Post on 20-Jun-2015
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Cesar A Rodriguez O
BIENVENIDOS Formación
Auditores Interno
ISO 14001.
Nombre
Profesión
Responsabilidad en la empresa
Expectativa frente al curso
Entrevistar al compañero sentado al lado, con el fin de obtener la información necesaria para presentarlo al grupo
PRESENTACIONPRESENTACION
•Instruir a los participantes sobre los fundamentos y principios de la gestión y auditoria en medioambiente ISO 14001.
OBJETIVOOBJETIVO
AUDITORIA INTERNA AMBIENTAL
1.Situación Ambiental Global
2.Conceptos Generales
3.Competencias del auditor interno
4.Gestión de la Auditoria
5.Técnica de la Auditoria
CONTENIDOCONTENIDO
1SITUACION AMBIENTAL
GLOBALSITUACION AMBIENTAL
GLOBAL
1. SITUACION AMBIENTAL GLOBAL
SITUACION AMBIENTAL GLOBAL
• LOS IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES SON CAUSADOS POR LA DESCARGA DE IMPUREZAS SOBRE LA NATURALEZA VIVA Y MUERTA:– EL AGUA– EL AIRE– LA FAUNA– LA FLORA– EL SUELO– EL HOMBRE
Reacción por condiciones Climáticas
EL AGUA.
• Disminución de la pureza del agua dulce y salada• Aumento del consumo humano• Aumento del consumo como materia prima• Vertimientos sin un tratamiento adecuado a los ríos, mares ,
lagos.• Degradación por la absorción de sustancias contaminantes.• Contaminación bacteriana y producción de fuertes y
desagradables olores.• Afectación de la fauna y la flora acuática y terrestre• Contaminación y calentamiento de fuentes de agua.• Degradación por disminución del oxigeno disuelto en el
agua .
EL AIRE.
• Contaminación por humos o emisiones de las industrias, el gas de escape de los automóviles y los chorros de vapor de los aviones.
• Contaminación global por fuentes puntuales de Emisión.• Aumento de Enfermedades en las vías respiratorias.• Modificaciones irreversibles del clima • El dióxido y el monóxido de carbono forman un casquete que
retiene el calor e impide el intercambio térmico ( absorción delcalor durante el día y perdida de calor durante la noche)
• El material particulado emitido al ambiente queda suspendido en la atmósfera y luego cae a la tierra por efecto de las lluvias y los vientos contaminando el aire que respiramos y generando lluvias ácidas.
• Ruido, ruido y mas ruido.
LA FAUNA Y LA FLORA.
• Destrucción de Bosques y cultivos
• Uso de productos químicos
• Afectación del hábitat natural
• Aplicación de fertilizantes, insecticidas.
• Agotamiento de Combustibles Fósiles
• Petróleo-carbón-gas natural-hierro-cobre-oro-plata-energía nuclear.
• Desaparición de especies animales y vegetales.
EL SUELO.
• Recibe multitud de sustancias contaminantes• Transfiere contaminantes al agua y a la
atmósfera• Es contaminado por el uso agrario de
fertilizantes y productos fitosanitarios• Deposito de contaminantes atmosféricos• Sedimentación de contaminantes hídricos
procedentes de las presas de residuos, de las inundaciones y de los embalses
• Deposito intencionado de residuos ( urbanos, sanitarios, ganaderos, industriales, peligrosos y radiactivos) en superficie o enterrados.
EL HOMBRE
• Mayor cantidad de enfermedades• Menos calidad de vida• Condiciones de hacinamiento• Agotamiento físico y mental• Menos Recursos• Menores posibilidades de vida futura• Menos alimentos y agua saludables• Exceso de bienes No degradables• Falta de Trabajo y Dinero
IMPACTOS AMBIENTALES GLOBALES
• EFECTO INVERNADERO• LLUVIA ACIDA• REDUCCION DE LA CAPA DE OZONO• CAMBIO CLIMATICO• DETERIORO DEL RECURSO HIDRICO• AUMENTO DE LA GENERACION DE RESIDUOS
SÓLIDOS Y ESPECIALES• CONTAMINACION DE LOS RECURSOS
NATURALES
Desarrollo
Sostenible
Desarrollo Desarrollo
SostenibleSostenible
Crecimiento económico Crecimiento económico
Progreso socialProgreso social Balance ecológicoBalance ecológico
DESARROLLO SOSTENIBLE
¿Cómo hacerlo? Siete elementos
• Reducción o sustitución de materias primas.
• Reducción del consumo de energía.
• Eliminación de la dispersión de sustanciastóxicas.
• Reutilización y reciclaje.
• Uso sostenible de los recursos naturales.
• Aumentar la durabilidad.
• Aumentar la funcionalidad.
Crecimiento Económico
Progreso Social Balance
ecológico
Desarrollo
Sostenible
Las decisiones de la empresa se deben tomar con
criterios de sostenibilidad
Disposición
Materias primas
ProveedoresRediseño
de productos
Revisión de procesos
Empresa
Revalorización de residuos
Otras industrias
Gestión de la
demanda
ClientesUso
Reuso, Reciclaje, Otros
PRODUCCION LIMPIA
2SISTEMA DE GESTION
AMBIENTALSISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL
“Parte del sistema de gestion de una organización utilizado
para desarrollar e implementar su politica ambiental y
gestionar sus aspectos ambientales’’
(ISO 14001/2004)
DEFINICION SGA
OBJETIVO DEL SGA
• SERVIR DE SOPORTE A LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Y LA PREVENCIÓN DE LA
CONTAMINACIÓN AMBIENTAL, EN EQUILIBRIO CON LAS NECESIDADES SOCIOECONOMICAS
EMPRESARIALES
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
• Mejorar la imagen de la organización• Minimización de los riesgos• Ahorro de recursos • Inculcar conciencia ambiental• Mantener y administrar el cumplimiento legal• Mejora la participación del mercado nacional e internacional• Mejoramiento de los procesos de la empresa• Disminución de costos y gastos por uso racional de los recursos • Desarrollo de investigación de nuevas alternativas• Mejorar su interacción con la comunidad
SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
POLITICA AMBIENTAL
REVISION GERENCIAL
VERIFICACION Y ACCION CORRECTIVA IMPLEMENTACION
Y OPERACION
PLANIFICACION
MEJORAMIENTOCONTINUO
QUE HACER PARA CONTRIBUIR CON EL SGA
• Involucrar el componente ambiental en nuestra vida diaria
• Manejar ambientalmente cada una de nuestras actividades de trabajo
• Incorporar y dar a conocer el sistema de gestión ambiental
• Contribuir con el proceso de mejoramiento continuo
DEFINICIONES SGA
• Medio Ambiente: Entorno del sitio en que opera una organización, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y su interrelación.
• Contaminación: Alteración o cambio de la características propias de los recursos naturales por efecto natural o humano.
• Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente adverso o benéfico,total o parcial resultado de las actividades,productos o servicios de la organización.
• Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios que pueden interactuar con el medio ambiente.
� Cumplimiento de la LEGISLACIÓN� AHORRO EN COSTOS: Optimización del consumo de materias
primas, mejora de la eficacia de procesos, reducción de residuos,...� REDUCCIÓN DE RIESGOS derivados de las responsabilidades,
civiles y penales, de la empresa y de sus Directivos � POTENCIACIÓN DE IMAGEN ante la sociedad (Entidades
financieras, Compañías, Seguros, Administración, Clientes,…) � ELIMINACIÓN DE BARRERAS COMERCIALES� MMA: Orden 14/10/97. Empresas con SGA 10-20 % más de PUNTOS
EN CONCURSOS PÚBLICOS.
