INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

La administración la entenderemos como un proceso, ya que en ella se realizan funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administración no es estática, debido a esto se hace necesario que constantemente se esté replanteando. Este proceso será de carácter permanente, interrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas que aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas.

Elementos de la Administración:

En cualquier organización que se aplique administración, siempre estarán presentes los siguientes elementos:

Personas o recursos humanos Actividades Objetivos Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc. Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas)

Todos estos elementos nos van a ayudar en forma coordenada a cumplir con nuestros objetivos.

ELEMENTOS DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION OBJETIVOS ORGANIZACIÓN O PROCESO ADMINISTRATIVO PREDETERMINADOS

RRHHACTIVIDADES PLANIFICACION DIRECCIONFIN U OBJETIVOSRECURSOSMETODOS ORGANIZACIÓN CONTROL

Rol de la Administración: La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos

propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para finalmente cumplirlos.

ORGANIZACIÓN === ADMINSTRACION === OBJETIVOS

Lo que va desde la organización al objetivo es la administración, por lo tanto la administración es lograr objetivos en todos los niveles, pero estos mismos objetivos se deben alcanzar de manera eficiente.

Eficiencia: es lograr objetivos con el máximo ahorro de recursos.Eficacia: es solamente cumplir los objetivos.

Características de la Administración: Podemos distinguir claramente 3 características:

Colaboración: cuando dos o más personas aúnan sus esfuerzos para el logro de un objetivo que, individualmente no podría realizarse, se denomina colaboración. Es la característica principal de la administración.

Universalidad: significa que la administración está presente en todas las actividades del ser humano. Todo se administra.

Neutralidad: la administración es independiente de las personas y de las situaciones en las cuales se produce, por lo tanto la administración es independiente del objetivo, es decir la administración no contempla categorías valóricas al administrar.

PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración es el proceso de planear (planificar), organizar, liderar y controlar los esfuerzos de todos los miembros de la organización y el empleo de todos los recursos organizacionales establecidos, por lo tanto la administración no es estático y debido a lo cambiante del entorno, lo cual modifica a nuestra propia organización, se hace necesario que la administración constantemente se esté replanteando.La administración cuenta de etapas, las cuales se constituirán en un lenguaje técnico en las llamadas etapas del proceso administrativo, las cuales se fundan en etapas previas, de carácter lógico.

Orden de proceso administrativo

Determinar objetivos: Esta etapa implica que hacer o que rumbo tomar, esto resuelve la incógnita de la que se pretende o que es lo que se desea, esto hace referencia a la planificación.

Medios a utilizar: Para obtener un objetivo es necesario realizar un proceso de racionalización para determinar como lograr lo que se pretende, es decir resuelve nuestra incógnita el cómo hacer y esto hace referencia a la organización.

Actuación: Una vez fijados los objetivos y determinados los medios, corresponde una actuación o ejecución de una acción y es simplemente hacer, esto tiene que ver con la dirección.

Verificación: Esta última etapa comprende un análisis evaluativo sobre si dicha acción condujo en la práctica, al objetivo que se buscaba y en esto hacemos referencia al control.

ORDEN LÓGICO / SABER POPULAR LENGUAJE TÉCNICO O ADMINISTRATIVO

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¿QUE HACER? PLANIFICACIÓN

¿CÓMO HACERLO? ORGANIZACIÓN

HACERLO O REALIZARLO DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN

VERIFICACIÓN CONTROL

Los componentes del proceso administrativo, antes señalados, ya sean como etapas o como pasos, siempre se encuentran presentes en toda organización y en todas sus áreas de trabajo o funciones de la empresa.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. PLANIFICACIÓN2. ORGANIZACIÓN3. DIRECCIÓN4. CONTROL

PLANIFICACIÓN

La Planificación consiste en determinar sistemáticamente objetivos precisos y en lo posible cuantificados para los distintos campos de actividad de la empresa.

Introducción: Planificación es una función o una etapa fundamental del proceso administrativo, pudiéndose afirmar que es básica para el cumplimiento de las otras etapas del proceso, pues sin la previa determinación de las diferentes actividades, por medio de la planificación no se darían las siguientes circunstancias:

No habría nada que organizar Nada para ejecutar Nadie para dirigir Nada para ser controlado y nada que

necesite control

Podríamos afirmar que planificación es anticiparse a los hechos futuros, pero también es decidir sobre situaciones actuales que presentan alternativas para la toma de decisión.

Independientes de los diversos enfoques de organización que existan, con respecto a prevenir el futuro, lo importantes es que exista un consenso en que la necesidad de planear conduce o conlleva positivamente a la obtención de resultado.

Definición: Podríamos definir la planificación como la determinación de objetivos para ser alcanzados mediante el empleo de recursos humanos, materiales y técnicos.

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Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos.

Planeación es el proceso en el que se establecen las metas de las directrices apropiadas para el logro de las metas

Planificación es la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos.

IMPORTANCIA DE LAS METAS

Meta u objetivo: Son los fines a los cuales se dirige una determinada actividad. Se caracteriza por establecer un período determinado y por logros específicos susceptibles de ser cuantificados (medibles) para alcanzar lo deseado, por lo tanto es necesario establecer metas específicas, medibles y con fechas realistas.

Las metas proporcionan un sentido de dirección: Sin una meta, los individuos, al igual que las organizaciones, tienden a la confusión, sin dirección no hay una reacción o respuesta clara ante los cambios del entorno, sin un claro sentido de lo que en realidad se quiere alcanzar.

Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos: Los recursos son indiscutidamente escasos, pero pueden potencialmente usarse para lograr varias metas, por lo tanto debemos seleccionar una meta o una serie de metas relacionadas, pero para este fin debemos establecer prioridades o jerarquizaciones.

Las metas guían los planes y decisiones: Las organizaciones al enfrentar diversas decisiones, responden formulando planes contextualizados éstos a largo o corto plazo, lo cual ayuda a tomar decisiones claves, las cuales se simplifican al plantearse según las siguientes interrogantes: ¿Cuál es nuestra meta?, Una determinada acción, ¿acerca o distancia a la organización de su meta?.

Las metas permiten evaluar nuestro progreso: Una meta claramente definida, medible y con fecha determinada, fácilmente se convierte en un estándar de desempeño, que permite tanto a los operarios como a los administradores evaluar sus progresos, por lo tanto las metas son parte esencial del control y aseguran que las diversas acciones que se emprendan correspondan a las metas y planes creados para alcanzarlos.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

Hace posible la realización de las actividades de forma ordenada y con un propósito determinado, ya que todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se desean.

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Permite especificar las metas u objetivos para un período determinado, el cual puede ser: corto plazo (menos de 1 año); mediano plazo (1 a 5 años); largo plazo (más de 5 años).

La planificación disminuye las contingencias y el azar.

Facilita la coordinación por cuanto los planes de las diversas unidades organizativas deben estar integradas entre sí y con el plan general o principal de la organización.

La planificación reduce el trabajo improductivo.

Produce economía, pues concentra las diferentes acciones en una orientación definida, mediante la fijación de tareas, en forma ordenada y con un propósito que ya está definido, por lo tanto permite un mejor aprovechamiento de los recursos.

Permite el control, ya que compara lo realizado con lo proyectado, como también introduce los cambios necesarios para el cumplimiento del objetivo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Definición de Principio: Es una proposición, formulada para servir de guía de acción.

