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UNIVERSIDAD NACIONALFACULTAD DE FILOSOFA Y LETRAS
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGA,DOCUMENTACIN E INFORMACIN
GUA DE LA INFORMACIN QUE CUSTODIAEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA
MEMORIA DE LA PRCTICA DE GRADUACINPARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURAEN BIBLIOTECOLOGA Y DOCUMENTACIN
Volumen I
SARA CASCANTE GAMBOALILLIAM VILLALOBOS CHAVARRA
Heredia, Costa Rica
2006
TRIBUNAL EXAMINADOR
MsterLuca Chacn Alvarado ____________________________Decana de la Facultad de Filosofa y letras
MsterAracelly Ugalde Vquez _____________________________Directora de la Escuela de Bibliotecologa Documentacin e informacin
MsterMara de los ngeles Ziga Solano ____________________________Tutora
LicenciadaMarta Eugenia Rojas Mora _____________________________Lectora
Licenciada Marlene Vargas Hernndez ____________________________Lectora
LicenciadaSara Alfaro Espinoza _____________________________Profesora especialista
Viernes 9 de junio de 2006
ii
PENSAMIENTO
Nuestro Camino est lleno de pruebas.
Cumplir con nuestra meta personal
y acceder a nuestros sueos
requiere de valor, constancia y fe.
Es natural sentir que flaqueamos.
Pero tambin es natural nuestra fuerza
Interior para superarnos y seguir adelante...
Paulo Coelho
iii
DEDICATORIA
A mis hijas e hijo:
Maureen Kattia, Jeannette de los ngeles, Mario Alberto e Ingrid:
Luceros desprendidos de mi Sere impulsados al Universo
con la fuerza inquebrantable del AMOR,y que se devuelven a mi vida
para darme inspiracin, plenitud y gozo
en el sendero constante de mi superacin.
A mis nietos y nieta:
Mario Alonso, Liam Allen y Kattia Isabella:
En cuyas vidas he visto y he sentidoque la luz que emergi de mi Ser ----por medio de mi hijo e hijas ----prosigue su expansin inexorablepara continuar con mi inspiracin,
plenitud, gozoy superacin constante.
A mi Madre
Deyanira Villalobos Chavarra
Porque un da , en el instante y espacio oportuno,desde lo ms profundo de su Ser,
por designio de Diosme plant en este mundo,
cuyo sendero es fuente de realizacin y perfeccionamiento en cada instante.
Lilliam Villalobos Chavarra
iv
DEDICATORIA
A Dios
Ya que sin l nada podemos hacer. Dios es quien nos concede el privilegio de la vida
y nos ofrece lo necesario para lograr nuestras metas.
A mi esposo. Azaras
Por su apoyo, cario y respeto,por estar conmigo en aquellos momentos
en que el estudio y el trabajoocuparon mi tiempo y esfuerzo,
durante todo este proceso.Por compartir las alegras, las penas
Y por siempre tener palabras de aliento.Gracias por tu ayuda!
A mis hijos. Ral y Jasn
Por su paciencia, comprensin;por estar ah cada vez que los necesit,
por haber sido fuente de inspiraciny motivacin para superarme cada da ms.
Gracias y que Dios los cuide siempre.
A mi madre. Emrita
Por ser un ngel que desde el cielo me gua;a ella quin me enseo a nadar contra corriente,
y a proseguir por el camino del bien.
A mi padre. Humberto
Por educarme e infundarme valores para conducirme correctamente
y por ser un abrazo de amor permanente que me fortalece.
Sara Cascante Gamboa
AGRADECIMIENTO
v
Al personal del Archivo Nacional,
por el inters, mstica y dedicacin
que manifiestan en sus procesos
para hacer de esta Institucin
un medio eficaz
para el desarrollo cultural
de Costa Rica.
A Sara Alfaro Espinoza
Licenciada en Historia,
funcionaria del Archivo Nacional de Costa Rica,
ejemplo de mstica profesional,
por el inters permanente, cuyos consejos,
ayuda y recomendaciones, fue ms motivacin
para culminar con xito este
trabajo final de graduacin.
A las lectoras
Marlene Vargas Hernndez
Y Marta Eugenia Rojas Mora
Que con su lectura y recomendaciones
Le dieron validez a este trabajo final de graduacin.
A Mara de los ngeles Ziga Solano
Directora de esta investigacin,
por sus aportes acertados y oportunos,
reflejados en el cumplimiento de los objetivos
de este trabajo final de graduacin
RESUMEN
vi
Gua de la Informacin que custodia
el Archivo Nacional de Costa Rica
En la medida en que esta sociedad de informacin y comunicacin crece,
tambin experimenta crecimiento las fuentes de informacin en sus diferentes
soportes. Vivimos en una sociedad marcada por la tecnologa, por esto surge la
necesidad de crear instrumentos que permiten un mejor aprovechamiento de la
informacin.
Dada la justificacin del caso y considerando, la importancia que reviste
valorar y conocer la cantidad y calidad de la informacin que alberga el Archivo
Nacional de Costa Rica, el objetivo general de este trabajo de investigacin es,
realizar una obra de referencia impresa, de los tres archivos que brindan informacin
al pblico, Archivo Histrico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Con el fin de
facilitar el acceso a la informacin y de reforzar la labor de divulgacin que ha venido
haciendo el Archivo Nacional mediante sus publicaciones, exposiciones y dems
actividades afines, para dar a conocer sus fondos.
Las variables que se utilizaron para esta investigacin fueron:
- Fuentes de informacin
- Organizacin de la informacin
- Herramientas existentes en el Archivo Nacional
- Necesidades del usuario
- Acceso a la informacin
Para ello se efectu:
vii
- Un diagnstico entre los usuarios, con la finalidad de obtener la
percepcin y opinin acerca de facilidades de acceso a la
documentacin tanto como a las necesidades de informacin,
por medio del respectivo cuestionario.
- Una entrevista a los funcionarios con el objetivo de conocer
aspectos bsicos tales como servicio, funciones, organizacin
de la informacin, tipo de documentos que prestan y de toda
la informacin que ah se custodia.
- Se realiz una observacin para saber qu procesos se
desarrollan al hacer uso de la documentacin.
El propsito fundamental de este estudio fue apoyarse en los resultados
obtenidos para fundamentar la incuestionable utilidad de la gua tanto para el
personal como para los usuarios del Archivo Nacional.
La gua contiene una breve resea de algunas instituciones, un resumen de lo
que constituye el fondo, sub-fondo serie o sub-serie de la institucin descrita, las
fechas extremas de los documentos de ese fondo y el volumen de informacin en
metros lineales o en unidades documentales de los tres diferentes departamentos
que ofrecen informacin al pblico. En el caso del Archivo Histrico se brinda una
observacin de algn documento, para dar una idea de lo que puede encontrar en l.
Se busc elaborarla de la manera ms objetiva, para facilitar su uso tanto de
forma como de fondo y darle as mayor aprovechamiento al patrimonio cultural de
Costa Rica.
Es recomendable que esta gua est en todas las bibliotecas y que el Archivo
Nacional se encargue de la divulgacin entre los usuarios y decida ponerlo en lnea,
en virtud de que, lo valioso de este trabajo consiste en ponerla en prctica.