VENTAJAS del SGA
TALLERTALLER
3ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALESASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES
� Aspecto Ambiental
• Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el ambiente
Ej: descargas / emisiones de contaminantes, consumo de recursos
� Impacto Ambiental
•Cualquier cambio en el ambiente, ya sea adverso o
beneficioso, que resulte completa o parcialmente
de las actividades, productos o servicios de
una organizaciónEj : alteración de la calidad del
agua, agotamiento de un recurso natural
DEFINICIONES
ALCANCE DE LA IDENTIFICACION DE AA/IA
Normal, Anormal o Emergencia
SITUACION
INCIDENCIA
Directo/Bajo control, o Indirecto/Bajo influencia
CLASEBenéfico o Adverso
TEMPORALIDADPasada,
Actual o Planificada
Etapa 1:.........
Etapa 2:.......
Etapa N::.
�� ETAPA 1ETAPA 1 : Selección de una actividad, producto o servicio
�� ETAPA 2ETAPA 2 : Identificación de aspectos ambientales
�� ETAPA 3ETAPA 3 : Identificación de los impactos ambientales
�� ETAPA 4ETAPA 4 : Evaluación de la significanciade los impactos ambientales
�� ETAPA 5ETAPA 5: Gestión de los aspectos e impactos ambientales significativos
IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES
A c t i v i d a d A s p e c t o I m p a c t o
IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS IDENTIFICACION DE LOS ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALESAMBIENTALES
IDENTIFICACION DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES
PRODUCTO ASPECTO IMPACTO CANTIDAD OBSERVACIONES
MOTORELECTRICO
.Consumo deelectricidaddurante la vida útil
.Generaciónde residuos del manteni-
miento durante la vida útil
.Generación de ruidodurante
la vida útil
.Agotamiento derecursos
.Ocupación deárea de terreno
. Incómodo
Moderada
Moderada
Alta
Pequeños aumentos en laeficiencia energética
minimizan el impacto durante la
vida útil
PAPEL .Generación deresiduos
después de lavida útil
Ocupación deárea deterreno
Depende delconsumo
El papel esreciclable
DETERGENTE Carga orgánica de efluentes
Contaminaciónhídrica
Depende del consumo
El detergentees biodegradable
ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PRODUCTOS
Proveedor Material Aspecto Impacto Notas
Plasticentro Componentesplásticos
Emisión Órgano
volátiles
Contaminaciónatmosférica
Emisionesodofiqueras
Metalcon Chapasmetálicas
Consumo deAgua
Agotamiento de
recurso
Proyectode rehusode agua
Transporca Transporte Emisión degases de
combustión
Contamina-Ción atmosféRica
Flota en Renovación
ASPECTOS E IMPACTOS AMBENTALES DE PROVEEDORES
� Escala del impacto
� Magnitud/severidad del impacto
� Frecuencia/probabilidad de ocurrencia
� Duración del impacto
INTERES AMBIENTAL
EVALUACION DE SIGNIFICANCIA
�� Requisitos legales y tendencias Requisitos legales y tendencias
�� Dificultad y/o costo para Dificultad y/o costo para cambiar el impactocambiar el impacto
�� Visión de las partes interesadasVisión de las partes interesadas
�� Interés económicoInterés económico
�� Requisitos voluntariosRequisitos voluntarios
�� Efecto sobre la imagenEfecto sobre la imagen
INTERES AL NEGOCIO
EVALUACION DE SIGNIFICANCIA
� Adopción de prácticas y procedimientos de control operacional
� Adopción de planes de acción de emergencia� Establecimiento de acciones de mejora y/u
objetivos y metas� Monitoreo ambiental
GESTION DE LOS ASPECTOS CON IMPACTO SIGNIFICATIVO
TALLERTALLER
4NORMA ISO 14001-2004NORMA ISO 14001-2004
A QUIEN APLICA?
Es aplicable a cualquier organización que desee, independientemente del tipo, tamaño y condiciones geográficas, culturales y sociales:
� Implementar, mantener y mejorar su Sistema de Gestión Ambiental.
� Garantizar, por si misma, su conformidad con lapolítica ambiental establecida.
� Demostrar tal conformidad a otros.� Buscar certificación/registro por parte de una
organización externa.� Hacer una autodeterminación y autodeclaración
de conformidad con la norma.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-
ISO 14001
Especifica los requisitos esenciales de un sistema de gestión ambiental. Su finalidad está en la aplicación
en organizaciones de todo tipo y tamaño, para acomodarse a diversas condiciones geográficas,
culturales y sociales.
El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y
funciones de la organización, pero en especial de la gerencia.
QUE VENTAJAS OFRECE?
• Da valor agregado ante los clientes.
• Mejora en el cumplimiento de los requisitos
ambientales legales.
• Reduce los riesgos ambientales y permite
prepararse adecuadamente para evitarlos.
• Acceso a obtener incentivos económicos
• Prevenir la contaminación y reducir los
desechos en forma rentable.
REQUISITOS NTC-ISO 14001
Título de la presentación No. Página 44
Modelo del SGA. ISO 14001
POLITICA AMBIENTAL
MEJORAMIENTOCONTINUO
PLANEACION
IMPLEMENTACION Y OPERACION
REVISION
EVALUACION YACCIONESCORRECTIVAS
SISTEMAS DE GESTION AMBIENTAL
El enfoque “PDCA”
ACT(Actuar)
CHECK(Verificar) DO
(Hacer)
PLAN(Planificar)
Revisary mejorar
Escribir loque se hace
Comprobar quese hace lo que
se ha escrito
Hacer lo quese ha escrito
4.1 REQUISITOS GENERALES
o Establecero Documentaro Implementaro Mantenero Mejorar continuamente
DEFINIR Y DOCUMENTAR EL DEFINIR Y DOCUMENTAR EL ALCANCE ALCANCE
ISO 14001
4.4.1 Recursos, Funciones,
Responsabilidad, Autoridad
4.4.2 Competencia, formación y toma de
conciencia
4.4.3 Comunicaciones
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de Documentos
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias
4.3.1 Aspectos Ambientales
4.3.2 Requisitos legales y otros
4.3.3 Objetivos metas y
Programas
4.5.1 Seguimiento y medición
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal
4.5.3 No conformidad, acción C/P
4.5.4 Control de Registros
4.2.POLÍTICA
4.3. PLANIFICACION
4.4.
IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.5. VERIFICACION
4.6. REVISIÓN POR LA
DIRECCION
REQUISITOS DE ISO 14001
4.5.5 Auditoria Interna
PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE PREPARACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTALGESTIÓN AMBIENTAL
Diagnóstico ambiental - Plan implementación
Conceptos básicos - Sensibilización
Capacitación
Documentación - Implementación
Auditorias internas
Acciones correctivas
Revisión gerencial
Auditoria
ConfiguraciónSGA
EstructuraciónDocumentación
DireccionamientoEstratégico SIA
Meses
Actividad
Certificación
Título de la presentación No. Página 49
LA ALTA GERENCIA DEBE DEFINIR LA POLITICA AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN
Es apropiada a la naturaleza, escala e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios;
Incluye el compromiso del mejoramiento continuo y prevención de la contaminación.
Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos suscritos por la organización relacionados con sus aspectos ambientales.
Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales
Sea documentada, implementada y mantenida, y sea comunicada a todos los empleados;
Se encuentre a disposición del público
4.2 POLITICA AMBIENTAL
Le permite a la organización analizar, evaluar, y planear su
gestión ambiental a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo con
los aspectos e impactos ambientales derivados de sus procesos,
productos y servicios
4.3 PLANIFICACION
4.3.1 Aspectos ambientales.
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos.
