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Universidad de La Salle Universidad de La Salle
Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle
Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS
1-1-2016
Diseño e implementación de buenas prácticas para Diseño e implementación de buenas prácticas para
fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la
Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar
Incondicionalmente Siempre GABIS Incondicionalmente Siempre GABIS
Edward Andres Tovar Garzon Universidad de La Salle, Bogotá
Fabian Andres Castro Mejia Universidad de La Salle, Bogotá
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Citación recomendada Citación recomendada Tovar Garzon, E. A., & Castro Mejia, F. A. (2016). Diseño e implementación de buenas prácticas para fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre GABIS. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/930
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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA
FORTALECIMIENTO DE ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
EN LA FUNDACION SOCIAL GRANDES ALEGRIAS PARA BRINDAR
INCONDICIONALMENTE SIEMPRE GABIS.
EDWARD ANDRES TOVAR GARZON
FABIAN ANDRES CASTRO MEJIA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA
PÚBLICA
BOGOTÁ D.C.
2016
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA
FORTALECIMIENTO DE ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
EN LA FUNDACION SOCIAL GRANDES ALEGRIAS PARA BRINDAR
INCONDICIONALMENTE SIEMPRE GABIS.
EDWARD ANDRES TOVAR GARZON
FABIAN ANDRES CASTRO MEJIA
Docente: Martha Luz Chacón Páez
Director trabajo de grado
Programa de proyección social
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA
PÚBLICA
BOGOTÁ D.C.
2016
Contenido
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 8
1. MACRO VARIABLES .............................................................................................................. 9
1.1 BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO .................................................................................... 9
1.1.1 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL LUGAR ....................................................... 9
1.1.2 CONDICIONES DE VIVIENDA Y SERVICIOS PÚBLICOS ............................ 10
1.1.3 CONDICIONES DE VÍAS Y ESPACIO PÚBLICO ............................................. 12
1.2 SOCIOECONÓMICAS ................................................................................................... 13
1.2.1 SECTORES PRODUCTIVOS .............................................................................. 13
1.2.2 EMPRENDIMIENTO ECONÓMICO .................................................................... 14
1.2.3 DINÁMICAS DEL MERCADO .............................................................................. 14
1.2.4 ALIANZAS PÚBLICAS Y PRIVADAS .................................................................. 14
1.2.5 CUANTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO ................. 15
1.3 POLÍTICO-INTITUCIONALES ...................................................................................... 16
1.3.1 DEBERES ALCALDÍA LOCAL ............................................................................. 17
1.3.2 RED DE SERVICIOS SOCIALES ........................................................................ 17
1.4 SIMBÓLICO CULTURALES ......................................................................................... 18
2. ANÁLISIS DOFA .................................................................................................................... 19
2.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA .................................................................................. 20
2.2 GESTIÓN CONTABLE .............................................................................................. 21
2.3 GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ........................................................ 21
2.4 ANALISIS MATRIZ FODA ......................................................................................... 23
3. CONSOLIDACIÓN Y EJECUCIÓN DE TRABAJO .......................................................... 24
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 24
3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................. 26
3.3 OBJETIVO ....................................................................................................................... 26
3.3.1 OBJETIVOS GENERAL ........................................................................................ 26
3.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................ 26
4. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 27
5. MARCOS DE REFERENCIA ............................................................................................... 29
5.1 MARCO TEORICO ......................................................................................................... 29
5.2 MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................ 32
5.3 MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................ 35
5.3.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN GABIS ............................................................ 35
5.3.2 VINCULOS POTENCIALES ................................................................................. 36
6. EJECUCIÓN DE TRABAJO ................................................................................................ 37
• RECURSOS TECNOLÓGICOS: .................................................................................. 40
• RECURSOS HUMANOS: .............................................................................................. 40
• RECURSOS ECONÓMICOS: ...................................................................................... 40
• OTROS RECURSOS: .................................................................................................... 40
7. DISEÑO METODOLÓGICO ................................................................................................. 40
7.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 40
7.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN .......................................................................................... 40
7.3 METODO DE INVESTIGACIÓN .................................................................................. 41
7.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................................... 42
8. RESULTADOS ....................................................................................................................... 42
8.1 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MARCO INSTITUCIONAL Y
ADMINISTRATIVO DE LA FUNDACIÓN ............................................................................... 43
8.1.1 REDISEÑO DE LA MISIÓN Y VISIÓN ................................................................ 43
8.1.2 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................... 45
8.1.3 DISEÑO DE PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES ..... 46
8.2 DISEÑO DE MANUALES DE FUNCIONES ............................................................... 48
8.3 ACTUALIZACIÓN DEL BROCHURE DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN ....... 57
8.4 FORTALECIMIENTO DE PRÁCTICAS PARA EL MANEJO DE REDES
SOCIALES Y MEDIOS DE PROMOCIÓN WEB DE LA FUNDACIÓN .............................. 59
8.4.1 Facebook ................................................................................................................. 60
8.4.2 Instagram ................................................................................................................. 61
8.4.3 Twitter ....................................................................................................................... 61
8.4.4 Página Web Gratuita .............................................................................................. 62
8.5 RECOLECCIÓN DE SOPORTES CONTABLES DEL PERIODO CONTABLE
AÑO 2015 .................................................................................................................................... 64
8.6 CAPACITACIÓN DEL MANEJO DE SOPORTES CONTABLES ........................... 65
8.6.1 Recibo de Caja Menor ............................................................................................... 65
8.6.2 Comprobante de caja ................................................................................................ 66
8.6.3 Cuentas de cobro y formato de proveedor de servicios:...................................... 67
8.6.4 Formato Proveedor de Servicios ............................................................................. 68
8.7 IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE ........................................... 69
8.8 INGRESO Y ALIMENTACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE A IMPLEMENTAR
71
8.9 ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN GABIS
PERIODO 2015 (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS) ........................ 75
8.10 DISEÑO DE PRÁCTICAS COMPLEMENTARIAS AL FORTALECIMIENTO DE LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ........................................................................ 75
8.11 OBTENCIÓN DE DONACIONES POR PARTE DE TERCEROS. ......................... 79
9 CONCLUSIONES ................................................................................................................... 85
10 RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 87
REFERENCIAS .............................................................................................................................. 90
INDICE DE TABLA DE GRAFICOS
Tabla 01. Bogotá D.C. Hogares por Cobertura de Servicios Públicos 2011...…................... 12
Tabla 02. Bogotá D.C. Vías Localidad de Kennedy Segundo Periodo 2015………………… 12
Tabla 03. Personal Ocupado en Empresas de Kennedy ………………………………………15
Tabla 04. Población Ocupada por posición ocupacional y sexo……………...……………… 15
Tabla 05. Matriz FODA – Gestión Administrativa……………………………………………... 20
Tabla 06. Matriz FODA – Gestión Contable……………………………………………………. 21
Tabla 07. Matriz FODA – Gestión administrativa y contable…………………………………. 21
Tabla 08. Matriz FODA – Gestión Administrativa……………………………………………..... 22
Tabla 09. Matriz FODA – Gestión Contable……………………………………………………. .23
INDICE DE TABLA DE FIGURAS
Figura 01. Distribución de Localidades de la Ciudad de Bogotá DC …………………………. 9
Figura 02. Localidad de Kennedy – Ciudad de Bogotá DC ……………………………………. 10
Figura 03. Ubicación Fundación GABIS – Ciudad de Bogotá DC…………………………….. 10
Figura 04. Formato Entrevista Fundación GABIS………………………………………………. 41
Figura 05. Organigrama Fundación Social GABIS……………………………………………… 45
Figura 06. Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 1………………………………………………... 58
Figura 07. Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 2……………………………………………….... 59
Figura 08. Facebook Fundación Social GABIS…………………………………………………. 60
Figura 09. Instagram Fundación Social GABIS ………………………………………………… 61
Figura 10. Twitter Fundación Social GABIS……………………………………………………… 61
Figura 11. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 62
Figura 12. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 62
Figura 13. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 63
Figura 14. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 63
Figura 15. Recibo de Caja Menor……………………………………………………….………… 65
Figura 16. Recibo de Caja…………………………………………………………………………. 66
Figura 17. Cuenta de Cobro…………………………………………………………………….… 67
Figura 18. Formato Proveedor de Servicios……………………………………………….…..... 68
Figura 19. Licencia del Sistema Software Contable Easy Contable……………………….….…..... 69
Figura 20. Factura de Compra del Sistema Software Contable Easy Contable …………………... 70
Figura 21. Sistema Software Contable Easy Contable………………………………………… 70
Figura 22. Sistema Software Contable Easy Contable………………………………………… 72
Figura 23. Sistema Software Contable Easy Contable………………………………………… 72
Figura 24. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 1.. 73
Figura 25. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 2.. 74
Figura 26. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 3.. 75
Figura 27. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance General Año 2015 ………………... 76
Figura 28. Sistema Software Contable Easy Contable – Estado de Resultados Año 2015 ………….. 77
Figura 29. Formato de Autorización ………….…………………………………………………… 79
Figura 30. Jóvenes utilizando los computadores donados en la clase de sistemas…………. 81
Figura 31. Carta de Donación Banco Colpatria S.A……………………………………………... 82
Figura 32. Carta de Donación de Imaginarium S.A.S ……………………………………………... 83
Figura 33. Utensilios de Cocina Donados……………………………………………………….… 84
Figura 34. Aros Ula Ula Donados ………………………………………………………………… 84
Figura 35. Multifuncional Donada ………………………………………………………………… 85
Figura 36. Horno Microondas…………………………………………….………………………. 85
Figura 37. AZ para archivo físico…………………………………………………………………. 86
INTRODUCCIÓN
La ejecución y desarrollo de este proyecto surge del espacio que brinda la
Universidad de La Salle por medio del programa de Proyección Social dentro del
cual de manera voluntaria se optó por esta modalidad de grado, donde se
consideró que es una oportunidad de crecimiento profesional y social para enfocar
los conocimientos administrativos y contables adquiridos, en pro del desarrollo de
las comunidades menos favorecidas, siendo así el foco de trabajo, en caso
particular la Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente
Siempre (GABIS).
La Fundación GABIS está dirigida a la población de la primera infancia, jóvenes
activos, madres lactantes y gestantes, personas con discapacidad y al adulto
mayor, donde su principal función es contribuir al asesoramiento, formación y
orientación de los integrantes de la fundación, por medio de proyectos lúdico
pedagógicos y sociales que complementen un medio de vida íntegro y digno a la
comunidad vulnerable en el sector de la localidad de Kennedy, Bogotá D.C.
Teniendo en cuenta lo anterior, en pro de las necesidades identificadas en la
Fundación GABIS, la ejecución de este proyecto tiene como fin contribuir con el
desarrollo y la implementación de buenas prácticas a nivel administrativo y
contable, logrando así consolidar estrategias que permitan a la Fundación realizar
su gestión administrativa de manera correcta para la ejecución de sus objetivos,
consolidar si información contable para asegurar una planificación financiera y la
toma de decisiones adecuadas.
9
1. MACRO VARIABLES
1.1 BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO
1.1.1 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL LUGAR
Figura 01. Distribución de Localidades de la Ciudad de Bogotá DC
Fuente: http://nuestrabogotamisena.blogspot.com.co/2009/06/division-de-bogota.html
Se identifica que la Fundación GABIS, está ubicada en la localidad de Kennedy en
la Carrera 82 B No. 42 H sur 18 Barrio La Loma, en la ciudad de Bogotá. La casa
cuenta con tres pisos, el primer piso cuenta con dos entradas, uno para el ingreso
de las personas que viven en arriendo en el primer piso y el otro ingreso es por un
garaje adecuado como oficina de la fundación donde atiende los distintos
requerimientos de las personas vinculadas a la fundación, así mismo se utiliza
como lugar de almacenaje de los productos comprados al Banco de Alimentos; El
segundo piso tiene tres salones, una cocina, un baño y una sala múltiple. Un salón
es utilizado para la entrega de alimentos a los niños y para actividades educativas.
Otro salón donde realizan actividades lúdicas con material didáctico y por último el
otro salón que es utilizado para almacenar material didáctico, libros y juguetes. El
salón múltiple es utilizado para realizar actividades lúdicas con ayudas
audiovisuales, además de ser utilizado para las reuniones con las personas
integrantes de la fundación y por último en el tercer piso cuenta con dos salones,
un baño, una cocina y sala modificada para guardar libros, material didáctico y
ropa de los niños. Uno de los salones tiene cunas para los niños más pequeños y
por último el otro salón es utilizado para dar clases y zona de alimentación.
10
Kennedy es la localidad número 8 del distrito capital y una de las de mayor
población. Está ubicada al sur occidente de Bogotá, limitando al norte con la
localidad de Fontibón, al sur con la localidad a de Bosa, al oriente con Puente
Aranda, colindando en un pequeño sector con las localidades de Tunjuelito y
Cuidad Bolívar, de igual modo con la autopista sur con Boyacá.
La extensión de la localidad de Kennedy es de 3.859 hectáreas, distribuidas en un
98.1% es área urbana y 1.8% es área rural. Cuenta con un número de habitantes
de 1.019.949 distribuidos en 328 barrios. Kennedy cuenta con 12 UPZ (Unidades
de Planeamiento Zonal): Kennedy Central, Timiza, Carvajal, Américas, Bavaria,
Castilla, Tintal Norte, Calandaima; Corabastos, Gran Britalia, Patio Bonito y Las
Margaritas.
1.1.2 CONDICIONES DE VIVIENDA Y SERVICIOS PÚBLICOS
Figura 02. Localidad de Kennedy – Ciudad de Bogotá DC
Fuente: http://calandaima.blogspot.com.co/
La Fundación GABIS se encuentra ubicada en la localidad de Kennedy,
exactamente en el barrio La Loma, su ubicación esta próxima a avenidas
principales como la Troncal Av. Cali y próxima a la Calle 43 Sur; así mismo a
medios de transporte masivo ( Servicio Transmilenio, Sitp, Buses Urbanos, entre
otros) , de igual forma es importante resaltar que las instalaciones de la Fundación
11
cuenta con un diseño elevado de tres pisos, en condiciones óptimas y
considerables para desempeñarse con sus labores.
