Post on 07-Oct-2018
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – LEY
1474 DE 2011
Responsable Eurípides González Ordoñez
Jefe Oficina de Control Interno Escuela Superior de Administración Pública
Periodo evaluado 01 de Mayo a 31 de agosto de 2013
Fecha de elaboración 19 de Septiembre de 2013
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO: 1.1 Componente ambiente de control.
1.1.1 Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: La ESAP, diseño, implementó y socializó el Código de Ética y El Código del Buen Gobierno, mediante acuerdo 0010 del 25 de junio de 2008. La consecución del mismo conto con la participación colectiva de funcionarios, contratistas, estudiantes, docentes, egresados, y todos los niveles jerárquicos de la Institución. En comunicación recibida por parte del Grupo de Gestión de Talento Humano, manifiestan que se está proyectando trabajo conjunto con la oficina asesora de planeación para actividades de socialización y divulgación del código en eventos de masiva asistencia, además de la entrega física del mismo.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: El grupo de gestión del talento humano ha venido avanzando en la apuesta de cada uno de los aspectos que corresponde al cumplimiento de la Ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios. A continuación se describen cada una de las actividades realizadas por el grupo de gestión del talento humano:
PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (Adoptado mediante Resolución 0650 del 28 de mayo de 2013)
RUBRO ACTIVIDAD RECURSOS OBSERVACIONES
Apoyo Logístico
Realizar una capacitación en la línea de Gestión Ambiental y Salud Ocupacional
6.688.500,00
Se realiza una invitación pública a través del Grupo de Contratación hace más de un mes
Taller Vivencial Trabajo en Equipo. Asistieron 9 funcionarios
9.679.519,00
Se realizó el día 9 de agosto/se deben liberar recursos debido a que se aprobó el taller para un grupo más pequeño al inicialmente previsto
Inscripción a eventos
Congreso Internacional de Contratación Estatal-pago de inscripción de 3 funcionarias
1.125.000,00 Se realizó el 11 y 12 de julio
Congreso Nacional de Crédito, Cartera y Cobranza-pago de inscripción de 2 funcionarias
Inscripción: 1.141.348 Viáticos y gastos de
viaje: 1.028.890
Se realizó el 25, 26 y 27 de julio
Congreso de Actualización Jurídica-pago de inscripción de una funcionaria
820.000 Se realizó el 1 y 2 de agosto de 2013
Congreso Internacional de TIC-pago de inscripción de 2 funcionarios
Inscripción: 2.934.893 Viáticos y gastos de
viaje: 1.256.863
Se realizó el 28, 29 y 30 de agosto
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Vinculación de personal
Se vinculó un profesional para realizar una capacitación sobre Evaluación del Desempeño a los funcionarios de carrera y de libre nombramiento y remoción de la sede central. La capacitación se llevará a cabo del 9 al 16 de septiembre en el CAN
2.400.000,00 Se realizará del 9 al 16 de Septiembre
Actividades adicionales
Evaluación del Desempeño
El Colegio Colombiano de Administradores Públicos concedió varios cupos a funcionarios del Grupo de Gestión del Talento Humano para asistir al Seminario Nacional Aplicación de la Normatividad y de los formularios de evaluación del desempeño de los empleados públicos. Asistieron 6 funcionarios.
Se realizó el 11 de julio de 2013
La CNSC invitó a 50 funcionarios de la ESAP a una capacitación sobre la Evaluación del Desempeño. El Grupo de Gestión del Talento Humano hizo la divulgación respectiva de los cupos ofertados y asistieron a la totalidad de la capacitación 22 funcionarios de los 50 convocados inicialmente.
Se realizó el día 23 de agosto
Inducción El día 12 de junio se realizó una inducción a 23 funcionarios
Reinducción La reinducción para funcionarios se tiene programada para el segundo semestre de 2013
Fuente: Grupo de Gestión del Talento Humano
PLAN DE BIENESTAR SOCIAL, ESTIMULOS E INCENTIVOS (Prorrogado mediante Resolución 0504 del 26 de abril de 2013)
Servicios para estímulos
Actividades Recursos
Beneficio económico a un integrante del grupo familiar del funcionario Jemay Ramirez Murillo, según Resolución No. 0559
2.300.000,00
Beneficio económico a un integrante del grupo familiar de la funcionaria Nubia Guaidia Amezquita, según Resolución No. 0558
1.995.000,00
Beneficio económico a un integrante el grupo familiar del funcionario Carlos Enrique Marroquin, de acuerdo a la Resolución No. 607 de 2013.