4.3.3 Objetivos, metas y programas de
gestión ambiental.
Título de la presentación No. Página 51
LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:
Identificar los Aspectos Ambientales de sus Actividades, Productos y Servicios dentro del alcance definido, considerando:
Aquellos que pueda controlar Aquellos sobre los cuales puede esperarse que tiene influenciaTeniendo en cuenta desarrollos nuevos o planificados, actividades productos y servicios nuevos o modificados.Determinando aquellos que tienen o pueden tener impacto significativo sobre el medioambiente.
4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES
4.3 PLANIFICACION.
Título de la presentación No. Página 52
LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER UNO O VARIOS PROCEDIMIENTOS PARA:
Identificar o tener acceso a los requisitos legales
Otros requisitos suscritos por la organización
…que se apliquen a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios.
4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
4.3 PLANIFICACION.
Título de la presentación No. Página 53
Establecer y Mantener Objetivos y Metas Documentados en cada función y nivel pertinente dentro de la organización;
Ser medibles cuando sea factible y coherentes con la política ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros
Establecer uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas.
4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
4.3 PLANIFICACION.
La planificación siempre apunta hacia el futuro y se debe considerar que en algún momento se va a aplicar.
PolíticaPolítica
Cuantificables y plazos
Cuantificables y plazos
Qué, cómo, cuándo, quién, porqué, dónde, con qué, etc… Qué, cómo, cuándo, quién,
porqué, dónde, con qué, etc…
Intenciones, principios
Objetivos y metas, cuantificables siempre que sea posible.
Programas
4.3 PLANIFICACION.
Como la organización evidencia el SGA en cada uno de sus puestos de trabajo y actividades que realiza.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.4.4.2 Competencia, Formación y toma de conciencia.4.4.3 Comunicación.4.4.4 Documentación.4.4.5 Control de documentos.4.4.6 Control operacional.4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias.
Título de la presentación No. Página 56
La gerencia debe proporcionar los recursos esenciales para implementar, mantener y mejorar el SGA. Estos incluyen recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura y recursos financieros y tecnológicos.
Las funciones, responsabilidad y autoridad se deben definir, documentar y comunicar.
La alta gerencia de la organización debe nombrar a un representante de la gerencia con autoridad y responsabilidad para gestionar el SGA.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Asegure que el SGA se establece, implementa y mantiene de acuerdo a los requisitos de la norma.Informe a la dirección el desempeño del SGA para su revisión, incluyendo las mejoras .
Todo personal que realice tareas para la organización o en su nombre cuyo trabajo pueda crear un impacto significativo en el medioambiente, debe ser competente en términos de educación, formación o experiencia .
Identificar las necesidades de formación y realizar las formaciones correspondientes.
• Establecer y mantener procedimientos para hacer que los empleados tomen conciencia de:
• La importancia de la conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA.
• Los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales relacinadoscon su trabajo.
• Sus funciones y responsabilidades para lograr conformidad con la política y los procedimientos ambientales y con los requisitos del SGA.
• Las posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos de operación especificados.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA
Título de la presentación No. Página 58
LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA:
La comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización;
La recepción documentación y respuesta de las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas
Decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y documentar esta decisión.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.3 COMUNICACIONES
Comunicación externa pasiva y activa
• Incluye dialogo con las partes interesadas y consideración con sus inquietudes.• La respuesta puede incluir informaciones relevantes.• Establecer comunicaciones con autoridades públicas sobre planificación de emergencias y otros.
ACTIVA
Recibir, documentar y responder a la información y a las inquietudes pertinentes.
PASIVA
4.4.3 COMUNICACIONES
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
Título de la presentación No. Página 60
La documentación debe incluir:
La política, objetivos y metas.
La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental
La descripción de los elementos principales del sistema, su interacción y referencia a documentos relacionados.
Los documentos y los registros exigidos por norma.
Los documentos del sistema y los registros definidos por la organización.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.4 DOCUMENTACION
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Manual
de
Gestión
Procedimientos
Instrucciones de Trabajo
Registros
22
33
44
Procedimientos
Procedi
mientos
Procedimientos
Procedi
mientos
Instrucciones de Trabajo
Un documento
Un documento para cada función|
Un documento para cada actividad
Registros internos(formatos llenos, informes, minutas, especificaciones,
lista de asistencia)
Registros externos
Legislación
ambiental
( normas y regulaciones
ambientales,
compromisos
corporativos,
convenios suscrito
s, etc
Referencia en Procedimientos
Referencia en Manual del SGA
Capturan información acerca de las actividades descritas en los primeros tres niveles
Manual
Del
S G
Aspectos e
Impactos
Ambientales
11
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS
Requisitos: Establecer, implementar y mantener procedimientos para:
1. Aprobar los documentos antes de su emisión.
2. Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente.
3. Asegurar que se identifican los cambios y el estado de revisión.
4. Asegurar que la versión vigente este disponible en el punto de uso.
5. Los documentos deben ser legibles, fechados, de fácil identificación y cumplir los períodos de conservación.
6. Los documentos de origen externo se deben identificar y controlar su distribución.
7. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos e identificarlos de forma adecuada si se deben mantener.
Los documentos deben ser entendibles, sistematizados y utilizables
Título de la presentación No. Página 63
La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones y actividades relacionados con sus aspectos e impactos ambientales significativos y asegurarse que se realizan bajo condiciones especificadas.
El establecimiento y mantenimiento de procedimientos documentados para abarcar situaciones en las cuales la ausencia de ellos pudiera llevar a desviaciones de la política y de los objetivos en Ambientales.
La estipulación de criterios de operación en los procedimientos
El establecimiento y mantenimiento de procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos de los bienes y servicios usados por la organización y la comunicación de los procedimientos y requisitos pertinentes a los proveedores, incluyendo contratistas.
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.6 CONTROL OPERACIONAL
PROCESOS RELEVANTES PARA EL MEDIO AMBIENTE
Gestión de residuos.Gestión de sustancias peligrosas.Manejo de sustancias peligrosas
para el agua.Mantenimiento de la pureza del
aire.Gestión de las aguas.Diseño de un producto.Compras.Otros.
Título de la presentación No. Página 65
Establecer y mantener procedimientos documentados que permitan identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes que puedan impactar el medioambiente.
Responder a situaciones de emergencia y accidentes reales para prevenir y mitigar los impactos ambientales asociados a ellos.
Examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular, después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia.
Además, probar periódicamente tales procedimientos cuando sea factible
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
Los planes de emergencia pueden incluir:
Organización y responsabilidades ante emergencias.Listado del personal clave.Detalles de los servicios de emergencia.Planes de comunicaciones internas y externas.Acciones tomadas en la eventualidad de distintos
tipos de emergencias.Información sobre sustancias peligrosas,
incluyendo para cada una los impactos potenciales sobre el medio ambiente y medidas a tomar en el caso de escapes accidentales.Planes de capacitación y ensayos de eficiencia.
4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION.
4.5.1 Seguimiento y medición.
4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.
4.5.3 No conformidad, acción correctiva y
acción preventiva.
4.5.4 Control de los registros.
4.5.5 Auditoria interna.
4.5 VERIFICACION
Establecer, implementar y mantener procedimientos para:
1. Hacer seguimiento y medir las características de sus operaciones que tengan impacto significativo en el medio ambiente.
2. Hacer seguimiento del desempeño, controles operacionales aplicables y conformidad con los objetivos y metas de la organización.
3. Los equipos de seguimiento y medición se utilicen y mantengan calibrados y verificados, conservando los registros.
4.5 VERIFICACION
4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION
Puntos a tener en cuenta:
1. ¿Cómo se sigue el desempeño
ambiental?
