Post on 22-Dec-2015
FASE I. SITUACIÓN A EVALUAR
1.1. Denominación de la Empresa
La empresa seleccionada para el desarrollo de la pasantía fue Muebles
Salerno Isla de Margarita CA, la cual se encuentra ubicada en la Av. 4 de
Mayo, frente al antiguo Banco Federal, entre calle Campos y Rómulo
Gallegos, de la ciudad de Porlamar, municipio Mariño del estado Nueva
Esparta.
1.2. Procedimiento Objeto de Estudio
El objeto de estudio estuvo orientado a los procedimientos
administrativos y contables aplicados en el manejo de los inventarios en la
empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita C.A., estado Nueva Esparta.
1.3. INTRODUCCIÓN (SITUACIÓN A EVALUAR)
La moneda es un recurso financiero utilizado en la sociedad en calidad
de pago, su uso se remonta al s. XIV AC, producto de la evolución, progreso
y crecimiento de los pueblos, ocasionando la búsqueda de una opción más
sencilla al cambiar o negociar bienes por el uso de otros. De acuerdo a lo
expresado por Maza (1983)”Este cambio directo de una cosa por otra es lo
que se ha denominado trueque.” (p. 351). Por ende, el intercambio de
distintos bienes, con una finalidad económica se encuentra muy ligado a las
actividades mercantiles de compra y venta. Así progresivamente se emplea
la utilización de papel y tinta, y luego se determinó el uso del dinero, como
documento de pago. Es así como la ciencia de contar nace en su efecto,
como actividad impulsadora en la escritura de los cambios de patrimonio en
personas naturales o jurídicas dándole nacimiento a la contabilidad.
2
De este modo, Brito (2006) señala:
La contabilidad financiera es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cualitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha actividad económica. (p. 1).
En efecto la contabilidad permite realizar los ajustes y cambios
ocurrentes a través del tiempo, determina la situación financiera de una
operación, de acuerdo a los registros contables e información que se posea.
Sin embargo, ésta se desprende en la contabilidad de costos relacionada al
proceso de transformación de la materia prima en un producto terminado,
aplicada especialmente en el sector industrial, destinados a la elaboración o
fabricación de productos para un fin cualquiera, es decir la contabilidad de
costos es el área de estudio y evaluación de cómo operan los inventarios
dentro de una organización.
Con respecto a los inventarios, está definido por Brito (2006) como: “El
conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con
el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron
comprados, o para ser transformados en otros tipos de bienes y vendidos
como tales”. (p.495).
Lo anteriormente mencionado explica aspectos relativos al manejo o
correcto tratamiento del inventario, alcanzar un nivel óptimo de producción
ocurre cuando se combinan los factores de producción de tal manera que el
costo de producir una unidad de producto resulte ser el más bajo posible, es
decir la maximización de la utilidad en el menor uso de los recursos que
posea la empresa, la cual es aquella unidad económica fundamental, el
3
centro principal de acción en la red de la producción, y a quien le
corresponde el abastecimiento de aquellos bienes y servicios para la
sociedad.
En relación a ello, se observa que aquellas empresas donde existe un
discreto orden jerárquico, de pocas gerencias o departamentos
administrativos referidos a la producción de productos en volúmenes semi-
industriales, se les denominan empresas individuales, y es en donde se
requiere de un mayor orden en la planeación de los inventarios, aunado a la
firme y oportuna toma de decisiones en la movilidad de los mismos.
De allí pues, se determina el circuito de funcionamiento y tratamiento
del inventario, el cual establece un conjunto de políticas y procedimientos
para llevar con eficiencia el proceso de control de la requisición, adquisición,
recepción, almacenamiento, despacho, toma física y registros. El ciclo de las
transacciones de requisición, empieza cuando en los almacenes u otro
departamento, necesitan los bienes o servicios y se emite una requisición de
las compras debidamente aprobada por el jefe del taller, luego es enviada
una copia de la requisición al departamento respectivo, para que sea
realizada la orden de compra. Con respecto a la función de la adquisición,
Whittington (2006) define que:
Un buen control interno de las compras requiere ante todo, una estructura organizacional que delegue a un departamento independiente de la compañía, la autoridad exclusiva de comprar todos los materiales y servicios. La compra, la recepción y el registro son funciones que deberían estar claramente separadas y asignadas a departamentos especiales. (p. 445).
