciencia y Tecnologa, as como realizar actividades de naturaleza jurdica
8
necesarios para el desarrollo de la gestin de la Institucin, velando por el adecuado
resguardo de los intereses de la misma.
Auditor Interno
Ejercer la fiscalizacin de todas las operaciones financieras de la institucin y dar
asesora en materia fiscal y contable a las altas autoridades de la Secretara Nacional de
Ciencia y Tecnologa.
Director Financiero
Apoyar al Despacho Superior en la administracin de los recursos financieros
provenientes tanto del aporte del Estado, como de la cooperacin nacional e internacional,
velando por el adecuado cumplimiento de lineamientos gubernamentales, leyes
nacionales, as como de los convenios de cooperacin y/o prstamo suscritos.
Para el logro de este objetivo general, el Director Financiero cuenta con el apoyo de las
siguientes reas operativas: Presupuestos, Contabilidad, Tesorera, Administracin
Financiera de Proyectos y Planillas de Proyectos.
Director Administrativo
Apoyar al Despacho Superior en la coordinacin de todas las actividades administrativas
que se generan en la Secretara, velando porque el funcionamiento se realice cumpliendo
con la planificacin estipulada, as como por la correcta utilizacin de los recursos tanto
fsicos como humanos.
Al Director Administrativo lo apoyan las siguientes reas operativas: Compras, Servicios
Administrativos, Almacn e Inventario de Activos Fijos.
Director de Informtica
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades inherentes al procesamiento y
suministro de informacin confiable y oportuna relacionada con el Sistema Nacional de
9
Ciencia y Tecnologa, a fin de contribuir al proceso de toma de decisiones y gestin de la
Secretara.
Jefe de Comunicacin Social
Apoyar y asesorar al Despacho Superior en todo lo relacionado a estrategias de
comunicacin, publicidad y relaciones pblicas de la Institucin.
Jefe de Recursos Humanos
Coordinar los procesos de reclutamiento, seleccin y contratacin del personal requerido
por la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, as como de capacitacin y
evaluacin del mismo. Otro objetivo general es facilitar la relacin armoniosa entre las
autoridades de la Secretara y sus colaboradores.
Jefe del Centro de Informacin y Documentacin
Apoyar al Despacho Superior en el resguardo y conservacin adecuada de los informes
de los proyectos financiados con recursos del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa,
as como de todos aquellos documentos relacionados con la ciencia y la tecnologa con
que cuenta la Secretara.
Adems del Despacho Superior y las direcciones y jefaturas antes enumeradas, existen
otros departamentos o unidades que brindan el apoyo tcnico y administrativo que
requieren las direcciones, para el adecuado desempeo de sus funciones.
A continuacin se presenta el Organigrama Funcional de la Secretara Nacional de
Ciencia y Tecnologa, que forma parte del Manual de Funciones y Descripciones de
Puesto, que ha implementado la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa.
10
11
1.4 FUNCIONES DE LA SECRETARA NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGA
La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa es el rgano Coordinador del Sistema
Nacional de Ciencia y Tecnologa del pas, por lo que sus funciones comprenden diversas
actividades tendientes a facilitar la realizacin de los planes, programas, metas y objetivos
que les corresponde a los dems rganos integrantes de dicho Sistema, en funcin del
desarrollo cientfico y tecnolgico del pas.
Conforme al Reglamento de la Ley de Promocin del Desarrollo Cientfico y Tecnolgico
Nacional, Acuerdo Gubernativo No. 34-94, a la Secretara Nacional de Ciencia y
Tecnologa, le corresponden las siguientes funciones:
a) Someter a consideracin del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa las
propuestas de planes, proyectos, programas o polticas presentadas por las
comisiones sectoriales o Intersectoriales o por la Comisin Consultiva.
b) Coordinar la preparacin, ejecucin y seguimiento del Plan y Programa Nacional de
Desarrollo Cientfico-Tecnolgico.
c) Coordinar con las Comisiones Sectoriales e Intersectoriales la presentacin de los
programas y proyectos de cooperacin tcnica internacional que deban ser sometidos
para aprobacin del Consejo Nacional de ciencia y Tecnologa.
d) Darle seguimiento a los programas y proyectos aprobados por el Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnologa, a efecto de mantener un informe actualizado para su adecuada
coordinacin.
e) Darle seguimiento a las actividades de las Comisiones Tcnicas especficas o grupos
de trabajo designados por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, para emitir
dictmenes tcnicos o informes especficos en aspectos cientficos y tecnolgicos de
trascendencia nacional.
12
f) Coordinar con el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa las actividades que
permitan preparar la propuesta de candidatos a la Medalla de Ciencia y Tecnologa
del Congreso de la Repblica.
g) Apoyar las acciones necesarias que permitan al Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnologa supervisar en forma adecuada el funcionamiento del Fondo Nacional de
Ciencia y Tecnologa.
h) Preparar la propuesta de utilizacin de recursos del Fondo Nacional de Ciencia y
Tecnologa, que conocer el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa para su
aprobacin respectiva, as como coordinar las acciones que permitan hacer el
seguimiento correspondiente.
i) Elaborar el Presupuesto de Ingresos y egresos de la Secretara Nacional de Ciencia y
Tecnologa, para ser presentado ante el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa
para su aprobacin respectiva y hacer el seguimiento ante las Instituciones
responsables.
j) Nombrar cuando lo estime conveniente a uno o ms miembros del Sistema Nacional
de Ciencia y Tecnologa para que la representen en las reuniones de carcter
nacional, informando de inmediato al Presidente del Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnologa.
k) Otras que de conformidad con lo que disponga el Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnologa deban ejecutarse.
La Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa tambin tiene a su cargo desarrollar las
actividades administrativas y operativas necesarias para la adecuada gestin, operacin y
control del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa. En efecto, el Reglamento de la Ley
de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, contenido en el Acuerdo
Gubernativo Nmero 109-96, le asigna a la Secretara las siguientes atribuciones:
13
a) Realizar la gestin y ejecucin operativa del Fondo para la eficacia de sus programas
y actividades.
b) Definir los criterios de seleccin, seguimiento y evaluacin de los proyectos y de sus
resultados.
c) Elaborar los instructivos, formularios y guas para las diferentes clases o lneas de
financiamiento.
d) Incluir dentro de su administracin lo relativo a los sistemas de apoyo para el
funcionamiento del Fondo.
e) Desarrollar mecanismos de evaluacin de los proyectos y actividades.
f) Preparar informes, principalmente los relativos a las evaluaciones y marcha de los
proyectos y actividades.
g) Realizar las convocatorias de concurso pblico que se le encarguen.
h) Mantener registros o bases de datos de cientficos y tecnlogos nacionales y
extranjeros, que puedan integrar comits evaluadores de proyectos.
i) Proponer a la Comisin las ternas evaluadoras, especializadas en el campo
respectivo, para calificar los proyectos presentados. Los miembros de un comit
evaluador no deben estar relacionados en modo alguno con las personas interesadas
en el proyecto a calificar.
j) Suscribir los contratos de Fideicomiso aprobados por el Consejo, previa delegacin
para ese efecto.
k) Las dems que el Consejo le encomiende.
Para coadyuvar con la Secretara Nacional en la administracin, seguimiento, supervisin
y evaluacin de los recursos financieros que integran el fondo, el Reglamento de la Ley
14
de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, Acuerdo Gubernativo No. 109-
96, de fecha 25 de marzo de 1996, cre la Subsecretara Nacional la cual estara a cargo
del Subcoordinador Nacional, quien sera seleccionado por el Consejo Nacional de
Ciencia y Tecnologa, de una terna de candidatos propuesta por la Comisin Consultiva.
Sin embargo, como parte de las modificaciones introducidas por el Decreto No. 38-2006
del Congreso de la Repblica de Guatemala, de fecha 16 de noviembre de 2006, se
modific el rango institucional del titular de la Subsecretara, elevndolo a la categora de
Subsecretario Nacional, quien actualmente es nombrado por el Presidente de la Repblica
de Guatemala, a propuesta del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa.
Para desempear el cargo de Subsecretario (a) Nacional de Ciencia y Tecnologa se
requiere ser persona de reconocida honorabilidad, guatemalteco, con grado acadmico
universitario, tener experiencia en el manejo de fideicomisos y en materia administrativa
y financiera.
1.5 RGIMEN FINANCIERO
El Estado busca apoyar y promover el desarrollo cientfico y tecnolgico, especialmente
aumentando la cantidad y calidad de los recursos humanos, la investigacin, el desarrollo
tecnolgico y la prestacin de servicios cientficos y tecnolgicos que impacten
significativamente en la actividad productiva del pas.
Con la finalidad de obtener recursos para dirigir, coordinar y financiar en forma eficaz el
desarrollo cientfico y tecnolgico nacional, se cre el Fondo Nacional de Ciencia y
Tecnologa (FONACYT), mediante el Decreto Nmero 73-92 del Congreso de la
Repblica de Guatemala, del 18 de noviembre de 1992, Ley de Creacin del Fondo
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
A travs del FONACYT se gestiona ante cualquier entidad nacional e internacional de
cooperacin financiera, donaciones, prstamos o cualquier otro tipo de financiamiento
para la instrumentacin del programa cientfico y tecnolgico del pas. Con este Fondo se
15
apoya el financiamiento de proyectos, programas y actividades enmarcadas dentro del
Plan Nacional de Desarrollo Cientfico y Tecnolgico, siendo los beneficiarios del fondo
el conjunto de instituciones, entidades y rganos del sector pblico, del sector privado,
del sector acadmico, personas individuales y jurdicas y centros de investigacin y
desarrollo que conforman el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa.
Los objetivos especficos del FONACYT estn definidos en el artculo 2 de la Ley de
Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, de la manera siguiente:
a) Financiar las actividades contenidas en el Plan Nacional de Desarrollo Cientfico
Tecnolgico y su Programa de Trabajo;
b) Aumentar la cantidad y calidad de la investigacin y desarrollo cientfico y
tecnolgico y de prestacin de servicios que tengan un impacto importante en la
actividad productiva y el desarrollo social del pas;
c) Lograr una adecuada transferencia de conocimientos al sector productivo a travs del
financiamiento de proyectos conjuntos entre universidades, centros de investigacin
y desarrollo y las empresas y organizaciones vinculadas a la actividad productiva;
d) Financiar proyectos o programas especiales de investigacin y desarrollo para
solucionar problemas tecnolgicos del sector productivo; y
e) Apoyar programas de formacin de recursos humanos en el rea de ciencia y
tecnologa.