2. ¿Cómo se han establecido los
indicadores de desempeño ambiental que
se relacionan con objetivos y metas, y
cuales son ellos?
4.5 VERIFICACION
4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION
4.5.2.1 Establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
4.5.2.2 Evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba con un procedimiento a parte o con el anterior.
Se deben mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
4.5 VERIFICACION
4.5.2. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL
Título de la presentación No. Página 71
LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER PROCEDIMIENTOS PARA TRATAR LAS “NO CONFORMIDADES” REALES Y POTENCIALES Y TOMAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
Identificar y corregir las NC y tomar acciones para mitigar le impacto ambiental.
Investigar las NC, determinando sus causas y tomando acciones para evitar su recurrencia
Tomar acciones para prevenir la ocurrencia de NC
La organización debe implementar y registrar cualquier cambio e los procedimientos que resulte de las acciones correctivas y preventivas.
4.5 VERIFICACION
4.5.3. NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
El enfoque “PDCA”ACT
(Actuar)
CHECK(Verificar) DO
(Hacer)
PLAN(Planificar)
Revisary mejorar
Escribir loque se hace
Comprobar quese hace lo que
se ha escrito
Hacer lo quese ha escrito
El enfoque “PDCA”ACT
(Actuar)ACT
(Actuar)
CHECK(Verificar)CHECK(Verificar) DO
(Hacer)DO
(Hacer)
PLAN(Planificar)PLAN
(Planificar)
Revisary mejorar
Escribir loque se hace
Comprobar quese hace lo que
se ha escrito
Hacer lo quese ha escrito
Título de la presentación No. Página 72
LA ORGANIZACIÓN DEBE ESTABLECER Y MANTENER PROCEDIMIENTOS PARA PARA IDENTIFICAR, MANTENER Y DISPONER LOS REGISTROS Los registros deben ser legibles,
identificables y permitir la trazabilidad de la actividad, productos o servicio involucrado.
Los registros se deben almacenar y mantener de manera tal que se puedan recuperar con facilidad y estén protegidos de daños, deterioro o pérdidas
Los registros se deben mantener según sea apropiado al sistema y a la organización, para demostrar la conformidad con los requisitos de esta norma
4.5 VERIFICACION
4.5.4 CONTROL DE REGISTROS
Deben ser evidencia de:
Requisitos legales.Permisos o autorizaciones.Aspectos y efectos ambientales asociados.Actividades de capacitación.Datos de seguimiento.Detalles de no conformidades: incidentes, reclamos y
acciones tomadas.Información de proveedores y contratistas.Auditorías ambientales y revisión por la dirección.
4.5 VERIFICACION
4.5.4 CONTROL DE REGISTROS
Título de la presentación No. Página 74
LA ORGANIZACIÓN DEBE TENER UN PROGRAMA Y PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR AUDITORIAS PERIODICAS DEL SGA TENIENDO EN CUENTA LAS OPERACIONES IMPLICADAS . PARA:
Determinar si el SGA:
Está conforme con las medidas planeadas para la gestión en SySO incluyendo los requisitos de esta norma
Ha sido implementado y se mantiene
Informar a la gerencia acerca de los resultados de las auditorías
La selección de los auditores debe garantizar la objetividad e imparcialidad
4.5 VERIFICACION
4.5.5. AUDITORIAS
Título de la presentación No. Página 75
LA ALTA GERENCIA DEBE, A INTERVALOS DETERMINADOS POR ELLA MISMA, REVISAR EL SGA, PARA ASEGURAR SU CONTINUA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN Y EFICACIA.
4.6 REVISION POR LA GERENCIA
Requisitos:El más alto nivel directivo revisará el
SGA.Se asegurará que se pueda recoger
la información necesaria para permitir esta revisión.La revisión debe ser documentada.
Los resultados de la revisión por la dirección deben incluir:
Decisiones y acciones tomadas relacionadas con posibles cambios en:
Política ambientalObjetivos y metasOtros elementos del SGA
coherentes con el compromiso de mejora continua.
4.6 REVISION POR LA GERENCIA
4.4.1 Recursos, Funciones,
Responsabilidad, Autoridad
4.4.2 Competencia, formación y toma de
conciencia
4.4.3 Comunicaciones
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de Documentos
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias
4.3.1 Aspectos Ambientales
4.3.2 Requisitos legales y otros
4.3.3 Objetivos metas y
Programas
4.5.1 Seguimiento y medición
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal
4.5.3 No conformidad, acción C/P
4.5.4 Control de Registros
4.2.POLÍTICA
4.3. PLANIFICACION
4.4.
IMPLEMENTACION Y OPERACION
4.5. VERIFICACION
4.6. REVISIÓN POR LA
DIRECCION
REQUISITOS DE ISO 14001REQUISITOS DE ISO 14001
4.5.5 Auditoria Interna
5AUDITORIAS AMBIENTALESAUDITORIAS AMBIENTALES
AUDITORÍA DE SGAAUDITORÍA DE SGA
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del
SGA por la organización
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoria y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del
SGA por la organización
(ISO 14001)
AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría
AUDITOR LIDER: persona calificada para gerenciar y desempeñar auditorías ambientales
CLIENTE (ISO 19011): organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría.
AUDITADO (ISO 19011): organización (área) que es auditada.
DEFINICIONESDEFINICIONES
TIPOS DE AUDITORÍASTIPOS DE AUDITORÍAS• 1a Parte (Interna) - La organización evalúa resultados de
la implementación del SGA y del cumplimiento de la Política Ambiental
• 2a Parte - La organización evalúa resultados y actividades ambientales de contratistas, proveedores, etc.
• 3a Parte - Por un ente independiente. La organización evaluada se somete a la evaluación del cumplimiento de los requisitos de ISO 14001 y de implementación efectiva de su SGA.
AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS
AUDITORÍAS INTERNAS VS EXTERNAS
• Menos protocolo que las externas
• Auditores trabajan para la misma compañía
– implicaciones de políticas
– temas delicados
• La Auditoría resulta no tener efecto directo en el Certificado
CRITERIOS DE AUDITORÍACRITERIOS DE AUDITORÍA
Cualquier requisito del SGA que el Auditor utiliza como referencia frente al cual compara la evidencia reunida
durante la auditoría.
– Política(s)– Procedimientos– Requisitos– Prácticas
ALCANCEALCANCE
• Departamento
• Proceso
• Actividades
• Instalaciones físicas
• Elementos de la norma
• Total
Extensión y Límites de la Auditoría Interna(ISO 19011)
PROGRAMA DE AUDITORIA:
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
PLAN DE AUDITORIA:
Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la ejecución de una auditoría.
(ISO 19011)
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son
verificables.
– Puede ser cualitativa o cuantitativa.
– Está basada en entrevistas, examen de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados existentes de mediciones, ensayos y otros medios dentro del alcance de las auditorías.
EVIDENCIA DE AUDITORIA (ISO 19011):
(ISO 19011)
NO CONFORMIDADNO CONFORMIDADIncumplimiento de un requisito especificado
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimiento de requisitos normativos y otros criterios de auditoría y/o cumplimiento de la legislación ambiental.
Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.
Las No Conformidades señalan las áreas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.
NIVELES DE NO CONFORMIDADES
NIVELES DE NO CONFORMIDADES
Mayor (rompimiento del sistema)
• Es sistemática, es una falla del sistema.
• Incumplimiento total o parcial a un requisito de la Norma.
• Documentación del SGA que no se ha implementado consistentemente y que puede poner en riesgo la efectividad del sistema.
Menor
• Es puntual (falla aislada no del SGA).
