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ESQUEMA
1. Introducción
2. Objetivos
2.1. Objetivo General
2.2. Objetivo Específico
3. Costo del Rediseño
4. Terminología utilizada
4.1. Presupuesto
4.2. Estructura de costo
4.3. Elementos de costo
4.4. Carta presupuestaria
4.5. Código presupuestario
4.6. Estructura del código presupuestario
4.7. Centro de costo
4.8. Clave departamental
4.9. Tipo de presupuesto
4.10. Consecutivo
4.11. Tareas
4.12. Elemento de costo
4.13. Cuenta financiera
5. Elementos del costo de la industria petrolera
6. Conformación de la estructura de control de costos
6.1. Indicadores del proceso presupuestario
6.2. Renglones por códigos presupuestarios
7. Proceso de formulación del presupuesto
8. Descripción por área de responsabilidad del proceso de formulación
del presupuesto
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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9. Distribución deficiente del presupuesto de labor
9.1. Estrategias
9.2. Acción
10. Nivel de pericia
10.1. Estrategia
10.2. Acción
11. Demoras en la entrega de información
11.1. Estrategia
11.2. Acción
12. Dificultad en la obtención de registros reales de consumo.
12.1. Estrategia
12.2. Acción
13. Deficiencias en la estructura actual de costos
13.1. Consideraciones generales
13.2. Estructura de costos
13.3. Estrategia
13.4. Acción
14. Características de los nuevos renglones
14.1. Informática y telecomunicaciones
14.2. Administración central
14.3. Cargos y créditos por servicios prestados
15. Rediseño de la estructura de costo
16. Secuencia y relación de asignación de costo
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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17. Metodología seguida para las asignaciones de costo
17.1. Servicios industriales
17.2. Mantenimiento
17.3. Apoyo operacional
17.4. Gerencia técnica
17.5. Protección integral/prevención y control de pérdidas
17.6. Seguridad en los procesos
17.7. Control de procesos
17.8. Informática y telecomunicaciones
17.9. Costos generales
17.10. Administración
17.11. Mantenimiento general
17.12. Otros costos generales
18. Técnica de evaluación (Diagrama Causa-Efecto)
18.1. Estrategia
18.2. Acción
19. Técnica de evaluación (Técnica de Costo basado en Actividades)
19.1. Estrategia
19.2. Acción.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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1. INTRODUCCIÓN
Luego de realizar el análisis de la situación actual, en el cual se determinaron
las causas inmediatas que no permitían obtener el costo detallado por plantas, se
procedió a definir las estrategias necesarias y acciones de mejoramiento del proceso.
Cuando se habla de mejoramiento del proceso se hace referencia de la primera
aproximación a su estado óptimo, debido que a medida que transcurre el tiempo y con
la aplicación de mejoramiento continuo este proceso seguirá adaptándose a los
cambios organizacionales y del entorno.
Se pretende con el siguiente rediseño introducir mejoras en el Control de
Costos del proceso de Refinación, permitiendo hacer una distribución justa de los
costos por cada planta, para darle una herramienta al responsable de estos activos
(Jefes de Plantas) que le permita tener un óptimo seguimiento y control de los costos
en que se incurren por la operación de la misma.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
Establecer un eficiente sistema de distribución de costos indirectos por plantas
del Centro Refinador Paraguaná.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
•• Introducir mejoras en el control de costos indirectos del proceso de refinación del
Centro Refinador Paraguaná.
•• Determinar los requerimientos de insumos reales del Centro Refinador Paraguaná
•• Establecer una estructura de costo que dará como resultado una data confiable y
oportuna para la toma de decisiones.
•• Ajustar los costos incurridos por las plantas considerando los nuevos costos
indirectos.
•• Fortalecer el control y seguimiento de los costos indirectos incurridos en las
diferentes plantas
•• Mantener al personal Técnico-Administrativo involucrado en la asignación,
control, y seguimiento de los costos indirectos.
•• Proporcionar al recurso humano una herramienta eficiente de seguimiento y
control de los costos indirectos.
•• Asegurar un correcto y racional uso de los recursos financieros.
•• Garantizar la continuidad de las actividades de la industria.
3. COSTO DEL REDISEÑO
El presupuesto del costo del rediseño no incurrirá en estimaciones de dinero
adicional, esta situación será llevada a cabo directamente por el Jefe de Costos, bajo
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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la supervisión de todas las unidades integrantes de la Gerencia de Fianzas, no se
realizará contratación de nuevo personal así como servicios de terceros, en todo caso
existe la incorporación de nuevas tareas en el itinerario del jefe de costo, por motivo
de la necesidad de establecer un eficiente sistema de distribución de costos indirectos
por plantas, los encargados del análisis de los cambios propuestos efectuarán
reuniones con las demás gerencias para exponer el impacto de los cambios, con la
finalidad de conocer cada modificación de la estructura de costos indirectos. Por este
motivo el costo del rediseño no incurre en costos adicionales.
4. TERMINOLOGÍA UTILIZADA
Antes de iniciar la explicación del Rediseño del sistema de distribución de
costos, es necesario tener conocimiento sobre la terminología utilizada ya que se
presentan constantemente en la estructura del sistema que se desea recomendar:
4.1. PRESUPUESTO
Según Charles T Horngren y George Foster (1991, p. 157) considera
presupuesto como la expresión cuantitativa de un plan de acción y una ayuda a la
coordinación y la ejecución
Por otro lado Polimeni, Ralph S. (1996, p. 345) establece que presupuesto es
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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una expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el
progreso hacia el logro de tales objetivos. Para que sea efectivo debe estar bien
coordinado con la gerencia y los sistemas de contabilidad.
4.2. ESTRUCTURA DE COSTO
Es la recopilación de datos de costo en alguna forma organizada y por medio
de alguna clasificación “natural” a menudo auto descriptivo, tales como materiales,
mano de obra, entre otras. George Foster (1996, p. 27)
4.3. ELEMENTOS DE COSTO
Según Ralpth S. Polimeni (1996, p. 12) los elementos del costo de un
producto o sus componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los
costos indirectos de fabricación.
4.4. CARTA PRESUPUESTARIA
Reporte que presenta el monto de las partidas presupuestarias y lo gastado a
una fecha determinada por cada gerencia según el código presupuestario, lo que
permite un mejor control y seguimiento de cada uno de los presupuestos de gastos del
Centro Refinador Paraguaná.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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4.5. CÓDIGO PRESUPUESTARIO
Tiene como objeto simplificar el proceso de codificación de aquellas cuentas
de gastos e inversiones sujetas al control presupuestario, es decir, gastos operativos
de la empresa. Ejemplo de Código Presupuestario de labor: (AA45AFAA0100)
AA 45 A FA A0100
4.6. ESTRUCTURA DEL CÓDIGO PRESUPUESTARIO
El código presupuestario presenta una estructura compuesta por cinco (5)
campos que son: Centro de Costo, Clave departamental, Tipo de presupuesto,
Consecutivo y Tarea.