TABLA DE CONTENIDO
viii
INTRODUCCIN .................................................................................................................................................... 1
1.1.EL CAMPO DE TRABAJO Y SU IMPORTANCIA ............................................................................................................. 3 1.2. PROBLEMAS GENERALES DEL CAMPO ....................................................................................................................... 7 1.3. ESTADO DE LA CUESTIN ................................................................................................................................... 10 1.4.REVISIN DE LA LITERATURA ............................................................................................................................... 12
1.4.1.Archivos Nacionales .............................................................................................................................. 12 1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica .......................................................................................................... 21 1.4.2.1.Ley del Archivo Nacional de Costa Rica ............................................................................................ 23 1.4.2.2.Cuadro de clasificacin del Archivo Nacional de Costa Rica ........................................................... 24 1.4.3.ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ................................................. 26 1.4.4.Obras de Referencia .............................................................................................................................. 28 - Guas ............................................................................................................................................................ 30
2.PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA PRCTICA ...................................................... 32
2.1.OBJETIVOS DE LA PRCTICA ................................................................................................................................. 32 2.1.1.Objetivo general: ................................................................................................................................. 32
- Objetivo especficos: .................................................................................................................................................. 32 2.1.2.Objetivo General: .................................................................................................................................. 33
- Objetivos especficos: .............................................................................................................................................. 33 2.2.ORGANISMO DONDE SE REALIZA LA PRCTICA ........................................................................................................ 34 2.3.DISTRIBUCIN DEL TIEMPO DE TRABAJO ................................................................................................................. 35
Actividades .................................................................................................................................................. 38 Actividades ..................................................................................................................................................... 38
2.4.METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA ACTIVIDAD ORDINARIA ....................................................................... 40 2.4.1.Tipo de investigacin ............................................................................................................................. 40 2.4.2.Fuentes y sujetos de informacin .......................................................................................................... 41
2.4.2.1.Fuentes de Informacin: .................................................................................................................................. 41 2.4.2.2.Sujetos de informacin: .................................................................................................................................. 41 2.4.2.3.Descripcin de instrumentos: ........................................................................................................................... 42
2.4.3.Tabla de variables ................................................................................................................................ 44 2.4.4.Aspectos metodolgicos de la actividad ordinaria .............................................................................. 48
2.4.4.1.Poblacin y muestra .......................................................................................................................................... 49 2.4.4.3.Cuestionario ...................................................................................................................................................... 49 2.4.4.4.La entrevista y la observacin .......................................................................................................................... 51
2.4.5. Anlisis y resultados del diagnstico ................................................................................................... 52 2.4.5.1.Quines son los usuarios/ as? .......................................................................................................................... 52
2.4.6. Conclusiones del diagnstico ............................................................................................................... 65 2.5. METODOLOGA PARA LA REALIZACIN DE LA ACTIVIDAD INNOVADORA .................................................................. 68
3.ALCANCES DE LA PRCTICA ...................................................................................................................... 72
3.1.PROYECCIONES ................................................................................................................................................. 72 3.2.RECOMENDACIONES ............................................................................................................................................ 73 3.3.LIMITACIONES ................................................................................................................................................... 74 3.4.CONCLUSIONES .................................................................................................................................................. 74
4.REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Y ANEXOS ......................................................................................... 76
4.1.REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................................................................. 76 4.2.ANEXOS ....................................................................................................................................................... 81 ANEXO 6 ................................................................................................................................................................ 93
Archivo Nacional de Costa Rica .................................................................................................................... 94
ix
SIGLAS
AID Agencia Internacional para el Desarrollo
BCIE Banco Centroamericano de integracin Econmica
CCSS Caja Costarricense del Seguro Social
CNSED Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos
CESPO Centro de Estudios de Poblacin
CODESA Corporacin Costarricense de Desarrollo
FLACSO Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales
FMI Fondo Monetario Internacional
FNUAD Fondo de las Naciones Unidas para la Poblacin (siglas en francs)
IFAM Instituto de Fomento y Asesora Municipal
ICE Instituto Costarricense de Electricidad
ICECU Instituto Centroamericano de extensin de la cultura
ICODER Instituto Costarricense del deporte y la Recreacin
ICT Instituto Costarricense de Turismo
IDA Instituto de Desarrollo Agrario
INA Instituto Nacional de Aprendizaje
INAMU Instituto Nacional de la Mujer
INCOFER Instituto Costarricense de Ferrocarriles
INS Instituto Nacional de Seguros
INVU Instituto Nacional de vivienda y Urbanismo
x
ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica (Siglas en ingls)
ITCO Instituto de Tierras y Colonizacin
MCJD Ministerio de Cultura Juventud y Deporte
MEIC Ministerio de Economa, Industria y Comercio
MINAE Ministerio del Ambiente y Energa
MOPT Ministerio de Obras Pblicas y Transporte
OEA Organizacin de los Estados Americanos
OIT Organizacin Internacional del Trabajo
PANI Patronato Nacional de la Infancia
RAN Revistas Archivo Nacional
RECOPE Refinadora Costarricense de Petrleo
SNE Servicio Nacional de Electricidad
TLC Tratado de Libre Comercio
UCR Universidad de Costa Rica
UNESCO Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura. (Siglas en ingls)
UNICEF Fondo internacional de emergencia de las Naciones Unidas para la Infancia (Siglas en ingls)
xi
INTRODUCCIN
La sociedad que no conserva sus documentos, como testimonios eficientes de la actividad desarrollada, se puede considerar como una sociedad desmemoriada, sin experiencia, sin actividad, por lo que no podr ser considerada en el futuro por ser ignota o, al menos, incierta. Desaparece el hombre, el actor, el artfice, pero queda su obra, de la que podrn beneficiarse sus descendientes o sus continuadores.
Enrique Prez Herrero (Historiador)
La seleccin del tema para realizar el trabajo final de graduacin, se di con el
fin de elaborar una obra de referencia que permitiera conocer la informacin que
custodia el Archivo Nacional de Costa Rica y cmo acceder a ella, siendo esta una
institucin pblica que tiene una trayectoria de servicio de ms de cien aos, cuya
informacin, es de gran utilidad para los diferentes usuarios.
Para comenzar, los temas desarrollados en la memoria en el item 1.4. revisin
de la literatura tienen carcter de conocimiento de divulgacin, porque son tomados
y construidos con razonamiento relativo a las afirmaciones expuestas por otros
autores, sobre la temtica tratada.
En esta investigacin se realiz un diagnstico sobre los usuarios; con la
tcnica del cuestionario y una entrevista a los funcionarios de la institucin. Tambin,
se utiliz como mtodo la observacin, con el fin de identificar el tipo de dificultad
que encuentra el usuario al hacer uso de la informacin y analizar el acceso a los
documentos disponibles del Archivo Histrico, Intermedio y Notarial del Archivo
Nacional de Costa Rica.
Todo este estudio, descansa sobre el propsito de ampliar la visin para
cumplir con el objetivo principal, realizar una obra de referencia, a modo de gua
sobre los documentos que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
1
La gua contiene una breve resea de algunas instituciones, un resumen de lo
que constituye el fondo, sub-fondo o serie de la institucin descrita, las fechas
extremas y la cantidad de documentos en metros lineales o en unidades
documentales de los tres diferentes departamentos que ofrecen informacin. En el
caso del Archivo Histrico se brinda una observacin de algn documento
perteneciente al fondo sub-fondo o serie, para dar una idea de lo que puede
encontrar en l.
Finalmente en la memoria se encuentran las proyecciones y las
recomendaciones relacionadas con el trabajo efectuado, con lo que se espera que
otros y otras colegas se motiven para la realizacin de futuros estudios. Este es un
trabajo con carcter de esfuerzo pionero, consistente en la elaboracin de una Gua
sobre el acervo documental del Archivo Nacional de Costa Rica, institucin que
custodia el patrimonio documental de la Nacin y que desde 1881, supo dar la
respectiva importancia a los millones de documentos oficiales, que desde la poca
de la Dominacin Espaola estaban dispersos por todo el pas.
Esta gua constituye una valiosa ayuda para los estudiantes, biblioteclogos,
archivistas, historiadores, abogados, notarios e investigadores de instituciones de
administracin pblica y privada lo mismo que, a todos aquellos usuarios nacionales
y extranjeros que de alguna manera, utilizan los servicios del Archivo Nacional. Por
esta razn, se constituye en una obra de referencia valiosa, para las diferentes
Bibliotecas Pblicas y Universitarias del pas y para el Archivo Nacional de Costa
Rica.
2
1.1. El Campo de trabajo y su importancia
Las bibliotecas y los archivos a travs de la historia de la humanidad han tenido
gran importancia como centros para informacin y divulgacin cultural. Por medio de
este accionar pretenden responder a la amplia gama de necesidades que proceden
de la demanda de los usuarios.
Si se analiza lo que es un archivo y lo que es una biblioteca se puede dar
cuenta que se relacionan entre s en cuanto a funcionamiento, porque los dos
conservan documentacin (de diferente tipo) para disposicin del pblico.
Si bien es cierto tanto la disciplina bibliotecolgica y archivstica son ciencias
hermanas, se debe tener claro que cada una de ellas tiene sus campos delimitados y
caractersticas propias, ambas tienen como funciones coleccionar, preservar,
registrar informacin y el fin comn es recogerla, recuperarla y difundirla. Tambin
hay diferencias marcadas entre ellas como por ejemplo:
Sobre el tipo de material: manuscritos, cartas, avisos, decretos, circulares,
pertenecen a los archivos, mientras que impresos, libros, revistas, entre otros
pertenecen a las bibliotecas.
El archivo custodia el material producido, trabaja con documentos nicos, el
acceso es restringido y representan la memoria de una institucin, adems su
organizacin es de acuerdo al conocimiento orgnico-funcional.