• No afectan directamente el resultado ambiental de
actividades, productos o servicios y se estima que son
fácilmente solucionables
• Existe un SGA definido con procedimientos e instrucciones
documentados. También existe un nivel general de
implementación aceptable, pero existen discrepancias en el
cumplimiento de los requisitos o en la implementación del
Sistema
NIVELES DE NO CONFORMIDADES
NIVELES DE NO CONFORMIDADES
Observación
• Situación actual que a juicio del auditor, justifica una aclaración o investigación para mejorar el estado general y eficacia del SGA.
• Pueden señalar la posibilidad de que ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.
NIVELES DE NO CONFORMIDADES
NIVELES DE NO CONFORMIDADES
Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier
otra situación indeseable para evitar su recurrencia
Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier
otra situación indeseable para evitar su recurrencia
ACCIÓN CORRECTIVAACCIÓN CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de
prevenir su ocurrencia.
Acción tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidades a fin de
prevenir su ocurrencia.
ACCIÓN PREVENTIVAACCIÓN PREVENTIVA
6CONCEPTOS GENERALES
DE AUDITORIACONCEPTOS GENERALES
DE AUDITORIA
CRITERIOS DE
AUDITORÍA
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitosrequisitosusados como referencia.
EVIDENCIA DE LA
AUDITORÍA
Registros declaraciones de hechodeclaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa a cuantitativa.
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA
HALLAZGO DE
AUDITORÍA
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. Indican conformidad o no conformidad con los criterios u oportunidades de mejora
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011
PROGRAMA DE LA
AUDITORÍA
Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
PLAN DE LA AUDITORÍA
Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría.
ALCANCE DE LA
AUDITORÍA
Extensión y límites de una auditoría. Incluye descripción de las instalaciones físicas, unidades organizacionales, actividades, procesos y períodos que cobija.
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011
AUDITOR LIDER:
AUDITOR (ISO
19011):persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría
persona calificada para gerenciary desempeñar auditorías ambientales
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011
AUDITADO (ISO 19011):
CLIENTE (ISO 19011):
organización o persona que solicita una auditoría. Nota: el cliente puede ser el auditado, o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractual para solicitar una auditoría.
organización (área) que es auditada.
DEFINICIONES SEGÚN LA 19011
7COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO COMPETENCIA DEL AUDITOR INTERNO
GENERALIDADESPara ser auditor la persona debería:
Poseer atributos personales.Demostrar la capacidad para aplicar el conocimiento y
las habilidades necesarias para realizar auditorías.
El conocimiento apropiado y las habilidades para llegar a ser auditor se adquieren por medio de la educación, la experiencia laboral, la formación del auditor y la experiencia en auditoría.
Calidad y Medioambiente
CONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIACONCEPTO DE COMPETENCIA
Atributos personalesAtributos personalesAtributos personalesAtributos personales
Educación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enEducación Experiencia Formación Experiencia enlaboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor aulaboral del auditor auditoríasditoríasditoríasditorías
Conocimientos y Conocimientos y Conocimientos y Conocimientos y habilidades habilidades habilidades habilidades especificas en: especificas en: especificas en: especificas en:
Aspectos e Aspectos e Aspectos e Aspectos e Impactos Impactos Impactos Impactos
AmbientalesAmbientalesAmbientalesAmbientalesComunes y Comunes y Comunes y Comunes y genéricasgenéricasgenéricasgenéricas
• Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto
• De mentalidad abierta• Diplomático• Observador• Perceptivo• Versátil • Persistente• Decidido• Seguro de si mismo
ATRIBUTOS PERSONALES
• Principios, procedimientos y técnicas de auditoria
• Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones de la Organización
• Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables
ISO 19011
CONOCIMIENTOS GENERALES
• Métodos y técnicas de gestión en seguridad y salud ocupacional:
– Terminología en Medioambiente
– Principios de gestión en Medioambiente
– Herramientas de gestión en Medioambiente
• Ciencia y tecnología en materia de Medioambiente
• Aspectos técnicos y de seguridad de las operaciones
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS
EDUCACION, EXPERIENCIA Y FORMACION
• Educación suficiente.
• Experiencia laboral (función técnica, de gestión, profesional)
• Formación como auditor
• Debería tener experiencia en auditorías
MÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓNMÉTODOS DE EVALUACIÓN
“Juego de roles”, auditorías con testigos, desempeño en el trabajo.
Evaluar los atributos personales, el conocimiento y habilidades y su aplicación.
Observación
Entrevistas personales y telefónicas.
Evaluar atributos personales, habilidades comunicativas, verificar información, comprobar el conocimiento y adquirir información adicional.
Entrevistas
Análisis de registros de educación, formación, empleo y experiencia de auditoría.
Verificar los conocimientos del auditor.
Revisión de los registros
EjemplosObjetivosMétodo de evaluación
8GESTION DE LA AUDITORIA
GESTION DE LA AUDITORIA
AUDITADOAUDITOR
CLIENTE
GESTOR
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Quién es?Quién es?
Un equipo gestor?
El representante de la dirección?
El Área de Auditoría Organizacional?
El Coordinador del Sistema?
Otro? Quién?
ResponsabilidadesResponsabilidades
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Definir el procedimiento y mantenerlo
Elaborar el programa de auditoría
Asignar el equipo auditor acorde con el propósito de la auditoría
Coordinar la ejecución del programa de auditoría
Hacer seguimiento al programa y asegurar que se cierre el ciclo
Dirimir conflictos que se presenten en las auditorías
ResponsabilidadesResponsabilidades
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Evaluar los resultados de cada ciclo de auditoría y preparar el informe para la revisión gerencial
Conservar registros de las auditorías
Seleccionar, entrenar y asegurar competencia del equipo auditor
Monitorear y mejorar el proceso de auditoría
CompetenciasCompetencias
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Las del auditor interno.
Conocimiento del direccionamiento estratégico
Conocimiento y habilidades para elaborar el programa y plan y definir el objetivo y alcance de la auditoría, basado en la situación de la organización
Habilidad para conformar el equipo auditor, motivarlo y evaluar su desempeño
Habilidad para evaluar información e identificar fortalezas y debilidades del sistema de gestión
Habilidad para resumir los resultados de auditoría para la revisión gerencial
Habilidad para coordinar y hacer seguimiento al programa de auditoría
Conocimientos para elaborar el presupuesto requerido para desarrollar el programa de auditoría
Habilidad para dirimir conflictos de auditoría
CompetenciasCompetencias
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Quién es?Quién es?
La alta dirección?
El representante de la dirección?
El coordinador del SGI?
El administrador del proceso de auditoría?
El área de auditoría interna?
Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el SGI?
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
ResponsabilidadesResponsabilidades
Definir los criterios de auditoría
Asignar recursos
Aprobar modificaciones al programa
Recibir resultados de la auditoría como base para la revisión gerencial
Qué se audita?Qué se audita?
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
La organización?
Los procesos?
Las prácticas?
Los procedimientos?
Los productos?
Los resultados?
Las personas?
Quién atiende la auditoría?Quién atiende la auditoría?
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
La alta gerencia?
El representante del SGI por la dirección?
Personal relacionado con el SGI:
� Jefes de la áreas / procesos?
� Personal operativo?
� Personal nuevo? Temporales?
� Contratistas?
� Miembros de la comunidad?
ResponsabilidadesResponsabilidades
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Informar al personal a cargo que va a participar en la auditoría
Aprobar plan de auditoría
Proveer los recursos necesarios
Cooperar con los auditores y suministrar la información requerida
Definir e implementar acciones correctivas y preventivas
Asegurar la eficacia de las acciones tomadas
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
Quién es?Quién es? Personal interno?
Personal contratado?
Auditor líder o principal?
Equipo?