Para su capitalizacin, el Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa obtiene sus recursos de
tres diferentes fuentes, as:
1. Una asignacin anual de parte del Estado por la suma de quince millones de
quetzales (Q. 15,000,000.00). Este monto puede ser incrementado en funcin del
Programa de Trabajo del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y de los
requerimientos del desarrollo cientfico y tecnolgico del pas;
16
2. Donaciones, contribuciones y aportes que realicen el Sector Privado, as como la
cooperacin bilateral o multilateral; y
3. Prstamos de organismos nacionales, regionales e internacionales.
Los recursos del FONACYT deben ser administrados, por mandato legal, a travs de
fideicomisos que el Estado, por conducto del Ministerio de Fianzas Pblicas, constituye
en el Banco de Guatemala y / o Bancos del Sistema, bajo las condiciones generales y
especficas de los contratos que suscriba el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa y
el Banco de Guatemala. Mediante la Escritura Pblica No. 294 de fecha 12 de julio de
1996, autorizada por el Escribano de Gobierno, se aprob en el Banco de Guatemala el
fideicomiso denominado Fideicomiso de Administracin del Fondo Nacional de Ciencia
y Tecnologa FONACYT-.
Para el eficiente cumplimiento de los objetivos del Fondo previamente enumerados, el
Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, por medio del Acta No. 5-95 de fecha 21 de
noviembre de 1995, aprob las siguientes lneas de financiamiento con fondos no
reembolsables: Fondo de Apoyo a la Ciencia y Tecnologa FACYT-, Fondo para el
Desarrollo Cientfico y Tecnolgico FODECYT-, y el Fondo Mltiple de Apoyo al Plan
Nacional de Ciencia y Tecnologa MULTICYT-. Con fecha 28 de marzo de 1996, fue
publicado en el Diario Oficial el Reglamento para el Trmite, Aprobacin y Ejecucin de
Proyectos con Recursos No Reembolsables, de las Lneas de Financiamiento FACYT,
FODECYT y MULTICYT.
La lnea de financiamiento FACYT apoya las actividades, eventos o acciones cuyo
propsito sea la formacin y capacitacin del recurso humano en el campo cientfico y
tecnolgico, la estimulacin de la creatividad y la inventiva en ciencia y tecnologa, la
difusin de la ciencia y la transferencia de la tecnologa. Asimismo, asigna fondos para la
promocin de reconocimientos especiales a miembros del Sistema Nacional de Ciencia y
Tecnologa que sobresalgan en reas de investigacin cientfica o desarrollo tecnolgico
de inters nacional.
17
A travs de la lnea FODECYT se financia proyectos que busquen desarrollar y fortalecer
la infraestructura para la investigacin cientfica y tecnolgica que consolide a mediano y
largo plazos, ncleos de excelencia en sectores y reas estratgicas para el desarrollo
nacional; y los que tengan como propsito realizar investigacin y desarrollo tecnolgico
en reas identificadas como prioritarias y aquellos que promuevan el mejoramiento de las
condiciones de educacin, salud, nutricin y vivienda; el uso racional de los recursos
naturales renovables, la prevencin de la contaminacin ambiental y la proteccin del
ecosistema nacional.
Los programas o proyectos que son apoyados financieramente por la lnea MULTICYT,
comprenden aquellos que tengan como objetivo la integracin, desarrollo y
fortalecimiento del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa y de sus actividades; la
formacin de recursos humanos en reas importantes para el desarrollo nacional, y la
vinculacin de los sectores pblico, privado y acadmico para la modernizacin y el
fortalecimiento del sistema productivo nacional.
El acceso a estas lneas de financiamiento se realiza a travs de procesos de invitacin o
convocatoria coordinados por la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa.
1.6 FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS
La Ley de Creacin del Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, Decreto Nmero 73-92
del Congreso de la Repblica de Guatemala, en su artculo 8, establece en forma concreta
que el Fondo ser fiscalizado por la Contralora General de Cuentas, y que adems deben
contratarse en forma permanente los servicios de auditora interna, as como de auditora
externa privada, para garantizar el uso adecuado de los recursos del FONACYT.
De acuerdo con el Artculo 232 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala,
la Contralora General de Cuentas tiene la potestad de fiscalizar los actos relacionados
con el manejo de los fondos pblicos, y en general de todo inters hacendario de los
organismos del Estado y entes pblicos. En dicha potestad tambin est inmerso el
18
compromiso de contribuir al mejoramiento continuo de la administracin del Estado, a
travs del control interno y externo del sector pblico no financiero.
El mandato constitucional se encuentra desarrollado en la Ley Orgnica de la Contralora
General de Cuentas, Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica de
Guatemala, de fecha 14 de mayo de 2002; y en su reglamento, Acuerdo Gubernativo
Nmero 318-2003, del 19 de mayo de 2003. Complementan este marco legal, las leyes
acuerdos y normas que regulan las acciones de modernizacin del Estado.
La naturaleza jurdica y el mbito de competencia de la Contralora General de Cuentas,
estn claramente definidos en su Ley Orgnica como una institucin tcnica y
descentralizada, que goza de independencia funcional, tcnica y administrativa, con
competencia en todo el territorio nacional, a quien le corresponde la funcin fiscalizadora
en forma externa de los activos y pasivos, derechos, ingresos y egresos y, en general, todo
inters hacendario de los Organismos del Estado, entidades autnomas y descentralizadas,
las municipalidades y sus empresas y dems instituciones que conforman el sector
pblico no financiero; as como de toda persona, entidad o institucin que reciba fondos
del Estado.
