Post on 20-Oct-2018
de Puerto Rico.
Bole
tín de
la Red de Archivos
Archidata NÚM.1,MARZO2010
AÑOS8-10*
Tabla de contenidoMensajedelaPresidenta. Por:Sa.YadiraI.TiradoAgosto
La diplomática y su relación con la ciencia de la documentación y la archivística: un breve comentario. Por:Prof.JosuéCaamaño-Dones
Preservación y conservación de documentos digitales. Por:Prof.JoséManuelBarrueco
Reseña:JeannetteAllisBastian, Owning Memory: How a Caribbean Community Lost Its Archives and Found Its History. Por:Arq.LuzMarieRodríguez
Secciones:
EnPortada Sabíasque... Reseña Calendariodeactividades
JuntadeDirectoresArchiRED
YadiraI.TiradoAgostoPresidenta
yitatirado@yahoo.com
JosuéCaamaño-DonesVicepresidente
josuecaamano@hotmail.com
AidaIrizarryMartínezTesorera
aida_iris@hotmail.com
ElisadelC.BorreroGonzálezSecretaria
elisacborrero@gmail.com
FélixHuertasGonzálezVocal
reyhuertas@hotmail.com
LilianaEsterásVázquezVocal
lita1972@yahoo.com
ConcepciónRoblesVocal
conceprob52@hotmail.com
ElenaFloresDávilaVocal
elenafloresdavila@yahoo.com
GladysTormesVocal
archivohisponce@yahoo.com
LillianIrizarryMartínezPasadaPresidenta
archivisticapr@gmail.com
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 20102
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 20102
...
Deizquierdaaderecha,Concepción,Elena,Félix,Aida,Lilliana,Yadira,Elisa,LillianyJosué
Mensaje de la PresidentaYadiraI.TiradoAgosto
Saludos.DeseoexpresarlesmiagradecimientoporelapoyoamicandidaturaparalapresidenciadeArchiRED.QuieroaprovecharesteprimercontactoconlamatrículadeArchiREDparaexponerunbreverecuentoacercadelprocesodeseleccióndelanuevaJuntadeDirectores,asícomoalgunosdeloselementosdelplandetrabajoparael2010.
El 10 de diciembre de 2009 se celebró la actividad Proyectos de Ley relacionados con la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico y la Asamblea Anual de ArchiRED, enCaribbeanUniversitydeBayamón.Unaparte fundamentalde laAsambleaera llevaracabo laelecciónde laJuntadeDirectoresdelaorganización,segúnelReglamentodeArchiRED,enmendadoel23deoctubrede2009.Losmiembrospresentessugirieronydecidieronrealizardichaseleccionesatravésdelcorreoelectrónico.Laprimerafaseconsistióenradicarlasnominacionesdelossocios,cuyafechalímitefueel7defebrerode2010.Lasegundafaseconstódelasvotacionesporloscandidatosnominados,paralocuallossociostuvieronlaoportunidaddeemitirsusvotospormedioelectrónicohastalasdocedelanochedel15defebrerode2010.Asípues,quedóconstituidalanuevaJuntadeDirectoresdeArchiRED,queregirálaorganizacióndurantedosaños (febrerode2010hastanoviembrede2012).Ésta fue certificadapor lapasadaPresidenta,LillianIrizarry,el24defebrerode2010.Acontinuación,laJuntadeDirectoresdeArchiRED:Presidenta:YadiraI.TiradoAgosto,CentrodeInvestigacionesHistóricasdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Vicepresidente:JosuéCaamaño-Dones,CentrodeInvestigacionesHistóricasdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Tesorera:AidaIrizarryMartínez,ArchivodelasCienciasSocialesdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Secretaria:ElisadelC.BorreroGonzález,Centrode
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 �
...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 �
...InvestigacionesHistóricasdelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,Vocales:1.ElenaFloresDávila, Archivo Histórico de Caguas, 2. Gladys Tormes, Archivo Histórico de Ponce, 3. Félix HuertasGonzález,DepartamentodeHistoriadelaUniversidaddePuertoRico,RecintodeRíoPiedras,4.LilianaEsterás Vázquez, Sistema Ana G. Méndez de la Universidad del Turabo, 5. Concepción Robles Pérez,SistemaAnaG.MéndezdelaUniversidadMetropolitana.
EstaJuntadeDirectorestieneunplandetrabajoabarcadorduranteesteaño,queconsisteencontinuarconelofrecimientodediversascharlasytalleresquebrindenlaoportunidaddecompartirconocimientosydestrezasmedianteeladiestramientoylaeducacióncontinuadelpersonalquelaboraenlosarchivos,centrosdeinformación,investigaciónydocumentación.Sepresentarántemáticasvariadastalescomolapaleografíay diplomática como ciencias auxiliares de la archivística enfocadas hacia la organización, clasificación ydescripcióndedocumentos,aspectosdeplanificaciónenproyectosdepreservaciónydigitalización,aprendizajegeneraldecocidodelibros,experienciadelosinvestigadoresenlosarchivos,entreotrostemas.
Además,otroaspectorelevantedelplandetrabajoesestablecerunintercambioacadémicoyprofesionalcon otras entidades en el exterior, entiéndase Iberoamérica, mediante la celebración en Puerto Rico del VCongresodeArchivosUniversitariosIberoamericanos.TenemoselhonordehaberlogradounaalianzaconlaUniversidadInteramericana,RecintoMetropolitano.Esto,asuvez,crearáunimportantepuntodeencuentrotantodelasentidadesarchivísticasenlaIslacomodelexterior,locualpermitiráconocerlosdiversosacervosquecustodiacadapaís,losproyectosqueseestángenerando,laproblemáticaeinquietudes.
Otrapartedelplande trabajodeArchiREDesexaminary revisar losestatutosquegobiernan laactividadarchivística,particularmenteenelsectorpúblico,proyectosdeleyqueafectanestesector,ypromoverlegislaciónenapoyodelagestiónarchivísticaenelPaís.Enestecaso,laJuntadeDirectoresdeArchiREDdeseadarseguimientoalosproyectosdeleyP.delaC.837,referidoalaComisiónparaelFomentodelasArtesylaCultura,para:
establecerelArchivoHistóricodePuertoRico,adscritoalInstitutodeCulturaPuertorriqueña;otorgarleplenaautonomíaadministrativayfiscalalanuevaentidad;crearunnuevoProgramade Administración de Documentos Públicos y transferir a él todo lo relacionado al referidoprogramaqueoperalaAdministracióndeServiciosGenerales;derogarlaLeyNúm.5de8dediciembrede1955,segúnenmendada,conocidacomo“LeydeAdministracióndeDocumentosPúblicosdePuertoRico”;yparaotrosfines.
yelP.delaC.218,referidoalaComisióndeGobiernopara:
enmendarlosArtículos4, 7, 8 y 9,yañadirunArtículo16-AalaLeyNúm.5de8dediciembrede1955,segúnenmendada,conocidacomo“LeydeAdministracióndeDocumentosPúblicosdePuertoRico”,alosfinesdesepararalArchivoGeneraldePuertoRicodeladireccióndelInstitutodeCulturaPuertorriqueñaydisponerquedichoArchivoseráunaunidadautónomadentrodelaRamaEjecutivadelEstadoLibreAsociadodePuertoRico.
Respectoaesteasunto,secrearáunblogparaqueparticipentodoslosadministradoresdedocumentos,jefesdeagencias,personaldelosarchivosocentrosdeinformaciónypúblicoengeneralquepuedanpresentarsus inquietudes, frustraciones y aprobaciones en torno a dichas leyes. De esta manera, ArchiRED podrárecogerelpensarylassugerenciasquesirvandeherramientaalaorganizaciónparaasumirposicionesenlosforospertinentes.
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010�
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010�
...
El plan de trabajo de la Junta de ArchiRED también incluye proveer asesoramiento en diversosaspectosde losarchivos (planta física,equipo,preservación,materiales,etc.),centrosdedocumentaciónyotroslugaresquecustodiandocumentación.Conestepropósito,estaremosofreciendodiversasconsultoríasaentidadespúblicasyprivadasdelpaís.
