Ing. Faswender Pasquel Ruiz. MBA°

CICLO 2015 Módulo: II

SISTEMAS DE INFORMACIÓN  II

GESTIÓN DE LAS TIC EN LA EMPRESA

ORIENTACIONES

• Estimados alumnos, se recomienda la lectura del libro de texto parareforzar las clases, además de revisar los enlaces interesantes yresponder las autoevaluaciones.

CONTENIDOS TEMÁTICOS

Aplicaciones de sistemas de información enla empresa

Sistemas transaccionales

Sistemas de gestión del conocimiento

INTRODUCCIÒN

Los SI son subsistemas organizativos que desempeñan el trabajorelacionado con la información, se ha dicho que todos los recursos de laempresa se aplican de modo directo o indirecto.Hay que establecer una distinción entre los conceptos de planificación,ejecución y control.

• Planificación.- Es el proceso de decidir que trabajo hacer, cuándo yqué producir .

• Ejecución.- Es el proceso de realizar el trabajo.

• Control.- Es el proceso de utilización de la información sobre eltrabajo realizado para asegurarse de los objetivos son alcanzados ylos planes cumplidos.

Planificación de los SI

Mediante el plan de SI la empresa establece los objetivos y proyectos relativos a lossistemas de información, de forma alineada a los objetivos de la empresa.

Objetivo del Plan: Alinear los objetivos de la empresa con los SI previstos, integrar a la dirección

general en las decisiones relativas a los sistemas.

Dotar a la empresa de sistemas que respondan a las necesidades de laempresa, tanto para los procesos de trabajo como para la toma de decisiones.

Comprometer a los distintos responsables en las decisiones que van a afectar alfuturo de los sistemas relacionados con sus funciones o departamentos.

Servir como base para la gestión de los proyectos que se originen en el planincluyendo calendarios, responsables, políticas a seguir, recursos a utilizar, etc.

Fases para la elaboración del plan de SI

Fase 1: Establecimiento del equipo de trabajoDetermina el equipo que se encargará de diseñar el plan y las acciones que se prevérealizar: entrevistas, calendarios, visitas, presentaciones preliminares, etc. La realizacióndel plan de sistemas debe comunicarse de manera directa o por reunión o comunicado atodos los responsables de la organización

Fase 2: Análisis de la situación actual y de las oportunidades

Debe analizar la problemática de los sistemas actuales: carencia de información,problemas organizativos, limitaciones de las aplicaciones informáticas actuales ytambién las oportunidades estratégicas que darán lugar a nuevas aplicaciones o alrediseño de las actuales.

Fase 3: Establecimiento de las directrices del planLa dirección de la empresa debería establecer las siguientes directrices:

Políticas sobre comprar software o hacerlo. Decisiones sobre los sistemas antiguos Priorización de las acciones y aplicaciones del plan que se van a ejecutar Expectativas sobre los presupuestos a establecer en el plan.

Fase 4: Arquitectura de las aplicaciones futuras

Determinación de que aplicaciones futuras se van a desarrollar y el nivel de integración de las mismas.

Fase 5: Elaboración del planDebe detallar: Plan de aplicaciones a desarrollar e implantar (fechas y responsables) Plan de hardware e instalaciones Plan de comunicaciones, si procede Migración de datos de sistemas anteriores Plan de formación y puesta en marcha de los distintos sistemas

Fase 6: Recursos necesarios

Recursos humanos del departamento de sistemas Recursos humanos de otros departamentos Recursos externos (proveedores) Otros recursos (hardware, software, instalaciones)

Fase 7: Análisis económico y rentabilidad

Los indicadores financieros no son suficientes y que los principales beneficios de un sistema son intangibles

Fase 8: Síntesis y presentación del planDebe comunicarse de manera sintética a los distintos departamentos para que conozcan los objetivos y proyectos previstos.

También la empresa debe disponer de una herramienta que le permita visualizar el conjunto de los proyectos con su calendario, presupuesto y responsables asignados.