La Contralora General de Cuentas, por ser el rgano rector del control gubernamental,
tiene la facultad de dictar disposiciones, polticas y procedimientos, las cuales son de
observancia y cumplimiento obligatorio para los organismos, instituciones, entidades y
dems personas que estn en el mbito de su competencia.
En base a todo este ordenamiento jurdico, en el mes de junio de 2006 la Contralora
General de Cuentas, consciente de su responsabilidad constitucional y la necesidad
permanente de asegurar la calidad de los servicios que ofrece al sector pblico y a la
ciudadana, revis, actualiz y emiti un cuerpo de normas que contienen el Marco
Conceptual del Sistema de Auditora Gubernamental SAG-, cuyo texto rene la
experiencia del ejercicio profesional en los nuevos ambientes tecnolgicos del sector
pblico, diversas declaraciones tcnicas de la profesin contable a nivel nacional y de
19
autores destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados
que regulan la profesin de la auditora.
El Sistema de Auditora Gubernamental comprende el conjunto de actividades y acciones
tcnicas y legales, ejercidas por la Contralora General de Cuentas y las Unidades de
Auditora Interna, para evaluar todo el mbito operacional, funcional y legal de los entes
pblicos, a travs de prcticas modernas de auditora, accionado por profesionales que no
intervienen en las actividades u operaciones controladas, con base a Normas de Auditora
del Sector Pblico no Financiero, y cuyos resultados se sintericen en recomendaciones
para mejorar la administracin pblica.
Su alcance va ms all de la simple revisin de los registros contables y de la gestin
financiera pura; abarca la evaluacin de los sistemas y los resultados operacionales con
base a criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economa y equidad, con
que se han realizado las operaciones y la actuacin de los servidores y administradores
pblicos en el desempeo de sus funciones. Pretende demostrar no slo que las
operaciones y la gestin pblica son correctas y ejecutadas dentro del marco legal
correspondiente, sino que los efectos que han producido en la economa y el bienestar
social, son concordantes con la razn de ser de la institucin auditada, y guarda relacin
con las polticas, planes y programas de gobierno.
La Auditora Interna, que es un componente del Sistema de Auditora Gubernamental
SAG-, se define como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y
consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una institucin
pblica, colaborando con el ente a cumplir sus objetivos y aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de
riesgos, control y gobernabilidad institucional.
En las Instituciones del Estado, las funciones de Auditora Interna son realizadas por
unidades denominadas Unidad de Auditora Interna UDAI-, cuya gestin es normada
por la Contralora General de Cuentas, quien est facultada para proponer las medidas que
20
contribuyan a mejorar la eficiencia y eficacia de las mismas, incluyendo las
caractersticas personales y profesionales que deben reunir sus integrantes. La Contralora
General de Cuentas evala peridicamente la funcin tcnica de las Unidades de
Auditora Interna, con el fin de contribuir a que las mismas alcancen y mantengan el nivel
tcnico, profesional y la independencia para realizar eficientemente su funcin.
La Unidad de Auditora Interna depende de la autoridad superior de la respectiva
institucin pblica y sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las
operaciones sujetas a su examen, por lo que pueden practicar los anlisis, inspecciones,
verificaciones y pruebas que considere necesarias, en los distintos sectores que integran la
institucin.
En la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, de acuerdo al Manual de Funciones y
Descripcin de Puestos, la funcin de la Unidad de Auditora Interna UDAI- se define
como la responsable de fiscalizar todos los recursos financieros asignados a la Secretara
y al Fondo Nacional de Ciencia y Tecnologa, as como los recursos provenientes de la
cooperacin nacional e internacional. Esta fiscalizacin deber realizarla practicando
auditoras permanentes de carcter preventivo, revisando que se cumpla con las normas
que rigen a las diferentes lneas de financiamiento, los proyectos y programas aprobados
por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa, y dems leyes, reglamentos y normas
que rigen las funciones financieras de la administracin pblica
La Descripcin Tcnica del Puesto de Auditor Interno, incluida como parte del Manual de
Funciones ya citado, incluye las siguientes atribuciones:
Dirigir, coordinar, supervisar las actividades de auditora interna que se realizan en la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, velando por la correcta
utilizacin de los recursos.
Instruir o realizar auditoras internas de carcter preventivo para verificar la utilizacin de los recursos financieros de proyectos aprobados con el Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa.
21
Verificar la correcta utilizacin de los recursos provenientes de cooperacin nacional e internacional, velando por el cumplimiento de los convenios suscritos.
Emitir dictmenes que le sean solicitados en aspectos de administracin financiera para la sustentacin de la toma de decisiones.
Emitir recomendaciones sobre la administracin financiera de la institucin y el uso adecuado de los recursos asignados al Consejo Nacional de Ciencia y
Tecnologa y a la Secretara.
Instruir o realizar auditoras, selectivas a proyectos y programas en ejecucin, para verificar el uso adecuado de los recursos financieros asignados.