OtroelementoimportantequeestaJuntadeDirectoreshaconsideradoescontinuarconlacreacióndenuevaspublicacionesparabeneficiodelossociosydelpúblicoengeneral.Porejemplo,tenemosplanificadopublicarlasActasdelCongresodeArchivoseInvestigación,celebradolosdías3y11deseptiembrede2009,en laFundaciónLuisMuñozMarín.Este libroconstaráde lossiguientesescritos:Archivos, archivistas e historiadores: notas sobre una trilogía retadora para el pensar y hacer la Historia / Dra.MaríaM.FloresCollazo;Mi experiencia en la creación del Archivo Histórico de Juncos / Dr.FélixHuertasGonzález;El archivo como dispositivo de poder/Arq.LuzMarieRodríguez; Por bellaco lo mataron: La construcción de la identidad sexual del negro en Puerto Rico durante el siglo XVI /Prof. JosuéCaamaño-Dones;Amistad ilícita en Puerto Rico: La representación de la sodomía en el discurso colonial hispánico del siglo XIX./Prof.CésarA.SalcedoChirinos;Colecciones particulares o fondos documentales y otros recursos que se resguardan y los posibles temas de investigación y publicaciones que surgen de dicha documentación/Prof.JosuéCaamañoyArq.LuzMarieRodríguez;Transferencia de materiales audiovisuales/Sr.JulioE.QuirósAlcalá,yLa organización en función de la investigación /Arq.LuzMarieRodríguez.
Además, les comunico que la Junta de Directores realizará las gestiones para la actualizaciónde lapáginaWebdeArchiREDy lapáginaenFacebookduranteesteaño.Ambasestaránenprocesodereconstruccióny,unavezfinalizadoslostrabajos,lesinvitaremosavisitarlasen:http://archiredpr.wordpress.com(Web),yarchired(Facebook).
Por otro lado, para conocimiento general, la Junta de Directores ha creado dos comités de trabajopermanentes con responsabilidades específicas. A. Comité de Asesoramiento Archivístico: 1. Elaborarápolíticas y procedimientos para asegurar la conservación y preservación del patrimonio documental.2.Promoveráyofreceráunprogramadeeducacióncontinuaquepermitasudesarrolloprofesionalypersonal.Integrantes: Yadira I. Tirado Agosto, Lillian Irizarry Martínez, Coordinadora, Aida Irizarry Martínez,ElisadelC.BorreroGonzález,FélixHuertasGonzálezyLilianaEsterásVázquez.B.ComitédeÉticayReglamentación:1.EstablecerálasnormaséticasqueregulanelfuncionamientodelosmiembrosdeArchiRed.2. Tramitará ante Asamblea Extraordinaria las enmiendas al Reglamento sometidas por los miembros.3.Consideraráproyectosdeleyypropuestasdereglamentaciónqueafectendeunaformauotraestesector.Integrantes:YadiraI.TiradoAgosto,JosuéCaamaño-Dones,Coordinador,GladysTormes,ElenaFloresyConcepciónRobles.
Porúltimo, invitamosatodoslossociosyalpúblicogeneralparaqueparticipendelasactividadesplanificadasporestanuevaJuntadeDirectoresduranteesteaño.ElpróximoañocontinuaremostrabajandoarduamenteenelporvenirymejoramientodeArchiRED.
�ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010
...
Ladiplomáticaysurelaciónconlacienciadeladocumentaciónylaarchivística:unbrevecomentario.
Prof.JosuéCaamaño-DonesCentrodeInvestigacionesHistóricas
UniversidaddePuertoRicoRecintodeRíoPiedras
Introducción
Ensuartículo“Aportación de la Paleografía y la Diplomática a las Ciencias de la Documentación, la Filología y la Archivística”,laprofesoraAnaBelénSánchezPrieto,delDepartamentodeCienciasyTécnicasHistoriográficas de la Universidad Complutense de Madrid, nos explica, de manera sucinta, la relaciónexistenteentrelascienciasqueanotaensutítulo.HemosseleccionadosusapuntessobrelarelaciónentreladiplomáticaylacienciadeladocumentaciónylaarchivísticaporparecernosuntemadesumaimportanciaparalosarchiverosydocumentalistasenPuertoRico.1
LaprofesoraSánchezPrietoesdelaopinión,yasumoquecompartidapormuchos,dequecualquierciencia,seacualsea,necesitaparaalcanzarsuspropiosfines,recurriraotrasramasdelconocimientohumano,sinlascuales,enmodoalguno,podríalograrsusfinalidadesuobjetivos.Nadiepuedenegarladependencia,enestesentido,delafísicarespectodelasmatemáticasodelamedicinarespectodelabiología,sinqueesoimpliquesuperioridadoinferioridaddeningunadeellas.
Enestesentido,lapaleografía,ladiplomáticayotrascienciasanejasaellascomopuedenserlacronologíay la sigilografía, son instrumentos indispensables para la consecución de los objetivos de otras ciencias.Así,estebreveextractodelartículodelaprofesoraSánchezPrietoestádedicado,porunlado,aldesarrolloexpositivodelosconceptosbásicosdeladiplomáticaysurelaciónconlascienciasdeladocumentaciónydelaarchivísticay,porotrolado,aintentardesentrañarenquémedidasuponeladiplomáticaunaportemásomenosindispensableparaladocumentaciónylaarchivística.2
Ladefinicióndediplomáticahasidodiscutidayrepetidahastalasaciedady,hoyporhoy,noofreceningunaduda,almenosparalosespecialistasenella,pero,parabeneficiaraunpúblicononecesariamente1 Ana Belén Sánchez Prieto, “Aportación de la Paleografía y la Diplomática a las Ciencias de la Documentación, la Filología y la Archivística”, I Congreso Universitario de Ciencias de la Documentación: Teoría, Historia y Metodología de la Documentación en España (1975-2000), madrid, 1�-17 de noviembre de 2000. Actas del congreso, cuadernos de Documentación multimedia, número 10, 2000, pp. 709-718.2 Sobre la relación existente entre la Paleografía y la Archivística, véase mi artículo “Paleografía: ciencia auxiliar de la archivología. Un comentario desde la historia”, en el libro: Custodios de memorias: un acercamiento a la archivística puertorriqueña. San Juan, Puerto Rico: ArchiRED (Red de Archivos de Puerto Rico), Fundación Biblioteca Rafael hernández colón, Fundación Luis muñoz marín, centro de investigaciones históricas de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras, 2006, pp. 2�1-251. Deseo anotar que ya he superado el concepto “ciencia auxiliar”.
EnPortada
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010�
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 20106
...
conocedordeésta,laprofesoraSánchezPrietonosofreceunadefiniciónaceptada,entérminosgenerales,portodos.Ladiplomática,es“lacienciaqueestudialatradición,laformaylaelaboracióndelosdocumentos.Suobjetoeshacerlacrítica,juzgarsusinceridad,apreciarlacalidaddelostextos,extraerdelasfórmulastodosloselementosdecontenidosusceptiblesdeserutilizadosporelhistoriador,datarlosy,enfin,editarlos”.Ladiplomáticacomprendedosgrandesapartados:ladiplomáticageneralyladiplomáticaespecial.
La diplomática general analiza el concepto, objeto, método e historia de la diplomática, junto conel concepto de documento, su génesis, transmisión y estructura, incluyendo, también, el estudio de otroscaracteresinternosoexternoscomoladatación,lossellosolalengua.Ladiplomáticaespecialseocupadelatipologíadocumental,esdecir,delosdocumentosylosgruposdocumentalesenconcreto,ydelestudiodelaschancillerías�ylasinstitucionesdeexpedición.
