Guía Práctica

Cómo organizar un seminario exitoso Ventas & Marketing para Socios de Negocios Microsoft

www.microsoft.com/partner/campaigncenter

Realizar una reunión e invitar a clientes para hablar acerca de soluciones de tecnología de negocios es un modo efectivo de demostrar su capacidad ante una gran cantidad de clientes, o posibles clientes, al mismo tiempo. Los concurrentes, a su vez, pueden conocer posibles soluciones para su empresa. La organización de un evento se puede realizar para desarrollar registros de clientes potenciales o para volver a conectarse con sus clientes existentes y, además, puede ser fácil y económico. Para la mayoría de los proveedores de tecnología, los eventos y los seminarios son la parte central del desarrollo de su nuevo negocio.

1. REÚNA LOS RECURSOS

Para organizar un evento, necesitará:

Cronograma. Medios para registrarse (Web, teléfono, e-mail). Orador de gran impacto. Presentaciones listas para el cliente. Invitaciones para el evento en formatos de e-mail, HTML y folletos. Carteles y anuncios. Referencias de clientes. Historias exitosas. Tarjetas de negocios. Contenido de capacidades de la empresa. Refrigerios y/o comida Formularios de evaluación posteriores al evento. Un equipo de ventas que esté listo para trabajar con los registros de

posibles clientes.

2. UN ÉXITO PASO A PASO

Puede emplear materiales para eventos que estén relacionados a las campañas de Microsoft. Utilícelos en su totalidad o a modo de base para sus propios materiales. A continuación, le describimos los pasos a seguir para la organización de un evento:

12-8 semanas previas al evento

1. Defina su público objetivo. Según la opinión de los asistentes, el principal motivo de queja (además del exceso de calor o frío en la habitación) es que el seminario no esté enfocado a sus necesidades. Puede evitar esto definiendo y expresando con claridad para quién es el evento. Mantenga un equilibrio entre la presentación de negocios y la jerga técnica. Si su evento está destinado a autoridades comerciales, asegúrese de que el lenguaje que utiliza en su presentación aborde cuestiones de productividad, ROI (retorno de inversión), costo total de propiedad, etc. y no abuse de la jerga tecnológica. Una opción para llegar a ambas audiencias es dividir el día en dos sesiones distintas que se lleven a cabo en forma consecutiva o simultánea y que compartan una misma introducción.

2. Escoja al orador que atraiga más audienciaLocalice al orador con mejor reputación en el campo que se halle a su alcance. El renombre y el reconocimiento pueden ser muy eficaces. Aun si la sesión es presentada sólo en forma parcial por ese orador, puede ser suficiente para atraer gente a su evento. Destaque su biografía en las invitaciones.

Consejo ¿Con o sin cargo?

Al decidir si cobrar o no por asistir a su evento, tenga en cuenta lo siguiente: El número de inscripciones

a los eventos con cargo es menor que al de los gratuitos, pero estos últimos tienen un mayor índice de inasistencia o cancelación.

Los aranceles pueden proveer a su evento de mayor calidad. La calidad puede verse en el orador, el contenido, el aprendizaje, los materiales o los aspectos de entretenimiento de su evento.

El invitado que concurre a un evento pago tiende a poseer mayor poder de decisión.

Los invitados tendrán mayores expectativas sobre qué se llevarán del evento, si éste es con cargo. Considere organizar una sesión de capacitación o proveer información de investigaciones en su evento, si tiene pensado cobrar.

3. Desarrolle un tópico (y/o series)Un tópico puede hacer que su evento sea más memorable. Además, puede hacer más fácil iniciar un debate de seguimiento o continuar una serie de eventos. Los tópicos también pueden unir todo el evento a través de regalos u otros materiales como también pueden tornarlo más interesante.

4. Escoja y asegure el lugar y la fecha ¿Qué tan conveniente es para su público objetivo el lugar de reunión? (Proximidad, estacionamiento, acceso, transporte.) Pida sugerencias al personal experimentado del lugar de celebración. Las instalaciones de Microsoft pueden ser una opción para su evento. Póngase en contacto con el representante de socios en su oficina de Microsoft local para que le reserve una sala de conferencias destinada para seminarios de socios Microsoft y/o para que le contrate un orador. Microsoft Gold y Certified Partners tienen prioridad. Muchos hoteles realizan descuentos en sus salas de reuniones si se ocupa una determinada cantidad de habitaciones durante una noche o si se gasta una determinada suma de dinero en el servicio de comidas. Pruebe demostrar que busca mantener una relación a largo plazo, a modo de palanca, para obtener descuentos. Cada vez más gente prefiere los eventos vía Web debido a que implican una menor cantidad de tiempo. Microsoft LiveMeeting le permite colaborar en línea, en tiempo real, con grupos de dos o más de 2.000, con sólo un teléfono y una computadora con conexión a Internet. www.microsoft.com/livemeeting (Pruébelo en forma gratuita por 14 días.)