Figura 03. Ubicación Fundación GABIS – Ciudad de Bogotá DC
Fuente: Google Maps
Localidad de Kennedy actualmente en su mayoría residencial, otra parte
dotacional e industrial. Kennedy representa el 13.7% de la población de Bogotá,
que la convierte en la segunda localidad más grande con 1.019.949 habitantes,
con una distribución por genero de 496.508 hombres y 523.441 mujeres. De
acuerdo a los datos de la Secretaria de Planeación Distrital se proyectó un
aumento de la población entre el 2011 a 2015 de 4,9% es decir un crecimiento de
1.069.469 habitantes en la Localidad.
Con relación a las condiciones de vivienda, en la localidad de Kennedy existen
276.800 viviendas y 288.293 hogares, con un tamaño promedio de 3,4 personas
por hogar. De las 276.800 viviendas, dentro de las diferentes opciones de
vivienda, predomina la tendencia del arriendo o subarriendo, con el 41,7% de los
hogares, vivienda propia de 38,1%, el restante que es el 1,6% hace referencia a la
tenencia (propiedad colectiva, ocupante de hecho y posesión sin título).
Esta localidad se caracteriza por contar con estratos entre 1 y 4 con predominio
del 2 y 3, esto de acuerdo a la consolidación y desarrollo urbanístico de los
mismos barrios. Dentro de los servicios públicos cuenta con un cubrimiento casi
total, en relación a los domiciliarios, la cobertura de alcantarillado sanitario,
12
energía eléctrica y aseo es del 100%, gas natural es del 93%, alcantarillado pluvial
es de 97% y telefonía fija de 83%
Tabla 01. Bogotá D.C. Hogares por Cobertura de Servicios Públicos 2011
Fuente: DANE – SDP. Encuesta Multipropósito para Bogotá 2011
Teniendo en cuenta el punto anterior es importante aclarar que la Fundación
cuenta con los servicios públicos básicos y adicionalmente cuenta con servicios de
cobertura telefónica y de internet, los cuales son elementales para el correcto
funcionamiento de sus actividades de apoyo a la comunidad.
1.1.3 CONDICIONES DE VÍAS Y ESPACIO PÚBLICO
Con relación a las vías la localidad de Kennedy, según el último informe dado a
conocer por el Instituto de desarrollo Urbano IDU a junio de 2015, la extensión de
Km-Carril es de 1.638,8 solo en la localidad de Kennedy con la siguiente
información:
Tabla 02. Bogotá D.C. Vías Localidad de Kennedy Segundo Periodo 2015
MALLA VIAL BUENO REGULAR MALO TOTAL KM-CARRIL
ARTERIAL 186,43 30,37 40,71 257,51
TRONCAL 69,46 10,1 1,3 80,86
INTERMEDIA 224,85 45,04 64,76 334,65
LOCAL 177,8 243,4 544,58 965,78Fuente: http://app.idu.gov.co/geodata/IntenasMain/estadisticas.html Autor- EAT. FC
13
De acuerdo a la información anterior, se puede decir que vías se encuentra en
condiciones favorables para los distintos medios de transporte, son aquellas de
mayor circulación o vías principales, donde pasan los articulados y alimentadores
de Transmilenio, así como los buses del Sitp, compartido con los vehículos
particulares.
Con relación a las vías intermedias o local, hace referencia a las vías internas de
los barrios, que siguen siendo precarias, pues encontramos aún calles o carreras
pavimentadas que cruzan con otras que no lo están, dificultando el acceso a
vehículos de emergencia, servicio públicos, entre otros.
Los espacios públicos en Kennedy, son de fácil acceso para toda su población,
ciclorutas, parques metropolitanos como el Porvenir Gibraltal, Timiza y la red de
parques vecinales.
Dentro de lo que respecta a la Fundación GABIS, identificamos que la relación
próxima a sus vías principales de acceso son la troncal Av Cali, la Calle 43 Sur y
la Carrera 82 b que se encuentra en un estado considerable.
1.2 SOCIOECONÓMICAS
1.2.1 SECTORES PRODUCTIVOS
En Kennedy se localizan 15.196 de las empresas de Bogotá, que equivalente al
7% del total de las empresas capitalinas. La estructura empresarial de la localidad
se concentra en el sector servicios (76%), industria (19%) y construcción (3%).
De acuerdo a los sectores productivos mencionados es importante identificar que
la Fundación GABIS está localizada a la prestación de servicios de enseñanza y
de acompañamiento psicológico, generando así participación en cuanto los
ámbitos de educación, cultura, artística y recreación.
Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de empresas
de la localidad Kennedy son: comercio (44%), industria (18%), servicios
inmobiliario, empresariales y de alquiler (8,1%), transporte, almacenamiento y
comunicaciones (8%), y hoteles y restaurantes (7%).
14
1.2.2 EMPRENDIMIENTO ECONÓMICO
En el objeto social de la Fundación GABIS no existe un marco de desarrollo
dirigido directamente al ámbito de promoción laboral, dado que sus servicios están
principalmente dirigidos a la comunidad no productiva (infantes y adolecentes
escolares) y por otro lado un grupo reducido de adultos en etapa productiva y
retirada; teniendo esto en cuenta se da un punto a favor el aporte que genera la
fundación de manera indirecta con el desarrollo de sus programas, brinda el apoyo
a los padres de familia que están en una etapa de productividad laboral para que
puedan desempeñarse laboralmente mientras sus infantes o adolecentes están
con el acompañamiento de la Fundación durante la jornada diaria y así mismo un
acompañamiento psicológico para que el aprovechamiento en familia se evidencie
en los hogares de las familias vinculadas.
1.2.3 DINÁMICAS DEL MERCADO
Aunque dentro del sector de la localidad de Kennedy existen otras alternativas
de apoyo familiar, asesoramiento psicológico y de apoyo educativo, brindado por
instituciones del gobierno como secretaria de integración social, IDRD, Acción
Social, Juntas de Acción Comunal, entre otros y sin ánimo de lucro como
Fundación Semillas de Amor, Fundación Social Sueños de Vida, Fundación
Martha Chacón, entre otras que aunque tiene otro programas, están dirigidas a la
población infante, adolecente, vulnerable y de escasos recursos.
Gracias a la disciplina dada por las promotoras de la Fundación, esta ha logrado
tener una participación durante los últimos cuatro años y así ir fortaleciendo sus
programas, al igual que su estructura organizacional, dando así un impacto
positivo y un reconocimiento en su comunidad.
1.2.4 ALIANZAS PÚBLICAS Y PRIVADAS
El apoyo con el que cuenta para su desempeño esta soportado por el Banco de
Alimentos, personas naturales y donantes esporádicos.
En el caso del Banco de alimentos, se recibe un apoyo en suministro de alimentos
y otros recursos que son de utilidad para el desarrollo de los programas de la
15
Fundación como una comida balanceada, muebles y enseres que facilitan la
actividad diaria y mercados para las familias que la conforman.
En cuanto a las personas naturales, el apoyo es representativo, ya que se cuenta
con suministro de diferentes recursos, monetarios, enseres, de apoyo educativo,
recreación, de alimentación, entre otros que son de gran ayuda para el desarrollo
de la Fundación, esto al igual sucede con los donantes esporádicos.
1.2.5 CUANTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO
Tabla 03. Personal Ocupado en Empresas de Kennedy
Fuente: CCB (2006).Registro Mercantil. CCB, Bogotá. Cálculos: Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB.
Tabla 04. Población Ocupada por posición ocupacional y sexo.
Fuente: DANE – SDP, Encuesta de Calidad de Vida Bogotá 2007.Nota. En la columna „Otra‟ se incluyen los
trabajadores familiares sin remuneración, trabajadores sin remuneración de em- presas o negocios de otros
hogares y otros ocupados.
La tasa de ocupación (55,5%) es inferior a la de la Ciudad (55,1%), según. Las
actividades que más ocuparon personas residentes en Kennedy fueron: comercio,
hoteles y restaurantes (29%), servicios sociales, comunales y personales (25%),
industria manufacturera (19%).
16
La tasa de desempleo (16,3%) es la más alta de las localidades y está por encima
de la de Bogotá (13,1%). En Kennedy reside el mayor número de desempleados
de Bogotá (71.000).
Los sectores más representativos en la generación de empleo en la localidad
fueron: industria (39%), comercio (30%), transporte, almacenamiento y
comunicaciones (14%). La mipyme generó el 64% de puestos de trabajo y la gran
empresa el 36%.
En el caso de la Fundación el capital humano que se emplea para el desarrollo
ordinario, es reducido, ya que en este caso las personas que permanecen en sus
instalaciones son la directora, la administradora, la encargada de la cocina, y un
docente, aunque en algunos casos se recibe el apoyo de practicantes
universitarios, aprendices del SENA y en algunos casos de la misma comunidad.
1.3 POLÍTICO-INTITUCIONALES
El Distrito Capital, en cabeza de su Alcalde Mayor y como presencia del Estado en
las distintas localidades de Bogotá, cuenta con alcaldías locales, creadas para
atender las distintas necesidades de la población perteneciente a cada localidad;
su propósito es formular e implementar políticas públicas relacionadas con temas
de acceso a la justicia, derechos humanos, convivencia, seguridad, cultura,
inclusión y participación democrática.
Las alcaldías locales están integradas por un Grupo de Gestión Jurídica y un
Grupo de gestión Administrativa y Financiera, que se encuentra apoyado por la
Secretaria de Gobierno Distrital con recurso humano de las oficinas de asuntos
jurídicos, planeación, obras, almacén y presupuesto.
La Alcaldía Local es el centro de contacto más cercano del ciudadano con la
Administración Distrital, con el que se busca una mejor prestación de los servicios
del Gobierno de la ciudad.
• Promover la organización social y estimular la participación de los
ciudadanos (as) y organizaciones en los procesos de gestión pública.
17
• Promover la convivencia pacífica, la aplicación de las normas de policía y
coordinar los distintos mecanismos e instancias de resolución pacífica de
conflictos tales como mediación, conciliación, facilitar la interlocución de
todas las instancias y organismos que ejerzan funciones que impacten en la
localidad.
• Contribuir a las metas del Plan de Desarrollo Distrital.
• Desarrollar los procesos de gestión pública requeridos para el cumplimiento
de sus funciones misionales y de las funciones de los Alcaldes o Alcaldesas
Locales.
• Adelantar los procesos de apoyo a las Alcaldesas o Alcaldes locales en la
atribución de coordinar la acción administrativa del Distrito en la localidad,
de acuerdo con lo estipulado en el Decreto Ley 1421 de 1993.
1.3.1 DEBERES ALCALDÍA LOCAL
• Liderar, orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y programas
encaminados a garantizar la participación de los habitantes en las
decisiones que les afecten y en el control social a la gestión pública en el
marco del Sistema Distrital de Participación.
• Garantizar la convivencia pacífica, el respeto de los derechos humanos, la
seguridad ciudadana y la preservación del orden público en la ciudad.
• Promover, desarrollar y organizar las iniciativas y procesos ciudadanos
solidarios para la atención de las poblaciones vulnerables desde la
perspectiva de convivencia y seguridad ciudadana.
• La defensa y protección de los derechos constitucionales de los ciudadanos
en todo el territorio Distrital.
1.3.2 RED DE SERVICIOS SOCIALES
La alcaldía Local de Kennedy cuenta con una red de servicios sociales, con el
apoyo de las distintas instituciones creadas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, para
el acompañamiento y seguimiento de toda la población vulnerable e integrante de
18
la localidad. Dentro de los servicios sociales se encontró los siguientes de mayor
impacto:
• Población en condición de discapacidad y adulto mayor: Este servicio está
apoyado por la Secretaria Distrital de Integración Social. Su propósito es
identificar y registrar esta población para brindar subsidios monetarios en
canasta alimentaria o cupos en comedores alimentarios, de igual modo
atención en salud con la ayuda del Hospital del Sur.
• Poblaciones diversas: Este servicio va enfocado a las personas dedicadas
a las ventas ambulantes, recicladores, desplazados, discapacitados,
comerciantes de plazas de mercado, entre otros; su propósito es crear
unidades productivas de emprendimiento, apoyados por el Instituto para la
Economía Social IPES.
• Población Vulnerable: El propósito de este programa es ayudar a hogares
que no superen los 4 smlv, no estén afiliados a una caja de compensación
familiar, no tengan vivienda ni se hayan postulado a ningún tipo de subsidio
y poder acceder al programa de Subsidio Distrital de Vivienda. Su finalidad
es contribuir a la reducción de la pobreza y desigualdad.
• Población Desplazada por conflicto armado: En el Centro Dignificar
Kennedy- UAO (Unidad de Atención y Orientación al Desplazado), se
atiende manera oportuna y efectiva a la población desplazada por conflicto
violento que necesita información y orientación de los diferentes programas
implementados por el distrito para su atención.
Los otros puntos de presencia del estado en la localidad de Kennedy son:
Secretaria Distrital de Integración Social, SuperCADES, Familias en Acción,
Personería Local de Kennedy, Casa de la Justicia, Fiscalía Seccional Kennedy,
Dirección Local de Educación, ICBF Kennedy, Comisaria de Kennedy, Comisaria
de Familia, entre otros.
1.4 SIMBÓLICO CULTURALES
La localidad de Kennedy cuenta un gran grupo de agrupaciones, organizaciones,
colectivos, agentes artísticos y culturales. Los más representativos artísticamente
19
son las danzas, el teatro y la música. Son importantes los grupos de adultos
mayores que realizan actividades de música y danza, así como los de mayor
movilidad en escenarios locales son los grupos de rock y hip hop. La localidad
cuenta con población indígena representada por el cabildo Nasa y población
afrodescendiente ubicados en la UPZ de Timiza, Gran Britalia y Patio Bonito.
Dentro de la localidad también se encuentran los gitanos o pueblo Rom, ubicados
en el sector de Marcella.