4.7. CENTRO DE COSTO
Representa la unidad física administrativa de agrupación de gatos de más bajo
nivel, a la cual incurren diferentes departamentos que realizan actividades con un
objeto común. En el caso del complejo destilación los centros de costos que
identifican cada una de sus plantas son:
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Centro de Costo Plantas
AA
AB
AC
AD
AE
AF
AJ
AH
AK
C8
Destiladora 1
Destiladora 2
Destiladora 3
Destiladora 4
Alto vacío 2
Alto vacío 3
Planta de gas
Tratadora de kerosene
Planta sistema de enfriamiento residuo
Desalador
4.8. CLAVE DEPARTAMENTAL
Identifica la Unidad Organizativa de más bajo nivel que realiza el gasto y que
tiene asignada la responsabilidad presupuestaria. Este campo está constituido por 2
caracteres alfanuméricos. En el costo del complejo destilación la clave departamental
que lo identifica es: (45)
4.9. TIPO DE PRESUPUESTO
Identifica las características presupuestarias, es decir, califica el presupuesto
afectado por la transacción financiera. Este campo consta de un carácter
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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alfanumérico. En el caso de la Gerencia de operaciones (el proceso productivo de
plantas) el tipo de presupuesto afectado es: (A)
4.10. CONSECUTIVO
Establece una relación uno a uno entre la cuenta financiera y el Código
presupuestario, es decir, identifica la cuenta financiera a nivel de cada operador. Este
campo consta de dos (2) posiciones alfanuméricas. En el caso del complejo
destilación los consecutivos se clasifican en:
Consecutivos Actividad
FA
FW
JP
FP
FN
Labor
Servicios Industriales
Materiales Químicos
Materiales Generales
Caja Contratos
Combustible Comprado
Combustible Propio
4.11. TAREAS
Contienen el nivel de detalle (no contemplado en la cuenta financiera)
necesario para garantizar la emisión de los reportes de costos, cédulas financieras,
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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entre otros. Así como el nivel de detalle de control requerido por el operador /
ejecutor. Este campo consta de (5) posiciones y los valores están determinados por el
tipo de presupuesto y la cuenta financiera. Un ejemplo de tarea es: en el caso de la
labor, se expresa con la tarea : A0100
4.12. ELEMENTO DE COSTO
Proporciona un detalle de la naturaleza de los gastos relacionados con una
actividad, sub-actividad o proyecto de Inversión. Por ejemplo:
Actividad Elemento de Costo Sub-Actividad
Labor 11 Nómina Diaria
12 Nómina Personal
13 Nómina Mayor
4.13. CUENTA FINANCIERA
Es una parte de la cuenta corporativa que comprende el mayor y el sub-mayor
y es en ella donde se registran todos los movimientos que afectan al balance y al
estado de ganancias y pérdidas.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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5. ELEMENTOS DEL COSTO DE LA INDUSTRIA PETROLERA
v Costos Básicos : según la empresa PDVSA, los costos básicos son todas aquellas
erogaciones que se realizan directamente para obtener o realizar una actividad.
Manual del presupuesto PDVSA. S.A., (1997, p. 62), para (PDVSA) S.A., los
costos básicos están determinados por:
•• Sueldos: Nómina menor, nómina especial y nómina mayor.
•• Salarios: nómina diaria
•• Beneficios a trabajadores
•• Servicios y contratos: Gastos reembolsables, autos alquilados, contratos de
reparación y mantenimiento, honorarios profesionales, alquiler de equipos, entre
otros.
•• Combustibles y lubricantes: Combustible, lubricantes y combustible gas.
•• Materiales
•• Otros Costos básicos: Donaciones otros.
v Costos Distribuidos: Son todos aquellos desembolsos que se imputan
indirectamente al costo del producto o actividad generalmente proviene por
prestación de servicios a terceros.
Manual del Presupuesto PDVSA (1997, p. 64), para (PDVSA) S.A. los costos
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distribuidos son:
•• Electricidad
•• Vapor
•• Gas
•• Asistencia Tecnológica
•• Mantenimiento
•• Combustible comprado
•• Talleres
•• Transporte terrestre
•• Labor indirecta
6. CONFORMACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL DE
COSTOS
La Estructura que controla los Costos del Centro Refinador Paraguaná es, la
Carta Presupuestaria, esta surge del proceso de formulación del presupuesto descrito
próximamente y está conformada por los siguientes elementos:
- Indicadores del proceso presupuestario
- Renglones por códigos presupuestarios
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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6.1. INDICADORES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO
Los indicadores del proceso, se utilizan para comprobar la existencia de las
desviaciones del presupuesto y aparecen reflejados en la Carta presupuestaria.
A continuación se definen cada uno de los indicadores del proceso y a su vez
se describe la forma en que se logra la medición del mismo.
• Plan (P): Es la planificación sobre el comportamiento mensual de los gastos,
durante el ejercicio presupuestario. Por lo general se toma el presupuesto anual y
se distribuye linealmente. Este indicador refleja la relación directa de la cantidad
que debe gastarse en el periodo transcurrido y tiene carácter acumulativo por cada
elemento de costo.
• Variación (Var): Este indicador refleja la diferencia entre los gastos reales y la
cantidad planificada para gastar (estimada). Si el resultado de la diferencia es
negativo se está bajo gastado, es decir, que está gastando menos que la cantidad
prevista. Si el resultado es positivo se está sobre gastado, es decir, se está
gastando más de lo que se tenía estimado.
• % de Ejecución (% EJE): Es la relación porcentual que existe entre los gastos
reales y la cantidad presupuestada original por cada elemento de costo.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
102
6.2. RENGLONES POR CÓDIGOS PRESUPUESTARIOS:
Los renglones reflejados en la Carta Presupuestaria, presentan los costos
operativos del proceso de refinación. Cada uno de éstos renglones están clasificados
por códigos presupuestarios.
Los renglones están clasificados de la siguiente forma:
• LABOR: Refleja el costo de la mano de obra presupuestada en las plantas. Está
dividida en: Nómina Diaria, Nómina Personal y Nómina Mayor.
• MATERIALES: Refleja el costo de los materiales utilizados en la operación de las
plantas. Están divididos en Materiales Químicos y Materiales Generales
• COMBUSTIBLE: Refleja el costo de los combustibles necesarios para la
operación de las plantas. Están divididos en: Gas Propio, Gas Comprado, Gasoil
y Maroil.
• CONTRATOS: Refleja el costo de los gastos generales necesarios para la
operación de las plantas. Están divididos en Caja, Contratos.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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7. PROCESO DE FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
El proceso de formulación del presupuesto tiene como misión principal
programar, en términos de dinero, las actividades a ejecutar con la organización para
alcanzar determinadas metas y que sirve como instrumento de planificación,
coordinación y control de funciones.
La programación del presupuesto se efectúa por periodos definidos de un año,
es decir, por periodos fiscales. Al igual que cualquier otro proceso contempla otros
subprocesos que son: Formulación, Aprobación, Ejecución y Control; estas están bien
estructuradas y definidas conteniendo todas las actividades y recursos que permitan
su desarrollo.
Estas etapas son estrictamente secuenciales donde primero se desarrolla la
fase de Formulación (Actividades, Frecuencias y Costos), luego se desarrolla la fase
de aprobación (A nivel de Junta Directiva / Presupuesto corporativo de la Gerencia),
la fase de ejecución (Sistema para la creación de órdenes de trabajo) y por último la
fase de control (Revisión / Reprogramación / Transferencia) que se realiza tantas
veces como sea necesario para tomar las medidas correctivas pertinentes a los
cambios de la gestión de la empresa.
A continuación se describe con más detalles cada una de las fases:
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
104
• Formulación: Es la expresión o manifestación formal de los estimados
monetarios para ejecutar acciones operativas en forma organizada destinadas al
logro de los objetivos previamente trazados y cuantificados en estimados
monetarios. Estas acciones son informadas por cada uno de los departamentos
dándoles a conocer su participación, mediante instrucciones para lograr objetivos
operacionales, las propuestas que son de competencia, los programas y acciones a
seguir. Todos éstos presupuesto por departamentos son sometidos para su
aprobación y consolidación dando su origen al presupuesto maestro.
El presupuesto se formula por cada gerencia. Una vez definidos los
lineamientos establecidos por P.D.V.S.A., en cuanto a políticas y directrices que
persigue la empresa para optimar y utilizar mejor los recursos tanto materiales como
humanos, se procede a la elaboración o formulación presupuestaria. La formulación
del presupuesto es un proceso en el cual el personal de cada área define todas y cada
una de las actividades que se deben ejecutar para mantener en buenas condiciones de
operatividad los equipos / plantas de la refinería, garantizan su disponibilidad y
confiabilidad. En esta etapa se debe indicar las cantidades de dinero presupuestadas
por cada mes del periodo, tomando en consideración los elementos de costos, como
son: materiales, equipos, fuerza hombre, que serán utilizados en las actividades
previstas para el año a presupuestar.
• Aprobación: La fase de aprobación comienza a partir de la notificación oficial de
PDVSA, sobre los montos aprobados del presupuesto sometido tanto de
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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inversiones como de gastos, con la delegación de presupuesto aprobado (Techos)
a los diferentes niveles de la estructura presupuestaria del Centro Refinador
Paraguaná, o sea, las Inversiones, Gerencia, Grupo de presupuesto, Clasificación,
Código Presupuestario, Elementos de costos y por último los Renglones con ésta
información, presupuesto corporativo alimenta en el sistema los techos
divisionales e informa a presupuesto divisional.
