UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTÚNEZ DE

MAYOLO”

FACULTAD DE

ADMINISTRACIÓN Y

TURISMO

M.Sc. RICARDO TOLEDO QUIÑONES

HUARAZ – MAYO - 2 010

Serie Estudio XXI por: Ricardo Toledo Quiñones

EDICIONES FAT Huaraz – Perú, MAYO – 2 010.

Publicación para los estudiantes del la FAT – DERECHOS RESERVADOS. Facultad de Administración y Turismo.

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ÍNDICE DISEÑO ORGANIZACIONAL - 1 - 1.  NIVELES ORGANIZACIONALES - 1 - 2.  DERIVACIÓN DE FUNCIONES - 1 - 3.  DEPARTAMENTALIZACIÓN - 4 - 4.  LOS ORGANIGRAMAS - 5 - 5.  FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS - 8 - 6.  CRITERIOS DE RACIONALIZACIÓN - 8 - BIBLIOGRAFÍA - 12 - 

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Elaboración: Ricardo Toledo Q. - 1 -

DISEÑO ORGANIZACIONAL

Definido el tamaño, localización, ingeniería del negocio se debe: dimensionar físicamente las oficinas, equipamiento, requerimientos de personal, los procedimientos administrativos y el costo involucrado para cubrir estas necesidades. El giro del negocio y las características de producción, ventas y requerimientos de la gestión financiera establecerán la necesidad de fijar los requerimientos de apoyo de personal administrativo y asesoría. La estructura orgánica que se reflejará de manera gráfica en un organigrama debe ser el producto de un análisis de los requerimientos de tener determinados órganos especializados. Para lograr una mejor organización se encuentran, los criterios de racionalización, los diagramas de proceso y los organigramas.

1. NIVELES ORGANIZACIONALES

Los niveles organizacionales sirven para precisar para cada unidad orgánica de la Empresa su nivel jerárquico y las relaciones de autoridad y dependencia. Es recomendable que se tenga una desagregación máxima hasta el tercer nivel a fin de evitar una ramificación excesiva del organigrama. A modo de ejemplo se muestra una posible clasificación de niveles.

CLASIFICACIÓN NIVELES

ORGANIZATIVOS NIVELES

JERÁRQUICOS Primer Nivel Gerencia General Segundo Nivel Sistema Gerencia – Oficina Tercer Nivel Subsistema Unidad – División Cuarto Nivel Proceso Equipo Funcional Quinto Nivel Actividades Nivel Básico Tareas

2. DERIVACIÓN DE FUNCIONES La derivación es una operación de división o fraccionamiento de un todo (la función) en partes con relativa autonomía. Podemos guiarnos por los criterios clásicos de Departamentalización, referidas a las diversas maneras en que se puede dividir el trabajo, limitar los campos de acción y agrupar funciones.

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Elaboración: Ricardo Toledo Q. - 2 -

NIVELES DE AGRUPACIÓN DE FUNCIONES

PRIMER NIVEL SEGUNDO NIVEL

DE DECISIÓN DIRECCIÓN POLÍTICA (ALTA DIRECCIÓN) DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

DE GESTIÓN TÉCNICO NORMATIVOS EJECUTIVOS

AUXILIARES DE INSUMOS DE EQUILIBRIO

Primer Nivel de Agrupación: DE DECISIÓN: Aquellas que se refieren al condicionamiento a través de determinación de líneas o pautas de acción. Orientan las acciones y regulan de manera general las relaciones interiores de la organización (entre sus integrantes) y las exteriores (entre la organización y otras organizaciones o la colectividad. DE GESTIÓN: Aquellos que se refieren a los procesos de transformación de medios a fines o productos exteriores, representan la naturaleza productiva o de servicios de la organización. Sirven para producir bienes o prestar servicios estando directamente vinculados con el objeto económico y/o propósito final a que se dedica la entidad. Conforman los órganos denominados de línea. AUXILIARES: Aquellas referidas al mantenimiento, equilibrio, supervivencia y conservación de la entidad administrativa. Sirven para el desempeño de las funciones anteriores. Corresponden a los denominados sistemas administrativos y configuran órganos de apoyo (insumos), y de Asesoría (equilibrio). Segundo Nivel de Agrupación: Las funciones de Decisión podrán agruparse en otras: Dirección Política (Alta Dirección) tienen por finalidad el establecer los

objetivos, políticas y pautas de acción. (Junta General de Accionistas, Directorio).

Dirección Administrativa, cabeza de todo el sistema administrativo

(Gerencia General). Las funciones de Gestión:

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Elaboración: Ricardo Toledo Q. - 3 -

Técnico Normativo, cuando su producto es el condicionamiento específico.

Ejecutivos, cuando deben aplicar las normas o brindad determinados

servicios.