Introducción: Podemos afirmar que para que la planificación sea efectiva se debe inspirar o debe considerar ciertos conceptos fundamentales de validez general denominados principios. Pero también debemos considerar que cada organización requiere modalidades diferentes para planificar su acción, debido a que no todas son iguales. Entonces los principios pueden variar y pueden ajustarse a estas circunstancias individuales (por algo son principios y no leyes).

1. Principio de Unidad: Se refiere a que debe haber un plan para cada tarea y el concepto de éstos debe estar coordinado e integrado, de tal forma que pueda afirmarse que existe un sólo plan general. Todas las planificaciones de las diversas unidades o áreas de una organización, deben estar orientadas al cumplimiento del objetivo de la organización, por lo tanto no debe haber contraposición entre los distintos planes.

Tarea Objetivo de la Organización

2. Principio de Precisión: Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisión posible y no con afirmaciones vagas o generales, por lo tanto los elementos variables que contienen los planes deben definirse con exactitud y claridad.

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3. Principio de Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un margen para cambios que surjan en él, por lo tanto todo plan, por preciso que sea, debe proveer en lo posible, los principales supuestos cambios que puedan ocurrir.Cómo es posible contemplar estos cambios:

Fijando máximos y mínimos con una tendencia central entre ellos. Contemplando anticipadamente caminos de sustitución para tales

circunstancias. Estableciendo sistemas de alerta para su rápida revisión

Entonces podemos decir, que la inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad, pues si el plan es estático y no es capaz de adaptarse a los cambios que se vayan observando en las variables que lo sustentan, la planificación sé rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.

4. Principio de Universalidad (o extensión): Dice que la planificación abarca en las diferentes etapas, tanto de los procesos económicos, sociales y administrativos de todas las actividades humanas, por lo tanto dentro de una determinada organización la planificación se desarrolla en todos los niveles y en todas las áreas, desde los niveles directivos hasta los niveles operativos. Entonces la diferencia entre las planificaciones, desarrollada por cada nivel, radica en el ámbito que abarca, por ejemplo:

Ámbito de Aplicación

GERENCIAL - Afecta a toda la empresa- Es más general

SUPERVISORES - Más específicoADMINISTRADORES - Afecta a determinadas unidades de la Empresa

OPERARIOS - Detalla lo operativo- Afecta individualmente

5. Principio de la Continuidad: Dice que la planificación no tiene fin, pues la realidad misma obliga a realizar nuevas cosas, y por lo tanto se debe planificar cada vez que se logra un objetivo, pues aparecen nuevos objetivos, por lo que nuevamente deberá planificarse.

6. Principio de Compromiso: Este principio afirma que los diversos planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así poder cumplirlos.

7. Principio de Factibilidad: Todo plan debe prepararse considerando la viabilidad de los resultados, es decir todo plan debe ser posible realizarlo.

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8. Principio de Racionalidad: La planificación se basa en la idea de seleccionar y evaluar en sus ventajas y desventajas la alternativa de mayor factibilidad y esta selección la hacemos de manera inteligente, es decir seleccionamos la idea más coherente y la que permita maximizar nuestros recursos disponibles.

9. Principio de Contribución: Afirma que si los planes no están debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de objetivos entrelazados, los esfuerzos se diseminan y la planificación se torna antieconómica e inútil

Limitaciones de la planificación

La poca exactitud: En relación con los resultados obtenidos, la mayor o menor exactitud dependerá de la calidad, vigencia, veracidad y oportunidad de la información considerada en la formulación del plan.

I CalidadNF RealOR Oportuna Mejora la

M exactitud del planA VigenteCI etc.ON

La planificación retarda la acción y atrofia la iniciativa: El exceso de planificación junto con lo inflexible de muchos planes termina por retardar una acción conectiva, inmediata, como así mismo lo que está totalmente planificado del individuo, no hace necesario ningún grado de iniciativa, pero en una empresa u organización no hay tiempo mejor invertido que el que se emplea en pensar, en lo que se va hacer y cómo se va ha realizar y como siempre se presentarán emergencias o situaciones no previstas, siempre habrá un espacio para que surja la iniciativa y el talento innato para afrontar dichas situaciones.

Se afirma que en la planificación los objetivos se plantean en forma encubierta o implícita: Los objetivos no se formulan, no se hacen evidente, porque se afirma que los objetivos son obvios, entonces se termina por no señalarlos , pero nosotros como planificadores por más obvios y elementales que sean nuestras metas siempre debemos señalarlos de un modo claro y preciso, a fin de evitar lo obvio.

Tipos de planes o Tipologías de planes

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Los tipos de planes también son conocidos como componentes de la planificación. Existen distintos tipos de planes y cada uno de ellos con objetivos o fines bien definidos, la no diferenciación entre estos distintos tipos de planes dificulta la planificación, pues no precisa que es lo que se va hacer, cómo, cuando, con quién, etc.. Por lo tanto, una vez planificado, los distintos tipos de planes nos ayudan a aclarar que actividades debemos realizar.

Las principales variables de clasificación de planes corresponden a las siguientes consideraciones: amplitud del plan, especificidad, plazo y nivel, como también jerarquía.

PROPÓSITO O

MISIÓN

OBJETIVOS O METAS

ESTRATEGIAS

POLÍTICAS

PROCEDIMIENTOS

REGLAS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

Propósito o misión: Cualquier tipo de organización debe contemplar su misión o propósito en una sociedad y este está dado por la función o la utilidad que la empresa tenga en dicha sociedad o que la sociedad le otorga a la organización (o empresa). Entonces los propósitos o misiones van más allá de la simple ganancia y podemos afirmar que las empresas buscan un rol en la sociedad, por ejemplo: factor de desarrollo, como un factor de integración, etc. Podríamos afirmar que la empresa tiene una misión más trascendente que lo simplemente económico.

Objetivos o metas: Esto se refiere a los fines a los cuales se dirige la actividad y representa no sólo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el cual se dirige la organización con todos sus componentes, es decir recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, etc.Los objetivos se clasifican en generales y específicos.

Objetivos generales: Son aquellos enunciados por la gerencia o dirección y afectan a toda la organización.

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Objetivos específicos: Son aquellos enunciados por las diferentes unidades o áreas de las organizaciones y van en apoyo de los objetivos generales y los explicitan y en la medida que se va bajando de nivel organizacional, estos objetivos se van haciendo cada vez más específicos, concretos, llegando a ser detallados en lo operativo.

Estrategias: La podemos definir como una pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y las secuencias de acciones principales de una organización en un todo coherente.

En concreto podemos definir las estrategias como programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales.

También se puede definir como un programa de objetivos individualizando los cambios a lograr y los diversos recursos que se utilizarán.

Entonces estrategia se puede definir como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo, contemplando los cursos de acción (la forma de hacer algo).

En términos generales, la finalidad de las estrategias es determinar y transmitir, a través de objetivos y políticas básicas, la imagen que la empresa (organización) desea proyectar.

Finalmente podemos decir que las estrategias nos sirven para orientar el pensamiento y la acción (cómo hacer realidad el objetivo).

Políticas: Se definen como líneas de acción que orientan la conducta administrativa. Las políticas permiten la discrecionalidad administrativa y se constituyen en un vital elemento para la toma de decisiones. Entonces podríamos definir la discrecionalidad como el margen que nos concede la institución para operar según nuestro criterio. Para minimizar los riesgos de la discrecionalidad se deben establecer claramente las políticas, es conveniente que las políticas se manifiesten por escrito, para evitar diversas interpretaciones.