• Ejecución: Es la acción de administrar los recursos mediante la cual se logra que
los fines, estrategias y políticas de la empresa sean apreciados y comprometidos
con agudeza por cada uno de los participantes, estableciéndose las bases de una
combinación administrativa mediante la cual van a lograrse o superarse todos los
planes.
• Control: La fase de control comienza simultáneamente con la desaprobación. En
ella se da la apertura masiva de cuentas en mayor financiero y el pase e
interacción con el sistema de presupuesto; se controlan los desembolsos y los
gastos a partir de la validación de los comparativos, se actualiza estructura,
cuentas, terminales, unidades físicas reales y porcentajes de avance.
• Revisión / Reprogramación: La necesidad de revisar los códigos Presupuestarios,
tanto de Gastos como de Inversiones, parte del análisis de los resultados de la
gestión que demanda medidas correctivas, motivado a cambios en las actividades
planificadas en el entorno económico o bien en las premisas utilizadas para la
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
106
formulación del presupuesto original.
8. DESCRIPCIÓN POR ÁREA DE RESPONSABILIDAD DEL
PROCESO DE FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO
En primer lugar, P.D.V.S.A. emite los lineamientos para la formulación del
presupuesto, teniendo como ente receptor inmediato a la Gerencia de Finanzas del
Centro Refinador Paraguaná, luego lo distribuye a las Unidades de Administración
que a su vez será el órgano divulgador a todas las Superintendencias, donde
finalmente llegarán a los responsables de los activos, vale decir, a los Jefes de Planta.
Para comenzar a realizar la formulación, es necesario que el responsable de
ejecutar dicha actividad, tenga un entrenamiento previo. Este entrenamiento es
dictado por la Gerencia de Finanzas bajo la responsabilidad de la Superintendencia de
Presupuesto. Posterior a este entrenamiento se estima el presupuesto del Complejo,
correspondiente al año presupuestario en unidades físicas, esta información
(preliminar) es entregada a la Superintendencia del área para su revisión, el cual, la
envía a la respectiva unidad de administración.
Las diferentes unidades consolidan la información suministrada, a través, del
cálculo de costos a partir de las unidades físicas y costos unitarios de los mismos. Por
otro lado, se encarga de hacer la distribución en unidades monetarias nacional
(bolívares) y moneda extranjera (dólares) para aquellos rubros que aplique. La
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
107
Unidad de Administración valida esta información con los superintendentes de los
Complejos y luego envía a la Gerencia de la Unidad donde se somete a una revisión
antes de la presentación ante la Gerencia General, donde se discute y realizan ajustes
(si aplica), luego el estimado del presupuesto, es presentado al comité operativo de
P.D.V.S.A., donde se discute su aprobación final.
Una vez aprobado el presupuesto final, las cifras definitivas son enviadas a la
Gerencia General, donde es transferida a la Unidad de Administración, la cual se
encarga de discutirla a cada área para su posterior carga en el Sistema de presupuesto
del Centro Refinador Paraguaná. Observar el proceso con más detalle en el anexo 5 y
6.
9. DISTRIBUCIÓN DEFICIENTE DEL PRESUPUESTO DE
LABOR
Esta situación es debido a que el presupuesto de labor mantenimiento está
reflejada en otros centros de costo, siendo absorbidos en su totalidad por la gerencia
de mantenimiento sin presentar distribución alguna hacia los restantes centros de
costos.
9.1. ESTRATEGIAS:
Establecer el presupuesto de labor de acuerdo al personal que labora en cada
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
108
planta, determinando un estimado de tiempo que le dedique cada hombre (por
nómina) a cada planta. Con el propósito de hacer una distribución lo más cercana a la
realidad del tiempo que le dedica cada trabajador a cada planta, calculando
porcentualmente, para poder asignarle el presupuesto a cada planta de acuerdo al
personal que labora en ella. De esta forma refleja el costo real de este renglón al
determinar el costo detallado por planta del complejo.
9.2. ACCIÓN
- Realizar la distribución de labor (por nomina) en la matriz previamente elaborada
según el complejo (destilación). Ver cuadro 2.
- En la figura Nº 5 se refleja como sale el reporte de labor con la actual distribución
de los costos de labor
- En la figura Nº 6 se refleja como saldría el reporte de labor posterior a la
modificación.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
110
REPORTE DE LABOR
ANTES DE LA MODIFICACIÓN
D UNI LUG CUA NOV IDENTI NOMBRE CUENTA PORC.
PADILLA R. JUAN B.
VARGAS C. ERNESTO
MEDINA S. DAVID R.
PUENTE T. CARLOS R.
GUANIPA P. ANTONIO
NOGUERA B. JUAN R.
PULGAR R. JAVIER
AJ45FAA0100
AJ45FAA0100
AJ45FAA0100
AJ45FAA0100
AJ45FAA0100
AJ45FAA0100
AJ45FAA0100
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
FIGURA 5
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
111
REPORTE DE LABOR DESPUES DE LA MODIFICACIÓN
D UNI LUG CUA NOV IDENTI NOMBRE CUENTA PORC.
PADILLA R. JUAN B. VARGAS C. ERNESTO MEDINA S. DAVID R. PUENTE T. CARLOS R. GUANIPA P. ANTONIO NOGUERA B. JUAN R. PULGAR R. JAVIER
AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100 AF45FAA0100 AE45FAA0100 AD45FAA0100 AC45FAA0100 AB45FAA0100 AA45FAA0100 AJ45FAA0100
14.00 21.00 20.00 17.00 10.00 10.00 8.00 14.00 13.00 15.00 13.00 16.00 11.00 16.00 14.00 13.00 15.00 13.00 18.00 11.00 16.00 14.00 13.00 15.00 13.00 18.00 11.00 16.00 14.00 14.00 16.00 12.00 16.00 11.00 17.00 17.00 14.00 16.00 12.00 16.00 11.00 14.00 23.00 15.00 16.00 10.00 13.00 9.00 14.00
FIGURA 6
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
112
10. NIVEL DE PERICIA
En cuanto al perfil necesario para asumir ese rol, la mayoría de las personas
cumplen con los requisitos mínimos para asumir la responsabilidad de rendir cuentas
por los costos incurridos en la unidad. Sin embargo el 16.67% presenta problemas.
10.1. ESTRATEGIA
- Formular programas de autoentrenamiento por parte de la gerencia de finanzas
para ser dictados a todo el personal involucrado en seguimiento y control de
costos por plantas; con la finalidad de garantizar el dominio de técnicas, métodos
y herramientas de contabilidad de costos, para así alcanzar la posibilidad de
poseer un control efectivo de los costos que se incurren en el proceso de
refinación.
10.2. ACCIÓN
- Ejecución de los programas de autoentrenamiento y análisis de los medidores de
desempeño para identificar las áreas con dificultad e iniciar programas de
mejoramiento continuo.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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11. DEMORAS EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN
Considerando que la entrega de información se lleva a cabo sin demoras dado
a la ejecución eficiente de los registros en línea SAP, no hay que descuidar el instante
en que estos datos son transcritos al sistema, el paso de transcribir los datos al sistema
debe cumplir con ciertos requisitos, tal es el caso de las órdenes de mantenimiento y
autorizaciones de pago que deben presentar: la firma, visto bueno y soportes por las
personas encargadas de llevar el control interno para velar y garantizar la
confiabilidad, oficialidad de los datos. Es aquí donde el 16.67% sostiene la existencia
de demoras.
11.1. ESTRATEGIAS
- Presentación de las órdenes y autorización de pagos, a control interno con
antelación suficiente, dado que una vez entregados se deben verificar, cada uno de
los datos.
11.2. ACCIÓN
- Registrar en las autorizaciones fecha de recibido y fecha de entregado por control
interno con la intención que el proceso se ejecute en el tiempo previsto
permitiendo la entrega de información necesaria a los analistas de costos.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
114
12. DIFICULTAD EN LA OBTENCIÓN DE REGISTROS REALES
DE CONSUMO.
La no utilización de medidores en la mayoría de las plantas para los servicios
industriales y de combustibles hace que no se puede obtener un registro histórico
confiable para ser utilizados en la estimación de dichos consumos a futuro.