850.000,00
Auxilio económico otorgado a la funcionaria Alba Rocio Ortiz Alfaro, según lo establece el plan institucional de bienestar social, estímulos e incentivos. Matrícula segundo semestre maestría en Calidad y Gestión Integral.Resolución No. 0659
2.632.500,00
Beneficio económico otorgado al funcionario William Gabriel Castillo, para matricula I semestre del programa de Ingeniería de Sistemas, Resolución No. 1114
3.240.485,00
Beneficio económico otorgado al funcionario David Andrés Peña Romero, para matricula X semestre del programa Comercio Internacional Resolución No.1115
2.243.660,00
Beneficio Económico a integrante de grupo familiar de la funcionaria Nubia Guadia Amezquita, para matricula II semestre de la carrera Diseño Gráfico de su hijo, Resolución No.1116
3.591.000,00
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Beneficio económico a integrante de grupo familiar de la funcionaria Gilma Gamboa Castellanos, para matricula I semestre de la carrera de Derecho de su hija, Resolución No.1117
1.346.085,00
Beneficio económico a integrante de grupo familiar de la funcionaria Mireya Gonzalez Villamil, para matricula II semestre de la carrera Terapia Respiratoria de su hija, Resolución No.1118
2.688.120,00
Beneficio económico a integrante de grupo familiar de la funcionaria Marcela del Pilar Castañeda, para matricula I semestre de la carrera Producción de Cine y Televisión de su hija, Resolución No.1120
2.379.520,00
Beneficio económico de la funcionaria Gladys Patricia Martinez Castañeda, para matricula I semestre de la especialización de Gerencia Integral de las telecomunicaciones, Resolución No.1197
3.846.620,00
Incentivo económico a integrante de grupo familiar de la funcionaria Gilma Gamboa Castellanos, correspondiente a matricula II semestre de Derecho de su hija, Resolución No.1437
1.470.300,00
Beneficio de auxilio económico a la funcionaria Shirleny Astrid Hernandez Perez, según lo establece el plan institucional de bienestar social, estímulos e incentivos para los servidores públicos de la esap. Matrícula créditos finales Contaduría Resolución No. 1435.
2.223.600,00
Auxilio económico una funcionaria: Franci Estela Beltran Hernandez, equivalente al 60% del valor de la matrícula del tercer semestre de la maestría en Gerencia del Talento Humano. Resolución No.0608-1438
3.024.600,00
Beneficio de auxilio económico, otorgado a Evelyn Ramírez Novoa, hija del funcionario Jemay Ramirez Murillo según lo establece el plan institucional de bienestar social, estímulos e incentivos para los servidores públicos de la esap. Matrícula II semestre Formación Musical. Resolución No. 1436.
2.346.000,00
Fuente: Grupo de Gestión del Talento Humano
SALUD OCUPACIONAL
Actividades
• Afiliación de servidores dependientes e independientes. Para la vigencia del 2013 • Comunicación de comisión de servicio a nivel internacional - 2013 a la ARL Positiva • Tramite de contratación e interventoría de Área Protegida (ambulancia) para el 2013 se entrega cuenta de cobro, informes y se tramita el pago • Se entregó a la oficina de sistemas el software para pausa activa para ser instalado en los computadores de la ESAP. Realizar seguimiento para la aplicación del software • Tramite de contratación e interventoría de exámenes ocupacionales para el 2013. Se entrega comunicación para realizar exámenes de ingreso y de retiro. Se establece la coordinación para la realización del os exámenes periódicos • Se reportaron accidentes de trabajo a la ARL Positiva. • Se realizó mesa de trabajo con el concurso de la médica de la ARL Positiva. Se revisa la accidentalidad y la presentación de enfermedades profesionales. • Se entregó información electrónica con cartilla de prevención de caídas • Se realiza acompañamiento al Copaso y se entregó material de capacitación acerca de los siguientes temas • Se determinó y coordino el cronograma de actividades con la gestora de la ARL positiva Dra. Luz Dary Cristancho • Se coordinó capacitación para el mes de julio acerca del tema de Riesgo Químico con la Dra. Karen Peña, esta se aplicara al grupo de publicaciones • Tramite de contratación e interventoría de brigada de vacunación contra la influenza para el 2013. Se realiza coordinación ejecutar la brigada • Se coordina actividades de capacitación para el Comité Operativo de Emergencias COE y para los brigadistas en el marco de Plan de Emergencias para la ESAP 2013. • Labores de divulgación de las capacitaciones de la ARL positiva • Realización de Pausas Activas de manera dinámica por las dependencias de la ESAP en la sede central (CAN) a cargo de la Dra. Claudia Vélez , asesora de la ARL Positiva • Se han adelantado labores de sensibilización para asistir a capacitaciones del Plan de Emergencias