5. Invite socios de Co-MarketingPiense en socios complementarios para comercializar en forma conjunta. Puede tratarse de compañías con las que ya trabaja o que, simplemente, apunten al mismo mercado objetivo. Asegúrese de que su mensaje “co-comercializado” tenga sentido para el cliente y que no esté escrito sólo para satisfacer a las dos partes que realizan la oferta. Su esfuerzo combinado le puede brindar a su cliente una solución más integral. Utilice el Channel Builder o el Partner Directory para localizar un socio. www.microsoft.com/partner/go/channelbuilder

6. Cree el proceso de registroDado que el registro es la primera impresión, debe ser pensado con detenimiento. Es conveniente que el registro se pueda realizar vía Web o en persona. Testee el proceso de confirmación para cerciorarse de que los invitados sepan cómo utilizar su sistema. Realice un diagrama de la circulación del tráfico de invitados y la ubicación de los guardarropas, y asigne gente que trabaje en el registro y la administración de información durante las primeras horas del seminario. Piense con cuidado en el contenido de los paquetes de registro. En el sitio, prepare registros de inscripción, etiquetas de identificación, asistencia, etc.

7. Invitación & PromociónAlrededor de 8 semanas previas al evento, comience con sus invitaciones. Emplee una serie de comunicaciones que conduzcan a su evento a través de distintos medios (e-mails, postales, llamadas telefónicas) para crear expectativa. Distribuya información en reuniones locales o asambleas nacionales, a través de avisos en periódicos, revistas o boletines de prensa de la organización. Algunas organizaciones pueden donar espacio de publicidad y listados gratis en el "Programa de Actividades".

2-4 semanas previas al evento:

8. Prepare sus materiales & su presentación

Halle presentaciones listas para el cliente, invitaciones, evaluaciones del evento y otros recursos adicionales en: www.microsoft.com/partner/campaigncenter

9. Realice planes de hospitalidad¿Qué trato especial recibirán sus mejores clientes en el evento? ¿Habrá premios o regalos? Tenga en cuenta la posibilidad de realizar una combinación de regalos para todos los concurrentes con incentivos especiales para los clientes más leales, participación especial o inscripción a más actividades con su compañía.

10. Defina un call-to-action claro¿Qué desearía que hicieran los invitados durante o después del evento?

Consejo Anticípese a loinesperado:

Típicas preguntas para formularse:

Si el orador no llega o está

retrasado, ¿cuáles son los planes

de contingencia?

Si se presenta demasiada

gente, ¿qué haremos con la

comida, los materiales de registro,

etc.?

Si hace demasiado frío o

calor en la sala, ¿a quién puede

recurrir para ajustar la temperatura?

¿Se probó el equipo

audiovisual antes del evento? De

haber un desperfecto, ¿a quién

recurrirá?

¿Inscribirse para una prueba? ¿Programar una evaluación de seguimiento? Repita la acción muchas veces en el evento. Haga que el call-to-action se convierta en algo importante para el invitado y que le sea fácil participar en él. Por ejemplo, tenga materiales y gente preparada en múltiples locaciones y lugares de reunión para realizar actividades de seguimiento.

1semana previa al evento

11. Confirme sus planesPóngase en contacto con su orador, empleados, gerente de instalaciones y visite el lugar donde se celebrará el evento, de ser necesario. Asegúrese de que la entrega de materiales y obsequios se realice en forma puntual. Revise las diapositivas (asegúrese de que sean apropiadas para el público objetivo) y ensaye la presentación con el orador, si es posible.

12. Envíe recordatorio: Usted puede incrementar la asistencia un 25% o más, enviando un recordatorio a los invitados 1 ó 2 días antes del evento.

13. Cree placas de identificación y distribuya las listas de invitados a su personal de ventas: De modo que puedan preparase para el evento y repasar el perfil de sus clientes.