Considerando que los servicios industriales se dividen en propios y
comprados, clasificándose de la siguiente manera:
- Aire comprimido
- Vapor (propio o comprado)
- Electricidad (propio o comprado)
- Agua salada (enfriamiento)
- Agua potable
- Agua del TAS (Tratados)
- Agua para caldera.
Nos permite visualizar de una forma rápida y oportuna los servicios que
consumen cada planta y determinan su origen (comprados o propios), con el objeto de
sincerar la estructura de costo al asignarle a cada planta el servicio industrial que
consume, cargando de esta forma, el costo real por este concepto.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
115
12.1. ESTRATEGIA
Recopilación histórica para determinar las cantidades (unidades físicas)
promedio de consumo, de cada centro de costo.
12.2. ACCIÓN
Registro de la distribución en la matriz (por unidades físicas) de los servicios
que consume. Ver cuadro 3.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
116
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
117
Atendiendo estas consideraciones la distribución de combustibles presenta la
misma división que los servicios industriales, sin embargo su clasificación es:
Propios:
- Gas de refinería
- LPG
- Gasoil
- Maroil
Comprados:
- Gas Pagline
- LPG Externo.
Para tal caso consideramos las mismas estrategias y acciones arrojando los
resultados en la matriz de distribución de combustible. Cuadro Nº 4.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
118
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
119
13. DEFICIENCIAS EN LA ESTRUCTURA ACTUAL DE COSTOS
Esta situación es debido a que dicha estructura no permite reflejar cabalmente
los costos indirectos por plantas. A continuación se establecen las condiciones
generales emitidas en el boletín de costos de refinación de Petróleos de Venezuela
que deben regir todas las refinerías del circuito nacional, con la intensión de describir
el proceso de costos de las plantas, para posterior ordenamiento, clasificación y
análisis de los datos recopilados, permitiendo lograr el rediseño de la estructura de
costo específicamente los costos indirectos.
13.1. CONSIDERACIONES GENERALES
Los costos de refinación se establecen a partir del punto de recepción de
hidrocarburos para procesar, sea éste por oleoducto o por muelle, y termina en el sitio
de embarque de productos en el muelle, entrega a tanques intermedios para llenaderos
de camiones y/o descarga de las bombas a los poliductos. Se incluyen los costos de
aquellas plantas ya instaladas que no están en proceso productivo, pero a las cuales se
les debe suministrar mantenimiento con la finalidad expresa de conservarlas en
adecuado estado de funcionamiento, para mantener disponible su capacidad
operativa.
Los costos asociados a las plantas identificadas en este boletín como parte del
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
120
proceso de refinación, deberán ser registrados como costos de la función refinación.
Asimismo, las operaciones típicas de refinación que se definen en este boletín,
cuya ejecución, por alguna circunstancia se contraten a otra unidad de negocio o a un
tercero, deberán registrarse como un costo de refinación y no como una compra de
bienes o servicios.
En la determinación del costo de Refinación, no se deben incluir los gastos
corporativos de unidades de apoyo y gestión que prestan servicio a distintas funciones
operativas, tales como Junta Directiva, Recursos Humanos, Jurídico, entre otros.
13.2. ESTRUCTURA DE COSTOS
A continuación se detallan los renglones que conforman la estructura de
Costos que permite elaborar el reporte Consolidado por Centro Refinador.
1. OPERACIONES
Incluye los costos incurridos en el funcionamiento y operación de las plantas,
instalaciones y/o equipos que se identifican con el procesamiento o manejo de
petróleo crudo y sus derivados, o con las plantas de servicios industriales.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
121
1.1.Proceso:
Labor: labor directa e indirecta correspondiente a las tareas realizadas durante el
proceso productivo, incluyendo las nóminas diaria, menor y mayor.
Labor directa: Incluye el Sueldo Básico, Bono Compensatorio y Ayuda de Ciudad.
Labor Indirecta: Prestaciones, Jubilaciones, Vacaciones, Utilidades, Tiempo de viaje,
Reacomodo y Transferencia.
Bienestar y Beneficios: Corresponde a los desembolsos efectuados por este concepto,
de acuerdo con la labor directa cargada al proceso productivo. En este renglón se
contemplará como Bienestar: el Seguro Social Obligatorio, Ley de Política
Habitacional, paro Forzoso, INCE. Los Beneficios; Comisariato, Sicoprosa, Fondo
de Ahorro, Seguros Funerarios y Otros Seguros de los trabajadores.
Materiales Generales: El costo de los materiales generales y lubricantes (no incluye
los envases para lubricantes) utilizados directamente en las operaciones, incluyendo
despachos de almacén, adquisición o fabricación de productos y materiales, excepto
los materiales de procesos, químicos, catalizadores y aditivos. Todos los materiales
que se usen, se valorizarán al costo registrado del material más los recargos propios
por administración y manejo de existencias que pueda efectuar la Unidad de Negocio
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
122
para aquellos materiales despachados de sus almacenes generales. Los materiales
comprados directamente para la operación se valorizarán al costo hasta su sitio de
entrega, incluyendo los fletes, seguros y costos de importación si los hubiere. Los
costos de manejo y transporte de los materiales desde el puerto hasta el almacén serán
cargados al material.
Contratos: Se refiere al costo de los servicios para la operación de las plantas por
terceros bajo contrato. Por ejemplo, personal de reemplazo de ingenieros de planta,
levantamiento general de la refinería, contratos de arrendamiento operacional o de
otro tipo (excluyendo los contratos de arrendamiento de equipos de computación),
entre otros. Se contemplan dentro de contratos de operaciones: Cambios y
Disposición de Catalizadores, Contratos Container. Los contratos por Tratamiento
Químico / Calderas, se deben contemplar en Mantenimiento. Los contratos de
Servicio a Terceros comprados tales como Nitrógeno, Servicios Industriales se
deberán contabilizar como un Servicio Industrial comprado.
Otros Costos de Proceso: Bajo este renglón, se agrupan todos aquellos costos no
considerados entre los elementos definidos anteriormente. Se incluirán los costos de
transporte cuando sean aplicables. Como ejemplo de estos costos, se tiene: costos de
viajes en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias,
recobros a empleados y terceros, entre otros. Se deberá incluir en este renglón los
costos de la Flota Liviana asignada.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
123
1.2.Combustible:
Incluye los costos asociados con el consumo de gas natural, gas de refinería y
otros combustibles comprados y/o producidos en la refinería. Bajo este renglón
deben agruparse los costos de los sistemas operativos de distribución de los
combustibles. Los Combustibles se dividen en:
Consumo Propio:
Gas refinería (gas combustible)
COQUE
LPG
Combustible Residual (Fuel Oil Nº 6)
Kerosene.
Gasolina
Gasoil
Otros Combustibles
Comprado:
Gas Natural (Gas Combustible)
LPG.
Combustible Residual (Fuel Oil Nº 6)
Otros Combustibles
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
124
1.3. Materiales de Proceso
Incluye aditivos, catalizadores, Tetraetilo de Plomo, Hidrógeno, productos
químicos y otros utilizados en el proceso de refinación de crudos. En el caso de los
catalizadores debe tenerse presente lo siguiente:
Carga inicial: Es el Catalizador que se utiliza para arrancar una planta nueva, forma
parte de la planta y por lo tanto, su costo debe ser capitalizado.
Cargas parciales o totales que se efectúen en Paradas de Plantas: El costo total de las
cargas parciales debe imputarse al costo de operación del período en que se efectúa la
carga. En caso donde el catalizador/químico tenga vida útil mayor a un año, el costo
de la compra se debe contabilizar en al cuenta de “Activos Prepagados” distribuidos
mensualmente. Cuando ocurra el consumo en las cargas parciales o totales se debe
cargar a la cuenta operaciones que originó el gasto y acreditar dicho monto a la
cuenta de Activos Prepagados.
Valor de rescate: Cuando algún catalizador genere un valor de rescate por
reutilización del catalizador devuelto a proveedor para la regeneración del mismo
(ejemplo: recuperación de platino), este valor de recuperación debe deducirse del
costo del catalizador de remplazo en el mismo período en el que se efectúe el cargo
por llenado.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
125
• Tetraetilo de Plomo
• Catalizadores.
• Hidrógeno.
• Químicos.