Auditor individual?
Acompañados por un experto técnico, auditor en formación y observador.
RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE AUDITORIA …
ResponsabilidadesResponsabilidades
Preparar la auditoría
Recolectar y evaluar evidencia
Elaborar informe de auditoría
Hacer seguimiento a acciones correctivas, cuando así se requiera
Seguir procedimiento definido y cumplir con el programa de auditoría
Realimentar el proceso de auditoría
9TECNICA DE LA AUDITORIA
TECNICA DE LA AUDITORIA
FINALIDAD DE LA AUDITORÍA
• ¿El SGA fue documentado e
implantado en conformidad con
los requisitos?
• ¿Es efectivo para los fines
propuestos y mejora de manera
continua?
• ¿Se cumplen los requisitos legales
y la Política de la Organización?
CARACTERÍSTICAS DE LAS AUDITORIAS
� Legitimidad
� Planificación / Programación
� Método consistente
� Utilización de personal Calificado
� Transparencia
� Efecto de retroalimentación
La característica fundamental de las Auditorías es su “independencia” en relación a las actividades /
áreas a ser auditadas.
FASES DE LA AUDITORÍA
FASE III:Realización “in-situ”
FASE III:Realización “in-situ”
FASE II:Preparación
FASE IV:InformeFASE IV:Informe
FASE V:SeguimientoFASE V:
Seguimiento
FASE I:Planeacion
• Definir el alcance y objetivo de la auditoría
• Identificar documentos de referencia (criterios)
• Decidir la estrategia de auditoría (metodología)
• Seleccionar el equipo de auditores e informarles
• Elaborar el Programa de auditoria (agenda)
• Elaborar el plan de auditoria
• Logística (eventual)
• Comunicar al responsable del área o instalación con anticipación (Plan de Auditoría)
FASE I: PLANEACION DE LA AUDITORÍA
ALCANCE Y OBJETIVO
Extensión y límites de la auditoríaExtensión y límites de la auditoría• Localización y Área física• Actividades o Procesos
Las instalaciones y áreas pueden seleccionarse:
• Selección al azar• Percepción de riesgos• Importancia de la instalación, para el negocio
FASE I
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Revisión de la documentación preliminar de la organización tales como:
– Política – Programas – Revisiones gerenciales– Auditorías previas (registros)– Manual del SGA (si existe)– Legislación– Aspectos Ambientales
FASE I
ESTRATEGIA DE LA AUDITORIA
Definir el método para evaluar el SGA de la organización:
– Enfoque basado en IMPACTOS– Enfoque basado en PROCESOS– Enfoque basado en SISTEMA
FASE I
AUDITORES
Determinar quien va a realizar la auditoria según sus competencias:
– Atributos– Educación– Experiencia– Formación– Independencia
FASE I
PROPOSITO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
Es planear:
Tipo de auditoría.
Número de auditorías.
Identificar y suministrar los recursos para realizar las auditorías.
Los programas de auditoría se deben realizar anualmente.
PROGRAMA DE LA AUDITORIAFASE II
Cuántos Ciclos al Año?
EXTENSIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA…
Sistemas jóvenes
Un ciclo semestral
Sistemas maduros
Un ciclo anual
FASE II
MODELO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA
XP
R
O
C
E
S
O
S
XObjetivos y programa
XDefinir estrategia.
DNOSAJJMAMFEMES
PROCESO
Mapa de la
empresa
FASE II
4.1
4.2
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
1ª semana de julio de 2003
PepitoPerez
Gerente General
*Gerente Ingeniería
*Gerente Producción
*Gerente Administra-tivo
*Encargado del SSISO
Manual integral
PD1 Procedimiento de evaluación de peligros.
(matriz de PELIGROS)
PD2 Procedimiento de requisitos legales. (matriz de requisitos)
Planificación
Labores culturales
MIRFE
Cumplimiento
Planes de acción
ELEMENTELEMENTO DE LA O DE LA NORMANORMA
FECHA DE FECHA DE LA LA
AUDITORIAAUDITORIAAUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOS DOCUMENTOS
EN REFENCIAEN REFENCIAPROCESOPROCESO
FASE II
4.4
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
2ª y 3ª semana de julio de 2003
Gonzalo González
Margarita Gómez
Zoila Vaca
Gerente Ingeniería
*Gerente Comercial
*Gerente de Producción
*Jefe de Laboratorio
*Supervi-sores
*Persona de planta
PG1 Procedimiento de capacitación
PG2 Procedimiento de compras y proveedores
PG3 Procedimiento de comunicaciones
PG4 Procedimiento de producción.
PG5 Procedimiento de Control operacional
PG6 Procedimiento de emergencias
Operación de oficinas y cocina
Compostaje
Transporte
Mantenimiento
ELEMENTO ELEMENTO DE LA DE LA
NORMANORMA
FECHA DE LA FECHA DE LA AUDITORIAAUDITORIAAUDITORAUDITORAUDITADOAUDITADODOCUMENTOS EN DOCUMENTOS EN
REFENCIAREFENCIAPROCESOPROCESO
FASE II
5.6
4.6
4.6
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:2000
- Revisión por la dirección
4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1ISO 14001:1996
4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1OHSAS 18001:2000
4.1, 5.1, 5.2,
5.3, 5.4, 5.5.1,5.5.2
6.1, 8.1, 8.4
8.2.1
ISO 9001:2000
PROCESOS DE LA DIRECCIÓN
- Planificación del Sistema de Gestión
MES NMARZOFEBREROENERO
4321
AÑO N
4321 1 2 3
Todos los numerales
ELEMENTO DE LA
NORMA 43214
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:2000
TODOS LOS PROCESOS
NORMA APLICABLEPROCESO
OBJETIVO:
ALCANCE:
REPRESENTANTE DEL SIG
Auditoria interna � revisión por la dirección � Auditoria externa �
FASE II
Elaboración del Programa de AuditoríaSeguimiento al programa
Cumplimiento de las fechas definidasEl propósito de la auditoría se cumplió?Calidad de los informes
Otros aspectos a evaluar:• Auditorías no programadas y ejecutadas• Auditorías programadas y no ejecutadas• Auditorías abiertas• No conformidades repetitivas con respecto a ciclos
anteriores
Se recomienda revisar el programa de auditoría como mínimo trimestralmente
FASE II
Programa de AuditoriaPlan de AuditoriaLista de Verificación
FASE II: PREPARACION DE LA AUDITORÍA
Facilita la Facilita la programación y la programación y la coordinación de las coordinación de las actividades de la actividades de la
auditoria.auditoria.El responsable es el El responsable es el
auditor líder.auditor líder.
PLAN DE LA AUDITORIAFASE II
PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA
Debe facilitar la programación y coordinación de las actividades de auditoría.Lo debe realizar el líder
del equipo auditor.La cantidad de detalle
incluida refleja el alcance y complejidad de la auditoría.Debe ser flexible.
Generalidades:
FASE II
Debe incluir o describir:
Objetivos de la auditoría.Criterios de la auditoría y documentos de
referencia. Alcance (unidades organizacionales, funcionales y
procesos auditar).Fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de la auditoría en sitio.Tiempo y duración esperados para cada actividad,
incluidas las reuniones.Asignación de recursos en los puntos críticos de
auditoría.
PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍAFASE II
EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA
Objeto Alcance
Evaluar si el procedimiento PC005-V3 “Compras” cumple los requisitos del SGI y verificar lo referente a selección y evaluación de proveedores
Registros del último año de proveedores de:Combustibles, Soda cáustica, MP1 y contratista aseo
Evaluar las competencias relacionada con respuesta a emergencias
Áreas de: calderas, subestación eléctrica, tanque de ACPM de 55000 gal. Brigada para atender derrames
Establecer si se cumple y controla el manejo de sustancias químicas. PR. SQ555.V2
Almacenamiento: cloro, amoniaco, ácido sulfúrico y gasolina. Caldera e incinerador
FASE II
EJEMPLOS DEL PLAN DE AUDITORÍA…
Para: (responsable del proceso / actividad)
De: (nombre y apellido) Auditor Interno SSISO
Fecha: (día, mes y año en que se envía la comunicación)
Asunto: Primer ciclo de auditorías al SSISO
Con la presente pongo a su consideración la agenda prevista y agradezco me notifique por este mismo medio antes del (día, mes, año) la confirmación ó ajustes a la misma.
Fecha de la auditoría: (día, mes y año en que se realizará)
Objeto y Alcance de la auditoría:
Plan de trabajo:
Sitio de la entrevista
Inicio y fin de la entrevista
Nombre y cargoTema a auditar
LUGARHORAAUDITADOPROCESO
FASE II
EJEMPLO PLAN DE AUDITORÍA
TodosReunión de cierre17:00
Dueño del proceso Revisión del proceso16:00
Dueño del proceso y responsable de la dirección
Seguimiento de objetivos y acciones correctivas
15:00
Responsable etapa 1
Responsable etapa 2
Etapa 1
Etapa 2
10:30
Encargado del SSISORecorrido9:30
Dueño del procesoRevisión de política, objetivos y programas.
8:30
Todos los jefesReunión de apertura8:00
PARTICIPANTEPASOS DEL PROCESOHORA
FASE II
EJEMPLO PLAN DE AUDITORIA
Gerencia Bogotá
Carlos Guevara
CR - AURevisión gerencial
9001 (5.6) 14001 y 18001 (4.6)
08:00-10:30
210303
AperturaNA07:30200303
Gerencia Bogotá
Carlos Guevara
CR – AUProceso requisitos legales
9001 (5.1, 5.2, 7.2.1, 7.3.2)
14001 y 18001 (4.3.2)
14:30-17:00
200303
Oficina Arauca
RobinzonMiels
RE – MB
Oficina Arauca
RobinzonMiels Gteproyecto
RE – MB
Gerencia Bogotá
Carlos Guevara
CR – AUProceso de comunicación
9001 (5.5.3, 7.2.3)
14001 y 18001 (4.4.3)
11:00-13:00
200303
Oficina Arauca
RobinzonMiels
RE – MB
Carlos Guevara Gerente general
Auditado
CierreNA11:00210303
Gerencia Bogotá
CR – AUProceso planificación del sistema de gestión
9001(5.1,5.2,5.3,5.4,5.5.1,5.5.2,6.1,8.1,
8.4,8.2.1)
14001 y 18001 (4.1, 4.2, 4.3.3, 4.3.4, 4.4.1)
08:00-10:30
200303
LugarAuditorActividadNormas-NumeralHoraFecha
AUDITOR LÍDER REPRESENTANTE SIG
FASE II
• Proporciona estructura - guía
• Define muestra - garantiza cobertura
• Facilita lograr el objetivo
• Ayuda a mantener auditores en camino
• Evita la duplicación
• Ayuda a la administración del tiempo
• Reduce improvisaciones del auditor
LISTA DE VERIFICACIÓNFASE II
TIPOS DE LISTA DE VERIFICACIÓN
• Lista de Preguntas
• Lista de Palabras Clave
•De acuerdo áreas
FASE II
... es un recurso, ¡ no el maestro!
En caso de un evento inesperado, el Líder del Equipo decide si:
* Se hace caso omiso,* Anota para investigar después,* Hace seguimiento inmediatamente .
LISTA DE VERIFICACIÓNFASE II
EJEMPLO DE PREGUNTAS A PARTIR DE LA NORMA
Cuales son las intenciones de su empresa con respecto al medio ambiente?
Intenciones.
Estrategias.
Filosofía.
Guía.
Lineamientos.
4.2 Política
Mejoramiento continuo.
Cumplimiento legal.
Documentada.
Conocida.
Apropiada.
Cómo se estructura la organización?
Organigrama.
Plano espacial.
Mapa de procesos.
4.1 Generales
(organización)
PREGUNTASCHECK LISTCRITERIO
FASE II
LISTA DE VERIFICACION
IDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICARIDENTIFICAR
PROCESOS REQUISITOS RECURSOS INTERACCIONES DOCUMENTOS
APLICABLES
VERIFICAR
IMPLEMENTACION EFICACIA MEJORAMIENTO CONTINUO
FASE II
FASE III: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
� Reunión Inicial o de Apertura
� Desarrollo de la Auditoría.
� Evaluación
� Reunión de cierre
REUNIÓN DE APERTURA• Presentación de los participantes
• Confirmación de objetivos, alcance y criterios de auditoría
• Confirmación de horario y otras disposiciones (reuniones)
• Métodos y procedimientos de la auditoría
• Confirmación de los canales de comunicación formal
• Confirmar que se va a informar durante el progreso
• Confirmación de recursos e instalaciones,
• Confidencialidad
• Procedimientos de protección laboral, emergencia y seguridad
• Disponibilidad, funciones e identidad de los guías
• Método de presentación de la información, incluyendo clasificación de no conformidades, entre otros
ISO 19011: 2002
FASE III
DESARROLLO DE LA AUDITORIATRABAJO EN SITIO
Expresión utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio (instalación).
Las actividades se concentran en conseguir suficientes datos para satisfacer los requerimientos de la auditoría.
“BUSCAR LA CONFORMIDAD”
FASE III
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
• Llegar al área (puntual)
• Presentarse a través de un guía o solo
• Mantener a la gente en calma
• Explicar lo que se quiere
• Investigar lo necesario
• Decir a la gente los resultados
• Satisfacer la muestra
FASE III
TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS
• Observación de Condiciones
• Observación de Instalaciones
• Observación de Actividades
• Revisión de Documentos
• Entrevistas
DESARROLLO DE LA AUDITORÍAFASE III
1. OBSERVACIÓN DE CONDICIONES
TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍASFASE III
OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES
� Unidades de proceso
� Áreas de almacenamiento
� Áreas de mantenimiento
� Oficinas
2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONES
TÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍASFASE III
� ¿Para qué sirve?� ¿Puede tener un impacto en
el medio ambiente?� ¿Se calibró?� ¿Existe un registro?� ¿Cuál es la lectura?� ¿La lectura está dentro de
los criterios operativos aceptables?
2. OBSERVACIÓN DE INSTALACIONESTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS
FASE III
� ¿Se cumplen los procedimientos?� ¿Se siguen los instructivos de
trabajo?� ¿Las actividades se realizan con
criterios de seguridad� ¿se controlan los peligros y
riesgos en la ejecución de las actividades?
� ¿son efectivos los controles?
3. OBSERVACIÓN DE ACTIVIDADESTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS
FASE III
� Manual del SGA
� Procedimientos
� Instrucciones de trabajo
� Otros documentos
� Registros
4. REVISION DE DOCUMENTOSTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS
FASE III
• Fuente de información más importante• Más difícil de hacer • Involucra aptitudes y actitudes personales• Verbal y no verbal• Elegir a la gente adecuada
– quienes están a cargo– quienes hacen el trabajo
5. ENTREVISTASTÉCNICAS DE AUDITORÍASTÉCNICAS DE AUDITORÍAS
FASE III
REGLAS PARA LA ENTREVISTA
1. Dirija las preguntas al empleado que ejecuta el trabajo.
2. Considere el lugar y el tiempo
3. Hable el lenguaje de la persona. No emplee tecnicismos incomprensibles.
4. Hable clara y cuidadosamente.
5.5. ESCUCHE.ESCUCHE.
FASE III
TÉCNICAS DE ENTREVISTAHacer¿Qué?¿Dónde?¿Cuándo?¿Porqué?¿Quién?¿Cómo?
