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Diagnóstico del Área de Inventarios de la empresa MOTOBOX S.A.S.
Jenny Alejandra Villa García, alejavilla167@gmail.com
Trabajo de Grado presentado para optar al título de Contador Público
Asesor: Carlos Mario Hernández Correa, Magíster (MSc)
Universidad de San Buenaventura Colombia
Facultad de Ciencias Empresariales
Contaduría Pública
Medellín, Colombia
2020
Citar/How to cite (Villa, 2020)
Referencia/Reference
Estilo/Style:
APA 6th ed. (2010)
Villa, (2020). Diagnóstico del Área de Inventarios de la empresa MOTOBOX S.A.S.
(Trabajo de grado Contaduría Pública). Universidad de San Buenaventura
Colombia, Facultad de Ciencias Empresariales, Medellín.
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Tabla de Contenido
Resumen ........................................................................................................................................... 6
Abstract ............................................................................................................................................ 6
Introducción ..................................................................................................................................... 8
1 Antecedentes ................................................................................................................................. 9
Historia ....................................................................................................................................... 10
2 Justificación ................................................................................................................................. 12
3 Objetivos ..................................................................................................................................... 14
3.1 Objetivo General .................................................................................................................. 14
3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................... 14
4 Metodología ................................................................................................................................ 15
4.1 Enfoque de la investigación ................................................................................................. 15
4.2 Tipo de Investigación ........................................................................................................... 15
4.3 Método ................................................................................................................................. 15
4.4 Fuentes ................................................................................................................................. 16
4.5 Técnica e instrumentos de recolección de la información ................................................... 16
5 Resultados ................................................................................................................................... 17
5.1 Interpretación flujo grama de procedimientos Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S. .... 17
5.2 Interpretación matriz de diagnóstico de riesgos Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S. .. 18
5.3 Diagnóstico o análisis de la situación del Área de Inventarios de MOTOBOX S.A.S. ....... 22
6 Conclusiones ............................................................................................................................... 24
7 Recomendaciones ........................................................................................................................ 25
Referencias ..................................................................................................................................... 26
Listado de Tablas
Tabla 1. Matriz de diagnóstico de riesgos Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S ...................... 19
Tabla 2. Matriz de priorización de riesgos ..................................................................................... 20
Tabla 3. Determinación de las secciones de la matriz de priorización .......................................... 21
Listado de Figuras
Figura 1. Flujograma Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S. .... ¡Error! Marcador no definido.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 6
Resumen
Un sistema de inventarios diseñado de acuerdo con las necesidades y la actividad económica que
desarrolla la empresa puede garantizar la disponibilidad de productos o materiales para responder
de forma oportuna a la demanda de los clientes y adicionalmente, permite la eficiencia de esta
dependencia en la gestión administrativa y en la optimización de recursos.
Por lo anterior, fue importante partir de la realización de un diagnóstico en el área de inventarios
de la empresa MOTOBOX S.A.S. a través del enfoque cualitativo y de la observación, ya que a la
fecha no cuentan con procesos y procedimientos documentados y tampoco poseen métodos de
medición y control que permitan comprobar y analizar la eficiencia de esta.
De acuerdo con los resultados obtenidos, la mayor parte de los riesgos identificados representan
pérdidas económicas para la empresa, alteración de los estados financieros o de documentos
soportes, estos son algunos aspectos que pueden perjudicar la toma de decisiones, la obtención de
información veraz y por ende interferir en el funcionamiento de la empresa.
Palabras clave: Diagnóstico, Rotación de Inventarios, Riesgos, Sistemas de Inventarios, Control
de Inventarios, adquisición, entradas y salidas.
Abstract
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 7
An inventory system designed with needs and economy activity of company can guarantee the
availability of products or materials to respond in a timely to customer demand and additionally,
this allows the efficiency of that area in the administrative management and the optimization of
resources.
For the previous thing, it was important the development of diagnosis in the inventory area of
MOTOBOX S.A.S. through of the qualitative approach and the observation because until now they
do not have with documented processes and procedures. They do not possess either methods of
measurement and control.
According to the results most of the identified risks represent economic losses for the company,
alteration of the financial statements or documents support. These are some aspects which can
affect in decision making, the obtaining of veracious information and the operation of the company.