Las funciones auxiliares: De Insumos: Son órganos de apoyo, prestan servicios o suministran los

insumos y personal para facilitar el funcionamiento de la organización. Lo constituyen típicamente: Administración, Contabilidad, Tesorería, Personal, Información, Estadística, Abastecimiento.

De equilibrio: Son órganos de asesoría, se orientan a preservar el

equilibrio organizacional, proporcionando información y asesoramiento para la toma de decisiones, propone las condiciones generales para la autocorrección y mejoramiento de la organización. Lo constituyen típicamente: Planificación, Presupuesto Racionalización, Jurídico, Control.

El Método para la Derivación de Funciones es:

Identificar la función básica o general partir de la generación de la razón

de ser de la Empresa. Ésta debe tener: La acción: Expresada en verbo en infinitivo que puede estar complementado con un término que exprese el efecto o la acción. Respecto de qué: La materia o asunto que se va a tratar en la acción, en otras palabras el ámbito material. Sobre qué actuar: Es decir el ámbito formal. Una colectividad, mercado, grupo social, situación, circunstancia territorial o temporal. Ejemplo: Normar (acción) la educación de adultos (asunto) de los trabajadores de empresas Asociativas (ámbito formal).

Selección de los conceptos más importantes a fin de conocer o entender

la naturaleza de la intención. En el Ejemplo anterior los conceptos claves podrían ser cuatro: Normar, Educación de Adultos, Trabajadores, Empresas Asociativas.

Definir cada concepto seleccionado.

Interpretar operacionalmente la función a fin de reformularla de ser

necesario para finalmente derivarla especificando cómo hacerlo. En una empresa es común con criterio sistémico dividir las funciones generales en los rubros siguientes:

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Desarrollo Institucional: Que comprende las funciones relacionadas con: administración, contabilidad, personal, logística, planificación, asesoría legal y las de los niveles de decisión. Cubre los niveles de Decisión y Auxiliares.

Producción: Funciones que de manera directa se orientan a obtener los bienes y/o servicios generados por la empresa y serán motivo de transacción. Corresponde a la función de Gestión.

Marketing: Relacionada con la comercialización del producto. Corresponde a la función de Gestión.

Finanzas: Relacionada con las funciones de obtención y utilización de los recursos financieros. Corresponde a la función de Gestión.

3. DEPARTAMENTALIZACIÓN

Se denomina Departamentalización, al proceso mediante el cual se efectúa la división del trabajo, para determinar la estructura orgánica de una entidad, es decir se establecen las unidades orgánicas necesarias para su funcionamiento. Los métodos de Departamentalización más usuales para el área productiva de una empresa son:

Funcional. Por Producto. Por Proceso. Territorial o Geográfica. Por Equipos de Trabajo. Por Clientes.

a. Departamentalización Funcional Este método es el más usual, consiste en agrupar funciones o actividades análogas o semejantes en una sola unidad orgánica. En su forma básica la subdivisión es la siguiente: Unidad Orgánica de Planificación y Desarrollo. Unidad Orgánica de Administración. Unidad Orgánica de Producción. Unidad Orgánica de Ventas o Marketing. Unidad Orgánica de Finanzas.

b. Departamentalización por Producto

En este caso el criterio de división son los tipos de productos a producir o vender, por ejemplo:

Departamento de Bicicletas. Departamento de Motocicletas. Departamento de Automóviles.

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c. Departamentalización por Proceso

Este método es utilizado única y exclusivamente para subdividir el Departamento de Producción, teniendo como base las diferentes etapas del proceso productivo, por ejemplo:

Departamento de Lavado y Clasificación. Departamento de Molienda. Departamento de Prensado. Departamento de Centrifugado. Departamento de Envasado. d. Departamentalización Geográfica Se divide el trabajo en departamentos, que representan localidades o áreas geográficas. e. Departamentalización por Equipos de Trabajo Los bloques de trabajo que tienen una unidad natural pueden considerarse como tarea para el personal que posee, como grupo, las aptitudes necesarias para hacer el producto. La responsabilidad del trabajo descansa completamente en todo el conjunto de tareas, pero por lo general sólo un hombre actúa como jefe de la cuadrilla o equipo de trabajo. f. Departamentalización por Clientes Está basada en la clientela, y se emplea en algunos ramos, como en las empresas de radio y televisión y empresas conexas. En estos casos, el principal interés está en la venta de programas a clientes individuales, tales como una compañía tabacalera, un fabricante de jabón, etc. Una vez establecidos los departamentos que tendrá la empresa se define la estructura orgánica que estará representada en los llamados organigramas.

4. LOS ORGANIGRAMAS

Permiten representar gráficamente mediante símbolos convencionales la estructura orgánica de una Entidad o Institución.

ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES

a. Las Casillas representan las diversas unidades estructurales del

Organismo. Son generalmente rectángulos horizontales. La importancia de la unidad graficada generalmente se manifiesta en el área del rectángulo así como en la altura en el plano organizacional (tamaño del rectángulo).

