1

CÓMO PASAN LOS AÑOS...Diseño de un instrumento de evaluación de los procesos

de registro y digitalización de documentos para su integración a una biblioteca digital

Autores:Robert Endean Gamboa

Carlos Solís Soberón

Lector:Enéstor Serna Avila

2

SUMARIO

Consideraciones preliminares

El proceso de digitalización

Diseño del instrumento de evaluación

Esquema de evaluación

Cuestionario diagnóstico

Instrumento de evaluación

3

Antecedentes

Proyectos privados (comerciales)

Aspectos legales

Aspectos técnicos

Proyectos públicos (culturales)

CONSIDERACIONES PRELIMINARES

4

Objetivos

Elementos estructurales

Para qué, con qué, cómo

Selección: preservación, demanda y estado físico

Conversión: calidad, resolución, compresión y equipo Control de calidad

Gestión de documentos y metadatos

Evaluación

EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

5

Análisis de requerimientos

Análisis de los procesos

Técnicos: software, hardware, redes

Digitalización, conversión y registro

Análisis de la normativa

Metadatos, manipulación, calidad y seguridad

Análisis de los productos

Base de datos, manuales y normativa

DISEÑO DEL INSTRUMENTO DE

EVALUACIÓN

6

Registro Digitalización

Gestión del proyecto

Entrega y recibe documentos

Avisa sobre registros ingresados

GuíasListas

Bases de datosRequerimientos del producto

DocumentosInstrucciones

Biblioteca DigitalDocumentación asociada

EVALUACIÓN

ESQUEMA DE EVALUACIÓN

7

A1.1 Generalidades A1.1.1 ¿Cuándo espera poner en producción el archivo digital? A1.1.2 ¿Cuenta con alguna base de datos de los documentos? A1.1.3 ¿Es de su interés que Janium complete información en esos registros? A1.1.4 ¿No cuenta con base de datos y desea que Janium la capture? A1.1.5 ¿Cuenta con tarjetas, guías, listados que pueda usar Janium para capturar la base de datos? A1.1.6 ¿Desea que Janium se encargue de crear la base de datos a partir del análisis de los documentos? A1.1.7 ¿Requiere del servicio de Paleografía? ¿Cuál? A1.1.8 ¿Requiere rollos de Microfilm? ¿En que formato?

A1.2 Acervo A1.2.1 ¿Con cuántos fondos cuenta su institución? A1.2.2 Para la organización temática, se requieren imágenes que se publicaran en el catálogo para representar a cada fondo. ¿Cuenta con esas imágenes? A1.2.3 Si no cuenta con esas imágenes, ¿requiere que Janium haga el trabajo de diseño gráfico? A1.2.4 ¿Cuántos documentos estima que forman su acervo? A1.2.5 ¿Cuántas fojas estima que deben digitalizarse?A1.2.6 Fojas encuadernadas A1.2.6.1 ¿Qué porcentaje del total de fojas están encuadernadas? A1.2.6.2 ¿Cuántos volúmenes encuadernados tiene?A1.2.6.3 ¿Cuántos centímetros de grosor tiene el encuadernado más grande? A1.2.6.4 ¿Qué dimensiones tiene el encuadernado más grande? A1.2.6.5 ¿Qué estado guardan las fojas encuadernadas?

CUESTIONARIO DIAGNÓSTICO (1/3)

8

A1.2.7 Fojas individuales A1.2.7.1 ¿Qué porcentaje del total de fojas está compuesto por fojas individuales? A1.2.7.2 ¿Qué estado guardan las fojas individuales?A1.2.7.3 ¿Cómo están guardadas las fojas individuales: En carpetas, bolsas plásticas, cajas, cajones, etc.? A1.2.8 Fojas individuales de gran formato A1.2.8.1 ¿Qué porcentaje del total de fojas está compuesto por fojas individuales de gran formato? A1.2.8.2 ¿Qué dimensiones tienen las fojas individuales de gran formato (más grandes)? A1.2.8.3 ¿Qué estado guardan las fojas individuales de gran formato? A1.2.8.4 ¿Cómo están guardadas las fojas individuales de gran formato: En carpetas, bolsas plásticas, cajas, cajones, etc.? A1.2.9 Testigos, objetos, etc.Describa si existen objetos y/o testigos que deben de fotografiarse. Es importante conocer las dimensiones y características de éstos. Por ejemplo, grabado renacentista de 20x40 cm. El grabado está guardado en la bóveda y se requiere de la presencia del curador para tener acceso a él.

A1.3 Publicación A1.3.1 ¿Qué resolución deben tener las imágenes para publicación? A1.3.2 ¿En qué formato se publicarán los documentos: HTML, PDF, etc.? A1.3.3 Se aplicarán medidas de seguridad para: A1.3.3.1 ¿Impresión? A1.3.3.2 ¿Copia? A1.3.3.3 ¿Restricción de acceso? A1.3.4 Aplicación distintivos a las imágenes: A1.3.4.1 ¿Marca de agua?

