Post on 07-Feb-2018
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Grupo de procesos de Planificación
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Objetivos de Aprendizaje
Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia y gestión de proyectos y el ciclo de vida del proyecto
Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes
Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del alcance del proyecto
Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un plan de gestión del alcance de la aplicación
Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar
Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales
Grupo del Proceso de Planificación
El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución
Grupo de proceso vs Área de Conocimiento
Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación
4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
5. Gestión del alcance del proyecto
5.1 Planificar la gestión del alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5.3 Definir el Alcance 5.4 Crear la EDT
6. Gestión del Tiempo del proyecto
6.1 Planificar la gestión del cronograma 6.2 Definir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 6.6 Desarrollar el Cronograma
7. Gestión de los costos del proyecto 7.1 Planificar la gestión de costos 7.2 Estimar Costos 7.3 Determinar el Presupuesto
8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad
9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos
10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones
11. Gestión de los Riesgos del proyecto
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones
13 Gestión de los interesados del proyecto 13.2 Planificar la gestión de los interesados
Develop Project Management Plan
5.1 Plan Scope
Management
5.6 Control Scope
6.1 Plan Schedule Management
6.7 Control Schedule
7.1 Plan Cost
Management
7.4 Control Costs
8.1 Plan Quality
Management
9.1 Plan Human
Resource Management
10.1 Plan
Communications Management
10.3 Control
Communications
11.1 Plan Risk
Management
11.6 Control Risks
Outputs from
Other Processes
Enterprise/
Organization
4.1 Develop Project
Charter
4.2 Develop Project
Management Plan
4.3 Direct and Manage
Project Work
4.4 Monitor and
Control Project Work
4.5 Perform Integrated
Change Control
4.6 Close Project or
Phase
12.1 Plan procurement
Management
12.3 Control
Procurements
12.4 Close Procurements
13.2 Plan Stakeholder
Management
13.4 Control Stakeholder
Engagement
Project Integration Management
Communications management plan
Cost management plan
Plan de recursos humanos
Procurement management plan
Process improvement plan
Quality management plan
Requirements management plan
Risk management plan
Risk management plan
Schedule management plan
Scope management plan
Stakeholder management plan
Cost baseline
Scope baseline
Actualizaciones al plan de gestión
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Project charter
Project management plan
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
Plan para la dirección del Proyecto
Interesados
Adquisiciones
Riesgos
Comunicaciones
Recursos humanos
Calidad
Costos
Tiempo
Alcance
Proceso donde se documentan las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
Salida: Plan para la dirección del proyecto
Establece el orden y características de los procesos del proyecto desde su planeación hasta su cierre y ayuda a orientar la ejecución y el control del proyecto
Entradas: Acta de constitución del proyecto
Planes subsidiarios que pertenecen a otras áreas del conocimiento aun no vistas
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Lo elaboran: Gerente del proyecto
Equipo de dirección del proyecto (PMO)
Acta de constitución del proyecto
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organización
La clave para el éxito general del proyecto: Buena
Gestión de la Integración del proyecto
Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto
Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles
La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración de software
Elementos comunes de un plan para la dirección del
proyecto
Introducción y panorama general del proyecto
Descripción de cómo esta organizado el proyecto
Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto
Trabajo a realizar
Cronograma
Información presupuestaria
Ejemplo de contenido de un plan para la dirección
de un proyecto de software
SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN
PANORAMA Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis; entregables; resumen del cronograma y del presupuesto; evolución del plan
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y responsabilidades
PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo( actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre
PLAN DE PROCESOS TECNICOS Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan de infraestructura; plan de aceptación del producto
PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de problemas
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Salidas de otros Procesos
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos
2. Técnicas de facilitación
Salidas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del alcance
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición
Plan Scope Management
4.1 Develop Project
Charter
4.2 Develop Project
Management Plan
5.1 Plan Scope
Management
5.2 Collect
requirements
5.3 Define scope
5.4 Create WBS
Project Scope Management
Enterprise/
Organization
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Project charter
Project management plan
Scope management plan
Requirements management plan
Gestión del alcance del proyecto
Alcance Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y el proceso utilizado para crearlos
Entregable Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software, documentos de planeación, o actas de reunión
Gestión del alcance del proyecto Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.