La Alcaldía Mayor de Bogotá, dentro de su Plan distrital de Cultura 2012-2021,
que incluye a todas las localidades, Kennedy es participante por su gran
contribución a la cultura capitalina. Dentro de las propuestas formuladas y
aceptadas para la localidad y de mayor impacto en el año 2015, se encuentra la
creación de la Casa de las Artes, la Cultura y el Patrimonio que sirve como
espacio de organización y ejecución de las distintas prácticas culturales locales,
de igual modo que sirva como apoyo de la documentación de la memoria escrita y
audiovisual de los eventos realizados y patrocinados por la localidad.
Kennedy cuenta con 2 Centros de Arte para la Niñez y la Juventud (CLAN), que
atiende a más de 2500 niños y jóvenes de la localidad, que incentivan por medio
del arte y la cultura las herramientas para construir una mejor sociedad.
Dentro de las distintas actividades que ayudan a la integración y participación de
la comunidad, realizadas en lo corrido del año 2015, encontramos las salidas
recreo deportivas para los adultos mayores, entrega de un nuevo parque en el
barrio Britalia, entrega de una cancha de futbol sintética para las escuelas
juveniles, festivales de música y los más representativos de la localidad es el Rock
al Kennedy e Hip-Hop Kennedy, de los cuales se deben hacer preselección de
grupos participantes por la cantidad que están con la intensión de participar.
2. ANÁLISIS DOFA
Para el desarrollo de este esquema de análisis, es importante tener en cuenta que
para su ejecución se conformó un grupo con el que se logró identificar las
necesidades más relevantes y a las que se les genero un plan de trabajo, con la
implementación de estrategias de mejora. El grupo de trabajo lo conformo la
20
representante legal, la encargada de la administración y nosotros como grupo de
apoyo administrativo y contable. Por otro parte, se realizó un diagnóstico de
reconocimiento sobre del funcionamiento interno de la Fundación GABIS,
procesos establecidos, falencias, oportunidades, programas, vínculos,
organización, entre otros aspectos relevantes para determinar el direccionamiento
del proyecto.
Realizada la identificación de las necesidades de la fundación, se pudo establecer
el tipo de asesoría requerida como apoyo y el enfoque del proyecto. Se determinó
y propuso generar la ejecución de un plan de trabajo para abordar y suscitar las
necesidades identificadas. Mediante el análisis FODA y determinando una
priorización de las variables identificadas, se asignó un orden de acción y
desarrollo para subsanar las necesidades.
2.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Tabla 05. Matriz FODA – Gestión Administrativa.
21
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
2.2 GESTIÓN CONTABLE
Tabla 06. Matriz FODA – Gestión Contable.
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
2.3 GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE
Tabla 07. Matriz FODA – Gestión administrativa y contable
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
22
Partiendo del análisis que se realizó en la Fundación e identificadas las
necesidades que se requieren para fortalecer las prácticas administrativas y
contables se acordó y priorizo las siguientes estrategias:
Tabla 08. Matriz FODA – Gestión Administrativa.
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
23
Tabla 09. Matriz FODA – Gestión Contable
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
2.4 ANALISIS MATRIZ FODA
Dentro de los puntos estudiados de manera muy selectiva y confrontando la
información de las anteriores bases se determinó lo siguiente:
• La Fundación GABIS, tiene la disposición de realizar todos los posibles
cambios propuestos para el mejoramiento de su funcionamiento, de igual
modo implementar todos los correctivos operacionales que a la fecha hacen
que no tengan una gestión administrativa y contable eficiente.
• Es claro que la estructura administrativa actual de la fundación no está
completa y es necesario rediseñarla para crear un sentido de pertenencia
en los distintos colaboradores, además que da la oportunidad al momento
24
de presentarla a posibles donantes, que es una fundación seria y bien
estructurada.
• La información contable es importante para cualquier organización y el
propósito de implementar un software y política contable en la fundación
GABIS, es necesario para llevar el respectivo control de las distintas
actividades de ingresos y gastos, teniendo en cuenta que como es una
actividad sin ánimo de lucro, todo movimiento que realice la fundación debe
quedar registrado para no generar ningún inconveniente legal o de
requerimiento por parte de las entidades de control sobre estas
organizaciones.
• El buen nombre y reconocimiento de la fundación es parte esencial de su
funcionamiento, por eso es claro el manejo de la redes sociales, ya que
ahora son la forma de darse a conocer en el mercado, además que esto no
genera ningún costo de funcionamiento y su divulgación llega a más
personas de manera fácil y rápida. Además es necesario crear un brochure
para ser entregado a distintas personas o empresas con sentido social para
posibles donaciones.
• El seguimiento y control de las distintas actividades contables y
administrativas de la fundación deben ser soportadas en cada momento,
por eso surge la necesidad de crear formatos institucionales donde se
registre todo movimiento o actividad realizada, para verificar el
cumplimiento, de los distintos propósitos que quiere alcanzar la fundación
en su cambio de mejoramiento.
3. CONSOLIDACIÓN Y EJECUCIÓN DE TRABAJO
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Fundación GABIS tiene como representante legal a la señora Luz Dary Ruiz
León quien es la representante legal y acompaña su funcionamiento desde el 4 de
Marzo de 2013, está ubicada en la ciudad de Bogotá Distrito Capital, en la
localidad de Kennedy barrio Villas de La Loma. Hoy en día la Fundación GABIS
cuenta con un grupo de trabajo de tres personas encargadas de planta y de
manera ocasional cuenta con la colaboración y apoyo de practicantes
25
universitarios, donde en su desarrollo social trabaja con un grupo aproximado de
sesenta y dos (62) personas, comprendido entre los doce (12) meses de nacido y
los sesenta (60) años, donde su mayor grupo de integrantes se concentra en niños
de doce (12) meses y jóvenes de quince (15) años vulnerables socialmente y
económicamente, donde su primordial objetivo es brindar a su comunidad la
mejoría de las condiciones alimentarias, educativas y de valores.
Para el desarrollo del trabajo es importante tener un conocimiento directo del
lugar, el entorno, la comunidad que acoge y lo más importante como funciona la
Fundación en su campo administrativo y contable que es el foco que se quiere
abordar para así lograr mejorar su desempeño; por lo tanto dentro de las visitas
que se realizaron a la Fundación GABIS se logran identificar diferentes puntos a
los cuales habrá que aplicarse una mejora, otros que serán de enfocar y otros que
son importantes aplicar. La Fundación, en sus cuatro años de funcionamiento ha
tratado de implementar una gestión administrativa y contable para dar un buen
trabajo y resultado a la comunidad que acoge, pero no se han logrado consolidar
buenas prácticas de gestión administrativa y no ha logrado tener una información
financiera confiable, organizada y actualizada.
Llevado acabo el análisis, se pudo identificar que la Fundación no cuenta con un
soporte solido de reconocimiento y posicionamiento del sector en el que trabaja,
además de no contar con un aleado fuerte de apoyo, por otro lado a pesar de que
cuenta con un blog en la red social Facebook, esta no tiene los permisos de
manejo de registros fílmicos y material fotográfico que se requiere como norma de
seguridad a la infancia y en este caso la información de la fundación no se
encuentra actualizada, por otro lado no cuentan con un brochure de presentación
o un medio donde los interesados puedan tener claridad de la actividad social, en
cuanto los programas brindados, no se cuenta con una política de satisfacción,
efectividad y de avance que mida la viabilidad de los programas que se ofrecen;
también, se identificó que la Fundación no cuenta con un manual de funciones
establecido en los cargos, teniendo en cuenta lo anterior es importante generar un
26
programa que consolide estas irregularidades y que le brinde un apoyo
significativo. En consecución con el análisis, dentro de los aspectos contables se
logró identificar que la Fundación carece de información contable real, no posee
una cuenta propia de recaudo, no cuenta con procesos definidos para el manejo
del efectivo, carece de políticas contables, además no cuenta con una información
financiera real y/o actualizada, en consideración y como un proceso esencial, la
fundación carece de un archivo documental.
Teniendo en cuenta lo anterior, es importante tomar las medidas correctas para
brindar una guía a la Fundación GABIS en cuando al manejo administrativo y
contable que se debería estar dando para su buen funcionamiento y para tomar
las decisiones correctas; es por eso que nace la necesidad de diseñar e
implementar pautas de buenas prácticas administrativas y contables, dirigidas al
fortalecimiento de estrategias que le permitan a la Fundación GABIS llevar una
debida gestión dentro los ámbitos legales, administrativos y visionarios; sumado a
esto, dentro del enfoque contable es importante resaltar que se debe generar una
reconstrucción y consolidación de la información contable de lo que lleva de
corrido el año dos mil quince (2015), con fin de contribuir a la disponibilidad de una
información real y actualizada.
3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿El diseño e implementación de un plan estratégico, contribuirá a las buenas
prácticas y fortalecimiento administrativo y contable en la Fundación GABIS?
3.3 OBJETIVO
3.3.1 OBJETIVOS GENERAL
Diseñar e implementar un plan estratégico que contribuya a las buenas prácticas y
al fortalecimiento administrativo y contable en la Fundación GABIS.
3.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Diagnosticar el estado actual de la fundación, para determinar las falencias en
cuanto a la gestión administrativa y contable.
27
• Rediseñar el marco institucional (misión y visión) y crear un marco de
principios, objetivos y metas institucionales
• Redactar el manual de funciones de los distintos cargos establecidos en el
organigrama de la fundación, así como la creación de nuevos manuales de
funciones para personas que brinda apoyo social.
• Realizar la reconstrucción de la información contable y financiera de la
Fundación.
• Implementar el uso de un software contable y capacitar al personal encargado.
• Capacitar a las personas encargadas del área contable para el correcto manejo
de la información contable y el debido registro de las operaciones.
• Diseñar y difundir un Brochure, para hacer la presentación formal de la
fundación, ante las diferentes posibles empresas que puedan realizar
donaciones.
• Implementar el manejo de las redes sociales y la creación de una página web
con el registro de las distintas actividades de la fundación para su promoción y
divulgación.
• Crear un formato de autorización para el manejo de material infantil que se
ajuste a las medidas legales.
• Capacitar a las personas encargadas de la parte administrativa para incentivar
a la apropiación de las estrategias diseñadas.
• Buscar vínculos empresariales que contribuyan con donaciones monetarias y
en especie a la Fundación
4. JUSTIFICACIÓN
El carácter social dentro de la cultura lasallista es un pilar de enseñanza y de
principio para la formación en la Universidad La Salle, como un medio de dar
participación al estudiante a la integración con aspectos sociales y de retribución a
la comunidad; de lo anterior nace la voluntad como estudiantes de esta institución,
el participar en un proyecto dirigido a la contribución social, en este caso optamos
por dar y brindar nuestra formación profesional a la ayuda de una fundación, que
requiere y está abierta a la ayuda de nosotros como estudiantes de la faculta de
ciencias administrativas.
28
Como motivo del trabajo asignado por la Universidad de La Salle y la Fundación
Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá, es para brindar aportes de
desarrollo a la Fundación Social GABIS, esto con el fin de contribuir en materia de
gestión administrativa y gestión contable.
La propuesta de trabajo para la Fundación GABIS, se origina por la falta de una
organización administrativa y contable que allí existe. Es de aclarar que las
personas que dirigen la fundación no poseen conocimientos específicos para el
direccionamiento de una organización de este tipo, lo que ha llevado a realizar
prácticas inadecuadas y su propósito no es eficiente.
La planeación del proyecto tiene como fin lograr fijar un marco estratégico solido
que le permita a la Fundación GABIS, tener acceso a una gestión administrativa
sólida en diferentes ámbitos como el mejoramiento de procesos internos,
cumplimiento de requerimientos legales, posicionamiento y reconocimiento, como
también implementar una correcta gestión contable que este enfocada a una
reconstrucción de información financiera real, oportuna y actualizada, junto con el
complemento tecnológico del uso de una herramienta contable, lo cual le permitirá
lograr la obtención de información efectiva que de paso a que la Fundación dirija
sus decisiones en oportunidad a sus objetivos y propósito.
Se pretende fortalecer en la Fundación GABIS, los distintos inconvenientes en la
gestión administrativa y contable, implementado una nueva estructura
organizacional, acompañada de nuevos procesos y capacitación que ayuden para
el seguimiento y control de las distintas actividades diarias; todo esto para que se
mantenga dinámica y vigente en el campo de las instituciones sin ánimo de lucro
en el país.
El propósito de los cambios que surgen de las distintas necesidades de la
fundación, es buscar y alcanzar la confiabilidad de la gestión interna, acompañada
de un direccionamiento administrativo serio, constante y futurista, de igual modo
un manejo contable riguroso, que pueda tener control sobre las finanzas de la
fundación. Lo anterior busca como beneficio un excelente manejo organizacional
29
que proyecte seguridad para los distintos integrantes de la fundación y poder
mantenerse en el tiempo.
La ejecución de este proyecto lograra que la Fundación GABIS desarrolle una
gestión que le permita cumplir sus objetivos misionales, como también crear
confiabilidad en su gestión interna, generando así solidificar procesos en pro de sí
misma y de la comunidad a la que está dirigida, beneficiando en su conjunto a los
beneficiarios del servicio de la Fundación y consolidando la confianza en la misma.
5. MARCOS DE REFERENCIA
5.1 MARCO TEORICO
El presente trabajo tiene como base principal a Henry Fayol (1841-1925) y su
teoría clásica de la Administración, donde su enfoque propuesto es que toda
empresa necesita de todos sus componentes para que funcione de manera
sistemática e integral, así cada uno sea un sistema independiente dentro de la
organización acompañada de un direccionamiento de jefes responsables en su
función de administrar y de liderar.
Para Fayol los jefes son los representantes de la autoridad y unidad de mando y
su propósito es ser los responsables de sus equipos de trabajo, ya que estos
deben dirigir todo lo planeado y así mismo ser soporte de conocimientos para sus
subalternos. Este concepto para el direccionamiento de una fundación es clave, ya
el éxito y duración en el tiempo, depende del uso eficiente de sus recursos físicos
e intelectuales, teniendo como base el propósito por el cual fue creada. Para
alcanzar dicho propósito se debe cumplir con un buen manejo organizacional para
obtener resultados eficientes y eficaces, todos apoyados en relación a la función
administrativa, Fayol estructuro 5 componentes previsión, dirección, organización,
coordinación y control; que son la herramienta para una gestión administrativa
correcta.
