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Docuemneto en proceso deliberativo y para autorización de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal 1
Gobierno del Distrito Federal Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE LA PROCURADURÍA
AMBIENTAL Y DEL ORDENAMIENTO TERRITORIAL DEL DISTRITO FEDERAL.
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I. Introducción
Como parte de los proyectos normativos para la Administración de
Documentos, derivados de la emisión de la Circular vigente, expedida por la
Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal y La Ley de Archivos, se presenta
en este documento el Catálogo de Disposición Documental de la Procuraduría
Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal como una
herramienta indispensable para la administración de sus documentos dentro del
Sistema Institucional de Archivos.
Con esta herramienta, la PAOT podrá controlar sus procesos de gestión de
documentos, particularmente en lo relativo a la determinación de los valores, los
términos de prescripción y el destino final de la documentación producida en las
diversas Unidades Administrativas de la institución. El Catálogo de Disposición
Documental junto con el Sistema de Clasificación de Asuntos de la PAOT
constituyen por tanto los instrumentos de control archivístico esenciales que le
permitirán a la institución el correcto manejo de sus expedientes y series
documentales, a lo largo de su ciclo institucional de vida. La elaboración del
Catálogo de Disposición Documental, es el instrumento que registra de manera
general y sistemática los valores primarios de la documentación, pos-plazos de
conservación ó vigencia documental en los Archivos de Trámite y Concentración, y
en su caso la clasificación asignada a la información como reservada o
confidencial y la determinación de su destino final al término de las vigencias.
II. Valoración y Disposición Documental: Concepto y método La Valoración Documental dentro de la Administración de Documentos es
esencial. Se concibe como una metodología que hace posible la administración de
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los documentos a lo largo de su ciclo institucional de vida, ya que facilita la
circulación y transferencia de acervos documentales en las diversas estructuras de
un Sistema Institucional de Archivos y, sobre todo, hace posible a través del uso
de una serie de instrumentos básicos, la selección de testimonios documentales
históricos, así como la depuración razonada de los materiales documentales que
no posean un valor secundario al que motivó su creación.
Se ha dicho que la Valoración de documentos es, en rigor la otra cara de la
moneda de la Clasificación. Así como ésta permite sistematizar a las series
documentales de cualquier archivo, la valoración constituye un método de
asignación de, por así llamarlas, jerarquías de los registros, gracias a lo cual es
posible identificar el valor administrativo, legal, fiscal o contable de los
documentos, así como sus valores históricos o permanentes.
El método de valoración y disposición documental, desde luego, se apoya
en la generación de un instrumento de control de los procesos de valoración
conocido como Catálogo de Disposición Documental. ANEXO I
Para estar en condiciones de conocer y aplicar con eficiencia el Catálogo de
Disposición Documental en la PAOT, conviene hacer algunas precisiones
conceptuales y metodológicas básicas en torno a la Valoración de Documentos.
La Valoración documental es el proceso de asignación de valores de uso,
administrativos, legales y fiscales, señalados como plazos de vigencia o términos
de prescripción, que se aplican a los documentos de un Archivo.
La documentación tiene dos tipos de valores, los valores primarios, esto es,
aquellos que determinan el tiempo de guarda y conservación de los expedientes
de las series documentales mientras se usan en forma Activa o Semiactiva dentro
de las diversas estructuras de un Sistema Institucional de Archivos (SIA) y los
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valores secundarios, que son los que se asignan a los documentos para
determinar el destino final de los mismos, que puede ser, su selección para
resguardo dentro del Archivo Histórico, su selección electrónica, vía transferencia
de la información documental del soporte tradicional en papel a un soporte digital o
microfílmico, o su depuración y eliminación definitiva, una vez que, prescritos sus
valores primarios, la documentación no posea valores secundarios que obliguen
a la conservación permanente de los registros o expedientes.