Gestión del alcance del proyecto
Matriz de trazabilidad de requisitos
Documentación de requisitos
EDT Diccionario de la EDT
Acta de constitución del proyecto
Registro de interesados
Recopilar requisitos
Definir el alcance
Crear la EDT
Declaración del alcance del proyecto
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN
Línea base del alcance
Plan de gestión de requisitos
Recopilar requisitos
Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.
Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.
Sugerencias para reducir los requisitos incompletos
y Cambiantes
Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos
Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de uso para obtener una mayor participación de los usuarios
Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados
Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y controlar los requerimientos
Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida del proyecto
Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas
Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que es más importante
Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios / mejoras
Interesados
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Plan para la dirección del Proyecto
Adquisiciones
Riesgos
Comunicaciones
Recursos humanos
Calidad
Costos
Tiempo
Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad
Definir el Alcance Crear la EDT
Alcance
Collect requirements
4.1 Develop Project
Charter
5.1 Plan Scope
Management
5.2 Collect
requirements
5.3 Define scope
5.4 Create WBS
5.5 Validate Scope
5.6 Control Scope
8.1 Plan Quality
Management
12.1 Plan procurement
Management
13.1 Identify
stakeholders
13.2 Plan Stakeholder
Management
Project Scope Management
Requirements management plan
Scope management plan
Requirements documentation
Requirements traceability matrix
Stakeholder management plan
Project charter
Stakeholder register
Recopilar Requisitos
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance
2. Plan de Gestión de Requisitos
3. Plan de Gestión de Interesados
4. Acta de Constitución del Proyecto
5. Registro de Interesados
Salidas 1. Documentación de Requisitos
2. Matriz de Rastreabilidad de
Requisitos
Herramientas y técnicas 1. Entrevistas
2. Grupos de Opinión
3. Talleres Facilitados
4. Técnicas Grupales de Creatividad
5. Técnicas Grupales de Toma de
Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos
9. Estudios Comparativos
10. Diagramas de Contexto
11. Análisis de Documentos
Definir el Alcance del Proyecto
Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto
Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar además de la información de los requerimientos desarrollados y las solicitudes de cambio aprobadas
A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más claro y específico
Ejemplo de plan de gestión del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualización de sistemas de información
Introducción
El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto
Preparando la declaración del alcance
La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los
interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener
expertos en la declaración del alcance.
Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones
serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.
Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias
para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en
determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea
necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.
Verificar que los entregables están completos
El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el
patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de
verificación del alcance.
Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance
Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una
petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
Más sobre el plan de gestión del Alcance del Proyecto
Acta del proyecto:
Las actualizaciones afectarán los servidores…
Declaración preliminar del alcance:
Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores
existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para
aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado
describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación.
Declaración del alcance del proyecto Versión 1:
Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos,
aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La
descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de
localización.
Interesados
Plan para la dirección del Proyecto
Adquisiciones
Riesgos
Comunicaciones
Recursos humanos
Calidad
Costos
Tiempo
Recopilar requisitos Definir el Alcance
Declaración de alcance Crear la EDT
Alcance
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Define scope
4.1 Develop Project
Charter
5.1 Plan Scope
Management
5.2 Collect
requirements
5.3 Define scope
5.4 Create WBS
6.3 Sequence Activities
6.5 Estimate Activity
Durations
6.6 Develop Schedule
Project Scope Management
Enterprise/
Organization
Project documents
Requirements documentation
Scope management plan
Project documents updates
Project scope statement Project charter
Organizational process assets
Definir el Alcance
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance
2. Acta de Constitución del Proyecto
3. Documentación de Requisitos
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Declaración del Alcance del
