Post on 08-Sep-2015
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DERECHOS RESERVADOS
AUDITORIA INTERNA- SISTEMATIZACINUNIVERSIDAD DEL MAGDALENA
GERENCIA DE LA CALIDAD
Docente: Juan Carlos Martnez Tobo
Fortalecer las habilidades para la planificacin y ejecucin de auditorias de sistemas de gestinde la calidad conforme al nuevo enfoque de la futura norma ISO 9001:2015.
Auditora Interna- Sistematizacin
Objetivo
Duracin
20 Horas12 y 13 de junio de 2015 . 10 horas 19 y 20 de junio de 2015. 10 horas
Uno de los mecanismos que utiliza la Alta Direccin con mayor poder para evaluar la pertinenciay eficacia del SGC es la Auditora, razn por la que es necesario alinear las competencias de losauditores con la nueva propuesta de ISO 9001 en su quinta versin.
Justificacin
Nuevos paradigmas necesarios para desarrollar una auditoria efectiva 11 secretos de una Auditoria que desea agregar valor Errores ms frecuentes en un proceso de auditoria Evidencias que sustentan la aplicacin de los requisitos de la nueva versin ISO 9001:2015 Las habilidades claves para ser una buen auditor
Contenido
TALLER 1
Objetivo:
Metodologa:
Revisar conceptos y enfoques trabajados en cursos previos deauditora.
A. Construir bajo la estructura PHVA y la norma ISO 19011 un diagrama que represente elprocedimiento del proceso de auditoria interna.
B. Construir un paralelo que muestre la diferencia entre:
1. Programa de Auditora, Plan de Auditora y Lista de Verificacin.
2. Lder de Auditora, Auditor y Equipo de Auditora
3. Actividades de auditora, Auditora In Situ y Recopilacin de Informacin
4. Inicio de la auditora y Reunin de Apertura
5. Finalizacin de Auditora y Reunin de Cierre
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Tiempo de revisin: 30 minutos
Valor: 20% de la nota final
Cumplimiento
del programa
Informe Revisin
Gerencial
AC
Desempeo del
procedimiento
AP
AM
Preparar, aprobar y
distribuir Informe
Auditoria
Finalizacin de
la auditoria
Seguimiento a
las AC
Generacin
hallazgos
Conclusin
auditoria
Clasificacin
hallazgos
Reunin de
cierre
GESTION DEL PROCESO DE AUDITORIA
P
Programa de
auditoria
Calificacin
de auditores
Procedim.
auditoria
H Actividades de auditoria
V
A
Responsable Programa
PROCESO
P
Inicio de
auditoria
Revisin
documental
Plan de
auditoria
HAuditoria in
situ
V
A
Lder de auditoria
ACTIVIDADES AUDITORIA
PLista
verificacin
Reunin de
apertura
HRecopilacin
de la
informacin
V
A
Revisin
documental
Equipo auditor
AUDITORIA IN SITU
P
Polticas
Objetivos
Programas
HControles:
V
A
Planes
Procedimientos
Recursos
Humanos
Operativos
Document.
Seguimiento:
Cliente
Producto
Proceso
Sistema
Ley
Correccin
AC / AP
AM
Auditor
RECOPILACION INFORMACION
AUDITORIA
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO
CONFIANZA
MOTIVACION AL AUDITADO
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Integridad: el fundamento de la profesionalidad
Presentacin imparcial: la obligacin de informar con veracidad y exactitud. Retroalimentacin
Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar
Confidencialidad: Seguridad de la informacin
Independencia: imparcialidad y objetividad.
Enfoque basado en la evidencia: conclusiones fiables y reproducibles
Paradigmas
Enfoque Sistmico
-PlanificarQu hacer?
Cmo hacerlo?
HacerHacer loplanificado
VerificarLas cosaspasaron segnse planificaron?
ActuarCmo mejorar la
prxima vez?
El ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar
El concepto de PHVA es algo que est presente en todas las reas de nuestra vida profesional y personal,
y se utiliza continuamente, tanto formalmente como de manera
informal, consciente o subconscientemente, en todo lo que
hacemos. Cada actividad, no importa lo simple o compleja que
sea, se enmarca en este ciclo interminable
De una Auditora Operacional a una Auditora Estratgica
LOS 11 SECRETOS PARA REALIZAR UNA AUDITORIA QUE
AGREGUE VALOR
Utilizar el lenguaje de las Organizaciones es mejor que el de las Normas
1
Identifique preocupaciones de la Alta Direccin
2
Entender las expectativas y cultura organizacional del auditado
3
Considere los riesgos que existen en la Gestin de la Auditora
4
Identifique el grado en que la Organizacin cumple con las promesas
pactadas
5
Involucre a los procesos clientes y procesos proveedores dentro de las
auditoras
6
Defina objetivos nicos y particularespara cada auditoria
7
Audite desde el Sistema de Gestin hacia el cumplimiento de los criterios
8
Enfoque mayor en los procesos y no en la documentacin
9
Enfoque en los resultados ms que en la documentacin
10
No olvide que la auditora es uno de los motores de la mejora y no una actividad
fiscalizadora o punitiva
11
Evolucin de las normas de Gestin ISO 9001
Evolucin de la norma ISO 9001
Cronologa de la actualizacin de las normas
Proposal Stage
NWIP (New work item proposal)
Preparatory Stage
WD
(Working Draft)
Committee Stage
CD (Committe
Draft)
Approval Stage
FDIS (Final Draft of international
Standard)
Publication Stage
ISO
(International Standard)
Approval Stage
DIS (Draft International
Standard)
Est
ado
Act
ual
Est
ado
Act
ual
ISO 45001
Se aproxima su aprobacin en el
segundo semestre de 2016
2014
ISO 45001 ISO 9001 e ISO 14001
ISO 9001
(Jun a Oct)
ISO 14001
(Jul a Nov)
ISO 9001
(Ago - Sep)
ISO 14001
(Oct a Nov)
ISO 9001
(Sep)
ISO 14001
(Nov)
2014 2015 2015
Evolucin de la norma ISO 9001
Para qu actualizar la norma ISO 9001?
Considerar los cambios en las prcticas ytecnologas relacionadas con los sistemas degestin de calidad, el medio ambiente y lasprcticas de negocio entre otros.
Asegurar que los requisitos sean claros y en unlenguaje simple, de tal forma que lasorganizaciones puedan implementar la normay sea fcil de evaluar su conformidad ya seapro primer, segunda o tercera parte
Incrementar la confianza en las capacidadesde una organizacin para proporcionarproductos o servicios conformes.
Asegurar que los requisitos sean adecuados para proporcionar la confianza deque las organizaciones que cumplen con esta norma son capaces de proveerproductos que cumplen los requisitos de los clientes y otros de una formaconsistente.
Alinear la norma a la estructura de alto nivel desarrollada por la ISO, con el fin demejorar la compatibilidad con otras normas de sistemas de gestin de la ISO.
Para qu actualizar la norma ISO 9001?
Que se tomo en cuenta? Las necesidades de los usuarios
Encuesta realizada por la ISO
Comentarios recibidos durante larevisin de la ISO 9001:2008
Lecciones aprendidas
Solicitudes de interpretacin.
El trabajo realizado por un grupodesignado por el ISO /TC /176/SC2relacionado con la identificacin deposibles conceptos a trabajar.
Recursos financieros
Comunicacin
Reaccin de la organizacin a los
cambios
Riesgo
Innovacin
Gestin del conocimiento
Que se tomo en cuenta?
Qu hay de nuevo en el requisito de auditorias?
Definiciones
Auditora
Proceso sistemtico e interdependiente para obtenerevidencia objetiva y evaluara de manera objetiva con el fin dedeterminar el grado en el que se cumplen los criterios deauditoria.
NOTA 1: Una auditoria puede ser una auditoria interna (de primera parte) o una auditoria externa(de segunda o tercera parte), y puede ser una auditoria combinada o una auditoria conjunta.
NOTA 2: Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primeraparte, se realizan por la propia organizacin, o en su nombre para la revisin por la direccin, yotros fines internos, y pueden constituir la base para la declaracin de conformidad de unaorganizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independenciapuede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
NOTA 3 : Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias desegunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienenun inters en la organizacin, tal como los clientes o por otras personas en su nombre. Lasauditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes yexternas, tales como las que proporcionan la certificacin/registro de conformidad con lasNormas ISO 9001 O ISO 14001.
Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo
Nota 1 : La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observacin, medicin, ensayo u otros medios.
Nota 2 : La evidencia objetiva con fines de auditora generalmente se compone de registros, declaraciones de hechos u otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y verificables.
DatosHechos acerca de un objeto
Programa de auditoraConjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempodeterminado y dirigidas hacia un propsito especifico
Criterio de auditoraConjunto de polticas , informacin documentada o requisitos utilizadoscomo referencia frente a la que se comparar la evidencia de la auditora
Evidencia objetiva de la auditoraRegistros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables
Hallazgos de la auditora
Resultados de la evaluacin de la evidenciade la auditora recopilada frente a loscriterios de auditora.
