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ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTROS
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: AR-CP-01 Versión:3
Fecha de aprobación: 15/03/2016
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OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE:
Gestionar los procesos de admisión de estudiantes desde el ingreso hasta la graduación, garantizando el uso y disposición de los sistemas informativos a nivel interno y externo.
Desde la inscripción, admisión, matricula, registro académico y control de la información del usuario hasta su graduación.
Jefe de Admisiones y Registro
INDICADORES:
Eficacia / Operativos (Número de aspirantes admitidos en el periodo académico / total de inscritos) * 100. Cobertura de matriculados en primer curso/ Total de Matriculados. (# certificados entregados oportunamente / # de certificados solicitados) * 100
Eficiencia Número de historias académicas actualizadas/ Total de historias existentes.
Efectividad/Impacto Porcentaje de incremento en el rendimiento en Pruebas Censales. Número de estudiantes graduados/ Total de matriculados*100.
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Fecha de aprobación: 15/03/2016
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Plan estratégico Lineamientos institucionales DP-PR-01 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Acción
P
Elaborar el plan de acción del proceso de acuerdo con el plan estratégico y los lineamientos institucionales
Jefe de Admisiones y Registro
Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
DP-PR-02 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de los Mapas de Riesgo.
P
Establecer el mapa de riesgos del proceso de acuerdo con los lineamientos institucionales.
Jefe de Admisiones y Registro
Mapa de riesgos del proceso en el formato DP-FO-02
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Direccionamiento y planeación Institucional, Ministerio de Educación Nacional.
Normatividad vigente
Lineamientos Institucionales, lineamientos C.N.A.
P Formular estrategias y políticas en materia de admisión de estudiantes.
Líder del proceso P.E.I: Políticas y lineamientos para la admisión de estudiantes.
Comunidad Académica Comunidad en general
Ministerio de Educación Nacional. Alta Dirección Gestión Académica
Requisitos de Ley e Institucionales
P
Establecer los criterios de admisión de aspirantes a la Institución.
Jefe de Admisiones y Registro
AR-PO-01 Políticas En Materia De Admisión De Estudiantes AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción, Y Admisión De Aspirantes Técnicas y Tecnologías
Comunidad Académica
Gestión Académica
Calendario Académico Listado de Docentes Activos
P Planear el proceso de Admisión y Matricula para cada convocatoria
Jefe de Admisiones y Registro
AR-FO-23 Logística Proceso de Admisión AR-PT-01 Protocolo Prueba de Admisión Música AR-PT-02
Comunidad académica
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas
Calidad y mejoramiento continuo
Requisitos de norma
P
Establecer los procesos para la administración y el control de la propiedad del cliente.
Líder de Procesos
AR-PR-03 Administración y Control de Hojas de Vida de los Estudiantes
Comunidad académica
Tesorería Aspirantes de Técnica y Tecnología Software Académico
Preinscripción en la página Web Recibo de Caja por concepto de Pago de Formulario Documentación Requerida para Hoja de Vida
H Inscribir Nuevos Aspirantes.