• Otros materiales de proceso
1.4.Servicios Industriales Comprados
Se refiere al costo de algunos servicios industriales comprados, como son el
agua, la electricidad, vapor, nitrógeno y otros. Se detallarán por Servicio:
• Electricidad.
• Agua.
• Vapor.
• Nitrógeno.
• Otros Servicios Industriales: Aire Comprimido, entre otros.
2. MANTENIMIENTO DE PLANTAS
El Mantenimiento de Plantas contempla los siguiente renglones:
2.1.Mantenimiento Ordinario: Conjunto de actividades dirigidas a corregir
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
126
fallas menores o rutinarias o a efectuar programas normales de mantenimiento
preventivo y correctivo.
Se refiere al costo de todos aquellos trabajos realizados por los talleres propios
o de terceros, para la conservación y reparación de propiedades, plantas y equipos.
Es decir, mantenimiento preventivo, reparaciones y mantenimiento rutinario,
correctivo y otros cambios no capitalizables ejecutados en plantas sin detener el
funcionamiento de las mismas.
2.2.Mantenimiento Extraordinario: Conjunto de actividades especiales o
extraordinarias no repetitivas de mantenimiento preventivo y correctivo que se
efectúan en un equipo, instalación o planta y que requiera o no de parada de planta,
siguiendo los procedimientos y políticas de capitalización de la empresa.
Se considera que el mantenimiento es extraordinario cuando se trata de
reparaciones de tanques, calderas, muelles, turbogeneradores, torres de enfriamiento,
reemplazo de equipos mayores, adecuación de plantas, que no aumentan la capacidad
productiva del activo, ni alargan su vida útil. El mantenimiento extraordinario se
clasifica en.
Preventivo (Programado)
Correctivo (No Programado)
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
127
Los tipos de mantenimiento ordinario y Extraordinario se desglosan en los
siguientes elementos de costos:
• Labor: Incluye la labor del Gerente de Mantenimiento.
• Bienestar y Beneficios.
• Materiales.
• Contratos: Incluye lo siguiente; Tubulares, Pintura de Estructuras Metalmecánica,
Aires Acondicionado, Limpieza Áreas Verdes. Eléctricos, Civil y Tratamiento
Químico de Instalaciones y Calderas.
• Otros Costos de Mantenimiento Ordinario/Extraordinario: tales como costos de
viajes en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias,
recobros a empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en el renglón los
costos de mantenimiento de Flota Liviana asignada a mantenimiento y toda la
Flota Pesada de la refinería.
2.3. Alícuota de Paradas de Plantas: Constituye una reserva para los futuros
costos que se incurran en el mantenimiento durante las paradas de planta
programadas. Estos costos son similares aquellos incurridos en el mantenimiento
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
128
ordinario y extraordinario, con la diferencia que en estos casos para efectuar tales
labores, es necesario detener temporalmente le funcionamiento normal de las plantas.
3. DEPRECIACIÓN DE PLANTAS
Es la pérdida de valor que experimentan las plantas, servicios industriales y
otras instalaciones de proceso por su uso o desuso con el transcurrir del tiempo. La
depreciación se calcula por el método de la línea recta, el cual se basa en la vida útil
estimada del activo. Este costo viene dado por el sistema de Activos Fijos (Bs. y $
por centro de costo según normativa)
4. APOYO OPERACIONAL
Se refiere a los costos incurridos en las actividades de apoyo a la fase de
operación de las plantas, instalaciones y/o equipos. Incluye los costos de la Gerencia
técnica, (Proyectos, Programación y Economía (o su equivalente), Ingeniería General,
Servicios Técnicos y laboratorio), Protección Integral, Control de Procesos,
Asistencia Técnica, Materiales, Informática y Telecomunicaciones.
4.1.Gerencia Técnica
Comprende los costos asociados con ingeniería General. Ingeniería de
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
129
Plantas- Instalaciones, Ingeniería de Procesos, Laboratorio, Proyectos, programación
y Control de Gestión (o su equivalente). Incluye los siguientes elementos de costos:
• Labor: Incluye la labor del Gerente Técnico.
• Bienestar y Beneficios.
• Materiales.
• Contratos (No incluye Asistencia Técnica).
• Otros Costos de la Gerencia Técnica: tales como costos de viajes en el país, en el
exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a empleados
y terceros, entre otros. Se debe incluir en este renglón los costos de Flota Liviana
asignada.
4.2. Protección Integral, Materiales, Prevención, Control de Pérdidas y
Gerencia de seguridad en los Procesos (GSP)
Comprende los costos asociados con Organización Ambiental, Seguridad
Industrial, Protección Integral, Higiene, Prevención y Control de Incendio,
Materiales, Prevención, Control de Pérdidas y GSP. Incluye los siguientes elementos
de costos:
• Labor
• Bienestar y Beneficios
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
130
• Materiales
• Contratos
• Otros Costos de Protección Integral, materiales, Prevención y control de Pérdidas:
tales como costos de viajes en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos,
tasas aeroportuarias, recobros a empleados y terceros, entre otros, Se debe incluir
en este renglón los costos de Flota Liviana asignada.
4.3. Control de Procesos
Comprende los costos asociados a Control de Procesos. Incluye los siguientes
elementos de costos:
• Labor
• Bienestar y Beneficios.
• Materiales
• Contratos.
• Otros Costos de Control de Procesos: tales como costos de viajes en el país, en el
exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a empleados
y terceros, entre otros, En este renglón se debe incluir los costos de Flota Liviana
asignada.
4.4. Asistencia Técnica
Comprende los costos asociados con el apoyo tecnológico necesario para la
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
131
operación día a día de la refinería, tales como Intevep, Terceros en Venezuela,
Terceros en el Exterior. Incluye los siguientes elementos de costos:
• Intevep.
• Terceros en Venezuela
• Terceros en el Exterior.
5. COSTOS GENERALES
Incluye los costos de las Gerencias Administrativas de la refinería,
depreciación de otros activos fijos no adjudicables a la planta específica,
mantenimiento general y otros. Se considera todos los departamentos distintos a los
tomados en la parte de operaciones, mantenimiento y apoyo operacional. Comprende
los siguientes tipos de gastos:
5.1. Administración
Comprende los costos de operación de las Gerencias Administrativas de la
Refinería (1), tales como: Gerente y Sub-Gerente de la Refinería, Finanzas, Recursos
Humanos, Asuntos Públicos, Servicio Médico, Asesoría Legal, Desarrollo
Organizacional, Servicios Generales. Incluyendo además los costos de los materiales
usados, contratos y otros. Ejemplos: alquiler fotocopiadoras, donaciones, limpieza de
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
132
edificios, viáticos, remodelaciones oficinas, entre otros.
5.2. Depreciación otros Activos
Se refiere a la depreciación de los activos de Servicios Generales, es decir, los
activos que no están asociados a las plantas, La depreciación se calcula por el método
de la línea recta, el cual se basa en la vida útil estimada del activo. Este costo viene
dado por el sistema de Activos Fijos (Bs. y $ por centro de costo Según normativa).
5.3.Mantenimiento General
Se refiere al costo de todos aquellos trabajos realizados por talleres propios y
de terceros, para la conservación y reparación de propiedades y equipos de servicios
generales y que no son adjudicables a ninguna planta específica. Ejemplo:
mantenimiento de carreteras, avenidas y calles de la comunidad, limpieza de áreas
verdes de los edificios de la refinería, escuelas, clubes, parques, plazas, campamentos,
mantenimiento general de oficinas y refinería. entre otros. Excluye salas de control o
casetas operadoras, comisarías y mantenimiento de la Red Sistema Contra incendio.
Esta clasificación bajo los elementos de Costos:
• Labor
• Bienestar y Beneficios
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
133
• Materiales
• Contratos.
• Otros Costos de Mantenimiento General: Tales como costos de viajes en el país,
en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a
empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en este renglón los costos de
Flota Liviana asignada.