Keywords: Diagnostic, Inventory Rotation, Risks, Inventory System, Inventory Control,
Acquisition, Entries and Exits of Inventories.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 8
Introducción
Los inventarios son fundamentales para el funcionamiento de las empresas, ya que están
relacionados directamente con su parte operativa, comercial, económica y administrativa, porque
de su eficiencia depende que se pueda satisfacer la demanda del mercado, por lo tanto, sus procesos
y procedimientos deben ser tan eficientes, que permitan conocer de manera inmediata la
disposición de productos para la comercialización o de materiales y suministros para la fabricación.
En el caso de la empresa MOTOBOX S.A.S., cuya actividad económica es la venta de accesorios,
repuestos y servicios para motocicletas, por consiguiente, se realizan una serie de procedimientos,
los cuales no están documentados y/o reglamentados por políticas, ni registrados en un flujo grama,
lo que quiere decir, que no se cuenta con un sistema de inventarios para el manejo y control de los
inventarios, lo que conlleva a una serie de inconsistencias que se evidencian en la ausencia de
informes del área, tales como los productos de más baja rotación, que hacen que se incurra en
sobrecostos, se realicen compras innecesarias o que no haya disponibilidad del producto que
requiera el cliente.
Por las razones mencionadas anteriormente y considerando la importancia de que se tomen
medidas correctivas por parte de la empresa, se quiere mediante este trabajo, llegar a un diagnóstico
de la situación actual del Área de Inventarios de la empresa MOTOBOX S.A.S., efectuando un
análisis de los procesos y de los documentos existentes con el fin de identificar las prioridades que
se deben tener para implementar un plan de mejoramiento en este departamento.
A través de un enfoque cualitativo, se pretende dar a conocer unos antecedentes generales
que resalten la importancia de un buen manejo de esta área, llevándolo o direccionándolo por un
método deductivo que vaya de lo general a lo particular, es decir, que a partir de la información
disponible en la empresa y de las lecturas y/o búsquedas bibliográficas realizadas, se pueda llegar
a la descripción específica de la situación actual de esta dependencia, de tal manera que se muestren
los riesgos inherentes a las acciones que se están llevando a cabo, las consecuencias y así mismo,
suministrar recomendaciones pertinentes para cada caso.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 9
1 Antecedentes
Este trabajo surge a raíz de la ausencia de un sistema de inventarios en la empresa
MOTOBOX S.A.S., por lo tanto, se toma de la monografía sobre “sistema de inventarios” la
definición textual de inventarios, la cual, “se refiere a las existencias de un artículo o recurso que
se usa en la organización, para satisfacer alguna demanda futura” (Herrera, 2006, p. 10).
Adicionalmente, en este texto se discriminan las clases de costos de inventario, los cuales son
importantes para saber cuánto y en qué momento realizar pedidos:
Costo del producto: Suma que se paga al proveedor por el producto recibido, o costo
directo de manufactura. Generalmente, es igual al de adquisición.
Costos de adquisición: Son aquellos de colocar la orden de compra o los de preparación si
es de manufactura, varían con cada orden e incluyen costos de correo, llamadas a los proveedores,
costos de mano de obra, etc.
Costos de manejo de inventario: Son los costos reales y se relacionan con tener el
inventario disponible, incluyen seguros, energía, impuestos, pérdidas por robo o daño de productos
y los costos de tener el capital ocioso en los inventarios.
Costos por la falta de existencia: Son los que ocasiona la demanda, cuando las existencias
se agotan, es decir, son los costos de ventas no efectuadas o pedidos no surtidos (Herrera, 2006, p.
13).
La información que suministra Herrera es fundamental, especialmente para las áreas
administrativas de las organizaciones, porque al conocer los costos en que se incurre en la gestión
de los inventarios, se facilita la toma de decisiones y se mantiene un mejor control de los mismos,
garantizando la satisfacción de los clientes y la rentabilidad de la empresa.
Con el propósito de continuar resaltando la importancia del control en los inventarios, se
tiene en cuenta el artículo de Maricela Sánchez y Blanca Reyes, el cual, consiste en el diseño e
implementación de un sistema de información que permita tener registro de las entradas y salidas
de artículos y aquellas actividades que se lleven a cabo en el almacén del Instituto Tecnológico de
Saltillo en México, destacando que este permite:
• Controlar el proceso de requisiciones de las diferentes áreas del Instituto para el almacén.
