HACIA UNA CULTURA DE AUDITORIAS PARA EL HACIA UNA CULTURA DE AUDITORIAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SGCMEJORAMIENTO DEL SGC

HACIA UNA CULTURA DE AUDITORIAS PARA EL HACIA UNA CULTURA DE AUDITORIAS PARA EL MEJORAMIENTO DEL SGCMEJORAMIENTO DEL SGC

La Auditoría para el mejoramiento del SGC :

1.asume un gran respeto por las partes interesadas. 2.presupone que los colaboradores de la organización obran de buena fe

3. Nos ayuda a entender los procesos, las actividades y los riesgos asociados

Principios de AuditoríaPrincipios de Auditoría Principios de AuditoríaPrincipios de AuditoríaConducta ética

Conducta ética

Presentación justa

Presentación justa

Debido cuidado profesional

Debido cuidado profesional

IndependenciaIndependencia

EvidenciaEvidencia

ATRIBUTOS PERSONALES DE LOS AUDITORESATRIBUTOS PERSONALES DE LOS AUDITORES

a.a. Ético, Ético,

b.b. De mentalidad abierta, De mentalidad abierta,

c.c. Diplomático,Diplomático,

d.d. Observador, Observador,

e.e. Perceptivo, Perceptivo,

f.f. Versátil, Versátil,

g.g. Tenaz, Tenaz,

h.h. Decidido, Decidido,

i.i. Seguro de sí mismoSeguro de sí mismo

CARACTERISTICAS NO DESEABLES DE UN AUDITOR

Al seleccionar auditores, las siguientes características pueden afectar adversamente la la eficiencia y eficacia de la auditoría:

• Mente cerrada•Discutidor•Indisciplinado•Obstinado•Ocioso•Deseoso de ser agradable•Tímido•Impaciente•No profesional•Crédulo•Arrogante•¨Poco comunicador

CONOCIMIENTOS GENERICOS Y HABILIDADESCONOCIMIENTOS GENERICOS Y HABILIDADESDE LOS AUDITORES DEL SGCDE LOS AUDITORES DEL SGC

Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las

siguientes áreas:

a. Principios, procedimientos y técnicas de auditoría.

b. Documentos del sistema de gestión y de referencia.

c. Situaciones de la organización, para entender el contexto de la c. Situaciones de la organización, para entender el contexto de la

organización.organización.

d. Conocimiento de códigos, leyes, reglamentos y otros requisitos d. Conocimiento de códigos, leyes, reglamentos y otros requisitos

contractuales. Contratos y acuerdos.contractuales. Contratos y acuerdos.

NECESIDADES DEL AUDITADONECESIDADES DEL AUDITADO

Seguridad:Seguridad:AngustiaAngustiaPrevenciónPrevención

Actividad:Actividad:Pierde el Pierde el tiempotiempoMás trabajoMás trabajo

Consideración:Consideración:InferioridadInferioridadDesconocimientoDesconocimiento

Afectividad:Afectividad:No siente No siente importanciaimportanciaNo siente No siente confianzaconfianza

DEFINICIONES CLAVES

PROGRAMA DEPROGRAMA DELA AUDITORIALA AUDITORIA

Conjunto de una ó más auditorías planificadas para un período determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

NTC-ISO 9000

DEFINICIONES CLAVES

ALCANCE DEALCANCE DELA AUDITORIALA AUDITORIA

Extensión y límites de una auditoría

ISO 19011

DEFINICIONES CLAVES

PLAN DEPLAN DEAUDITORIAAUDITORIA

Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría

ISO 19011

DEFINICIONES CLAVES

CRITERIOS DECRITERIOS DEAUDITORIAAUDITORIA

Conjunto de políticas, procedimientos ó requisitos utilizados como referencia.

NTC-ISO 9000

Resultados de la Resultados de la aplicación aplicación de instructivosde instructivos

Resultados relativos al SIGResultados relativos al SIGen la organizaciónen la organización

Resultados de la Resultados de la aplicación de un proceso/procedimientoaplicación de un proceso/procedimiento

cualitativacualitativa cuantitativacuantitativaVERIFICABLEVERIFICABLE

Son aquellos registros, declaraciones de hechos e información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, el ensayo u otros medios.

