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H.R.EXCAVACIONES S.A.S.
CREAR DOCUMENTOS
CASTRO RAMÍREZ JOHNY
DAZA HURTADO DIANA
GONZÁLEZ MONCADA PAULA ANDREA
GIL RIAÑO TATIANA LIZETH
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CDA – CHÍA
2015
H.R.EXCAVACIONES S.A.S.
CREAR DOCUMENTOS
CASTRO RAMÍREZ JOHNY
DAZA HURTADO DIANA
GONZÁLEZ MONCADA PAULA ANDREA
GIL RIAÑO TATIANA LIZETH
INFORME
INSTRUCTORA LITS ASTRID CHACÓN HOYOS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CDA – CHÍA
2015
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................4
2. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................6
3. OBJETIVO .................................................................................................................................7
3.1. OBJETIVO GENERAL .....................................................................................................7
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...........................................................................................7
4. H.R EXCAVACIONES ..............................................................................................................8
5. MARCO TEORICO ...................................................................................................................9
6. METODOLOGÍA .................................................................................................................... 10
6.1. ACTA ............................................................................................................................... 10
6.2. CONVOCATORIA .......................................................................................................... 13
6.3. CARTAS .......................................................................................................................... 14
6.4. CERTIFICADO LABORAL ........................................................................................... 17
6.5. INFORME AL GERENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN ................................ 22
6.6. COTIZACIÓN, PEIDO, DEVOLUCIÓN Y ORDEN DE COMPRA.......................... 27
6.7. CIRCULAR ...................................................................................................................... 34
7. CONCLUSIONES .................................................................................................................. 35
8. BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................... 36
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1. INTRODUCCIÓN
Escribir –escribir formalmente, como debe hacerse en el entorno académico o
profesional– significa apropiarse de unas formas específicas de razonamiento que
permiten influir efectivamente en los demás. El lenguaje es un instrumento de
poder.
La escritura es un lenguaje sin interlocutor, dirigido a una persona ausente,
imaginaria o a nadie en particular, en una situación nueva, en la cual quien escribe
plasma sus ideas y sentimientos. La redacción comprende las distintas formas que
tienen los jóvenes en su construcción individual para expresarse por escrito.
Siempre nos es posible establecer comunicación inmediata con los demás; de
alguna manera, el valor de la escritura perdura, porque ¿cuantas veces ocupamos
dejar un recado por escrito? y nos podemos preguntar, ¿sabemos hacer uso
eficiente de la palabra escrita?
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2. JUSTIFICACIÓN
Mucha gente es buena en su trabajo, pero encuentra difícil expresar sus ideas por
escrito a pesar de que todos conocemos la importancia que es poder tener
documentos bien redactados. “El bien común prevalece sobre los intereses
particulares.
Antes de empezar a escribir es necesario organizar mentalmente las ideas que se
requieren trasladar al papel. Una vez ordenadas en la mente, es necesario
identificar ideas principales y secundarias, elaborando un esquema en el que se
escriban en orden y de acuerdo con la importancia de cada una.
Es importante el orden de una oración ya que de lo contrario resultará carente de
sentido. Más aún si no se ordena lo que se quiere decir de una manera lógica y
cuidada, el escrito perderá todo interés. Toda redacción necesita coherencia y
cohesión textual. Redactar etimológicamente significa compilar o poner en orden;
en un sentido más preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o
conocimientos ordenados con anterioridad, haciendo uso correcto de las normas
gramaticales: semántica, morfología y sintaxis.
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3. OBJETIVO
3.1. OBJETIVO GENERAL
Generar un informe administrativo donde se evidencie la planeación y
formulación de procesos, identificando y reconociendo la unidad productiva.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Presentar documentos organizacionales de acuerdo a la normatividad
vigente.
Detectar y eliminar ambigüedades en la redacción de documentos
empresariales.
Digitar y transcribir documentos organizacionales, aplicando técnicas
básicas.