Fuente: Grupo de Gestión del Talento Humano
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
1.1.3 Estilo de dirección: La ESAP, en cumplimiento de su misión institucional ha diseñado documentos técnicos operativos. Los documento descritos están integrados por el diagnostico, objetivos, metas, programas, proyectos, indicadores y demás variables que permite que la ESAP obtenga con claridad el cumplimiento de su misión institucional, además de la contribución de esta a los fines esenciales del Estado. Para este año ya se encuentra debidamente aprobado el Plan Operativo Anual de Inversiones y amparado bajo la Ley 1593 del 22 de diciembre de 2012; Decreto de Liquidación No. 2715 del 27 de diciembre de 2012 Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal de 2013, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. (Acta No. 37 del 17 de diciembre de 2012 - Aprobación POAI - Comité Directivo - ESAP). En consideración a lo anterior y en el marco de la Política de Direccionamiento Estratégico de la ESAP, en lo que trascurrido de la presente vigencia la Oficina Asesora de Planeación ha avanzado en las siguientes actividades:
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL MARCO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA ESCUELA
Descripción Observaciones
INFORMES
Informe Gestión Oficina Asesora de Planeación
El Equipo de la Oficina de Planeación elaboro de manera conjunta el informe del primer semestre 2013 de Gestión de la Oficina. (Informe que también fue radicado en la Oficina de Control Interno)
PROYECTOS DE INVERSION
Elaboración POAI 2013 Acompañamiento en la elaboración del POAI 2013. Actividad realizada entre los meses de septiembre y noviembre de 2012
Aprobación POAI 2013 Aprobado el 17 de diciembre de 2012 - Acta de Reunión 37 de 2012
Seguimiento Ejecución Presupuestal 2013
Se han realizado actividades periódicas (mesas de trabajo, videoconferencias, entre otras) con cada una de las áreas ejecutoras con el propósito de identificar las causas de las variaciones en la ejecución presupuestal; información base para el reporte al SPI - DNP - Ministerio de Hacienda entre otros. Con el fin de reforzar las herramientas de seguimiento a la ejecución, se está enviando diariamente a las unidades ejecutoras el estado de la ejecución. En los Comités de Dirección se ha presentado la ejecución de cada una de las unidades ejecutoras (Actas reposan en el Archivo de la Oficina Asesora de Planeación)
Rezagos Ejecución Presupuestal Seguimiento y presentación del Informe mensual relacionando causas de los mismos. Se reporta al DNP y Min Hacienda.
Metas proyectos de Inversión Seguimiento mensual realizado en el aplicativo SPI y SUIFT
INDICADORES
Fichas técnicas indicadores SISMEG
Actualización de las fichas. Convocatoria Outlook a los Gerentes de Metas que tienen a cargo cada uno de los diez (10) Metas de Gobierno. La ficha técnica fue elaborada en un documento Excel y enviada a cada uno de los responsables.
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Indicadores SISMEG
Seguimiento mediante Mail solicitando registro de indicadores y comportamiento del registro de la información a los Gerentes de Metas. Mesas de trabajo realizadas con el DNP aclarando dudas sobre el manejo de cada uno de los indicadores (Actas reposan en el Archivo de la Oficina de Planeación)
Cumplimiento metas de Gobierno Resultados publicados en Sistema nacional de evaluación de gestión y resultados. (Mail mostrando comportamiento y recomendaciones)
Actualización Fichas técnicas indicadores Áreas
Convocatoria Outlook a los Gerentes de Proyecto que tienen a cargo las diferentes metas. La fichas técnicas están en proceso de actualización la cual se proyecta culminar en el mes de septiembre del presente año
PLANES INSTITUCIONALES
Actualización Plan Institucional 2010-2019 En el Plan de trabajo se proyecta actualización entre los meses de septiembre y octubre de 2013 para alinear el Plan con el Decreto 2482 de 2012.
Plan Anual 2013 Reunión realizada para la vigencia 2013 entre el 24 y 27 de septiembre de 2012.