14. El día del evento: Salude a sus invitados; facilite folletos; monitoree la temperatura, la comida y los refrigerios, y trate de mantenerse accesible para solucionar cualquier inconveniente que se presente.

15. Seguimiento: Envíe un agradecimiento a quienes concurrieron al evento junto con una oportunidad adicional de seguimiento. Cierre de concursos y premios. Reúna y comunique la calificación a oradores. Mida resultados.

3. EL RESULTADO

El resultado final será una presentación informativa con actividades claras de seguimiento para el cliente objetivo.

FÓRMULADEL ÉXITO :

Cliente objetivo:Lista objetivo:

Personal involucrado: Total de invitaciones enviadas: Índice de

respuesta: Presentación:

Oferta al cliente:Costo total:

Leads en total: Seguimiento:

Ingreso estimado:

Pequeña empresa (Responsable TI), Propietario de empresa40% clientes potenciales, 60% nuevos3 – Administrativo, ventas, orador3004%PowerPoint: Microsoft Small Business Server, Un Bien EstratégicoEvaluación TI de 2 horas y gratuita con Summary Report de 3 páginas$800 por instalación y comida 1723 concurrentes contactados en llamadas de seguimiento$54.000 en los primeros 3 meses

4. MIDA SU ÉXITO

Índice de Concurrentes. Para los eventos gratuitos, en general, se puede pronosticar un índice de inasistencia de alrededor del 10 al 25% para los seminarios en persona y del 20 al 50% para los WebCasts. Los eventos gratuitos tienen un índice menor de inasistencia.

Retorno de Inversión (ROI) Manifiesta el éxito que tuvo su inversión en el seminario para generar ventas. Calcula el costo per lead de cubrir el gasto de marketing para las posibles ventas o la adquisición de clientes. Un indicador o ROI es un Índice de ROI: Índice de ROI = Ingreso por contacto ÷ Costo promocional por contacto. Cuanto más alto el índice, más efectivo el medio. Los índices de ROI altos, normalmente, están en el

centenar.

5. MÁS RECURSOS

Capacitación sobre Marketing – Lleve a cabo campañas eficaces con Microsoft

Consejos básicos de marketing para socios de negocios Microsoft, con factores a tener en cuenta para sus campañas y recursos de Microsoft que lo ayudarán a hacer que su marketing sea más efectivo. Halle este curso en Microsoft Partner Learning Center: http://members.microsoft.com/certpartner/training/

Capacitación de Solution Selling™ – Solution Selling es un método de ventas comprobado que se acomoda según el ritmo verborrágico de los negocios de hoy en día. El resultado es un proceso lógico y práctico para el éxito de las ventas.

1. Demanda de objetivo: Genere conocimiento e identifique clientes potenciales precalificados.

2. Potencial: Valide oportunidad potencial e identifique posible patrocinador.

3. Calificar: Califique clientes potenciales y verifique oportunidad con una carta al patrocinador.

4. Desarrollar: Desarrolle requerimientos de clientes, establezca relación con patrocinador y acuerde plan de evaluación.

5. Solución: Presente solución que supere las necesidades del cliente y acuerde solución preliminar.

6. Prueba: Demuestre capacidad para superar los requerimientos del cliente y obtenga aprobación verbal.

7. Cierre: Lleve a cabo negociaciones y finalice contrato con documento firmado.

Solution Selling Online se halla disponible, en forma exclusiva, para Microsoft Certified y Gold Certified Partners en http://members.microsoft.com/certpartner/training/sso/

Centro de Campañas para Socios de Negocios Microsoft – Aproveche Microsoft Go-to-Market Campaign Resources para hallar materiales que lo ayuden a llevar a cabo una campaña de marketing más eficiente y efectiva. Maximice su impacto y reduzca el costo de iniciar de cero su propia campaña con presentaciones listas para el cliente, demos, material adicional y mucho más; todo relacionado con el área que mejor concuerde con las ofertas para sus clientes.  

www.microsoft.com/partner/campaigncenter/

Biblioteca de Guías Prácticas: Puede hallar guías adicionales como éstas en el Centro de Campañas para saber:

Cómo crear un plan de campaña efectivo

Cómo seleccionar un proveedor de listas de correo favoritas

Cómo crear ofertas efectivas para clientes

Cómo organizar un seminario para clientes exitoso

Y más…