Jefe de Admisiones y Registro
Programación del Examen de Admisión Formulario de Inscripción
Aspirante Admisiones y Registro
Admisiones y Registro Psicóloga encargada de prueba psicotécnica
Listado de estudiantes inscritos por programa
H Realizar el proceso de Admisión
Jefe de Admisiones y Registro
Listado de Aspirantes por programas GD-FO-16 Formato de Asistencia AR-FO-02 Prueba
Docentes encargados de apoyar el proceso de admisiones Psicóloga encargada de
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Decanos de cada programa
de Admisión Tipo I AR-FO-06 Prueba de Admisión Tipo II Horarios de Atención a prueba psicotécnica
prueba psicotécnica Admisiones y Registro Aspirante
Admisiones y Registro Psicóloga encargada de prueba psicotécnica Decanos de cada programa
Resultado de las pruebas de Admisión
H Consolidar resultados, publicación de admitidos
Jefe de Admisiones y Registro
Tabulación General de las tres pruebas. AR-FO-03 Lista de Admitidos
Consejo Académico
Estudiante Admisiones y Registro Tesorería
Recibo de pago por concepto de matricula
H Formalizar la matrícula Académica
Admisiones y Registro
Comprobante de Matricula Sticker en carné
Estudiante Admisiones y Registro
Admisiones y Registro Líder Software Académico
Listado de estudiantes matriculados por programas y por grupo
H
Entregar Usuarios y contraseñas para el ingreso de estudiantes nuevos al software académico
Admisiones y Registro
Usuario y contraseña
Estudiante
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
H Elaborar informe de matriculas
Admisiones y Registro
Informe de Matricula Listados
MEN Rectoría Vicerrectoría Académica Decanos Vicerrectoría Administrativa y financiera
Estudiante
Solicitud de adición y cancelación de unidades de formación Solicitud de Cancelación del semestre Recibo de Caja y Solicitud del Certificado Académico
H
Realizar proceso de cancelación de materia
Auxiliar Admisiones y Registro
AR-FO-15 Solicitud Cancelación de asignaturas o Cancelación de Semestre Certificados Académicos
Estudiante, Admisiones y Registro
Realizar proceso de cancelación de semestre
Realizar Certificados Académicos
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Oficina de Prácticas y Virtualidad
Listado de estudiantes aspirantes para realizar las prácticas.
H
Entregar información que proporciona la plataforma sobre los estudiantes que matricularon práctica profesional.
Jefe de Admisiones y Registro
Listados de estudiantes que cumplen los requisitos para la realización de la práctica profesional.
Oficina de Prácticas y virtualidad Proceso de Gestión Académica
ICFES Comunicaciones
Cronograma y requisitos de Inscripción y matricula a las pruebas SABER-PRO
H
Difusión en páginas web de cronograma y requisitos para la presentación de las pruebas SABER-PRO
Jefe de Admisiones y Registro Comunicaciones
Cronogramas y Requisitos
Oficina de Comunicaciones, Admisiones y Registro
Admisiones y Registro
Listado de estudiantes que cumplen con los requisitos para presentar las pruebas SABER-PRO
H
Preinscribir en la plataforma ICFES, los programas académicos que tienen estudiantes que cumplen requisitos para presentar la prueba censal.
Admisiones y Registro
Constancia de preinscripción Instructivo de pago
Vicerrectoría Académica Estudiante
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ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Estudiante Recibo de Pago H
Inscribir Estudiantes en plataforma ICFES para la PRUEBA SABER PRO
Admisiones y Registro
Citación a la prueba
Estudiante
Decanos Bibliotecólogo Vicerrector Administrativo y Financiero Vicerrectora Académica Admisiones y Registro Coordinador de practicas Secretaria Académica
Formato de Paz y Salvo Recibo de pago derecho de grados
H
*Teniendo en cuenta las fechas registradas en el calendario académico, recibir documentación completa con los requisitos de grado. *Realizar informe de Hojas de Vida de estudiantes aptos para graduación.
Jefe de Admisiones y Registro
Listado de Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación AR-FO-22 Listado de Graduandos
Secretaria Académica
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01
V
Hacer seguimiento trimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso
Jefe de Admisiones y Registro
Informe de gestión del proceso. Seguimiento y monitoreo en el formato DP-FO-01
Proceso de Direccionamiento y Planeación Institucional
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Mapa de riesgos del proceso en el formato DP-FO-02
V
Hacer seguimiento al menos trimestral al mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación.
Jefe de Admisiones y Registro
DP-FO-02 Mapa de riesgos con seguimiento
Proceso de direccionamiento y planeación institucional
Admisiones y Registro
Listado de Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación
V
Verificar con la lista de chequeo los documentos de la hoja de vida.