A diferencia las bibliotecas custodian grandes cantidades de impresos, libros,
revistas, copias de textos de estudio, el acceso es libre, el usuario busca lo que
necesita, usa un sistema estructurado de clasificacin, no existe dependencia
orgnica de los documentos.
3
En el campo de la informacin, es bsico conocer las necesidades de los
usuarios, que frente a los servicios de informacin, stos cada vez resultan ms
sofisticados y especializados. Tambin conviene encontrar la mejor manera de
satisfacer las necesidades mediante estrategias adecuadas. El papel que juega el
biblioteclogo o la bibliotecloga en el contexto de la sociedad de la informacin y la
comunicacin, es muy importante, ya que es el responsable de buscar los medios,
para facilitar el acceso a la informacin para ponerla a disposicin de los usuarios de
la manera ms gil, eficiente y oportuna.
Cceres (1996) infiere lo siguiente: La misin de la Bibliotecologa es servir como disciplina mediadora y dinamizadora en el proceso de creacin y transferencia del conocimiento, registrado de manera que ste pueda ser integrado convenientemente al desarrollo individual y social. Su meta es la creacin y fomento de una sociedad lectora y de una cultura de la informacin, organizacin, difusin, control, evaluacin y manejo de la informacin. Desde una concepcin cooperativa y gerencial de servicio y la utilizacin adecuada de tecnologas de punta. ( p. 37 )
Los profesionales en Bibliotecologa, a pesar de poseer una amplia formacin
tcnica y acadmica, no dominan todas las especialidades relacionadas con las
consultas de los usuarios. Se considera, que su funcin bsica, es saber dnde se
encuentra la informacin, cmo acceder a ella y cmo guiar al usuario para su
obtencin. Aqu es donde radica la importancia que tienen las obras de referencia:
medios que permiten suministrar informacin rpida, breve y eficiente.
En la mayora de las ocasiones, cuando el usuario est ante una extensa base
de datos que le impide investigar de una manera eficiente, se pierde y busca otros
medios que le facilite la bsqueda. Una situacin parecida se presenta en el Archivo
Nacional donde el usuario se enfrenta a extensas bases de datos y se le dificulta el
acceso a la informacin. Debemos destacar que una gua, como el documento
realizado, es un instrumento que puede dirigir al usuario a la informacin y as
utilizar de la mejor manera el acervo documental que custodia el Archivo Nacional.
Ofreciendo as un aporte valioso desde el punto de vista de la investigacin, aunque
4
por ser innovador pudiera contener algunos elementos que requieran mayor
afinamiento.
Esta Gua de la Informacin que custodia el Archivo Nacional de Costa Rica
es un esfuerzo pionero que se propone reforzar la labor de divulgacin que ha venido
haciendo esta institucin, mediante sus publicaciones, exposiciones y dems
actividades afines para dar a conocer sus fondos. Por ser depositaria de toda la
documentacin importante del pas, de un incalculable valor y requerida con
frecuencia por diferentes tipos de usuarios con variados propsitos, es que surge la
inquietud de elaborar este trabajo innovador una obra de referencia en modalidad de
gua que muestre como est organizada la informacin, lo que contiene cada fondo,
sub-fondo y serie documental.
El Archivo Nacional custodia un rico acervo documental integrado por una gran
variedad de tesoros y curiosidades, que forman parte considerable de nuestra
memoria histrica. Esta gua menciona hechos, curiosidades e historias,
albergadas en esta institucin, consideradas como fuentes primarias para la historia
y la difusin cultural.
Para definir lo que es una obra de referencia el diccionario Real Academia
Espaola (2001), da al trmino referencia el significado de: En un escrito,
indicacin del lugar del mismo o de otro al que se remite el lector. (p. 1924)
Para los expertos en la materia Obra de Referencia (Garca, 2000)
Define, Obra hecha para buscar en ella informacin concreta, segn se necesite,
pero no para ser leda por entero de principio a fin. (p. 25)
En trminos generales, una gua es un instrumento que orienta o indica dnde
localizar la informacin, Prez (1983) seala que, Con el nombre de gua, se
designan ciertas obras que dan preceptos para encaminar o dirigir en aspectos
abstractos, puramente mecnicos o materiales. (p. 46)
5
De acuerdo con el enfoque en este trabajo se realiza una gua, un indicador
que contiene el panorama de la informacin que custodia los tres archivos que
brindan informacin del Archivo Nacional de Costa Rica:
- Archivo Histrico
- Archivo Intermedio
- Archivo Notarial
El Archivo Histrico: Es un archivo cuyo fin es conservar, organizar, para la divulgacin y exposicin de documentos histricos de valor cientfico cultural, donde
se puede realizar investigaciones y consultas en cualquier rea del conocimiento.
Tambin cuenta con una Biblioteca especializada en Archivstica y ciencias afines.
El Archivo Intermedio: Est integrado por documentos con valor administrativo legal (prueban derechos, responsabilidades y ayudan a tomar decisiones a nivel
estatal); eventualmente pueden llegar a tener valor cientfico cultural. Son
producidos por las oficinas de la Administracin Pblica, especialmente los de la
Presidencia de la Repblica y los Despachos Ministeriales.
El Archivo Notarial: Custodia todos los protocolos de los notarios, ndices y protocolos consulares de 1901 a la fecha. La consulta de este acervo est enfocada
a los abogados, notarios y cualquier persona que desee obtener informacin de
transacciones notariales o bien solicitar segundos testimonios de las escrituras
contenidas en los protocolos.
En la obra de referencia, se incluir un ndice ordenado alfabticamente de los
fondos, sub-fondos y series al inicio de cada uno de estos archivos. Adems, la
forma cmo organizan la informacin para facilitar la consulta ya que las necesidades
y objetivos de los usuarios son muy diferentes para cada uno de los Archivos
mencionados.
6
El Archivo Nacional utiliza las normas ISAD (G) Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica, para la organizacin de fondos, sub-fondos y series.
Esta norma ISAD (G), (2000) define:
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor.
Sub-fondo: Subdivisin del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin. Cuando el productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-fondo tiene a su vez tantos sub-fondo subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria subordinada.
Serie: Materia fsica, en la que se contiene o soporta la informacin registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, pelcula, cinta magntica). (P. 17)
1.2. Problemas generales del campo
Considerando la investigacin como un factor en el proceso formativo de la
cultura y con miras a proporcionar un mtodo eficaz para recuperar informacin, se
ha pensado en realizar una Gua de la informacin que custodia el Archivo
Nacional de Costa Rica, institucin que conserva el Patrimonio Documental de la
Nacin, pues en sus acervos se depositan documentos insustituibles: actas de
independencia, documentos originales de todas las constituciones que han regido
nuestro pas, documentos del perodo colonial de Costa Rica, protocolos notariales y
gran cantidad de documentacin pblica desde la poca de la colonia.
Tomando en cuenta que se carece de una gua que facilite el manejo para el
acceso a la informacin, es la causa que motiva a elaborar un documento que se
convertir en un instrumento que tiene como objetivos, brindar apoyo integral a las
necesidades de informacin y lograr un mejor aprovechamiento de los recursos del
Archivo Nacional.
7
Actualmente, parte de la informacin se recupera mediante una base de datos
elaborada en Microisis, que en algunas ocasiones crea temor en aquellos usuarios
que no han tenido una formacin en Informtica, o que por su avanzada edad se
resisten al uso de esta tecnologa, establecindose una barrera entre la informacin y
el usuario. Sin embargo, parte de este proceso es la atencin que se le brinda al
usuario, que por convencimiento y la facilidad del programa terminan en su mayora
manejando la base de datos. Unos pocos se resisten y utilizan solo los ficheros, en
donde est la otra parte de la informacin.
A partir de 1997 se inicia la digitalizacin de los documentos en la base de
datos, sin embargo por la resistencia que haba al cambio, se realizaban ambos
procesos, manual y automatizado. Es hasta el ao 2001 que la informacin se
ingresa nicamente en la Base de Datos, eliminando el proceso repetitivo. La
informacin que se encuentra en fichas o en inventarios se est ingresando
retrospectivamente. Debido a esto, gran cantidad de informacin, se encuentra en los
tres formatos (fichas, inventarios y base de datos) y alguna documentacin est slo
en uno de los formatos mencionados.
La complejidad de acceso mencionada, hace que se piense en un medio
impreso, que contenga toda la informacin en un solo formato y que sirva de
instrumento valioso tanto en el Archivo Nacional como en las bibliotecas, para que la
informacin se divulgue.