• Brindar seguridad al usuario para no permitir la manipulación de la base de datos.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 10
• Generar aquellos reportes correspondientes para cada uno de los procesos del almacén del
acuerdo al sistema de calidad ISO 9001-2000 (Sánchez & Reyes, 2011, p. 42)
Adicionalmente, se quiere por medio de las bases teóricas en este reporte de proyecto en la
Revista Tecnológica, mostrar que los sistemas de inventarios tradicionales, el periódico y el
permanente siguen siendo muy prácticos en la valoración de los inventarios y en el control de las
entradas y salidas de productos o materiales.
A partir del texto sobre la administración de inventarios cuyo propósito central es el de analizar
las técnicas que se deben implementar para tener una buena gestión de estos, se entiende que son
importantes especialmente para reducir costos y optimizar las utilidades de la empresa; en este caso
se resaltan diferentes métodos propuestos por diversos autores, entre ellos el método ABC, el
modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP), el Punto de Reorden (PR), la administración
del inventario Justo a Tiempo (JAT) y el de Planeación de Requerimientos de Materiales (PRM).
Se agrega que para obtener mejores resultados en cuanto a la gestión y control de inventarios, es
posible utilizar varias técnicas de manera dependiente o independiente y finalmente, el autor reitera
la importancia de establecer una “política de administración de inventario” que permita una mejor
liquidez, disminuir costos e incrementar la rentabilidad (Durán, 2012, p. 57, 65).
Por otro lado, se hace mención a los sistemas de inventario automatizados, que en los últimos
años son más comunes en las empresas, porque facilitan la obtención de informes y reportes, en
ese caso, según Ortega (2016) para garantizar procesos más simples y transparentes, hoy en día se
cuenta con softwares que funcionan con códigos de barras, control de movimientos de entradas y
salidas, lectores ópticos, entre otros controles. De igual manera, resalta la importancia de estos para
facilitar los cierres fiscales, pero como mínimo debe contar con “ingresos, ubicaciones, salidas o
facturaciones, devoluciones y mermas” (párr. 5-6).
Conociendo un poco más sobre los inventarios y sobre la importancia de tener manejo y control
de ellos para facilitar la gestión administrativa, la reducción de costos y la optimización de recursos,
se procede a la descripción de sus orígenes.
Historia
Es poca la información que se tiene sobre el origen de los inventarios, pero se sabe que los
pueblos antiguos, contando acá con los egipcios fueron los creadores de esta acción o herramienta
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 11
que permite saber a ciencia cierta con que productos o materiales cuenta una empresa u
organización para ejercer su actividad económica. Se dice entonces, que dichas comunidades en
tiempos de cosecha, almacenaban su alimento para utilizarlos en periodos de escasez, de manera
que se preparaban para subsistir y desarrollar sus actividades normalmente; de esa forma de
almacenar alimentos y bienes, surge la existencia de los inventarios (Sánchez, 2017, párr. 1).
En ese proceso de conformarse el concepto de inventarios como tal, han surgido diversos
sistemas de inventarios y métodos para su valoración, los más comunes el inventario periódico y
el permanente y los métodos promedio ponderado, primeras en entrar, primeras en salir (PEPS),
últimas en entrar, primeras en salir (UEPS). Es importante mencionar aquí que uno de los métodos
más utilizados por las empresas es el de promedio ponderado:
Porque facilita el registro y la valoración de los inventarios, al generar informes de salida
de los productos con un único costo unitario para cada referencia individualizable o intercambiable
entre sí. Su aplicación se basa en la división costo total sobre el total de unidades, para tener un
costo promedio unitario que se actualiza cada que ingresa un nuevo lote de productos (Duque,
Osorio & Agudelo, 2010, p. 71).
Es importante mencionar también que según las Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF), no se permite la utilización del método UEPS (últimas en entrar, primeras en
salir), por los efectos que genera la Norma Internacional de Contabilidad - NIC 2 – sobre los activos
y las utilidades, así:
Esto tiene como propósito el hecho de que no se puedan manipular las utilidades al registrar
mayores valores como costo, reduciendo así las ganancias. Las empresas cuyos inventarios son
perecederos deberán tener una optimización de la rotación de inventario para adaptarse a la NIC 2
(Bohórquez, 2015, p. 79).