Evidencia ObjetivaEvidencia Objetiva Evidencia ObjetivaEvidencia Objetiva

DEFINICIONES CLAVES

HALLAZGOS DEHALLAZGOS DELA AUDITORIALA AUDITORIA

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Nota: Los hallazgos de la auditoría pueden indicar conformidad ó no-conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

NTC-ISO 9000

DEFINICIONES CLAVES

CONCLUSIONESCONCLUSIONESDE LA AUDITORIADE LA AUDITORIA

Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

NTC-ISO 9000

DEFINICIONES CLAVES

EXPERTOEXPERTOTECNICOTECNICO

Persona que aporta experiencia o Conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar.

NTC-ISO 9000

DEFINICIONES CLAVES

COMPETENCIACOMPETENCIA

Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

NTC-ISO 9000

SistemáticoSistemático

IndependienteIndependiente

EXAMENEXAMEN

Procesos, Procesos, Actividades o Actividades o resultados cumplen resultados cumplen con disposiciones con disposiciones preestablecidas.preestablecidas.

Las disposiciones Las disposiciones se aplican en se aplican en forma efectiva.forma efectiva.

Las disposiciones Las disposiciones son aptas para son aptas para alcanzar los alcanzar los objetivos.objetivos.

Auditoría interna del SGCAuditoría interna del SGC Auditoría interna del SGCAuditoría interna del SGC

CLIENTE CLIENTE Organización Organización

que solicita la auditoríaque solicita la auditoría

AUDITADOAUDITADOOrganización, área, proceso,Organización, área, proceso,

procedimientoprocedimientosobre la cual sesobre la cual se

realizará la auditoríarealizará la auditoría

AUDITORAUDITORPersona que desarrolla la auditoría. Persona que desarrolla la auditoría. Persona calificada e independientePersona calificada e independiente

Relación de términosRelación de términosRelación de términosRelación de términos

Persona calificada (con la competenciaPersona calificada (con la competencia) )

PrincipalPrincipal AuditorAuditor

(Acompañante)(Acompañante)

Responsable por Responsable por la Planeación y la Planeación y Ejecución de la Ejecución de la auditoría auditoría

Apoya al auditor Apoya al auditor principal en la principal en la Planeación y Planeación y Ejecución de la Ejecución de la auditoría auditoría

Auditorcalificado

AuditorAuditor AuditorAuditor

Equipo AuditorEquipo Auditor Equipo AuditorEquipo Auditor

INTERNAMENTEINTERNAMENTE EXTERNAMENTEEXTERNAMENTE

Porque es Porque es necesario necesario

evaluar para evaluar para evolucionarevolucionar

Porque es Porque es necesario necesario

evaluar para evaluar para reconocerreconocer

Diferencia principalDiferencia principalDiferencia principalDiferencia principal

NORMAS RELACIONADAS CON AUDITORIAS

ISO-19011: “Directrices para la Auditoría deSistemas de

Gestión de Calidad y/o Ambiental”

Documentos que rigen las auditorías del SGCDocumentos que rigen las auditorías del SGCDocumentos que rigen las auditorías del SGCDocumentos que rigen las auditorías del SGC

PROGRAMA DE AUDITORIAS PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DEL SGCINTERNAS DEL SGC

Elaborado por:Elaborado por: - Representante de la- Representante de la Dirección (o quien élDirección (o quien éldesigne) - Auditores Internos del SGCdesigne) - Auditores Internos del SGC

Con base en:Con base en:- Metas organizacionales - Metas organizacionales - Objetivos del SGC- Objetivos del SGC-Informes de auditoriasInformes de auditorias-Accidentalidad/incidentesAccidentalidad/incidentes- Reclamos de los clientes- Reclamos de los clientes- Acciones correctivas y preventivas- Acciones correctivas y preventivas- Mejoramiento continuo- Mejoramiento continuo

Aprobado por:Aprobado por:

Dirección y/o Dirección y/o Comité GerencialComité Gerencial

Contenido mínimo:Contenido mínimo:- Procesos/proced/activ a auditar- Procesos/proced/activ a auditar- Objetivo y alcance- Objetivo y alcance- Equipo de Auditoría- Equipo de Auditoría- Fecha programada- Fecha programada- Recursos- Recursos- Lugar- Lugar- Duración- Duración

 PROGRAMA DE AUDITORIA

 

  

                     

Periodo: Año 2.011                  

        Equipo auditor          

Código Proceso(s) a auditar Objetivos y alcance Criterios de auditoría Auditor principal Auditores Fecha programada Lugar Recursos Observaciones 

AISIG-01          Segunda semana de junio

  N/A  

 