Por otra parte, debe entenderse por el término Disposición Documental al
destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del
Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios
(administrativos, legales y fiscales). Así, el destino inmediato de los expedientes
cuya utilidad administrativa o de gestión entrará a la fase semiactiva. El destino
inmediato de los expedientes que prescriben en el Archivo de concentración será
la selección de los mismos como Archivo Histórico o su depuración definitiva, de
conformidad con las instrucciones, normas y lineamientos que se expresen en el
propio Catálogo de Disposición Documental y en lo que prescribe la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
El principal instrumento de trabajo para asignar Valores Primarios y determinar el
destino de los expedientes de un archivo se denomina Catálogo de Disposición
Documental, que es un listado de las funciones o series documentales que se
producen en cualquier Unidad Administrativa, a cada una de las cuales se les
asigna un Valor de uso, esto es, un término de prescripción administrativo, legal,
fiscal o contable, y para cada una de las cuales se determina también su destino
final, una vez que prescriben dichos valores de uso.
Al emitirse una determinación del valor de la información y su destino final, la
unidad de trabajo a tener en cuenta se denomina Serie Documental. Una serie
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documental es una categoría de agrupamiento de la documentación que se
produce y usa en cualquier institución o en alguna de sus Unidades de adscripción
internas. La serie documental se define como una asociación de expedientes
cuya producción deriva del ejercicio de una misma función o atribución. Así
como el expediente es un conjunto de documentos que se refieren a un solo
asunto o materia y por tanto se constituye como la unidad de trabajo de la
clasificación documental, la serie documental también es un conjunto, pero de
expedientes, que se han producido como resultado de la ejecución de una misma
función asignada, por mandato jurídico o administrativo, a cualquier unidad
administrativa de una institución. Es claro que cualquier unidad administrativa
tiene asignadas varias funciones y por lo tanto, es capaz de generar varias series
documentales. La Serie documental se constituye entonces como la Unidad de
trabajo de la Valoración.
No todas las series documentales tienen el mismo valor, de ahí que se tenga que
valorar a cada una de ellas. Algunas series son más “importantes” que otras, en
virtud de que algunas funciones son más relevantes que otras. Las series
asociadas a las funciones sustantivas de una institución son más relevantes que
las series asociadas a las funciones adjetivas de la misma, sin embargo, todas las
series tienen un valor de uso que puede ser administrativo, legal, fiscal, contable o
técnico y es por eso que las series, dependiendo de la función con la que se
asocien, poseen un valor diferente.
Como es natural, dadas las atribuciones de las diversas Unidades Administrativas
de una institución, habrá series documentales comunes a todas ellas – como las
series adjetivas de personal, capacitación, informes, etc., mientras que también
habrá series documentales específicas de cada área, esto es, las series asociadas
a sus funciones sustantivas y que sólo ellas producen y utilizan, mismas que
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tendrán, consecuentemente, valores distintos a los que se asignan a las series
comunes.
Sin embargo, los expedientes asociados a una misma serie, desde el punto de
vista de su valoración archivística, poseen el mismo valor, por lo tanto, el plazo
de prescripción o vigencia que se le asigne a una serie, desde el punto de vista
administrativo, legal, fiscal o contable, debe ser el mismo para cualquiera de los
expedientes que constituyen a la serie a la que éste pertenece, ya sea que se
trate de una serie adjetiva o común a todas las áreas, o sustantiva y específica de
cada área.
Una vez que se cuenta con un Catálogo de Disposición Documental en la PAOT,
los principales beneficios de esta herramienta archivística son los siguientes:
Contar en las oficinas con la información documental de uso frecuente,
hasta en tanto ésta no prescriba en sus valores de gestión.
Evitar la sobresaturación de espacios de oficina con documentos,
expedientes, cajas de archivo o archiveros y el consecuente sobrepeso que
provocan los muebles de archivo.
Tener un acceso expedito a la información documental de la oficina.
Transferir ordenadamente la información documental que ya no sea útil en
la oficina productora, para su conservación precautoria, al Archivo de
Concentración, a cargo de la Coordinación Administrativa, cuando se trate
de documentación administrativa o bien al Archivo técnico semiactivo, a
cargo de la Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias,
cuando se trate de documentación técnica o sustantiva de la PAOT, es
decir, de los expedientes de denuncia y actuaciones de oficio concluidas,
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facilitando a estas instancias su custodia, conservación, localización y
transferencia posterior al Archivo Histórico de la institución, cuando esta
figura del Sistema Institucional de Archivos se formalice dentro de la PAOT.