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4. H.R EXCAVACIONES
H.R. EXCAVACIONES S.A. Es una organización que labora en el sector de
alquiler de maquinaria que es empleada para construcciones u otros fines, según
lo disponga el cliente. Ésta empresa ha sido dirigida directamente por sus
propietarios, quienes se desempeñan en cada departamento y debido al bajo
manejo de personal y la carencia de recursos que faciliten la adquisición de nuevo
personal, no les ha sido posible delegar éstas funciones a personas externas.
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5. MARCO TEORICO
Teniendo en cuenta el análisis hecho a la PYME H.R. EXCAVACIONES, la
organización, debido a la capacidad de personal con que cuentan, carece de
ciertos departamentos independientes que se encarguen de manipular los
documentos y mantener la comunicación empresarial, por ello a la empresa se le
es de mayor complejidad, la comunicación con los colaboradores y los clientes.
Basándose en la importancia de la comunicación empresarial cabe señalar que
según lo anteriormente mencionado, la principal problemática de la organización
se debe a la no implementación de los documentos para llevar cabo sus procesos.
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6. METODOLOGÍA
6.1. ACTA
ACTA 001
26 de octubre de 2015
INTEGRANTES: ESTHER RODRIGUEZ- GERENTE
ORDEN DEL DIA
1. Verificación de la asistencia. 2. Motivo de la asamblea. 3. Ingreso del personal a despedir. 4. Terminación de los contratos 5. Receso 6. Proceso de presentación y contratación del nuevo personal. 7. Terminación de la asamblea.
DESARROLLO DE LA ASMBLEA.
El motivo por el cual se cita a la asamblea es la verificación de las fallas presentadas por el personal operativo y administrativo de la organización, es por ello que se citan al personal para que rindan sus respectivos argumentos con respecto a los hechos sucedidos, donde podrán presentar su defensa ante dichas acusaciones, siendo los involucrados: 1. German Sarmiento, operario de máquina. 2. Clara Rojas, Secretaria. 3. Manuel Castro, operario de maquinaria. 4. Mercedes Valbuena Martínez, Servicio al cliente.
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5. Santiago Zapata Torres, Supervisor logístico.
Cada uno de ellos entra a la asamblea extraordinaria programada,
tomando el caso más grave como inicio a esta reunión, se empezara con el
sucesos que ocurrió entre estos trabajadores German Sarmiento y Manuel Castro
operarios de maquinaria, se agredieron verbal y físicamente ante un cliente
potencial, quien llamo y reporto dicho suceso, además se sintió muy molesto ya
que ese hecho daña la imagen que tiene ante sus trabajadores y socios, debido a
esto el señor Fermín Rambal Suarez prefiere disolver el outsourcing que tiene con
la empresa, la señora Esther Rodríguez ante dicho caso decide terminar el
contrato de dichos trabajadores sin que haya defensa ya que por ello perdieron a
uno de sus clientes; los involucrados prefieren no anexar ningún comentario y se
retiran de la reunión a las 15:30 pm; continuando con la reunión se toma el caso
de Clara Rojas quien tiene atrasos en sus informes y no es la primera vez que
pasa ya que en pasadas ocasiones ha presentado las mis falencias, y este hace
que el proceso de en palmes se vea afectado, la empleada realiza una
intervención en la que dice que nos es culpa de ella sino de los operarios que no
presentan a tiempo las planillas para ejecutar sus labores, la señora Esther agrega
que esa no es una excusa justificable para no cumplir con su función, además de
esa negligencia presenta acumulación de faltas de leves a gravísimas, sin darle
más rodeo a la situación se prescinde de los servicios de la funcionaria de la
empresa, una vez escuchada la decisión ella se retira del salón a las 16:00 pm sin
ningún comentario; reanudando con la sesión se presenta el último caso donde la
señora Mercedes Valbuena oculta una falta que ha cometido el señor Santiago
Zapata; la situación fue que don Santiago no realiza protocolos correspondientes
al buen traslado de las máquinas y un viaje es expuesta a una infracción que no
es puesta en conocimiento a tiempo ante la señora Esther, al trascurrir los días
sucede un caso similar y el patrullero Gómez llama a solicitar que el dueño de la
maquina se presente a una estación de policía para que se realice el
correspondiente proceso a la infracción cometida, la llamada fue tomada por doña
Mercedes quien no comunica dicho suceso a la administración para actuar en
dicha situación, sino que le informa a don Santiago y el pide que no sea notificado
el suceso, pero el patrullero va a la empresa, ahí es donde es puesto en
conocimiento todo lo ya nombrado, la gerente ante tal suceso no permite que allá
defensa ante esta acción, se les termina contrata de inmediato y el proceso es
puesto a disposición de un abogado para liberar la máquina de las infracciones
cometidas y el pago de las mismas, a las 16:45 se realiza un break, se retomara a
las 17:00 donde se presentaran a los nuevos trabajadores y que serán
puestos a disposición para las vacantes que han quedado disponibles.
