Post on 07-Jul-2015
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VII Encuentro Nacional de Auditoría Interna
Instituto de Auditores Internos de Argentina
VII Encuentro Nacional de Auditoria Interna
Martín Ghirardotti - Resguarda
Líneas de denunciasNuevas tendencias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Definición tradicional: Una línea de denuncias es un canal de información quepuede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) quedeseen reportar fraudes, irregularidades y situaciones que vayan en contra de losobjetivos éticos de la empresa.
Nueva definición: Una LÍNEA DE COMUNICACION es un canal de información quepuede ser anónimo o no, confidencial e independiente para todas las personasvinculadas con una organización (Empleados, Clientes, Proveedores, etc) quedeseen dar a conocer reportar fraudes, irregularidades y/o ideas de mejoras enprocesos, calidad, ambiente de trabajo, etc.
En la actualidad el canal, debe ser utilizado para reportar y sugerir mejoras en procesos, temas de RRHH y cualquier otra sugerencia que le permita a la
organización lograr sus objetivos estratégicos
¿Qué es una línea de denuncias?
Problemas que enfrentan las líneas éticas en el Mundo
Se desconocen en la empresa
No se chequean los buzones de voz o las casillas de e-mail
No se informa a los nuevos colaboradores sobre su existencia
Descreimiento de los denunciantes
Miedo a represalias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Canales de Reportes
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Web
Log-in con clave única
solo para quien reporta
(garantizando
anonimato) con
posibilidad de
seguimiento de la
denunciaEntrevista PersonalFax
Carta
E-mail Tel (0800 sin caller ID)
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Plataforma
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Front web y canales de reportes (Tel, fax, email) y seguimientos(Zona denunciante)
Bandeja de Entrada: Recepción y proceso de las denuncias(Zona operador)
Gestionador de denuncias:Acceso a administrador de denuncias(Zona Comité de receptor)
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Funcionamiento
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
PROCESO
REPORTE
24
hs.
Comité
Receptor de
la Empresa
Derivación al
sector
involucrado
RECEPCIÓN
Línea de denuncias – Funcionamiento
Seguimiento
del Reporte
Directorio
Gerencia 1 Gerencia 2Gerencia
3Gerencia 4
Auditoria Interna
Comité de recepción
Personal de la empresa (Operativo / Administrativo)Clientes – Proveedores – Contratistas – Etc.
Irregularidades, asuntos deRRHH y Mejoras en Procesos
Esquema de canal de reportes
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Estadísticas
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
3The sum of percentages in this chart exceeds 100% because several cases involved schemes from more than one category.
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Cantidad de casos por tipos de fraude (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Pérdidas Promedio por tipo de fraude (*)
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* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Tiempo promedio de deteccion (*)
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Cómo se detecta el fraude (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Como se detecta el fraude en sudamerica (*)
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Origen de las denuncias (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Deteccion de fraudes con y sin lineas de denuncia(*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
¿Se modifican los controles después de sufrir fraudes? (*)
* ©2010 Association of
Certified Fraud Examiners,
Inc.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Nuevas tendencias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Reporte
Irregularidades Eficiencia
Recepción. Asignación de número de ticket.
Procesamiento y categorización
• Fraude
• Maltrato
• Descuido de bienes
• Otros
• Mejora de procesos administrativos
• Reporte de errores, problemas en controles de calidad
• Ideas y sugerencias en gral.
El canal de reportes adquiere una nueva función. Se dan a conocer ideas sobre mejora de procesos internos
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
• Mejoras de procesos administrativos• Seguridad en el lugar de trabajo• Problemas de comunicación• Problemas o mejoras en el control de calidad• Nuevas ideas o soluciones a problemas• Recomendaciones para mejoras a la organización
Recepción de reportes sobre:
Otros temas a considerar:
En la mayoría de los casos, los reportantes no saben diferenciar conclaridad un fraude de un error o problema en un proceso
La posibilidad de generar estos reportes agregar más valor a laorganización y muestra el compromiso del Management con la mejoracontinua
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Comunicación del Servicio
Fraude
Corrupción Investigación Deshonestidad Crimen Robo Ladrón
Evitar palabras como: Reemplazarlas por:
• Transparencia
• Responsabilidad• Etica• Calidad• Eficiencia• Mejora de procesos
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Cambios en la forma de referirse a las lineas de denuncias
Nuevos conceptos para denominar a los canales dedenuncias:
Dependiendo de la cultura de cada tipo de organización dependerá el modelo de comunicación a utilizar
• Speak up (Pepsi CO)• Canal de Mejora Continua• Cuidando nuestros activos• Es correcto reportar lo incorrecto• El elemento esencial es usted• Ahorre dinero, tiempo y recursos valiosos
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
• Felicitar públicamente a los colaboradores que realizan aportessobre mejoras operativas utilizando el canal.
• Entrega de lapiceras y otros bienes de escaso valor para ladifusión.
• En toda documentación corporativa, señalar la existencia delcanal y la importancia del aporte de los colaboradores.
Nuevas medidas adoptadas para recibir mas denuncias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Gestión Eficiente de Líneas de denuncias
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Gestión eficiente de los reportes
• Alcance de los eventos a reportar
• Esquema de clasificación eficiente
• Estructura y nivel de gestión interna
• Proceso auditable
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
• Resulta clave identificar claramente los tipos de eventos que se vancanalizar a través del canal, esto es uno de los determinantes el caudalde eventos que se van a recibir.
• Es importante la posibilidad de incluir los eventos de mejoras deprocesos a efectos hacer más amigable el canal y prevenir fraudes.
• La clasificación de los reportes por parte del receptor o gestor delcanal deben ser claros para los usuarios de las líneas de reporte. Estopermite recibir mayor cantidad de reportes.
Alcance de los eventos a reportar
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
• Se debe confeccionar un adecuado esquema de clasificacióneficiente de eventos reportados, el cual va a formar la plataformapara la gestión de las denuncias.
• El esquema de clasificación se debe consolidar en base a lacriticidad de cada evento reportado y se debe diseñar dependiendode los usuarios que analizan los eventos.
• Se deben mantener esquemas y mapas de riesgos queestablezcan los niveles de procedimientos y el alcance a considerarpara cada evento reportado.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Esquema de clasificación eficiente
• Se forma un Comité de recepción de eventos/denuncias, que generalmente se corresponde con personal responsable de las áreas de Auditoría Interna, Legales, Fraude y Recursos Humanos.
• Se debe implementar un esquema adecuado de gestión de los eventos canalizados a través de las líneas de reportes que sea adecuadamente trazable y permita un correcto seguimiento.
• Dependiendo de la regionalización y el tamaño de la empresa se puede optar por plataformas o sistemas especialmente diseñados para la gestión de denuncias.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Estructura de gestión interna
• Todo el ciclo de recepción, proceso, comunicación y gestión de las denuncias debe ser íntegramente auditable por las áreas correspondientes.
• Los principales de drivers de control interno vinculados con las líneas de denuncias son la Confidencialidad de la información y la disponibilidad del servicio.
• La calidad del servicio (Atención y capacitación del personal) y los tiempos de respuestas también deben estar sujetos a revisiones de calidad.
Nuevas tendencias en Líneas de Denuncias
Generación de un proceso auditable
25 de mayo ,555 piso 17| Buenos Aires, Argentina| (54-011) 4313-3035
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