CUESTIONARIO DIAGNÓSTICO (2/3)

9

A1.3.4.2 ¿Sello exlibris? A1.3.4.3 ¿La institución suministrará la imagen vectorial del distintivo? A1.3.5 ¿El acceso al servidor de publicación está habilitado?

A1.4 Preservación A1.4.1 Almacenamiento en servidor A1.4.1.1 ¿Los archivos de preservación se almacenarán en un servidor? A1.4.1.2 Si va a tener disponible un servidor, ¿contará con arreglos de disco RAID? A1.4.1.3 ¿El acceso vía red al servidor de publicación está habilitado? A1.4.1.4 ¿Las imágenes se entregarán en un medio removible para que su personal las guarde en el servidor? A1.4.2 Almacenamiento en medios removibles A1.4.2.1 ¿Los archivos de preservación se almacenarán en medios externos: Discos ópticos, discos externos, cintas, etc.? A1.4.2.2 ¿Desea que Janium prepare los medios externos de almacenamiento?

A1.5 Espacios físicos A1.5.1 ¿Los trabajos se realizarán en el recinto de la institución? A1.5.2 ¿Requiere que Janium procese y aloje los materiales en sus instalaciones?

CUESTIONARIO DIAGNÓSTICO (3/3)

10

A. Organización:

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN (1/4)

B. Objetivos:

C. Compromisos y acuerdos:1) Digitalizar ### unidades, equivalentes a ### documentos, del (de la) acervo / colección…, con las siguientes características: <hardware y otro equipo, software, redes, calidad de la imagen, condiciones de seguridad en la circulación y manipulación de los documentos, etc.>.2) Realizar el registro de los ### documentos, bajo las siguientes condiciones:… <manejador de la base de datos, metadatos>3) Realizar la conversión de los registros de ### documentos, que originalmente se encuentran en <forma impresa, una base de datos específica, etc.>.4) Realizar la conversión a caracteres de texto de ### imágenes digitalizadas, correspondientes a impresos de origen con las siguientes características:… <período histórico, tipografía, etc.>, utilizando… <programa OCR>.5) Ingresar ### <marcas de agua, cintillos, sellos> a ### imágenes digitalizadas <y a ### conversiones a texto>.6. Revisar los avances cada… <frecuencia>.

D. Fecha de inicio: E. Fecha de terminación:

F. Entrega de avances: G. Fecha de avance:

Compromisos / acuerdos Meta Avance %Compromisos / acuerdos Meta Avance %

1) Digitalizar ### unidades, equivalentes a ## documentos, del (de la) acervo / colección…

###unidades digitalizadas

### - nunidades digitalizadas

(### - n) x100###

2) Realizar el registro de los ### documentos. ###registros

### - mregistros

(### - m) x100###

11

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN (2/4)

H. Comentarios sobre los avances:

I. Calidad de las imágenes: Formato: Resolución:

2) Luminosidad(B – R – M)

3) Cuadro(B – R – M)

Identificación de las muestras 1) Enfoque(B – R – M)

Sumas

Resolución:Formato:

5) Luminosidad(B – R – M)

6) Cuadro(B – R – M)

Identificación de las muestras 4) Enfoque(B – R – M)

Sumas

J. Comentarios sobre la calidad de las imágenes:

12

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN (3/4)

2) Ortografía(B – R – M)

3) Vinculación 856(B – R – M)

K. Calidad de los registros:Identificación de las muestras

1) Transcripción(B – R – M)

Sumas

L. Comentarios sobre la calidad de los registros:

2) OCR(B – R – M)

3) Biblioteca digital(B – R – M)

M. Calidad de otros procesos asociados:

Identificación de las muestras

1) Conversión de registros

(B – R – M)

Sumas

N. Comentarios sobre la calidad de los otros procesos asociados:

13

O. Observaciones:

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN (4/4)

P. Indicadores de valoración (resumen ejecutivo):

Avances al <fecha de avance> (G):1) ### % de imágenes digitalizadas.2) ### % registros.…

Imágenes digitalizadas con calidad buena en <formato> con <resolución> (I): ΣB/3.

### % de imágenes digitalizadas con calidad buena.Registros con calidad de transcripción, ortografía y vinculación 856 (K): ΣB

/3.

### % de registros con calidad.Registros convertidos con calidad buena (M): ###.Imágenes convertidas a texto con calidad buena (M): ###.### contenidos de buena calidad en la Biblioteca Digital (M).

14

PARA MAYOR INFORMACIÓN

Autores:

Robert Endean Gamboaendeangamboa@yahoo.com.mx

Maestro en Bibliotecología, con estudios de Doctorado en Antropología, en la línea de investigación de Semiótica y Hermenéutica. Trabaja en la

Hemeroteca Nacional, de la Universidad Nacional Autónoma de México.

Carlos Solís Soberóncarlos.solis@janium.com

Ingeniero en Sistemas. Director General de Janium Ltda.

Lector:Enéstor Serna Avila

enestor.serna@janium.comLicenciado en Bibliotecología. Asesor comercial de Janium Ltda

GRACIAS