Para algunos autores las políticas las definen como ciertas fronteras o límites, dentro de las cuales deberá desenvolverse una acción, es decir son las reglas del juego o el trazado de la cancha. Las políticas pueden ser expresas o implícitas.

Políticas expresas: Estas se basan en orientaciones o lineamientos generales o también reglamentos o normas específicas.

Políticas implícitas: Corresponden a cosas obvias, pero generalmente son riesgosas, porque se ubican en la esfera de la subjetividad, por lo tanto suelen entrar en conflicto con las anteriores.

Las políticas también las podemos clasificar en generales y específicas.

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Políticas generales: Son aquellas enunciadas generalmente por la gerencia o dirección y afectan a todos los trabajadores de la empresa. Ejemplos:

Dentro del ámbito del personal la política general de vacaciones de una empresa es que sus trabajadores harán uso de sus vacaciones legales entre los meses de diciembre a marzo.

Como política de ascenso: a tantos años a lo largo de una determinada labor, mostrando responsabilidad, cumplimiento, capacidad, etc. se procede a una responsabilidad mayor.

Como política de capacitación: todas las personas tiene que tener un mínimo determinado de horas de capacitación anual.

Como política general de bienestar: para las fiestas patria y navidad se otorgará una canasta familiar y un aguinaldo.

Políticas específicas: Son aquellas enunciadas por las distintas secciones y unidades de la empresa y afectan, solamente, a los trabajadores y a las acciones de las respectivas unidades. Ejemplos:

Como política de venta: sólo se vende al por mayor

Como política de adquisiciones: previo presupuesto o cotización en tres ejemplares, se comprará dentro de 15 días.

Como política de calidad: una determinada área de producción opera con un número determinado de control de calidad que es diferente para otra área.

Procedimientos : Son las etapas o pasos necesarios para cumplir con una determinada actividad o trabajo, es decir nos indican las formas o maneras de hacer las cosas. También podemos afirmar que es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar cierto trabajo u operación.

Ejemplo: proceso de cobranza, requiere de los siguientes pasos:

1. Notificación escrita: aquí se da aviso al cliente de la morosidad2. 20 días después se envía una segunda nota donde se fija un plazo

perentorio para cancelar la deuda pendiente.3. De no cumplir, el cliente con el respectivo pago, se procede a cobranza

judicial.

Finalmente los procedimientos están detallados en los llamados manuales de procedimiento, los cuales son públicos, de fácil acceso y del conocimiento de todos los trabajadores.

Reglas : Podríamos definir las reglas como normas de conductas impuestas, cuya trasgresión implica una falta gravísima. Las reglas están manifestadas en

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los reglamentos internos, donde son detalladas, para ser públicamente conocidas. Generalmente se refieren a las relaciones interpersonales, el trato hacia los jefes, al cumplimiento de ciertas disposiciones, el proceder de ciertas acciones al interior de la empresa, etc.

Para que estas reglas internas tengan validez deben cumplir con los siguientes requisitos:

Estar impresas Entregadas a cada trabajador Enviar una copia a la Inspección del Trabajo, para su aprobación Deben estar actualizadas, según las modificaciones que imponga cada

empresa, señalando la fecha de modificación Deben estar en conocimiento de los Sindicatos.

En términos generales las reglas son taxativas (explícitas) y no se prestan a interpretaciones

POLÍTICAS REGLAS

Orientan la Dirigen laacción acción

Programas (definición): estos son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, recursos a emplear y todo tipo de elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción, en un tiempo determinado, en el cual se tiende a alcanzar las metas fijadas.

Los programas nos indican que metas deben ser distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales dentro de una exacta calendarización del tiempo.

Componentes:

Comprende un grupo extenso de actividades Muestra y detalla los pasos principales que se requiere para conseguir un

objetivo Identifica a la unidad, sección, departamento, etc. o miembros de una

organización encargada de cada paso Indica el orden y la sincronización de cada paso.

Utilidades y ventajas de los programas:

1. Facilita la óptima utilización de los recursos de la empresa y selecciona los mejores medios para alcanzar los fines de ésta.

2. Reduce las improvisaciones y los cambios injustificados de orientación

3. Disminuye las interferencias departamentales y facilitan una acción con mayor integración y dirección.

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4. Existe mayor actividad intelectual que la simple rutina, desarrolla la capacidad profesional y mejora el conocimiento de la empresa.

Ejemplo de Programa: Programa de selección de personal

a) Objetivos: Dotar de funcionarios idóneos a las distintas unidades organizativas

b) Políticas: El cargo vacante de Jefe de División, será proveído a través de fuentes internas de reclutamiento y los cargos de secretarias y administrativos, mediante fuentes externas.

c) Reglas: La información proporcionada será tratada confidencialmente Toda información proporcionada, por los postulante, que no sea

comprobable o certificada, será motivo de eliminación del proceso de selección.

No se aceptarán curriculum fuera de plazo.

d) Procedimientos:

1. Recepción de postulaciones2. comunicación a postulantes, seleccionados, de documentos a presentar3. Comunicación de día y hora de exámenes (conocimientos generales,

específicos, examen psicológico, médico, etc.)4. Entrevista5. Etc.

e) Presupuesto:

Funcionario Sueldo Total

Jefe de División (1) 400.000 400.000Secretarias (3) 200.000 600.000Administrativos (2) 150.000 300.000

________1.300.000

Presupuestos: Es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. También lo podemos definir como estimaciones cualitativas y cuantitativas de los recursos necesarios para cumplir con un objetivo. Podemos afirmar, entonces, que el presupuesto es un programa con expresión numérica.

Importancia de los presupuestos: Es importante para la planeación, ya que por medio del presupuesto es posible:

Conocer la cantidad de recursos que requiere un determinado programa Permiten controlar las actividades de una organización.

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Objetivos de los presupuestos:

Establecer objetivos concretos de funcionamiento o ejecución presupuestaria para la empresa.

Permiten formular normas para las operaciones futuras.

Determina, anticipadamente, los fondos que se necesitarán cuando sean necesarios y de que fuente se extraerán.

Establecer comparaciones y comprobaciones para mostrar constantemente el grado y la calidad de los resultados operativos.

Tipos de presupuesto: Los presupuestos de una empresa son de 2 tipos: Presupuesto de Operación y Presupuesto Financiero.

Presupuesto de operación: Estos presupuestos indican los bienes y servicios que la organización espera consumir en el período del presupuesto. Generalmente contienen, tanto las cantidades físicas (ejemplo: barriles de petróleo, camionetas, horas hombres, etc.), como las cantidades de los costos. Presupuestos específicos que componen el presupuesto de operación: Presupuesto de costos Presupuesto de ingresos Presupuesto de utilidades

Presupuestos financieros: Estos especifican, con detalles, el dinero que la empresa tiene la intención de gastar en el mismo período y las fuentes de donde se obtendrán. Se componen de: Presupuesto de capital Presupuesto de efectivo Presupuesto financiero.

ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

Introducción: El trabajo de planeación es una actividad que depende del tipo de empresa y de las personas que la dirigen, sin embargo la mayor parte del trabajo planeado se ejecuta considerando las siguientes etapas de tipo cronológico:

Etapa previa: determinación de una oportunidad Cualquier empresario visionario debe captar la oportunidades que constantemente existen en la realidad, la diferencia está en poseer una sensibilidad especial para captarlas, junto con la información adecuada para poder interpretar dicha oportunidad. La idea general es poder realizar, de esta oportunidad, un negocio, una empresa o idea con proyecciones, lo cual es diferente de un negocio fugaz.