Elaboración Plan Anual 2014 ( POAI - Plan de Acción)
Se Elaborará en el mes de octubre de 2013 la vigencia 2014
Plan de Acción 2013 Envío mail y archivo publicado en SIGEB - Pagina Web
COMITÉ
Institucional de Desarrollo Administrativo La Oficina Asesora de Planeación ejerce la Secretaría Técnica.
CAPACITACION
Teoría de Proyectos Seguimiento de Proyecto de inversión (SPI), agosto 2 del 2013, de 2 pm A 5 pm en el DNP
Teoría de Proyectos agosto 9 de 2013 de 8.30 am A 5:30 pm en el DNP
MGA Metodología General Ajustada (MGA), agosto 9 del 2013 de 8.30 am A 5:30 pm DNP
Generalidades SIIF Min Hacienda 21 de agosto de 2013
SIGEB Básico Junio 28 de 2013 2:30 - 4:30
SIGEB Avanzado Julio 9 de 2013 8:30 - 10:30 ESAP
SISMEG El DNP capacito a cada uno de los Gerentes de Meta Fuente: Oficina Asesora de Planeación
1.2 Componente direccionamiento estratégico.
1.2.1 Planes y programas: En cumplimiento de este elemento en particular la ESAP, con la orientación de la Oficina Asesora de Planeación ha formulado y puesto en marcha una serie de documentos técnicos que representa la planeación estratégica. Los documentos descritos son:
Plan Sectorial Plan Decenal de Desarrollo Institucional Modelo Integrado de Planeación y Gestión Proyecto Universitario de la ESAP (PUE)
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Con respecto al avance físico y financiero de los proyectos que son financiados con el presupuesto general de la nación, se tiene la siguiente evaluación:
RESUMEN EJECUTIVO ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP
Categoría No. Proyectos
Inversión Avance Financiero
Avance Físico
Avance Gestión
Competencias laborales 1 $2.400.000.000 14,7 % 572,6 % 425,0 %
Calidad educativa
1 $23.578.197.700 41,6 % 25,0 % 115,0 %
Infraestructura educativa 1 $13.500.000.000 1,1 % 0,0 % 33,0 %
Investigación en administración pública
1 $6.000.000.000 16,2 % 2,4 % 54,0 %
Mejoramiento gestión pública
1 $8.500.000.000 29,1 % 14,4 % 10,0 %
Eficiencia gubernamental 5 $26.737.074.300 22,9 % 37,5 % 50,7 %
Vocación para el servicio público
1 $5.500.000.000 19,2 % 67,2 % 64,0 %
TOTAL 11 $86.215.272.000 24,3 % 40,3 % 73,0 %
Fuente: Seguimiento a proyectos de Inversión, a corte del mes de agosto de 2013
Así mismo se describe el avance en términos de metas del Plan Decenal de Desarrollo Institucional, este contiene las metas del Plan Universitario Esapista:
Evaluación del Cumplimiento de Metas del Plan Decenal de Desarrollo Institucional - PDDI 2013
item Proceso y Líneas de
Acción Indicadores
Unidad de
Medida Periodicidad Meta Avance
% de Cumplimiento
1
Proceso Capacitación1. Capacitación; con docentes internacionales del más alto nivel
Personas Capacitadas en Metodologías Presencial y a Distancia
Número Mensual 700.000 306.409 44%
2
Proceso Gestión Tecnologica. 11. Sistema de Comunicación Satelital y las TIC's
Usuarios Capacitados y Formados a Través del Sistema de Comunicación Satelital y las TICs
Número Semestral 450.397 225.894 50%
3 Proceso Gestión Administrativa, 5. Infraestructura Física
Metros Cuadrados de Infraestructura Física Remodelados, Adquiridos o Construidos
Número Semestral 4.080 0%
4
Proceso Asesoría y Asistencia Técnica. 2. Asesoría, Consultoría y Asistencia Técnica
Asistencias Técnica Realizadas
Número Semestral 405 2 0,49%
5
Proceso Gestión del Talento Humano. 3. Desarrollo de Competencias y Salud Ocupacional del Talento Humano
