Entrada

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Es donde comienza todo el proceso de información

Se producen a partir de transacciones, voz, imágenes, texto, números, caracteres especiales

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El registro de entrada de documentos ha evolucionado de forma relevante en los últimos tiempos, utilizando recursos integrados en la gestión documental. Estos cambios suponen importantes mejoras en la explotación de la información.

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Distintos organismos, instituciones y empresas privadas demandan soluciones en el mercado para controlar y gestionar la entrada de la documentación (correspondencia, fax, e-mail), así como la distribución de documentos.

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Procesamiento de transacciones

En una operación de venta se ve como se introducen y procesan los datos al sistema

Para ingresar al sistema es importante el ingreso de contraseñas para restringir su uso a personal autorizado

Luego de introducir la transacción se procesan los datos

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Pasos en una transacción de venta: Se introduce la transacción al sistema

completando la documentación necesaria

Los datos ingresados pasan a la base de datos y se actualizan los registros

El registro actualizado se guarda en la base

El sistema está preparado para recibir otra transacción y repetir el proceso

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Entrada directa o indirecta

Los datos se pueden introducir en forma directa o por lotes, según los requerimientos de los usuarios Por lotes: los datos se acumulan

durante un lapso de tiempo Directa: los datos se introducen

en el momento que ocurren

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En la entrada por lotes se completan documentos que luego serán ingresados al sistema

En la entrada directa los datos de una transacción se introducen y procesan inmediatamente

Cualquiera sea la forma en que se introducen los datos se harán respetando todos los controles para garantizar la veracidad de los mismos

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Diseño de formas En muchos casos la introducción de

datos se realiza en documentos que luego servirán como registros de ingreso

Se debe tener en cuenta qué datos se capturarán y quienes obtendrán copias

Se debe asegurar el número de copias y los pasos necesarios para mantener la información relevante

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Formas en papel Siguen siendo las formas más usadas para

el ingreso de datos En el momento de seleccionar el papel se

tendrán en cuenta ciertas características relacionadas con: el tiempo de almacenamiento, la apariencia, las veces que se manipularán y cómo, el método de llenado de espacios en blanco y la seguridad contra el borrado o adulteración

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Tipos de papel: De alta calidad, más durable, posible de

archivar por largo tiempo, fácil de escribir Papel más pesado, tipo cartulina, usado

en tarjetas Papel delgado, se usa en el caso de tener

que hacer varias copias Papel de seguridad, al borrarse deja

marca evidente

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Tamaño del papel: Se debe adaptar a las formas para

archivos, impresoras, carpetas Los tamaños a medida generan

problemas de manejo, ocasionan inconvenientes al archivarse e incrementan el costo

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Color: Se deben usar colores legibles

especialmente en el momento de hacer una o varias copias evitando colores oscuros

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Título: El formulario deberá tener un título

para su identificación y en algunos casos el nombre de la organización

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Numeración: Se utilizarán para identificar la forma

y se colocarán en el margen inferior o superior, puede incluir letras para mayor identificación.

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Paginación: Si la forma está compuesta por

varias hojas deberán indicarse la cantidad de páginas que lo componen

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Espaciado: Se tendrán en cuenta la cantidad

de datos a ingresar para determinar el espacio tanto vertical como horizontal.

Secuenciación: Los datos ingresados se harán de

manera lógicamente secuencial para facilitar la tarea al usuario

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Títulos y leyendas: Emplear leyendas claras, que

indiquen que datos se deben ingresar allí.

Ventanas: Si la forma es enviada por correo, la

dirección se ajustará a la ventana del sobre.

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Instrucciones: Lo ideal es que las formas sean de

fácil interpretación, en caso necesario colocar las instrucciones en la zona a las que hace referencia. Que el usuario pueda verlas antes de completar la forma

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Multicopiado: Una sola escritura sirve para varias

copias Los datos ingresados aparecerán en

todas o algunas copias

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Formas retornables: Se emplean para evitar errores en la

entrada. Las formas de salida regresan a la organización como entrada para otro proceso.