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A las 17:00 pm se reanuda la sesión, en la cual se entregan las hojas de
vida y perfiles de los nuevos empleados, para que sean verificados y distinguidos
por la administración, donde la señora Esther empieza a leer cada uno de los
nuevos empleados,
1. Carlos José Londoño, operario de máquina.
2. Sergio Luis Torres, operario de máquina.
3. María Fidelina Montenegro, supervisor logístico.
4. Camila Andrea Zuleta, servicio al cliente.
5. Johana Ariza Moya, secretaria admón.
Se lee y se presenta ante la asamblea cada uno de los nuevos integrantes a la
organización, se expone que todos estarán bajo el periodo correspondiente a las
fases de inducción y contratación directa con la organización, la señora Esther
agrega que para pertenecer a la PYME de ven tener compromiso, entusiasmo y
ante todo ser proactivos, que tome buenas decisiones ante los circunstancias de
dificultad que se presenten, se pregunta si alguno quiere añadir al algún aporte a
las medidas tomadas, el silencio se presenta, entonces en vista de esto de que
ninguno agrega nada se da por terminada la reunión.
Se programa la próxima sesión para el día 26 de noviembre del año en curso para
evaluar los acontecimientos ya expuestos. No siendo más se da por terminada la
asistencia a la reunión a las 18:00 pm, donde la señora Esther agradece por la
presencia de cada uno de los integrantes.
FIRMAN:
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
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6.2. CONVOCATORIA
GRAN CONVOCATORIA
¡OPERADOR DE EQUIPO MÓVIL!
H.R. EXCAVACIONES S.A. Requiere personal con experiencia mínima de 2 años
en cargos afines. Indispensable ser bachiller.
HORARIO: Turnos rotativos 12 por 24 (7:00 am a 7:00 pm/7:00 pm a
7:00am).
SALARIO: $1’050.000 + prestaciones de ley.
SI CUMPLE CON EL PERFIL, PRESENTARSE:
Martes 27 de Octubre de 2015 a las 9:00, en las oficinas de la empresa
ubicadas en la Trasversal # 14- 21 de Chía, Cundinamarca, con hoja de
vida y soportes.
Para mayor información, comunicarse 314 332 7816 Esther Rodríguez.
LO ESPERAMOS
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6.3. CARTAS
Bogotá D.C. Octubre 15 de 2015
Señor
ROBERT ANDRÉS SÁNCHEZ RODRÍGUEZ
Operador de Equipo
H.R. EXCAVACIONES S.A.
Ref: Terminación de contrato
Cordial saludo,
Me permito comunicarle que la obra o labro para la cual de manera particular fue
vinculado y enviado en calidad de trabajador en misión a la empresa usuaria ha
finalizado, por ello, se dio por terminado su contrato de trabajo de forma legal con
base en lo establecido en el Artículo 61 Numeral D) del Código Sustantivo del
Trabajo y en la condición contemplada en su contrato de trabajo, la cual indica que
por la naturaleza del servicio prestado y frente al cese de la necesidad del mismo,
se termina la obra o labor para la cual ha sido contratado.