Etapa 1: Determinación de objetivo: Este pasa a ser el primer paso lógico, ya que constituye la fijación de metas u objetivos que persigue la organización. También podríamos afirmar, como un entender el problema, es decir, poder interpretar correctamente en la perspectiva de otorgar una solución.

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Etapa 2: Recopilación de antecedentes: En esta etapa será necesario reunir todos los antecedentes, datos y estadísticas necesarias para formular nuestro plan. Será necesario tratar de recopilar la mayor cantidad de antecedentes, por ejemplo para una empresa, volúmenes de venta, nuevas leyes, ordenanzas tributarias y del trabajo, el estado general de la economía, la inflación prevista, aparición de nuevos competidores, etc. Entonces, todo lo que consideramos como relevante, debe ser consignado, por lo tanto, debemos tratar de obtener la más completa información sobre las actividades involucradas.

Etapa 3: Análisis y clasificación de antecedentes: En esta etapa estableceremos la veracidad de los antecedentes recopilados y el grado en que ellos nos interesan para nuestros objetivos. Por ejemplo clasificar en antecedentes históricos, como niveles de precios, ventas, años anteriores, ciclos de ventas, etc. La idea es poder hacer de la información, ya clasificada, un elemento que reduce la incertidumbre.

Etapa 4: Pronóstico: Una vez recolectada y clasificada toda la información como confiable, podemos determinar ciertos sucesos que posiblemente ocurrirán en el futuro y estas condiciones pueden ser internas como externas.

Etapa 5: Formulación de supuestos (premisas): Esta etapa consiste en la elaboración consciente en donde ciertos supuestos deben ser convenientemente analizados, pero siempre en concordancia con la realidad, sólo así obtendremos confiabilidad y siempre dependiendo de la calidad de la información. La idea, finalmente, es poder estar en condiciones de adelantarnos a problemas futuros, en la perspectiva de poder resolverlos, por lo tanto cualquier situación o variable que se nos presente en el futuro, nosotros estemos en condiciones de controlar.

Etapa 6: Formulación de planes alternativos: Son las llamadas vías o cursos opcionales de acción. Estos planes alternativos dependen de los recursos con que cuenta la empresa, de las condiciones requeridas para su éxito y, en general, depende de la formulación de los supuestos. Lo importante es advertir a la empresa sobre la conveniencia de formular distintos planes, ante múltiples cambios que se produzcan a raíz de diferentes condiciones. En resumen la idea es crear varias alternativas (que se puedan realizar), pues no nos podemos quedar con un sólo plan.

Etapa 7: Determinación del plan definitivo: Entre más planes alternativos se tengan contemplados, será necesario determinar un sólo plan definitivo en base a lo que nosotros consideramos como el más favorable, es decir, el que reúne las mejores condiciones, pero los demás planes alternativos no serán desechados totalmente pues servirán, en un futuro próximo, como información útil.

Etapa 8: Control de avance del plan: El éxito de cualquier plan se mide por sus resultados, la idea es poder establecer una comparación con lo programado, es decir, establecer, poder comparar cuanto de lo realizado estaba programado y de esta forma establecer diferencias que nos permitan

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recocer sus causas. Pero principalmente el controlar significa supervisar constantemente el desarrollo del plan para poder corregir, con la debida oportunidad, cualquier problema que surja.

Etapa 9: Evaluación: Debemos evaluar la totalidad del proyecto realizado, pues esto nos permite actuar retroalimentando los errores, las omisiones, las fallas, etc. con la perspectiva de enriquecer futuros planes.

Técnicas de Programación o Instrumentos de Contro l

Diversas técnicas se han desarrollado para verificar el desarrollo de la planificación.

Presupuesto base 0 (cero): Este tipo de presupuesto pone énfasis en descartar ciertos "derechos adquiridos", que por lo común ofrecen los presupuestos operacionales de un período para el siguiente. El presupuesto base 0 nos presupone los gastos, los bienes y los servicios anteriores, pues todo esto debe volverse a ser calculado, el nuevo presupuesto. La finalidad es evitar y desterrar la comodidad que implica no detectar nuevas necesidades y gastos, pues traspasamos la información del período anterior, privándose la empresa entonces, de detectar nuevas oportunidades.

Presupuesto por Programa: Este es un proceso integrado tendiente a lograr una mayor racionalización de la función administrativa, el cual parte de una clara definición de objetivos y metas determinando las respectivas acciones para ser ejecutadas y conjuntamente definiendo gastos y responsabilidades, donde finalmente se determinarán las tareas necesarias, se determinan las unidades responsables y, finalmente, se desarrolla un control y evaluación de los resultados obtenidos.

GRÁFICA DE GANTT :

Su nombre deriva del ingeniero del mismo nombre, discípulo de Taylor.

Hoy en día, la gráfica o carta de Gantt, a pesar de seguirse utilizando, ha sido ampliamente enriquecida por programas computacionales, rotulados como administradores de proyectos, pero sin duda, que la gráfica o carta Gantt sentó las bases para las posteriores técnicas de control.

La gráfica de Gantt nos permite llevar un control de las actividades programadas, considerando el factor tiempo, paralelamente nos permite comparar las actividades programadas con las actividades realizadas, en la perspectiva de corregir desviaciones o incumplimiento de lo planeado, realizando los ajustes necesarios.

Objetivos de la carta Gantt:

Graficar secuencialmente lo planeado. Graficar lo realizado.

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Determinar el tiempo que demora la ejecución o realización de cada una de las actividades planificadas. Permite la toma de decisiones oportunas. Permite corregir futuras experiencias. Permite determinar casualidades.

CARTA GANTT

Actividad Tiempo Control Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio ERERERERERERERERERERERERER

Nota : E = tiempo estimado. R= tiempo real.

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CARTA GANTT

Tiempo programado

Tiemporeal

Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

ORGANIZACIÓN

Introducción: Técnicamente organizar es determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo establecido por la autoridad, mediante la fijación de responsabilidades, por lo tanto, organizar es el proceso de determinación de las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyéndolas de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente:

Actividad y cargo Autoridad Responsabilidad Deberes de cada cual

Ventajas de la organización: Al organizar persona y recursos se logran las siguientes ventajas:

Se conocen de mejor manera las actividades: Mediante una buena organización los componentes de un determinado grupo saben que actividades desempeñar, de esta manera la actividad se desarrollará con mayor eficiencia.

Se mejoran las relaciones de trabajo: Con una organización adecuada las relaciones laborales quedan claramente definidas, pues cada trabajador sabe cual es su lugar y su responsabilidad, como así mismo tiene conocimiento de las relaciones, tanto con sus superiores (de quienes recibe órdenes), como con sus subordinados a los cuales va a dirigir.

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Ayuda a la especialización: Gracias a una buena organización se logran relaciones apropiadas y convenientes entre las actividades y las personas.

Se facilita la delegación de autoridad: Al existir una buena organización se conocen perfectamente las actividades y quienes las llevarán a cabo, de esta manera se facilita delegar a la persona asignada a determinada labor, la autoridad necesaria para que realice su trabajo.

PRICIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

El principio es un concepto que nos facilitará la tarea de organizar y, podríamos definir principio como una proposición de validez general, el cual nos va a servir como guía de acción.