Nota 1: Los hallazgos de la auditora indican conformidad o no conformidad.
Nota 2: Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la identificacin de oportunidades de mejora o registrar buenas prcticas
Auditora Interna al SGCFDIS 9001:2015
Requisito 9.2. Auditora Interna
Para qu?
Proporcionar informacin respecto alcumplimiento del sistema de gestinde la calidad referente a:
1. Los propios requisitos de la organizacin para susistema de gestin de la calidad.
2. Los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001.
3. Al Grado de implementacin
4. Al Grado de mantenimiento reflejado en el nivel deeficacia alcanzado.
Que debemos demostrar?
La organizacin debe:
Planificar
Establecer
Implementar
Mantener
Programa de auditora
Elementos del Programa de Auditora
Frecuencia Mtodos
Responsabilidades Requisitos
De planificacin
Elaboracin de informes
Programa de Auditora
Considerando
Los objetivos de la calidad,
La importancia
de los procesos
involucrados
La retroalimenta
cin del cliente,
Los cambios que tengan un impacto en la organizacin
y los resultados de las auditoras
previas
En cada Auditora
En cada auditora
Criterios
AlcanceAuditores
Asegurar
La objetividad
La imparcialidad
del proceso de auditora;
Informe de los Resultados a
las partes interesadas
La toma de las correcciones y
las acciones correctivas
Conservacin de la
informacin documentada
Necesidades para la elaboracin de la 5 versin
La adopcin de la EAN, tal como se establece en el Anexo SL de las Directivasde ISO, Parte 1.
Un requisito explcito para el pensamiento basado en el riesgo, con el fin deapoyar y mejorar la comprensin y la aplicacin del enfoque por procesos.
Menos nfasis en los documentos.
Aplicabilidad mejorada para las empresas que prestan servicios.
Un requisito para definir las fronteras del Sistema de Gestin de la Calidad.
Mayor nfasis en el contexto organizacional.
Ms requisitos para el liderazgo y mayor nfasis en el logro de los resultadosdeseados para mejorar la satisfaccin del cliente.
Liderazgo
Mejora
PlanificacinEvaluacin
del Desempeo
Operacin& Soporte
Planear
ActuarVerificar
Hacer
Sistema de Gestin de la Calidad
Satisfaccin del Cliente
Productos y Servicios
Resultados del SGC
Organizacin y Contexto
Necesidades y
Expectativas de las Partes Interesadas
Requisitos del Cliente
Estructura establecida por la ISO para los Sistemas de Gestin
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Contexto de la organizacin
5. Liderazgo
6. Planificacin
7. Soporte
8. Operacin
9. Evaluacin del desempeo
10. Mejora
Cambios en la Estructura
1. La nica intencin del cambio es mejorar la alineacincon otras normas de Sistemas de Gestin.
2. Se busca una presentacin coherente para todos losSistemas de Gestin de los requisitos
3. NO es necesario que los cambios de la estructura y laterminologa se vean reflejados en su SGC.
4. NO es un modelo para la documentacin de laspolticas, los objetivos y los procesos de unaorganizacin.
5. No existe ningn requisito para la estructura de ladocumentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.
4 Contexto de la organizacin
Conocimiento Organizacional
Mi Organizacin
Contexto Externo
Capacidad Interna
Alcance
Limites
Aplicabilidad
Contexto Externo
Capacidad Interna
Requisitos Partes Interesadas
Productos y Servicios
Gestin por Procesos
Elementos de Entrada
Secuencia
RiesgosElementos de Salida
Oportunidades
5 Liderazgo
Compromiso
Eficacia
Integracin
Personas
Tratamiento
Roles
Del SGC
Requisitos
Procesos de Negocio
Involucrado
Dirigiendo
Apoyando
Riesgos
Oportunidades
6 Planificacin para el SGC
Cmo lograr los objetivos?
Qu se va a hacer?
Con que recursos?
Quin es el responsable?
Para cuando?
Cmo saber si logramos lo que esperbamos?
7 Soporte
Capacidad de Recursos
Internos
Externos
Definir que se necesita
Organiza-ciones
Externas
Conocimientos Organizaciones
Identificarlo
Conseguirlo
Mantenerlo
Puesta en Marcha
Comunicacin
Qu?
Cundo?
A quien?
Cmo?
