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Informática de Sistemas I Prof.: Norma Morales
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LA INFORMACIÓN
Recurso de las organizaciones
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Definición de Información Según Burch-Grudnitski: La
información la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y útil y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones
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Definición de Información Para Gordon B. Davis : La
información es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones.
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Definición de Información Para James A. Senn: Conjunto
de datos que dentro de un contexto significativo y útil, ésta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.
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Definición de Información
Según la enciclopedia Británica: En lo general el término información se refiere a los factores y opiniones enviadas y recibidas durante la vida diaria. Se obtiene información directamente de otras personas, medios masivos, bancos de datos y de todos los fenómenos que observamos en el ambiente.
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Porqué recurso ?
Une a todos los componentes de la organización para una mejor operación, coordinación
Las compañías funcionan por la información
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Información Implica comunicación y recepción
de inteligencia o conocimiento Sirve para:
Evaluar y notificar Reducir incertidumbre Revelar alternativas adicionales Eliminar alternativas irrelevantes Anticipar el futuro
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Qué contiene ?
Datos Imágenes Texto Documentos Voz Gráficos
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Diferencia entre información y datos Datos: realidades concretas en su
estado primario. Pueden ser
alfanuméricos de imágenes de audio de video
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Información: conjunto de datos organizados de manera tal que adquieren valor adicional más allá del que poseen por sí mismos.
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La conversión de datos en información es un proceso o un conjunto de tareas relacionadas entre sí en forma lógica y ejecutadas con el fin de producir un resultado.
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El proceso para definir relaciones entre datos requiere de conocimiento.
El conocimiento es la apreciación y compresión de un conjunto de información y de la utilidad que puede extraerse de ella en beneficio de una tarea específica.
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En algunos casos los datos se organizan o procesan en forma mental o manual.
No importa de donde proceden los datos o cómo se los procesa sino lo útil y valiosos que son.
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Características que debe tener la información para que sea valiosa Exacta Completa Económica Flexible Confiable
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Características que debe tener la información para que sea valiosa Pertinente Simple Oportuna Verificable Accesible
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Atributos de la Información: La información oportuna,
relevante y exacta es el recurso esencial para mantener las operaciones y ser competitivos
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Atributos de la Información:Exactitud Que esté libre de errores y tendencias Que sea clara y refleje
adecuadamente los datos en los que se basa
Que transmita una imagen clara al receptor, lo cual puede requerir distintas presentaciones
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Atributos de la Información:Oportunidad Hacer llegar la información a los
receptores dentro del marco de tiempo necesario
Que los receptores la puedan obtener cuando la necesitan
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Atributos de la Información:Relevancia La información debe responder
de manera específica al usuario sobre:Qué?, por qué?, dónde?,
cuándo?, quién?, cómo?
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Atributos de la Información:Relevancia Tener en cuenta que la
información relevante para un usuario no lo es necesariamente para otro
La relevancia de la información varía según la posición del usuario dentro de la pirámide organizacional
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Categorías de la Información
Se puede clasificar de muchas formas pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va
dirigida y para quien es útil. Estratégica
Enfocada a la planeación a largo plazo Orientada a la alta administración.
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Táctica Información de control administrativo Es un tipo de información compartida. Tiene una utilidad a corto plazo.
Operacional Información rutinaria. Muestra la operación diaria. Tiene una utilidad a muy corto plazo.
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Conceptos de Sistemas
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Conceptos de Sistemas
Un sistema es un conjunto de partes relacionadas entre sí, que interactúan permanentemente con el propósito de alcanzar objetivos a fines que son comunes.
Los sistemas poseen entradas, procesamientos, mecanismos, salidas y retroalimentación.
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Un sistema es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, que desarrolla una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, para suministrar información.
Los sistemas son todo lo que rodea al ser humano (sistema nervioso, sistema solar, sistemas de numeración, sistemas de información, sistema digestivo)
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el sistema se compone de partes denominadas subsistemas
las relaciones entre dichas partes existen y son muy importantes
el o los objetivos del sistema se alcanzan mediante el funcionamiento armónico y coordinado de los subsistemas
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Una organización puede estudiarse como un sistema compuesto por diversas partes que interactúan y orientan sus acciones hacia el logro de objetivos que son comunes; esos objetivos pueden ser obtener ganancias o prestar un servicio a la comunidad sin fines de lucro.