Principio del objetivo perseguido: Toda organización debe tener un enunciado claro, detallado y completo de los objetivos perseguidos.

Principio de sencillez: Deben eliminarse todas aquellas actividades que no sean absolutamente necesarias.

Principio de la funcionalización: Toda empresa y toda organización debe construirse teniendo en cuenta las principales funciones, es decir, las tareas y no a los individuos o grupos de individuos, por lo tanto, la funcionalización es el agrupamiento lógico de las operaciones o actividades análogas.

Principio de la centralización de la autoridad y la responsabilidad: Debe existir un control ejecutivo centralizado en donde la autoridad y la responsabilidad estén centralizadas. Es importante señalar que se pueden delegar funciones y responsabilidades, pero finalmente quien delega la responsabilidad no puede desligarse de ella.

Principio de la especialización: Mientras más se divide el trabajo, asignado a cada empleado, mediante una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre mayor eficiencia, precisión y destreza.

Principio de la unidad de mando: Para cada función debe haber un sólo jefe, por lo tanto, cada subordinado debe recibir órdenes de un sólo jefe y así evitar la duplicidad del mando

Principio de la división del trabajo: Al dividir el trabajo se logran mejores resultados, con la misma cantidad de esfuerzo y si a esto se le suma la especialización de la empresa, ahorra tiempo y recursos.

Principio de departamentalización: Bajo este principio deben definirse claramente los departamentos y secciones de la diferentes funciones de la organización y el trabajo de cada una de estas secciones debe organizarse de manera lógica.

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Tipos o Criterios de departamentalización : (Forma de organizar )

Criterio numérico Es el más básico de todos, es elemental, pues se da en lo niveles inferiores de la organización y consiste en distribuir actividades en base al número de personas, por ejemplo la estructura militar, la estructura educacional, etc.

Por producto o servicio: Este es un agrupamiento de acuerdo con las actividades propias de la empresa, ya sea por un determinado producto fabricado o por un determinado servicio prestado, ejemplo por líneas de producción, por cadena de producción, etc.. Este criterio se utiliza cuando existe una alta especialización en la producción. Las empresas que funcionan a gran escala utilizan este tipo de departamentalización y sus utilidad radica en que representan una perfecta división del trabajo.

Por proceso: Este agrupa por fases del proceso, pone énfasis en las instalaciones técnicas y por eso se le utiliza en los niveles operativos de la producción. Por ejemplo en la fabricación de telas:

LINEA DE MONTAJE1 2 3 4

COLORANTE ESTAMPADO FIJACIÓN DE COLORES SECADO

Por zonas geográficas o territorial: Este es un agrupamiento en conformidad a la localización. Este tipo de criterio es común en las organizaciones de las ventas, por ejemplo unidad de ventas por barrios, por comunas, por ciudad, región, etc.. Especialmente se agrupan por un sector determinado o centros geográficos con características estratégicas, en la cual deben tomarse las características propias de cada zona, como también la naturaleza de los productos. Como por ejemplo tenemos las agencias de buses interregionales, las bombas de bencina, etc.

Por clientes: Este es un agrupamiento conforme al tipo o volumen de la clientela o compradores y esta distribución sirve para brindar un mejor servicio al cliente. Por ejemplo las grandes tiendas departamentalizan por edad, sexo, rubro, etc.

Departamentalización Mixta: En este tipo se combinan los diversos tipos de departamentalización, según la conveniencia de la propia empresa. Ejemplos de este topo lo constituyen las grandes tiendas comerciales y supermercados, simbolizados en la frase: “todo en un solo lugar, pero de manera ordenada”.

Utilidad o contribuciones de la departamentalización

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Ayuda a la coordinación, debido a que se asigna un trabajo determinado a una unidad específica.

Facilita el control, pues cada unidad tiene identificada sus tareas.

Contribuye a la especialización, debido a la concentración de esfuerzos y actividades durante un período determinado, finalmente la persona tiende a especializarse.

Colabora en la reducción de los costos, debido a que una estructura organizativa, planeada lógicamente, tiende a no crear más unidades que las estrictamente necesarias, lo cual significa economía de costos.

Herramientas de Organización

Introducción: La organización debe contar con las herramientas necesarias para poder instrumentalizar nuestros objetivos, esto nos facilitará la realización de las diversas actividades contempladas dentro de una organización. Sin estas herramientas la autoridad carece de precisión y de perspectiva. Estas herramientas también nos permiten describir, controlar y delimitar el trabajo al interior de cualquier organización.

Las herramientas de organización son las siguientes:

Organigramas, Manual de Organización manual de Procedimiento.

Organigramas:

Tienen como sinónimos gráficos, diagramas. Los organigramas son cuadros esquemáticos que nos muestran la disposición general de la organización, es decir, la estructura administrativa, mostrándonos cada uno de los departamentos, unidades o secciones que la componen y sus respectivas relaciones con respecto a las demás unidades.

En los organigramas se representan los diversos cargos, mediante rectángulos unidos por líneas. Estos no definen las relaciones de autoridad, dentro de la organización, como también los niveles al interior de ésta.

Objetivos de los organigramas

1. Determinar las diversas unidades que conforman la organización2. Determinar la posición o nivel jerárquico de las distintas unidades3. Determinar las dependencias de cada unidad4. Determinar los canales formales de comunicación 5. Determinar las unidades de asesorías y comités6. Determinar el tipo de departamentalización

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Manual de organización:

Es documento oficial, cuyo propósito es describir por escrito la estructura u organización formal de la institución, señalando los objetivos, las funciones y las responsabilidades de cada unidad.

Esta información es correlativa con el organigrama. Para cada empresa existe un manual determinado, según sus propias necesidades. Los manuales también contienen las descripciones y las evaluaciones de cargos, en el cual se expresan las funciones y responsabilidades de cada operario.

Manual de procedimiento:

En estos manuales se indican los procedimientos o pasos a seguir, el cual nos indica la forma en que se desarrolla cada actividad, la que debe ser cumplida por todos los miembros de la organización. También nos indican como se procede, para cada trámite, en la respectiva unidad.

Estos manuales son documentos oficiales de la organización. Algunos procedimientos pueden ser expresados a través de los llamados flujo gramas, que es una técnica de representación visual.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

Primera Etapa: Determinación del objetivo: Supone el planteamiento como etapa previa y fundamental: antes de organizar debemos saber para qué hacerlo.

Segunda Etapa: División del trabajo global en operaciones parciales (análisis). El plan nos lleva a formular un conjunto de actividades o trabajos necesarios de realizar para cumplir los objetivos. (Análisis de tareas).

Tercera Etapa: Agrupación de las operaciones parciales en unidades administrativas. (Síntesis). Es la parte del proceso que normalmente se conoce como departamentalización.

Cuarta Etapa: Definición de Obligaciones y Responsabilidades. Para cada unidad o conjunto de operaciones parciales y para cada cargo o subconjunto de dichas operaciones, se especifica lo que se espera de ellos como aporte al logro del objetivo. Especificaciones de cargos.

Quinta Etapa: Asignación de Personal. Los cargos y unidades de trabajo requieren ser dotados de personal especializado para realizar las funciones, lo que se consigue mediante el proceso de Selección de Personal.

Sexta Etapa: Delegación de Autoridad: Al personal es preciso entregarle la necesaria autoridad para que pueda desarrollar adecuadamente sus funciones.