Proyecto
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos
2. Análisis del Producto
3. Identificación de Alternativas
4. Talleres Facilitados
EDT*
EDT Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la cual organiza y define el alcance total del proyecto
EDT Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del programa, costos, recursos y cambios del proyecto
Descomposición Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más manejables
Paquete de trabajo Tarea en el nivel más bajo de la EDT
EDT Estructura de Desglose del Trabajo WBS Work Breakdown Structure
Interesados
Plan para la dirección del Proyecto
Adquisiciones
Riesgos
Comunicaciones
Recursos humanos
Calidad
Costos
Tiempo
Recopilar requisitos Definir el Alcance Crear la EDT
EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance
Alcance
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Ejemplo de EDT de una intranet organizada por producto
Intranet
Diseño del sitio Web
Mapa del sitio
Diseño gráfico
Programas
Diseño del Inicio
Textos
Imágenes
Links
Páginas de mercadeo
Textos
Imágenes
Links
Páginas de ventas
Textos
Imágenes
Links
Ejemplo de EDT de una intranet organizada por fases
Proyecto de
intranet
Concepto Diseño del
sitio
Desarrollo del
sitio
Despliegue del
sitio Soporte
Evaluar los
Sistemas
actuales
Definir
requerimientos
Definir
funcionalidad
específica
Definir
El riesgo y
Enfoque de
Gestión de
riesgos
Desarrollar
El plan
Del proyecto
Equipo de
Desarrollo Web
Breve
Definir los
Requerimientos de
Los usuarios
Definir los
Requerimientos de
contenido
Definir los
Requerimientos de
sistema
Definir los
Requerimientos de
Servidor propietario
Nivel 0
Nivel 2
Nivel 1
Nivel 3
Ejemplo de EDT en forma tabular
1.0 Concepto 1.1 Evaluar los sistemas actuales 1.2 Definir Requerimientos 1.2.1 Definir requerimientos de usuario 1.2.2 Definir requerimientos de contenido 1.2.3 Definir requerimientos de sistema 1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario 1.3 Definir funcionalidad específica 1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo 1.5 Desarrollar el plan de desarrollo 1.6 Equipo de trabajo 2.0 Diseño del sitio Web 3.0 Desarrollo del sitio Web 4.0 Entrega 5.0 Soporte
Ejemplo: tareas para la EDT
3.0 Ejecución 3.1 Encuesta 3.2 Entradas de usuario 3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas 3.3.2 Artículos 3.3.3 Links 3.3.4 Pregunte al experto 3.3.5 Función de solicitudes del usuario
3.4 Diseño de la intranet 3.5 Construcción de la intranet 3.6 Pruebas del sitio 3.7 Promoción del sitio 3.8 Entrega del sitio 3.9 Medición de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs
Líneas base Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de EDTs
Analogía Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto
Arriba - abajo Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños
Abajo - arriba Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales
Mapa mental Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los pensamientos y las ideas
EDT en forma gráfica
Proyecto de actualización de TI
Gestión del proyecto Actualizar inventario Adquirir hardware y
software
Instalar hardware y
software
Realizar el inventario
físico Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
Edificio A Edificio B Edificio C
Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del Alcance
Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea
Diccionario de EDT Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT
Línea base de alcance La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el diccionario de la EDT forman la línea base de alcance, la cual se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*
Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT
Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT por debajo de el
Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas personas pueden estar trabajando en él
La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son prácticos
Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT para garantizar la coherencia
Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem
La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance
*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994
Create WBS
4.2 Develop Project
Management Plan 5.1
Plan Scope Management
5.2 Collect
requirements
5.3 Define scope
5.4 Create WBS
5.5 Validate Scope
6.2 Define Activities
7.2 Estimate Costs
7.3 Determine Budget
11.2 Identify Risks
11.3 Perform Qualitative
Risk Analysis
Project Scope Management
Enterprise/
Organization
Project documents
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Requirements documentation
Project scope statement
Project documents updates
Scope baseline
Scope management plan
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Crear la EDT
Entradas 1. Plan de Gestión del Alcance
2. Declaración del Alcance del
Proyecto
3. Documentación de Requisitos
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Línea Base del Alcance
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Descomposición
2. Juicio de Expertos
Interesados
Adquisiciones
Riesgos
Comunicaciones
Recursos humanos
Calidad
Costos
Tiempo
Recopilar requisitos Documentación de requisitos Plan de gestión de requisitos Matriz de rastreabilidad
Definir el Alcance Declaración de alcance
Crear la EDT EDT Diccionario de la EDT Línea base del alcance
Plan para la dirección del Proyecto
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Alcance