5.4.Otros Gastos Generales
Comprende todos aquellos desembolsos correspondientes a servicios
generales no incluidos en los rubros anteriores, tales como, seguros corporativos,
desincorporación de activos, preservación de activos, litigios, servidumbre y derecho
de paso, patentes, excluyendo las patentes de software y de los procesos
operacionales. En algunos casos puede ser conveniente mostrar estos recobros como
rubro separado. Como ejemplo de estos costos, se tiene: recobros de primas de
seguros contra incendios y terremotos, impuestos municipales, patentes, permisos,
desmantelamientos, previsión por obsolescencia, apoyo al Ministerio de Energía y
minas, entre otros.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
134
CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
FORMATO DE REPORTE POR CENTRO REFINADOR
COSTOS MBs.
1. OPERACIONES SUBTOTAL 1.1. Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 1.2. Combustible 1. Propio 2. Comprado 1.3. Materiales de Proceso 1.4. Servicios Industriales Comprados 1. Electricidad 2. Agua 3. Vapor SUBTOTAL 2. MANTENIMIENTO DE PLANTAS 2.1. Ordinario extraordinario 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 2.2. Alícuota para paradas de Planta 3. DEPRECIACION DE PLANTAS SUBTOTAL OPER/MTTO/DEPREC SUBTOTAL 4. APOYO OPERACIONAL 4.1. Gerencia Técnica
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
135
1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.2. PI/Mate/PCP/ 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.3. Control de Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 4.4. Asistencia Técnica 1. Intevep 2. Terceros en Venezuela 3. Terceros en el Exterior 5. COSTOS GENERALES 5.1. Administración 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Administración 5.2. Depreciación de Otros Activos 5.3. Mantenimiento General 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Costos de Mantenimiento 5.4. Otros Costos Generales TOTAL COSTOS NETOS DE REFINACIÓN
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
136
Al analizar la estructura actual de costos por plantas, se evidencia que los
costos indirectos son reflejados en forma globalizada ignorando gran cantidad de
objetivos de costos indirectos que están en la necesidad inmediata de ser reflejados en
la estructura de costo.
13.3. ESTRATEGIA
Rediseñar la actual estructura tomando en cuenta los costos indirectos por
reflejar, permitiendo de esta manera alcanzar la necesidad inmediata de crear un
sistema de asignación de costos indirectos que refleje cabalmente los costos
indirectos, de este modo lograr alcanzar una mejor distribución de costos indirectos
por plantas.
13.4. ACCIÓN
Reflejar en la estructura de Costo los siguientes renglones: (Ver figura 7)
• Informática y Telecomunicaciones
• Administración Central
• Cargos y créditos por servicios prestados
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
137
14. CARACTERISTICAS DE LOS NUEVOS RENGLONES
14.1. INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES
Se refiere al costo de los sistemas de computación utilizados en la refinería
para elaborar reportes estadísticos, contables financieros y de administración general.
Se incluye el mantenimiento de las microcomputadoras, arrendamiento de
equipos, contratos de compañías de computación y otros. Incluye además todo lo
relacionado con Telecomunicaciones. Se detalla por los elementos de Costos:
• Labor directa e indirecta.
• Bienestar y Beneficios.
• Materiales.
• Contrato Empresa de Informática
• Otros Contratos
• Otros Costos de Informática y Telecomunicaciones: tales como costos de viajes
en el país, en el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias,
recobros a empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en el renglón los
costos de Flota Liviana asignada.
14.2. ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Comprende los costos de operación de las Gerencias Administrativas ubicadas
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
138
en Caracas (Control de Gestión de Refinación, Presupuesto de Inversiones, Proyectos
y Estudios Especiales). Se le asignará por igual a cada refinería una alícuota del
costo total.
• Labor directa e indirecta.
• Bienestar y Beneficios.
• Materiales.
• Contratos.
• Otros Costos de Administración Central: tales como costos de viajes en el país, en
el exterior, taxis, pasajes, hotel, viáticos, tasas aeroportuarias, recobros a
empleados y terceros, entre otros. Se debe incluir en este renglón costos de Flota
Liviana asignada.
14.3. CARGOS Y CRÉDITOS POR SERVICIOS PRESTADOS.
Los cargos y créditos hechos a la refinería por servicios prestados a ella y por
servicios que ella realiza y que no están amparados por contratos, son incluidos en
este renglón. Los prestatarios y/o receptores de estos servicios pueden ser otras
funciones de la misma Unidad de Negocio (Producción, por servicio de muelle,
Mercadeo nacional, por manejo de Llenaderos, entre otros.), otras Unidades de
Negocios y terceros, como es el caso del servicio a barcos realizado en los muelles.
Incluye los cargos y créditos por terminal de embarque, llenado de camiones y otros.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
139
Ejemplo: operaciones de remolcadores, demora de buques, recobros a buques
nacionales y extranjeros. Se detallará en los siguientes renglones:
Terminales Embarque:
(Débitos) - Pago de Remolcadores.
- Demora de Buques.
- Gastos de Inspección de Cargamentos.
- Materiales para Operación de Muelles.
- Mantenimiento de Muelles.
(Créditos) - Toques
15. REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS
Figura 7
COSTOS MBs.
1. OPERACIONES SUBTOTAL 1.1. Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 1.2. Combustible 1. Propio 2. Comprado 1.3. Materiales de Proceso 1.4. Servicios Industriales Comprados 1. Electricidad
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
140
2. Agua 3. Vapor SUBTOTAL 2. MANTENIMIENTO DE PLANTAS 2.1. Ordinario extraordinario 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 2.2. Alícuota para paradas de Planta 3. DEPRECIACION DE PLANTAS SUBTOTAL OPER/MTTO/DEPREC SUBTOTAL 4. APOYO OPERACIONAL 4.1. Gerencia Técnica 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.2. PI/Mate/PCP/ 1. Labor 2. Bienestar y Beneficio 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros 4.3. Control de Proceso 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 4.4. Asistencia Técnica 1. Intevep 2. Terceros en Venezuela 3. Terceros en el Exterior 4.5. Informática Y Telecomunicaciones 1. Labor
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
141
2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 4.6. Administración Central 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros. 5. COSTOS GENERALES 5.1. Administración 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Administración 5.2. Depreciación de Otros Activos 5.3. Mantenimiento General 1. Labor 2. Bienestar y Beneficios 3. Materiales 4. Contratos 5. Otros Costos de Mantenimiento 5.4. Otros Costos Generales 6. Cargos y Créditos por servicios prestados TOTAL COSTOS NETOS DE REFINACIÓN
16. SECUENCIA Y RELACIÓN DE ASIGNACIÓN DE COSTOS
En el momento de Asignar los Costos es vital tener presente la Secuencia que
permite distribuirlos, para ello se mostrará a continuación los diagramas en donde se
visualizará las precedencia de las asignaciones.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
142
GRÁFICOS DE LA SECUENCIA DE LA ASIGNACIÓN DE COSTOS
(1) Costos Generales: Mantenimiento General a las edificaciones propuestas de Refinería, tanto dentro como fuera de ella.
Órdenes Mantenimiento
General
Órdenes Mantenimiento
General
ComunidadesEdificios
Salas de ControlCasetas de Operación
ComunidadesEdificios
Salas de ControlCasetas de Operación
ComunidadesEdificios
Salas de ControlCasetas de Operación
ComunidadesEdificios
Salas de ControlCasetas de Operación
Médico ClínicasMédico Clínicas
Liquidación
(2) Costos Generales: Organizaciones de Apoyo Administrativo
Se Asigna en base al % del monto total de la data Estadística Histórica del Presupuesto
Recursos HumanosRecursos Humanos
FinanzasFinanzas
Asuntos Públicos
Asuntos Públicos
Asesoría LegalAsesoría Legal
ServiciosMédicos
ServiciosMédicos
Servicios Generales
Servicios Generales
DesarrolloOrganizacional
DesarrolloOrganizacional
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
143
(3) Otros Costos Generales (se refiere a los Seguros y depreciación de activos no relacionados directamente a planta): se asigna según alicuota del valor del activo en donde esté ubicado.
Servicios Generales
Servicios Generales
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
(4) Apoyo Operacional;
TelecomunicaTelecomunica
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
Otros Ce-Code la Organización
Otros Ce-Code la Organización
A
B
C
- No. Busca Persona
- No. Radios
Teléfonos: Cargos Directos y el remanente de loscostos de telecomunicaciones se asignará en base alNo de Teléfonos a las Plantas, A, B, C.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
144
(5) Apoyo Operacional:
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
InformáticaInformática
LaboratorioLaboratorio
MaterialesMateriales
Gerencia TécnicaGerencia Técnica
Apoyo OperaApoyo Opera
Otros Ce-Co de la Organización
Nº de Máquinas
Asignadas
Nº de Análisis o
Muestra
Nº
HRS\HH
Nº
HRS\HH
Monto del Material
Presupuestado.