Se elige el Archivo Nacional de Costa Rica para realizar tan interesante proceso
de prctica, porque es la institucin depositaria de documentos nicos con valor
cientfico y cultural que constituyen el patrimonio documental de la Nacin. Tambin,
pensando en la historia, cultura, tradiciones y documentacin que esta entidad
conserva con suma responsabilidad.
La importancia de esta obra de referencia o gua consiste en ofrecer un
invaluable apoyo para los estudiantes, biblioteclogos, archivistas, historiadores,
8
abogados, investigadores de instituciones de administracin pblica y privada,
extranjeros y nacionales, al facilitar la localizacin de la informacin que contiene el
Archivo Nacional, informacin que en algunas ocasiones es nica y de mucha
utilidad para cualquier trabajo.
Existe una gua que contiene informacin sobre esta institucin, El centenario
1881-1981, editado en 1981 por el Archivo Nacional y publicado por el Ministerio
de Cultura Juventud y Deportes. En el ao 2001 el Archivo Nacional edita un disco
compacto llamado Gua General de Fondos, la cual tiene algunas carencias: no
incluye todos los fondos, no menciona los sub-fondos y series, datos importantes
para llegar hasta la informacin que el usuario necesita para su investigacin.
Adems, segn se pudo constatar en la investigacin bibliogrfica realizada, se
carece de un documento, libro o tesis que gue al usuario a conocer la informacin
tan importante que despliega la institucin, su acceso, disponibilidad y organizacin.
De acuerdo con la justificacin del caso y considerando la importancia de
valorar y conocer toda la cantidad y calidad de la informacin que alberga el Archivo
Nacional, se plantean las siguientes preguntas generadoras:
- Conocen los usuarios del Archivo Nacional de Costa Rica la riqueza de
informacin que alberga esta institucin?
- Cules son los temas predominantes?
- Cules son las necesidades de informacin que tienen los usuarios?
- Qu instrumentos utilizan para consultar los documentos disponibles?
- Es necesario contar con una gua para obtener mayor informacin?
9
1.3. Estado de la cuestin
Desde el ao 1881 se consider la necesidad de crear una institucin para
reunir, ordenar y poner al servicio de particulares y del Estado, toda la riqueza
documental. Por ello se crea el Archivo Nacional de Costa Rica, una entidad que
vino a resguardar toda la documentacin que constituye la memoria de la Patria, para
que el pueblo costarricense descubra los tesoros y curiosidades que ah se albergan.
En la investigacin bibliogrfica realizada sobre el Archivo Nacional, se ha
encontrado el siguiente material: revistas publicadas por el Archivo Nacional de
Costa Rica, (RAN) que es un medio divulgativo de historiadores y que actualmente
est tomando un perfil archivstico, en el que se puede encontrar informacin sobre
su documentacin pero en pequeos aportes. En esta revista se mencionan tambin
los congresos, conferencias, ponencias y exposiciones relacionadas con la
Institucin.
El Archivo Nacional ha editado Algunos cuadernillos archivsticos, con
informacin solo de un fondo en particular.
La Licenciada Luz Alba Chacn de Umaa, public en el ao 1987, un folleto
con informacin bsica sobre los servicios que presta esa institucin, en el que
seala que la informacin puede variar en cualquier momento de acuerdo con las
leyes, reglamentos o normas de la institucin, omite mencionar la documentacin
que el archivo custodia. El Archivo Nacional edit un libro llamado centenario 1881-
1981, publicado por el Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, en donde ofrece
un anlisis y una reflexin acerca de lo que esta institucin ha sido, es y ser en el
futuro. Es uno de los pocos documentos que contribuye a orientar al usuario, con
informacin ms precisa de lo que contiene el Archivo Nacional con algunas entradas
descriptivas de los documentos, por ejemplo:
10
- Cartago: Es un fondo en el que se encuentra toda la documentacin
de la antigua Metrpoli, correspondiente a las actividades polticas,
econmicas, sociales, religiosas y militares.
- Anexin de Mxico: Es un fondo con documentacin como cartas,
informes, actas, convocatorias, decretos, comunicaciones y otros.
- Corte Suprema de Justicia: Es un fondo con documentos como
juicios de recursos de casacin, Habeas Corpus, causas de imprenta y
otros.
- Mapas y planos: De caminos, carreteras, edificios pblicos de todo
el territorio nacional.
- Documentacin de todos los Ministerios del pas: Como el Ministerio
de Hacienda, Ministerio de Obras Pblicas y Transporte, Ministerio de
Relaciones Exteriores, entre otros.
Lo ltimo que se ha publicado del Archivo Nacional referente a la
documentacin que alberga es un disco compacto del ao 2001, llamado Gua
General de Fondos. Contiene una resea histrica de la institucin, en el que se
informa los aos que establecen, las normas, para que las ciudades y villas guarden
la documentacin ms importante y los lugares apropiados para su conservacin.
Muestra mapas y planos de lugares histricos como la Imprenta Nacional, La
Colonia de Aguas Sarcas y otros. Hace una pequea descripcin de los fondos
privados y particulares entre ellos:
- La Asociacin Costarricense de Archivistas, 1983-1991.
- La Asociacin Escuela para Todos, 1966-1987.
- Los fondos de documentos privados 1932-1974 que son
documentos provenientes de otros organismos privados.
- El Colegio de Abogados 1885-1987
11
- El Colegio de Mdicos y Cirujanos, 1966-1978.
- La Sociedad de Socorros Mutuos 1915-1982.
- La Anexin de Mxico, 1821-1823.
- Afiches, 1960- 1994
- Cartogrficos, 1700-1980
- Diapositivas y negativos, 1965-1992,
Sin embargo, a esta Gua General de Fondos le falta informacin, porque no
menciona todos los fondos, sub-fondos y series, omite mencionar el Archivo
Intermedio y el Archivo Notarial.
El Archivo Nacional de Costa Rica tiene un sitio en Internet
www.archivonacional.go.cr en la cual presenta una resea histrica de la Institucin,
servicios que ofrecen, horario, direccin, telfono, sin embargo no incluye
informacin acerca de su documentacin. .
Segn opinin de funcionarios, se han hecho una serie de actividades de
proyeccin a la comunidad, no obstante, esto es insuficiente, en relacin con la
cantidad y el tesoro de informacin que existe en el Archivo Nacional.
1.4. Revisin de la literatura
1.4.1. Archivos Nacionales
Los Archivos Nacionales o Archivos Generales, as denominados segn el pas
al que correspondan, son aquellos que custodian y administran la documentacin
que ha dejado de tener vigencia administrativa y est destinada a la investigacin.
Los Archivos Nacionales son los depositarios de los testimonios de la vida de
los pueblos. En sus actas se van recopilando las constancias del acontecer social,
poltico, econmico, cultural, religioso y cientfico de las naciones.
12
http://www.archivonacional.go.cr/Estos antecedentes son importantes en el momento de preparar cualquier
proyecto. De ah la importancia de los archivos y del servicio de los archiveros, que
rebasa el mbito de la historia y la investigacin.
La formacin de los Archivos Nacionales encontrados en la historia, est en
relacin directa con las primeras experiencias de organizacin social del hombre, que
tienen lugar en el tercer milenio antes de Cristo. Segn Heredia (1993) Los archivos
nacen como una necesidad de la vida pblica y privada; son la memoria de una y
otra. Nacen como una conveniencia de hacer durable las acciones religiosas,
pblicas y econmicas. (p.105)
En la evolucin histrica de la archivstica se pueden diferenciar cuatro sub-perodos o tramos, contemplados por los tratadistas y que Bautier (1952 citado en
Tanodi, 1976) divide del siguiente modo:
1. La poca de los archivos de palacio que corresponden en trminos generales con la Antigedad.
2. La poca de los cartularios, abarcando los siglos XII al XVI es decir la Edad Media.
3. La poca de los archivos como arsenal de la autoridad que se extiende a lo largo del Antiguo Rgimen, desde el siglo XVI a comienzos del XIX.
4. La poca de los archivos como laboratorio de la historia desde los inicios del siglo XIX hasta mediados del siglo XX. (p. 55)
La creacin de los Archivos Nacionales en pases europeos fue imitando y
superando ampliamente el Archivo Nacional de Francia, creado el 7 de septiembre
de 1790. Se crearon en 1831 los Archivos de Bucarest, en 1835 los de Blgica, en
1866 el Archivo Histrico Nacional de Espaa. Estos nuevos archivos nacionales se
crearon para concentrar la documentacin de las instituciones desaparecidas o
distribuirla en archivos cuya orientacin futura deba ser el servicio para la
investigacin y la cultura. Para esto, era preciso concebir un sistema global de
organizacin de dichos fondos documentales que respetara su individualidad, se
trataba, en resumen, de observar y respetar la procedencia de los fondos.