Cabe recordarle que la naturaleza del contrato de trabajo por duración de obra o
labor suscrita entre usted y la compañía. No exige preaviso legal.
Por favor pasar por nuestras oficinas para lo relativo de sus prestaciones sociales.
Le deseamos éxitos en las actividades futuras que emprenda.
Fecha de retiro: Octubre 15 de 2015
Atentamente,
XXXXXXXXXXX
Departamento de Recursos Humanos
FIRMA: Robert Sánchez
NOMBRE: Robert Sánchez
C.C.: 80’541.764
15
Bogotá, Octubre 15 de 2015
Señor
ROBERT ANDRÉS ANCHEZ RODRIGUEZ
Ref: Aceptación nuevos empleados
Cordial saludo
Por medio de la presente carta, la empresa H.R. EXCAVACIONES S.A. Chía,
tiene como fin informarle que su solicitud de empleo ha sido formalmente
aceptada por los dueños y administradores de la empresa.
Con el motivo de su aceptación al cargo en la organización, muy respetuosamente
le pedimos que se acerque a las instalaciones el día___________________ para
realizar toda la documentación pertinente antes del inicio de las labores.
Agradecemos de antemano la atención prestada, estamos atentos a cualquier
duda o aclaración.
MARIA E. RODRIGUEZ M GERENTE H.REXCABACIONES S.A.S
16
Bogotá, Octubre 15 de 2015
Señor
SEBASTIÁN MONSALVE ROZO
Ref: Inicio de labores
Luego de presentarle un cordial saludo, le comunicamos que inicia labores con
nosotros a partir del día 20 de Octubre del año en curso, desempeñando el cargo
Operador de Equipo Móvil y devengando un salario básico de $950.000. Favor
presentarse a las 07:00 am en la portería principal con ésta carta para que le sea
permitido el ingreso a nuestras instalaciones.
Agradecemos de antemano la atención prestada, estamos atentos a cualquier
duda o aclaración.
Atentamente,
XXXXXXXXXXXXX
Departamento de Recursos Humanos
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6.4. CERTIFICADO LABORAL
H.R EXCAVACIONES S.A.
CERTIFICA QUE
La señora MARIA DEL CARMEN GONZALES MORA identificada con la célula de
ciudadanía Nº 21104399 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 1 de
enero del 2015 hasta el 28 de noviembre del 2016 desempeñando el cargo de
AUXILIAR ADMINISTRATIVA- CONTABLE.
Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del
empleado para los fines que le convenga.
(Firma y sello del decano)
Vto. Bno. Del decano
18
H.R EXCAVACIONES S.A.
CERTIFICA QUE
La señora CLAUDIA YINETH ROMERO HUENTAS identificada con la célula de
ciudadanía Nº 21107344 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 9 de
febrero del 2013 hasta el 23 de abril del 2014 desempeñando el cargo de
SECRETARIA/ RECEPCIONISTA.
Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del
empleado para los fines que le convenga.
(Firma y sello del decano)
Vto. Bno. Del decano
19
H.R EXCAVACIONES S.A.
CERTIFICA QUE
El señor CARLOS ANDRES GIL RIAÑO identificado con la célula de ciudadanía
Nº 21103867 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 6 de septiembre
del 1014 hasta el 14 de agosto del 2015 desempeñando el cargo de
SUPERVISOR.
Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del
empleado para los fines que le convenga.
(Firma y sello del decano)
Vto. Bno. Del decano
20
H.R EXCAVACIONES S.A.
CERTIFICA QUE
El señor JOSE VICENTE GIL PINZON identificado con la célula de ciudadanía Nº
21104563 presto sus servicios en nuestra compañía desde el 6 de marzo del
2015 hasta el 18 de septiembre del 2015 desempeñando el cargo de AUXILIAR
LOGÍSTICO
Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del
empleado para los fines que le convenga.