No incluye el costo por manejo de Materiales
(6) Apoyo Operacional:
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
Protección IntegralProtección Integral
Seguridadde los Procesos
Seguridadde los Procesos
Prevención Control de Pérdidas
Prevención Control de Pérdidas
Control de ProcesoControl de Proceso
Asistencia TécnicaAsistencia Técnica
En base al % del Total delpresupuesto de losReceptores
Nº
HRS\HH
Nº
HRS\HH
No se asigna es uncargo Directo
En base al % del Totaldel presupuesto de losReceptores
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
145
(7) Servicios Industriales:
Servicios Generales
Servicios Generales
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
ComunidadesComunidadesOtros ServiciosIndustriales
Otros ServiciosIndustriales
Cecoque utilizan
la Electricidadver lista
Cecoque utilizan
la Electricidadver lista
plan:MWH, en base a la capacidad instalada
Real:Factor de Servicio o utilización
Producida + Comprada
(8) Mantenimiento:
Plantas de ProcesoPlantas de Proceso
PlantasInstalaciones
Apoyo
PlantasInstalaciones
Apoyo
Plantas de Servicios
Industriales
Plantas de Servicios
Industriales
Ordenes recibo ySuministro Muelles
Ordenes recibo ySuministro Muelles
Ordenes Plantas e Instalaciones Apoyo
Ordenes Plantas e Instalaciones Apoyo
Ordenes de Servicios Industriales
Ordenes de Servicios Industriales
Ordenes Plantasde Protección
Ordenes Plantasde Protección
Ordenes deLaboratorio
Ordenes deLaboratorio
Overhead
LaboratorioLaboratorio
Recibo ySuministro
Muelles
Recibo ySuministro
Muelles
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
146
17. METODOLOGÍA SEGUIDA PARA LAS ASIGNACIONES DE
COSTOS
17.1. SERVICIOS INDUSTRIALES
Para asignar los costos de servicios industriales. Electricidad, Agua, Vapor,
Nitrógeno, Aire Comprimido, a los centros de costos receptores se seguirá lo
establecido en las secciones siguientes.
ELECTRICIDAD
Conforman los costos de la Generación, Transmisión, y Distribución de la
Energía Eléctrica generada a gas, vapor o la comprada a terceros, se detallan a
continuación:
Generación de Electricidad: Contempla los costos de Operación y mantenimiento de
todas las instalaciones, personal y equipos, asociados con la Producción de
Electricidad. Entre ellos se encuentran los Generadores Eléctricos, Sistemas de
Barras, Servicios Auxiliares del generador, entre otros.
Transmisión de Electricidad: Contempla los costos de Operación y Mantenimiento
de todas las Instalaciones, personal y Equipos asociadas al suministro de Electricidad
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
147
desde las Sub – Estaciones de distribución (ambas no incluidas), las Líneas de
transmisión, Equipos de Seccionamiento, entre otros.
Distribución Eléctrica: Contempla los costos de operación y Mantenimiento de todas
las Instalaciones, Personal y Equipos asociadas al suministro de Electricidad desde
las Sub – Estaciones Eléctricas hasta los puntos de consumo.
Centros de Costos Emisores:
Electricidad
Centros de Costos Receptores:
Sistema de Agua.
Sistema Contra Incendios.
Distribución Gas Natural.
Sistema de Vapor.
Sistema de compresión de Aire.
Nitrógeno.
Talleres.
Gerencia Técnica (laboratorio).
Telecomunicaciones.
Protección Integral (Bomberos).
Materiales.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
148
Plantas – Instalaciones de Apoyo.
Plantas de Proceso.
Recibos, Suministro y Muelles (Movimiento de crudo y Producto).
Edificios de Refinerías.
Comunidades, Clubes, Clínicas, entre otros.
VAPOR
Comprende los costos de Operación y Mantenimiento de la Estación Central
de Calderas y Líneas Principales de Distribución mas la alícuota de costos de los
servicios recibidos. Se calcularán tres (3) tipos de tasas: Vapor de Alta, Media, Baja
las cuales definiremos:
Vapor de alta: Este vapor es generado en las calderas de las plantas eléctricas o en
las calderas otras plantas de procesos como de las de FCC.
Para su generación se requieren Servicios:
• Electricidad
• Vapor generado en otras ptas. de procesos
• Químicos
• Gas Combustible
• Aguas desmineralizada
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
149
• Condensado
• Otros vapores de Vapor de baja.
Centro de Costos Emisores:
Planta de vapor de Alta
Centros de Costos Receptores:
Electricidad
Vapor Media
Sistema de Compresión de Aire
Nitrógeno.
Plantas de Proceso.
Vapor de Media: este vapor es generado en las calderas de las plantas de vapor de
media.
Para su generación se requieren Servicios:
• Vapor de Alta
• Agua Desmineralizada.
• Condensado
• Otros vapores de vapor de Baja.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Centro de Costos Emisores:
Planta de Vapor de Media.
Centro de Costos Receptores:
Electricidad
Agua de Proceso.
Vapor Alta.
Vapor Baja.
Sistema de Comprensión Aire
Talleres.
Laboratorios.
Plantas, Instalaciones de Apoyo.
Plantas de Proceso.
Recibo, Suministro y Muelles.
Vapor de Baja:
Centro de costos Emisores:
Planta de Vapor de Baja.
Centros de Costos Receptores:
Electricidad
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Agua de Proceso.
Vapor de Alta.
Vapor de Media.
Talleres
Laboratorios.
Plantas de Proceso.
Recibo, Suministro y Muelles.
NITROGENO
Comprende los costos de Operación y mantenimiento de la Planta de
Nitrógeno.
Centro de Costos Emisores:
Planta de nitrógeno
Centros de Costos Receptores:
Plantas de Proceso
Recibo, Suministros y Muelles
AGUAS
Conforman los costos de las Aguas Potables, Aguas de Proceso, y Aguas
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Contra Incendio, mas la alícuota de costos de los servicios recibidos para los cuales se
determinarán tres (3) tipos de tasas. En los casos en que se compre agua a terceros,
esta se contabilizará como un costo primario y formará parte del costo total del centro
de costo emisor para él cálculo de las tasas.
Aguas potables: Es el agua proveniente del proceso de floculación que consiste en
la eliminación de las sales y minerales, posteriormente es tratada para eliminar
cualquier materia orgánica que pueda quedar presente en el agua, este proceso se
denomina filtración y posteriormente apta para el consumo humano es sometido al
proceso de cloración.
Centros de Costos Emisores:
Aguas potables.
Centros de Costos Receptores:
Talleres.
Gerencia Técnica (laboratorio)
Plantas e Instalaciones de Apoyo.
Plantas de Proceso.
Recibos, Suministro y Muelle.
Edificios Administrativos.
Edificios de Refinerías.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Comunidades, Clubes, Clínicas, entre otros.
Aguas de proceso: Aguas de procesos que provienen de plantas de tratamiento y
son vertidas al mar. Se refiere al agua potable debidamente tratada la cual es
empleada en los procesos industriales para servicios como: Enfriamiento, Calderas,
Despojamiento, Limpieza, entre otros.
Centros de Procesos Emisores:
Plantas tratadoras de Efluentes.
Sistema de Vapor.
Plantas de Proceso.
Aguas Contra Incendio: Es aquella agua usada en el sistema contra incendio de
Refinería.
Centros de Costos Emisores:
Aguas contra incendio.
Centros de Costos Receptores:
Electricidad.
Agua de Proceso.
Agua potable.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Aguas Operacionales.
Sistema de compresión de aire.
Sistema de Distribución de Gas Natural.
Plantas de Vapor.
Plantas de Compresión de Aire.
Nitrógeno.
Talleres.
Laboratorio.
Telecomunicaciones.
Materiales.
Plantas o Instalaciones de Apoyo.
Plantas de Proceso.
Recibos, suministro y Muelles.
Edificios Administrativos.