Supervisar el adecuado desempeo del personal a su cargo y realizar reuniones peridicas de seguimiento y evaluacin de las actividades de la Unidad de
Auditora Interna UDAI-.
Ejercer el control posterior integral y permanente de todos los pagos efectuados por la Secretara Nacional de Ciencia y Tecnologa, de acuerdo a los lineamientos
gubernamentales y las leyes nacionales.
Revisar las requisiciones, cheques, honorarios de proyectos (FACYT, FODECYT. FONISAL, ACECYT, MULTICYT, AGROCYT, PROINTEC y otros).
Formular el plan anual de actividades de auditora.
Emitir disposiciones para aplicarse en la ejecucin de las acciones de control, en concordancia con el plan anual de auditora.
Solicitar a las unidades a ser auditadas informacin y documentos necesarios para la ejecucin de acciones de control y cumplimiento de la misin.
Las dems funciones que le sean asignadas.
22
El control gubernamental, a travs de una auditora moderna se basa en la actuacin
ejercida por la Contralora General de Cuentas, as como en la relacin tcnica
permanente con las Unidades de Auditora Interna, quienes deben actuar en forma
independiente de todas las operaciones, a pesar de su dependencia orgnica del ente
pblico al cual pertenecen.
23
CAPTULO II
EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO
2.1 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO
2.1.1 Definicin
Desde la primera definicin del control interno establecida por el Instituto Americano de
Contadores Pblicos Certificados AICPA- en 1949 y las modificaciones incluidas en
SAS No. 55 en 1978, este concepto no sufri cambios importantes sino hasta 1992,
cuando la Comisin Nacional sobre Informacin Fraudulenta en los Estados Unidos,
conocida como la Comisin Treadway, establecida en 1985 como uno de los mltiples
actos legislativos y acciones que se derivaron de las investigaciones sobre el caso
Watergate, emite el documento denominado Marco Integrado del Control Interno
(Internal Control - Integrated Framework), el cual desarrolla con mayor amplitud el
enfoque moderno del control interno en el documento conocido como el Informe COSO I
(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission).
El Informe COSO sobre control interno surgi como una respuesta a las inquietudes que
planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno
a este tema, y plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por el
grupo de trabajo integrado por representantes de diversas organizaciones, entre ellas,
American Accounting Association (AAA), American Instutute of Certified Public
Accountants (AICPA), Financial Executive Institute (FEI), Intitute of Internal Auditors
(IIA), Institute of Management Accountants (IMA). La redaccin del informe fue
encomendada a la Firma Coopers & Lybrand.
La idea fue materializar un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del
control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venan siendo
utilizados sobre este tema, logrando as que, al nivel de organizaciones pblicas o
privadas, de auditora interna o externa, o de los niveles acadmicos o legislativos, se
24
cuente con un marco conceptual comn, una visin integradora que satisfaga las
demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
Esta definicin es la siguiente:
El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administracin, la direccin
y el resto del personal de una entidad, diseado para proporcionar un grado de seguridad
razonable del cumplimiento de los objetivos, comprendidos en una o ms de las
siguientes categoras:
Eficacia y eficiencia de las operaciones, Confiabilidad de la informacin financiera, Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas institucionales. ( 3 )
Del anlisis de la definicin anterior, se desprenden algunos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y no un fin en s
mismo. Lo llevan a cabo personas que actan en todos los niveles, no se trata solamente
de manuales de organizacin y procedimientos. Slo pueden aportar un grado de
seguridad razonable, no la seguridad total. Al hablarse del control interno como un
proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades,
inherentes a la gestin e integrados a los dems procesos bsicos de la misma:
planificacin, ejecucin y supervisin. Tales acciones se hallan incorporadas, no
aadidas como pesados mecanismos burocrticos, a la infraestructura de la entidad, para
influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Debido al aumento de la preocupacin por la administracin de riesgos, The Committee
of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission determin la necesidad de la
existencia de un marco reconocido de administracin integral de riesgos. El proyecto se
inici en enero de 2001 con el objeto de desarrollar un marco global para evaluar y
mejorar el proceso de evaluacin de riesgos.
25
En septiembre de 2004, se publica el informe denominado Enterprice Risk Managemente
- Integrated Framework, tambin conocido como Informe COSO II ERM, el cual
incluye el marco global para la administracin integral de riesgos.
Enterprice Risk Managemente - Integrated Framework incluye el control interno, por lo
que en ningn caso reemplaza a Internal Control Integrated Franework, sino ms bien lo
complementa.
En el sector pblico, despus de haber sido materia de discusin el tema del control
interno en sucesivos Congresos internacionales, en el Seminario Internacional de
Auditora Gubernamental realizado en Austria en 1971, bajo el patrocinio de la
Organizacin de Naciones Unidas e INTOSAI, se define el concepto de control interno de
la manera siguiente: El Control Interno comprende el Plan de organizacin y el conjunto
de medidas y mtodos coordinados, adoptados dentro de una entidad pblica para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y el grado de confiabilidad de sus datos
contables, promover la eficiencia en las operaciones y estimular la observancia de las
polticas. (14)
Con ocasin del XII Congreso Mundial de Entidades Fiscalizadoras Superiores realizado
en Washington en 1992, se aprueban las directrices del control interno que fueron
elaboradas por la Comisin de Normas de Control Interno integrada por diversas
Instituciones Superiores de Auditora ISAs. Estas directrices fueron instituidas con el
propsito de fortalecer la gestin financiera en el sector pblico, mediante la
implementacin de controles internos efectivos. En su contenido se define con claridad
los objetivos del control interno en el mbito pblico, as como las responsabilidades de
cada entidad en la creacin, mantenimiento y actualizacin de su estructura de control
interno.