13
Los principios fundamentales de la archivstica tales como el respeto al principio
de procedencia, la ordenacin de los documentos, el acceso, la transferencia y la
conservacin quedan con una finalidad organizativa, hacindose patente el concepto
de archivo como instrumento de poder al servicio del gobierno.
En los archivos tradicionales se haban utilizado estilos propios en el tratamiento
de la documentacin, cuyas normas se fijaron de acuerdo con criterios tcnicos y
prcticos del personal encargado de su procesamiento, en ese momento.
En los pases latinoamericanos, el despertar archivstico, al igual que en Costa
Rica se impulsa con fuerza desde la dcada de los sesenta, en el siglo XX, gracias a
la ayuda brindada por la OEA en la capacitacin de archiveros. En el caso del
Archivo Nacional de Costa Rica, adems de la capacitacin, la OEA obsequia
material y equipo. Desde entonces, y progresivamente, se ha observado un
tratamiento especializado de la documentacin, funciones que no haban tenido una
atencin preferente a travs de los aos, a pesar de su cuantitativo volumen de
produccin en su soporte habitual, el papel. El hacinamiento de documentos en los
archivos, cuya administracin y servicio a los usuarios ofreca serias dificultades, hoy
es diferente, porque la capacitacin de los recursos humanos y el incentivo personal
con mejores asignaciones presupuestarias, abre el camino hacia un futuro
prometedor.
La administracin de los archivos en los tiempos actuales, debido al avance
tecnolgico, ha tenido que revolucionar las tcnicas establecidas para el manejo y la
conservacin de sus documentos.
La labor de los archivistas del futuro conducir hacia una nueva y renovada
sociedad de la informacin que concuerde y armonice con criterios slidos en los
procedimientos para el tratamiento de aquellos archivos y colecciones histricas que
datan de poca antigua, con los de produccin actual.
14
En este punto se ha visto la necesidad de seleccionar algunos Archivos
Nacionales de pases que guardan similitud con el de Costa Rica. Existen Archivos
Nacionales ms representativos que han servido de modelo para sistemas
centralizados, como son Francia Italia Londres y Alemania. Sin embargo, no se
podra establecer un margen comparativo al no guardar relacin con nuestra
realidad nacional.
Archivo Histrico Nacional de Espaa
La decisin, por parte del Gobierno, para crear un gran Archivo Histrico
Nacional fue consecuencia de las reformas de la Administracin Central del Estado,
ocurridas durante el siglo XIX.
Tambin se encontraban en situacin catica los papeles recogidos por el
Estado como consecuencia del gran cambio en poltica hacendstica que significaron
las leyes desamortizadoras llevadas a cabo a partir de las Cortes de Cdiz y con
especial incidencia en el reinado de Isabel II. Esta documentacin, procedente de las
instituciones religiosas a las que afectaron dichas leyes, se encontraba en el
Ministerio de Hacienda y en las Delegaciones de este Departamento. Sin que
sirvieran para ningn trmite administrativo, eran papeles caducos y ocupaban
locales que resultaban necesarios para otros fines ministeriales.
Ante el peligro que supona esta situacin para tan valiosos documentos, segn,
Centro Virtual Cervantes (1997) la Academia de la Historia solicit su custodia y
conservacin, con el propsito de organizarlos mediante los procedimientos de uso
en aquella poca. Esta salvaguardia le fue concedida a la Academia en tiempos del
Ministro de Hacienda don Juan Bravo Murillo, por Real Orden del 26 de agosto de
1850.
A partir de ese momento, la Academia de la Historia de Espaa solicit la
creacin de un nuevo archivo para albergar adecuadamente toda esta
documentacin. As se cre por Real Decreto de 28 de marzo de 1866, el Archivo
15
Histrico Nacional de Espaa. La documentacin fundacional de este Archivo fue la
recogida por la Academia de Historia como consecuencia de la desamortizacin.
Naturaleza de los fondos
El Archivo Histrico Nacional de Espaa no slo conserva documentacin de la Administracin del Estado, tambin alberga en sus depsitos documentos generados
por otros organismos de otros mbitos de jurisdiccin: regional, provincial e incluso
local; asimismo, ha recogido documentos de entidades y corporaciones de la ms
diversa ndole, lo que hace que no sea tan homogneo en su contenido, en relacin
con los otros grandes archivos.
Los fondos actuales del Archivo Histrico Nacional de Espaa se agrupan en
cuatro grandes apartados, segn el Centro Virtual Cervantes (1997)
Administracin del Estado (Consejos Suprimidos, siglos XIII-XIX; Estado, siglos XVI-XIX; Juros, siglos XV-XIX; Inquisicin, siglos XVI-XIX; Fondos Contemporneos, siglos XVI-XX; etc.)
Institucionales. Privados (Clero regular y secular, siglos IX-XX; Mesta; Osuna,
siglos XII-XIX; etc.) Colecciones (Sigilografa, siglos XII-XX; Cdices y Cartularios,
siglos X-XIX)
Actualmente, se encuentra en proceso de instalacin una nueva seccin del
Archivo Histrico Nacional, la seccin Nobleza, situada en el Hospital Tavera de
Toledo, y que, segn su propio nombre indica, rene archivos de las casas nobles
ms importantes de Espaa.
Archivo de Cuba
Fundado el 28 de enero de 1840, con el nombre de Archivo General de la Real
Hacienda, actual Archivo Nacional de la Repblica de Cuba. Este archivo custodia un
caudal histrico guardado entre sus paredes. Cerca de 2200 mapas, 20100 planos,
200 privilegios (invenciones), 66 340 fotos, 1240 caricaturas, 56 grabados, ms de 11
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mil ttulos de libros y 600 publicaciones peridicas, entre otros importantes
documentos que, incluyen una poca tan remota como el siglo XVI, todo esto
conforma el Archivo Nacional de Cuba.
El Esquema Nacional de Clasificacin de la Informacin Documental para
Catlogos Sistmicos de Archivos Histricos de Cuba, constituye un instrumento
lingstico, compuesto por cdigos numricos y textos en lenguaje natural destinado
a la confeccin de los catlogos sistmicos de la Red Nacional de Archivos
Histricos. En este sentido, el esquema de clasificacin es un lenguaje estructurado
jerrquicamente con tres niveles de subordinacin, que abarca las esferas de la
actividad econmica, poltica, cientfica y social del pas, en su etapa colonial.
Como todo lenguaje de clasificacin, el Esquema abarca temticas de amplio
espectro, que lo hace ideal para la bsqueda de grandes conjuntos temticos de
informacin archivstica, lo que se dificulta con lenguajes de informacin de otro tipo.
Para ello, se utilizaron, adems de los propios documentos contenidos en los fondos
del Archivo Nacional, los listados de materia de los mismos, y distintos libros de
prestigiosos autores sobre la Historia de Cuba. (Archivo Nacional de la Repblica de
Cuba, 2003)
Archivo Nacional de Nicaragua
El Archivo Nacional de Nicaragua creado en 1896. Actualmente sin un
presupuesto definido cuenta con una coleccin de 10 millones de documentos,
agrupados en 16 fondos bibliogrficos. Las colecciones de documentos que posee el
Archivo Nacional de Nicaragua estn archivadas en cajas de cartn alcalinizadas.
Este Archivo Nacional posee documentos que datan de 1848 que son
originales, aunque no en gran cantidad, otra parte estn formados por documentos
fotocopiados. La mayor parte del fondo son documentos de inicio del siglo XX
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originales y fotocopias, con un total aproximado de unos 10 millones de documentos,
clasificados en los siguientes fondos.
Fondo Colonial (1526-1821) Coleccin de fotocopias obtenidas en los Archivos
Nacionales de Costa Rica. Su orden es cronolgico.
Fondo Presidencial (1900-1979) integrado por archivos administrativos divididos en
secciones: Secretara Privada, Secretara de la Presidencia, Secretara de la
Comandancia General y Secretara de Informacin y Prensa.
Fondo Gobernacin (1925-1979) formado por archivos de las dependencias del
Ministerio de Gobernacin y sus anexos como: Justicia, Polica, Beneficencia, Culto y
Gracia. Su clasificacin es orgnico-funcional y cuenta con un registro de secciones.
Fondo Educacin (1900-1984) es el fondo ms completo en cuanto a volumen,
estructura documental y aos. A pesar de que no se ha organizado, prevalece el
orden.
Fondo Hacienda (1931-1954) integrado por libros copiadores del Ministerio de
Hacienda. La falta de originales ha obligado a conservar los existentes como nicos.