Permitir la adecuada selección de los materiales documentales que
deberán conservarse en forma permanente por su alto valor histórico y,
consecuentemente, facilitar su traslado ordenado, en su momento, al
Archivo Histórico de la institución
Permitir la adecuada depuración de los materiales documentales de la
PAOT que, de acuerdo con sus características, no sean ya de utilidad
primaria para la institución, esto es, que sus valores administrativos,
legales, fiscales o contables que hayan ya prescrito y que no contengan
importancia para su conservación permanente como Archivo Histórico,
conforme a lo previsto en la Circular y Ley de Archivos vigente.
Facilitar la circulación de los documentos dentro de las diversas estructuras
del Sistema Institucional de Archivos (Archivo de trámite y Archivo técnico
semiactivo de la PAOT), obteniendo una economía de recursos en la
conservación de Archivos.
III. Importancia del Catálogo de Disposición Documental Con la emisión de su Catálogo de Disposición Documental, la Procuraduría
Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal (PAOT), cuenta ya
con las principales herramientas para la Administración de Documentos y la
Gestión de los Archivos de la institución, pues como parte de los trabajos de
modernización que se emprenden en ella y de conformidad con la normatividad
oficial en la materia, se ha integrado ya un Sistema de Clasificación de
expedientes y un método de valoración documental que permitirá la puesta en
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marcha de procesos permanentes de administración de documentos dentro de la
institución.
El Catálogo de Disposición Documental que se presenta en este documento, es,
sin embargo, un documento perfectible, que requiere de actualizaciones
constantes, por lo que, una vez que se modifiquen, reduzcan o amplíen las
funciones de la PAOT, deberá actualizarse la información del Catálogo
pertinentemente.
Entre tanto, contar con este instrumento le permitirá al organismo establecer un
flujo constante de su información archivística, tener un mejor control de su
información documental, identificar los testimonios históricos que produzca la
institución, así como depurar documentación irrelevante, conforme a la legislación
y normatividad que emitan las autoridades competentes, manteniendo una sana
distribución y uso de los espacios para el almacenamiento de expedientes dentro
de los archivos administrativos del organismo.
IV. Uso del Catálogo de Disposición Documental Todas las Unidades Administrativas de la PAOT contarán con el Catálogo de
Disposición Documental, en el que se describen las series documentales que se
producen y manejan en el organismo. Sin embargo, para facilitar su uso, las
Unidades Administrativas podrán elaborar, con base en el Catálogo de Disposición
Documental, sus Catálogos específicos, seleccionando sólo aquellas series
documentales que correspondan con sus funciones sustantivas y adjetivas. En
cualquier caso, dentro del Catálogo de Disposición Documental se describen los
siguientes elementos:
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Código de la Serie Documental (de conformidad con el Sistema de
Clasificación de Asuntos de la PAOT)
Nombre o denominación genérica de la Serie
La Valoración de las series, esto es, su carácter administrativo, legal y fiscal
Las vigencias o plazos de retención que se darán a los expedientes de
cada una de las series en las diversas Unidades Archivísticas de la PAOT,
esto es, en los Archivos de Trámite y en el Archivo de Concentración y el
Archivo Técnico Semiactivo de la institución, con la sumatoria de la vigencia
asentada en una columna del Catálogo.
Las técnicas de selección de la serie, esto es, su disposición documental
que puede ser, la selección de todos los expedientes de la serie, en forma
física o digital, si posee valores históricos o permanentes, la selección de la
serie aplicando un muestreo representativo de toda la serie y eliminación
del resto o la depuración definitiva de los expedientes de la serie, si acaso
éstos, al término de su fase activa o semiactiva, carecen de valores
secundarios o permanentes, que no obliguen a su conservación como
información histórica.
Se registran también posibles observaciones a las series y los plazos o
período de reserva de los expedientes que se hayan considerado como
información confidencial o reservada.
De este modo, cada una de las series y, consecuentemente, de los expedientes
que las constituyen, tiene marcada, por así decirlo, su historia institucional, esto
es, su ciclo vital, en virtud de que, desde su origen, se podrá saber si los
expedientes se integrarán, al término de su ciclo, al Archivo Histórico de la
Institución, o si podrán depurarse, con arreglo a las disposiciones contenidas en el
propio Catálogo y de conformidad con el mecanismo que la instancia
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correspondiente para los Entes Públicos del Distrito Federal, tenga establecido
para operar oficialmente las depuraciones de archivos vencidos.