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Qué es un Sistema de Información? Un sistema de información es un
conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo.
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Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos : personas, datos, actividades y recursos
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Todo ese conjunto de elementos interactúan entre si para procesar los datos y la información (incluyendo procesos manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
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Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente.
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Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y pueden ser, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generan reportes periódicos para varios usuarios.
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Características de los sistemas de información
Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles múltiples dentro de la empresa.
Acceso inmediato en línea a grandes cantidades de información.
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Fuerte confiabilidad en la tecnología de telecomunicaciones.
Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implícita en los sistemas.
La capacidad para combinar datos y gráficas.
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Elementos de un sistema de Información
El equipo computacional El recurso humano que interactúa
con el Sistema de Información Los datos o información que son
introducidos en el sistema Los programas que producen
resultados
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Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
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Entrada
Es la actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios.
Puede adoptar diferentes formas pero más allá del sistema de que se trate el tipo de entrada está determinado por la salida que se desea obtener.
La exactitud de la entrada es decisiva para obtener la salida deseada.
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Procesamiento
Es la transformación de datos en salidas útiles (hacer cálculos, adoptar acciones alternas, almacenar datos)
Puede llevarse a cabo en forma manual o automatizada.
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Salida
Producir información útil en forma de documentos o reportes.
La salida de un sistema de información puede ser la entrada de otro.
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Retroalimentación
Es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento.
La presencia de errores o problemas puede imponer la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un proceso.
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Retroalimentación
Un administrador puede utilizar la retroalimentación para decidir el pedido de más artículos si la salida indica que los niveles de inventario de esos artículos son bajos. Los nuevos pedidos se transforman en entradas al sistema.
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La Información y la Organización
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La organización está formada por personas que se unen para lograr un objetivo común:crear y ofrecer un producto o servicio
El trabajo dentro de las organizaciones se divide entre las personas según las habilidades y los objetivos de sus tareas, luego se unen para lograr una coordinación general.
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El trabajo incluye actividades físicas y mentales. Los trabajadores de operaciones tienen una orientación física y los trabajadores de la información tienen una orientación mental.
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Trabajadores operacionales
Están involucrados directamente con la fabricación y distribución de productos o servicios
Ensamblan piezas, operan máquinas o trabajan indirectamente con el producto
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Trabajadores de la información Más de la mitad de la fuerza laboral
está involucrada con la información o con el procesamiento de la misma
Crean, procesan, distribuyen interpretan y analizan la información
Preparan reportes, toman decisiones, hacen seguimientos de actividades
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Trabajadores de la información
Contadores, administradores de empresas, empleados administrativos, ingenieros, abogados, programadores, analistas de sistemas, gerentes, bibliotecarios, auditores, etc. son trabajadores de la información
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Categorías de trabajadores de la información
Usuarios primarios de la información
Usuarios y proveedores de información
Personal de soporte de la información
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Son esenciales los sistemas de información que pueden evitar los cuellos de botella y proporcionan un acceso rápido a la información para diversos usuarios, evitando problemas.
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La Cultura de las Organizaciones " es la forma en que hacemos las
cosas por aquí “ Es lo que une o desintegra una
organización Es el aprendizaje acumulado de las
organizaciones basado en los regímenes de promociones, ascensos, castigos y decisiones
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La Cultura de las Organizaciones Es la forma en que la gente ha
aprendido a comportarse en una organización
Le da a cada organización su personalidad y significado
Algunas culturas aceptan el cambio y riesgos otras detestan el cambio y la incertidumbre
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La Cultura de las Organizaciones Los diseñadores de sistemas de
información no pueden alterar esta cultura, deben hacer un sistema que se adapte y que funcione como la gente desea.
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Factores claves de las organizaciones
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Determinan la clase de información que se produce y la forma en que se comunica: Naturaleza Categorías Tamaño Estructura Estilo gerencial
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Naturaleza
El propósito de una organización es uno de los factores que contribuyen a los requerimientos de información.
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Naturaleza
En la mayoría de las organizaciones la información y el procesamiento de las mismas son considerados como funciones de logística.