AISIG-02          Segunda semana de julio

 Yate de 120 mts de

slora 

 

AISIG-03          Segunda semana de Agosto

  N/A  

 

                   

 

                   

 

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

                     

Elaborado por:           Aprobado por:        

                     

                     

PREPARACION DE LA AUDITORIA

REVISION DE LOS CRITERIOS DE AUDITORIAConocer el propósito y el alcance de la auditoríaEvaluar la última documentación aplicable contra criterios establecidos

DEFINIR EL PLAN DE ACTIVIDADES (PLAN DE LAAUDITORIA)Contenido mínimo: Objetivo, alcance, criterios de auditoría, actividadesa desarrollar, participantes, horas, lugar, fecha, duración

ELABORAR LA LISTA DE CHEQUEO PARA LA AUDITORIA

MODELO PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

Área(s) auditada(s): _______________________________________________________

Responsable del área: _____________________________________________________

Auditor(es): Líder: ________________________________________________________ Auditor: ______________________________________________________ Auditor: ______________________________________________________Fecha de la auditoría: Lugar de la auditoría (según aplique): _______________________________________Objetivo: ___________________________ Alcance: _____________________________Documentos de referencia _________________________________________________

DÍA Y HORA ÁREA PORAUDITAR

NOMBRE/CARGO DEL RESPONSABLE A SER AUDITADOAgosto 1108:00 am Compras Adriana del Valle, Jefe de Compras

RECOMENDACIONESLISTA DE CHEQUEO

Listade

chequeo

Disponibilidad del procedimiento

Evaluación de conocimiento del

auditado

Verificación en campo de registros

Verificación del cumplimientode la norma

Observarauditoríasanteriores

Solo parareferencia del

auditor

Página ___ de ___LISTA DE CHEQUEO - AUDITORÍA

Auditoría No.: ____________ Fecha: _________________________________________________________

Actividad/Proceso: ___________________________________________________________________

Auditor Líder: _____________________________________________________________________

Auditor(es): ________________________________________________________________________________

ASPECTO A AUDITAR EVIDENCIAREGISTRO

COMENTARIOS

Planificación Ejecución

Esquemas de las preguntas para procesosEsquemas de las preguntas para procesos Esquemas de las preguntas para procesosEsquemas de las preguntas para procesos

PREGUNTAESPECIFICA

PREGUNTA DEENTREVISTA

PREGUNTASAUXILIARES

Cómo funcional elProceso de ... ?

Cómo se planificaLa ... ?

Cómo se implementa ?

Cómo se mide ?

Cómo seretroalimenta ?

Describa el procesoDe ... ?

Cómo ha establecidoLos controles para ...?

Muéstreme el actaDe divulgación

Cómo evidencia laEjecución del proceso

Permítame losRegistros de ...

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EJECUCION DE LA AUDITORIA EN SITIO

Consiste en:

REUNION DE APERTURA

CONDUCCION REAL DE LA AUDITORIA

REVISION DE LOS AUDITORES

REUNION DE CIERRE

FORMA ADECUADA DE ESTABLECERUNA NO CONFORMIDAD

“Una no conformidad registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa al cumplimiento de un requisito. Esto se aplica si la falla es completa o parcial del sistema”.

“Se encontraron 30 registros de peticiones, quejas y reclamos en el

proceso de gestion de usuarios entre el 30 de enero y 3 de febrero de 2010

que no fueron respondidas por escrito tal y como lo establece el

procedimiento Quejas,peticiones y Sugerencias QR 04-01-PR-05

DÓNDE

CUÁNTOSQUÉQUÉ

CUÁNDOCUÁNDOINCUMPLIMIENTO

EJEMPLOS REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES

CLASIFICACION DE LAS NO CONFORMIDADES

Las no conformidades se pueden clasificar en: MAYORES y MENORES

NO CONFORMIDAD MAYOR: Se levanta cuando:

Hay un rompimiento total de algún procedimiento o instrucción,para la satisfacción del cliente, o en el funcionamiento del SGC.

Hay una ausencia total de algún procedimiento exigido por la normaaplicable en el sistema de gestión de calidad de la organización

Hay varias faltas menores frente a un requisito, que al sumarlas, su-gieren en forma colectiva un incumplimiento total o importantedel requisito.

Es probable que la no conformidad tenga como como resultadoun incumplimiento inmediato a la satisfacción del cliente. N.C.M.