El uso del Catálogo de disposición documental es relativamente sencillo, sin
embargo, para su correcta utilización como una herramienta que permitirá tener
desahogados a los archivos de la PAOT, no sobresaturar los espacios de archivo,
mantener actualizada la información de los mismos y provocar la circulación
adecuada de los expedientes que estos resguarden, se basa en una serie de
condiciones esenciales que hay que tener en consideración:
Primero.- Tener los expedientes de los archivos de trámite de la PAOT
cabalmente clasificados, esto es, identificados, agrupados y sistematizados.
Segundo.- Tener inventariados los expedientes de cada archivo, con el objeto de
reconocer sus características, ubicación, período y volumen, así como mantener
actualizados estos inventarios.
Tercero.- Conocer con precisión los plazos de retención o prescripción de las series documentales que se manejen en las Unidades Administrativas de la PAOT. Cuarto.- Mantener en buen estado de conservación los expedientes en cada
Archivo de Trámite y,
Quinto.- Revisar periódicamente el Catálogo para elaborar, con base en él, los
calendarios de caducidad de los expedientes que se manejen en la Unidad
Administrativa de adscripción
Una vez que se conocen los elementos anteriores, los responsables de los
Archivos de Trámite procederán a utilizar el Catálogo de Disposición Documental
con el objeto de realizar las acciones siguientes:
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1) Cotejar la información de los inventarios de expedientes de su archivo con
el Catálogo de Disposición Documental, labor que deberá hacerse al menos
una vez al año.
2) Preparar el calendario de caducidades asociado a los expedientes de todas
y cada una de las series documentales que se manejen en su archivo de
Trámite. El Calendario de caducidades es solamente un listado de los
expedientes que están próximos a concluir con su plazo de retención en el
Archivo de Trámite, señalando la fecha en que deberán transferirse, de
conformidad con la siguiente distribución:
Si se trata de documentación administrativa: al Archivo de
Concentración de la institución, bajo la responsabilidad de la
Coordinación Administrativa de la PAOT.
Si se trata de documentación sustantiva o técnica producida por las
Subprocuradurías, es decir, expedientes de investigación de
denuncias y investigaciones de oficio concluidas, así como por la
Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias de la
Institución: al Archivo Técnico Semiactivo, ya que está bajo la
responsabilidad de la Coordinación de Asuntos Jurídicos y
Recepción de Denuncias de la PAOT.
3) Con el calendario de caducidades, el responsable del Archivo de Trámite de
cada Unidad Administrativa, deberá separar físicamente los expedientes
que prescribirán en su Unidad y, al propio tiempo, levantará el registro -
inventario de Transferencia Primaria (ver anexo II). En la Unidad de Archivo
de Concentración o en el Archivo Técnico Semiactivo, no se recibirán
expedientes que no estén debidamente relacionados en el inventario de
Transferencia primaria.
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4) Cuando se trate de documentos administrativos, una vez que se realice el
inventario de transferencia primaria, el responsable del Archivo de Trámite
de cada Unidad Administrativa colocará en cajas específicas para ello (AG-
12), los expedientes que serán objeto de transferencia al Archivo de
Concentración a cargo de la Coordinación Administrativa de la PAOT,
etiquetará la caja señalando el nombre de la Unidad Administrativa
remitente, su clave de identificación, la cantidad de expedientes
administrativos que contiene la caja, el número de caja, el período que
cubren los mismos y el nombre del responsable de la transferencia, así
como el Visto Bueno del titular de la Unidad Administrativa de adscripción.
5) Dentro de cada caja se pondrá una copia del inventario de transferencia,
con el objeto de que, al ser transferidas al Archivo de Concentración, se
pueda hacer un cotejo de la documentación que se ha recibido en estos
Archivos.
6) Adicionalmente, el inventario de transferencia en original se anexará al
oficio de solicitud que se presente ante el Área encargada de la recepción
de los acervos semiactivos, según corresponda, de la PAOT, para la
autorización de la transferencia respectiva y cada uno de los Archivos de
trámite conservará una copia del inventario de la documentación
transferida.