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LIMITACIONES DE LA ORGANIZACIÓN

1. Excesiva Centralización2. Excesiva Descentralización3. Duplicidad de Tareas4. Área de nadie5. Dualidad de Mando6. Cargos vagos7. Servicios Mal asignados8. Afán de Pertenencia

DIRECCIÓN

Dirección: Es la función ejecutiva que consiste en guiar y supervisar a los miembros de la institución para el logro de los objetivos. Es la tercera etapa del proceso administrativo y es fundamental en los siguientes puntos:

1. La administración al ser dinámica se requiere de una instancia que la ponga en movimiento.

2. La administración comprende a grupo humanos que cooperan entre sí y, como estas personas son diferentes y complejas, deben ser coordinadas e integradas por alguien que las dirija.

4. Las personas requieren ser guiadas en su accionar con la finalidad de lograr los objetivos de la organización.

Características de la dirección

1. Impartir órdenes generales o específicas para el cumplimiento de los propósitos de la organización .

2. Son las acciones o actividades destinadas a lograr objetivos, mediante un concepto moderno de colaboración de las personas.

3. La dirección es una función que se realiza en todos los niveles de la organización, dándose la siguiente situación: a medida que se asciende hay más dirección y al descender hay mayor ejecución.

4. Es altamente compleja, pues trabaja con personas, considerando que cada persona tiene su propia personalidad, es un mundo diferente.

5. Es la etapa más creativa del proceso administrativo, pues las directivos se encuentran constantemente enfrentados a problemas que deben solucionar.

6. La universalidad de la función directiva dice que los directivos desempeñan funciones independiente del puesto que ocupan en la estructura de la organización y, más aún de los fines que esta organización persigue.

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Elementos de la dirección: La instancia de dirección va a trabajar con 4 elementos clave, los cuales correctamente considerados nos ayudarán a lograr los objetivos de la empresa. Estos elementos son los siguientes:

Motivación LiderazgoComunicaciónToma de decisiones

Motivación: Significa persuadir o inducir que en el ámbito propio de la administración será específicamente motivar, es decir, convencer a otros para que realicen determinadas acciones que queremos que las realicen. Sin duda que para que se logre esto será necesario la existencia de una cierta empatía entre el subordinado y el jefe, en la perspectiva de que el subordinado logre realizar de manera ejecutiva y espontánea lo que el jefe desee que se realice. y desde el punto de vista del subalterno es más grato hacer lo que desea y no lo que le imponen. Por lo tanto el supervisor debe lograr transmitir su propia convicción.

La motivación en esencia consiste en hacer que cada cual cumpla con su trabajo con entusiasmo, porque deseen hacerlo. De esta manera la misión del supervisor será crear y facilitar todas las condiciones necesarias, dentro del ámbito laboral, para que se desarrolle y preserve los niveles de motivación y entusiasmo por parte de los trabajadores.

Motivación y trabajo: La motivación en el trabajo puede facilitarse estructuralmente:

1. Suprimiendo controles innecesarios y a la vez incrementando la responsabilidad del individuo por su propio trabajo.

2. Otorgar al trabajador una actividad que implique su finalización

3. Proporcionar autonomía y libertad al empleado, naturalmente dentro de un marco de responsabilidad.

4. Introducir tareas novedosas y complejas.

La automotivación: La podemos definir como la capacidad propia interior, la cual está relacionada con la creatividad de cada cual.

Recomendaciones para la automotivación:

Establecer una meta y no alejarse de ella. Complementar objetivos de largo plazo con objetivos de corto plazo. Constantemente aprender cosas nuevas, las cuales signifique un desafío.

Conclusión: En la medida que yo puedo cumplir con estas recomendaciones, se acercará a la esfera de la satisfacción, que es el placer que se experimenta al cumplir una meta.

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Liderazgo: Está asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que ver con el poder informal, es decir, que no está expresamente detallada jurídica como organizacionalmente, sino con aquella capacidad propia de ciertas personas de hacerse obedecer por otros.

Entonces podríamos resumir que liderazgo es aquella capacidad de hacer que el otro obedezca por su propia voluntad.

Componentes del liderazgo:

Mando: Se define como el acto de integrar loe esfuerzos de los miembros del

grupo, que al cumplir las tareas asignadas, satisfagan las necesidades tanto individuales como grupales. Bajo esta perspectiva, el mando bien entendido puede ser una forma de motivación, porque el subordinado espera que se le proporcione ciertos datos y ciertos procedimientos que él requiere para realizar una determinada actividad, pero obviamente encuadradas dentro de sus capacidades y habilidades.

Órdenes: Este es un instrumento importante dentro del mando, pues la orden inicia,

detiene o modifica la acción. La orden es una exigencia, pero dentro del marco de la motivación y también como exigencia debe ser formulada de tal manera que se note que lo es. Para la emisión de órdenes se requiere de 2 elementos:

Que la actividad haya sido claramente establecida y asignada, es decir, que hacer y quien debe hacerlo.

Se debe saber que autoridad da la orden y cuales son sus límites.

Comunicación: Este es un medio de facilitar la administración, no es una actividad ni

una función independiente, sino un componente interrelacionado dentro de la administración. Las comunicaciones se dan en todos los niveles y en todas las direcciones (como rumbo) dentro de la organización, por lo tanto, hablamos de comunicación ascendente, descendente, transversal, etc.

Las comunicaciones se pueden clasificar de las siguientes maneras:

Consultivas: Estas recogen opiniones y sacan conclusiones. Por ejemplo las encuestas.Ejecutivas o imperativas: Estas son ordenes directas sin consultas.

Principios elementales de la comunicación

Saber lo que se quiere comunicar, es decir, que comunicar.

Comunicar lo justo y necesario en el sentido de que el receptor comprenda lo que se le está comunicando.

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En lo posible usar símbolos y elementos visuales comprensibles.

Tener presente que al difundirse la comunicación ésta puede sufrir alteraciones , se puede distorsionar (rumor).

Utilizar canales formales, es decir, aquellos establecidos por la organización, como las reuniones, revistas, cartas, volantes, paneles, memorando, circulares, etc.

Toma de decisiones:

Esta la podemos definir como seleccionar, entre diversas alternativas, un determinado curso de acción. Para la toma de decisiones no podemos afirmar que existe un determinado plan hasta que se haya tomado, dentro de la planificación, una determinada decisión, ya que antes de la decisión sólo son estudios y análisis de planeación.

para una buena toma de decisiones es fundamental analizar previamente los fenómenos y diagnósticos sobre una problemática determinada, antes de decidir, y siempre será mejor el análisis colectivo que el personal.

El proceso de toma de decisiones: Este proceso decisional se inicia con la captación de un problema o la determinación de un objetivo, el cual implica una decisión. En función de ellos (problema u objetivos) el administrador extrae o importa del medio exterior información relevante para la solución de un problema o de análisis de alternativas para determinar el objetivo. Esta información debe proceder de una corriente de habitualidad (diversos informes internos, por ejemplo, estadísticas, publicaciones, información clasificada, etc.) o bien de una investigación específica. Luego de esto el administrador combina la información conocida con información acumulada por el mismo y también por habilidades, conocimientos y experiencias propias. Para logra esto, es decir, esta combinación que da como resultado una nueva información, se requiere que la información se seleccione, se clasifique y se relacione y luego de esto formulemos diversas alternativas, bajo diversos supuestos. Entonces la habilidad del administrador consistirá en combinar capacidades intelectuales, capacidades analíticas, más instrumentos metodológicos (métodos cuantitativos, matemáticos), ayudados por soportes técnicos como calculadoras y determinados software.