Edificios Refinería.
SISTEMA DE AIRE COMPRIMIDO
El aire comprimido es generado en los compresores de la planta eléctrica para
producir aire Industrial y Aire de Instrumento con generación de vapor y electricidad.
Aire Industrial: Se utiliza básicamente para mover maquinaria neumática limpieza,
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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agitación y para protección del sistema de Aire de Instrumento.
Aire de Instrumento: Se utiliza para toda la instrumentación neumática, por su
confiabilidad puede ser usado en otros procesos operacionales.
Centro de Costos Emisores:
Planta de Compresión de Aire.
Centro de Costos Receptores:
Talleres.
Sistema Contra Incendio.
Plantas de Servicios Industriales.
Plantas de Procesos.
Recibos, Suministro y Muelles.
SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN GAS NATURAL
Centro de Costos de Emisores:
Sistema de Distribución Gas Natural.
Centros de Costos Receptores:
Electricidad.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Vapor de Alta y Media.
Plantas de proceso.
17.2. MANTENIMIENTO
Las asignaciones de Mantenimiento se efectuarán por tres vías:
• El Overhead de Mantenimiento
• Talleres.
• Flota Pesada.
Overhead de Mantenimiento: Estos costos se asignarán a la organización de
Paradas de Planta y a los talleres.
Talleres: Incluye el Overhead de talleres y este se asignará a cada orden de
mantenimiento relacionada a su vez con un Centro de Costos, estos costos se verán
reflejados en los centros de Costos, una vez efectuada la liquidación de las ordenes de
mantenimiento.
Transporte pesado: Ya tiene incluido los costos de realizar el mantenimiento a la
flota Pesada, este asignará sus costos a las ordenes de mantenimiento que utilizaran la
flota pesada para cumplir con el trabajo.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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17.3. APOYO OPERACIONAL
Para asignar los costos de Apoyo Operacional mencionados en el punto 4 de la
estructura de Costo de Refinación del Presente manual a los centros de costos
receptores se seguirá lo establecido en las secciones siguientes:
17.4. GERENCIA TÉCNICA:
Comprende los costos asociados con el laboratorio, Ingeniería general,
Ingeniería de Plantas/Instalaciones, Proyectos, Programación y Economía (o su
equivalente).
Centro de Costos de Emisores:
Gerencia técnica.
Centro de Costos Receptores:
Plantas/ instalaciones de apoyo.
Plantas de proceso.
Plantas servicios Industriales.
Centros Costos Emisores:
Laboratorio.
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Centro de Costos Receptores:
Plantas / instalaciones de apoyo.
Plantas de proceso.
Plantas Servicios Industriales.
17.5. PROTECCIÓN INTEGRAL / PREVENCIÓN Y
CONTROL DE PÉRDIDAS
Centro de Costos Emisores:
Protección Integral.
Centros de Costos Receptores:
Plantas / Instalaciones de Apoyo.
Plantas de Proceso.
Plantas Servicios Industriales.
17.6. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS
Centros de costos Emisores:
Seguridad en los procesos
Centros de Costos Receptores:
Plantas / Instalaciones de Apoyo.
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Plantas de Proceso.
Plantas Servicios Industriales.
17.7. CONTROL DE PROCESOS
Centro de Costos Emisores:
Control de Procesos
Centros de Costos Receptores:
Plantas / Instalaciones de Apoyo.
Plantas de proceso.
Recibos y Suministro.
17.8. INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES
Centro de Costo Emisor:
Telecomunicaciones.
Centros de Costos Receptores:
Plantas / Instalaciones de Apoyo
Plantas de Proceso.
Plantas de Servicios Industriales.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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17.9. COSTOS GENERALES
Incluye los costos de los departamentos administrativos de la refinería,
depreciación de otros activos fijos no adjudicables a una planta específica,
computación, mantenimiento general y otros. Se consideran todos los departamentos
distintos a los tomados en la parte de operaciones, mantenimiento y apoyo
operacional.
17.10. ADMINISTRACIÓN
Centros de Costos Emisores:
Gerencia de la Refinería. (gerente y subgerente)
Finanzas.
Recursos Humanos.
Asuntos Públicos.
Servicios Médicos.
Asesoría legal.
Desarrollo Organizacional.
Servicios Generales.
Centros de Costos Receptores:
Plantas de Proceso
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Plantas de Servicios Industriales.
Plantas o Instalaciones de Apoyo.
17.11. MANTENIMIENTO GENERAL
Se refiere al costo contabilizado en las órdenes de mantenimiento general
realizados por talleres propios y de terceros, para la conservación y reparación de
propiedades y equipos de servicios generales y que no son adjudicables a ninguna
planta específicamente. Ejemplo: Mantenimiento de carreteras, avenidas y calles de
la comunidad, limpieza de áreas verdes de los edificios de la refinería, entre otros.
Excluye salas de control o casetas operadoras, comisarias y mantenimiento de la Red
Sistema Contra Incendio. Estas ordenes asignarán sus costos en un 100% a los
receptores de cada servicio.
Objeto Emisor:
Ordenes de Mantenimiento General.
Centros de Costos Receptores:
Recursos Humanos (Escuelas, Clubes, entre otros.)
Comunidades y Edificios distintos a Sala de Control y casetas de Operación.
Médico (clínicas)
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17.12. OTROS COSTOS GENERALES
Comprende todos aquellos desembolsos correspondientes a Servicios
Generales no incluidos en los rubros anteriores, tales como, Seguros Corporativos,
Desincorporación de Activos, convenio Asistencia, Preservación de Activos, Litigios,
Servidumbre y Derecho de Paso, Patentes, excluyendo las patentes del Software y de
los procesos operacionales. En algunos casos puede ser conveniente mostrar estos
recobros por separado. Como ejemplo de estos costos, se tiene: recobros de primas
de seguros contra incendios y terremotos, impuestos municipales, patentes, permisos,
desmantelamientos, provisión por obsolescencia, apoyo al ministerio de energía y
minas, entre otros.
Centros de Costos Emisores:
Otros Costos Generales – Finanzas
Centros de Costos Receptores:
Plantas de Proceso.
Plantas de Servicios Industriales.
Plantas o Instalaciones de Apoyo.
El resto de los desembolsos tales como: Desincorporación de Activos,
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Convenios de Asistencia Técnica, Litigios, Servidumbre y Derecho a Paso, Patentes,
se harán a través de cargos directos.
18. TÉCNICA DE EVALUACIÓN. ( DIAGRAMA CAUSA –
EFECTO)
Con respecto a la técnica utilizada para determinar una correcta asignación de
costos se sugiere el diagrama Causa – Efecto como complemento al permitir evaluar
en forma clara y sencilla la asignación de costos indirectos de ambas refinerías,
mostrando gráficamente el problema y las causas resultantes que impiden tener una
estructura del control de costos detallada por plantas.
18.1. ESTRATEGIA
Identificar mediante el diagrama causa – efecto las principales causas que
afectan el proceso, el cual impiden una sinceración de la estructura del control de
costos con miras a calcular el costo detallado por plantas. (Ver figura 8)
18.2. ACCIÓN
Analizar cada causa y de esta forma confirmar las que efectivamente originan
las desviaciones en el control, seguimiento y determinación de costos.
Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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Capítulo V Sistema de Distribución de Costos Indirectos
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19. TÉCNICA DE EVALUACIÓN (TÉCNICA DE COSTO
BASADO EN ACTIVIDAD)
Otra forma de contribuir a mejorar la estructura de control de costos para
lograr alcanzar una óptima asignación de costos indirectos por plantas del centro
refinador Paraguaná, es unificar los criterios de ambas refinerías, se sugiere analizar
los beneficios que traerá la técnica de costo basado en actividades para los diferentes
departamentos, en cuanto a la segregación de actividades y de costos indirectos por
plantas debido a la conversión que pueda ocurrir en la clasificación natural de los
costos.
19.1. ESTRATEGIA
- Realizar estudios de factibilidad sobre la aplicación de la Técnica de Costo
basado en Actividades, que si bien es cierto proporciona costos e información más
precisa, resultando favorable al asignar los costos indirectos por plantas.
19.2. ACCIÓN
- Promover planes de Acción en la ejecución de estudios de Factibilidad.
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