Segn la Comisin de Normas de Control Interno de la Organizacin Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores INTOSAI-, el control interno puede ser definido
como el plan de organizacin, y el conjunto de planes, mtodos, procedimientos y otras
26
medidas de una institucin, tendientes a ofrecer una garanta razonable de que se cumplan
los siguientes objetivos principales:
Promover operaciones metdicas, econmicas, eficientes y eficaces, as como productos y servicios de calidad, acorde con la misin que la institucin debe
cumplir.
Preservar los recursos frente a cualquier prdida por despilfarro, abuso, mala gestin, errores, fraude o irregularidades.
Respetar las leyes, reglamentos y directivas, y estimular al mismo tiempo la adhesin de los integrantes de la organizacin a las polticas y objetivos de la misma.
Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos.
En el mbito nacional, la Contralora General de Cuentas en uso de las facultades
consagradas en la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y en su Ley
Orgnica, as como en la perspectiva dinmica de mejoramiento de la administracin
pblica, elabor en junio de 2006 el Marco Conceptual del Control Interno
Gubernamental, que constituye la gua para la elaboracin de las Normas Generales de
Control Interno que deben observarse en todos los entes pblicos. En su preparacin
hizo acopio de la literatura disponible emanada de organismos internaciones que se
pronuncian al respecto, autores destacados, Universidades e Institutos y Colegios
Profesionales de Auditora.
De conformidad con dicho Marco Conceptual, se define al Control Interno
Gubernamental de la manera siguiente: Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado
ms alto (Consejo de administracin, Directorio, etctera), la gerencia y por el personal
de una entidad, diseado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los
objetivos institucionales comprendidos en uno o ms de los siguientes grupos:
27
Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y
administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables. (10: 3)
En este mismo cuerpo de normas, se agrega El control interno incluye: El plan de
organizacin y el conjunto de mtodos y medidas que se adoptan para asegurar que se
logran los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsin, seguimiento y
control de las actividades econmicas y administrativas, la proteccin y conservacin de
los recursos naturales y el medio ambiente en un ente pblico; medible tanto en lo
relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los
funcionarios que intervienen en ellos. (10:3)
Como se puede observar, la definicin de control interno adoptado por la Contralora
General de Cuentas al elaborar el Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental,
corresponde a la definicin contenida en el Informe COSO I, la cual como ya se ha
anotado antes, constituy, en su momento, un marco conceptual comn, una visin
integradora que satisfaca las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
2.1.2 Objetivos
Los objetivos del control interno en el sector gubernamental se encaminan a controlar y
mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso, y que se relacionan con:
a) La eficiencia de las operaciones en la captacin y uso de los recursos pblicos.
b) La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y finanzas,
diseados para el control e informacin de los resultados de las operaciones.
c) La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin que se
genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado.
d) Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta
oportuna de los resultados de su gestin.
28
e) La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos del Estado.
2.1.3 Importancia
El control interno, en cualquier institucin u organizacin, reviste mucha importancia,
tanto en la conduccin de la misma, como en el control e informacin de las operaciones,
porque permite:
1. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando su
integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de
administracin y finanzas.
2. Contar con la informacin administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable
para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas de la gestin de los funcionarios
pblicos.
3. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas
y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes.
4. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economa en la
administracin y uso de los recursos pblicos.
5. Promover el cumplimiento de las polticas dictadas por la mxima autoridad, as
como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y objetivos
programados.
2.1.4 Alcance
El control interno es institucional y diseado en forma especfica para cada mbito de
especializacin funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional, los
sistemas integrados generales y especficos, y todas las operaciones de los entes que
29
conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se realicen y de quines
intervengan en la ejecucin y conduccin de las mismas.
El control interno abarca toda la organizacin, es decir que nada queda fuera del mismo;
esto quiere decir que no hay operacin que no se controle o que no se informe de su
funcionamiento, ni que se deje de medir sus resultados, incluyendo a las personas,
quienes son las que, en ltima instancia, hacen buenos o malos los procesos. (16:115)
2.1.5 Funcionamiento
Para que un sistema de control interno funciones adecuadamente, es necesario que se
establezca en forma sistemtica en funcin de la prctica institucional, que se le dote de la
tecnologa y de los recursos humanos, materiales y financieros necesarios, y que se
oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto de las acciones,
puedan ser evaluados.
En el diseo e implementacin de controles, es necesario tener presente que el exceso de
controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que
evaluar el costo frente al beneficio de implementar los controles.
2.1.6 Caractersticas
Un ambiente y estructura de control interno slido y efectivo, se caracteriza por incluir
criterios especficos que se relacionan con los siguientes aspectos:
Controles de la legalidad: a travs de los cuales slo se autoricen e inicien operaciones
legtimas y apropiadas. Estos controles, no slo se ocupan de verificar que las
operaciones pertenecen a la organizacin, que estn dentro del marco legal
correspondiente y se relacionen con las actividades propias de la misma, sino que tambin
deben verificar el cumplimiento de las normas que regulan el funcionamiento de lo que se
est controlando.
