Post on 28-Nov-2015
EL CIRCUITO INTERNO DE LA CORRESPONDENCIA
COMERCIAL
TEMA 7
RECEPCIÓN DEL CORREO
• Registro de entrada de correspondencia
• Registro de salida de correspondencia
• Entrada de fax
• Salida de fax
• Correo electrónico
De entrada... De salida...
RECEPCIÓN DEL CORREO (esquema)
Recibimos la correspondencia
Seleccionamos, abrimos y comprobamos el contenido
de la correspondencia
Registramos en el libro de entrada de correspondencia
REGISTRO DE ENTRADA DE CORREO
• Número de orden
• Fecha
• Remitente
• Clase de documento
• Anexos
• Extracto de su contenido
• Departamento que recibe la comunicación
RAYADO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE CORREO
Nº de orden
Fecha Remitente Clase Anexos Extracto de su contenido
Departamento que recibe la
comunicación
Número de orden
correlativo
Fecha de recepción del documento
registrado
Nombre, razón social y localidad de quien envía el documento
Clase de documento
recibido
Indicaremos si la carta viene
acompañada de otro documento
Motivo de la comunicación
Nombre del departamento destinatario
REGISTRO DE SALIDA DE CORREO
• Número de orden• Fecha• Destinatario• Clase de documento• Anexos• Observaciones
PROCESO DE SALIDA DE CORREO
Recogemos el correo a enviar
Comprobamos si está firmada y le
acompañan los anexos que figuran en la
misma.
Efectuamos las copias necesarias, registramos y
franqueamos
Entregamos o depositamos en la
empresa de mensajería
RAYADO PARA REGISTRO DE SALIDA DE CORREO
Nº de orden
Fecha Destinatario Clase Anexos Observaciones
Número de orden
correlativo a la salida
Fecha de salida
Nombre o razón social a quien se envía el
documento y localidad
Clase de documento
enviado
Especificaremos si la carta va acompañada de
algún documento
Indicaremos si la carta es certificada,
urgente...
REGISTRO DE ENTRADA DE FAX
• Anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido y departamento que lo recibe.
RAYADO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE FAX
Fecha Nº de orden
Remitente
Resumen del
contenidoDepartamento que lo recibe
Firma de la persona que
lo recibeDía Hora
LIBRO REGISTRO DE SALIDA DE FAX
• En este libro anotaremos la fecha, la hora de envío, el
destinatario, un pequeño resumen de
su contenido y el departamento que lo
envía.
RAYADO PARA REGISTRO DE SALIDA DE FAX
Fecha Nº de orden
Destinatario
Resumen del
contenidoDepartamento que lo envía
Día Hora
REGISTRO DEL CORREO ELECTRÓNICO
• Al recibir el correo electrónico, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificación y eliminar toda la información que no sea importante.
CIRCULACIÓN INTERNA DEL CORREO
• PEQUEÑA-MEDIANA
La persona encargada de recibir el correo será la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias...
• GRANDES
Suelen disponer de una o varias personas encargadas del despacho del correo y cuentan con sistemas mecánicos.
EL ORDENANZA
Para que las funciones desempeñadas en una gran empresa resulten eficaces se deben tener en cuenta:
• Definir los recorridos
• Visitar los puestos de trabajo definidos
• Evitar efectuar recados innecesarios
• Cada punto del recorrido deberá tener al menos dos bandejas portapapeles.
• Clasificar la correspondencia según su destinatario
• Preferencia a las entregas urgentes
SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS EN LOS
CIRCUITOS DE MENSAJERÍA
A) SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO
PÚBLICO
BÁSICOS
PAQUETERÍA FINANCIEROS
URGENTES
TELECOMUNICACIÓN
CARTAS TARJETAS POSTALES
POSTALEXPRES
NACIONAL
POSTAL EXPRES
INTERNACIONAL
CORREOURGENTE
INTERNACIONAL
CARTAURGENTE
SERVICIO DEVALIJAS
PAQUETE AZUL
PAQUETE POSTAL
INTERNACIONAL
GIRONACIONAL
GIRO INTERNACIONAL
TELEGRAMAS
DINERO EN
MINUTOS
BUROFAX TELÉX
B) SERVICIOS DEL SECTOR PRIVADO
PRIVADO
SERVICIONACIONAL
SERVICIOINTERNACIONAL
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
FIN