Posteriormente a la adquisición, los productos son recibidos en la
compañía, los cuales deben pasar a un departamento de recepción distinto al
4
de las compras o almacenamiento, en vista de cerciorar el material en
entrada y así evitar devoluciones posteriores o tiempo adicional que retarde
las actividades de operación en la producción de los artículos. De hecho
Whittington (2006) explica que:
El departamento de recepción se encarga de determinar, las cantidades de producto recibidos, detectar la mercancía dañada o defectuosa, preparar el informe de recepción, y transmitir inmediatamente al almacén los productos recibidos. (p. 445).
Es por ello, que el departamento de recepción cumple con el deber de
verificar las cantidades, de materiales recibidos en comparación a las
órdenes de entrega de la empresa despachadora, es decir se necesita
monitorear las actividades realizadas.
Por consiguiente los inventarios, luego de la recepción de mercancía,
se efectúa el almacenamiento de la misma, donde se cuentan, inspeccionan
y se emiten los recibos correspondientes. Según Whittington (2006), describe
que:
El almacén notifica las cantidades recibidas y almacenadas en el área, al realizar esas funciones hacen una importante contribución al control global del inventario, al firmar la conformidad, asume su responsabilidad y verifica el trabajo del departamento de recepción para emitir correctamente al área de contabilidad los productos o artículos que realmente se almacenaron. (p. 445).
En conjunto a lo antes dicho, la función siguiente es denominada
despacho, por medio de ésta son emitidos los pedidos realizados,
encargándose esta área de la responsabilidad de los productos
5
almacenados, de su adecuado control respectivo y de la entrega pertinente
de los mismos. Relativo a lo dicho Whittington (2006) define que:
En este procedimiento, el control se fortalece, debido a que los clientes reciben los productos fabricados, y verifican a la empresa del artículo enviado, demostrando cualquier defecto o falla existente en la entrega realizada. (p. 445).
Adicionalmente, la toma física de inventarios es una forma de
verificación física, que consiste en constatar la existencia o presencia real de
los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales
almacenados, apreciar su estado de conservación y condiciones de
seguridad, en la empresa.
Al mismo tiempo, Ruiz (1992), expresa que: “el proceso de toma física
de Inventarios se centra en la valorización del stock físico según los precios o
costes que se suministran” (p. 87). A partir de dicha valorización se cuenta
con un saldo de inventario que permite tener cifras claras y exactas acerca
de las inconsistencias del mismo en sus registros, aunado a cómo se puede
tomar alguna decisión en las nuevas requisiciones.
La incidencia de una correcta y oportuna toma de decisiones va de la
mano, con la aplicación de controles internos y externos que permitan un
correcto funcionamiento dentro de la organización y sus áreas de almacén,
visto que sin un adecuado sistema de control interno, la medición de los
resultados no serian oportunas al momento de calificar los errores cometidos
por el personal, en las empresas dedicadas a la fabricación de productos
terminados, es el momento de mayor importancia y rentabilidad, dado que
los artículos fabricados deben de mantener el perfil, para ser vendidos o en
su efecto trasladados con facilidad y así confirmar su rápida salida de los
inventarios.
6
Lo anterior se respalda en el hecho de que las empresas con
movimientos de artículos de pequeña dimensión, son muy susceptibles, al
extravió o robo de las mismas, y sus inventarios deben ser continuamente
verificados con sistemas, mecanismos de registros y control contable, de
acuerdo a distintos métodos o procedimientos de registros de inventarios.
Es por esto que, se refuerza el valor que tienen los inventarios para la
empresa, dentro de sus funciones se encuentra el mantener un adecuado
centro de abastecimiento que da vida y generan ingresos en la misma, para
los contadores y administradores, existen muchos propósitos en tener
inventario, pero hay que tener claridad en que los inventarios no se separan
dentro de la empresa o identifican su error con base a sus manejos, éstos
solo tienen cinco funciones básicas y no todas sus funciones están
representadas en todas las empresas.
De esta forma, se comprende cómo actúan los inventarios dentro de la
empresa, de acuerdo a su utilidad, éstos pueden ser llevados con un manejo
manual o preferiblemente automatizado mediante programas o sistemas
establecidos en el mercado los cuales faciliten su control de registros
contables, con el objeto de mantener un correcto y adecuado centro de
operaciones, pero sin olvidar sus continuos procedimientos de control.