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Controles de Oportunidad: por medio de los cuales las transacciones autorizadas se
ejecutan y se registren oportunamente como fueron autorizadas. La oportunidad est
relacionada con los criterios que ayuden a identificar las prioridades y las causas y efectos
si esto no se toma en cuenta; en otras palabras, los controles deben permitir identificar los
riesgos y detectar sus efectos, para tomar acciones correctivas.
Controles Preventivos: a travs de los cuales se evite la colusin para cometer delitos
contra la administracin pblica. Este tipo de controles fomenta la lucha contra la
corrupcin, ya que si cada empleado o funcionario se convierte en el control previo del
paso anterior, se disminuira la corrupcin y se evitara cualquier posibilidad de malos
manejos.
Controles Gerenciales: por medio de los cuales se evala y mide la eficiencia,
efectividad, y economa de las operaciones, a travs de indicadores de gestin definidos
para los distintos niveles operacionales, as como el costo frente al beneficio de los
controles. Los controles gerenciales ms importantes son la supervisin, la Auditora
Interna, y el sistema de informacin tanto operativo como financiero.
Controles detectivos: los que permiten que se detecten a tiempo los riesgos de errores e
irregularidades en la ejecucin o registro de las operaciones, y sirven como base de
acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos.
Controles prcticos: este criterio exige que slo se diseen e implanten medidas de
control que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la
abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.
Controles funcionales: se refiere a que las medidas de control que se tomen no debiliten
o complique los procesos ya existentes, sino que ms bien, sean complementarios
hacindolos ms giles.
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Controles generales: por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos
los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las
necesidades.
Controles especficos: son aquellos diseados en el detalle necesarios para cubrir todos
los ngulos de la operacin que se quiere controlar. El diseo de controles especficos
debe basarse en la complejidad, la especializacin y en el ambiente tecnolgico de cada
operacin, programa o proyecto. Los controles deben estar integrados a la parte
tecnolgica, as como a todo proceso que est en su entorno.
2.1.7 Limitaciones
La falta de planificacin e integracin de esfuerzos en el diseo e implantacin de
controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y
disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones.
La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, genera serios
indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los
servicios del estado.
2.2 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Los Principios de Control Interno son los indicadores fundamentales que sirven de base
para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada rea de
funcionamiento institucional. De conformidad con el Marco Conceptual de Control
Interno Gubernamental, promulgado por la Contralora General de Cuentas, los Principios
de Control Interno se clasifican de acuerdo a su aplicacin, en los siguientes grandes
grupos:
9 Aplicables a la estructura orgnica 9 Aplicables a los sistemas contables integrados 9 Aplicables a la administracin de personal
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2.2.1 Aplicables a la Estructura Orgnica
La estructura organizacional necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la
separacin de funciones incompatibles, as como con la asignacin de responsabilidades y
autoridad, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:
a. Responsabilidad delimitada
Permite fijar con claridad el campo de accin de cada funcionario y la autoridad
especfica para que pueda actuar dentro del mbito de competencia. La
responsabilidad abarca la organizacin de la unidad administrativa, el control del
personal, los resultados de las operaciones que se ejecutan y los bienes o activos
asignados.
b. Separacin de funciones de carcter incompatible
Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operacin, dentro
de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro y la
custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso.
Este principio pretende evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos
de corrupcin.
c. Instrucciones por escrito
Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos
los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y especficas,
dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los procedimientos para
ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados.
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2.2.2 Aplicables a los sistemas contables integrados
Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control
es para salvaguardar los recursos del ente pblico, por tanto, son aplicables los siguientes
Principios de Control Interno:
a. Aplicacin de pruebas continuas de exactitud
La aplicacin de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estn
incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por
otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para
corregirlos y evitarlos.
b. Uso de numeracin en los documentos
El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseados
para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema
integrado de administracin financiera, permite el control suficiente sobre la emisin
y uso de los mismos; adems, sirven de respaldo de la operacin, as como para el
seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
c. Uso de dinero en efectivo
La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que
los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los
servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a
travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios,
segn las necesidades y facilidades del ente pblico.
Los nicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia, se
debern realizar por medio de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y
reposicin, ya que si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de
desperdicio constante y hasta de fraude o estafa.
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d. Uso de cuentas de control
La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente
amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, as
como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen parte del sistema en s;
por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de
mantenimientos y otras operaciones; se deben disear los registros auxiliares que
sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operacin
requiera.
e. Depsitos inmediatos e intactos
Segn la tecnologa utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos
al ente beneficiario, quienes informan de la gestin y de las transferencias hacia la
Cuenta nica.
Se debe crear mecanismos que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto de
las recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de terceros,
sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados.
En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben ser
depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en
operaciones ordinarias.
f. Uso mnimo de cuentas bancarias
La aplicacin del concepto de Cuenta nica dentro de los sistemas integrados de
administracin financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando la
tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de
transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los
casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias,
para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos.
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El concepto de mnimo, no necesariamente se refiere a una o dos cuentas bancarias,
ya que si se trata de un ente pblico que maneja o administra proyectos, el mnimo de
cuentas bancarias ser tantas cuentas como proyectos existan.
g. Uso de dispositivos de seguridad
En los entes pblicos que dispongan de equipos informticos, mecnicos o
electrnicos, formando parte de los sistemas integrados de administracin financiera,
deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso
de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como para que permitan la
posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas.