En la actualidad es muy común el método de clasificación ABC para organizar los
inventarios de empresas que manejan variedad de artículos, como es el caso de MOTOBOX S.A.S.
que tiene una gran oferta de productos y accesorios para motocicletas; esto se debe a que se pueden
ordenar por referencias, nombres, de acuerdo con la forma como se deben manejar, etc., según
Arencibia (s.f.) consiste en “una técnica que establece diferencias entre grupos de artículos que
deben ser manejados de una manera determinada, así como normas de manejo y rutinas para los
diferentes grupos” (p. 14).
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 12
2 Justificación
Una correcta gestión de las áreas funcionales de las empresas depende de los sistemas
implementados para garantizar que se lleven a cabo de manera ordenada, clara y eficiente los
procesos y los procedimientos establecidos, de igual manera, estos facilitan el seguimiento, la
revisión y la evaluación de los mismos, facilitando la labor administrativa de los directivos de las
empresas. En ese orden de ideas, un sistema de inventarios bien sea manual o automático resulta
de gran utilidad porque a través de sus métodos, procedimientos y políticas, permite conocer la
cantidad de material o de productos existentes o disponibles, los costos asociados al inventario, el
registro de entradas y salidas, las cuentas por pagar, entre otros aspectos que son relevantes para la
toma de decisiones en esta área.
En sí, este trabajo no profundiza en los sistemas de inventario como tal, pero sí se enfoca
en la realización de un diagnóstico de esta área en la empresa MOTOBOX S.A.S., ya que en la
actualidad no cuentan con alguno que permita tener control y conocimiento del estado de ese
departamento, por lo tanto, el hecho de saber la situación y los riesgos a los que está expuesta,
puede ser el punto de partida para el diseño e implementación de uno. Desde esta perspectiva,
resulta interesante documentarse sobre este tema, para determinar de acuerdo con la actividad que
desempeña la empresa, la cual es, la comercialización de productos y accesorios para motocicletas
y el servicio de mantenimiento y reparación de las mismas; cuales son los puntos o aspectos que
urgen mejorar para garantizar un mejor servicio a los clientes desde esta área, garantizando la
existencia de productos requeridos, y brindando soluciones a tiempo.
Conociendo entonces, que por la actividad que desarrolla la empresa se manejan cantidades
considerables de inventario, es importante conocer cuáles son las prioridades que se tienen con
respecto a los procesos y procedimientos que se deben desarrollar en el área estudiada, dándoles
una estructura y un orden por medio de un flujo grama que puede evitar retrocesos y pérdidas de
recursos tales como dinero o tiempo.
Adicionalmente, es relevante la realización de la clasificación de los riesgos y la
determinación de su impacto por medio de una matriz, para priorizar los aspectos que deben
replantearse o mejorarse con más urgencia en el área de inventarios de MOTOBOX S.A.S.,
dependiendo de las consecuencias que puedan generar, especialmente si estas implicas recursos
económicos.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 13
Los beneficiados con la realización de este trabajo son los directivos de la empresa, quienes
conocerán de manera más detallada por medio del diagnóstico, el estado del área de inventarios y
así, sabrán cual es el punto de partida para implementar un plan de mejoramiento; por otro lado,
será útil para los empleados encargados del área, porque tendrán conocimiento de los procesos que
no se implementan o los que se ejecutan de manera errónea y pueden empezar a generar ideas para
hallar soluciones. Por otro lado, como autora de este proyecto también se han obtenido beneficios
en cuanto a los nuevos aprendizajes sobre los sistemas de inventarios y la experiencia de generar
un diagnóstico con el análisis de situaciones.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 14
3 Objetivos
3.1 Objetivo General
Realizar un diagnóstico de la situación actual del Área de Inventarios de la empresa MOTOBOX
S.A.S., mediante el análisis de los procesos y los documentos existentes, para evidenciar las
prioridades que deben tener para implementar un plan de mejora.
3.2 Objetivos Específicos
• Analizar los procesos y las políticas existentes en el área de Inventarios de la empresa
MOTOBOX S.A.S.
• Sugerir un flujo grama para el área de inventarios con los procedimientos que se llevan a
cabo en la actualidad y los que se debería implementar, resaltando su importancia en el
funcionamiento del área.