Sin embargo, se debe explicar brevemente cómo son aplicados los
sistemas de inventarios dentro de la empresa, enmarcados en dos corrientes
de uso, una llamada, sistema de inventarios periódico y otra continua, al
respecto Brito (2006), expresa que: “la primera está definida como la
realización de una toma física en determinado momento y luego se trasladan
las cantidades para ser valorizadas.” (p. 500).
7
Con respecto a esa definición, se añade el hecho de que los inventarios
periódicos por lo general, son levantados una vez al año al culminar el
periodo contable, arrojando la utilidad o pérdida obtenida, solo después de
culminar el ejercicio, entre tanto si se desea conocer alguna información del
cierre mensual se debe aplicar un sistema de estimación adicional.
En contraposición con el sistema de inventario periódico, el sistema de
inventario continuo permite conocer en cualquier situación como están los
niveles físicos de inventarios y cuáles son sus costos, sin necesidad de
esperar al cierre del ejercicio contable, ejecutando un cargo a la cuenta de
inventario cuando la empresa compre mercancías, o realizando un abono al
momento en el cual le empresa pueda vender y darle salida a las mismas.
Este sistema requiere de una toma física semestral como técnica de
control interno en protección y resguardo de sus inventarios, así como cotejar
con los registros en libros. Recordando que los inventarios representan el
rubro de mayor volumen en el activo circulante, sin embargo las empresas
tienden a proteger más el efectivo cuando en realidad la fuerza económica
radica en sus inventarios, y se recomienda utilizar normas que prevean un
error o infracciones pertinentes.
El control, “Es un proceso por medio del cual se modifica algún
aspecto del sistema para que se alcance el objeto deseado en dicho
sistema.” (Everett, 1991, p. 495).
Relativo a esto, Brito (2003), señala qué:
1. Las mercancías deben estar protegidos contra pérdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados, con sistemas seguros a donde solo puedan acensar personas autorizadas. El almacén debe estar en unas condiciones adecuadas que eviten el deterioro de la mercancía.
8
2. Cuando una mercancía ingrese al almacén debe ser, evaluada, pesada, o contada y el resultado obtenido, comparado con la documentación que la acompaña. (Facturas, o notas de entregas del proveedor).
3. En los casos de despacho solo se entregarán órdenes mediante las requisiciones previas u órdenes de pago autorizadas.
4. Deben ser llevados registros de inventarios continuos, de acuerdo a las cantidades y valoración de la mercancía.
5. Los registros de control de inventarios deben ser continuamente cuadrados con su cuenta de control respectiva.
6. Deben ser llevados registros especiales en cuanto a las mercancías enviadas en consignación, en poder a terceros, o almacenadoras públicas, así como las recibidas en préstamo o consignación y segregarlas de las que en realidad pertenecen a la empresa.
7. Las personas que llevan el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de custodiar las existencias de mercancías.
8. Periódicamente se debe realizar un conteo físico de todas las existencias y los resultados deben ser comparados con el mayor auxiliar de almacén, y con las cuentas de control. respectivas. (p.449).
Al observar el tratamiento de los inventarios dentro de una empresa,
se analiza cómo está estructuralmente conformada la empresa Muebles
Salerno, Isla de Margarita CA, identificada con el Rif J-29611210-0, dedicada
a la comercialización, fabricación, venta de cocinas empotradas, muebles en
madera y diseño integral de espacios, fue creada en el año 2007, ingresando
al mercado con la opción de ofrecer a sus clientes el servicio de fabricación
de artículos de madera y afines a la medida.
Su crecimiento ha sido progresivo marcando un lugar en el área de la
fabricación neoespartana, Muebles Salerno, Isla de Margarita CA, se
establece en Nueva Esparta, aunque sus inicios fueron en el estado
9
Carabobo, esta compañía se encuentra distribuida en dos partes, el taller o
área de corte de materiales, depósito o fabricación, y el local de ventas
ubicado en la Av. 4 de mayo del municipio Mariño, estado Nueva Esparta.
De acuerdo a la estructura organizativa, el personal integrado por un
administrador, un asistente administrativo, un diseñador de espacios, dos
vendedores, el contador principal, una asistente, un jefe de carpintería, 3
ayudantes, un soldador, un pintor y un chofer, asimismo, poseen un centro
de distribución y venta es a nivel nacional, el personal desempeña
únicamente sus funciones en exclusividad a la empresa.