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Formas electrónicas La forma que aparecerá en el monitor

será la misma que la impresa La captura de datos y su procesamiento

se hace más rápido y efectivo que en papel

La distribución de datos a otros usuarios se maneja en forma electrónica mediante redes, emails, cd, o copias impresas

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El diseñador debe crear un sistema que administre y almacene los datos ingresados según los requerimientos de los usuarios

El sistema tiene que estar preparado para imprimir tantas copias como sean necesarias

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Las formas electrónicas procesan los datos ingresados, indican cómo completar la forma y dan instrucciones a los usuarios en caso necesario

Los campos a completar se diseñarán teniendo en cuenta el tipo de datos requeridos (números, letras)

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Se pueden poner límites en los campos a completar, dando mensaje de error en caso que esté mal

Al completar la forma se pueden ir mostrando resultados o cálculos parciales

En caso que el usuario lo necesite, puede solicitar ayuda presionando una tecla

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Se pueden completar automáticamente datos que permanecen constantes para ahorrar el tiempo de llenado de formas. Estos datos estarán almacenados en una base y podrán ser exportados a otras aplicaciones

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Ventajas de las formas electrónicas

En la forma electrónica no se necesita tanto espacio para almacenar información como ocurre con el papel

Los costos por el papel, el trabajo de diseño, la impresión son más visibles en la forma de papel que en la electrónica

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Existen gastos que se pueden reducir si se adopta la forma electrónica: Costos por falta de papel Las formas de papel pueden

transformarse en obsoletas Cambios de forma por ineficiencia Usar la forma correcta

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Creación, manejo y procesamiento de formas correctas

Rapidez para completar formas de manera electrónica

Introducción y captura de datos en un solo paso

En la forma electrónica los datos se introducen y transmiten simultáneamente

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Trámites para obtener una clave

¿Cómo obtener la clave? Ud. podrá obtener la clave de

acceso a pagomiscuentas.com en los Cajeros Automáticos de la Red Banelco, las 24 hs., los 365 días del año.

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Una vez que ingrese su Tarjeta Banelco al cajero automático aparecerá la siguiente pantalla:

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Deberá ingresar su clave de identificación personal (CIP). A continuación el cajero automático le mostrará la siguiente pantalla de selección de operaciones:

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Ud. deberá seleccionar "OTRAS OPERACIONES" para que aparezca la transacción "CLAVE ACCESO HOME BANKING".

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Al seleccionar la transacción "CLAVE ACCESO HOME BANKING", aparecerá una pantalla donde deberá ingresar el tipo de documento que utilizará para acceder a pagomiscuentas.com.

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Luego se le pedirá que ingrese el número de documento correspondiente al tipo de documento seleccionado anteriormente.

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A continuación, aparecerá una pantalla donde deberá ingresar la clave para acceder a pagomiscuentas.com que Ud. desee. La misma deberá ser de 8 dígitos.

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Una vez que ingrese su clave de acceso a pagomiscuentas.com, se le pedirá que la confirme ingresándola nuevamente.

Luego de confirmar la clave el cajero automático le mostrará una pantalla indicándole que la transacción fue completada.

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Una vez finalizada la operación el cajero le imprimirá un ticket como el siguiente:

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Codificación

Las claves en la introducción de datos proporcionan al sistema seguridad y ayudan a la identificación de usuarios, transacciones, cuentas, eventos, etc

Para diseñar este tipo de códigos es necesario tener en cuenta ciertas reglas que lo harán más eficiente

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Símbolos de codificación Generalmente se utilizan números que

contienen entre 6 y 10 dígitos Existen también claves alfanuméricas

que proporcionan mayor posibilidad de combinaciones

Actualmente las formas más usadas en códigos con: numéricos, alfabéticos y alfanuméricos

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Diseño de claves El código se debe adaptar a las

necesidades de los usuarios y al método de procesamiento

El código debe ser único para cada elemento que identifica

Debe ser flexible y no deberá excederse en su longitud

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Diseño de claves Se debe evitar la confusión o

mala interpretación de los códigos (caracteres o sonidos similares)

Uso de reloj de 24 horas, emplear sistemas de fechas con formatos MMDDAAAA

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Todas las claves deberán tener la misma extensión

Las claves muy largas deberán segmentarse

Usar dígito de verificación cuando el código es importante en el procesamiento de la información

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Código de barras

El EAN (European Article Number) es un sistema de códigos de barras adoptado por multitud de empresas.