Estilos de dirección:

Definiremos estilo de dirección como una forma o característica de quien ejerce la función directiva, la cual está determinada fundamentalmente por el carácter del jefe y también por circunstancias institucionales. Se ha llegado a determinar que existen 3 grandes estilos:

Autoritario o autocráticoDemocrático o participativoLiberal o permisivo

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Autoritario: Este estilo está relacionado con una personalidad autoritaria.

Cuales son las características:

El jefe adopta todas las decisiones No promueve la asesoría No utiliza la participación Ejerce un control permanente sobre los subordinados Constantemente siente dudas sobre las capacidades del grupo No emplea la autocrítica, ni tampoco le afecta las críticas

Cuales son los efectos de este estilo:

Bajo nivel de motivación Poca participación en el trabajo Predominio del trabajo individual Poca colaboración Los resultados se obtienen por presión psicológica Se genera un clima general de temor e inseguridad

Democrático o participativo: Este se relaciona con un tipo de personalidad que es consultiva y respeta la diversidad. Características:

Promueve la participación Recurre a la asesoría Estimula el trabajo en grupo, en equipo Confía en la capacidad del grupo Tiene una disposición a la revisión, a la autocrítica Utiliza la política de puertas abiertas

Cuales son los efectos de este estilo:

Eleva el nivel de la participación Aumenta el grado de satisfacción en el trabajo Cuenta con mayor colaboración y apoyo por parte del grupo Los resultados se obtienen por colaboración.

CONTROL

CONTROL: Es una verificación de lo realizado y de lo que se está realizando. Esta verificación adquiere sentido cuando existe algo con que confrontarlo y esto es el plan. Por lo tanto si no hay planificación no hay nada que controlar, por lo tanto, el control es un proceso que determina lo que se está realizando y lo que se ha realizado, valorando y aplicando medidas correctivas para orientar la acción hacia los objetivos y eventualmente reformular los planes.

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Ámbito de control: El control debe aplicarse en todos los niveles y en todas las áreas, por lo tanto, el control no debe estar circunscrito a determinadas áreas o personas, sino a todo el accionar de la empresa, es decir, el control es para todo y para todos.

Finalidades del control: El control es por esencia dinámico, su objetivo es arrojar resultados que permitan ser analizados en la perspectiva de corregir el plan o simplemente planear de nueve y volver a controlar. Si el control se vuelve estático u ocasional, no sirve para tomar desiciones sobre el desarrollo de una determinada actividad.

Proceso del control: El control se basa en una medición, la cual debe ser completa, objetiva y sensible. Esto se realiza a medida que transcurre el proceso de acción y no sólo cuando termina. Si así fuera se estaría perdiendo tiempo valiosísimo en una espera improductiva e innecesaria, pero también cabe la posibilidad de controlar al término, pero sólo cuando es un proceso breve y necesariamente debamos esperar el resultado global.

Principios del Control:

1. Principio de Autocontrol: Cada vez que realizamos una acción, con mayor o menor grado de conciencia, establecemos un control, una comparación de lo que hicimos respecto de lo que quisimos hacer.

2. Principio de excepción: El control se hace más eficiente y se obtienen mejores resultados cuando se concentra el análisis y las correcciones en las desviaciones más importante o significativas.

3. Principio de Economía: El control tiene un costo. El principio de economía nos dice que el control no debe ser más caro que lo que se controla.

Etapas del proceso Control:

1. Determinar la base de control: Esta base no es otra cosa que los objetivos presupuestados.

2. Medir y Juzgar lo realizado : Determinar lo realizado, para así confrontarlo con lo programado.

3. Comparar lo realizado con lo Programado: La relación entre las dos etapas anteriores vale decir, lo programado con lo realizado, constituyen el control propiamente tal.

4. Analizar y corregir las desviaciones: esta es la tarea más importante del control , ya que aquí se analizan las desviaciones existentes lo que posibilita reformar el plan y en especial adoptar medidas correctivas para evitar en el futuro que las desviaciones se repitan.

Tipologías de Control: Existen diversos tipos de controles que se pueden realizar en cualquier organización para la empresa. Los más importantes son los siguientes:

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Control cuantitativo: Estos se refieren a cantidades, por ejemplo producción de unidades (control meramente numérico).

Control legal: Este tipo de control está orientado a verificar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales que afectan a una empresa, las que se realizan para no incurrir en ilegalidades y recibir las respectivas sanciones, como por ejemplo normas ambientales.

Control de calidad: Estos miden si el producto cumple o no con las especificaciones señaladas.

Control contable: Estos se realizan mediante las técnicas de la contabilidad y están destinados a controlar las variaciones del capital, como así mismo de cumplir con las normas de impuestos internos, establecidas por la Ley.

Control de tiempo: Estos controles están encargados de ver si se cumple con las cronologías establecidas (períodos).

Clasificación del Control

Según el ámbito:

Interno: Es aquel realizado por personas de la propia institución, especialmente por los supervisores, como así mismo por unidades especializadas de auditoria, personal, contabilidad, etc.

Externo: Este se realiza por organismos ajenos a la institución, como el Servicio de Impuestos Internos, la Inspección del Trabajo, Servicio Nacional de Salud, las respectivas Superintendencias, etc.

Según la oportunidad

Previo: Este se realiza antes que se consuma la acción para no toparse con imprevistos.

Posterior: Este se realiza para verificar si se ha cumplido con lo programado.

Simultáneo: Este se realiza cuando la acción se está llevando a cabo.

Técnicas de Control no presupuestados :

Datos estadísticos: Estos pueden ser de naturaleza histórica o de producción. Esta información nos muestra las tendencias y con ellas podemos comparar, diferenciar, etc.

Auditoría de proceso o auditoría operacional: Esta está referida a procesos (formas de hacer algo), son realizadas por evaluadores internos, se llaman auditores y pueden ser internos como externos.

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Los externos ofrecen la ventaja de ser independiente frente a la empresa y su labor radica en evaluar políticas, procedimientos, cursos de autoridad, eficacia en los métodos, etc.

Observaciones personales: Este método es ejecutado de manera personal por los administradores y se refiere básicamente a la capacidad especial del administrador para poder detectar ciertos problemas en base a la observación en terreno, para lo cual debe llevar un registro (un cuaderno de notas, agenda, etc.) y sacar sus propias conclusiones.

Técnicas de Control Presupuestario

Presupuesto: Es la formulación de planes para un período determinado, expresado en términos numéricos.

Presupuesto de ingreso: Estos registran, en términos numéricos, las diversas cantidades que una empresa proyecta a través de sus ventas futuras.

Presupuesto de gasto: Este ordena las principales actividades que emprenderá una determinada unidad, a la cual se le asigna una cierta cantidad de dinero.

Presupuesto de gasto de capital: Este presupuesto proyecta las inversiones en propiedades, edificios y equipos mayores de la organización.

ANEXO:

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN:

¿QUE ES UNA ORGANIZACION?

El ser humano es un ente organizacional. Desde que nace y a lo largo de toda su vida forma parte de algunas organizaciones; además se ha visto afectado o ha dependido de otras. Nace convertido en miembro de una familia, que ha sido definida como la organización básica de toda sociedad. Al nacer y desde sus primeros días de vida otras organizaciones le prestan sus servicios. Luego, a medida que transcurre su proceso de maduración y de aprendizaje, se va asociando con diferentes personas, para recrearse, estudiar o trabajar, integrando así, con creciente conciencia, nuevas organizaciones.