Informacin Documentada
Identificacin
Distribucin
Acceso
Recuperacin
Uso
Almacenamiento
Preservacin
C. de Cambios
Retencin
Disposicin
8 Operacin 1 Parte
Comunicacin con el cliente
PUNTOS DE VISTA
PERCEPCIONES
QUEJAS
8 Operacin 2 Parte
Prcticamente sin cambios
8 Operacin 3 Parte
Provisin externa
INCLUSION DEL PROCESO TOTAL
PARCIALIMPACTO EN EL
PROCESO, PRODUCTO SERVICIO
8 Operacin 4 Parte
Control de elementos de salida
CORRECCION SEPARACION CONTENCION
DEVOLUCION SUSPENSION NOTIFICACION
AUTORIZACION
9 Evaluacin del desempeo
Satisfaccin del cliente
PUNTOS DE VISTA
OPINIONES
Revisin por la direccin
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PARTES INTERESADAS
RIESGOS
10 Mejora
Eliminacin del requisito de
Acciones Preventivas
SGC
Conveniencia,
Adecuacin y
Eficacia
Los ms frecuentes
TALLER 2
Objetivo:
Metodologa:
Revisar los requisitos de la futura versin de la normas ISO 9001 yplantear posibles evidencias en el entorno de su enfoque.
Se deben armar 6 grupos y cada uno debe trabajar un numeral completo de la normaproponiendo las posibles evidencias que como auditores solicitaran y la forma en que loharan.
Este taller debe ser trabajado para la sesin del 19 de junio de 2015 y debe ser presentado atravs de una mesa redonda en un espacio de no ms de 1 hora para la totalidad de grupos. Lamesa ser moderada por el docente.
Tiempo de trabajo: 15 minutos en clase y se trabaja durante la semana
Tiempo de revisin: 60 minutos el 19 de junio de 2015
Valor: 20% de la nota final
TALLER 3
Objetivo:
Metodologa:
Desarrollar habilidades para la formulacin de preguntas.
Construir preguntas siguiendo la secuencia PHVA y en consideracin de la informacinpresentada por el docente previo al taller.
Cada grupo seguir trabajando con el numeral asignado en el taller 2 y deben formular por lomenos 4 preguntas que cubran el objetivo y alcance de auditoria que se proponga.
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Tiempo de revisin: 30 minutos
Valor: 20% de la nota final
MOTIVACION PARA LA ACCION
COMUNICACIN TRANSACCIONAL
ESCUCHA ACTIVA
ENTREVISTA
COMUNICACIN
TRANSACCIONAL
MOTIVACION PARA EL AUDITADO
Evidencia objetiva
Retroalimentacin
Solucin rpida y eficaz
Actitud de accin
Acuerdos de solucin
TALLER 4
Objetivo:
Metodologa:
Mostrar los aspectos ms relevantes para la realizacin deentrevistas y la recopilacin de informacin.
El docente mostrar a travs de simulacros varios escenarios:
Escenario No 1: Auditoria sin definicin de actividades de inicio (objetivo, alcance y criterio).
Escenario No 2: Auditoria con objetivo, alcance y criterios pero sin ningn tipo de tcnica de auditora.
Escenario 3: Auditoria con tcnica y acciones de mejoramiento.
Cada simulacro tendr una duracin de 5 a 10 minutos y el grupo deber identificar los aspectos positivos y los aspectos por mejorar en cada caso.
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Valor: 10% de la nota final
NEGOCIACION
La negociacin tiene como fundamento una
actitud tolerante, en donde se cede y a la vez
se demandan concesiones.
Las partes deben aceptar de manera voluntaria y
proactiva colocarse en el lugar del otro y tener la
habilidad para explorar a fondo el por qu de los
razonamientos, intereses, deseos, emociones,
cosmovisin y percepcin de la situacin que
involucra la controversia y aborda la comprensin de
las motivaciones del otro.
Abordaje positivo de conflictos
Acepte que el conflicto es normal y frecuentemente en lavida humana.
Aconseje slo cuando le pidan consejo.
Presente sus ideas sin imponerlas.
Respete a todos de palabra y obra.
Reconozca sus errores y de ser necesario disclpese,pues no siempre tendr razn.
Empatice, pngase en el lugar de los dems.
Reduzca la tendencia a juzgar la conducta o laspreferencias de sus semejantes.
Abordaje positivo de conflictos
Vea lo positivo. Halague ms y critique menos, busquepuntos de coincidencia.
Sugiera y proponga en vez de ordenar o mandar.
Acepte que sus interpretaciones de los hechos no son ninicos, ni la verdad.
Abstngase de hacer bromas pesadas.
No se inmiscuya en la vida de los dems.
Aprenda tcnicas de comunicacin efectiva paraescuchar y hablar adecuadamente.
Evite discusiones y enfrentamientos innecesarios.
