Documentación del Sistema de Gestión de Calidad

Semana 4. Presentación Nº 12

Ing. Ma. del Pilar Rodríguez

¿Por qué documentar?

• Nos sirve para comunicar información

• Como videncia de la conformidad de lo planificado

• Para compartir conocimientos, con el fin de difundir y preservar las experiencias de la institución

Política de Calidad y Objetivos de la Calidad

• Proporcionan un punto de referencia para dirigir la organización

• Determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar los recursos para alcanzar dichos resultados

• Responsabilidad de dirección

Política de Calidad

• Debe ser adecuada al propósito de la organización

• Debe incluir compromiso para cumplir los requisitos del cliente y de mejora continua

• Debe ser revisada para su continua adecuación

• Es Marco de referencia para establecer objetivos de calidad

• Debe ser comunicada y entendida en la organización

Política de Calidad HCE-plus

Nuestro compromiso con la calidad en el manejo higiénico de los alimentos, está dirigida a lograr la satisfacción de la clientela mediante la capacitación de alumnos, personal y el seguimiento del sistema de aseguramiento de la calidad que garantiza una mejora continua en nuestros procesos internos y en resultados en pruebas microbiológicas

Objetivos de la Calidad

• Están vinculados con la política de calidad y con el compromiso de mejora continua

• Se establecen en funciones y niveles pertinentes dentro de la organización

• Deben ser medibles y alcanzables

Metas primarias de la organización

• La satisfacción del cliente

• La mejora continua de la calidad

• La eficacia en el suministro y la prestación del servicio

• La consideración de los requisitos de la sociedad y medio ambiente

Ejemplos de Objetivos

• Alcanzar la certificación en la norma ISO 9000:2000 en el año 2004

• Reducir el rechazo interno en un 5% respecto al 2003

• Implementar controles de servicio de limpieza de instalaciones

Niveles de documentaciónNiveles de documentación

Manual de calidadI

ProcedimientosII

DocumentosDocumentos

III

Formatos y registrosIV

En este tipo de documentos debe reflejarse el Sistema de Calidad de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000

Manual de calidad

OBJETIVO:

Facilitar la descripción adecuada del sistema de la calidad que sirva de referencia permanente durante la implementación y mantenimiento del sistema

Brindar confianza para sí y para los clientes y garantía de que los productos cumplen con los requisitos especificados

Manual de Calidad

• Alcance del SGC, incluyendo los detalles y justificación de cualquier exclusión

• Procedimientos documentados establecidos para el SGC o referencia a los mismos

• Descripción de la interacción entre los procesos del SGC

Estructura del manual de calidad

• Las características varían en función del tamaño y el tipo de organización

• Se deben ubicar fácilmente cada sección en correspondencia con la norma ISO

• Se debe definir para cada uno de los elementos aplicables como se intenta aplicar, cumplir y controlar

• Redacción de fácil comprensión

0 Introducción 0.1 Generalidades

0.2 Orientación a procesos 0.3 Relación con ISO 9004 0.4 Compatibilidad con otros sistemas 1 Alcance 1.1 Generalidades 1.2 Aplicaciones 2 Referencia normativa 3 Términos y definiciones 4 Sistema de gestión de la calidad 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación 5 Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.4 Planeación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación 6 Gestión de los recursos 6.1 Suminstro de recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo 7 Elaboración del producto 7.1 Planeación de la elaboración del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Adquisiciones 7.5 Suministro para la producción y el servicio 7.6 Control de instrumentos de monitoreo y medición 8.1 Generalidades 8 Medición, análisis y mejora 8.2 Monitoreo y medición 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

Sección Título Contenido

Formato del Manual de Calidad

• Establecer formato normalizado

• Encabezado: tipo de documento, sección a que corresponde, código del documento, número de revisión, fecha de entrada en vigencia, cantidad de hojas de la sección

• Pie: quien preparó, quien aprobó cada sección

Colegio Superior Gastronomía

Manual de Calidad CódigoRevisión NºFecha VigenciaHoja X de Y

Titulo de Sección

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidades

4. Definiciones

5. Procedimiento

Nombre Firma Nombre Firma

Preparó AprobóDocumentos

¿Qué es un Procedimiento?

• Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo una persona o más realizan un trabajo

• Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

Procedimientos documentados

• Control de documentos

• Control de registros

• Auditorias internas

• Control de no conformidades

• Acciones preventivas

• Acciones correctivas

Características de los procedimientos

• Deben ser claros y concisos

• Deberán estar codificados

• Deben indicar quien los preparó y aprobó

• Deben ser revisados periódicamente

• Las copias obsoletas deberán eliminarse

• El archivo de los documentos deberá estar asegurado

Colegio Superior Gastronomía

Procedimiento General

CódigoRevisión NºFecha VigenciaHoja X de Y

Procedimiento para….

1. Propósito u objetivo2. Alcance3. Responsabilidades4. Documentos de Referencia5. Descripción del Procedimiento6. Enfoque de procesos7. Anexos

Nombre Firma Nombre Firma

Preparó Aprobó

¿Qué es un objetivo?

• Breve descripción del objetivo que se persigue en el documento.

• Identificar el objetivo o razón de ser del procedimiento– Porque es útil este procedimiento

– Por que es importante

– Que se logrará con el

¿Qué es el alcance?

• Indica los niveles de la organización o de sus operaciones que se verán afectadas por el documento

• Definir a que o cuando aplica el procedimiento y hasta donde abarca

Descripción del procedimiento

• Establecer en cada uno de los pasos del procedimiento: Quien (hace), Que (hace) y cuando aplique Donde y Como y/o Cuando (lo hace)

• Hacer referencia a todos los registros que genera la actividad

Secuencia de etapas

Actividad Responsable

Enfoque de procesos

A PHV

Proceso

Salida AEntrada A

Etapas o Subproceso

(MAPA DE PROCESO) Procedimientos

Nombre del Subproceso

o etapaEn

trad

as

Sal

i da

s

Responsable del proceso

Nombre de los procedimientos

Enfoque de procesos

• Un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso

Insumo o entrada

Proveedor Producto, salida o resultados

Cliente o usuario

Necesidades o expectativas del usuario

Documentos

Documentos

• Son todos aquellos documentos requeridos por la organización a fin de asegurar una efectiva planeación, operación y control de procesos

• Pueden ser documentos de referencia (externos al SGC) o internos Ej. Manual de la organización, leyes, normas, otros

Documento Código

Documentos

Formatos y Registros

• Son todos aquellos formatos que se utilizan de manera periódica para registrar la información relacionada con el sistema de trabajo de la institución

• Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

Nombre del registro

Tiempo de conservación

Responsable de almacenarlo

Lugar del almacén

Código

1. Control de Documentos

• Controles para aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión

• Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario

• Asegurarse de identificar los cambios y el estado de la revisión actual

• Prevenir el uso de documentos obsoletos

2. Control de registros

• Deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos así como la operación eficaz

• Definir los controles necesarios para su identificación, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición

3. Auditorias internas

• Se debe definir las responsabilidades, requisitos para la planificación y realización de auditorias, para informar los resultados y para mantener los registros

4. Control de No conformidades

• Se debe asegurar que el producto no conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

• Se debe definir las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme

5. Acciones correctivas

• Para eliminar la causa de no conformidades para prevenir que no vuelvan a ocurrir

• Se deben de:

– revisar las no conformidades,

– determinar las causas,

– evaluar acciones para que no vuelvan a ocurrir,

– implementar las acciones y

– revisar las acciones tomadas

6. Acciones preventivas• Se deben determinar las acciones para eliminar

las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia

• Se debe definir los requisitos para:

– Determinar las no conformidades potenciales

– Evaluar la necesidad de actuar para prevenirlas

– Determinar e implantar acciones necesarias

– Registrar las acciones tomadas

– Revisar las acciones preventivas tomadas