Los antropólogos han establecido, documentadamente, la existencia de organizaciones en las sociedades más primitivas. Si bien es cierto, durante milenios probablemente la única unidad básica fue la familia, lentamente se fueron desarrollando otras estructuras grupales, en razón de exigencias de subsistencia, convivencia, trueque, inmigración, guerra, comercio, etc.

La mayor parte del tiempo lo pasamos en contacto con diversas organizaciones. Nacimos en una organización: la familia, una clínica o el hospital. Como estudiantes, hemos estado en relación con organizaciones docentes. Como miembros de una comunidad, nos rigen ciertas organizaciones

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municipales y estatales. Como adultos trabajadores, ocupamos puestos de trabajo en organizaciones productivas de bienes y servicios. En suma, las organizaciones están en todas partes como una realidad social, entrelazadas íntimamente con nuestras vidas. Por esto, quien desea comprenderlas, en sus comportamientos y en sus cambios, con mayor razón aún quien aspira administrarlas, necesita conocer la teoría organizacional, para comprender mejor las teorías administrativas y estar en condiciones de poder ejercer, con mayor eficacia, la práctica de la administración.

Si queremos hacer un estudio de las organizaciones, de sus propósitos y sus características, es necesario en primer término ponernos de acuerdo en una definición que nos permita una conceptualización uniforme, por lo menos para el propósito de este curso. La definición que utilizaremos, sin pretender que ella sea la única válida, se basa en cinco hechos comunes a toda organización:

1.- Una organización siempre incluye personas;2.- Estas personas deben estar involucradas unas con otras, a través de

interacciones;3.- Todas las personas que integran la organización tienen objetivos propios,

que en gran medida motivan sus acciones; ellas esperan que su participación en la organización les facilite la consecución de sus propios objetivos;

4.- Las interacciones deben estar descritas y ordenadas en alguna forma de estructura;

5.- Las interacciones que se producen en las organizaciones también deben ayudar a alcanzar objetivos mancomunados o comunes, que son los objetivos de la organización.

En suma, las personas miembros de una organización, a través de interacciones armónicas, trabajan por alcanzar los objetivos mancomunados organizacionales, con el fin de alcanzar sus propios objetivos personales.

En consecuencia, diremos que: "una organización es un proceso estructurado en el cual interactúan personas para alcanzar objetivos mancomunados y objetivos personales" Hicks.

Al definir así las organizaciones, es necesario detenerse a reflexionar sobre algunos aspectos:

- Las organizaciones son entidades dinámicas; sus componentes están involucrados en una trama de relaciones e interacciones que dan origen a funciones o procesos; la realidad vital y funcional de una organización es, sin duda, mucho más que las líneas de relación y dependencia que aparecen en un organigrama;

- Los procesos que ocurren en una organización deben estar estructurados en forma armónica, a objeto de mancomunar esfuerzos y recursos; un torbellino de acciones, sin hilo vertebrador y sin la debida integración, en el cual unas acciones puedan frenar o anular otras, no conduce a la eficacia;

- Los miembros de una organización, por el hecho de afiliarse a ellas, no se despersonalizan; continúan siendo seres humanos que poseen objetivos

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propios y luchan por alcanzarlos; no obstante, en una organización es imprescindible que los objetivos personales sean a lo menos compatibles -no necesariamente idénticos- con los objetivos de la entidad en su conjunto, pero en ningún caso deberían ser opuestos.

En esta óptica, existirá eficacia organizacional:

a) Si los objetivos personales son por lo menos compatibles con los objetivos organizacionales. A este respecto, es importante destacar que todo miembro de una organización tiene dos conceptos:- Un concepto acerca de sus propios objetivos personales en la

organización (¿qué espera la persona de su participación en la organización?; y

- Un concepto de los objetivos de la organización (¿Cómo percibe la persona los fines de la organización?).

Ambos conceptos deben ser compatible.

b) Si los conceptos individuales acerca de los objetivos de la organización, se integran en un todo mancomunado. No puede existir eficacia organizacional si cada miembro tiene una visión diferente de los objetivos de la organización; es imprescindible que las personas miembros compartan un concepto mancomunado y general de estos objetivos.

c) Si todo los elementos de la organización: recursos humanos (Y sus habilidades para planificar, definir estructuras, dirigir, motivar, tomar decisiones, controlar) y recursos no humanos (Materiales, técnicos, financieros, legales) se administran racionalmente para alcanzar los objetivos.

Si bien es cierto, el elemento núcleo de una organización está representado por personas interactuando, siendo ésta la condición necesaria y suficiente para la existencia de una organización, las organizaciones poseen otros elementos no humanos, que también son importantes para su efectividad. No obstante, son elementos humanos los que hacen operante a los elementos no humanos.

Warren G. Bennis, sostiene que todas las organizaciones, como consecuencia de su vida organizada, tienen problemas comunes para alcanzar con eficacia sus objetivos. Se refiere a cinco problemas fundamentales:

- Primer problema: ¿Cómo integrar las necesidades de la organización (para alcanzar sus objetivos) con las necesidades de las personas?.

- Segundo problema: ¿Cómo asegurar una adecuada cooperación entre personas y grupos y prevenir conflictos destructivos?

En toda organización existen funciones especializadas, a cargo de personas o grupos, que requieren ser coordinadas en forma armónica.

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- Tercer problema:¿Cómo distribuir el poder y la autoridad en la organización?

La autoridad es indispensable para coordinar las funciones especializadas; pero la concentración del poder en unos pocos puede conducir a la alienación y coartar la iniciativa de mucha gente.

- Cuarto problema: ¿Cómo adaptar la organización a los cambios del ambiente?Toda organización pertenece a un macro-ambiente, con el cual interactúa;

en consecuencia, influye en él y, a su vez, es influida desde el exterior.

- Quinto problema: ¿Cómo revitalizar las organizaciones cuando ellas se enferman?

Toda organización se enferma cuando no logra resolver debidamente cualquiera de los cuatro problemas anteriores. Algunos síntomas de enfermedad organizacional puede ser: la apatía, el bajo nivel de participación, la alienación, la negligencia, etc.

Problemas como los expuestos por W. Bennis, son los que competen resolver a la práctica de la administración, lo que demanda del administrados moderno un profundo conocimiento de las teorías organizacionales, que lo habiliten para tener una visión comprensiva de la complejidad de los comportamientos y los cambios en la organización.

¿Tendrán todos los integrantes de una organización la misma percepción de los objetivos institucionales?¿Estarán afiliados a la organización en razón de idénticos objetivos personales?

Si reflexionamos en torno a esta interrogantes concluiremos que, en muchos casos, el origen de conflictos, desajustes e incomprensiones que surgen al interior de una organización entre sus miembros radica en que:- No existe claridad de los objetivos mediatos e inmediatos de la

organización, o bien sus miembros poseen distintas percepciones de ellos;- La afiliación de los integrantes responde a distintos objetivos personales

(remuneración, satisfacción vocacional, búsqueda de poder, status social, etc,) o a diferentes escalas de priorización.

Sin duda, una organización tiene una base más sólida cuando:- Todos sus integrantes comparten una visión unívoca de los objetivos

institucionales; y- Cada integrante conoce y respeta los objetivos personales de los demás,

sobrentendiéndose que ellos son compatibles con los objetivos de la organización.

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