7) Cuando se trate de expedientes de denuncias o actuaciones de oficio
concluidas, la Subprocuraduría correspondiente remitirá periódicamente los
expedientes que serán objeto de transferencia primaria, para la cual podrá
usar el formato de inventario de transferencia primaria en lo que le sea
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aplicable, señalando el nombre de la Unidad Administrativa remitente, su
clave de identificación, la cantidad de expedientes que remite, el período
que cubren los mismos y el nombre del responsable de la transferencia, así
como el Visto Bueno del titular de la Unidad Administrativa de adscripción.
8) La Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias, será la
responsable de la autorización y recepción de la documentación técnica en
el Archivo semiactivo que estará bajo su responsabilidad (expedientes de
denuncias y expedientes de investigaciones de oficio), mientras que será la
Coordinación Administrativa, la unidad encargada de recibir y autorizar las
solicitudes de transferencia de la documentación administrativa, al Archivo
de Concentración, que estará bajo su responsabilidad.
9) Con la autorización para la transferencia primaria que reciba por parte de la
instancia competente, el responsable del archivo de trámite procederá a
llevar a las instalaciones del Archivo de Concentración o del Archivo
Técnico Semiactivo, según sea el caso, en la fecha y hora que le sean
señaladas en la autorización, los expedientes a transferir y realizar la
entrega de las cajas que los contienen, en coordinación con el titular del
Archivo de Concentración o el responsable del Archivo Técnico Semiactivo,
según sea el caso.
10) A su vez, utilizando el Catálogo de Disposición Documental, los
responsables del Archivo de Concentración y el del Archivo Técnico
Semiactivo, respectivamente, procederán, del mismo modo, a realizar las
acciones para la transferencia secundaria de los expedientes que se
consideren como Archivo Histórico a la Unidad responsable de su
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resguardo o bien a preparar la documentación que así proceda, para su
baja definitiva.
11) Los responsables del Archivo de Concentración o del Archivo Técnico
Semiactivo, consecuentemente, procederán también, para la
documentación que prescriba en sus plazos de vigencia primaria,
administrativos, legales y fiscales y que estén resguardados en la unidad de
archivo bajo su jurisdicción, a realizar las actividades siguientes:
Preparar el calendario de caducidades de los expedientes
concentrados
Separar físicamente los expedientes objeto de transferencia
secundaria, del cuerpo del Archivo de Concentración o del Archivo
Técnico Semiactivo
Elaborar el inventario de transferencia secundaria para el traslado de
los expedientes al Archivo Histórico
Etiquetar las cajas que se promuevan en la transferencia secundaria
Entregar al Archivo Histórico la documentación.
Levantar un Acta de entrega de los expedientes
Finalmente, preparar los inventarios de la documentación que
proceda para su depuración definitiva, separar los expedientes del
cuerpo del archivo y solicitar a la entidad competente en la materia
dentro del gobierno de la ciudad de México, conforme se prevea en
la legislación vigente, que se realicen las gestiones oficiales para
recabar el dictamen y autorización de baja definitiva de los materiales
documentales que así procedan, de acuerdo con el Catálogo de
Disposición Documental de la PAOT.
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V. Notas finales De acuerdo con lo descrito, el Catálogo de Disposición Documental tiene una
importancia técnica de primer nivel, pues gracias a él, los documentos de la PAOT
pueden circular eficientemente en el conjunto de las unidades archivísticas que
conformarán el Sistema Institucional de Archivos de la Procuraduría Ambiental y
del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal. Al propio tiempo, esta
herramienta se constituye como una norma para la conservación de archivos
históricos o de valor permanente, así como una herramienta para facilitar la
depuración de los documentos que no posean valores residuales a los que
motivaron su creación.
El Catálogo, al contener también las disposiciones para la reserva de la
información archivística considerada como Pública ó de acceso restringido,
permite a su vez, con precisión, determinar los plazos para la consulta pública de
información de acceso restringido en su modalidad de reservada,
complementarios a los plazos de conservación archivística contenidos en el propio
Catálogo.