Relación de la diplomática con la ciencia de la documentación
Existen unas convergencias entre el método utilizado por la diplomática y las ciencias de ladocumentación. A modo de ejemplo, véase el trabajo más habitual de un diplomatista: la edición de unacoleccióndiplomática.Elpuntodepartidaesunconjuntodemensajes documentados olvidadososemiolvidadosenalgúnarchivooenvarios.Eldiplomatistarecibeelmensaje,acaso latentedurantesiglos, lotranscribe(conlocualgarantizasuconservación,almenosdelcontenido),loanaliza,loordenaenrelaciónalrestodelos mensajes y, al publicarlo, lo difunde, convirtiéndolo en mensaje documental. Para el diplomatista sonenteramenteválidaslasafirmacionesdelprofesorDesantesGuantersobreelprocesodocumentalengeneral:elmensajeinicialpasadeserunafuentedeinformaciónpotencialparaconvertirseenunapermanenteyconlaparticularidaddequenosóloconserva intactoel contenidodelmensaje informativo,sinoque,además,añade contenidos informativos distintos en relación con el momento de su incorporación al soporte, estoúltimograciasalanálisisdiplomático.Elefectoesexactamenteelmismo:unomultiplicadoropotenciadordelcontenidooriginario,porqueelnuevomensajeemitidoporeldiplomatista,estoes,lacoleccióndiplomática,causará una espiral informativa de carácter imprevisible al hacer accesibles al usuario otros documentospertinentesoaldarlosaconocer.
Asimismo,elprocesodeanálisisenambascienciasesprácticamenteidéntico.Elexamenpreviodecadadocumentodalugaraunadefiniciónespecífica,elregesto,redactadaenfuncióndelniveldeprofundidaddeanálisisrequerido,juntoalacualseharánconstardiversoselementostambiénnecesariosparalarepresentaciónylocalizacióndeldocumentooriginal:tradicióndocumental,signatura,materiaescriptoria,medidas,tipologíadocumental,tipodeletraenqueestáescrito,etc.Generalmente,la“entrada”principaloencabezamientoylaquedeterminaellugardeordendecadadocumentoconrespectoatodoslosdemásesladatación,pero,dehecho,podríaregirseporcualquierotrocriterio,yenuniónaellapodránhacerseconstarcuantosdescriptoresseconsiderenecesarios,reunidoseníndicesdelugares,personasomaterias.
Elmétododeanálisisdeotrasdisciplinasasociadasaladiplomática,comolasigilografía,siguelasmismas pautas, persiguiendo como fin la representación del “documento primario”, en este caso el sello,medianteladescripcióndesuscaracterísticasformalesydesucontenido.Esmás,elconocimientodeciertoselementosdediplomáticapuedeaportarventajasdecisivasparaelanálisisdocumental,porquealtenertodoslosdocumentos(diplomáticos)deunmismotipolamismaestructuraformal,el lectorqueloconoceyquebuscaenellos la informaciónhistóricao jurídicasabe inmediatamentedóndebuscar,sinnecesidadde leertodoelconjuntodefórmulasycláusulasquedesdeestepuntodevistanoaportanningunainformación,y,alcontrario,lameraclasificacióndocumental,enunasolapalabra,ofreceunagrancantidaddeinformaciónsobreundocumento.Porponerunejemplo,sienlafichaaparecelapalabra“provisión”,elusuarioinmediatamenteconocequesetratadeundocumentoinyuntivoyapeticióndeparte.
� Tribunal Superior de Justicia.
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 �
...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 7
...Hayqueobjetardesdeluego,segúnlaprofesoraSánchezPrieto,quelalabordeldiplomatistavamucho
másalládelasimpledescripción,localizaciónyordenacióndelosdocumentos,yaquesutrabajoculminaenelanálisisdesupropiocontexto,estoes,lainstituciónylasociedadqueloproduce,peroloquenopodránegarseeslasimilituddelmodus operandi enmuchasdesusfacetas.Es,además,precisamenteenestesentidoenelqueladiplomáticarealizasumayoraporteaotracienciamuypróximaaladocumentación:laarchivística.
Relación de la diplomática con la archivística
Lafuncióndelarchiveroesconservarlosdocumentosproducidosenlasépocaspasadas.“Conservar”no se entiende solamente en el significado de mera y pasiva conservación material, que, antes bien, es elaspectomenosrelevantedelaactividadarchivística,sino,sobretodo,enelsignificadodeunafunciónactivadebúsquedacientíficaquecomprendelaordenación,elinventariarylavaloracióndelpatrimonioarchivístico.
El problema fundamental de la archivística es el de ordenar los documentos que forman el archivoparaconservarlospermanentementeyparafacilitarsuconsulta.Si,comosedesprendedelasdefinicionesgeneralmente aceptadas, un archivo es un “conjunto”, un “complejo”, una “totalidad” de documentosproducidos espontáneamente en el curso de una actividad práctica, jurídica o administrativa, de formaque reflejan directamente aquella actividad, y que están ligados por un vínculo originario, determinado ynecesario,sepuedeconcluirqueelúnicométodoparalaordenacióndeun“archivo”eslareconstruccióndelordenoriginariodelospapeles,esdecir,aquelquetuvieronenelmomentodesunacimientoyquereflejaelmododeserydefuncionardelaentidadqueloshaproducido.Aestecriterioseledenomina“principiodeprocedencia”y,conligerísimosmatices,esreconocidoentodoslossistemasarchivísticos.
Enotraspalabras,elconocimientodelainstituciónproductoradelosdocumentosporpartedelarchiveroeslaprimerapremisaquedebecumplirseparaunabuenaordenaciónarchivística.Laordenacióndelarchivodesciende,pues,delahistoriadelasinstitucionesquehanproducidolospapeles.
Parece caso superfluo precisar que la historia de las instituciones sobre la que el archivero basa supropiotrabajoeslahistoriadecadainstituciónproductoradedocumentos,cómoefectivamentefueyobróy,portanto,cómoprodujoyorganizósuspropiospapeles,nodecómo“habríadebido”seryobrarsobrelabasedenormasqueenlarealidadnofueronaplicadas.
Alexaminarunaporunalasmateriasquesejuzgabannecesariasparalaformaciónprofesionaldelarchiveroy,portanto,a incluirentre lasenseñanzasdelasescuelasparaarchiveros,al llegara lahistoriade las instituciones se afirmaba que ésta es muy conveniente, a condición de que añada “a la necesariainformacióny,siespreciso,discusiónjurídica,elestudiodelosmodosydelasformasdelfuncionamientodelasinstituciones”.Perorecuérdesequelainstituciónseconsideranoencuantoasufinalidadoperativa,sinocomoproductoradedocumentos.Estoseentenderámejorconunejemplo:lafinalidadoperativadelainstitución“Policía”esevitarqueseproduzcandelitosyenelcasodequesucedandescubrirydeteneralosculpables,peroalarchiverocomoprofesionalleinteresasolamentelaproduccióndocumentalqueesafinalidadoperativallevaaneja.
Sibienlaaproximacióndeldiplomatistaalosdocumentosesligeramentedistintaqueladelarchivero,porque él no tiene necesidad de respetar ante todo el concepto de fondo, su objetivo en este sentido esesencialmenteelmismo:insertareldocumentoensucontextohistórico,jurídico,socialyeconómico.Respectoa este particular, hay propuestas de algunos estudiosos para interrogar al documento de manera que nosacerquealasociedadqueloprodujo,yotrasparaacometerelestudiodeldocumentomedievalconunvastoconocimientodelhombreydelmundo.Esteúltimopasonopuedeolvidarse,yaque,delocontrario,seperderíadevistaelhechodequelaactividaddocumentarianoessinounaspectoparticulardelacontecerhistóricoyunfenómenorealmentesignificativodelacivilización.Esdecir,quetantoelmétodocomolospropiosresultados
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 20108
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 20108
...
deladiplomáticaconstituyenunabasefundamentalparaeldesarrollodelalaborarchivística,muchomástrascendentalaúnquelassimpleshabilidadesdelecturadeescriturasantiguasqueproporcionaalarchiveroelaccesoalainformacióncontenidaenlosdocumentosanterioresalsigloXVIIIodelashabilidadesdecómputopara datar correctamente los fechados por sistemas distintos al nuestro. Estas afirmaciones son tambiénválidasparatodaslasdisciplinasquetienencomoobjetodeestudiolaHistoriadelasInstituciones,incluidalaHistoriadelDerecho.