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Las Casillas con líneas continuas indican estructuras existentes y las líneas punteadas, estructuras por crearse.

Existente Por crearse

b. Las Líneas Quebradas, señalan que existe desconcentración (unidad

orgánica a la cual se ha delegado funciones, atribuciones y decisiones en determinado ámbito geográfico o territorial, sin autonomía operativa).

c. NOMENCLATURA Y UBICACIÓN DENTRO DE ORGANIGRAMA.- Los nombres con que se describan las unidades orgánicas obedecen a determinadas convenciones bien definidas para el sector público, el sector privado tiene libertad en este sentido, en el Cuadro siguiente se detallan algunos aspectos que pueden servir de orientación, se debe considerar que las unidades de Asesoramiento, Apoyo y Control tienen sus equivalentes con los de Línea, de modo tal que por ejemplo una Unidad (Apoyo) es equivalente a una División (Línea), lo que repercutirá en los niveles de autoridad, responsabilidad y remuneraciones; significando adicionalmente que no debe utilizarse la nomenclatura de División para una unidad de Apoyo

d. El aporte de la Administración Pública en cuanto a la estructuración de

Organigramas y otros documentos de gestión ha sido de gran importancia. Por convención utilizando los modelos desarrollados para la Administración Pública de acuerdo a las funciones que deben cumplir podemos establecer que toda organización puede clasificar sus Unidades Orgánicas en:

Dirección. Asesoramiento. Apoyo Control Línea.

DIRECCIÓN ASESORAMIENTO,

APOYO Y CONTROL LÍNEA

SECTOR PUBLICO Despacho Ministerial Despacho de Vice-Ministro Jefatura Dirección Técnica

SECTOR PUBLICO Oficina o Inspectoría Unidad Área

SECTOR PUBLICO Dirección General Dirección – Gerencia División Departamento

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Concejo Municipal Alcaldía Dirección Ejecutiva Presidencia

Equipo Sección

SECTOR PRIVADO (*) Junta de Accionistas (**) Directorio (**) Gerencia General

SECTOR PRIVADO (*) Oficina Unidad Área Equipo

SECTOR PRIVADO (*) Gerencia Sub Gerencia – División Departamento Sección

(*) No existen convenciones al respecto, constituyendo una nomenclatura recomendada por el Docente, los Órganos de Dirección dependerán del tipo de Empresa que legalmente se constituya.

(**) Nomenclatura aplicable a una Sociedad Anónima. No constituyen unidades orgánicas pero constituye una práctica adecuada para dividir las funciones la generación de equipos funcionales.

Como ejemplos de la ubicación de las Unidades Orgánicas, típicamente se consideran (ver en ANEXO 1 A una aplicación práctica): DE CONTROL : Oficina de Auditoria Interna. DE ASESORÍA : Oficina de Planificación y Desarrollo, Oficina

de Asesoría Legal. DE APOYO : Oficina de Administración, Unidad de Trámite

Documentario, Unidad de Informática. DE LÍNEA : Gerencia de Producción, Gerencia de

Marketing, Gerencia de Finanzas. Cada uno tiene su ubicación dentro del Organigrama (ver a continuación Figura mostrada en forma de Organigrama). e. UBICACIÓN DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS: En la figura mostrada a

continuación se establece los aspectos formales que se tiene en cuenta al ubicar una unidad orgánica, así:

Órgano de Control – Ubicado en la parte superior del organigrama y

hacia el lado izquierdo. Órganos de Asesoría - Ubicado hacia el lado derecho del

organigrama. Órganos de Apoyo - Ubicado hacia el lado izquierdo del organigrama. Órgano de Línea – Ubicado en forma horizontal en la parte baja del

organigrama.

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5. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS

Las funciones de las unidades orgánicas que figuran en el Organigrama se detallan. Ejemplo: JUNTA DE ACCIONISTAS: Remover a los miembros del directorio y designar a sus reemplazantes. Modificar el estatuto. Aumentar o reducir el capital social. Elegir cuando corresponda a los miembros del directorio y fijar su

retribución. Resolver sobre la aplicación de las utilidades, si las hubiere. ..... (etc.).

6. CRITERIOS DE RACIONALIZACIÓN

Racionalización es el proceso de mejorar constantemente todos los componentes de la entidad. Como ejemplo de criterios para aplicar cuando se persigue la mejor utilización del espacio, se debe tomar en cuenta factores tales como: Proximidad.- Cercanía a oficinas y a otros puestos de trabajo. Comodidad.- Facilidad de acceso y movimiento para público y trabajador. Flexibilidad.- Debe permitir modificaciones posteriores.

