Organización II

Procedimientos y procesos.

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Introducción

Las organizaciones demandanrecursos técnicos que les permitanprecisar, mediante diagramas de flujoy mapas de proceso, los elementosnecesarios para llevar a cabo susfunciones en forma lógica yconsistente.

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Introducción

• Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones,movimientos, relaciones o fenómenos de todo tipo por medio desímbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/ounidades administrativas, así como la relación causa-efecto queprevalece entre ellos.

• Este recurso constituye un elemento de juicio invaluable paraindividuos y organizaciones de trabajo; aquellos, porque así puedenpercibir en forma analítica y detallada la secuencia de una acción, loque contribuye sustancialmente a conformar una sólida estructurade pensamiento que fortalece su capacidad de decisión. Y lasorganizaciones, porque les permite dar seguimiento a susoperaciones mediante diagramas de flujo, elemento fundamentalpara descomponer en partes procesos complejos, lo cual facilita sucomprensión y contribuye a fortalecer la dinámica organizacional ya simplificar el trabajo.

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Los símbolos de diagramación empleados internacionalmente

• La American Society of Mechanical Engineers (ASME)

• La American National Standard Institute (ANSI). Procesamiento electronico de datos y diagramación administrativa

• La International Organization for Standarization(ISO) 9000

• Instituto Alemán de Estandarización, DeutschesInstitut fur Nurmung e. V. (DIN)

• Diagramas integrados de flujo (DIF),

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Símbolos de la norma ASME para elaborar diagramas de flujo.

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Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo (procesamiento

electrónico de datos).

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Símbolos de la norma ANSI para elaborar diagramas de flujo

(diagramación administrativa).

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La International Organization forStandarization (ISO) normas ISO-9000:2000 (f

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El Instituto Alemán de Estandarización, DeutschesInstitut fur Nurmung e. V. (DIN), simbología para la norma del manejo de información (de la familia de

las normas ISO)

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Existen también otras simbologías para diagramar sin una certificación tan estricta que por su versatilidad se emplean en las organizaciones, como es el caso de los diagramas integrados de flujo (DIF), que son una representación gráfica de los modelos físicos y de comunicación de un proceso, entre las cuales sobresalen

dos estilos para describir el flujo de datos: 1. Yourdon-De Marco, y 2. Gane & Sarson (figura 7.6).

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Ventajas que ofrece la técnica de diagramación

De uso

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico.

De destino

Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y

realizar correctamente sus actividades.

De aplicación

Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica

de las operaciones.

De comprensión e interpretación

Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras

organizaciones.

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Ventajas que ofrece la técnica de diagramación

De interacción

Permite más acercamiento y mayor coordinación entre

diferentes unidades, áreas u organizaciones.

De simbología

Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos

empleados pueden proponer ajustes o simplificación de

procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.

De diagramación

Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren técnicas

ni plantillas o recursos especiales de dibujo.

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Clasificación de los diagramas de flujo

Por su amplia utilización y debido a todas las adaptaciones a que sonsometidos para satisfacer las necesidades particulares de cadatrabajo, los diagramas de flujo presentan muchas variantes, endiversas formas y con diferentes títulos.Para efecto de estudio los diagramas pueden clasificarse en los grupossiguientes:

•Que indican sucesión de hechos.•Con escala de tiempo.•Que indican movimiento.•Por su presentación.•Por su formato.•Por su propósito.

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Sucesión de hechos

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Por su presentaciónDiagrama de bloque

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Por su presentaciónDiagrama de detalle

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Por su formatoDiagrama de formato vertical

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Por su formatoDiagrama de formato horizontal

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Por su formatoDiagrama de formato tabular

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Por su formato Diagrama de flujo de operaciones y

formas.

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Diagrama de representación con ilustraciones y texto

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Maquila de ropa (utilizando la simbología ISO-9000)

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Para visualizar un procedimiento completo en el formato y con la simbología de más uso en las organizaciones, se incorpora un ejemplo con el

procedimiento “solicitud de vacaciones” en el formato tabular en el cual se utiliza la simbología de la norma ANSI (diagramación administrativa)

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Descripción del procedimiento.

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¿Con qué procesos y estrategias se origina la actualización de los procedimientos en otros

estudios organizacionales?

• a) Reingeniería. • b) Simplificación administrativa. • c) Reorganización. • d) Autoevaluación. • e) Análisis de estructuras. • f) Servicio a clientes. • g) Benchmarking. • h) Control total de la calidad. • i) Empowerment. • j) Análisis de sistemas. • k) Estudios de viabilidad. • l) Estudios de factibilidad. • m) Análisis de costo-beneficio. • n) Otros.

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RESUMEN

• El conocimiento de la técnica de diagramación y mapeo de procesosconstituye elementos decisivos para lograr una adecuada coordinación y elflujo eficiente de información en una entidad.

• La representación gráfica de todo tipo de hechos, situaciones, movimientosy documentos por medio de una simbología permite clarificar la interaccióne interrelación que existe entre ellos y las unidades administrativas de unaestructura organizacional.

• Elaborar diagramas de flujo con un lenguaje preciso y coherente es unrequisito fundamental para entender y manejar adecuadamente el cúmulode información que produce una organización. Bajo esta perspectiva, lossímbolos de diagramación que pueden utilizarse son los elaborados por laAmerican Society of Mechanical Engineers (ASME), American NationalStandard Institute (ANSI), International Organization for Standarization (ISO)y el Deutsches Institute fur Normung (DIN). Asimismo, es posible emplearlos símbolos de los diagramas integrados de flujo (DIF) en sus estilosYourdon-De Marco y Gane & Sarson y del flujograma de ingeniería deoperaciones y de administración y mejora de la calidad del proceso (DO).

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RESUMEN

• El correcto uso de los dibujos y contenido de losdiagramas de flujo concede a las organizacionesventajas manifiestas en cuanto a su destino,aplicación, comprensión e interpretación de lainformación.

• Los diagramas de flujo se clasifican según lossiguientes criterios: que indican sucesión dehechos, con escala de tiempo, que indicanmovimiento y, por su presentación, formato ypropósito.

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Referencias bibliográficas

Franklin Fincowsky, E. B. (2000). Organización deempresas: análisis, diseño y estructura (Terceraedición ed. Vol. 1). México: Editorial McGraw-HillInteramericana.

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