• La tecnología de proceso de datos no tiene su origen un propósitocomercial aunque hoy en día sea una importante aplicación, en suscomienzos en los años 50 , el propósito del hardware y el softwareera exclusivo del científico y militar.

• El éxito en estos ámbitos el procesar grandes volúmenes de datos,es lo que le conduce en los años sesenta al desarrollo de lasprimeras aplicaciones en el ámbito empresarial.

TIPOS DE SISTEMAS:PERSPECTIVA HISTORICA

AÑOS 60

AÑOS 90

AÑOS 70

AÑOS 80

TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS)

MANAGEMENT INFORMATION S.(MIS) EXPERT SYSTEMS (ES)

DECISION SUPPORT S. (DSS) OFFICE AUTOMATION S. (OAS)

EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS (EIS)

Tipos de Sistemas de Información

Principales Tipos de Sistemas

1. Sistemas de Soporte Ejecutivo (ESS)

Se trata de sistemas de información dirigidos a la alta dirección puesto quepermiten automatizar la obtención de datos (tanto internos como externos dela empresa) más relevantes y estratégicos para la organización,presentándolos de la forma más comprensible posible con la finalidad de poderdar seguimiento a los factores críticos de éxito.

2. Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS)

es un sistema informático utilizado para servir de apoyo, más queautomatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisión es una elecciónentre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esasalternativas.

3. Sistemas de Información Gerencial (MIS)

Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas sonmejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por lamáquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración ylas funciones de toma de decisiones en una empresa.

Principales Tipos de Sistemas

4. Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS)

Es un concepto aplicado en las organizaciones. Tiene el fin de transferir elconocimiento desde el lugar dónde se genera hasta el lugar en dónde se va aemplear.

5. Sistemas de Automatización de Oficina (OAS)consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de unaorganización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas decálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando varias deestas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución einstalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática.

6. Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)

es un tipo de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recuperatoda la información generada por las transacciones producidas en una organización.Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentraneventualmente almacenados en un sistema de información.

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS):

• Sistemas básicos del negocio que sirven a nivel operativo• Un sistema computarizado que ejecuta y registra todas las transacciones diarias y

rutinarias necesarias para manejar el negocio.

TPS de la Nómina (planillas)

Tipos de Sistemas TPS

Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS):

Nivel del Conocimiento• Entradas: Diseños, especificaciones• Procesamiento: Modelación• Salidas: Diseños, gráficas• Usuarios: Staff técnico y profesionales

Ejemplo: Estación de Trabajo de Ingeniería

Sistemas de Información Gerencial (MIS):

Nivel Administrativo• Entradas: Altos volúmenes de datos• Procesamiento: Modelos simples• Salidas: Reportes Resumidos• Usuarios: Gerencia Media Ejemplo: Presupuesto Anual

• Decisiones estructuradas y semi-estructuradas

• Reportes orientados al control

• Datos pasados y presentes

• Orientación Interna

• Proceso de diseño lento

Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS):

Nivel Gerencial• Entradas: Bajos volúmenes de datos

• Procesamiento: Interactivo

• Salidas: Análisis de Decisión

• Usuarios: Profesionales

Ejemplo: Análisis de Costos Contractuales

Sistemas de Soporte de Decisiones (DSS)

Sistemas de Soporte Ejecutivo (ESS)

Nivel Estratégico• Entradas: Datos Agregados• Procesamiento: Interactivo• Salidas: Proyecciones• Usuarios: Alta Gerencia Ejemplo: Plan de operaciones de 5 años

• Gerencia de alto nivel

• Diseñado de manera individual

• Une a los “CEO” con todos los niveles

• Muy costosos de mantener

• Soporte muy extensivo para el staff

Sistemas de Soporte Ejecutivo (ESS)

INTERRELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS

Principales funciones de los sistemas:• Gerencia de ventas, investigación de mercadeo, promociones, fijación de

precios, nuevos productos

Principales aplicaciones:• Sistema de información de ordenes de ventas, sistema de investigación de

mercado, sistema de fijación de precios

Sistemas de Ventas y Mercadeo

Sistema de Ventas y Mercadeo

SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL

PROCESAMIENTO ENTRAR, PROCESAR, RASTREAR OPERACIONALORDENES ORDENES

ANALISIS MERCADO IDENTICAR CLIENTES & MERCADOS CONOCIMIENTO

ANALISIS PRECIOS DETERMINAR PRECIOS GERENCIAL

TENDENCIA VENTAS PREPARAR PRONOSTICO 5 AÑOS ESTRATEGICO

Principales funciones de los sistemas:• Programación, compras, envíos, recepción de materia prima, ingeniería,

operaciones

Principales aplicaciones:• Sistemas de planeación de materiales (MRP), sistemas de control de órdenes

de compra, sistemas de ingeniería, sistemas de control de calidad

Sistemas de Manufactura y Producción

SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZATIONAL

CONTROL MAQUINARIA ACCIONES DE CONTROL DEL EQUIPO OPERACIONAL

DISEÑO ASISTIDO COMPUTADOR DISEÑO NUEVOS PRODUCTOS CONOCIMIENTO

PLANEACION PRODUCCION DECIDIR NUMERO, PROGRAMACION GERENCIAL

LOCALIZACION INSTALACIONES DECIDIR DONDE COLOCARLAS ESTRATEGICO

Sistemas de Manufactura y Producción

Sistemas de Inventario

Principales funciones de los sistemas:• Presupuestos, Contabilidad general, facturación, contabilidad de costos

Principales aplicaciones:• Sistema de Contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,

presupuestos, sistemas de administración de fondos

Sistemas Financieros y Contables

SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL

CUENTAS POR COBRAR SEGUIMIENTO DINERO DE LA EMPRESA OPERACIONAL

ANALISIS PORTAFOLIO DISEÑAR INVERSIONES DE LA EMPRESA CONOCIMIENTO

PRESUPUESTACION PREPARAR PRESUPUESTO CORTO PLAZO GERENCIAL

PLANEACION UTILIDADES PLANEAR UTILIDADES LARGO PLAZO ESTRATEGICO

Sistemas Financieros y Contables

Principales funciones de los sistemas:• Registro de personal, beneficios, compensaciones, relaciones laborales,

entrenamiento

Principales aplicaciones:• Nómina, registros de empleados, sistemas de beneficios, sistemas de

trayectoria de carrera, sistemas de entrenamiento de personal

Sistemas de Recursos Humanos

Sistemas de Recursos Humanos

SISTEMA DESCRIPCION NIVEL ORGANIZACIONAL

ENTRENAMIENTO & DESARROLLO SEGUIR ENTRENAMIENTO, HABILIDADES, EOPERACIONAL

TRAYECTO CARRERA DISEÑAR TRAYECTORIAS DE CARRERA CONOCIMIENTO

ANALISIS COMPENSACIONES MONITOREAR SALARIOS, BENEFICIOS GERENCIAL

PLANEAMIENTO RECURSOS HUMANOS PLANEACION LARGO PLAZO FUERZA LABOESTRATEGICO

Sistemas de Recursos Humanos

Procesos del Negocio

• Forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un producto o servicio

• Flujos concretos de material, información y conocimientos — grupos de actividades

Procesos del Negocio y Sistemas de Información

• Formas únicas para coordinar trabajo, información y conocimiento

• Caminos que escoge la gerencia para coordinar el trabajo.

Los sistemas de información ayudan a las organizaciones a:

• Lograr grandes eficiencias al automatizar parte de sus procesos

• Repensar y alinear los procesos

Ejemplos de proceso de negocio:

Manufactura y producción: Ensamblaje del producto, chequeo de calidad, producción de la lista de materiales.