Dentro de estos componentes la previsión que hace referencia a los
acontecimientos futuros y cómo reaccionar ante estos teniendo en cuenta la
situación actual de la empresa. El caso de una fundación los recursos en
30
ocasiones son limitados y por eso la administración de los mismos deben ser bien
manejados y utilizados de acuerdo a cada actividad planteada.
Otro componente a tomar es la dirección, que para Fayol es hacer dar el máximo
de todos los empleados y que este sea encaminado a un objetivo o interés común.
Para una fundación este componente es de gran importancia ya que su propósito
es social, por tal razón el director siempre debe ser claro con sus empleados e
informar que la mayor recompensa es el reconocimiento de la comunidad y el
aporte que hacen a la sociedad.
Otros conceptos de apoyo para este trabajo son los de Koontz que dice que los
administradores “asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan
a los individuos realizar sus mejores contribuciones” (Koontz, Weihrich, & Cannice,
1998), este concepto es importante para tomarlo como parte de la mejora de la
gestión administrativa de la Fundación GABIS. Es decir, una organización funciona
de manera sistemática y ordenada con el liderazgo de un administrador que
propone cambios para mejorar pero que así mismo acompañe en el proceso.
Son muchas las fundaciones sin ánimo de lucro, que funcionan en nuestra
sociedad, pero no muchas tienen claro la responsabilidad social que esta tiene
para con la sociedad. Para Koontz la responsabilidad social es “capacidad de una
empresa de establecer una relación con sus operaciones y políticas con las
condiciones sociales de su entorno” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998), esta
idea permite aterrizar e identificar el ser u objeto funcional de una fundación, la
responsabilidad social que se tiene para con una comunidad y en el caso de la
Fundación GABIS es grande, ya que ahora su servicio se centra en el
acompañamiento y educación de niños pequeños en edad temprana, y esa
formación acompañada con la de los mismos hogares, son los que forman a las
personas para actuar y convivir en la sociedad actual.
Con relación a la ética administrativa, para Koontz “la ética empresarial tiene que
ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de
la sociedad y las responsabilidades sociales” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998),
para el caso de las fundaciones sin ánimo de lucro, el manejo de recursos que se
31
donan para el funcionamiento de las misma, debe ser manejado con
responsabilidad ya que estos recursos son para las personas en situación de
vulnerabilidad que acuden a la fundación y no para el uso personal o de lucro para
los administradores.
Por lo general el objetivo principal de las fundaciones es el apoyo a la educación,
le sigue el desarrollo comunitario y por último el desarrollo económico.
Aclarando la importancia de una buena gestión administrativa por medio de la
implementación de estrategias dirigidas a las necesidades y al cambio, la
información financiera también forma parte esencial para que esta gestión tome
forma y se consoliden las estrategias definidas, de tal manera que la buena
gestión de la información contable forma parte del correcto engranaje de la buena
gestión de las organizaciones, ya que la información contable “es una necesidad
primordial de las organizaciones o entidades al proporcionar información, que es la
base de la toma acertada de decisiones” (Romero Lopez, 1995); es decir que la
toma de decisiones correctas y la información financiera real son el resultado de
un proceso fuerte y definido, ya que la combinación de estas dos ciencias tiene
como fin dar herramientas que conducen al cumplimento de los objetivos
estratégicos de la organización.
La información contable en la gestión empresarial es una herramienta que en el
caso de las entidades u organizaciones colombianas se ha dirigido a la gestión
netamente de cumplimiento fiscal y tributario, pero las organizaciones no han
descubierto que la información de la gestión contable es una herramienta que
forma un engranaje con la toma de decisiones, “Esto es un efecto del
desconocimiento que tiene el empresario colombiano de las PYMES sobre el
verdadero alcance y la importancia de la contabilidad como una herramienta de
gestión empresarial; ignora que la contabilidad es el eje central de información
alrededor del cual deben girar las decisiones comerciales, de gestión y de
inversión de las empresas.” (Maldonado Garcia, 2003)
32
Las fundaciones sociales son entidades sin ánimo de lucro, que reinvierten sus
recursos obtenidos en diferentes escenarios, para cumplir sus propósitos u
objetivos fundacionales. Según datos de la Cámara de Comercio de Bogotá, en el
distrito capital existes 6.307 fundaciones activas a 2015. Teniendo en cuenta lo
anterior, la directora de la Fundación Saldarriaga Concha, afirma “Hay muchas
fundaciones muy buenas, pero también las hay confusas, diversas y con objetos
poco claros” (Montoya Soraya, 2015). Es decir, tiene un propósito, pero no un
orden en su funcionamiento, lo que en ocasiones lleva a que muchas fundaciones
cierren en el camino de su consolidación.
5.2 MARCO CONCEPTUAL
El trabajo realizado en la Fundación GABIS, tiene de fondo conceptos tales como:
Palabras claves: fundación, organización, sin ánimo de lucro, planificación,
planificación estratégica, FODA, contabilidad; información financiera, ingresos,
decisión, gestión administrativa, gestión contable, donación.
5.2.1 CONCEPTOS DESDE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Partiendo de lo anterior, lo siguiente tiene como fin, aclarar lo clave del proyecto
desde la perspectiva de la Administración:
• Fundación: “las fundaciones son personas jurídicas creadas por iniciativa
particular para atender, sin ánimo de lucro, servicios de interés social,
conforme a la voluntad de los fundadores.” (Camara de Comercio de
Medellín para Antioquia, 2015)
33
• Organización: “es la identificación y clasificación de las actividades
requeridas, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los
objetivos, la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la
autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y las medidas para
coordinar horizontalmente y verticalmente en la estructura organizacional.”
(Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998)
• Entidad Sin Ánimo de Lucro: “esta expresión califica aquellas acciones
de beneficio propio o comunitario cuyo fin en sí mismo no contiene la
obtención de ganancias meramente dinerarias para las entidades sin ánimo
de lucro su objeto contiene fines loables de solidaridad, acompañamiento,
apoyo, ayuda, como solución a necesidades del orden social, de salud,
académico, artístico entre otros.
La diferencia entre una entidad con ánimo de lucro y una entidad sin ánimo
de lucro radica en que en la primera se distribuyen las utilidades entre los
socios y en la segunda los rendimientos no se distribuyen entre los
asociados sino se destinan única y exclusivamente al desarrollo del objeto
social.” (Alcaldia Mayor de Bogotá , 2014)
• Planificación: “proporciona la base para una acción efectiva que resulta de
la habilidad de la administración para anticiparse y prepararse para los
cambios que podrían afectar los objetivos organizacionales, es la
plataforma para integrar las funciones administrativas y es necesaria para
controlar las operaciones de la organización.” (Sanchéz, 2010)
• Planificación Estratégica: “se refiere a la forma por cual una organización
pretende aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos
propuestos.” (Chiavneato, 2006)
• FODA: “es una herramienta de diagnóstico y análisis para la generación
creativa de posibles estrategias a partir de la identificación de los factores
internos y externos de la organización, dada su actual situación y contexto.
Se identifican las áreas y actividades que tienen el mayor potencial para un
mayor desarrollo y mejora y que permiten minimizar los impactos negativos
34
del contexto. El nombre es un acrónimo de las iniciales de los factores
analizados: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.”
(Universidad Nacional de Colombia - Bogotá, 2012)
5.2.2 CONCEPTOS DESDE LA CONTADURÍA PÚBLICA
Así mismo complementando la aclaración de términos relacionado en el desarrollo
de este trabajo, desde la Contaduría Pública:
• Contabilidad: “es una técnica importante para la elaboración y
presentación de información financiera de las transacciones (operaciones)
comerciales, financieras, económicas y sus efectos derivados, realizadas
por las entidades comerciales, industriales, de servicios, públicas y
privadas, y cuando se utiliza en la toma de decisiones.” (Romero López,
1995)
• Información Financiera: “es aquella que en conjunto representa un
conjunto de información con utilidad, confiabilidad y provisionalidad; donde
la información representa la cualidad o capacidad de mostrar mediante
conceptos y cifras, a la entidad y su evolución, su estado presente y en
diferentes puntos del tiempo. La información representa utilidad, un
contenido informativo (significancia, relevancia, veracidad y comparabilidad)
y que en conjunto esta represente una oportunidad.” (Romero López, 1995)
• Ingresos: “Los ingresos, en términos económicos, hacen referencia a
todas las entradas económicas que recibe una persona, una familia, una
empresa, una organización, un gobierno, etc.” (Banco de la Republica de
Colombia, 2015)
• Decisión: “la toma de decisiones es un proceso de prueba y error. Otras,
las decisiones son certeras y sus resultados favorables con un margen de
error mínimo, generalmente porque media la experiencia y el dominio de un
campo específico o la energía positiva de quien las toma. En realidad, todas
las decisiones entrañan un aprendizaje. Lo importante radica en la
35
intención, la actitud y los valores que se manejan en el proceso.”
(Fincowsky, 2011)
• Gestión Administrativa: “conjunto de acciones mediante las cuales el
directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases
del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.”
(Universidad Nacional Mayor de San Marcos, 2015)
• Gestión Contable: “permite llevar un registro y un control de las
operaciones financieras que se llevan a cabo en la organización.
Se trata de un modelo básico que es complementado con un sistema de
información que ofrece compatibilidad, control y flexibilidad, acompañado
con una correcta relación de coste y beneficio.
Además, también involucra a la comunicación entre sectores de la empresa
y a su correcta interpretación para ser utilizada como una herramienta más
en la toma de decisiones.” (Gestión.org, 2015)
• Donación: “la donación entre vivos es un acto por el cual una persona
transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra
persona que los acepta” (Contreras Restrepo, Tafur Gonzalez, & Castro
Guerrero, 2009)
5.3 MARCO INSTITUCIONAL
5.3.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN GABIS
La Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente
Siempre “GABIS”, es una entidad privada, sin ánimo de lucro, oficialmente
constituida el 22 de Marzo de 2013; fundada por la Psicóloga Luz Dary Ruiz León,
egresada de la Universidad Konrad Lorenz; quién durante varios años perteneció
activamente a labores de trabajo Social relacionadas a la educación; hoy en día
hace parte de esta labor como líder, ofreciendo un Centro de Atención a primera
Infancia, actividades de refuerzo escolar y manejo del tiempo libre para niños y
niñas en edad escolar, actividades de inclusión para jóvenes activos, talleres
36
psicoeducativos para madres cabeza de hogar, madres lactantes y gestantes y
propósito de acompañamiento a población con discapacidad y adulto mayor.
Abrió sus puertas en la sede del Barrio Villa la Loma – Kennedy en el sur de la
ciudad de Bogotá, el 4 de marzo de 2013; acogiendo con amor y comprensión a
un grupo pequeño de niños y niñas de la localidad en el Programa de Refuerzo
Académico y ocupación del tiempo libre, fortaleciendo la estimulación del
pensamiento y del diálogo, de tal manera que se evitaría el fracaso y la deserción
escolar. La Psicóloga Luz, concibió dentro de su gestión, mantener el bienestar de
los niños en su formación y acompañamiento logrando éxito que permitió
reconocimiento en el sector.
Luego para darle fuerza al desarrollo a la primera infancia, niñez, adolescentes y
adultos; contó con el apoyo de personal amable y profesional para así atender los
servicios de refuerzo escolar, adicionando los talleres psicoeducativos, el
componente nutricional y los proyectos ecológico-artísticos, que en primer
momento se dio como una tarea netamente gratuita a los beneficiarios y solo con
condiciones de vinculación; para entonces se buscó que la comunidad conociera
los programas y así poder brindarles herramientas para la construcción de un
adecuado estilo de vida y el fortalecimiento de la dinámica familiar para que se
proyectara en una labor visible en medio de la sociedad.
5.3.2 VINCULOS POTENCIALES
A lo largo la Fundación GABIS ha logrado tener un acogimiento en la comunidad a
la que brinda sus servicios, dentro de su desarrollo, también ha primado el lograr
buscar aliados con la causa y el objeto de la misma, así obteniendo como
resultado vínculos como los son:
• El Banco de Arquidiocesano de alimentos de Bogotá: por medio del Banco
de Alimentos se logra obtener alimentos a un bajo costo que complementa
la actividad de la Fundación y así mismo los programas de mercados que
se manejan para las familias y/o personas interesadas.
37
• Universidad de La Salle: de esta institución se ha logrado recibir un apoyo
profesional humano, que complementa en la organización y fortalecimiento
de la Fundación, este vínculo se ha logrado por medio del Banco de
Alimentos y del Programa de la Universidad denominado Proyección social.
• Pontificia Universidad Javeriana: mediante esta institución se ha logrado
contar igualmente con el apoyo profesional y asesoramiento de los
programas de Contaduría Pública de la Universidad, como herramienta de
fortalecimiento social.
• SENA: de esta institución educativa, se ha logrado tener el apoyo de
diferentes programas como modalidad de práctica o labor social.
Además de los anteriormente anunciados, se ha logrado fortalecer el aporte
voluntario de servicios por profesionales y/o personas interesadas en dar
donaciones ya sean materiales, monetarias, recreativas, entre otras que aportan al
crecimiento de la Fundación.
6. EJECUCIÓN DE TRABAJO
La ejecución de nuestro proyecto de grado, cumpliendo con las expectativas que
surgen para consolidar un aporte social y profesional significativo a la Fundación
GABIS, fijando así estrategias claras, que den como resultado la satisfacción de
las partes involucradas y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
De igual modo, establecer en la Fundación GABIS, mediante la implementación de
estas buenas practicas propuestas, se consolide con un buen manejo
administrativo y contable, llegando a un punto de fortalecimiento en sus procesos
internos y logre proyectar confianza en su personal interno y en su comunidad.