No HacerRetóricoSuponerNo prestar atenciónInterrogatorio
IntentarIntentarNo-verbalHipotético
Muéstreme !!!Muéstreme !!!
FASE III
TIPOS DE PREGUNTAS
1. Abiertas
2. Sondeo
3. Cerradas
APROPIADAS SE DEBEN EVITAR
1. Capciosas
2. Agresivas
3.Múltiples
FASE III
PREGUNTAS ABIERTAS
Diseñadas para estimular el pensamiento y que el
auditado se exprese, la intención debe ser clara y no
ambigua.
Son eficaces cuando el auditado se siente cómodo y
habla sobre el como realiza las tareas.
Extraen información sin crear barreras por el
auditado.
Permiten reducir el número de preguntas y
profundizar sobre el tema especifico.
Apropiadas…
FASE III
PREGUNTAS DE SONDEO O ACLARACIÓN
Aclaran temas expresados por el auditado.
Confirman la comprensión del significado de
palabras y afirmaciones.
Ayudan a evitar malos entendidos.
Brindan información con profundidad.
Ejemplo:
Qué quiere decir?
Déme un ejemplo?
Apropiadas… FASE III
PREGUNTAS CERRADAS
Verifican la compresión de lo
que el auditado afirma.
Manejan información especifica.
Se obtienen respuestas breves.
Son útiles para resumir.
No se utilizan para comenzar la
entrevista.
Apropiadas…FASE III
PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR
CAPCIOSAS: Sugieren al auditado la respuesta. Ejemplo: Este no es un residuo peligroso?
AGRESIVAS: Colocan al auditado fuera de lugar, utilizan palabras emotivas y pueden obligar al auditado a retirarse, mienta o no coopere mas. Ejemplo: Parece que usted tiene problemas en manejar este proceso?
MULTIPLES: Confunden o desvían al auditado. Ejemplo: Desde cuando realiza esta tarea? Esta incluida en el procedimiento? Lo ha verificado?
FASE III
CONDUCIR LA AUDITORÍA
• Mantener el Control
• Habilidades de Comunicación
• Reunir Evidencia Objetiva
• Observar lenguaje corporal
• Administrar el tiempo
FASE III
La auditoría constituye una verificación, trabajar sobre UNA MUESTRA para el análisis de grandes poblaciones de registros o documentos, empleados, etc. para conceptuar acerca del cumplimiento.
El número de registros que el auditor debe revisar es generalmente de tal magnitud que es difícil
analizarlos en su totalidad.
DIFICULTADESFASE III
PERSONAJES Y OBSTÁCULOS• El documento olvidado• La interrupción• El papel arreglado• La salida inesperada• La confrontación• El caso especial• La falta de preparación• El ausente indispensable• La amnesia• La barrera del lenguaje• El drama
FASE III
ERRORES
� Auditar solamente documentos� Auditar solamente la formación� Tomar las cosas de forma
personal� Expresar antipatía por el
auditado� Aceptar afirmaciones sin tener
acceso a los hechos� Expresar juicios propios
FASE III
• Hallazgos, no conformidades y observaciones
• Establecer los Hechos– Obtener ayuda de los auditados– Discutir asuntos y verificar
• Recolectar TODATODA la Evidencia– Observaciones exactas– Exponer : cuándo, qué, dónde, por qué
EVALUACION Y REGISTROFASE III
ESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADESESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADES
• Use terminología local, pero no jerga
• Rastreable
• Útil,
• Conciso
• Utilizar el lenguaje de la norma
FASE III
EL REPORTE DE LA NO CONFORMIDAD DEBE CONTENER DOS PUNTOS:
a. Una observación que detalla completa y precisamente lo que fue visto o encontrado por el auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la persona auditada para confirmar su exactitud
b. Una referencia a la cláusula de la norma o documentos ambientales de la organización
FASE III
SUGERENCIAS DE REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES
1. “No existe evidencia objetiva que _______ la norma requiere ________”
2. “La práctica de _______ no ha sido documentada en el sistema de gestión ambiental el Requisito __________ de la ISO 14001 solicita que ___________”
3. “Se evidenció que la actividad de ________ no se realiza como está indicado en el ítem 6 del procedimiento P-012 que expresa __________”
FASE III
NOTAS DEL AUDITOR• Utiles para auditorías posteriores• Definen la muestra de la auditoría• Registro de evidencia objetiva
– Declaraciones– Referencia de documentos observados– Identificadores– Departamento/Área– Posiciones
• Registro de lo que no estaba reportado
FASE III
REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR
• Presidida por el líder del equipo• Redacta agenda para Reunión de Cierre• Sólo el equipo auditor• Completar no conformidades• Revisar no conformidades• Líder prepara el resumen
FASE III
El propósito de la Reunión de Cierre es:
• Formalidades
• Relación del desarrollo de la auditoría
• Presentar los hallazgos de la auditoría (positivos y negativos)
• Presentar las conclusiones8 Áreas particulares que son fuertes y/o débiles
8 Tiempos de respuesta recomendados
• Aclaraciones (preguntas)
REUNIÓN DE CIERREFASE III
• Preparación del informe de auditoría
• Distribución del informe
• Conservación de los documentos
• Finalización de la Auditoría
FASE IV: INFORME DE LA AUDITORÍA
FASE IV
INFORME DE AUDITORÍA(ISO 19011)
• Objetivo y Alcance (Qué)• Auditados / Cliente (Quiénes)• Auditores (líder y equipo)• Fechas y lugares de auditoría “in-situ”(Cuándo, Dónde)• Criterios de auditoría• Hallazgos de la auditoría
� No conformidades� Fortalezas y Debilidades
• Conclusiones• Puede hacer referencia a: plan, resumen, cumplimiento de objetivos,
áreas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones para la mejora, `planes de acción del seguimiento acordados, declaración de confidencialidad y lista de distribución
FASE IV
Informe de Auditoría y Acciones CorrectivasAño: Auditoría N°: Calidad Ambiental S&SOFecha: Auditor(es): Responsable Área:1. Conclusiones de auditoría:
1.1 Fortalezas
1.2 Debilidades
1.3 Eficacia para cumplir objetivos y desarrollar la política
2. Resultados detallados de auditoría:N° Descripción del Hallazgo NC Obs.Criterio(s) de Auditoría1234
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EJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAEJEMPLO INFORME DE AUDITORIAFASE IV
En el proceso de Auditoría del SGA es necesario que haya evaluación del propio proceso productivo y de su influencia
en las actividades ligadas a la Gestión SGA.
FASE V: SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA
� Evaluación del informe de Auditoría
� Evaluación por los “Clientes” de la
Auditoría
� Evaluación por los sectores auditados
SEGUIMIENTO A LA AUDITORÍA
• Plan de acción correctiva– Plan al auditor - cuándo, cómo
• Evaluación • Acción implementada
– Verificada por el auditor (dentro / fuera del lugar)
FASE V
MODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCIONMODELO DE HOJA DE PLAN DE ACCION
NO CONFORMIDAD:
SITUACION ACTUAL SITUACION DESEADA
NECESIDAD DE CAMBIO
QUE QUIEN CUANDO
PLAN DE ACCION
FASE V
ACCIONES DE SEGUIMIENTO
� En la fecha pactada
� Revisión de pruebas documentales� Verificación en el sitio� Sólo revisión de acciones correctivas� No empiece todo de nuevo
FASE V
GRACIASGRACIAS