Los dispositivos de seguridad no se refieren nicamente a bitcoras, claves de acceso
o alarmas programadas en los sistemas para asegurar su correcta y autorizada
utilizacin, sino tambin a otros dispositivos para verificar que no ingrese
informacin contaminada que pueda daar la informacin o los sistemas de la
institucin.
h. Uso de indicadores de gestin
El uso de indicadores de gestin que permitan medir el grado de control integral de
las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, debe formar parte de los
sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin que
ayuden a reorientar las acciones, en los casos especficos.
2.2.3 Aplicables a la administracin de personal
La Administracin de Personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente sus
responsabilidades, para lo cual se aplicarn los siguientes Principios de Control Interno:
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a. Seleccin de personal capacitado
Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado bajo
criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su
respectiva jerarqua, y dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con las
unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a los
intereses del ente pblico.
b. Capacitacin continua
Todo ente pblico deber programar la capacitacin de su personal en los distintos
campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el
conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.
Los entes pblicos debern coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado de
Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Pblicas y
la Contralora General de Cuentas, para la programacin de la capacitacin de su
personal, en forma permanente, as como el seguimiento de la aplicacin de lo
aprendido.
c. Vacaciones y rotacin de personal
Las vacaciones y la rotacin de personal generan la especializacin de otros
servidores y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho;
adems permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos
manejos. Todos los entes pblicos, a travs de las unidades administrativas
respectivas, deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los
servidores, as como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el
entorpecimiento de las operaciones.
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d. Cauciones (Plizas de seguro)
Cada ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y
custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o de
seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se
asegure la recuperacin del bien.
2.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
El Marco Conceptual del Control Interno Gubernamental, reconoce que aunque el Control
Interno es global, son identificables cinco elementos que se relacionan con los siguientes
aspectos:
9 El Ambiente de Control 9 Evaluacin de Riesgos 9 Los Sistemas Integrados de Contabilidad y de Informacin 9 Las Actividades de Control 9 Supervisin y Seguimiento del Ambiente y Estructura de Control
El Control Interno ms que un proceso secuencial, en donde alguno de los elementos
afecta slo al siguiente, es un proceso multidireccional, repetitivo y permanente, en el
cual ms de un elemento influye en los otros. Los cinco elementos forman un sistema
integrado que reacciona dinmicamente a condiciones cambiantes.
2.3.1 El Ambiente de Control
El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, bsicamente,
tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente pblico, sus
polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de operaciones, el personal, sus
recursos y obligaciones, etctera; sus componentes son los siguientes:
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a. Filosofa de control interno
Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administracin, de la filosofa de
control interno, los valores ticos de sus servidores, los valores corporativos, y las
polticas y estrategias para su desarrollo, implantacin y actualizacin permanente.
b. Integridad y valores ticos
Son factores esenciales del ambiente de control. Se refieren a las polticas, criterios y
mecanismos que marcan las pautas que establecen los valores ticos institucionales
que regulan la conducta de todo el personal de la organizacin.
Se pueden promover a travs de decisiones adoptadas por la alta direccin para
comunicar al personal los valores y las normas de comportamiento institucional,
mediante polticas generales o la aprobacin de un cdigo de tica, con el objeto de
eliminar o reducir los incentivos y tentaciones que podran incitar al personal a
comprometerse en actos deshonestos, ilegales o no ticos.
c. Competencia del personal
Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades
que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.
Disear y poner en prctica los perfiles y requisitos mnimos para que una persona
forme parte de la organizacin, es un acto institucional, por cuanto no se contrata una
persona para que trabaje para otra, sino para que trabaje para y por la organizacin.
d. Filosofa administrativa y estilo de operacin
Se refiere a los criterios tcnicos y cientficos que regularn el proceso de las
operaciones, as como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir
con el proceso administrativo, en el marco de una planificacin y control operacional,
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que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y seguimiento, dentro
del concepto de empresa en marcha.
e. Estructura organizacional
Es la estructura dentro de la cual una entidad planea, dirige, ejecuta, controla y
supervisa sus actividades para el logro de sus objetivos. La organizacin tiene que
ver con una adecuada separacin de funciones de carcter incompatible, tomando en
cuenta los objetivos institucionales y de servicio que sta brinda al sector al que
pertenece.
La estructura organizacional debe responder a las necesidades de poner en ejecucin
las funciones del ente pblico, as como de controlar las mismas.
f. Funcionamiento de la alta direccin
Dependiendo del tipo de organizacin del ente, la definicin del rol del cuerpo
colegiado de ms alto nivel (Consejo de administracin, Directorio, etctera) para
que intervenga en las decisiones y conduccin de las operaciones, es fundamental, as
como la creacin de Comits que ejecuten y controlen reas especficas, dentro del
proceso administrativo y operacional.
g. Mtodos para fijar funciones y autoridad
Las polticas y estrategias permitirn definir los mtodos que faciliten la asignacin
de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad requerida para
la ejecucin de las actividades de cada servidor pblico. Dichas polticas y
procedimientos, deben formar parte de un manual de organizacin y funciones.
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h. Mtodos de control gerencial
Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de las distintas herra