• Elaborar una matriz de diagnóstico que contenga los riesgos a los que se enfrenta el área de
inventarios y por ende la empresa, categorizando de mayor a menor impacto y
suministrando recomendaciones para cada uno.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 15
4 Metodología
4.1 Enfoque de la investigación
El presente trabajo se elabora por medio de los parámetros cualitativos al enfocarse en un área
específica (inventarios) de tal manera, que se pueda interpretar y definir la situación que allí se
presenta; coincidiendo con el concepto de Pérez (2001) al afirmar que: “se centran en la
comprensión de una realidad considerada desde sus aspectos particulares como fruto de un proceso
histórico de construcción y vista a partir de la lógica y el sentir de sus protagonistas, es decir desde
una perspectiva interna (subjetiva)” (Quintana & Montgomery, 2006, p. 48).
4.2 Tipo de Investigación
Se desarrolla por medio de la descripción de hechos, sucesos o circunstancias dados en el área
de inventarios de MOTOBOX S.A.S. por medio de un diagnóstico, este tipo de investigación según
Hernández, Fernández y Baptista (2006) consiste en: “buscar especificar propiedades,
características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de
un grupo o población” (p. 108).
4.3 Método
Se implementa el de la observación que resulta útil en este caso, porque puede enfocar al
observador en los aspectos que se quieren analizar o estudiar, de tal manera, que este da lugar a la
identificación de los riesgos a los que se expone tanto la dependencia de inventarios como la
empresa en general. En este orden de ideas, esta técnica se define como la acción que permite:
Contar con un registro estructurado sobre ciertos elementos básicos para comprender la realidad
humana objeto de análisis, permite focalizar la atención de la etapa de observación participante o
de análisis en profundidad, sólo o prioritariamente, sobre los aspectos más relevantes (Quintana,
2006, p. 67).
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 16
4.4 Fuentes
Las fuentes primarias que se utilizaron para elaborar este trabajo fueron los artículos de revistas
y textos hallados en buscadores de internet como documentos, modelos de sistemas de inventarios,
diagnósticos de áreas funcionales en las empresas, entre otros.
Las fuentes secundarias empleadas para el logro de los objetivos de este trabajo fueron textos con
información pertinente al área de inventarios, de tal manera que se pudieran interpretar y aplicar
en la elaboración del diagnóstico con matriz y flujo grama.
4.5 Técnica e instrumentos de recolección de la información
Mediante la experiencia laboral se tiene idea del manejo del área de inventarios y se da también
la posibilidad de observar los factores que impiden que esta se desempeñe eficientemente para
facilitar la gestión administrativa y la satisfacción de los clientes, por lo tanto, los aspectos hallados
se registran en una matriz que admite la clasificación de los riesgos dependiendo del impacto que
generen. De igual manera, los procesos que se determinen que deben llevarse a cabo en este
departamento de la empresa MOTOBOX S.A.S., se registran en un flujo grama que se elabora con
la previa documentación en textos o artículos que traten el tema de los inventarios.
Finalmente, con el uso de estas dos herramientas (matriz de riesgos y flujo grama), se llega a
un diagnóstico que permite evidenciar la situación actual del área de inventarios y que puede ser el
punto de partida para un plan de mejoramiento en la misma.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 17
5 Resultados
5.1 Interpretación flujo grama de procedimientos Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S.
Figura 1. Flujograma Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S.
Nota: Fuente Ibarra y Rebolledo (2010). Manual de Procedimientos Unidad de Contabilidad, (p. 15-17)
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 18
Para la realización del informe que permite determinar la situación actual del Área de
Inventarios de MOTOBOX S.A.S., se implementó un flujo grama donde se pueden evidenciar los
procedimientos que se llevan a cabo y adicionalmente, se proponen los que se deben incluir en la
operación normal de este departamento, los cuales, aparecen en color gris para diferenciarlos de
los demás.
Según lo que se muestra a continuación en la figura 1, se llevan a cabo la mayor parte de los
procedimientos correspondientes a un departamento de inventarios, pero estos no están
documentados, ni caracterizados de forma escrita o sistematizada, lo que conlleva a que se puedan
desarrollar las funciones de manera desarticulada, empírica o sin una secuencia lógica, llevando a
retrasos en la operación, sobrecostos y errores u omisiones.
Por otro lado, en el momento de recibir los pedidos no se revisan las facturas y tampoco se
comparan los artículos allí relacionados con los físicos; al no realizar este procedimiento no es
posible determinar si el documento está bien o mal elaborado, llevando a que se puedan generar
pagos más altos, a que se cobren productos que no se despacharon o a que se omitan errores en
cálculos o en datos. Adicionalmente, se presenta que no hay clasificación de las que son a crédito
y de contado, las cuales, deben ir en carpetas diferentes para evitar pagos retrasados y mantener un
orden que facilita la búsqueda en un momento dado; a continuación, en la matriz de diagnóstico se
especifican los riesgos que pueden generar estos hechos.