Peroentiéndasebienelargumentode laprofesoraSánchezPrieto.Enningúnmomentohaqueridoexpresarqueladiplomáticadebaconvertirseencienciadeladocumentación,puesesantetodounaCienciaHistoriográfica,yaquesuobjetivodeestudioprincipaleslaescritura,encualquieradesusdimensiones.Loquesebuscaes,simplemente,ponerdemanifiestoqueunayotra,estoes,lascienciasdeladiplomáticaydeladocumentación,noestántanalejadasentresícomopuedepareceraprimeravistayqueenalgunasdesusfacetascomo,porejemplo,lahistoriadellibrocoincidenplenamente.
�ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010
...
Preservaciónyconservacióndedocumentosdigitales.
JoséManuelBarruecoBibliotecario
UniversitatdeValència,EspañaProfesor
CentroUniversitarioEstema,València
Introducción
Amedidaquenosadentramosenlaeraelectrónicadeobjetosdigitales,esimportantesaberquehaynuevosbárbarosenlafronterayqueestamosentrandoenunaépocadondemuchodeloquesabemoshoy,muchodeloqueestácodificadoyescritoelectrónicamente,seperderáparasiempre.Estamos,enmiopinión,viviendoenmediodelaedadmediadigital.Enconsecuencia,igualquelosmonjesdelpasado,lestocaabibliotecariosyarchiveroshacersecargode latradicióndeconservar lahistoriayelpatrimoniodocumentaldenuestrostiempos.1
�Lainformacióndigitalesintrínsecamentemásfácildealterarquelastecnologíastradicionalesdepapelomicropelícula(microfilm).Lossoportesdealmacenamientodigitaltienenmenosesperanzadevidayrequierendelaexistenciadeunastecnologías,paraaccederaéstos,quecambianaunavelocidadinclusomayorquelospropiosformatos.Además,sedeterioranmásfácilmentehaciendoquesepierdanloscontenidos.
Acausadelarapidezdeloscambiostecnológicos,ellapsodetiempoenquesedebenconsiderarlosproblemasdepreservaciónyconservacióndelosdocumentosdigitalesseacortaconsiderablemente.Eltiempotranscurridoentrelaproduccióndelosdocumentosylanecesidaddedefinirestrategiasdepreservaciónparaéstosesmuchomáscortoenelentornoelectrónicoqueenelimpreso.Porlotanto,seplantealanecesidaddedefinirnuevasguíasdebuenasprácticasquesatisfaganlasnecesidadesyseanútilesparatodoslosgruposimplicadosenelprocesodegeneraciónydistribucióndedocumentoselectrónicos.
Enelpresentecapítulo,describimos,agrandesrasgos,elproblemadelaconservacióndelosobjetosdigitales y damos una serie de recomendaciones a seguir por los productores de tales documentos y, másenconcreto,paralosdestinatariosdeestaguía.LaUNESCOhareconocidolaimportanciadelproblemadelaconservacióndelosdocumentoselectrónicosyporelloharedactadolaCarta para la preservación del patrimonio digital.2Enelartículo3,sereconoceelpeligrodepérdidaaqueestánsometidosdichosmaterialesyseafirma:«Elpatrimoniodigitaldelmundocorreelpeligrodeperderseparalaposteridad.Contribuyenaello,entreotrosfactores,larápidaobsolescenciadelosequiposyprogramasinformáticosqueledanvida,lasincertidumbresexistentesentornoalosrecursos,laresponsabilidadylosmétodosparasumantenimientoyconservaciónylafaltadelegislaciónqueampareestosprocesos».
Loscambiosenlasconductashanidoalazagadelprogresotecnológico.Laevolucióndelatecnologíadigitalhasidotanrápidayonerosaquelosgobiernoseinstitucionesnohanpodidoelaborarestrategiasdeconservaciónoportunaybienfundamentada.Nosehacomprendido,entodasumagnitud,laamenazaquepesa
1 Terry Kuny, The Digital Dark Ages? Challenges in the Preservation of Electronic Information. International Preservation News, 1998, no. 17, (en línea). http://www.ifla.org/Vi/�/news/17-98.htm#2 (consulta: 26 de agosto de 200�).2 UNESco, carta para la preservación del patrimonio digital, 200�. (en línea). http://www.r020.com.ar/enlaces/ir.php?ir_id=665 (consulta: 26 de agosto de 200�).
Sabías que...
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 201010
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 201010
...
sobreelpotencialeconómico,socialeintelectualyculturalqueencierraelpatrimonio,basedondeseedificaelporvenir.Enelartículo10,alestablecerlasfuncionesyatribucionesdecadaelementodelciclodevidadelosdocumentos,cabedestacarlosiguiente:«Alentaralasuniversidadesyotrasinstitucionesdeinvestigación,públicasyprivadas,avelarporlapreservacióndelosdocumentosrelativosalasinvestigaciones».Enestaafirmación, están directamente implicados los servicios de publicaciones universitarios por el carácter dedistribuidoresydifusoresdelaproduccióncientíficadecadauniversidad.
Sibienelproblemadelapreservacióndigitalesarduoycomplicado,yencuantoquelosprincipalesimplicadosenel temade laconservaciónsonbibliotecasyarchivos,esesencialnotarque losproductoresdedocumentospuedenfacilitarlatareadesdeelmomentomismodeldiseñodelosdocumentos.Elprocesode preservación y archivo se hace de manera más eficiente cuando se pone atención en las cuestiones deconsistencia,formatos,normalizaciónydescripciónbibliográficaenlosprimerospasosdelciclodevidadelainformación.Porello,seenfatizalaimportanciadeconsiderarbuenasprácticasdeconservaciónentodoslosestadosdelciclodevidadegestióndelainformación:creación,adquisición,catalogación,almacenamiento,preservaciónyacceso.
Así,enelpresentecapítulo,noscentramosenunaseriederecomendacionesbásicasacumpliralahoradediseñardocumentosdigitales,paraquepuedanperdurareneltiempoyseafáciltrasferirlosoconvertirlosaotrosformatoscuandoelestadodelatecnologíalorequiera.
Los creadores de documentos digitales y su papel en la preservación35
Esunhechocontrastadoquelosesfuerzosdepreservaciónqueseponenenprácticacuandolosproblemascomienzanaaparecerseránposiblementemáscostosos,másdifícilesdetratarymenosefectivosqueaquellosesfuerzosqueempiezanaaplicarsemuchoantes.4
�Lasorganizaciones,quetienenfuncionestantodecreacióncomodepreservacióndeobjetosdigitales,hanaprendidodelaexperienciaqueelcuidadoinvertidoalprincipiodelprocesoenelusodeestándares,documentación,buenasgestionesdelosficherosyotrasprácticas,luegoserentabilizaenunosmenoresrequisitosdepreservaciónymantenimiento.
Deestamanera,lasorganizacionesencargadasdelaconservacióndelpatrimoniodigitalrecomiendanparticiparenlacreacióndelosdocumentosdesdelasetapasiniciales.Sibien,tradicionalmente,tantocreadorescomousuariosfinalesdelosdocumentosnohanestadomuyimplicadosenelprocesodearchivodigital,esunhechoreconocidoquelosproveedoresdeserviciosdepublicacionescumplenotrospapelesadicionalesenlacadenadeinformación.Así,ademásdesupapelprincipalcomodistribuidoresoeditoreselectrónicos,puedensuministrar también archivos digitales como un servicio adicional a sus clientes. No obstante, el modeloeconómicoparaelarchivodigitalnoesclaroporqueestámezcladoconelrestodeserviciosqueproporcionanestosproveedores.Entrelosejemplosdedistribuidoresqueofrecenserviciosdearchivotenemos:Ingenta,Lta.yHighWirePress.
Tantoloseditorescomercialescomolosuniversitariosestánimplicadosenelarchivodelosdocumentosqueproducendediferentesformas.Quizás,losmásvocacionalesseanlassociedadescientíficasqueconsideranestepapelcomounaparteintegraldesumisióndentrodeladisciplina.Sinembargo,laviabilidadeconómica,alargoplazo,detalpreservación(amedidaqueelcontenidodelsistemacrezca)sehacemásdifícil.