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ANEXO I
CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL La Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, a través de la Dirección de Recursos Materiales y en cumplimiento al numeral 7.5.13 y 7.5.7 de la Circular Uno vigente, Normatividad en Materia de Administración de Recursos, en la que señala con el fin de que los instrumentos de control archivístico que elabores las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades sean homogéneos, la Dirección General proporcionará los formatos para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. El Catálogo de Disposición Documental, e el instrumento que registra de manera general y sistemática los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación y vigencia documental en los archivos de trámite y concentración; y en su caso, la clasificación asignada a la información como reservada ó confidencial y la determinación de su destino final al término de su vigencia. El formato del Catálogo de Disposición Documental deberá contener al menos los siguientes campos:
I. Encabezado del Catálogo con el logotipo y denominación del Órgano Administrativo, así como el nombre del instrumento, esto es, “Catalogo de Disposición Documental”, y el número total de fojas que lo integran;
II. Año y, en su caso, clave de formato del Catálogo;
III. El Contenido del Catálogo deberá integrarse con columnas en las que
se describirá al menos la siguiente información:
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ANEXO I
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Letra Concepto Descripción A Órgano
Administrativo Se anotará el nombre de la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Órgano Político Administrativo ó Entidad
B Clave Se anotará la clave correspondiente de la serie documental que se relaciona en el catálogo
C Serie Se anotará el nombre de la serie documental, que se relaciona con la clave del concepto anterior.
D Tipología Documental de los Expedientes
Tipos de documentos de archivo que integran a los expedientes de la serie, por ejemplo: Serie de seguros (contrato, póliza, estados de cuenta, modificaciones, primas y otros documentos, etc.)
E Tipo de Documento Valoración de los documentos de archivo: administrativa, legal y fiscal.
F Vigencia Vigencia o plazos de retención de los expedientes asociados a cada una de las series que se describen en el Catálogo: Vigencia en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración.
G Destino Final Disposición documental destinada a describir el destino final de los documentos de archivo al término de su vigencia.
H Clasificación de la Información
Se indicara si la serie correspondiente se encuentra clasificada como información restringido o confidencial, se marcaran con una cruz.
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Oficina de la C. Procuradora
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Consejo de Gobierno
4 Comité Técnico Asesor
Docuemneto en proceso deliberativo y para autorización de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal 19
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Subprocuraduría de Protección Ambiental
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Investigación de Denuncia
Ambiental y Territorial
4 Investigación de Oficio, Ambiental y Territorial
5 Sistema de Gestión de
Calidad
5 Dictámenes Ambientales y
Territoriales
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Subprocuraduría de Ordenamiento Territorial
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Investigación de Denuncia
Ambiental y Territorial
4 Investigación de Oficio, Ambiental y Territorial
5 Dictámenes Ambientales y
Territoriales
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Coordinación de Asuntos Jurídicos y Recepción de Denuncias
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Archivo de Concentración
4 Archivo Histórico
5 Investigación de Denuncia
Ambiental y Territorial
5 Investigación de Oficio Ambiental y Territorial
6 Derechos Humanos
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7 Dictámenes Ambientales y
Territoriales
8 Convenio con Autoridades
9 Juicios de Amparo
10 Denuncia Administrativa
11 Denuncia Penal
12 Recurso de Inconformidad
13 Juicios de Nulidad
14 Juicios Laborales
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Coordinación Técnica y de Sistemas
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Solicitudes de Servicio de
INTRANET y SASD
4 Capacitación
5 Programas y Planes de
Trabajo
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Gobierno del Distrito Federal Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del Distrito Federal
ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Coordinación de Participación Ciudadana
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Memoria de Eventos
4 Síntesis Informativa
5 Propiedad Industrial e
Intelectual
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Coordinación Administrativa
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Informes Programáticos
4 Nómina
5 Presupuesto
6
Control de Asistencia, Prestaciones y
Credencialización
7 Contabilidad
8 Contratos
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9 Cuenta Pública
10 Expediente de Personal
11 Contratación por Honorarios Asimilados a Salarios DAP’s
12 Recursos Humanos
13 Programa de Inventarios de
Bienes Instrumentales
14
Elaboración de Manuales Administrativos en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales
15
Informe sobre Contrataciones realizadas al amparo de los Art. 54 y 55 de la Ley de Adquisiciones
del D.F.