5.2 Interpretación matriz de diagnóstico de riesgos Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S.
En la tabla que se muestra a continuación se ingresaron los siete riesgos más evidentes o los
que se deben atender con mayor urgencia, ya que su ocurrencia puede generar graves consecuencias
para la empresa, reflejadas específicamente en pérdidas económicas.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 19
Tabla 1.
Matriz de diagnóstico de riesgos Área de Inventarios MOTOBOX S.A.S
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA
MOTOBOX S.A.S.
Riesgos inherentes Causas Consecuencias Recomendaciones
Faltantes en las
compras
No comparar los
productos y/o
accesorios que llegan
físicamente con lo
facturado.
* Que hayan faltantes
en el pedido; *
Que se facturen más
productos de los
solicitados; * No
detección de errores u
omisiones en la
factura.
Realizar la revisión y el
conteo físico del pedido,
inmediatamente se
reciba en el
establecimiento.
Errores en las
facturas que llegan
Falta de revisión de
factura
* Cobros dobles; *
Costos y o cálculos
erróneos; *
Facturación de
productos que no se
pidieron.
Revisar minuciosamente
las facturas en el
momento que llegan y
en caso de encontrar
inconsistencias,
informar
inmediatamente al
proveedor.
Pagos dobles o no
pago de facturas a
proveedores
No clasificar las
facturas que son de
contado y las que son a
crédito
* Confusión a la hora
de pagar las facturas;
* Pagos dobles o baja
rotación de las cuentas
por pagar; *
Desorden en el archivo
de facturas, lo que
dificulta su búsqueda.
Destinar carpetas para
archivar las facturas que
se pagaron de contado y
las que son a crédito,
estas últimas deben estar
en un lugar visible
donde se puedan revisar
constantemente para
evitar atrasos en los
pagos a proveedores.
Ingreso de
información errónea
al sistema
(cantidades, costos,
impuestos, etc.)
*No determinar si las
facturas están bien
elaboradas; * No
revisión de facturas al
momento de recibirlas.
* Cálculo del precio de
venta erróneo, se
puede dar por debajo
del margen de utilidad
establecido. *
Informes del
inventario no reales.
Revisar muy bien las
facturas antes de realizar
el proceso de
sistematización y
confrontar si es posible
con el inventario físico.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 20
No coinciden los
inventarios físicos
con lo sistematizado
o viceversa
Ausencia de control en
los registros de
inventarios y falta de
conteos periódicos de
existencias
* Al no existir control
en este sentido, se
pueden generar robos
de artículos; *
Informes desfasados
de la realidad en
cuanto a los
inventarios; *
Dificultad en la toma
de decisiones a la hora
de realizar las
compras.
*Realizar conteos
físicos y compararlos
con los registros en el
sistema, por lo menos
una vez al mes.
*Realizar inventarios
rotativos semanalmente,
especialmente al inicio
mientras se llega a un
dato más real de los
inventarios.
Baja rotación de
productos
No contar con un
método para controlar
y valorar los
inventarios.
* Al no tener un
método de control de
inventarios, no se tiene
claro cuales productos
deben salir primero.
Implementar un método
para controlar y valorar
los inventarios, se
sugiere el PEPS o el
Promedio Ponderado,
aceptados por la
normatividad
internacional.
No se puede
cuantificar los
valores de los
inventarios existentes
Ausencia de un
método de entradas y
salidas de inventarios
*No se tiene
conocimiento del costo
o valoración de los
inventarios, por lo
tanto, es difícil estimar
las utilidades que se
generan realmente.
Implementar un método
que permita valorar y
tener los costos al día de
los inventarios.
Después de establecer la matriz de diagnóstico se procede a priorizar los riesgos con el fin de
identificar su impacto y facilitar el análisis para tomar las medidas correctivas. El siguiente cuadro muestra
cómo se pueden clasificar los riesgos por secciones, dependiendo de la frecuencia y el impacto que generan.
Tabla 2.
Matriz de priorización de riesgos FRECUENCIA
ALTA A B
BAJA C D
IMPACTO
BAJO ALTO
Fuente: Enamorado y Acevedo (2010). Diseño de un procedimiento para el control integral de los riesgos. La Habana.
