CLASES DE CLASES DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

SE CLASIFICAN SEGÚN SU SE CLASIFICAN SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONOMICAACTIVIDAD ECONOMICA

PERSONALESPERSONALES

COMERCIALESCOMERCIALES

JUDICIALESJUDICIALESRELIGIOSASRELIGIOSAS

MILITARES MILITARES

PERSONALESPERSONALES

CARTAS CARTAS

DISCURSOS DISCURSOS

ENSAYOSENSAYOS

DIARIODIARIO

COMERCIALESCOMERCIALES

- - PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE PARTE ADMINISTRATIVA - PARTE CONTABLE ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS ACUERDOS HOJAS DE VIDA FACTURAS RECIBOS

INFORMES LEYES BALANCES INFORMES LEYES BALANCES

JUDICIALESJUDICIALES

SENTENCIAS SENTENCIAS JUICIOSJUICIOS

DEMANDAS CAUSAS

RELIGIOSASRELIGIOSAS

ESCRITOS PAPALESESCRITOS PAPALES BULA

ACTAS

MILITARES

MINUTA

AUTOS

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION•Asunto: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de lacomunicación.

•Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue emitida

•Número de origen: Código y número de registro de origen

•Emisor: Corresponde al nombre de la persona que firma el documento.

•Institución: Es el nombre o la razón social del emisor.

•Grado de reserva: Ordinaria o reservada

•Prioridad o tipo: Normal, urgente, tutela (8, 24 o 48 horas) o derecho de petición.

•Medio de recepción: Intermediario o portador de la correspondencia, mensaje de datos, correo, mensajero, telefax, telegrama, otros.

•Destinatario: Nombre del funcionario o empleado al que va dirigida la comunicación oficial

•Responsable: Nombre del funcionario o empleado que se hace responsable de la gestión de la comunicación.

•Resumen del texto: Resumen objetivo y sintético del contenido de asunto o descripción.

•Digitalizar imagen: Utilizando los medios tecnológicos instalados en la ventanilla, toda comunicación hasta de tres hojas debe ser digitalizada completa, en caso contrario se digitalizarán las dos primeras páginas y lahoja que contiene la firma del remitente.

•Insertar documento: Incorporar el archivo magnético de la comunicación oficial recibida por correo electrónico o archivo magnético.

•Clasificación: Esta acción se requiere para articular las comunicaciones con los temas y T.R.D

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

CONCEPTO

Gestiona de manera centralizada y normalizada, losservicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

MISION

Hacer de los archivos semiactivos e inactivos una fuente de información donde se refleje el buen desarrollo de la unidad

OBJETIVOS

Recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter empresarial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.

En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:

Recepción

Distribución

Trámite

Conservación .

Consulta de documentos.

FUNCIONES

SERVICIO QUE PRESTA

Dar información adecuada y oportuna

Conservar la información

Digitalizar

Cambio de soporte

Implementar manuales de procedimientos

PRESENTADO POR

AIDEE ALRCON

BLANCA CHAPARRO

63200