Suman 731 libros agrupados por asuntos y en orden cronolgico.
Fondo Ferrocarril de Nicaragua (1912-1987) libros contables e inventarios de bienes
y servicios. Coleccin casi completa de la desaparecida Empresa del Ferrocarril de
Nicaragua en 1994.
Seccin Legislativa (1943-1979) el orden es numrico y se dispone de un ndice.
Seccin Somoza Garca (1923-1956) contiene documentos relacionados con la
actividad gubernativa y en particular del general Anastasio Somoza Garca.
Clasificado por procedencia y en orden cronolgico.
Seccin Jos Dolores Gmez (1783-1923) su parte ms voluminosa abarca de 1894
a 1899. Cuenta con un registro y mantiene un orden numrico.
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Coleccin Mosquitia (1894-1895) libros manuscritos relacionados con el proceso de
incorporacin de la Mosquitia.
Coleccin Sandino (1896-1935) consta de 133 documentos originales relacionados
con el general Augusto Csar Sandino, ms 275 fotocopias procedentes del Archivo
General de la Nacin de Mxico.
Fondo Consulado de Nicaragua en Francia (1898-1937) libros de registros sobre
asuntos consulares.
Fondo Adolfo Daz (1909-1927) contiene unos 3,800 documentos originales
relacionados con la vida privada y comercial del ex presidente Adolfo Daz.
Fonoteca (1893-1976) la integran 1,200 fotos de personajes, sitios, edificios,
carreteras, y otros, que abarcan distintos perodos presidenciales.
Mapoteca (1934-1976) formado por 98 mapas originales sobre poblaciones de
Nicaragua.
Planoteca (1912-1978) esta coleccin es sumamente representativa de las
poblaciones urbanas y rurales de Nicaragua, adems de 1,111 planos pertenecientes
al Ferrocarril de Nicaragua, perodo entre 1912-1978.
Archivo General de Guatemala
El Archivo Nacional de Guatemala fue fundado por acuerdo del 20 de octubre
de 1846. Surgi en primera instancia como Archivo General de Gobierno y
posteriormente recibi el nombre actual, debido a que sus fondos de informacin
contienen datos sobre los pases centroamericanos, desde la poca colonial.
En este Archivo pueden encontrarse documentos fechados entre 1537 y 1985.
La informacin que contiene es de la ms variada, ya que en el edificio est
19
concentrado no slo el archivo histrico, sino tambin los fondos de archivo del
gobierno, y esto lo ha enriquece sustancialmente.
No puede obtenerse una gua de informacin etnogrfica indgena
exclusivamente de este archivo, por no existir una clasificacin que permita deslindar
especficamente los datos requeridos.
Para cada caso existe una ficha en los ficheros respectivos y en el listado
adjunto, identificado como mueble fichero, clasificados con los temas siguientes;
Cronolgico, Alfabtico, Temtico, Onomsticos para el perodo colonial que se
identifica con la literal A. La seccin Independiente, identificada con la literal B, est
escasamente clasificada, y se tienen apartados por Jefaturas Polticas,
Gobernaciones, Departamentos, Ministerios y Secretaras.
Los documentos existentes estn clasificados en dos grandes secciones:
Colonial e Independiente. La primera se subdivide en Superior Gobierno, Capitana
General, Real Hacienda y Asuntos Eclesisticos, la segunda en Antecedentes,
Movimiento Revolucionarios, Proclamacin de la Independencia, Jura de la
Independencia, Anexin a Mxico e Independencia Absoluta. Para su manejo, los
documentos se identifican as: Signatura, Legajo, Expediente y Nmero de Folios.
Los ejemplos presentados permiten valorar la grandeza de informacin y la
importancia que tienen los Archivos Nacionales para cada pas; adems podemos
comparar las fechas en que se iniciaron en el pas respectivo, algunos antes que el
Archivo Nacional de Costa Rica y otros posteriores a la creacin de esta institucin.
Adems con el paso del tiempo, se ha venido dando una diferencia que no era
latente, ya que se traslapaba la labor bibliotecolgica con la archivstica.
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1.4.2. Archivo Nacional de Costa Rica
Resea Histrica del Archivo Nacional de Costa Rica
La historia seala al Licenciado don Len Fernndez Bonilla, promotor de la
organizacin de toda la riqueza documental, relativa a materias civiles, criminales,
eclesisticas, militares, municipales, de hacienda y de administracin, pues el
estrecho vnculo con el gobierno del general Toms Guardia, su cuado, facilitaba
grandemente la realizacin de lo que no slo era su mayor aspiracin, sino una
necesidad sentida en el pas.
Precisamente don Len Fernndez, en el prefacio de su coleccin de
documentos para la historia de Costa Rica (1881 citado en Archivo Nacional, 1981),
narra sus experiencias en las bsquedas bibliogrficas y documentales, durante la
realizacin de sus estudios como abogado en Guatemala. Todo aquello con el
propsito de conocer ms a fondo la historia patria. Es as, como se crea una
entidad para agrupar, describir y conservar toda la documentacin existente. Esta
entidad se llam Archivos Nacionales, creada el 23 de julio de 1881.
Mediante la ley del Archivo Nacional N 3661, la Asamblea Legislativa de la
Republica de Costa Rica decreta en enero de 1966, que se cambiase el nombre de
Archivos Nacionales por el de Archivo Nacional. El origen de lo que entonces se
llam Archivos Nacionales estuvo bajo la tutela de la Secretara de Hacienda, hoy
Ministerio de Hacienda.
En 1894 mediante el acuerdo N 28 del 19 de junio de ese ao, pasa a
depender jerrquicamente de la Secretara de Gobernacin, situacin que se
prolonga hasta el ao 1981, en el que por medio de la Ley de presupuesto el Archivo
Nacional pasa a ser una Institucin adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y
Deportes.
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La creacin de los Archivos Nacionales significa un gran esfuerzo, tanto de
centralizacin como de organizacin documental. La enorme tarea es puesta en
manos del Jurisconsulto Guatemalteco Dr. Rafael Machado Juregui, precedido por
el cubano naturalizado costarricense, Pedro Acosta Mena, quien trabaj
escasamente seis semanas en la naciente institucin. El Dr. Machado est en sus
funciones un breve lapso, pues muy pronto asume de nuevo esas funciones el Lic.
Len Fernndez Bonilla, el verdadero motor de la naciente institucin.
Muchos aos se emplean en poner en orden todo el material documental que
se rescata existente en Costa Rica, entre ellos el Archivo de la Ciudad de Cartago,
quizs el ms importante de la poca. De este modo, se asegura la debida
conservacin de tan valiosos documentos que, en caso contrario, se habran perdido
irremediablemente.
En el ao 1963, la UNESCO envi a Costa al Rica al experto, seor Lombard,
para que asesorara el funcionamiento del Archivo Nacional, en diversos aspectos. l
dict cursos que fueron aprovechados por empleados del Archivo Nacional, y
tambin por otros empleados de diferentes archivos administrativos.
En ese mismo ao, la UNESCO tambin favoreci a Costa Rica con una beca
para realizar estudios sobre Archivstica Hispanoamericana en Espaa, tambin
asesor en aspectos de archieconoma en lo que se refiere al diseo del equipo y
mobiliario necesario para el manejo y conservacin de documentos.
En 1972, otra organizacin, la OEA inici su colaboracin con el obsequio de
material para realizar restauracin de documentos. Adems, la OEA envi a la
experta en restauracin y laminacin, la seora Noem de Freiff, para capacitar por
medio de cursos terico-prcticos a los funcionarios del Archivo Nacional. La OEA,
tambin obsequi un equipo de microfilmacin, consistente en una unidad tipo
planetaria y tres visores, uno de ellos reproductor. As, mediante gestiones, se logr
conseguir por medio de la OEA, un equipo de fotografa, para emplearlo en la
restauracin, reproducir el documento antes y despus de recibir el tratamiento.
Adems se emple para formar una coleccin de fotografas de personajes,
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construcciones antiguas y modernas, estampas de la zona rural y urbana, entre
otros.
Poco a poco se fue organizando el Archivo Nacional, una Institucin que hoy
da cumple un papel muy importante en la historia de Costa Rica. La sede actual est
ubicada: 900 metros al sur y 150 oeste del Centro Comercial Plaza del Sol,
Curridabat, San Jos. (Archivo Nacional, 1981)
1.4.2.1. Ley del Archivo Nacional de Costa Rica
El 10 de enero de 1966 se aprueba la ley N 3661, donde se exponen
detalladamente a fondo las actividades, funciones y organizacin del Archivo
Nacional, llamado anteriormente Archivos Nacionales, nombre cambiado en el 1
artculo de la ley antes mencionada. Ver (anexo # 2)
El 24 de octubre de 1990 se crea la Ley del Sistema Nacional de Archivos,
Ley 7202 la cual se puede consultar en la pgina electrnica del Archivo Nacional:
http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1
Dicha Ley presenta los siguientes captulos.