Funcionarios Capacitados
Número Semestral 277 65 23%
6
Proceso Gestión Documental. 7. Memoria Institucional y Gestión Documental
Unidades de Documentación Preservada
Número Semestral 93 0%
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
7 Proceso Docencia. 5. Seguimiento a Egresados
Egresados Participantes en el Ámbito Público
Número Semestral 90 233 259%
8 Proceso Investigaciones. 1. Grupos y Proyectos de Investigación
Proyectos de Investigación Ejecutados
Número Semestral 83 40 48%
9 Proceso Docencia.2.Movilidad acdémica.
Comunidad Esapista Beneficiada con Movilidad Académica
Número Anual 31 0%
10 Proceso Investigaciones. 2. Divulgación de la Productividad Investigativa
Productos de Investigación Divulgados en Espacios Especializados o Indexados
Número Semestral 10 0%
11 Proceso Gestión de la Contratación. 9. Gestión jurídica
Contratos Liquidados Porcentaje Semestral 100% 6% 6%
12 Proceso Gestión Financiera. 6. Gestión Financiera
Presupuesto de Ingresos y Gastos Ejecutado
Porcentaje Mensual 100% 46% 46%
13 Proceso Planeación Estratégica. 1. Planeación Seguimiento y Control
Metas de los Planes Institucionales Cumplidos
Porcentaje Semestral 100% 0%
14 Proceso Gestión de la Calidad. 8. Sistemas de gestión y evaluación
Desempeño del Sistema de Gestión y Evaluación
Porcentaje Semestral 100% 0%
15 Proceso Gestión Jurídica y Asuntos Legales. 9. Gestión jurídica
Procesos Jurídicos Adelantados
Porcentaje Semestral 100% 0%
16 Proceso Docencia. 1. Evaluación de Programas Académicos
Programas Académicos Evaluados
Porcentaje Semestral 100% 0%
17 Proceso Docencia. 4. Desarrollo Docente
Personal Docente de Carrera Cualificado a Nivel de Doctorado y Postdoctorado
Porcentaje Semestral 53% 32% 60%
18 Gestión Tecnológica. 2. Infraestructura Tecnológica
Obsolescencia de la Plataforma Tecnológica Reducida
Porcentaje Anual 35% 0%
19 Proceso Gestión del Talento Humano. 12. Bienestar Institucional
Comunidad Esapista Beneficiada con las Actividades de Bienestar
Número Semestral 1.893 0%
20 4. Gestión de la Información Información Disponible
Porcentaje Semestral 0%
21
Proceso Gestión Documental. 7. Memoria Institucional y Gestión Documental
Porcentaje de Uso del Sistema de Gestión Documental
0%
22 10. Gestión Ambiental Consumo de Recursos
0%
23 Proceso Docencia. 2. Actualización y Modernización curricular
Estructuras Curriculares Actualizadas
0%
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
24
Proceso Docencia. 3. Estrategias Pedagógicas y Metodologías de Aprendizaje
Herramientas Pedagógicas Implementadas
Número Semestral 0%
25 Proceso Docencia. 5. Seguimiento a Egresados
Egresados Formados a Nivel Postgradual de Acuerdo con las Necesidades de la ESAP
Número Semestral 0%
26 Proceso Docencia. 5. Seguimiento a Egresados
Egresados de la ESAP Vinculados en el Marco del Proyecto de Relevo Generacional, Previo los Procesos de Cualificación a Nivel Postgradual
Número Semestral 0%
27
Proceso Gestión de la Comunicación. 3. Difusión del Saber Administrativo Público y Reconocimiento Institucional
Satisfacción del Usuario del Servicio de Difusión Institucional
Porcentaje Anual 0%
28 1. Interinstitucionalidad Alianzas y Convenios Suscritos
Número Anual 0%
Fuente: SIGEB, a corte de 30 de junio de 2013
1.2.2 Modelo de operación por procesos: La Escuela Superior de Administración de Administración Pública, cuenta con un Manual de Calidad debidamente aprobado (Resolución 1438 del 22 de octubre de 2008) y socializado con los clientes internos y externos de la Escuela. Este contiene en su interior del Modelo de Operación por Procesos debidamente caracterizados, interrelaciones, proveedores, insumos, actividades, clientes, productos, normas, entre otros, El cual se encuentra conformado por los siguientes procesos: PROCESOS ESTRATEGICOS: Gestión Gerencial y Gestión de Calidad
MISIONALES: Docencia, Investigaciones, Capacitación, Asesoría y Asistencia Técnica
APOYO: Gestión del Talento Humano, Gestión Administrativa, Gestión Financiera,
Gestión Jurídica, Gestión de la Contratación, Gestión Tecnológica, Gestión Documental,
Gestión De La Comunicación
EVALUACIÓN: Evaluación
Durante la vigencia 2013 no se han realizado modificaciones al mapa. La caracterización e interacción de los procesos es conforme a las necesidades de la Escuela. 1.2.3 Estructura organizacional: La ESAP, en cumplimiento, al cabal desarrollo de su misión, visión, objetivos, planes, programas y demás responsabilidades que les ha sido asignada, ha construido una estructura organizacional amparada en los Decretos Nacionales 209 y 2636, de 2004 y 2005 respectivamente.