Editorial D- Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, p. 64.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 21
Sección A: Impacto bajo y alta probabilidad: riesgos que representan amenaza para el logro de los
objetivos organizacionales por las consecuencias que acarrean.
Sección B: Impacto alto y alta probabilidad: riesgos que requieren acciones inmediatas.
Sección C: Impacto bajo y baja probabilidad: riesgos que no requieren acciones inmediatas (pero
si se deben formular).
Sección D: Impacto alto y baja probabilidad: riesgos peligrosos para el logro de los objetivos
organizacionales porque se presentan constantemente.
Teniendo la matriz de identificación y la tabla de priorización de riesgos, se ubican los
riesgos en la matriz de priorización, que permite determinar los que requieren acciones inmediatas
y que representan un impedimento para el logro de los objetivos de la empresa, cuales están en un
término medio y los que deben ser tenidos en cuenta para iniciar un plan de mejoramiento que
permita el correcto funcionamiento, manejo y eficiencia del área en estudio.
Tabla 3.
Determinación de las secciones de la matriz de priorización
Riesgo Impacto Probabilidad
de Ocurrencia
Nivel de prioridad
(cuadrante)
1. Faltantes en las compras ALTO BAJA D
2. Errores en las facturas que
llegan BAJO BAJA C
3. Pagos dobles o no pago de
facturas a proveedores ALTO BAJA D
4. Ingreso de información
errónea al sistema
(cantidades, costos,
impuestos, etc.)
BAJO ALTA A
5. No coinciden los
inventarios físicos con lo
sistematizado o viceversa
ALTO ALTA B
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 22
6. Baja rotación de productos BAJO BAJA C
7. No se puede cuantificar los
valores de los inventarios
existentes
ALTO ALTA B
Fuente: Enamorado y Acevedo (2010). Diseño de un procedimiento para el control integral de los riesgos. La Habana.
Editorial D- Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, p. 88-91.
Del total de riesgos identificados solo dos, de los numerales dos (2) y seis (6) se encuentra en
la sección A, es decir, con frecuencia e impactos relativamente bajos, no obstante, requieren de la
implementación acciones de mejoramiento. Los de la sección B, cuyos numerales corresponden al
cinco (5) y siete (7), son los de impacto y frecuencia alta, lo que quiere decir que se deben tomar
medidas preventivas y correctivas inmediatas, los de la sección A y D representan amenazas para
el logro de los objetivos organizacionales, estos corresponden a los numerales uno (1), tres (3) y
cuatro (4).
5.3 Diagnóstico o análisis de la situación del Área de Inventarios de MOTOBOX S.A.S.
Según los resultados obtenidos anteriormente, la mayor parte de los riesgos que se lograron
identificar representan pérdidas económicas para la empresa, alteración de sus estados financieros
o de los documentos soportes de las operaciones, que son aspectos que pueden perjudicar la toma
de decisiones, la obtención de información veraz y por ende, interferir en el funcionamiento normal
de la empresa.
De acuerdo con lo que se evidencia, todos los riesgos a los cuales está sujeta la dependencia
afectan a la empresa en general, ya que estos, pueden interferir en la consecución de los objetivos
y en la operación normal. El hecho de que no se realicen conteos de inventarios periódicos y de
que no existan métodos de valoración, conlleva a que se puedan dar faltantes por hurto o por salidas
no registradas, baja rotación de los inventarios y a que se establezcan precios de ventas erróneos,
es decir, que el margen de utilidad no sea el apropiado para garantizar la rentabilidad que se espera;
estos aspectos se reflejan por lo general en pérdidas económicas.
Por otro lado, todos estos factores de riesgo se dan por la ausencia de un sistema de inventarios
que contenga todos los pasos a seguir para la realización de las funciones, así como los formatos
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que deben diligenciarse para llevar control y manejo de los inventarios. No obstante, según lo que
se observa en el flujo grama propuesto, hay varios procedimientos que se realizan correctamente,
pero los de revisión y conteo que son quizás de los más importantes no se llevan a cabo; de esa
manera se puede incurrir en pagos dobles o no pagos de facturas, ingreso de información errada al
sistema e informes financieros poco confiables para la toma de decisiones administrativas.