Acepte a las personas y cambie usted en lugar de querercambiarlos.
ESCUCHA ACTIVA
1
Auditor
Auditado
2
Preguntar
Contestar
EscucharRetroalimentar
5
Aprobar
Solicitar evidencia
7
Aportar evidencia
Verificar evidencia Analizar
informacin
2 46
89
Concluir
10
Registrar
12
11
Aprobar
Pruebas y Ensayos
Reportes de
mantenimiento
Entrevistas RegistrosDocumentos
Visitas a Sitio
Solicitud de
pruebas
Estudio de equipos
Sitios de
almacenamiento
FUENTES DE INFORMACION
TALLER 5
Objetivo:
Metodologa:
Adquirir habilidades en la tcnica y enfoque de Auditora.
Para cada una de las siguientes situaciones, proponer la mejora alternativa para conseguirevidencia.
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Tiempo de revisin: 30 minutos
Valor: 15% de la nota final
TALLER 5
Situacin EnfoqueProcesos que se
involucraran
La organizacin cuenta con un
software para el manejo de las
acciones correctivas y
preventivas.
Se cuenta con un programa de
capacitacin para cerrar las
brechas pendientes de los
servidores pblicos.
Se adelanta un proyecto de
traer la Universidad al municipio
y de garantizar suministro
permanente de agua
Se reporta por parte de un
auditado un incremento en las
quejas y reclamos
La organizacin cuenta con un
programa de gestin ambiental
y uno de concientizacin en los
jvenes de no utilizar
sustancias psicoactivas.
REDACCION DE HALLAZGOS
No conformidad
CLASIFICACION
(Incumplimiento de un requisito
Observacin
Aspectos positivos
Aspectos por mejorar
GENERACION DE HALLAZGOS
CRITERIO
Poltica
Objetivos
Procedimientos
Requisitos
VS EVIDENCIA
Informacin verificada
Evaluar el impacto
FORTALEZAS
Existe divulgacin de la poltica Integral tanto anivel interno de la alcalda como para latotalidad de instituciones municipales y a lacomunidad, como elemento deapalancamiento de transparencia y buenacoordinacin interinstitucional.
OBSERVACIONES
Se podran incluir los beneficios que actualmente generan losdiferentes controles operacionales en las actividades de laorganizacin, involucrando criterios nuevos en la evaluacinde riesgos.
Se podra evaluar los impactos positivos con el fin dedeterminar el nivel de significancia y beneficio de cada una delas actividades que se emprenden de manera positiva en laalcalda como por ejemplo la formacin en formulacin yevaluacin de proyectos, la formacin de auditores, finanzaspara no financieros, PNL y reforestacin de reas.
NO CONFORMIDADES No se asegura la asignacin de cargos y funciones crticasdentro del Sistemas de Gestin Integral.
Evidencia: No se cuenta con una persona a cargo de la
identificacin, anlisis y evaluacin del cumplimiento de los
requisitos legales y la organizacin ha perdido capacidad en
evaluacin de sistema por la reduccin del nmero de
auditores internos integrales.
No se da cumplimiento a lo establecido en la organizacinpara la gestin de los riesgos de la alcalda.
Evidencia: Se evidenci que la matriz de gestin de riesgo
MGR-002: v2 no ha sido actualizada con los ltimos eventos
locales, la realizacin de la auditora interna y las nuevas
leyes y resoluciones generadas a nivel municipal.
INFORME DE AUDITORIA
Elaboracin
Plan de auditoria
Hallazgos
Conclusin
Aprobacin
DistribucinPartes
interesadas
Responsable del programa de auditoria
INFORME DE AUDITORIA
Comentarios sueltos
Hallazgos no presentados en la reunin de cierre
Trivialidades
Informacin no confirmada
QUE NO INCLUIR !!!!!
CONTENIDO DEL INFORME
Portada
Conclusin de la auditoria
Actividades de la auditoria.
Hallazgo en la planificacin
Hallazgos en la operacin
Hallazgos en la verificacin
Hallazgos en la Accin
Aspectos por mejorar
EXAMEN FINAL
Objetivo:
Metodologa:
Adquirir habilidades para la generacin de hallazgos de auditora.
En grupos de mximo 4 participantes y no menos de 2 participantes, se debe preparar unejemplo para cada uno de los tipos de clasificacin de hallazgos presentados.
En cada uno de los hallazgos se debe relacionar el captulo de la nueva versin como tambinel numeral de la versin actual ISO 9001:2008.
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Tiempo de revisin: 15 minutos
Valor: 15% de la nota final
Derechos Reservados