Post on 15-Aug-2015
Nombre:
Contento Torres Josselyn Mabel
Docente:
UNIDAD ACADÉMICA DE
CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA SALUD
Temas:
FILTROS Y Autofiltros Formato Condicional Tablas Dinámicas Gráficos Estadísticos
Informática
Josselyn Mabel Contento Torres
FILTROS EN EXCEL
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con
ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con
información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas
condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso
sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en
Excel.
Filtro avanzado
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando
los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido
como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas
de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de
Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente
su ubicación no es de importancia.
Aplicar un filtro avanzado a los datos
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango
que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el
botón Aceptar para aplicar el filtro.
El
resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso.
Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones
para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las
personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de
Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en
otra celda.
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero elRango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen
el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a
los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello
solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con
apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.
Qué es el autofiltro:
La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera
totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de
filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos
registros (filas) de esa lista que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera,
quedará visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operación
de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos
permiten visualizar de una pasada rápida cuáles son los elementos de la lista que
satisfacen una condición concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan
todas las poblaciones de España ordenadas alfabéticamente y queremos ver sólo las que
pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sería larga y
tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre sólo aquellas
poblaciones que satisfagan la condición de que la provincia a la que pertenecen sea
Badajoz. De forma automática, Excel realizará el trabajo de búsqueda por nosotros y
ocultará todas las poblaciones del resto de provincias.
Autofiltro:
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha
de los rótulos de columna del rango filtrado
Ejemplo:
Digite en una hoja nueva de Excel los siguientes datos:
Ubíquese en la celda A1
Haga clic en la pestaña Datos.
Haga clic en la opción Ordenar y Filtrar al botón Filtro.
Inmediatamente aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de
columna del rango filtrado.
Para nuestro ejemplo, ubique la celda VENDEDOR, haga clic en la flecha de filtro y
seleccione el vendedor Anne.
Podrá observar que Excel ocultará la información que no corresponda a las ventas
realizadas por Anne.
FORMATO CONDICIONAL
El Formato Condicional es un herramienta muy útil como información gráfica adicional
para los datos numéricos que están en celdas o en rangos, con mas razón si hablamos de
Excel 2007, que ha mejorado enormemente las posibilidades en este aspecto. Este tipo
de formato tiene un comportamiento similar al de la función SI ya que otorga un
formato a una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condición, que es en
definitiva, el cumplimiento de una proposición lógica.
Los formatos condicionales mas novedosos son:
1. Barra de datos:
Es semejante a un gráfico de barras proporcional al numero en la celdas.
2. Escala de color:
Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
3. Conjunto de íconos:
Permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y añadirle un
ícono.
Aunque hay muchas mas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan
con determinadas condiciones y dar colores a los números.
Se puede también aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia
el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan
ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
La tabla1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos
Barra de datos, Escala de colores y Conjunto de íconos
Para aplicar estos formatos el método es muy parecido.
En la cinta de opciones vamos a la pestaña "Inicio" y luego al panel "Estilos"
Al pulsar en este aparece otro panel también llamado "Estilos"
Donde pulsamos "Formato condicional" que cambia de color y despliega un menú de
opciones, donde están destacados en rojo los formatos mencionados al principio más
otros dos en la parte superior.
¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también
es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar.
Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las
tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de
información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el
reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de
ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que
hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos
vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un
tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país.
Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver
este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una
sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera
dinámica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinámicas: Muchos usuarios de Excel evitan el uso
de las tablas dinámicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque
las tablas dinámicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en
que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o
tutoriales en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que
aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este
lenguaje solo lo intimidará desde un principio. A partir de hoy iniciaré con una serie de
artículos que hablarán sobre tablas dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un
lenguaje sencillo de manera que puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar
adecuadamente esta característica de Excel que te hará más productivo.
GRÁFICOS ESTADÍSTICOS:
Tipos de gráficos en Excel
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información
de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la
interpretación correcta a los datos.
Tipos de gráficos más utilizados
Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones
de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal
y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los
gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las
categorías aparecen en el eje vertical.
Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los
datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero
los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en
las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de
pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre
elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través
del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre
las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de
los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.
Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la
relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos
para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los
gráficos anteriores.