Además de tener un compromiso social como lasallistas y como futuros
profesionales, es necesario brindar a la Fundación GABIS herramientas que le
permitan surgir y proyectarse con objetivos sólidos, acompañado de una gestión
administración y contable que trabajen de la mano, para el manejo adecuado de
los recursos propios o dados en donación.
38
Es importante resaltar que la Fundación debe mantenerse y progresar, entregando
de lleno su razón social y su sentido humano, para ello necesitan un apoyo y
respaldo de conocimientos para guiar su gestión de manera correcta y así
satisfacer las necesidades de su comunidad.
Este es el motivo por el que queremos diseñar una trasformación de políticas,
procesos y objetivos de acuerdo a las necesidades que presenta la fundación y así
lograr que se soporte en el manejo de buenas prácticas administrativas y
contables.
Con el fin de lograr los objetivos propuestos anteriormente se ha logrado
establecer un plan de trabajo que dará lugar al cumplimiento de las metas del
proyecto social ejecutado por nosotros, para la Fundación GABIS.
Dentro de las actividades que se tiene planeado hacer es importante resaltar que
busca como fin que:
• Entrevista personal previa con las personas de la administración de la
Fundación GABIS: con el fin de identificar sus necesidades, aclarar sus
inquietudes y fortalecer su gestión
• Actualización de elementos organizacionales y planeación estratégica.
(misión, visión, principios y valores, objetivos estratégicos, metas)
• Diseño de prácticas de reconocimiento de la Fundación por diferentes
canales.
• Estableciendo prácticas de fortalecimiento, que definan de manera clara la
estructura (organigrama) y así mismo los alcances de los integrantes de la
Fundación GABIS (responsabilidades y funciones).
• Reconstrucción de la información contable del periodo 2015 (soportes,
facturas y estados financieros)
• Implementación de un software contable (Easy-contable) como buena
práctica del manejo de la información contable y financiera,
• Brindar los conocimientos necesarios para que las buenas prácticas
administrativas y contables establecidas se apliquen de manera correcta y
satisfactoria.
39
• Lograr obtención de recursos por medio de donaciones y crear vínculos de
terceros con la Fundación GABIS.
• Fortalecimiento de procesos legales y requerimientos necesarios para el
buen funcionamiento de la Fundación.
Teniendo en cuenta el plan de trabajo diseñado para la ejecución y el
cumplimiento a los objetivos propuestos, se estableció un tiempo no superior a los
seis meses, pero de ser necesario alguna modificación a este tiempo por motivos
de disponibilidad de la información o disponibilidad de recursos, este será
modificado.
El inicio de actividades del proyecto se dio en una etapa de estudio, conocimiento
y diagnóstico de la Fundación GABIS, a mediados del mes de Julio de 2015,
acompañado por Edward Andrés Tovar Garzón, estudiante Administración de
Empresas y Fabián Andrés Castro Mejía, estudiante de Contaduría Pública,
planteando así un cronograma de desarrollo y cumplimiento desde el día 1 de
noviembre de 2015 y el día 31 de Enero de 2016.
El desarrollo del proyecto se llevara a cabo en las instalaciones de la Fundación
GABIS, dando cumplimiento al plan de trabajo establecido y de igual manera, se
desarrollara en nuestros espacios de tiempo libre y en los espacios que se
requieran para la correcta ejecución.
El propósito es lograr el cumplimiento y ejecución de los objetivos establecidos en
el plan de trabajo, donde su idea principal es implementar un conjunto de buenas
prácticas administrativas y contables en la Fundación GABIS, que le permita
fortalecer sus procesos internos de funcionamiento, apropiación de su labor social
por parte de los colaboradores de la fundación y consolidar sus lazos externos con
terceros y con sus beneficiarios, creando confianza, seguridad y reconocimiento
en la comunidad por la ayuda social y la organización que presta la Fundación a la
comunidad.
40
Los recursos destinados para el desarrollo y ejecución del proyecto fueron:
• RECURSOS TECNOLÓGICOS:
Dentro de estos recursos fue necesario contar con un equipo de cómputo propio
para el desarrollo del proyecto y rendición de informes.
• RECURSOS HUMANOS:
Dentro de estos recursos se dispuso del tiempo de los gestores del proyecto y de
igual forma del personal administrativo de la Fundación GABIS así como de los
usuarios que integra a la misma.
• RECURSOS ECONÓMICOS:
Dentro de estos recursos se contó con un presupuesto personal y asumido
directamente por los gestores del proyecto y así mismo con los costos o gastos
que fueron necesarios para la ejecución de las buenas prácticas diseñadas para la
Fundación GABIS.
• OTROS RECURSOS:
Dentro de este ítem se destacó la necesidad de buscar recursos que facilitaran la
operación del proyecto como lo fue una persona con conocimientos en diseño de
brochures, manejo de programas de diseño; por otro lado, se requiere de un
software contable de fácil manejo y comprensión, como también un equipo de
cómputo con las características necesarios para la ejecutar correctamente el
software contable.
7. DISEÑO METODOLÓGICO
7.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo de este trabajo se tomó como línea de investigación el
desarrollo de empresas de economía solidaria, con énfasis en el desarrollo
económico sustentable y organizaciones solidarias.
7.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El proyecto de investigación es descriptivo debido a que para la recolección de
datos y de información se obtuvo de fuentes como entrevistas personales y de
41
observación, las cuales permitieron identificar las características y la magnitud del
problema abordado.
7.3 METODO DE INVESTIGACIÓN
Para la obtención de la información se hizo una entrevista a todo el personal que
participa en las actividades de la fundación, así como de los usuarios de la misma,
con la que se logró obtener puntos de vista directos y claros sobre el
funcionamiento de la Fundación GABIS. El propósito de este método era conocer
la operatividad administrativa y contable como la imagen que tienen de la
fundación.
Figura 04. Formato de entrevista
Fuente: Edward Andrés Tovar Garzón y Fabián Andrés Castro Mejía.
42
Esta entrevista permitió elaborar y establecer un plan de trabajo de acuerdo a las
necesidades identificadas, así mismo la entrevista fue complementada con la
observación física de las instalaciones, los recursos y procesos con las que
operan día a día la fundación.
7.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
La población para el respectivo estudio y recolección de información para la
realización del trabajo, tomara la totalidad del equipo de trabajo y beneficiarios de
la Fundación GABIS, el en cual el total de la población seleccionada está
conformada por 70 personas, distribuidas entre 30 niños, 33 padres de familia y 7
de personal administrativo.
8. RESULTADOS
En esta parte del trabajo se presentan todos los resultados obtenidos, razón por la
cual no presenta anexos, si no que están discriminados en cada objetivo
alcanzado. Ahora bien, teniendo en cuenta el análisis obtenido de la información
recopilada, se logró definir un marco de actividades y resultados, que abarcara de
manera oportuna y completa el cumplimiento de los objetivos propuestos para la
Fundación GABIS, los cuales fueron consultado y aprobados por la Directora de la
Fundación y que se alcanzados de la siguiente manera:
• Actualización y fortalecimiento del marco institucional y administrativo de la
Fundación.
• Diseño de manuales de funciones.
• Actualización del brochure de servicios de la Fundación.
• Implementación de un software contable.
• Fortalecimiento de prácticas para el manejo de redes sociales y medios de
promoción de la fundación.
• Recolección de soportes contables del periodo contable año 2015.
• Capacitación en el manejo de soportes contables
• Actualización de la información contable a corte del año 2015
• Ingreso y alimentación del software contable a implementar.
43
• Entrega de estados financieros de la Fundación GABIS periodo 2015
(balance general y estado de resultados).
• Diseño de prácticas complementarias al fortalecimiento de la gestión
administrativa y contable.
• Obtención de donaciones por parte de terceros.
8.1 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MARCO INSTITUCIONAL
Y ADMINISTRATIVO DE LA FUNDACIÓN
8.1.1 REDISEÑO DE LA MISIÓN Y VISIÓN
La fundación GABIS al necesitar una consolidación en su administración y su
gestión contable, es importante replantear su estructura en el marco institucional,
dado que su misión y visión actual tienden a ser muy específicas y a ser extensas
en sus detalles, lo cual genera de manera indirecta la limitación de sus programas
y la necesidad de modificar cada vez que se cree un nuevo esquema de trabajo
social.
Para el alcance de este objetivo y la consolidación de esta buena práctica, se
logró rediseñar y fortalecer la consolidación de la misión y visión del marco
institucional de la Fundación GABIS, de tal forma que, para llevar a cabo esta
labor, se identificó la misión y visión antigua, siendo las siguientes:
“Misión
Somos una entidad sin ánimo de lucro, orientada a la construcción de nuevos
ciudadanos, formando y acompañando en su desarrollo a niños y niñas de edad
de primera infancia, infancia, adolescentes y adultos; contando con personal
amable y profesional, atendiendo los servicios de guardería, refuerzo escolar,
talleres psicoeducativos, componente nutricional y proyectos ecológicos artísticos,
que brindad herramientas autoras de un adecuado estilo de vida y una dinámica
que se proyecta en una mejor sociedad.”
44
“Visión
La Fundación Social GABIS será reconocida en el 2020 como una institución líder
en el ámbito socioeducativo, a través del modelo transformacional que contribuye
al fortalecimiento de habilidades y competencias en el ámbito familiar y social de
cada uno de los niños y niñas, adolescentes pertenecientes al programa.”
Realizando un análisis de la información anterior, se logra definir desde nuestras
competencias profesionales y en cabeza del estudiante de administración de
empresas la necesidad de rediseñar la misión y visión, como buena práctica de
gestión administrativa, definiendo la nueva y aprobada por la directora de
fundación así:
“Misión
La Fundación Social GABIS es una entidad sin ánimo de lucro, comprometida con
el servicio social en comunidades vulnerables, que trabaja en la formación y
acompañamiento de niños y niñas de primera infancia, adolecentes, adultos y
adulto mayor; que se gestiona con programas de asistencia integral y personal
calificado, para generar bienestar y un estilo de vida que contribuya a una mejor
comunidad y una sociedad con igualdad de oportunidades.”
En la modificación de la Misión de la Fundación GABIS se buscó reflejar las
actividades que actualmente se están prestando en la comunidad y así mismo,
cambiar la limitación de programas que ofrece la Fundación y dejar su labor y
actividad abierta a nuevos proyectos.
En cuanto al objeto de cambio a la que se sometió la Visión, fue la siguiente:
“Visión
Para el año 2020 la Fundación Social GABIS será reconocida a nivel local y
distrital, como una organización líder, sólida y precursora de cambios sociales
significativos en nuestra población objetivo, con la implementación de renovados
programas de atención y asistencia integral, acompañados de nuevos socios
benefactores que contribuyan con nuestro propósito social.”
45
La trasformación que presenta la visión de la Fundación GABIS, es una estrategia
de consolidar su proyección en un tiempo, un espacio y en la gestión con terceros,
creando un plan de acción a futuro en pro del desarrollo y el reconocimiento.
8.1.2 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
De acuerdo al análisis realizado a la información obtenida, se identificó de igual la
necesidad de implementar como buena práctica en gestión administrativa la
creación e implementación de un organigrama, el cual se estructuro de la siguiente
manera:
Figura 05. Organigrama Fundación Social GABIS
Fundación Social GABIS
Directora General
Auxiliar de Servicios Generales
Equipo de ApoyoEquipo AdministrativoEquipo Proyecto Social
Voluntariado
Pasante SENA
Trabajador Social Auxiliar de CocinaAux. Administrativo y
Contable
Contador
Fuente: Edward Andrés Tovar Garzón y Fabián Andrés Castro Mejía.
En la implementación de esta práctica, se da lugar a una estructura clara y
definida en un orden de mando encabezado directamente por la Directora de la
Fundación (Representante legal), una figura externa como lo es el caso del
Contador Público; por otro lado, se definen tres órganos de trabajo que intervienen
en la actividad de la fundación, en un caso está el Equipo de Proyección Social, el
equipo Administrativo y por otro lado el equipo de Apoyo.
Teniendo en cuenta el interés de la Administración por fortalecer el marco
estratégico de la Fundación y consolidar su estructura, se ha diseñado la
implementación de unos principios institucionales que resalten los atributos
46
internos de la Fundación para con la comunidad y terceros que día a día
intervienen en el objeto de la organización.
8.1.3 DISEÑO DE PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES
Teniendo en cuenta el análisis previo se identificó la necesidad de fortalecer el
marco institucional de la Fundación y consolidar su estructura organizacional, se
diseñó e implementó un marco de principios, objetivos y metas institucionales que
resalten los atributos internos de la Fundación para con la comunidad y terceros
que día a día intervienen en el objeto de la organización.
8.1.3.1 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
Como resultado de la gestión y de la definición de los principios institucionales, se
logró que cada uno representara la gestión, la labor y el objeto de la Fundación
GABIS, definiéndolos de la siguiente manera:
• Servicio Oportuno: Los colaboradores de la Fundación propenderán por
satisfacer las necesidades de la comunidad, en forma oportuna y eficiente
dentro de la ley.
• Cultura de Calidad: Todos los colaboradores de la fundación están
comprometidos con una cultura de calidad y la obligación permanente de
mejores prácticas en todos los procesos y servicios para garantizar la
excelencia organizacional y la satisfacción de los clientes y sus familias
• Responsabilidad Social: La Fundación Social GABIS está comprometida
con el mejoramiento y el bienestar de cada uno de sus integrantes con el
propósito de brindar una calidad de vida prospera y duradera, que
contribuya con la estabilidad de las familias y la comunidad.
• Compromiso: Nuestro propósito es cumplir en todo momento con el
desarrollo de todos los programas y actividades diseñados por la
Fundación.
• Respeto: El respeto en los colaboradores es la vocación del día a día,
donde propiciamos espacios y ambientes de tolerancia, acompañamiento y
corrección sobre la marcha.