CLASIFICACION DE LAS NO CONFORMIDADES

NO CONFORMIDAD MENOR: Se levanta cuando:

Se ha identificado una deficiencia (o deficiencias) frente a un requisito especificado, o en el funcionamiento del SGC de la organización, pero que no afecta ú ofrece efecto inminente sobre la satisfacción del cliente ú otras partes interesadas, por lo tanto No justifican una No conformidad Mayor

Puede ser una falla en alguna parte del sistema de gestión de calidad documentado o un único error observado en el seguimiento del SGC.

ALERTA

AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE GESTION DE AUDITORÍAS DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDADCALIDAD

OBSERVACIONES:

Las “observaciones” son parte delvalor agregado de la auditoría”.

Las observaciones pueden incluir:

Buenas prácticas que puedan beneficiar otras áreas de la organización.

Situaciones por las cuales el auditor está preparado para brindar a la organización el “beneficio de la duda”.

Sugerencias para la acción.

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EL INFORME DEBE CONTENER:

•Detalle del plan de auditoría•Actividades desarrolladas•Personal entrevistado•Miembros del equipo auditor•Asistentes a la reunión de apertura y de cierre•Aspectos relevantes positivos•Aspectos por mejorar•Conclusiones del equipo auditor respectoa la eficacia y la eficiencia del SG ó de losprocesos auditados•No conformidades y observaciones emitidas•Fecha y firma del auditor líder•Anexos (opcional)

INFORME FINAL

Que tanto Recuerdasde lo Que hemos visto..?

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Tipos de HallazgosTipos de Hallazgos

ObservaciónObservaciónObservaciónObservación No ConformidadNo ConformidadNo ConformidadNo Conformidad

Incumplimiento de un requisito

–De la NTCGP 1000:2009–De los documentos de la organización (manual de calidad, procedimientos, instrucciones, etc.)–Del cliente–De la legislación aplicable–De los implícitos

Posible incumplimiento de un requisito

PP (problema)

EE (evidencia)

RR (requisito)

Al encontrar un hallazgo:Al encontrar un hallazgo:

1.Corrección (cuando sea válido)2.Análisis de Causas3.Definición de Actividades a

desarrollar4.Seguimiento al desarrollo5.Evaluación de la eficacia6.Cierre de la Acción

1.Corrección (cuando sea válido)2.Análisis de Causas3.Definición de Actividades a

desarrollar4.Seguimiento al desarrollo5.Evaluación de la eficacia6.Cierre de la Acción

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1. Corrección1. CorrecciónAcción tomada para eliminar una no conformidad detectadaAcción tomada para eliminar una no conformidad detectada

NO CONFORMIDAD CORRECCIÓN

Varios productos han generados por la unidad para la venta fuera de

especificaciones

Retirar los productos o reprocesarlos (si es posible)

Un catálogo técnico de producto tiene errores

Modificar el catálogo eliminando los errores

No se ha realizado cierta actividad requerida por el sistema de gestión

de la empresa, como por ejemplo, un control de calidad sobre el servicio

Efectuar las actividades no realizadas

2. Análisis de Causas2. Análisis de Causas

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3. Definición de Actividades3. Definición de ActividadesUna acción correctiva es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacion indeseada

Una acción correctiva es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacion indeseada

Una acción preventiva es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacion potencialmente indeseada

Una acción preventiva es la acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacion potencialmente indeseada

4. Seguimiento4. Seguimiento¿Se realizaron las actividades en los tiempos programados y por los responsables especificados?

5. Evaluación de la eficacia5. Evaluación de la eficacia

¿Las actividades están dirigidas a la causadel problema o es un arreglo momentáneo a un síntoma evidenciado?

¿Se ha revisado el sistema de forma que sea un arreglo permanente a largo plazo?

¿El problema (si tiene repercusiones) se han tomado las medidas para que la acción correctiva se haya aplicado a través del sistema donde pueden ocurrir estos problemas?

6. Cierre de la Acción6. Cierre de la Acción6. Cierre de la Acción6. Cierre de la Acción

Seguimiento para prevenir la reiteración de las causasSeguimiento para prevenir la reiteración de las causas

¿La acción fue eficaz?¿La acción fue eficaz?

SISI

NONO

Cierre de acciónCierre de acción

Realizar nuevo análisis de causas y plantear nuevas actividades

Realizar nuevo análisis de causas y plantear nuevas actividades

“Cualquier cosa que la mente pueda concebir y creer,

lo puede alcanzar.” - Napoleon Hill,