(Firma y sello del decano)
Vto. Bno. Del decano
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H.R EXCAVACIONES S.A.
CERTIFICA QUE
El señor YEISSON FERNANDO RODRIGUEZ RUBIANO identificado con la célula
de ciudadanía Nº 10771654423 presto sus servicios en nuestra compañía desde
el 24 de abril del 2015 hasta el 8 de agosto del 2016 desempeñando el cargo de
OPERARIO DE MAQUINARIA PESADA.
Se expide a los 15 días del mes de Octubre del 2015, la presente certificación del
empleado para los fines que le convenga.
(Firma y sello del decano)
Vto. Bno. Del decano
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6.5. INFORME AL GERENTE PROCESO DE CONTRATACIÓN
Chía, Octubre 15 de 2015
ESTHER RODRÍGUEZ
Gerente general
Ref. Informe del proceso de contratación
Cordial saludo,
La presente es para dar a conocer el informe del proceso de contratación que se
hizo en los últimos días, el paso a paso para el contrato del auxiliar contable,
secretaria/ recepcionista y operarios que laboraran en la empresa en los próximos
días. A continuación anexo los respectivos flujogramas que indican el proceso
anteriormente mencionado.
TATIANA LIZETH GIL RIAÑO
Asistente Administrativa
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6.6. COTIZACIÓN, PEIDO, DEVOLUCIÓN Y ORDEN DE COMPRA
CHIA, 17 DE OCTUBRE DEL 2015
IMPULSADORA 33 COL S.A
BOGOTA,
Para:
H.R. EXCAVACIONES S.A.
CHIA, CUNDINAMARCA
TRASVERSAL#14-21
Cordila saludo.
Me permito presentarle, la propuesta que abarca el mantenimiento de la
maquinaria con la que cuenta H.R. EXCAVACIONES S.A.
,
Para garantizar el buen funcionamiento de los equipos y para el buen desarrollo
de las actividades que realiza la empresa IMPULSADORA 33 COL S.A dedicada
al mantenimiento preventivo de maquinaria pesada hace 25 años trabajando en el
sector, es la mejor elección en costos y en su buen servicio que brinda a sus
clientes otorgándonos los mejores precios.
Gracias por la atención prestada y espero su pronta respuesta
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
28
CHIA, 20 DE OCTOBRE DEL 2015
IMPULSADORA 33 COL S.A
COTIZACION
CONCEPTO COSTO
1) Limpieza y pintura de equipos $ 600.000
2) Repuestos $1000000
3) Mantenimiento (cada tres meses)
$2000000
TOTAL $3600000
Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A
29
CHIA, (CUNDINAMARCA)
30 DE OCTUBRE DEL 2015
H.R. EXCAVACIONES S.A.
CHIA, Trasversal # 14- 21
Tel 3107205431
Para;
IMPULSORA 33 COL
Buen día
Por medio de la presente me dirijo a IMPULSADORA 33 COL, para solicitar sus
servicios que brindan
Para el mantenimiento de la maquinaria pesada que cuenta nuestra organización
ya que es fundamental en tener en perfecto estado los equipos con los que cuenta
la empresa para la realización de nuestras labores.
Gracias por la atención prestada y espero su pronta respuesta
JOHNY CASTRO R
1078346943
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
H.R. EXCAVACIONES S.A.S
30
CHIA, (CUNDINAMARCA)
30 DE OCTUBRE DEL 2015
MAQUINARIA Requerimiento
RETROEXCAVADORA
Repuesto
RETRO EXCAVADORA Mantenimiento preventivo
VOLQUETA Pintura
Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A
31
CHIA (CUNDINAMARCA)
20 DE OCTUBRE 2015
H.R. EXCAVACIONES S.A.