Captulo I, Disposiciones Generales
Captulo II, de la Junta Administrativa
Captulo III, de la Direccin General del Archivo Nacional.
Captulo IV, de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos
Captulo V, de los Archivos Administrativos Pblicos
Captulo VI, de los Archivos Privados y Particulares
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http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo6_1#Capitulo6_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo5_1#Capitulo5_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo4_1#Capitulo4_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo3_1#Capitulo3_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo2_1#Capitulo2_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_1#Capitulo1_1http://www.archivonacional.go.cr/ley.htm#Capitulo1_11.4.2.2. Cuadro de clasificacin del Archivo Nacional de Costa Rica
El Archivo Nacional de Costa Rica estableci un cuadro de clasificacin del
Archivo Histrico, Archivo Intermedio y Archivo Notarial. Debido a la complejidad
organizacional que presentan algunas instituciones, sobre todo por su dependencia
jerrquica, se definieron los siguientes niveles de subordinacin:
Fondo: Nivel I y Nivel II
Sub-fondo: Nivel I y Nivel II
Serie y Sub-serie
En razn de que algunos grupos documentales, presentan cierta ambigedad
para determinar si realmente responden a un fondo documental el Archivo Nacional,
se apoy en la definicin que toma en cuenta los elementos que seala Michel
Duchein.
El cuadro de clasificacin se concibe en una estructura jerrquica y lgica, que
refleja las funciones y las actividades de una organizacin, funciones generadoras de
la creacin o recepcin de documentos. Se trata de un sistema que organiza
intelectualmente la informacin y permite situar los documentos en sus relaciones de
unos con los otros.
En Febrero del ao 2003, el Archivo Nacional de Costa Rica form una
comisin de descripcin que establece de prioridad, dentro de su programa,
elaborar el cuadro de clasificacin del Archivo Histrico, Archivo Intermedio y
Archivo Notarial, como paso previo para implementar en general la nueva
versin de la Norma Internacional de Descripcin (ISAD-G)
Para el Archivo Nacional (2004)El cuadro de clasificacin es una herramienta que permite conocer a cabalidad la forma como est organizada la informacin que dispone un archivo, es peritorio que todo centro de informacin de esa naturaleza disponga de l, ya que este constituye una estructuracin jerrquica y lgica de los
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fondos, sub-fondos y series documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades de una Institucin.
La Comisin tuvo como base el diagnstico archivstico del
Departamento Archivo Histrico, en el que se dispone de un inventario de todo
el acervo documental custodiado por dicho archivo. Esto permiti conocer a
nivel macro, todo lo que a la fecha se resguarda en este centro de
informacin.
Se determin que el sistema de clasificacin, que mejor se adapta a las
necesidades de los archivos, es el orgnico. Por lo tanto, se acogi dicho
sistema respetando el organigrama de la administracin pblica del pas y
toman como base la organizacin del sector pblico costarricense, elaborado
por el Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica en julio del
2001. Se observa que el cuadro de clasificacin est compuesto por las
siguientes agrupaciones:
- Poder Legislativo
- Poder Ejecutivo
- Poder Judicial
- Organismo Electoral
- Empresas Pblicas Financieras
- Empresas Pblicas no Financieras
- Instituciones Pblicas de Servicios
- Gobiernos Locales
Dentro de cada grupo se establecen los diferentes fondos, sub-fondos y
series y Sub-series documentales, en aquellos que los archivos disponen
como informacin. Pero, en razn de que en algunos casos estos archivos
custodian documentacin que, por su naturaleza, no tiene cabida en la
anterior agrupacin, se constituyeron los siguientes grupos para su ubicacin:
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- Fondos Privados
- Fondos Particulares
- Organismos Internacionales
- Colecciones
- Protocolos
1.4.3. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripcin Archivstica
Es una Norma para determinar un proceso de descripcin Archivstico, con el
fin de identificar y explicar el contenido de los documentos de archivo y hacerlos
accesibles para todo aquel que tenga el derecho de consultarlos.
Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido (ISAD G), Traduccin del Ministerio de Cultura Madrid 2000)
La norma utilizada en Costa Rica es la versin espaola. Sus objetivos son:
- Garantizar la elaboracin descriptiva, coherente, pertinente y explcita.
- Facilitar la recuperacin de informacin sobre los documentos de archivo.
- Compartir encabezamientos autorizados.
- Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de distintos
lugares en un sistema unificado de informacin.
Las normas ISAD (G) determinan la descripcin multinivel, consistente en la
representacin del contexto y la estructura jerrquica del fondo y las partes que lo
integran o dividen; pretende que en el nivel de fondo se proporcione la informacin
de las partes como un todo, y en los niveles inferiores y siguientes, se proporcione
slo la informacin de las partes que se estn describiendo. Como consecuencia, las
descripciones resultantes, se presenten en una relacin jerrquica, desde las
descripciones del nivel ms general, el fondo, hasta las descripciones del nivel ms
particular.
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La ISAD (G) menciona 4 niveles de unidades de descripcin:
- Fondo
- Sub-fondo
- Serie
- Unidad documental compuesta
La definicin de dicha norma para cada uno de estos niveles es:
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o acumulados y utilizados por una persona
fsica, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones de productor.
Sub-fondo: Subdivisin del fondo. Consiste en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institucin u organismo que lo origina. Cuando esto no es posible, con agrupaciones
geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia documentacin.
Cuando el productor posee una estructura jerrquica compleja, cada sub-fondo tiene,
a su vez, tanto sub-fondo subordinado como sean necesarios para reflejar los niveles
de la estructura jerrquica de la unidad administrativa primaria subordinada.
Serie: Materia fsica, en la que se contiene o soporta la informacin registrada (por ejemplo, tableta de barro, papiro, volumen encuadernado, pergamino, pelcula,
cinta magntica)
Esta definicin de serie que menciona las normas ISAD (G) no corresponde
al uso que se le da en el Archivo Nacional, porque se entiende por serie: Los
documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso
archivstico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular o como
consecuencia de cualquier otra relacin derivada de su produccin, recepcin o
utilizacin.
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Unidad documental: La unidad archivstica ms pequea indivisible. Puede ser simple o compuesta. Simple es aquella que est formada por un slo documento o
pieza documental y materializa actuaciones nicas de la Administracin. Compuesta
es aquella que tiene varios documentos y se puede llamar expediente.
Lo importante de este proceso, es que permite establecer los controles
necesarios para llegar al documento. Las reglas contenidas en estas normas sirven
de gua para la descripcin de documentos especiales: sellos, registros, sonoros o
mapas.
Tenemos claro que la normativa se ha convertido en un proceso muy importante
para la descripcin documental. Normalizar significa sujetar una realidad a unas
reglas partiendo de lo repetitivo para homogenizar. En definitiva supone elaborar
unas normas, resultado de un estudio previo realizado por un colectivo, para
aplicarlas con carcter generalizado. (Heredia, 1993, P. 73)
En este punto, unificar criterios con respecto a determinadas materias
posibilita la utilizacin de un lenguaje comn en un campo de actividades concretas.
Esta es la importancia de las normas internacionales.
1.4.4. Obras de Referencia
De las funciones ms importantes del biblioteclogo, est la de saber dnde y
cmo localizar la informacin para ofrecer un servicio de calidad. Por eso, son
importantes las obras de referencia, que permiten precisar el alcance de un trmino,
una definicin, o una direccin entre otros temas, como un medio para orientar, guiar,
asesorar y ayudar al usuario para satisfacer su necesidad de informacin en forma
rpida, breve y exacta.
Prez, (1983) define, obra de referencia es la que, por su ordenamiento y la forma en que estn tratados los temas, es consultada para obtener una informacin determinada y no para una lectura consecutiva y total. Estn estructuradas de tal
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forma, que no son obras para leer su contenido de principio a fin, sino para consultar en ellas las pginas que al lector le interesan. En ellas se renen datos provenientes de diversas fuentes, dispuestos de modo que puedan ser localizados fcil y rpidamente. ( p. 25)
Las obras de referencia son para consultar dentro de la biblioteca ya que es
una remisin de un escrito a otro. Existen en diferentes formatos, en formato
impreso, formato electrnico, como el CD-ROM o electrnicamente en lnea.