� Gail hodge and Bonnie c. carrol, Digital Electronic Archiving: the State of the Art and the State of the Practice. International Council for Scientific and Technical Information, 1999. (en línea). http://www.armamar.org/gwdc/GWDc_Digital_Electronic_Archiving_Report.htm (consulta: 26 de agosto de 200�).� National Library of Australia, Guidelines for the Preservation of Digital Heritage, 200�. (en línea).http://unesdoc.unesco.org/images/001�/001�00/1�0071e.pdf (consulta: 26 de agosto de 200�).
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 11
...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 11
...Estrategias de preservación digital
Sibiensehanpropuestomuchasestrategiasdepreservacióndigital,ningunaesapropiadaparatodoslostiposdedatos,situacionesoinstituciones.Acontinuación,hacemosunadescripcióndelospuntosbásicosaseguir,comenzandoporunvocabulariodetérminosatenerencuenta.5
7
Conservación: Es la parte de la gestión de documentos digitales que intenta preservar tanto elcontenidocomolaaparienciadeéstos.Apesardenohaberunacuerdoencuantoaladefinicióndequéseconsideraconservacióna largoplazo,el lapsodetiempotienequepresuponerse losuficientementeampliocomoparaconllevarcambios,tantoenlatecnologíacomoenlacomunidaddeusuarios.Nuevasversionesdebasesdedatos,hojasdecálculoyprocesadoresdetextosepuedenesperar,almenos,cadadosotresaños,concorreccionesyactualizacionesinclusomásamenudo.Engeneral,preservarlaaparienciadeundocumentodigitalesdifícilcuandosetratadetexto,peroescasiimposiblecuandoimplicaentornosmultimedia,dondehayunaintensainterrelaciónentrehardware/softwareycontenidos.
Copias de seguridad:Serefierealprocesodehacerduplicadosexactosdelobjetodigital.Aunqueesuncomponenteesencialdetodaslasestrategiasdepreservación,lascopiasdeseguridad,ensímismas,nosonunatécnicademantenimientoalargoplazo,yaqueseocupaexclusivamenteconlacuestióndepérdidadedatosdebidoarazonestalescomo:fallodehardware,causasnormales,desastresnaturalesydestrucciónmalintencionada.Enocasiones, se combinaconalmacenamiento remotode tal formaqueeloriginaly lascopiasnoesténsujetasalosmismoseventosdesastrosos.Lascopiasdeseguridaddeberíanserconsideradaslaestrategiademantenimientomínima,parainclusolosmaterialesmásefímerosyconmenosvalordelosquedispongamos.
Actualización:Serefierealacopiadeinformacióndigitaldeunsoportedealmacenamientoalargoplazoaotrodelmismotipo,sinningúncambioenlosdocumentos.Porejemplo,lacopiadeunviejoCD-RWaotronuevo.
Meta datos: Ya hemos hablado extensamente, en el capítulo seis de esta guía, sobre la tipología yla necesidad de los meta datos. También en el momento de la conservación existe un consenso entre losexpertos6
� alafirmarqueesunabuenapráctica lacreacióndemetadatosduranteelprocesodeproduccióndelosdocumentoso,comomínimo,crearunosmetadatosbásicosqueluegoseránaumentadosenlafasedecatalogacióneidentificación.
Ademásdelosmetadatosdirigidosadescribirelobjetodigitalypermitir,así,surecuperación,existenlosmetadatosorientadosalaconservacióndelmaterial.Estosúltimosdescribenlosmediosparaproporcionaracceso a los datos, junto con aquellos elementos de meta datos requeridos para gestionar los procesos deconservación.Lainformaciónquesenecesitaparacompilarunosmetadatosdestinadosa laconservaciónhabitualmentesedivideendosclases[enlíneaconloestablecidoenelReferenceModelforanOpenArchivalInformationSystem(OAIS)]7
9:
Información sobre el contenido, referente a detalles acerca de la naturaleza técnica del objeto, queindicaalsistemacómorepresentarlosdatosconuntipoespecíficoyunformato.Amedidaquelastecnologíasdeaccesocambian,estosmetadatosderepresentacióntambiéncambianynecesitanseractualizados.
5 cornell University Library, Digital Preservation Management: Implementing Short-term Strategies for Long-term Problems, 200� (en línea). http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/ (consulta: 26 de agosto de 200�).6 Gail m. hodge, “Best Practices for Digital Archiving”. Journal of Electronic Publishing. vol. 5, no. �. (en línea) http://www.press.umich.edu/jep/05-0�/hodge.html (consulta: 28 de mayo de 200�).7 Reference model for an open Archival information System (oAiS) (en línea). http://www.rlg.org/longterm/oais.html (consulta: 26 de agosto de 200�).
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 201012
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 201012
...
Informacióndescriptivaparalaconservaciónconsistenteenotrainformaciónnecesariaparalagestiónyusodelosobjetosalargoplazo,incluyendoidentificadoresydetallesbibliográficos,informaciónrespectoalospropietariosdelobjeto,gestióndederechosdeacceso,historia,contextoqueabarquelarelaciónconotrosobjetosylainformaciónsobrelavalidacióndelosformatos.Obviamentealgunosdeestosmetadatospuedenreferirseaotrosobjetostalescomoherramientasdesoftwareyespecificacionesdeformatosquedeben,asuvez,serconservados.Lanaturalezainterdependientedelosmaterialesdigitalessignificaquelosprogramasdeconservación,amenudo,necesitengestionarredesdeobjetosdigitalesenlazadosjuntoconsusmetadatos.
Aúnnoexistenestándaresaceptadosquedefinanesquemasdemetadatosdestinadosalaconservación;porlotanto,lasinstitucionesinteresadastendránqueelegirentreaceptar(yposiblementeadaptar)algunodelosmodelosqueestánsiendousadosporotrosobiendiseñarunesquemapropio(yaseacomounasolucióncompletadefuturoounointermediodecaráctermínimohastaquesurjaalgunanormaquelosustituya).
Un problema añadido es que la creación de meta datos no está suficientemente integrada en lasherramientasdecreacióndeestosobjetosparaconfiarsolamenteenelprocesodecreación.AmedidaquelosproveedoresdesoftwarecomiencenaincorporarXMLyarquitecturasRDF(ResourceDescriptionFramwork)ensusprocesadoresdetextoybasesdedatos,lacreacióndemetadatos,comoparteintegrantedelprocesodecreación,seráconsiderablementemásfácil.
Preservación de la tecnología:Sebasaen lapreservacióndelentornotécnicoquehace funcionarelsistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc.En cierta forma, tiene que ver más con un tipo de estrategia de recuperación, después de un desastre, deobjetosdigitalesquenohansidosometidosaunaconservaciónadecuada.Ofreceelpotencialdetratarconlaobsolescenciadelossoportes,asumiendoqueéstosnosehandeterioradomásalládesulegibilidad.Puedeaumentarelaccesoasoportesyformatosdeficherosobsoletos,pero,enúltimainstancia,esuncallejónsinsalida,puesningunatecnologíapuedemantenersefuncionaldeformaindefinida.Estaestrategianopuedeser llevada a cabo por una institución a título individual, debido a los altos costes que supone tanto enequipamientocomoenpersonal.
Migración:Seutilizaparacopiaroconvertirdatosdesdeunatecnologíaaotra,tantosisetratadehardwarecomodesoftware,conservandolascaracterísticasesencialesdelosdatos.Estadefinicióncapturalaesenciaylaambigüedaddelamigración.Enalgunasocasiones,seusacomosinónimodeactualización,peromigraciónrepresentaunconceptomuchomásricoyamplioqueactualización.Conllevaunconjuntodetareasorganizadasdestinadasaconseguirlatransferenciaperiódicadematerialesdigitalesdesdeunageneracióntecnológicaalasiguiente.Elpropósitodelamigraciónespreservarlaintegridaddelosobjetosdigitalesymantenerlaposibilidad,porpartedelosusuarios,derecuperar,visualizaryemplearlosenunaperspectivadeconstantecambiotecnológico.Lamigraciónincluyelaactualizacióncomounmediodeconservacióndigital,perodifieredeellaenelsentidodequenosiempreesposiblehacerunacopiadigitalexactadeunobjetodigital,cuandoelhardwareyel softwarecambiany,además,debenmantener lacompatibilidaddelobjetocon lanuevageneracióndetecnología.Sibienlasempresasdesarrolladorasdesoftwareproporcionanestrategiasdemigraciónocompatibilidadhaciaatrásparaalgunasgeneracionesdesusproductos,estopuedenoserverdadmásalládedosotresgeneraciones.Noobstante,lamigraciónnosegarantizaparatodoslostiposdedatosyseconvierteenparticularmentepocofiable,sielproductodeinformaciónhausadocomplicadoscomponentesocaracterísticasdesoftware.Enestoscasos,nosuelehabercompatibilidadhaciaatrásy,silahay,loqueseproduceesunapérdidaenlaintegridaddeloscontenidos.