Está constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en 4 partes:

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Los primeros dígitos identifican a través de que Organización Nacional se ha adscrito una empresa al Sistema EAN. Por ejemplo, en España se encarga de ello Aecoc y su código es el 84.

Código de empresa: es un número compuesto por entre 5 y 8 dígitos, dependiendo de las necesidades de la empresa, que identifica al propietario de la marca.

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Código de producto: completa los 12 primeros dígitos.

Dígito de control: consta de un solo dígito y sirve para verificar que el código leído es correcto. Para calcularlo se suman los dígitos de las posiciones impares, se multiplica por 3, se le suman los dígitos de las posiciones pares y a este resultado se le resta el siguiente múltiplo de 10. El resultado final ha de coincidir con el dígito de control.

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Por lo tanto el código de barras EAN 13 puede ser muy variable dependiendo de la empresa que lo utilice. Un ejemplo podría ser:

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[84] Los dos primeros dígitos identifican que la empresa se ha adscrito a Aecoc como Organización Nacional registradora de códigos de barras EAN.

[25623] Los 5 dígitos siguientes indican el código de empresa asignado por la Ornazación Nacional Aecoc.

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[50012] Los 5 dígitos siguientes identifican el producto dentro de la empresa, este código será asignado por la empresa a su libre albedrío.

[6] El último dígito es calculado, es el dígito de control.

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Código en bloque: ISBN El ISBN - INTERNATIONAL

STANDARD BOOK NUMBER - es un sistema internacional de numeración e identificación de títulos de una determinada editorial, aplicado también a Software.

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El fundamento del sistema es la de identificar un título de una determinada editorial. Una vez atribuída la identificación, este número sólo será aplicable a esa obra y no podrá ser reutilizado.

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El ISBN es el resultado de un sistema numérico para libros utilizado por los editores ingleses el cual ha sido adoptado por los comerciantes del libro como también por las bibliotecas.

El ISBN, es aplicable independientemente del destino que el editor le asigne al libro, ya sea para venta, obsequio o circulación interna.

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A partir de una reunión realizada en Berlín en 1967, el sistema fue oficializado internacionalmente y ratificado posteriormente por la ISO (International Standard Organization) como norma internacional en 1972 - ISO 2108-1972.

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Ventajas del ISBN:

Identifica un libro de una determinada editorial

Facilita el control de stock Facilita el control de ventas Estandariza los pedidos de libros a las

editoriales

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Facilita la interconexión de archivos, la recuperación y la transmisión de datos en sistemas automatizados

Elimina barreras lingüísticas en la comercialización

Facilita el intercambio bibliográfico nacional e internacional.

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Métodos de entrada Interfaces amigables Se busca la comodidad del usuario

Diseño uniforme, intuitivo, fácil de usar

Agrupar elementos relacionados entre sí

Apariencia similar indica operación similar

Evitar dispersar la atención

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Evitar tener que teclear datos largos Permitir recuperar valores ya

tecleados El estado del sistema debe ser

explícito Diferente estado debe tener

diferente apariencia No pedir confirmaciones (permitir

deshacer)

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Dispositivos de entrada

Son los que se usan para la captura de los datos al Sistema de Información: Teclado Tarjetas magnéticas Dispositivos sensibles al tacto

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Imágenes Mouse Tabletas digitalizadoras Voz Reconocimiento óptico de

caracteres (OCR)

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