Independientemente de la forma en que estn realizadas tienen sus ventajas y
desventajas. Segn Bopp, Smith (2000)
El formato impreso tiene la ventaja de estar hechas directamente para usarse por ms de un usuario si es una edicin en varios volmenes, ser predecibles en costo. Las desventajas incluyen el espacio que se requieren para almacenarlas y su actualizacin. Los micro formatos pueden ahorrar espacio y ser actualizados con ms frecuencia. Las desventajas incluyen los costos del equipo y el mantenimiento, los discos compactos permiten una bsqueda compleja, son caros y lentos para buscar y variables en su finalidad de uso ya que las interfaces no estn normalizadas. (p. 204)
Las obras de referencia se componen de dos grandes grupos, segn Prez (1983)
Las que dan la informacin directa, tales como:
- Enciclopedias: Son obras que tratan de todas las ciencias y artes. - Diccionarios: Son todas las palabras de una ciencia o de cualquier otro asunto, seguidas de su definicin, ordenadas alfabticamente.- Almanaques: Contiene los das del ao con indicaciones astronmicas, meteorolgicas, ancdotas entre otros.- Atlas: Este trmino se le da a una coleccin de mapas geogrficos.- Directorios: Son listas de direcciones, guas telefnicas, lista de instituciones, que aportan informacin concreta y especfica de ellas.- Guas: Son libros de indicaciones, para dirigir y orientar a su destino, lugar o informacin. - Compendios: Obras que aportan en forma breve la recopilacin de temas de una misma materia. Las que remiten a otras fuentes que contienen la informacin.- Bibliografas: Una lista ordenada alfabticamente de ttulos de obras, con su respectivo autor que tratan de un asunto.
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- Catlogos: Comprenden una lista o registros de objetos, sucesos ordenados, pueden ser bibliogrficos, de libros, de publicaciones peridicas, entre otros. - ndices: Es una lista de los captulos de una obra, catlogo o fichero, que indica dnde puede encontrarse la informacin.- Repertorios: Registro en que las materias estn ordenadas de manera que puedan encontrarse fcilmente. Como una coleccin de obras de una misma clase o informacin sobre un mismo asunto.- Abstractos: Son los resmenes o reseas de los artculos, aparecidos en revistas y trabajos tcnicos o cientficos ms importantes del mundo, facilitando as al investigador la informacin bsica para mantenerse actualizado en su campo especifico y la referencia de su ubicacin en caso de que le interese la lectura completa del original. (p. 29)
El propsito de las obras de referencia es orientar al usuario, guiarlo hacia una
informacin, breve y precisa y llevarlo a una respuesta en un intervalo corto de
tiempo. El alcance de ellas es segn la cobertura temtica o cobertura geogrfica y al
tipo de usuario a la que va dirigida. Por tal razn, el contenido de la obra debe ser
exhaustivo, que permita satisfacer la necesidad de informacin del grupo de usuarios
que tiene inters en consultarlos.
- Guas
Las guas como obras de referencia cumplen una funcin muy importante
dentro del contexto de dar una informacin rpida breve y exacta. Sirven de
orientacin para la eleccin de un tema, lugar, trabajo, entre otros.
Es uno de los factores ms poderosos para agilizar las consultas que el
usuario formula pues contribuyen activamente dirigiendo segn informacin solicitada
En la actualidad el uso de las guas se ha extendido ampliamente y han
surgido diversos tipos, algunas de carcter general y otras especializadas en algunas
reas, dispuestas en un orden determinado para facilitar las consultas, en las que se
sitan los datos ms importantes para su localizacin.
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Existen varios tipos de guas, en las que Prez (1983)
menciona algunas:- Gua de lectura: Son repertorios que sirven de
orientacin a los biblioteclogos, a los educadores y lectores para la eleccin de libros de acuerdo con los intereses de las personas.
- Gua del lector: Algunas bibliotecas elaboran guas para orientar sobre el uso de los libros y de las colecciones de las bibliotecas, contienen informacin acerca de la institucin, de los servicios que presta y como hacer uso de estos servicios.
- Guas tursticas: Dan informacin general sobre diversos aspectos relacionados con el pas, de los hoteles y sitios para visitar. (p. 47)
Relacionado al tema que nos ocupa la definicin de gua general de archivos
segn Arvalo (2003) significa:Instrumento de consulta que proporciona informacin acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripcin Archivstica, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: Nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histrico cintas de video, etctera, estado de organizacin, descripcin y conservacin, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, adems se consignarn servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, telfono y correo electrnico) del archivo, mencin de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: sntesis histrica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen metros lineales, cajas, fotografas.
Despus de mencionar algunos ejemplos de guas, las cuales son un punto de
partidas para las investigaciones, se puede decir que las guas dentro del contexto
referencial son un instrumento muy til para el profesional de la informacin para
satisfacer las diversas necesidades que el usuario pueda formular.
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2. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA PRCTICA
2.1. Objetivos de la prctica
2.1.1. Objetivo general:
Elaborar un diagnstico entre los usuarios, que aporte informacin
sobre las facilidades de acceso a la documentacin existente en el
Archivo Nacional de Costa Rica.
- Objetivo especficos:
- Investigar las fuentes de informacin disponibles en el Archivo
Nacional.
- Conocer cmo est organizada la informacin en sus
diferentes
archivos y procesos.
- Investigar las herramientas existentes en la organizacin de la
informacin del Archivo Nacional.
- Identificar el tipo de necesidades que presenta el usuario al
consultar la informacin existente en el Archivo Nacional.
- Observar la forma cmo el usuario accede a la informacin.
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2.1.2. Objetivo General:
Realizar una obra de referencia impresa, sobre los documentos que
custodia el Archivo Nacional de Costa Rica.
- Objetivos especficos:
- Disear la estructura de la obra de referencia, su alcance y su
pertinencia considerando las necesidades de los usuarios.
- Describir la informacin que tienen los Fondos, sub-fondos, series.
Y Sub-series del Archivo Histrico, Archivo Intermedio y Archivo
Notarial del Archivo Nacional de Costa Rica para el diseo de la
obra de referencia.
- Realizar un ndice alfabtico de fondos, Sub-fondos, Series y Sub-
series.
- Elaborar en forma escrita y digital la memoria y la obra de
referencia del trabajo final de graduacin.
- Divulgar la obra de referencia por diferentes medios posibles.
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2.2. Organismo donde se realiza la prctica
EL Archivo Nacional de Costa Rica, actualmente es una institucin pblica
desconcentrada, adscrita al Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Est
constituido por seis departamentos que despliegan informacin muy valiosa para el
costarricense a saber:
- Departamento del Archivo Notarial
- Departamento Servicios Archivsticos Externos
- Archivo Intermedio
- Departamento de Conservacin
- Departamento Archivo Histrico
- Biblioteca del Archivo Nacional
- Departamento Administrativo Financiero
- Departamento Cmputo
Sin embargo, slo tres de estos archivos suministran informacin al pblico
(Archivo Histrico, Archivo Intermedio y el Archivo Notarial) los cuales se describirn
en esta gua, cmo se divide cada uno de ellos; fondos, sub-fondos y series. Cabe
destacar que no todos los fondos tienen estas divisiones. Algunos se quedan
exclusivamente en slo fondos, con kilmetros de documentos. Por ejemplo el
Complementario Colonial: 1517-1821 del Archivo Histrico, tiene un volumen de 20.7
metros lineales de documentos. En ellos, el usuario encontrar asuntos o temticas,
entre las cuales predomina el comercio, esclavitud, tributos, indgenas, pena de
muerte, agricultura, junta de hacienda y guerra, entre otros, lo que corresponde al
perodo colonial y unos aos despus de la colonia.
En su totalidad, esta institucin custodia aproximadamente 18 kms lineales de
documentos pblicos y privados, que datan de 1539, hasta hoy. Son documentos
textuales, cartogrficos, y audiovisuales con informacin til. Adems, ofrece un
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aporte cientfico en el conocimiento de la historia de Costa Rica, procura ser un
centro difusor de la cultura en el pas.
El Archivo Nacional se eligi, como tema de inters por las autoras de este
trabajo, por ser una entidad que enriquece y preserva el patrimonio nacional en el rescate, organizacin, facilitacin, y conservacin de toda la documentacin de Costa
Rica.
2.3. Distribucin del tiempo de trabajo
Esta prctica tuvo dos actividades:
- Una primera actividad de corte ordinario
- Una segunda actividad de corte innovador
Las dos actividades se desarrolla