Jefe de Admisiones y Registro
Lista de Chequeo de Verificación de Hojas de Vida
Admisiones y Registro Secretaria Académica
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: AR-CP-01 Versión:3
Fecha de aprobación: 15/03/2016
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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA
ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE
Proceso de evaluación y control
Resultados de auditorías internas y externas
A
Identificar e implementar acciones correctivas y preventivas del proceso
Jefe de Admisiones y Registro
Plan de mejoramiento EC-FO-08
Proceso de evaluación y control
Proceso de Admisiones y Registro
Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo
Mapa de riesgos con seguimiento
MC-FO-01 Formato de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora
Proceso de calidad y mejoramiento continuo
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Fecha de aprobación: 15/03/2016
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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY MECI NTCGP 1000:2009
ISO 9001:2008 DE LA INSTITUCIÓN
Constitución Política de Colombia de 1991: Articulo 69 LEYES: Ley 30 de 1992 Educación Superior. Ley 749 de 2002 organiza el servicio público de la educación superior en las modalidades de formación técnica profesional y tecnológica. Ley 1188 de 2008 Registro calificado de los programas de Educación Superior DECRETOS: Decreto 1767 de junio 2 de 2006. Decreto 4968 de Diciembre 23 de 2009. Decreto 1075 de 2015. RESOLUCIONES: Resolución 1780 de marzo 18 de 2010. ACUERDOS:
2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación
7.2.2 Revisión de los requisitos del servicio 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.5.4 Propiedad del cliente 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas
Acuerdos del Consejo Directivo Resoluciones Rectorales Decisiones del Consejo Académico
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Código: AR-CP-01 Versión:3
Fecha de aprobación: 15/03/2016
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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO
LEY MECI NTCGP 1000:2009
ISO 9001:2008 DE LA INSTITUCIÓN
Acuerdo 02 de 2012 Apreciación de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional. LINEAMIENTOS Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013. Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional Guía CNA tercera edición.
RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO
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Sistema de información Archivo para el almacenamiento de las historias académicas de los estudiantes Mobiliario y computador
PROCEDIMIENTOS AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción y Admisión de Aspirantes Técnicas y Tecnologías AR-PR-02 Asesoría y Matrícula AR-PR-03 Administración y Control de Hojas de Vida de los Estudiantes AR-PR-05 Grados POLÍTICAS AR-PO-01 Políticas en Materia de Admisión de Estudiantes INSTRUCTIVOS AR-IN-01 Instructivo de Ingreso al Software Académico para Estudiantes PROTOCOLOS AR-PT-01 Protocolo Prueba de Admisión Música AR-PT-02 Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas
REGISTROS ASOCIADOS AL PROCESO
FORMATOS AR-FO-02 Prueba de Admisión Tipo I AR-FO-03 Lista de Admitidos AR-FO-04 Encuesta de Satisfacción de Servicio e Información al Cliente AR-FO-05 Control Certificados de Estudio AR-FO-06 Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-08 Asesorías y Matriculas AR-FO-09 Hoja de Control Historial Académico AR-FO-12 Identificación de Carpetas Hojas de Vida AR-FO-13 Solicitud de Reingreso AR-FO-15 Solicitud Cancelación de Asignaturas o Cancelación de Semestre AR-FO-17 Paz y Salvo para Graduando AR-FO-19 Control Venta de Formulario
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AR-FO-20 Hoja de Respuestas Prueba de Admisión Tipo I AR-FO-21 Hoja de Respuestas Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-22 Listado de Graduandos AR-FO-23 Logística Proceso de Admisión
REGISTRO DE MODIFICACIONES
VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN
3 15/03/2016 Objetivo Se ajusta el objetivo para dar incluir todas las actividades que realiza el proceso.
Redacción y ajuste de entradas, proveedores, salidas y registros.
Se ajustan las actividades del proceso, actualizando las formas del registro.