Diseño de Procedimientos

UNIVERSIDAD DEL BÍO-BÍODEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistemas de Información

DISEÑO EXTERNO

Cómo será construido el S.I. desde el punto de vista del usuario.

Considerar los procesos computacionales como “Caja Negra”

- DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

Diseño de formularios/documentos

Diseño de Sistemas de codificación.

- REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEÑO

INTERNO.

Definir Información que manejará el S.I.

INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DEFINICIONES

OPERACIONES :

Es una acción administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientación superior.

ACTIVIDAD :

Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin específico, realizado por una o más personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica.

PROCEDIMIENTO :

Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de información que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.

VENTAJAS

Facilita la uniformidad de acción

Efectos negativos por relevo de personal se minimizan

Instrucción de personal nuevo se facilita y se acelera

Apoya o establece buena base para el control de las operaciones.

Ayuda a la evaluación del trabajo.

Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de información o actividades.

QUE SE DEBE TENER CLARO(Para especificar un procedimiento)

¿QUE SE DEBE HACER?

Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la acción administrativa

¿QUIEN LO HACE?

Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas.

¿COMO HAY QUE HACERLO?

Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de información o de material que deben ocurrir.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO

1. PRECISION

LENGUAJE O SIMBOLOIGÍA ADECUADA

2. SENCILLO

TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA.

3. INTEGRIDAD

DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN

LA ACTIVIDAD.

IMPORTANTE

EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

EXISTEN PROCEDIMIENTOS :

GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS.

INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

SON UTILES´PARA :

PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION

QUIENES REALIZAN AUDITORIAS,

ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION.

ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS

INTER-AREAS.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DESCRIBE EN FORMA

GRAFICO-NARRATIVA :

Para qué, Qué, Quien, Circunstancia condicionantes

(lógica, de tiempo, de lugar), Cómo se cumple una función.

DISEÑAR UN PROCEDIMIENTO

IMPLICA DEFINIR :- Tareas Involucradas

- Secuencia entre tareas

- Oportunidad de realización

- Recursos Humanos, Logísticos, etc. Necesarios para

implementarlos.

- Unidad Administrativa donde se realizan las tareas.

- Cargos o funciones involucrados.

- Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan.

- Características operacionales de los formularios, etc.

(volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido).

- Interrelación entre formularios y las unidades

Administrativas, Funciones.

PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO

1° REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR

EN ESTE.

2° ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO).

3° SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA

PROBARLO.

EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO :

- NARRATIVOS

- ESQUEMATICOS O GRAFICOS

- MIXTOS.

RECOMENDACIONES GENERALES

- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO

LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA

REALIZAR LA TAREA.

- CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN

PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO

DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS,

DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA

DESCRIPCION DE LA TAREA.

- NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI

CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA.

. LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR

PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O

NORMATIVA).

Simbología

FLUJO / TRANSFERENCIA

DOCUMENTOS

PROCESO

ARCHIVAR

SACAR DE ARCHIVO

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

CONECTOR FUERA DE PAGINA

DECISION

DISKETTE

TERMINAL