Para otras la función principal es la producción de información: bancos, compañías de seguros, etc.
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Naturaleza
Para identificar y entender los requerimientos de información de una organización es necesario entender su naturaleza y la relación entre los datos y el procesamiento de información.
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Categorías
Organización funcional: cada gerente es responsable de un área especializada;
Organización divisional: cada gerente de división está a cargo de todas las funciones de dicha división;
Organización matricial, en la que existen las dos formas: en base a funciones en base a proyectos
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Tamaño Afecta los requerimientos de
información Cuanto más grande es una
organización, mayores serán sus requerimientos de información
Surgen niveles gerenciales Las comunicaciones se vuelven
más formales
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Estructura
Dos organizaciones del mismo tamaño en términos de ventas, capital y personal pueden diferir en su estructura
La estructura interna está sujeta a diferencias entre las organizaciones
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Estilo gerencial
Una filosofía gerencial que incorpora conceptos de presupuestos requiere más datos y procesamientos de información que otra que mida sólo costos reales
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La información como arma competitiva Para evitar el fracaso, sobrevivir y
lograr éxito, las organizaciones deben explotar las fortalezas propias de su organización y reforzar sus debilidades con una gerencia informada, con la diferenciación de sus productos y servicios y con una creciente productividad
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La información como arma competitiva
La información es el arma principal que ayudará a la gerencia a penetrar en un ambiente competitivo
Quienes producen información de mejor calidad serán más fuertes competidores del ramo
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La información como arma competitiva
Los buenos gerentes son los iniciadores del cambio, son los líderes, los innovadores, quienes asignan recursos, quienes dicen adelante o alto, son los planificadores, controladores y los que se encargan de la toma de decisiones
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Niveles gerenciales
Según sus funciones: Estratégico Táctico Técnico
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Nivel técnico
El gerente técnico se ocupa de asuntos operacionales diarios, como embarque y recepción, contratación y despido, capacitación, programación de tareas, manejo de materiales y expedición
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Nivel táctico Se encarga de seleccionar los
mejores métodos o las máquinas para cumplir con los objetivos a corto plazo ( 6 a 24 meses), y determinar los procedimientos y políticas, la administración financiera y presupuestaria y los abastecimientos
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Nivel estratégico
El gerente estratégico se ocupa de los problemas de largo plazo (2 a 5 años), inversiones de capital, nuevos mercados, nuevos productos, reorganizaciones, combinación de empresas, adquisición de compañías, cierres y reubicaciones
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Toma de decisiones
Puede ser rutinaria y bien estructurada o puede ser compleja y mal estructurada
La toma de decisiones programada se refiere al proceso de tratar con decisiones repetitivas y bien estructuradas
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Toma de decisiones
Las oportunidades de toma de decisiones programadas se definen como prácticas estándar de operación y se desarrolla un algoritmo para describir cómo se va a tomar esta decisión
La ejecución puede ser manual o computarizada
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Toma de decisiones
Las decisiones de rutinas y repetitivas se prestan para el desarrollo e implementación de toma de decisiones programadas
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Toma de decisiones
La toma de decisiones no programadas es el proceso para manejar problemas que no están bien definidos
Se requiere un tomador de decisiones muy hábil y un sistema de información bien diseñado
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Resumen
Sin información de calidad las organizaciones se encuentran a la deriva
La información de calidad es un recurso crítico y se obtiene asegurándose que sea exacta, oportuna y relevante
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El reto que enfrentan los trabajadores de la información de hoy en día es el de desarrollar sistemas de información que ayuden a las organizaciones a competir en el mercado
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Se debe exigir a los analistas que adopten enfoques innovadores y emprendedores en el desarrollo de sistemas
Deben ver las necesidades de información no cubiertas como un espacio de oportunidades poblado por usuarios potenciales
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Deberán esforzarse para que los sistemas de información sean más eficaces y eficientes
Una forma de lograrlos consiste en filtrar los datos a fin de que los usuarios obtengan más información y menos datos
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El siguiente paso que se debe dar es tratar al sistema de información como un negocio dentro de un negocio y solicitar el desarrollo de sistemas altamente integrados y cooperativos en los cuales los usuarios puedan recurrir al mismo como un proveedor de información en un enfoque "hágalo-usted-mismo"