Otro factor importante que radica de la ausencia de un modelo de inventarios en la empresa
MOTOBOX S.A.S., es el de la falta de medición y evaluación de indicadores que permitan
establecer el nivel de desempeño del área y del personal implicado, además que defina si las
personas a cargo de las actividades que allí se realizan, poseen el perfil idóneo para ocupar dichos
cargos y desempeñar las funciones respectivas. Estas acciones también hacen parte del control del
área junto con los inventarios rotativos, los inventarios mensuales, las revisiones aleatorias de
facturas y los comprobantes archivados.
En general, todo lo observado requiere de acciones inmediatas que se pueden remediar y
prevenir con el establecimiento de un plan de mejora en a corto y mediano plazo, cabe aclarar que
este debe ser diseñado con ideas y sugerencias del personal implicado, estableciendo políticas y
principios claros para proceder, de igual manera, debe ser revisado por el contador encargado y
aprobado por la dirección general de la empresa.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 24
6 Conclusiones
• Teniendo en cuenta la importancia que tienen los inventarios como parte de los activos
corrientes de una empresa, son necesarios los mecanismos de control que permitan tener
constante conocimiento de su valoración, de las entradas y las salidas del mismo, de esta
manera, las empresas deben contar con políticas y procesos documentados que garanticen
un correcto funcionamiento de las áreas de inventarios. En la empresa MOTOBOX S.A.S.,
no se cuenta en la actualidad con este tipo de información, ni de procedimientos, que de
alguna manera facilitan la gestión administrativa, por lo tanto, es oportuno la realización de
un diagnóstico que muestre en sí cuales son las acciones, a las cuales se les debe dar
prioridad para implementar un plan de mejoramiento de allí en adelante.
• Por lo general, las empresas en sus áreas funcionales deben contar con flujogramas que
contengan los pasos a seguir de sus procesos, con el fin de evitar retrocesos, sobrecostos y
pérdidas reflejadas en tiempo o recursos, además, de esta manera se garantiza que el
personal a cargo realice de forma correcta las labores asignadas, en este caso las
correspondientes al Área de Inventarios que deben tener un orden consecutivo para
garantizar que se realicen las funciones correcta y eficientemente. En la dependencia de
inventarios de MOTOBOX S.A.S. no se contaba con un flujograma, por lo tanto, se propone
el de la figura 1 con el fin de incluir las actividades que no se desarrollan y darles un orden
lógico.
• A través de la matriz de diagnóstico y su priorización fue posible identificar que los errores
más frecuentes y que generan mayor impacto en el área de inventarios y por ende en la
empresa, son los que se dan por la no revisión de documentos, la ausencia de métodos de
valoración de inventarios y la falta de conteos físicos del inventario existente; dicha
situación afecta principalmente la parte económica de la empresa y la gestión
administrativa, al no contar con información clara y disponible para tomar decisiones en
cuanto a las compras, los requerimientos de inventarios, las rotaciones de productos y de
las cuentas por pagar.
DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA MOTOBOX S.A.S. 25
7 Recomendaciones
• En primer lugar, se sugiere establecer un plan de mejoramiento con medidas correctivas y
preventivas para el Área de Inventarios de MOTOBOX S.A.S., teniendo en cuenta los
aspectos que se consideran más graves según lo presentado en el diagnóstico anterior y
estableciendo objetivos claros para el corto y mediano plazo; a este plan se le debe hacer
seguimiento constante para realizar los cambios que se consideren pertinentes y para que
resulte efectivo en lo que se busque mejorar.
• Implementar un sistema de inventarios adecuado para el objeto social, el tamaño y las
necesidades de la empresa, representa una ventaja o beneficio para los directivos, quienes
contarán con información confiable y veraz para la toma de decisiones; en ese sentido, se
recomienda que se tome un modelo aplicado por una empresa similar, para garantizar que
sea eficiente y coherente con las funciones y los procedimientos que se desarrollan en
MOTOBOX S.A.S.
• Realizar las inspecciones pertinentes al momento de ingresar la mercancía al
establecimiento con su respectiva factura, también son importantes en el transcurso del mes
con los inventarios rotativos o periódicos y la revisión aleatoria de documentos, para
garantizar que la información registrada en el sistema sea coherente con lo que se tienen
físicamente.
• Los métodos de valoración por Kardex bien sea manuales o sistematizados son la mejor
opción para tener a la mano los costos y la valoración del inventario, para el momento de
obtener informes financieros o para fijar precios de venta con la utilidad respectiva que se
espera.
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