47
8.1.3.2 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
De igual manera, se definió los objetivos institucionales con los que se buscos
resaltar la labor, proyección y su compromiso con la gestión de la Fundación
GABIS, definiéndolos de la siguiente manera:
• Crear, gestionar, desarrollar e implementar programas de atención integral
de psicología, bienestar, refuerzo escolar y nutrición con el fin de mejorar la
calidad de vida de nuestros niños, niñas, adolescentes y adultos mayores
que busquen ayuda en la fundación.
• Fortalecer la educación y acompañamiento en niños y niñas de primera
infancia con vulnerabilidad social.
• Acompañar a cada uno de los integrantes de la fundación, escuchando sus
necesidades, con el propósito de brindar ayuda personalizada haciendo
seguimiento de cada uno de los casos dependiendo la situación.
8.1.3.3 METAS INSTITUCIONALES
En la realización e implementación de las metas institucionales, se logró que estas
representaran el esfuerzo, la dirección y los resultados con que la gestión de la
Fundación GABIS se proyectara en su consolidación, así tomando estas metas
como las siguientes:
• Reconocimiento: Nuestro propósito es ser una fundación líder y
reconocida en la comunidad del barrio La Loma, por su compromiso de
ayuda y mejoramiento social a todas las personas en estado de
vulnerabilidad.
• Inclusión: Sin importar la condición social de las personas que buscan
ayuda en la Fundación GABIS, una de nuestras metas es incluir a más
personas a nuestra labor social, para así alcanzar un grupo numeroso tanto
de colaboradores como de beneficiarios.
• Nuevos aliados: Conseguir de manera frecuente y constante la ayuda de
personas jurídicas o naturales, que contribuyan al funcionamiento y
48
operatividad de la fundación, para que esta se sostenga y perdure en la
comunidad.
• Actualización Constante: Es importante para la fundación estar a la
vanguardia de nuevos enfoques psicológicos y educativos que apoyen el
proyecto social, con el fin brindar mejores recomendaciones y procesos de
acompañamiento en los niños, niñas, adolescentes y adultos mayores.
8.2 DISEÑO DE MANUALES DE FUNCIONES
La importancia del diseño de los manuales de funciones en una organización,
como buena práctica administrativa que facilita a la organización definir su rol en
su contexto interno hacía en usuario final, donde se destaca una proyección de
funciones, dando cumplimiento a parámetros y resultados esperados.
Se genera un acuerdo con la administración de la fundación para definir los cargos
que se manejan y sus respectivas funciones, así definiendo que para el desarrollo
de sus actividades es necesaria la intervención de un equipo de trabajo
conformado por:
8.2.1 Directora General
IDENTIFICAIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo DIRECTORA GENERAL
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Profesional en Psicología, Administración de
Empresas, Ingeniería Industrial y/o Trabajo Social.
Requisitos de Experiencia Tres (3) años de experiencia profesional
relacionada.
49
Objetivo principal
Representar a la Fundación Social GABIS, de manera legal y administrativa ante
los diferentes entes de control nacional. Encargada de promover las diferentes
actividades administrativas y contables para el buen funcionamiento de la
fundación.
Funciones Esenciales
- Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su
inmediata responsabilidad.
- Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes,
programas, proyectos o actividades administrativas de la fundación en el
grupo de trabajo, así como velar por la correcta aplicación de las normas y
de los procedimientos vigentes con el manejo y acompañamiento de niños,
niñas, adolescente y adultos mayores.
- Poner al servicio de la fundación todos sus conocimientos, estudios,
experiencia y diligencia en los procesos y proyectos de la fundación.
- Responder, cuidar y velar por el buen uso de los distintos recursos que
posee la fundación.
- Dirigir y controlar las actividades administrativas y contables bajo las
normas legales nacionales.
- Vigilar y hacer seguimiento de los colaboradores de la fundación, para
verificar el cumplimento de los planes trabajo.
- Reportar a los diferentes entes de control nacional, los requerimientos de
información de la fundación, cuando estos los soliciten.
- Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban
adoptarse para el logro de los objetivos y las metas creados por la
fundación.
50
Competencias
Experticia Profesional, trabajo en equipo, orientación a logros y resultados,
creatividad e innovación, eficiencia operacional, compromiso Institucional,
liderazgo y acompañamiento, comunicación efectiva, retroalimentación oportuna,
toma de decisiones, planeación y organización, manejo de la información.
8.2.2 Auxiliar. Administrativo y Contable
IDENTIFICAIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo Aux. Administrativo y Contable
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación
Estudiante de Administración de Empresas,
Contaduría, Ingeniería Industrial, Técnico o
Tecnólogo en carreras afines.
Requisitos de Experiencia Uno (1) a Dos (2) años de experiencia laboral
relacionada.
Objetivo principal
Apoyar a la Directora General y a los demás colaboradores de la fundación en las
distintas actividades de gestión administrativa que contribuyan con el alto
desempeño de su objeto social. Asegurar el orden y la cronología de la
información contable y financiera.
Funciones Esenciales
- Actualizar la información contable en sistema, garantizando que la misma
cuente con las especificaciones dadas.
- Realizar, Revisar y aprobar los diferentes impuestos que está obligado a
presentar la empresa.
51
- Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa.
- Ser parte integral en el proceso de implementación de gestión de calidad
con el fin de cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa.
- Informar ante los diferentes organismo de control a los cuales la empresa
este obligada a rendir informes.
- Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras
labores que le sean asignadas relacionadas con su perfil.
- Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y
entregar los mensajes respectivos
- Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de
informes.
- Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el
cumplimiento de su finalidad.
- Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos
relacionados con su dependencia.
- Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes,
programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.
Competencias
Comunicación efectiva, Concentración, Sensibilidad interpersonal, Trabajo en
equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo, Disposición de aprendizaje,
Manejo de la información, Adaptabilidad, Perseverancia, Vitalidad, Tolerancia,
Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y Organización, Orientación,
Innovación, Servicio, Trabajo bajo presión, Calidad integral, Sentido de
pertenencia.
52
8.2.3 Trabajador Social (Estudiantes en Pasantía o Práctica)
IDENTIFICAIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo Trabajador Social
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Estudiante de Trabajo Social 5 semestre en
adelante. Estudiantes SENA
Requisitos de Experiencia . Estudiantes en Pasantía o Practica
Objetivo principal
Contribuir en la investigación, creación, planeación, ejecución y evaluación de
programas de bienestar y desarrollo social. El propósito es dar análisis y
diagnóstico a los distintos problemas sociales de la comunidad integrante de la
fundación, para buscar soluciones y mejorar la calidad de vida de las personas.
Funciones Esenciales
- Actuar de manera preventiva sobre las causas que general problemáticas
individual y colectivo, derivadas de las relaciones humanas y el entorno
social.
- Diseñar programas y metodologías de acompañamiento y capacitación a
los grupos de interés de la fundación.
- Prevenir la aparición de situaciones de riesgo social en los integrantes de la
fundación.
- Registrar, evaluar y hacer seguimiento de las distintas actividades
propuestas en el desarrollo de su trabajo.
- Mantener una relación respetuosa, tolerante y de compromiso social con los
integrantes de la fundación.
- Incentivar la creación, desarrollo de proyectos de inserción social.
53
- Proponer, preparar e implementar los distintos procedimientos y actividades
que sean necesarios para la mejora de la prestación de los servicios
sociales ofrecidos por la fundación.
- Elaborar informes mensuales de las actividades desarrolladas en la
fundación para ser presentados a las Directora.
- Cualquier otra actividad que el Director de la fundación considere que deba
hacer para el cumplimiento de su trabajo.
Competencias
Trabajo en equipo, orientación a logros y resultados, creatividad e innovación,
eficiencia operacional, compromiso Institucional, liderazgo y acompañamiento,
comunicación efectiva, retroalimentación oportuna, toma de decisiones,
planeación y organización en grupos de personas con vulnerabilidad social,
manejo de la información, intervención social.
8.2.4 Profesional Contador Público
IDENTIFICAIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo Contador Público
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Profesional Contador Público
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia profesional relacionada.
Objetivo principal
Profesional Contador Público, indispensable conocimiento en Normas
Internacionales y amplia experiencia en Impuestos de entidades sin ánimo de
lucro y preferiblemente del sector educativo, conocimiento en Legislación
Tributaria vigente para realizar el respetivo acompañamiento del registro contable
de las distintas operaciones que realiza la fundación.
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Funciones Esenciales
- Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable
y de impuestos con el fin de obtener la consolidación de los Estados
Financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
- Coordina la ejecución de políticas relacionadas con el área contable,
asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad y las normas
internacionales, al igual que las normas fiscales vigentes.
- Elaborar estados financieros mensuales con información oportuna y
verídica.
- Verificar y depurar cuentas contables.
- Controlar el correcto registro del auxiliar administrativo y contabilidad.
- Revisar causaciones, corroborando los cálculos presentados especialmente
en lo relacionado con las retenciones en la fuente.
- Elaborar las declaraciones de impuestos Nacionales y Distritales.
- Revisar y firmar conciliaciones bancarias y de tarjeta de crédito.
- Elaborar y presentar información Tributaria a la DIAN.
- Cierre contable anual y elaboración de Estados Financieros anuales.
- Responder requerimientos de la Secretaría de Educación referentes a los
Estados Financieros.
- Colaborar con el Área Administrativa (Caja, Tesorería, Recursos Humanos)
para mantener establecer las mejoras prácticas contables.
Competencias
Compromiso, ética, integridad, capacidad de planificación y de organización,
comunicación efectiva, solidez en los conocimientos y habilidades contables y
administrativas, adaptabilidad al cambio, manejo en liquidación de impuestos u
otros relacionados con la profesión.
55
8.2.5 Jefe de Cocina
IDENTIFICAIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo Auxiliar de Cocina
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación
Técnico en Cocina con experiencia relacionada.
Personas con certificación y carnet de
Manipulación de alimentos.
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia relacionada.
Objetivo principal
Dirigir y supervisar la preparación correcta y entrega de los alimentos a los
distintos integrantes de la fundación. Cumpliendo con las distintas normas de
salubridad e higiene teniendo en cuenta su experiencia y formación educativa en
la manipulación de alimentos.
Funciones Esenciales
- Manipulación y preparación de alimentos teniendo en cuenta porciones,
ingredientes, cocción y equipo de cocina.
- Servir los alimentos a las horas establecidas.
- Limpieza y clasificación de los utensilios de cocina utilizados para el
servicio.
- Control el inventario de los alimentos almacenados en la fundación o
entregados a diario por los integrantes de la fundación para el desarrollo de
su actividad.
- Mantener en buen estado de limpieza y orden los distintos implementos de
cocina utilizados a diario.
56
- Recoger los desperdicios y basuras y alistarlos para su evacuación.
- Participar en el almacenamiento, conservación y alistamiento de los
alimentos.
- Solicitar oportunamente los elementos necesarios para el desempeño de
sus funciones.
- Utilizar debidamente los elementos de dotación, de protección y de
seguridad personal, de acuerdo con las normas de seguridad ocupacional.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la Directora de la
fundación.
Competencias
Compromiso, ética, integridad, capacidad de planificación y de organización,
comunicación efectiva, solidez en los conocimientos y habilidades relacionadas a
su cargo, manejo de información, relaciones interpersonales.
8.2.6 Auxiliar de Servicios Generales
IDENTIFICAIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo Auxiliar de Servicios Generales
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Bachiller Académico
Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia laboral relacionada.
Objetivo principal
Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, ofreciendo un excelente servicio
a los funcionarios en sus respectivos lugares de trabajo. Mantener ordenado y con
los distintos elementos de trabajo cada espacio diseñado en la fundación para el
desarrollo de las actividades programadas.
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Funciones Esenciales
- Mantener aseadas y vigilar que las áreas de oficina y de trabajo de los
funcionarios de la fundación siempre estén bien presentadas.
- Mantener limpio y aseado baños, pisos, muebles, ventanas y demás
elementos de físicos que hagan parte de las instalaciones físicas de la
fundación.
- Clasificar y reciclar los distintos desechos orgánicos e inorgánicos, papeles
y de más materiales por separado.
- Ayudar con el servicio de cafetería dependiendo la necesidad de cada
funcionario.
- Proponer e implementar nuevos procesos dentro de sus funciones para
mejorar el servicio de su cargo.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la Directora de la
fundación.
Competencias
Servicio al cliente, técnicas de aseo y limpieza, responsabilidad, compromiso con
la fundación, ética, disciplina, manejo de información, relaciones interpersonales,
colaboración, comunicación efectiva
De acuerdo al análisis realizado, se creó un manual de funciones para los distintos
cargos que intervienen en el desarrollo del objeto de la fundación, definiéndolos
con sus perfiles y respectivas funciones, requisitos necesarios, el objetivo del
cargo, como también sus funciones esenciales y sus respectivas competencias.
8.3 ACTUALIZACIÓN DEL BROCHURE DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN
Dentro del desarrollo de una buena práctica administrativa con un enfoque a la
promoción y mercadeo de una imagen institucional, se logró definir la
implementación del brochure como una herramienta publicitaria y así mismo como
58
un medio para que terceros conozcan a la Fundación desde un lado más personal
y que se interesen por ver los servicios y los resultados, pero esto lográndose con
un brochure ameno y agradable a la vista.
El brochure elaborado para la fundación contiene su historia, su propósito social
en la comunidad; así como la imagen de los niños de la fundación, que son el
grupo más grande y que han sido los beneficiarios de la labor social de la
fundación. En el brochure además contiene información de contacto, cuenta
bancaria para donaciones y las redes sociales para los nuevos seguidores de la
fundación.
Figura 06. Nuevo Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 1
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
59
Figura 07. Nuevo Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 2
Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia
El resultado con la implementación del brochure es crear de igual manera una
carta de presentación para la Fundación Social GABIS donde este sea una
herramienta para llegar a todas las personas jurídicas y naturales, que pueden
llegar a ser benefactoras acordes al propósito social de la fundación.