Utilización de estándares:Sepuedeafirmarquelautilizacióndeestándaresesalsoftwareloquelossoportesperdurablessonalhardware.Setratadebuscarunaformadecodificaryformatearlosobjetosdigitalesadhieréndoseaestándaresreconocidosyfavoreciéndolosenlugardelosmásesotéricosymenossoportados.Presuponequetalesestándaresperdurarányquelosproblemasdecompatibilidadqueresultendelaevolución
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 1�
...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 1�
...delentornoinformático(aplicaciones,sistemasoperativos)seránsolventados,debidoalacontinuanecesidaddeacomodarlanormadentrodelosnuevosentornos.Porejemplo,siJPEG2000seconvierteenunformatoampliamenteusado,elelevadonúmerodeusuariosgarantizaráqueelsoftwareparacodificaryvisualizarimágenesJPEG2000seactualizará,pararesponderalasnecesidadesdenuevossistemasoperativos,etc.
Emulación:Laemulaciónencapsulaelcomportamientodelsoftwareohardwarejuntoconelobjetodigital.Está siendoconsideradacomouna alternativa a la migración.Por ejemplo,un documentoen MSWord2000podríallevarincorporadosmetadatosqueinformaránsobrecómoreconstruireldocumentoyelpropioentornodelsoftwarealnivelmásbajodebitsybytes.Unaalternativaalaemulacióndocumentoadocumentoeslacreacióndeunregistroqueidentifique,unívocamente,entornosdehardwareysoftwareyproporcioneinformaciónsobrecómorecreardichoentornoparapreservarelusodelobjetodigital.Enestosmomentos,noexisteningúnsistemaqueofrezcadocumentaciónexhaustivaylainformacióndeemulaciónrequeridaparaqueestemodeloseafuncional,particularmenteparapermitiraunarchivotratarconlavariedaddeviejastecnologías.
Almacenamiento:Elalmacenamientoesamenudotratadocomounestadopasivoenelciclodevida,perolossoportesdeformatosdealmacenamientovancambiando.Lasoluciónmáscomúnaesteproblemade cambiar los medios de almacenamiento es la migración a nuevos sistemas de almacenamiento. Estoes caroysiempreestápresenteelproblemade lapérdidadedatosoproblemascon la calidad, cuandoserealizalatransformación.Estableceralgoritmosparacomprobarlaexactitudeintegridaddelamigraciónesextremadamenteimportante.
Conservación de los soportes
Lanaturalezadelmediofísico,enelcuallosdatosdigitalesestánalmacenados,presentaunodelosmayoresretosalaconservacióndelcontenidodigital.Aellocontribuyelaenormevariedaddetiposdesoportes,suamenudorápidaobsolescenciaysuvulnerabilidadanteladegradaciónfísica.Unalmacenamientoinadecuadosueleserlarazónmáshabitualquecausaunfalloprematuroenlosmedios.Lamoderacióndelatemperaturaylahumedadsondosaccionesquesesabealarganlavidaútildemuchossoportesdealmacenamiento,peroelsistemadeconservacióndesoportesdebetenerlascapacidadesadecuadasincluyendo:
Suficiente capacidad de almacenamiento: Aunque esta capacidad puede ser añadida en cualquiermomento,esimportantetenerencuentaqueelsistemadebetenerespaciosuficienteparaalmacenarlosdatosprevistosdurantetodoelciclodevidadeéstos.
Capacidad de duplicación:Elsistemadebesercapazdeduplicarlosdatosamedidaquesearequeridosinpérdidadeinformaciónymanteniendolaconsistenciaeintegridaddelosdocumentos,asícomotransferirlosdatosaunnuevosoporteconlasmismascondiciones.
Control de errores:Algúnniveldecontroldeerroresesnormalentodoslossistemasinformáticosdealmacenamiento.Dadoquelosdocumentosdebenseralmacenadosporlargosperíodosy,amenudo,conmuypocousoporpartedepersonas,elsistemadebesercapazdedetectarcambiosopérdidadedatosytomarlasaccionesapropiadas.
Lasopcionesdesoportesalargoplazodisponibles,enestemomento,incluyen:
Disco magnético: Permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y unacapacidaddealmacenamientosuperioralos200GByenconstanteincremento.Suvidaútilestimadasesitúaentornoaloscincoaños.
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 20101�
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 20101�
...
Cinta magnética:Elaccesoalosdatoseslinealconlocualesmáslentalabúsquedaylocalizacióndeéstos.Engeneral,nopermitemodificacióndelosdatos,sinosureescritura.Lavidaútilylacapacidaddealmacenamientosonsimilaresaladelosdiscosmagnéticos.
Discos ópticos (CD y DVD):Permitenunaccesoaleatorioy,enalgunoscasos,lamodificacióndelosdatos.Suvidaútilesmayorqueenloscasosanterioresvariandodesdeloscincoadiezañosdelosproductosconmenoscalidadavariasdécadasparalosdemayorcalidad.
Mantenimiento, soporte y programas de reemplazo: Los componentes del sistema deben serreemplazadoscadapocosaños.Loselementosdehardwarenormalmentetienenunavidaútilentornoaloscincoañosantesdequeelsoportetécnicopuedaserdifícildeobtener.Lossoportesdealmacenamientotambiénnecesitanunaactualizaciónregular(reescribirlosdatos)yunreemplazamientoperiódicopornuevossoportes.Lanecesidaddereemplazarlossistemasdealmacenamientoimplicacostesrecurrentes,quecubranelequipopropiamentedicho,asícomoelprocesodetransferenciadelosdatosqueprecedenysiguenalainstalacióndelosequipos.Talescostesdebensertenidosencuentaenlospresupuestosalargoplazo.
Transferir los datos a nuevos soportes de forma periódica:Lossistemasdealmacenamientodescansanenunaseguraycompletaréplicadelosdatosmásqueenalargarlavidaútildelossoportes.Losdatosdebensercopiadosdesoporteasoporteparaevitarelefectodeldeteriorodelosmateriales.Amedidaquenuevostipos de soportes prueban su utilidad para el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde lossoportesmásantiguos.Estodeberealizarseantesdequeloscomponentesdehardwareosoftwarenecesariosparaaccederalosdatosseanretirados.Laplanificacióndelatransferenciadelosdatosesunretoparalagestiónde laconservación,cualquieraqueseaelsistemausado.Porejemplo,unpequeñoarchivoconunautilizaciónlimitadaquealmacenalosdatosenCD,debemantenerunseguimientodelaedadylasituaciónenqueseencuentranéstos,asícomotenerpresenteque,enalgúnmomento,latecnologíadeCDdeberáserreemplazadadigamos,porejemplo,porDVD.
Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas: Los soportes de almacenamientodigital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principalriesgoparalossoporteseslaexcesivahumedadytemperatura,suciedaduotrasparticularidadesquepuedanentorpecerelaccesoalosdatos,yenelcasodesoportesópticos,laluzquepuededañarlosdatosinscritos.Las cintas magnéticas en la actualidad están protegidas de tal forma que el borrado accidental, debido asu exposición a un campo magnético, no suele ser un grave problema. Tales cintas pueden ser utilizadascomo sistema de almacenamiento digital. Normalmente se las dispondrá en una sala acondicionada conuna temperatura controlada y una humedad relativa establecidas alrededor de los 18 °C (64.4 ºF) y 40%respectivamente,unflujocontinuodeairelimpioconunalimpiezadiariaqueevitelaacumulacióndepolvoybasura.Estascondicionesnodebenfluctuarmásdedosgradosyun10%dehumedadrelativaenunperíodode24horas.LossoportesópticostalescomolosCDdebenseralmacenadosenunascondicionessimilares,incluyendo,además,unaestanciasemioscuraparalimitarsusensibilidadalaluz.Sibiensehaafirmadoquelastemperaturasextremadamentebajas,cercanasaloscerogrados,puedenserperjudicialesparalossoportes,estonohasidodemostrado.