Cabe destacar, Muebles Salerno, isla de margarita CA, opera con un
sistema de registros diarios sistemáticos, el programa administrativo,
aplicado en la empresa se denomina Athenas Federation, el procedimiento
de la empresa, es recibir el pedido y cobro del mismo, luego se solicita la
materia en los depósitos, se emite la orden de compra de ser necesario, se
recibe el pedido de la materia prima proveniente de los proveedores
exclusivos, se hace un llamado al jefe del taller, y es enviado el pedido al
taller, luego de la culminación del producto, es transportado al depósito,
culminando con la entrega y transporte del producto al lugar de destino o
cliente mas su posterior registro.
Adicionalmente, son desincorporadas las unidades que presenten
defectos o errores de máquina en la empresa, para luego ser registradas en
las actualizaciones o tomas físicas del inventario existente para la
administración fiscal y tributaria. Asimismo, el sistema administrativo que
utilizan en la empresa, maneja la relación de compras y ventas, facturación,
ingreso y ajustes de precios, libros de cuentas por cobrar, por pagar, reportes
de impresión fiscal, entre otros ajustes de la administración interna, y el
10
tratamiento contable de los movimientos de la empresa, son manejados por
el contador interno.
A continuación se presentan las debilidades y consecuencias más
relevantes observadas en los procedimientos administrativos y contables en
el manejo de los inventarios de la empresa Muebles Salerno, isla de
Margarita CA.
En la empresa no se encuentra establecido un programa
sistematizado que mantenga una constante información de los
movimientos realizados en el área, la cual es donde se mantiene el
nivel más alto de inventarios de materiales, incurriendo en una falla y
pérdida de activos a la empresa.
La normativa de procedimientos en el área de producción, carece de
supervisión por cuanto no es cuantificable la cantidad de unidades
perdidas en proceso, mientras que las operaciones en el área de
ventas funciona bajo los parámetros establecidos, en tal sentido y de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, mas
en el taller o área de producción no son verificados, los usos de
materiales y movimientos de almacén en las requisiciones de
materiales continuas, permitiendo una equivocada emisión de
compras o pedidos erróneos.
Adicional a esto, el jefe de taller realiza las órdenes de pedido, en
base a sus criterios personales de producción, sin conocer los motivos
o causas pertinentes que favorezcan o perjudiquen a la empresa.
11
También se observó que en el período de la jornada laboral, los
demás trabajadores, realizan labores de producción extras a las
establecidas en la empresa, ocasionando la posible disminución de
materia prima para la fabricación, de los recursos pertenecientes a la
programación diaria de la producción ocasionando con ello, una
situación desfavorable en el ejercicio de la empresa y manejo de sus
inventarios.
1.4. Objetivos de la Pasantía
1.4.1. Objetivo General
Analizar los procedimientos administrativos y contables aplicados
en el manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de
Margarita CA., estado Nueva Esparta.
1.4.2 Objetivos Específicos
Identificar los aspectos generales de la empresa Muebles Salerno, Isla de
Margarita C.A., estado Nueva Esparta.
Describir los aspectos teóricos, bases legales vigentes que regulan los
procedimientos administrativos y contables de los inventarios en Venezuela.
Describir los procedimientos administrativos y contables aplicados en el
manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita
C.A., estado Nueva Esparta.
Comparar los procedimientos administrativos y contables aplicados en el
manejo de los inventarios en la empresa Muebles Salerno, Isla de Margarita
C.A., con respecto a los aspectos teóricos y bases legales vigentes.
12
1.5. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Es importante destacar que los métodos de recolección de datos, se
pueden definir como los medios a través de los cuales el pasante se
relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que le
permita lograr los objetivos de la pasantía.
En vista de lo antes dicho, se encuentran enmarcadas las técnicas,
definidas éstas como las actividades para organizar y procesar la información
obtenida mediante la observación simple o participante, libre o estructurada,
encuestas, entrevistas y cuestionarios.
Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso
de que pueda valerse el pasante para acercarse a los fenómenos y extraer
de ellos información.
1.5.1 Observación simple y no participante
Esta técnica consiste en observar a las personas cuando efectúan su
trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera percepción
pasiva de hechos, situaciones o cosas. Se entiende como una percepción
"activa", lo cual significa concretamente un ejercicio constante encaminado a
seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a la observación.