8.4 FORTALECIMIENTO DE PRÁCTICAS PARA EL MANEJO DE REDES
SOCIALES Y MEDIOS DE PROMOCIÓN WEB DE LA FUNDACIÓN
Dentro de las estrategias de mejoramiento e implementación de buenas prácticas
para el reconocimiento de la Fundación Social GABIS, el Social Media es la
oportunidad sencilla y sin ningún costo manejo, siendo una plataforma de
comunicación donde el nombre se posiciona entre los mismos colaboradores,
amigos, familiares y desconocidos.
60
El propósito es mostrar lo que hace la fundación, tener comentarios de
agradecimiento, felicitaciones, críticas y demás, que son la oportunidad para
mejorar gracias a los seguidores que se buscan alcanzar a través de las redes
sociales. Las siguientes son las redes sociales de mayor seguimiento por las
personas en la web donde la fundación ahora tiene presencia de la siguiente
manera:
8.4.1 Facebook
Búsqueda por nombre Grandes Alegrías GABIS, esta es una red social muy
reconocida y que de por si es un medio masivo de promoción y de fácil acceso.
Figura 08. Facebook Fundación Social GABIS
Fuente: https://www.facebook.com/gabriela.hoyos.984?fref=ts
61
8.4.2 Instagram
FUNDAGABIS
Este medio es una red social, de gran reconocimiento y se maneja por medio de
imágenes, lo cual implica que la fundación deberá estar actualizando imágenes de
actividades, eventos y programas que desarrollen en su diario.
Figura 09. Instagram Fundación Social GABIS
Fuente: sitio web Instagram – Fundagabis
8.4.3 Twitter
@FundaGabis
Por medio de esta red social, promoverán frases de valores de apoyo, además de
ser otro medio masivo de comunicación y promoción.
Figura 10. Twitter Fundación Social GABIS
Fuente: sitio web twitter - @FundaGabis
62
8.4.4 Página Web Gratuita
La página web es otra de las cartas de presentación que se implementó con el
propósito de ampliar sus medios de promoción, Pero el costo de funcionamiento y
manejo de las páginas web son altos dependiendo su complejidad y en este caso
para una fundación sin ánimo de lucro y que hasta ahora está iniciando de forma
organizada es un gasto innecesario; por esta razón se decido diseñar la página
web con la plataforma gratuita WIX.
Figura 11. Página Web de La Fundación Social GABIS
Fuente: sitio web www.wix.com
Figura 12. Página Web de La Fundación Social GABIS
Fuente: sitio web www.wix.com
63
Figura 13. Página Web de La Fundación Social GABIS
Fuente: sitio web www.wix.com
Figura 14. Página Web de La Fundación Social GABIS
Fuente: sitio web www.wix.com
Mediante esta página web se logró dar a conocer el objeto de la fundación,
acompaña de imágenes, información de contacto y de los programas que ofrecen.
64
8.5 RECOLECCIÓN DE SOPORTES CONTABLES DEL PERIODO
CONTABLE AÑO 2015
Con el fin de mitigar esta alerta se busca crear una buena práctica en la gestión
contable, se creó e implemento un archivo y un proceso de recolección de datos y
soportes contables de las operaciones comprendidas en el periodo de enero –
diciembre del año 2015.
Para el logro de esta actividad se creó un parámetro de recolección de datos el
cual se parametrizó en la creación de grupos de meses, los cuales se
comprendieron de la siguiente manera:
• Enero – Mayo
• Junio – Agosto
• Septiembre – Diciembre
En el análisis de cada grupo, se realizó una validación y estudio individual de las
operaciones registradas, con su respectivo soporte y así mismo de hacer falta se
creó el soporte contable requerido.
El desarrollo de esta actividad logró obtener una reconstrucción documental de
soportes y operaciones realizadas y comprendidas en el periodo contable del año
2015, así mismo se validó que los soportes contables y de operaciones diarias,
sean similares con los registros en las hojas de cálculo que lleva la Fundación
GABIS, creando un archivo físico con estos soportes de las actividades
registradas.
Lo anterior dio como resultado que las personas encargadas de la gestión
contable de la fundación lograran tener control, conocimiento y certeza de la
situación real económica, creando una pauta para el registro ordenado y
sistemático de las operaciones contables de los posteriores años contables.
65
8.6 CAPACITACIÓN DEL MANEJO DE SOPORTES CONTABLES
Durante el desarrollo de conocimiento de la fundación y en vista del registro de la
información contable y del manejo de los soportes de las operaciones diarias, se
logró identificar que la Fundación GABIS no cuenta con un completo conocimiento
del manejo de los soportes contables y sus respectivos respaldos.
Necesidad por la cual se hace un llamado para que la administración aplique este
procedimiento a sus operaciones, así que se implementó una actividad de
capacitación en cuanto al registro de las operaciones y sus respectivos soportes
contables.
Con lo anterior, se determinó que esta capacitación se realizó de manera clara y
en términos sencillos para su comprensión, donde se trató el manejo de lo
siguiente:
8.6.1 Recibo de Caja Menor
Descripción: este recibo de caja menor es un soporte del pago de los gastos que
implica un pago en efectivo y de valores mínimos, este soporte es un elemento
esencial para controlar el manejo del rubro que se destina para caja menor.
Figura 15. Recibo de Caja Menor
Fuente: Elaborado por Fabian Andres Castro Mejia - Edwar Andres Tovar Garzon
Requisitos: se deben diligenciar todos los espacios mencionados en el formato y
debe contar con el detalle de para qué fue destinado y quien fue el beneficiario, en
este caso cuando se maneje un gasto del cual es difícil tener un soporte, al auxiliar
administrativo y contable deberá dar un aval al gasto (autorización)
66
Aplicación: para el manejo de este recibo se tienen identificadas actividades que
implican un bajo movimiento de efectivo, en el caso de la Fundación GABIS por
ejemplo operaciones como: compra de bolsas de agua, fruta, verduras, elementos
de aseo, lo importante es que para el uso de este soporte se relaciones solo
operaciones que no impliquen un movimiento superior a los $ 30.000 pesos.
En el caso de las operaciones realizadas en tiendas de barrio o establecimientos
que no generan factura, este soporte debe tener el aval de la administración
mediante una marca (sello).
De igual forma es importante resaltar que dado que la fundación no manejo en sus
procesos de pagos a terceros por medio de cuenta bancaria, los recibos de caja
menor soportaran transacciones superiores siempre y cuando la directora los
autorice, ejemplo claro (obligaciones con terceros, facturas, servicios públicos.
Compras elementos de equipo de la fundación, entre otros).
8.6.2 Comprobante de caja
Descripción: este soporte de contabilidad refleja los ingresos en efectivo o
recaudos de la organización, allí se registran los pagos, abonos o totales de los
beneficiarios de los servicios prestados.
Figura 16. Recibo de Caja
Fuente: Elaborado por Fabian Andres Castro Mejia - Edwar Andres Tovar Garzon
67
Requisitos: se deben diligenciar todos los espacios mencionados en el formato,
naturaleza de la transacción y quien fue pagador, al auxiliar administrativo y
contable le corresponderá el registro y diligenciamiento de este soporte contable.
Aplicación: identificando el comportamiento de registro de la Fundación GABIS, la
aplicación de este soporte contable debe dirigirse al registro de operaciones como:
pago de pensiones, abonos, pago de servicios de asesoría psicológica y de otros
ingresos derivados de los servicios de la Fundación, también el registro de las
ventas de los mercados y/o productos que se venden a los beneficiarios.
8.6.3 Cuentas de cobro y formato de proveedor de servicios:
Descripción: este tipo de comprobante cumple la función de comprobante de la
realización de un pago a cuenta de un tercero, usualmente se presenta para el
cobro de prestación de servicios.
Figura 17. Cuenta de Cobro
Fuente: Elaborado por Fundación GABIS
Requisitos: inicialmente se debe especificar el número de la consecución de la
cuenta de cobro en un orden consecutivo, debe estar dirigida a la Fundación
68
GABIS, seguido de a quien se le debe girar el pago de la cuenta de cobro (nombre
completo y número de cedula de ciudadanía, posteriormente se mencionara en
número y letras el valor a girar en la cuenta de cobro, acompañado del concepto a
cargo por el cual se gira y para finalizar se mencionara fecha, mes y año.
Para finalizar se firmara con nombre completo, numero de cedula, teléfono fijo y/o
celular y dirección física.
Aplicación: este se empleara en el caso de operaciones de cobro por parte de
terceros que han prestado sus servicios a la Fundación GABIS y que de igual
forma han sido autorizados para su gasto.
8.6.4 Formato Proveedor de Servicios
Descripción: este comprobante cumple la función de crear un perfil de datos del
proveedor de servicios.
Figura 18. Formato Proveedor de Servicios
Fuente: Elaborado Fundación GABIS
Requisitos: este debe ser diligenciado en su totalidad y debe presentar un selo y
firma de autorización por parte de la administración.
Aplicación: se empleara como soporte adicional a la cuentas de cobro de los
proveedores de servicios a la fundación.
69
Teniendo en cuenta la realización de esta capacitación se logró obtener el
cubrimiento y eliminación del vacío que se tenía en la gestión contable con
respecto al registro de las operaciones y al manejo de soportes contables.
8.7 IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE
En el conocimiento de la Fundación se logró identificar que a pesar que la
fundación cuenta con un registro básico en hojas de cálculo electrónicas de las
operaciones diarias que esta presenta, existe una preocupación por la
administración de la Fundación GABIS enfocada en la integridad, confiabilidad y
seguridad de la información contable.
La implementación de un sistema que complemente sus procesos y su gestión
contable es indispensable, ya que, genera confianza, control y seguridad en los
resultados esperados.
Después de un estudio a las necesidades de posibles software que podrían ser de
utilidad a la fundación, se determinó que la herramienta debe llevar control de las
operaciones diarias, generar estados financieros con todas las disposiciones
legales, pero en especial que cuente con un fácil manejo y sea comprensible para
alguien de poco conocimiento contable.
Figura 19. Licencia del Sistema Software Contable Easy Contable
Fuente: Documentacion del Software Easy Contable
70
Figura 20. Factura de Compra del Sistema Software Contable Easy Contable
Fuente: Factura Software Easy Contable
Se identificó una herramienta contable que satisface de manera óptima los
requerimientos definidos para la implementación de un Software contable y de fácil
manejo para la administración. Donde este se denomina EASY_CONTABLE,
distribuido por MAKRO BITS.
Figura 21. Sistema Software Contable Easy Contable
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
71
Esta herramienta es adquirida por la Fundación GABIS por medio de donación,
para su implementación y como buena práctica para el manejo de la información
contable y financiera, la cual será ejecutada por el contador y la administración
junto con sus otros controles como lo son las hojas de cálculo electrónicas de
registro diario.
De lo anterior se establece como una estrategia en pro del desarrollo de la
Fundación y que esta será implementada para el registro de la información del
periodo contable 2015 y en los posteriores periodos.
Además, este sería un medio de fortalecer sus controles en el manejo y registro de
información contable y financiera, como también una buena práctica para la
seguridad de la información.
8.8 INGRESO Y ALIMENTACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE A
IMPLEMENTAR
Partiendo de la recolección y reconstrucción de la información contable del periodo
contable año 2015, que se realizó de manera rigurosa, donde cada operación se
soportó de manera correcta y con su respectivo documento de respaldo.
Se tomó un proceso de alimentación al nuevo software que se definió para
implementar en el manejo y registro de la información contable de la Fundación
GABIS, en este caso se realizó una alimentación manual de cada una de las
transacciones identificadas por día y mes corrido.
Es decir, se ingresó la información correspondiente a lo corrido del año 2015,
creando el registro igualmente de terceros, proveedores de servicios y otro que
intervinieron en la actividad de la Fundación en este periodo.
Es importante resaltar que la información de saldos iniciales se ingresó partiendo
de los estados financieros que se entregaron certificados por anterior Contador
Público y por la representante legal.
72
Figura 22. Sistema Software Contable Easy Contable
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
Figura 23. Sistema Software Contable Easy Contable
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
Para el cumplimiento de esta tarea se tomó fiel nota de las operaciones
registradas en las hojas de cálculo que llevaba la fundación y al igual esta se
confronto con los soportes físicos almacenados en un AZ.
73
Figura 24. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No.1
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
En cuenta a esta imagen, se refleja un balance de prueba del la Fundacion
GABIS, en cual se evidencia el registro de las transacciones del periodo contable
año 2015, en este se aprecia los movimientos con respecto a las cuentas del
Activo, desde sus saldos inicales a saldos finales del ejercicio y de igual forma las
cuentas del Pasivo.
Figura 25. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 2
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
En esta siguiente se reflejan los movimientos de las cuentas de Patrimonio de la
Fundación, al igual que los movimientos en las cuentas de Ingresos, igualmente se
reflejan desde sus saldos iniciales a los saldos al final del periodo contable año
2015.
Figura 26. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 3
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
74
Por medio de esta imagen se refleja los saldos iniciales y los saldos finales de los
gastos operacionales y no operacionales que se presentaron en la Fundación
GABIS durante el periodo año 2015.
Esta información se ingresó de manera correcta y exitosamente en el software,
arrojando como resultado un balance de prueba el cual reflejo los movimientos a
las cuentas desde los saldos iniciales hasta el cierre del periodo contable año
2015.
75
8.9 ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN GABIS
PERIODO 2015 (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS)
Después de una minuciosa tarea de reconstrucción de la información contable y
financiera de la Fundación GABIS y así mismo de crear un valor e importancia del
correcto manejo de esta, se logró tener provecho de la herramienta que se
implementó y como resultado de esta buena práctica se obtuvieron de manera
satisfactoria los estados financieros que se entregaron al Contador Público que de
manera voluntaria dono sus servicios para futuros periodos.
Figura 27. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance General Año 2015
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
En este caso, también se generó el Estado de Resultados de la Fundación GABIS,
a corte 31 Diciembre de 2015, así:
Figura 28. Sistema Software Contable Easy Contable – Estado de Resultados Año 2015
Fuente: Pantallazo Software Easy Contable
Estos estados financieros fueron de gran utilidad para el Contador que asumió el
manejo de la Fundación, dado que le transmitió una realidad económica, confianza
de las cifras y fidelidad de la información que allí se reflejó y se obtuvo de este
trabajo.