Porotrolado,tambiénpuedenayudarotrosfactoresrelativosalcontroldelmedioambienteenquesealmacenalosobjetos.Comobásicospodríamosseñalar:
• Mantenerunatemperaturaentornoalos20ºC(68ºF).• Mantenerlahumedadrelativaaproximadaa40%.• Impedirlasoscilacionesrápidasoprolongadasdetemperaturayhumedad.• Evitarlaexposiciónacamposmagnéticosyafuentesdehumos.• Prohibirlacomidaybebidaenlugaresdealmacenamiento,asícomoelfumar.
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 1�
...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 15
...• Almacenarlosmediosdeformavertical.• Utilizarsiemprelascajasoriginales.• Noabrirlascajasqueprotegenlascintas.• Evitarlasuciedad.• Guardarlosmediosensuscajas,exceptocuandoseesténusando.• Notocarlasuperficiedelossoportes,porejemplolacaragrababledelosCD.• LosCDdeberíanmarcarsesóloenlapartesuperioryutilizandomarcadoresadecuados.• Nodejarlossoportesenlosaparatosdevisualizacióncuandonoseesténusando.
Políticas de redundancia y copias de seguridad: La importancia de la duplicación y las copias deseguridadnopuedenserdesdeñadas,sinoquesonfundamentalesentodoslosprogramasdeconservacióncomounsegurobásicocontraeldeterioroopérdidasisóloexistieraunaúnicacopia.Sibienalmacenarmúltiplescopiasdelosmismosdatosofrecealgunaproteccióncontralosfallos,losprogramasdeconservacióndebentambiénconsiderarelriesgodesituacionescatastróficastalescomoincendios,inundaciones,etc.,quepuedandañartodaslascopiasexistentesenunmismolugar.Almacenarcopiasendiferenteslugaresesunrequisitobásico.
Planificación contra los posibles desastres:Debendiseñarseplanesderecuperacióndedatostrasunasituacióndefalloquesonestándaresenlastecnologíasdelainformación.Losplanesdebenincluirsituacioneshipotéticasde recuperacióndedatosapartirdesoportesdañados,pero la recuperacióndedatosescaraeinciertaydeberíaservistacomounaalternativapocosatisfactoriaalacorrectarecuperaciónapartirdecopiasdeseguridad.
Conservación de los contenidos
Comoyasehaseñalado,elprocesodeconservacióndeobjetosdigitalesafectaatodosloselementospresentesenel ciclodevidadeéstos.Desdeelpuntodevistade losproductores,es importante tenerencuentalassiguientesrecomendacionesenelmomentodeldiseñodelosdocumentos:
Sedeberíanelegirunossoportesadecuados,queestén respaldadosporunacomunidaddeusuariosamplia,asícomoporlaindustriadelsoftwareohardwareyque,porconsiguiente,seasegureunasupervivenciasuficiente para permitir que los datos sean transferidos a otros soportes, ya sea por el productor o por lainstituciónencargadadelaconservación.
Sedeberíanescogerunosformatosdeficherosyestándaresapropiados.Anoserquehayarazonespoderosas para actuar de otra forma, se deberían emplear formatos de ficheros que estén ampliamenteadoptados y que sigan estándares bien definidos. En general, los datos en formatos simples, que utilicencódigoabierto,nopropietario,sonmásfácilesdeconservar,aunquealgunasaplicacionespropietariasalcancenunadifusióntalquepuedanseraceptadascomounestándarindustrial,especialmentesisusespecificacionessonpublicadascomo,porejemplo,elformatoPDFPortableDocumentFormat.Losmaterialespublicadosenlíneaparaaccesopúblicodeberíanserlegiblesporlosvisualizadoresmáscomunes.También,deberíatenerseencuentaelestructurarlosdocumentosenunformatoestándaryfácilmentereconocibletalcomoXML.
Noessuficienteconelegirunformatonormalizadoydespuésusarlodeunamaneranonormalizada.Deberían ser implementados cumpliendo con su especificación y, si es necesario, validarlos para eliminarcualquierelementoqueenel futuropudieracomplicar laconservación.Así,siemprequeseutiliceXMLoHTML,esimportantevalidarlosparaasegurarquelosdocumentosproducidoscumplenlanorma.
Elsistemadenombresparaidentificarlosficherosdeberíaserconsistenteynoambiguo.
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 20101�
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 201016
...
A los ficheros disponibles en la Red deberían asignárseles identificadores que permitieran sulocalización,independientementedellugardondeseencuentren.Existenvariosesquemasparalaidentificaciónpermanentedeobjetosdigitalesqueestánempleándoseendiferentessectores,aunqueningunohaalcanzadounaaceptaciónuniversal.ElDOI(IdentificadordeObjetosDigitales),manejadoporloseditorescomercialesparagestionarelaccesoylosderechosdecopiasobrelosdocumentos,es,quizás,elmásampliamenteusado.
Loscreadoresdeberíanproporcionarmetadatosdecalidadparasusdocumentos,valiéndosedealgunodelosesquemasexistentestalescomoMARCo,preferiblemente,DublinCoreoalgunodelosdefinidosparasectoresocomunidadesconcretas.Comoyahemosmencionado,es importanteañadirelementosquedescribanlanaturalezatécnicadelosobjetosdigitales,quéserequiereparaaccederaellos,asícomocualquiercambioenestosdetallesalolargodesuciclodevida.Dichainformaciónsenecesitaráparalagestióndelaconservacióndeéstos.
Lascopiasmáster(maestras)destinadasaserconservadasdeberíangestionarsedeformaindependientedeaquéllasseleccionadasparaladifusión.
Losficherosysistemasdeberíanestarcompletamenteprotegidosdeposiblesdeteriorosopérdidas,mediantelaadopcióndebuenasprácticasdemedidasdeseguridadyelestablecimientodepolíticasdecopiasdeseguridadinclusoparaelalmacenamientoacortoplazo.
Sedeberíaformarymotivaratodoelpersonalquetrabajacondocumentosdigitales.Igualmentesedeberíancrearlosoportunosmanualesdeprocedimientosquemarcaránlosflujosdetrabajoenlacreacióndedocumentos.
Comopasosinicialesparagarantizarelaccesosepodríaincluirmantenertodoelsoftwarenecesario,asícomocualquiersoftwareespecializado.Estonoseráunaestrategiaefectivaalargoplazo,peropuedeserútilacortoplazo.
Es importante también evaluar los materiales digitales, decidir por cuánto tiempo deberían sermantenidosyporquién,conformealapolíticadelainstitución.
1�ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010
...
JeannetteAllisBastian,Owning Memory:How a Caribbean Community Lost Its Archives and Found Its History,Westport,CT:LibrariesUnlimited,2003, 106pp.(reseñadoporArq.LuzMarieRodríguez)1
1
Sobre cómo rescatar la voz del silenciado
Para algunos, el Caribe conforma un micromundo donde las islas representan los fragmentos demúltiples contradiccionesafiliadasa labúsquedadeunequilibrio entre las conexionesconsusgeografíassocialescircundantesyelmanejodeunsupuestoaislamientoesencial.Esedesequilibrio,fundamentado,segúnmuchos,porlaansiedadprescritaporelpasadocolonial,parecenoatenderseenlosarchivos.LapreguntaalaqueBastianseaferraenOwning Memoryesuncontundente¿Hay memoria sin archivo?
Agrandesrasgos,ellibroesunesfuerzoporexplorarlaconstruccióndelamemoriacolectivadesdeelámbitoarchivísticoyforzaralarchiveroadebatirsuroldentrodedichoproceso,másalládelacustodia,comocolaboradorvisible.Bastianpartedesdeuncuestionamientoinicialquepersigueauscultarlasrelacionesentrelosdocumentosylacomunidad[¿colonialoimperial?]alaquepertenecen.ElcasodeestudioeseldelasIslasVírgenesestadounidenses,compradasen1917alimperiodanés,ycuyosarchivos,porlacondicióndominante/dominadoquefundamentaelimperativocolonial,setransferíanaDinamarcaensumomento,yluegoaEstadosUnidos.Desdeahí,laintenciónqueatraviesalainvestigaciónesdeterminarcómolapérdidadeaccesoalosdocumentosinhabilitalaconstruccióndeunamemoriayunahistoriapropias.