Ventas y mercadeo: Identificación de clientes, creación de fidelidad en el cliente, proceso de ventas

Finanzas y contabilidad: Pago de créditos, creación de estados financieros, manejo de flujos de caja

Recursos Humanos: Contratación de empleados, evaluación de desempeño, reclutación en planes de beneficio

Procesos del negocio con funcionalidad cruzada

• Transcienden los límites entre ventas, mercadeo, manufactura e investigación y desarrollo

• Grupos de empleados de diferentes especialidades para completar un trabajo

Ejemplo: Proceso de Cumplimiento de Ordenes

Procesos de Negocio y Sistemas de Información

• Dentro del negocio: Existen funciones, en donde cada una de ellas utiliza sus propios sistemas de información

• Por fuera de los límites de la organización: Hay clientes y proveedoresLas funciones tienden a trabajar hacia el aislamiento

Visión Tradicional de los Sistemas

Aplicaciones Empresariales

• Sistemas empresariales (ERP

• Sistemas de manejo de la cadena de abastecimiento (SCM)

• Sistemas de manejo de las relaciones con los clientes (CRM)

• Sistemas de manejo del conocimiento (KMS)

Sistemas Empresariales (ERP)

• Estructura y organización de la empresa: Una sola organización

• Gerencia: Procesos gerenciales de conocimientos ampliados dentro de la empresa

• Tecnología: Plataforma unificada

• Negocios: Operaciones mucho más eficientes y procesos manejados por los clientes

Beneficios de los Sistemas Empresariales

• Difíciles de construir: Requieren de cambios fundamentales en la forma en la que opera el negocio

• Tecnología: Requiere piezas muy complejas de software y grandes inversiones de tiempo, dinero y experiencia

• Coordinación organizacional y toma de decisiones centralizada: No es la mejor manera de operar para las empresas

Retos de los Sistemas Empresariales

Manejo de la cadena de Abastecimiento “Supply Chain Management” (SCM)

• Vínculos más cercanos y coordinación de actividades involucradas en la compra, la fabricación y el envío del producto

• Integra la logística en tiempo del proveedor, el fabricante, el distribuidor y el cliente

• Reduce tiempos, esfuerzos redundantes, y costos de inventario

Supply Chain Management (SCM)

Cadena de Abastecimiento “Supply Chain”• Red de organizaciones y procesos de negocios

• Ayuda en la compra de materiales, la transformación de las materias primas en productos en proceso y terminados

Supply Chain Management (SCM)

Limitaciones:

Las ineficiencias pueden dilapidar cerca del 25% de los costos operativos de lacompañía

Efecto “Bullwhip”: La información acerca de la demanda del producto puede serdistorsionada a medida que pasa de una entidad a la siguiente.

Supply Chain Management

• Ayuda a la distribución del producto terminado a los clientes

• Incluye la logística reversada – los productos devueltos fluyen en dirección contraria desde el comprador hacia el vendedor

Supply Chain Management (SCM)

• Deciden cuándo, qué producir, qué almacenar, y qué mover• Comunican rápidamente las ordenes• Rastrean el estado de una orden• Chequean disponibilidad de inventario, monitorean niveles• Rastrean los envíos• Plan de producción basado en la demanda actual• Comunica rápidamente cambios en el diseño del producto• Proveen de especificaciones de los productos• Comparte información acerca de desperfectos y devoluciones

¿Cómo los Sistemas de Información Facilitan el “Supply Chain Management”

• Sistema de planeación de la cadena de abastecimiento: Permite a la empresa generar pronósticos de una producto y desarrollar el plan de compra y producción del mismo

• Sistema de ejecución de la cadena de abastecimiento: Maneja el flujo de productos a través de los centros de distribución y las bodegas

Supply Chain Management (SCM)

• Usa tecnologías digitales para permitir que múltiples organizaciones puedan colaborar en el diseño, desarrollo, construcción, distribución y manejo de los productos

• Aumenta las eficiencias en la reducción de los ciclos de vida del diseño del producto, en minimizar los excesos de inventario, en los pronósticos de la demanda, y en mantener a los clientes y a los socios comerciales informados

Comercio Colaborativo

Comercio Colaborativo

Redes Industriales Privadas

• Redes basadas en la Web

• Vincula sistemas de múltiples empresas en una industria

• Coordina procesos de negocios entre organizaciones

Redes Industriales

Customer Relationship Management (CRM)

GRACIAS