El procedimiento para lograr lo anterior es:

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Elaboración: Ricardo Toledo Q. - 9 -

a. Planteamiento del Análisis.- Precisar los problemas que se quieren

solucionar. Se debe interrelacionar con las necesidades de otras áreas. b. Reconocimiento de la Situación.- Se debe observar y describir el

proceso (secuencia en que se realiza). Para facilitar la descripción y probar soluciones debe utilizarse plantillas que reproduzcan a escala los elementos intervinientes en el problema.

c. Elaboración de las Soluciones.- Examinar ordenada y sistemáticamente las repercusiones sobre los criterios antes expuestos (Proximidad, Comodidad y Flexibilidad).

A modo de ejemplo de índices aceptados tenemos: REQUERIMIENTO DE SUPERFICIES: (UNIDAD DE MEDIDA m2).

DIRECTORES 35 m2 (5x7) JEFES DE OFICINA 20 m2 (4x5) ASESORES 15 m2 (3x5) JEFES DE GRUPO 12 m2 (3x5) SECRETARIAS 9 m2 (3x3) ADMINISTRATIVOS 7.5 m2 (2.5x3)AUXILIARES 5 m2 (2x2.5) ILUMINACIÓN Es un factor que condiciona la calidad de vida y determina las condiciones de trabajo en que se desarrolla la actividad laboral. Es necesario que la luz y la visión se complementen convenientemente para el desarrollo de la productividad y el máximo grado de comodidad. TIPOS DE ILUMINACIÓN: NATURAL; ARTIFICIAL: Incandescencia, Fluorescencia, Descarga de gases. ILUMINACIÓN ÓPTIMA: Es aquella que permite distinguir formas, colores y objetos en movimiento; asegurando un confort visual permanente. La luz natural es preferible a la luz artificial. ILUMINACIÓN INADECUADA Es la que dificulta el trabajo y es una de las causas de accidentes laborales, porque cuanto menos luz exista en el área mayor será el tiempo de necesitan nuestros ojos para captar las imágenes. MEDICIÓN DE LA INTENSIDAD DE LA ILUMINACIÓN: Se realiza por medio de un aparato llamado luxómetro; que mide directamente la intensidad lumínica en sus unidades: lux.

NIVELES DE INTENSIDAD DE ILUMINACIÓN RECOMENDADAS

Tipo de Actividad y/o Áreas Promedio Lux Almacenes 200Salas de máquinas 200Central telefónica 300

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Elaboración: Ricardo Toledo Q. - 10 -

Tipo de Actividad y/o Áreas Promedio Lux Escaleras 100Oficinas 300Salas de dibujo 500Recepción 100Pasillos, escaleras, ascensores 80Circulación de público 200Procesamiento de datos 500Puestos de control 500Talleres 500Trabajos de precisión 1 000Laboratorios 500Tiendas 500Restaurantes 200Iglesias 200Aeropuertos y estaciones 500Auditorios 750

EFECTOS SOBRE LA SALUD DE UNA ILUMINACIÓN INADECUADA La fatiga visual: Viene acompañado con enrojecimiento ocular y

lagrimeo. El deslumbramiento: Acompañado con visión alterada o en eritropsia o

visión roja. El fototraumatismo: Lleva a una lesión permanente con la imposibilidad

de una visión delicada.

COLORES

Azul: tiende a bajar la presión arterial y puede causar depresión y mal humor.

Blanco: una pared totalmente blanca causa molestias por deslumbramiento.

Verde: el verde manzana es sedante y conviene cuando hay grandes ventanas y luz natural.

Amarillo: es muy estimulante y luminoso. Rojo: es estimulante pero irritante. Violeta: tranquiliza la mente y el cuerpo. Anaranjado: en combinación con el verde causa impresión muy

agradable. Tonos rojos: dan colores cálidos apropiados para salas de espera. Colores cálidos: amarillos, anaranjados y rojos conviene usarlos en

cuartos que reciben luz de la mañana. Colores frescos: azules, verdes, etc., deben usarse en los cuartos que

reciben luz al mediodía y en las tardes. El alumbrado con bombillas incandescentes tiende a dar un tinte amarillo

a la habitación, en cambio los fluorescentes un color blanco.

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SONIDO: (UNIDAD DE MEDIDA decibel).

El sonido en una oficina tranquila alcanza entre 25 a 35 decibeles. El sonido en una casa tranquila alcanza los 32 decibeles. NOTA: Los ruidos causan agotamiento y menor rendimiento.

Se ha observado que por diferencias en el régimen alimenticio el rendimiento puede ser del orden de 1/3.

CLIMATIZACIÓN:

Para nuestro país se considera como clima óptimo los 18 grados, posible

de ser alcanzado ya sea natural o artificialmente. Se ha probado que un aumento de 4 grados de la temperatura de 20 a 24 grados disminuye el rendimiento en un 15% en una oficina.

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UNASAM – FAT 2 010

RTQ / MTC