Desdelateoríaarchivística,laautoracuestionalosprincipiosdepropiedad,custodiayaccesoycómoéstosfacilitanoimpidenelprocesodeconstruccióndememorias,máximeensociedadesdondeelvalordela tradiciónoral tiendeasuperaraldocumento textual.Elloes lógicosi sepiensaque,duranteelperíodocolonialdanésyeliniciodelestadounidense,lamayoríadeloshabitantesdelasIndiasOccidentaleseranesclavosafricanosanalfabetososusdescendientes.Porotrolado,ydesdelacontemporaneidaddelaprácticaarchivística,elrescatedeesossujetossilenciadosenlassociedadespostcolonialessedificultaprecisamenteporqueelprincipiofundamentaldeladisciplina,laprocedencia,determinaunajerarquíaprácticaqueatiendeúnicamenteauncreadoralfabetizado.Bastiansugiere,encambio,queelconceptodecreacióndocumentalsedefinatambiéndesdeloslugares,lossujetosylascomunidades[losespaciosdelasubalternidad]convirtiendo,así,aldocumentoenlocutordelsilenciado.LapropuestadelaautorapareaconlametodologíaqueelcríticoEdwardSaiddenominócontrapuntualidad.Aligualqueél,Bastianrecomiendarevisartantolocomunicadocomoloabstenido,loenunciadoylofaltantepara,deesemodo,rescatarlasvocesque,aunquesilenciadas,aparecenenlosdocumentos.ApesardequeGayatriSpivakhaconcluidoqueelsujetocolonial,comocategoríadiscursiva,pierdesucapacidaddeexpresión,comoseve,Bastianargumentasobreunmodeloarchivísticoqueprometeunaalternativadeenunciación–sibienlimitada,parcialyconabstenciones.
¿TendráPuertoRicovocesquerescatar?
1 La Arquitecta Rodríguez se desempeña como Archivera en el Archivo de Arquitectura y construcción de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras y Profesora en la Escuela de ciencias y Tecnologías de la información de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.
Reseña
Calendariodeactividades
18
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010
ArchiRED2010(sujetoacambios)
Archiredleinvitaalassiguientesactividades:
El7deabrilde2010,enelTeatroMunicipaldeJuncos
Charla/Taller:Paleografía y Diplomática: herramientas indispensables en la organización, clasificación y descripción de fondos documentales.
Por:Prof.JosuéCaamaño-Dones
Charla:Estrategias de planificación para proyectos de preservación: de la preparación a la implantación. Por:Arq.LuzMarieRodríguez
El15dejuniode 2010,enelTeatroPriscilaFloresdeSanLorenzo
Charla:títulopendiente Por:Dra.MaríaM.FloresCollazo
Mesaredonda:Proyecto de digitalización en los archivos: Dr.FélixHuertasySa.MargaritaVélezTorres,Proyecto de digitalización del Fondo Municipal de Juncos. Prof.LillianIrizarry,Proyecto de digitalización del Fondo documental de Santiago Iglesias Pantín de la Universidad de Puerto Rico en Humacao.
Arq.LuzMarieRodríguez,Proyecto de digitalización del Fondo documental del Archivo de Arquitecturay Construcción (ACUPR) de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras.
Ing.RaymondHernández,Comentarista
Charla:Un “voyerista” en el archivo: tácticas para sobrevivir como historiador marginal. Por:Prof.CésarA.SalcedoChirinos
Del21-24deoctubrede 2010,enlaUniversidadInteramericanadePuertoRico,RecintoMetropolitano
VCongresoIberoamericanodeAchivosUniversitarios(VCIAU2010)
•
•
•
•
•
•
ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 19
...El18denoviembrede2010,enelCentrodeEstudiosAvanzadosdePuertoRicoyelCaribe,ViejoSanJuan
AsambleadeArchiRED
Charla:Más allá de las guías descriptivas: el acceso documental en la era de la tecnología. Por:Arq.LuzMarieRodríguez
Taller: Técnicasbásicasdecosidoparalibros. Por:Sa.ElisadelC.Borrero-González
•
•
•
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 201020
... ARchiDATA Núm. 1, mARzo 201020
...
NormasparalapresentacióndemanuscritossometidosparapublicaciónenArchidata.
1.Losmanuscritosseránaceptadosparaevaluaciónsiempreycuandocumplanconlossiguientesrequisitos:
a. Debesermaterialinédito.b. Escritosenespañol.c. Noexcedande5páginas,tamañocarta(8.5” x 11”),adobleespacio,incluyendonotasalpiedela
página(footnotes).d. SometerunacopiadelmaterialaevaluarseenformatoimpresoyelectrónicoenWord.
2.Eldocumentodeberáiracompañadode:
a. Unabrevedescripcióndelaobra(propósitoycontenido).b. Informaciónsobreelautorqueresumasusactividadesintelectuales,publicacioneseinvestigaciones
másimportantes.c. Informacióndecontacto:nombre,dirección,teléfono,fax,correoelectrónico,posiciónactualenla
academiayafiliacióninstitucional.
3.Materialdeapoyo:
a. Elautordeberácitarlasfuentesdeorigen.b. Lasgráficasydiagramasutilizaránpatronesenblancoynegro.c. Siincluyeilustracionesocualquiermaterialdeotrosautores,debepresentarlospermisosescritos
parasupublicación.d. Indicaráeneltextolalocalizacióndelrecursoutilizadoconsusrespectivostítulosyleyendas.
4.ElautordeberásometerunacopiaquepuedeestarenformatodeCDoporcorreoelectrónico.
5. El Comité Editorial recibirá los trabajos y serán evaluados aquéllos que cumplan con los requisitosestablecidosenlapolíticaeditorial.
6.Archidatasereservaelderechodeaceptarorechazarlosmanuscritospresentados.SelenotificaráalautordelmanuscritolasrecomendacionesdelComitéEditorialconloscambiospertinentesparasupublicación.Asimismo,elartículoevaluado,peronopublicable,serádevueltoasuautor.
7.ElautordeberácederlosderechosdeautoraArchiREDycompletarunformulariodeautorizaciónparasupublicación.
8.Puedesometersumanuscritoatravésdelcorreodirigidoalaatencióndel/aPresidente/adeArchiREDa:
P.O.Box21560EstaciónUniversidad
SanJuan,PuertoRico00931-1560oatravésdelcorreoelectrónico:archiredpr@gmail.com
Boletín Archidata Años 8-10, Núm. 1, marzo 2010 21
...ARchiDATA Núm. 1, mARzo 2010 21
...
PublicadoporlaReddeArchivosdePuertoRico(ArchiRED)AÑOS8-10*,NÚM.1,MARZO2010
COMITÉEDITORIAL: YadiraI.TiradoAgosto,Presidenta
Evaluadores: LillianIrizarryMartínez FélixHuertasGonzález ElisadelC.BorreroGonzález AidaIrizarryMartínez LilianaEsterásVázquez
Editora:MagalisCintrón-Butler Diagramadora:WilmaryVázquezTorres
COLABORADORESENESTENÚMERO:Prof.JoséManuelBarruecos,Prof.JosuéCaamaño-Dones,Arq.LuzMarieRodríguez
SideseainformaciónacercadeloscriteriosdeevaluacióndemanuscritosparapublicaciónenArchidataoenviarcolaboracionesaesteboletín,comuníquesealasiguientedirección:
ArchiREDComitéEditorialArchidata
P.O.BOX21560SanJuan,PuertoRico00931-1560
correoelectrónico:archiredpr@gmail.com
*Archidatanosepublicóenlosaños2008-2009.
P.O.BOX21560SanJuan,PuertoRico00931-1560
de Puerto Rico.
Bolet
ín de la Red de Archivos
Archidata