8.10 DISEÑO DE PRÁCTICAS COMPLEMENTARIAS AL FORTALECIMIENTO
DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE
En el análisis de la información analizada se encontró la necesidad de fortalecer
actividades de la fundación por medio de buenas prácticas como las siguientes:
- Manejo de la información fotográfica y fílmica de los beneficiarios menores
de edad de la fundación.
- El manejo y recaudo de donaciones en efectivo.
76
- El archivo de la documentación en general de la gestión administrativa y
contable.
8.10.1 Manejo de la información fotográfica y fílmica de los beneficiarios menores
de edad de la fundación.
Así mismo, Se evidencia que la gestión de la Fundación maneja materia fílmica y
fotográfica de los infantes que son beneficiarios de los servicios ofrecidos por la
misma, de tal forma que esto implica permisos especiales para el manejo de este
tipo de material y adicionalmente como prevención de posibles conflictos legales.
Se desarrolló un formato para la gestión y manejo de este material en la
Fundación GABIS y donde este formato será diligenciado por todos los
beneficiarios de los programas de la fundación en especial de los infantes
menores de 18 años y donde este consta de un cuerpo debidamente informativo y
diseñado para que se dé un acuerdo entre las partes para el manejo y uso de este
material.
Figura 29. Formato de Autorización
77
Fuente: Elaborado por Fabian Andres Castro Mejia - Edwar Andres Tovar Garzon
78
8.10.2 El manejo y recaudo de donaciones en efectivo.
De tal forma que por otro lado, como buena práctica en cuanto al manejo y
recaudo de donaciones en efectivo, se buscó la creación de un canal para
obtención de recursos confiable y que se formalizo en el sector financiero por
medio de la creación de la apertura de una cuenta de ahorro en el Cooperativa de
Ahorro CONFIAR, a nombre de la Fundación GABIS, cumpliendo así con los
requisitos para su legalización en el sector.
8.10.2 El archivo de la documentación en general de la gestión administrativa y
contable
Por último, al no existir un sistema organizado y un correcto manejo de los
documentos, soportes y/u otros que se derivan de la gestión administrativa y
contable de la Fundación GABIS. Se ha evidenciado que existe una distorsión en
los periodos de tiempo y riesgo de pérdida de información, se implementó mejorar
la organización, almacenamiento y custodia de los distintos documentos
generados o recibidos por la Fundación, se determinó crear un archivo físico y
digital, para contar con toda la evidencia de las distintas actividades realizadas en
función diaria de la Fundación.
Con relación al archivo físico se decidió cambiar las carpetas de cartón, por A-Z,
con mayor espacio de almacenamiento, así como separar cada uno de los
documentos de acuerdo a su naturaleza, es decir tener por separado, la
información de constitución de la fundación, documentos y recibos contables,
manuales de funciones, información de los beneficiarios de la fundación entre
otros.
Dentro del proceso de mejora y modernización de las actividades de la fundación,
la conservación de la información, la custodia y almacenamiento de la misma será
apoyada con la digitalización y archivo magnético de todos los documentos
recibidos o elaborados.
El propósito es crear carpetas digitales y por temas separados, donde se
almacene en orden cronológico toda la documentación y sea de fácil consulta de
acuerdo la necesidad.
79
Para el logro de esta actividad de mejora se logró conseguir el aporte por medio
de donación de cinco A-Z para el archivo físico de los documentos y una
impresora multifuncional para la digitalización y archivo magnético de los mismos.
8.11 OBTENCIÓN DE DONACIONES POR PARTE DE TERCEROS.
Durante el desarrollo de la proyección social en el Fundación GABIS, se tuvo
necesidad de varios recursos para lograr la ejecución del proyecto, como al igual
se buscaron medios y recursos para cubrir algunas necesidades de la Fundación
en la prestación de sus servicios.
Por medio de solicitudes a empresas, se logró tener participación y consolidación
de vínculos con organizaciones como el Banco Colpatria S.A y el de Imaginarium
SAS y MAKROBITS, al igual que se logró participación de personas naturales que
dieron su donación.
Por medio de la donación del Banco Colpatria S.A, se logró la obtención de tres
equipos de cómputo, en óptimas condiciones y con sus accesorios completos.
Figura 30. Jóvenes utilizando los computadores donados en la clase de sistemas
Fuente: Foto tomada por Fabian Castro - Edward Tovar
80
Esta obtención de tecnología, fue dada gracias una carta enviada al departamento
de tecnología y de responsabilidad social del Banco. En la cual se dio el motivo y
las circunstancias de la necesidad.
Figura 31. Carta de Donación Banco Colpatria S.A
Fuente: Elaborada por Fabian Castro - Edward Tovar
81
Por otro lado se recibió el apoyo y donación de parte de la Empresa de
Imaginarium SAS, quienes dieron su apoyo con el suministro de 30 platos
metálicos y 30 vasos metálicos; un horno microondas de segunda mano en buen
estado; una multifuncional, 20 ula ulas y unos AZ para archivo.
Figura 32. Carta de Donación de Imaginarium S.A.S
Fuente: Emitida por Imaginarium S.A.S
82
Figura 33. Utensilios de Cocina Donados.
Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro
Figura 34. Aros Ula Ula Donados.
Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro
83
Figura 35. Multifuncional Donada.
Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro
Figura 36. Horno Microondas.
Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro
84
Figura 37. AZ para archivo físico.
Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro
Esta obtención de recursos varios, fue dada gracias a gestión propia del grupo de
trabajo de este proyecto y de lo cual se obtuvo una respuesta satisfactoria y de
buen resultado.
Además de contar igualmente con la participación de un apoyo donativo para la
adquisición de la herramienta contable por parte de MAKROBITS en cabeza del
señor Rafael Díaz, representante y distribuidor del Software contable.
También es importante resaltar la participación de personas naturales quienes
dieron su donación a la Fundación GABIS, por medio de un televisor, libros
educativos, juguetes, cuentos y materiales didácticos.
En gestión al desarrollo y fortalecimiento de los vínculos de la fundación se logró
crear un apoyo continuo en pro de la comunidad beneficiaria. Es importante
resaltar que el vínculo creado entre las organizaciones y las personas naturales,
se consolido con el fin de dar un apoyo continuo.
85
9 CONCLUSIONES
Partiendo del resultado obtenido y posterior al desarrollo de este proyecto se
obtuvo un cumplimiento a los objetivos planteados y así mismo se concluyó lo
siguiente:
Por medio del desarrollo de este trabajo se logró el diseño de un conjunto de
buenas prácticas administrativas y contables, como también la implementación de
estas, donde se logró el fortalecimiento Administrativo y Contable de la Fundación
Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre GABIS y así mismo se
logró obtener como resultado una transformación en pro del desarrollo y
crecimiento de la misma.
Además, mediante el desarrollo e implementación de estas buenas prácticas se
logró como resultado, el fortalecimiento de diferentes aspectos importantes de la
gestión Administrativa y Contable, donde se obtuvo de manera favorable lo
siguiente:
• se logró diseñar un plan de acción con cual dirigir el proyecto, con el cual
se cumplió los objetivos propuestos, donde el punto de partida se dio por
medio de una visita de conocimiento de la organización donde se logró
identificar, determinar las falencias en la gestión administrativa y contable
de la Fundación GABIS.
• Se logró rediseñar una misión y una visión, acorde al propósito social de la
Fundación GABIS, teniendo en cuenta los servicios ofrecidos que
actualmente se encuentran desarrollando en su comunidad, al igual se
obtuvo como resultado la creación de un marco de principios, objetivos y
metas institucionales dirigidas al fortalecimiento y cumplimiento del objeto
social de la fundación.
• Además, se diseñó y se implementó un organigrama, que estructuro las
áreas y dio responsabilidad a los distintos cargos que intervienen en la
gestión de las actividades cotidianas en la Fundación GABIS.
• Se elaboró la redacción e implementación de un manual de funciones para
los cargos existentes en la fundación y establecidos en el nuevo
86
organigrama, donde se especificó el perfil, los requisitos, las
responsabilidades y funciones de cada uno.
• Se realizó la reconstrucción de la información contable y financiera del
periodo contable 2015, donde se obtuvo una realidad económica y
consolidación de los datos financieros.
• Se implementó un software contable (EASY_CONTABLE), en el cual se
logró el registro de los movimientos y partidas contables del periodo 2015,
generando como resultado la disponibilidad de información de manera
organizada, real y sistematizada, lo que concluyo con la obtención de los
estados financieros como balance general y estado de resultados del año
2015.
• Se capacito a la persona responsable del manejo de la información
contable de la fundación, en el registro e ingreso de datos en el software
contable y así mismo en el manejo de los soportes respectivos para la
realización de cada operación.
• Se diseñó un brochure como carta de presentación formal de la Fundación
GABIS para llegar a todas las personas jurídicas y naturales, con el
propósito de ser reconocidos en la comunidad y conseguir benefactores
que apoyen el propósito social de la fundación.
• Se creó registro el nombre de la Fundación GABIS en las distintas redes
sociales más reconocidas, como Facebook, Instagram y Twitter. Se creó
una página web a través de la herramienta gratuita WIX en donde registra
toda la información, programas y el contacto, para las personas
interesadas en participar y/o apoyar el objeto de la Fundación. Lo anterior
se implementó como buena práctica de promoción y divulgación de las
distintas actividades que realiza la Fundación.
• Se creó un formato de autorización para el manejo del material infantil
(fílmico y fotográfico) que se maneja en la Fundación, donde este se
ajustó a las medidas legales requeridas, teniendo en cuenta que ahora la
Fundación se encuentra en las redes sociales y en la web, con imágenes
de los menores de edad que forman parte de la Fundación.
87
• Se propuso a la directora de la Fundación realizar unas reuniones con el
personal, para la interiorización de las buenas prácticas administrativas y
contables creadas y aprobadas para que todos dirijan su trabajo en misma
línea organizacional, enfocada en la comunidad, usuarios y terceros.
• Se logró la creación de vínculos empresariales con organizaciones como
el Banco Colpatria, Imaginarium SAS, al igual que el apoyo de personas
naturales, todo con el objeto de apoyar la labor social de la fundación
GABIS.
10 RECOMENDACIONES
Desde los aspectos administrativos y contables, como gestores del trabajo de
proyección social en la Fundación GABIS, realizamos las siguientes
recomendaciones como resultado del estudio, desarrollo de buenas prácticas
administrativas y contables, como también están dirigidas al fortalecimiento
continuo del desarrollo y consolidación de las mismas, de tal forma que lo sugerido
es lo siguiente:
Estas recomendaciones se realizan desde el aspecto de la Gestión Administrativa:
• Para el 2020, es necesario revisar y actualizar la respectiva misión y visón,
teniendo en cuenta el comportamiento funcional de la Fundación, para que
esta sea acorde a los resultados obtenidos y así alcanzar nuevos
propósitos de mejoramiento y compromiso con la comunidad.
• Mantener actualizada las respectivas redes sociales y pagina web, con
todas las actividades y eventos que realice la fundación, para que el uso de
estas plataformas tecnologías se manejen de la manera más eficiente y
económica para promoción y reconocimiento en la comunidad ya
perteneciente a la fundación así como los nuevos y posibles usuarios y
benefactores.
• Archivar de manera cronológica y por asunto, todos los documentos que se
origen en función del objeto social de la fundación. El manejo adecuado de
dichos documentos, se deben resguardar mediante los recursos obtenidos
88
por donaciones para este fin, como las A-Z para los documentos físicos y la
multifuncional para el respectivo scanner y archivo digital.
• Con relación a los manuales de funciones, estos deben ser revisados y
actualizados en un periodo de no mayor a dos años, ya que se pueden
presentar modificaciones en las funciones de los cargos a contratar, así
como el mejoramiento del perfil profesional del personal.
• Certificar el funcionamiento de la fundación ante la Secretaria de
Integración Social de Bogotá, es decir, cumplir con la normatividad exigida
con relación a seguridad física, manejo de desastres, programas de
formación educativa formales, manipulación de alimentos y demás
disposiciones solicitadas por el distrito.
Estas recomendaciones se realizan desde el aspecto de la Gestión Contable:
• Mantener el control sobre el registro de las operaciones diarias en las hojas
de cálculo, fecha, concepto y valor, como estrategia de un libro de diario de
operaciones de la Fundación.
• Actualizar la información contable en la herramienta implementada Easy
Contable, de manera semanal.
• Crear el habito contable sobre el registro de operaciones de cuantías
mínimas, que implican salidas de efectivo por cantidades inferiores a los
$5.000 pesos moneda corriente.
• Mantener el correcto manejo de la caja menor y sobre todo, un control
constante sobre el manejo de efectivo recibido y la entrada del mismo, con
el fin no tener pérdidas o faltantes.
• Recomendamos el manejo e implementación de un cierre de caja diario y
un soporte de la actividad, como evidencia de cumplimiento a esta política.
• Es importante que la Fundación mantenga el cumplimiento de
implementación de los soportes contables a cada operación diaria.
• Con el fin de mantener una información real y actualizada, es importante
que el registro de las operaciones se realice la fecha en que se ejecute la
transacción.
89
• Crear un programa que implique una ganancia en cuanto a la venta de los
mercados del banco de alimentos, dado que estos están implicando un
gasto y pérdida a la Fundación.
Por otro lado realizamos unas recomendaciones adicionales, que complementaran
y ayudaran al desarrollo de la Fundación GABIS y a la comunidad beneficiaria:
• Buscar nuevos socios o benefactores estratégicos, que contribuyan con el
propósito de la fundación, para no depender exclusivamente del Banco de
Alimentos y no contar con recursos limitados para el cumplimiento de su
objeto social.
• Concretar con distintas entidades de educación superior (universidades y
SENA) las pasantías en acción social o trabajo social, para que estas sirvan
como apoyo en el cumplimiento del propósito de la fundación, no solo en
sus instalaciones sino también en la comunidad para fomentar tejido social.
• Fortalecimiento académico y actualización constante de los programas
ofertados.
90
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