CHIA, Trasversal # 14- 21
Tel 3107205431
Para
JORGE SANDOVAL L
PROPIETARIO DEL REBOLCON
E. S. M.
Buen día,
En nombre de H.R. EXCAVACIONES S.A. y el mío propio, me permito decirle que
realizaremos los trabajos que sean acordados para el día 1 de noviembre en la
carrera 3 #7-22 (Calera)
Gracias por la atención prestada
JOHNY CASTRO R
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
H.R. EXCAVACIONES S.A.
32
CHIA, (CUNDINAMARCA)
23 DE OCTUBRE DEL 2015
H.R. EXCAVACIONES S.A.
CHIA, Trasversal # 14- 21
Tel 3107205431
PARA:
JORGE SANDOVAL L
PROPIETARIO DEL REBOLCON
E. S. M.
Buen día
En nombre de H.R. EXCAVACIONES S.A. y el mío propio, me permito decirle que
se cancelaran los trabajos que sean acordados para el día 1 de noviembre en la
carrera 3 #7-22 (Calera) por la ley 127 del 19970, que impide la demolición de
edificios por ser patrimonio nacional
Gracias por su atención prestada
JOHNY CASTRO R
1078346943
ASITENTE ADMINISTRATIVO
H.REXCABACIONES S.A.S
33
CHIA, (CUNDINAMARCA)
26 DE OCTOBRE DEL 2015
: H.R. EXCAVACIONES S.A.
Orden de compra N 23418
Proveedor: IMPULSADORA 33 COL Dirección: calle 13 #54-66
Código del proveedor : 10d Teléfono :3102449672
Por medio de la presente permito realizar la compra de los mantenimientos de los
equipos, que realizara la temporal IMPULSADORA 33 COL.
Para comenzar con los mantenimientos requeridos el día 25 de octubre 2015 en
las instalaciones de H.R EXCAVACIONES S.A.
PRODUCTO CANTIDAD COSTO
1) Limpieza y pintura de equipos 2 $ 600.000
2) repuestos 2 $1000000
3) mantenimiento cada tres meses 3 $2000000
10
TOTAL
Embalaje : Trasporte :terrestre
Fecha entrega de maquinaria : 24 de octubre del 2015
Fecha orden de la compra: 20 de octubre del 2015
Forma de pago; Crédito bancario aprobado en banco norte S.A
Gracias por la atención prestada. MARIA E. RODRIGUEZ M 10463223 GERENTE H.R. EXCAVACIONES S.A.
34
6.7. CIRCULAR
Chía, Octubre 15 de 2015
A LOS COLABORADORES
DE H.R. EXCAVACIONES S.A.
PRESENTES
Se le comunica a todo el personal que los días 17, 18 y 19 de octubre del año en
curso, se estarán llevando a cabo los exámenes médicos de control. Cada
empleado será requerido para realizar los exámenes en un horario requerido en el
cual le será comunicado por el jefe inmediato según cronograma
Cordialmente,
XXXXXXXXXXXXXX
Coordinadora de Salud Ocupacional
35
7. CONCLUSIONES
Aplicando los conocimientos adquiridos, la PYME H.R. EXCAVACIONES S.A.,
realiza sus procesos de una forma particular y poco ortodoxa, teniendo en cuenta
que es necesario y casi vital, delegar a un colaborador de la organización el
encargarse de la creación y adecuado manejo de los documentos dentro de la
entidad. Así mismo, gracias a los análisis anteriormente hechos, es evidente que
debido a la inadecuada manipulación y/o uso de los documentos, la comunicación
dentro de la empresa y la comunicación con los agentes externos se ven
directamente afectada.
36
8. BIBLIOGRAFIA
- http://www.estacioncentral.cl/portada_2009/guia_tramites/transito/licenicias/
trans_licenicias_clase_d.html
- INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Guía para la
elaboración de trabajos escritos. Sexta actualización, Bogotá D.C. 2013.
- ORTOGRAFÍA BÁSICA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Primera edición.
Colombia 2012.
- H.R. EXCAVACIONES.