En respuesta a lo dicho se dice que la observación simple, es la que se
realiza cuando el pasante observa de manera neutral, sin involucrarse en el
medio o realidad en la que se realiza el estudio. Para poder calificar u
obtener los datos necesarios en la pasantía, se requiere de la observación
como técnica fundamental en la elaboración de un plan de trabajo a futuro,
13
en el cual intervienen todas las personas, que presten funciones o servicios a
la empresa, y quienes permitirán la elaboración del presente proyecto de
investigación. El instrumento de recolección de datos fue la guía de
observación.
1.5.2. Observación Participante
El intervenir en la formulación de un informe de pasantía implica realizar
distintas actividades, que permitan un eficiente uso del tiempo, para no
agotar los recursos, en este caso el pasante pasa a formar parte de la
comunidad o medio donde se desarrolla el estudio, y así ejecutando una
observación directa podrá concluir su objetivo. El instrumento a utilizado para
el desarrollo de esta técnica fue diario anecdótico
1.5.3. Entrevista Demi-estructurada
Es una técnica basada en un simple interrogatorio donde se intenta
conseguir testimonios orales, sin un orden especifico, el entrevistador trata
de acumular información general en una interacción directa frente a quien
responde las preguntas, que se caracteriza por su profundidad, es decir
indaga de forma amplia, en gran cantidad de aspectos y detalles. La
utilización de esta técnica fue de gran uso en la elaboración de interrogantes
a la administración de Muebles Salerno, Isla de Margarita CA. Al permitir
recabar y seleccionar los datos relevantes a la elaboración del informe de
pasantía, Las preguntas estuvieron en el siguiente orden:
Administrador:
¿Cuándo fue creada la empresa?
¿Cómo está integrada la administración de la empresa?
¿Cuál es la estructura u organigrama de la empresa?
14
¿Cuánto es número de trabajadores de la empresa?
¿Cómo son registrados los libros de compras y ventas?
¿Cuáles formatos auxiliares llevan para la relación de compra-venta
de inventario?
¿Cuáles son los procedimientos de almacenaje y depósito?
¿Cuáles son las funciones del departamento administrativo -contable?
¿Cómo son realizadas las ventas a crédito, y su tratamiento en el
registro en libros de los inventarios?
Contadora:
¿Cuáles son los procedimientos usados para el registro, verificación y
control de los inventarios?
¿Cuáles son las principales debilidades que presenta el departamento
en cuanto al registro de los inventarios?
¿Cada cuánto son levantados o estimados los inventarios dentro de la
empresa?
¿Cómo son determinados los artículos faltantes dentro de inventarios?
¿Qué política utiliza la empresa para controlar las devoluciones en
compra y venta?
Jefe de Carpintería:
¿Cuáles son sus funciones dentro de la empresa?
¿Qué penalidad representa la pérdida o extravío de algún artículo o
material?
¿Cada cuánto son realizadas las requisiciones dentro de la empresa?
¿Cómo son almacenados los artículos ya elaborados vendidos y los
que pertenecen a la empresa?
15
¿Cómo son controlados los trabajadores en las operaciones diarias y
en las horas de salida de su turno de trabajo?
¿Cómo es aplicada la requisición de materiales faltantes?
¿Quién supervisa los materiales adquiridos al momento de la
fabricación?
¿Cuál es el procedimiento en la medición de los requerimientos de
materiales?
1.5.4 Revisión documental
Es una técnica que permite, la recolección de datos valiosos para el
pasante. Ayudándole a ejercer sus funciones con mayor rapidez, en la
evolución de sus funciones, permite corregir, o comprobar alguna acción,
para incrementar su cuerpo o contenido, por lo general esta modalidad es
aplicada en formatos de computadoras, con guías, dossier, jurisprudencias
de casos anteriores, otorgando un máximo de exigencia, para no contradecir
o suponer una idea. El analizar en introducirse en un área de estudio permite
revisar y constatar la información obtenida, es por ello, que esta herramienta
permitió una correcta elaboración de proyectos a todas aquellas personas o
pasantes. En relación con el anterior concepto, la revisión documental
permitió que el pasante se dirigiese a fuentes primarias y secundarias de
información que conllevaron a recabar conocimientos precisos para el
desarrollo eficaz del tema propuesto, donde el instrumento de recolección de
datos fue la hoja Microsoft Word bajo ambiente Windows.
16