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ANEXO I
CUADRO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Oficina de Información Pública
CLAVE
SERIE DOCUMENTAL
TIPOLOGIA QUE
INTEGRAN LOS
EXPEDIENTES DE LA SERIE
VALORES PRIMARIOS
VIGENCIA (AÑOS)
DESTINO FINAL
CLASIFICACION DE LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVO LEGAL FISCAL
ARCHIVO EN
TRAMITE
ARCHIVO DE CONCENTRAC
IÓN ELIMINACION CONSERVACIÓN MUESTREO RESTRINGIDO RESERVADO CONFIDENCIA
L
1 Correspondencia General
2 Minutario
3 Asesoría
4 Solicitudes de Información
Pública
5 Comité de Transparencia
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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LOS FORMATOS DE INVENTARIOS Los inventarios son los instrumentos de consulta que describen las series ó expedientes de un archivo, con el objeto de tener el debido control de los mismos, tanto de los archivos de Trámite, Concentración y, en su caso, Histórico, así como para la eliminación de documentos si valor secundario. Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades deberán contar con los Inventarios de Descripción Básica de los expedientes y series que se encuentren depositados en los diversos archivos de la institución, en los que deberá registrarse la información que permita la plena identificación, descripción y localización de los expedientes y series que se incluyen en los propios inventarios. Las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades deberán contar al menos con los siguientes inventarios: a) Inventarios de los Archivos de Trámite; b) Inventarios de Transferencia Primaria; c) Inventarios de Archivo de Concentración; d) Inventarios de Trasferencias Secundaria, en su caso; y e) Inventarios de Depuración o Baja de Expedientes
Letra Concepto Descripción
A Unidad Administrativa Es el nombre de la Dependencia, Órgano Desconcentrado y/o Entidad que este generando el inventario.
B Área Unidad Administrativa que genere el inventario C Fecha de Registro La fecha de elaboración del inventario D Número Progresivo Número progresivo
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E Asunto Es la serie documental que se va a inventariar por ejemplo (Investigación de Denuncia, Minutario, Correspondencia General, etc.)
F Periodo Es el año en que se generó la serie documental. G Unidad de Instalación Describir si el expediente se encuentra ordenado en carpeta, fólder,
engargolado, etc. H Clasificación Es la clave que tiene la serie documental I Ubicación Describir en donde se ubica el expediente, por ejemplo: (Archivero No. 1,
gaveta 3), (Anaquel No.4, entrepaño No. 5) etc. J Acceso Marcar si es de acceso restringido, reservado y/o confidencial K Observaciones Si la hay L Nombre y firma del Responsable del
Inventario Nombre y firma del servidor público designado responsable de la información,
M Nombre y Firma de la Unidad Administrativa
Nombre y firma del servidor público designado responsable de la Unidad Administrativa.
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FORMATO DE INVENTARIO
Unidad Administrativa: (A) Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.
Area: (B) Fecha de Registro (C)
No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones
(D) (E) (F) (G) (H) (I) (J) (K)
(L)
Nombre y Firma
(M)
Nombre y Firma
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INVENTARIO GENERAL (TRÁMITE)
Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.
Area: Fecha de Registro
No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Responsable del Archivo de Trámite
Nombre y Firma
Titular de la Unidad Administrativa
Nombre y Firma
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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.
Area: Fecha de Registro
No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Entrega Titular de la Unidad Administrativa
Nombre y Firma
Recibe Responsable de Archivo de Concentración e
Histórico
Nombre y Firma
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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.
Area: Fecha de Registro
No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Autoriza Transferencia Titular de la Unidad Administrativa
Nombre y Firma
Recibe Transferencia Responsable del Archivo de Concentración e
Histórico
Nombre y Firma
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INVENTARIO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.
Area: Fecha de Registro
No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Responsable de Archivo de Concentración e Histórico
Nombre y Firma
Titular de la Oficina de Control y Gestión
Nombre y Firma
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INVENTARIO DE DEPURACIÓN O BAJA DOCUMENTAL
Unidad Administrativa: Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial del D.F.
Area: Fecha de Registro
No. Prog. Asunto Periodo Unidad de Instalación Clasificación Ubicación Acceso Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
Titular de la Unidad Administrativa
Nombre y Firma
Responsable de Archivo de Concentración e Histórico
Nombre y Firma
Titular de la Oficina de Control y Gestión
Nombre y Firma