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
La estructura cuenta con una planta global de personal permanente que obedece al cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la ESAP, identificados y ordenados jerárquicamente de acuerdo al sistema de nomenclatura y clasificación vigente. De igual manera la ESAP cuenta con una manual de funciones, requisitos y competencias (Resolución 0002 del 02 de enero de 2006 “Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta Global de Personal de la Escuela Superior de Administración Pública E.S.A.P”.), donde se precisan las funciones y las competencias laborales de empleos que conforman la planta de personal y los desempeños exigidos. 1.3 Componente administración del riesgo.
En la ESAP, Los riesgos se encuentran identificados por proceso, y se describen en el mapa de riesgos de la institución. Se ha divulgado en la intranet y en el aplicativo del Sistema de Gestión y evaluación ISOLUCIÓN. Igualmente se han realizado acciones preventivas para mitigarlos las cuales se encuentran en el aplicativo. Para hacer seguimiento a las acciones realizadas por los líderes de proceso a nivel central y territorial, durante los meses de febrero marzo y abril se aplicó el instrumento SGE RE-S-GC-14 Seguimiento al SGE bajo los parámetros de calificación siguiente:
1. No se ha realizado o no está documentado en el aplicativo.
2. Se realiza pero no es conforme
3. Se realiza pero falta información importante que compromete la conformidad
4. Falta información insignificante
5. Completamente realizado
Como resultado de esta revisión se obtuvo un promedio de calificación en los meses de Febrero 3.22, Marzo: 3.73, Abril: 4.16 reflejando un avance en la interiorización por parte de los líderes de proceso de la necesidad de adelantar acciones preventivas1. En el mes de mayo se realizaron las capacitaciones fortaleciendo el conocimiento del mapa de riesgos y sus respectivas acciones de mitigación. Para los meses de Junio, Julio y Agosto se realizó el seguimiento a través del Programa de Auditorías Internas de Gestión de Calidad. En la actualidad se encuentran consignadas en el aplicativo ISOLUCIÓN 94 acciones preventivas de riesgos las cuales promedian un porcentaje de avance al primer semestre del año en curso del 71% mostrando un comportamiento con tendencia a la mejora del Sistema de Gestión y Evaluación. (Información que pueden consultar en el aplicativo ISOLUCION).
1 Oficina Asesora de Planeación, OAP 120.1220.37 – 149/2013
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Para la actualización del mapa de riesgos de Gestión en la vigencia 2013 se propuso el uso de un análisis DELPHY el cual consiste en una encuesta temática organizada en dos temas:
1. Conocimiento y aplicación de la gestión del riesgo 2. Identificación de nuevos riesgos.
El cronograma de actividades definido para culminar con la actualización del mapa de riesgos en el 2013 es el siguiente:
FECHAS ACTIVIDAD
Agosto de 2013 Construcción del Instrumento DELPHY.
Agosto 27 de 2013 Envío de información a los líderes de proceso a nivel central y Territoriales para el diligenciamiento del instrumento
Septiembre 07 de 2013 Recopilación y Consolidación de la información remitida por los líderes con el fin de elaborar el documento que actualiza el Mapa de Riesgos.
Septiembre 13 de 2013 Propuesta actualización mapa de riesgos para ser presentada en el Comité de Coordinación Interno.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
El día 24 de mayo se realizó capacitación a las Direcciones Territoriales coordinada por la Oficina Asesora de Planeación, reforzando los conocimientos sobre gestión del riesgo y se presentó la metodología de análisis DELPHY como propuesta para la actualización del mapa en la vigencia 2013. Con respecto a los riesgos de Corrupción, para el 30 de abril la entidad culminó su elaboración con la participación de todas las dependencias, y por cada uno de los procedimientos. Como resultado se consolido el mapa de riesgos de corrupción, el cual fue publicada en la página web de la entidad, se trabajó los riesgos por cada proceso y al final se consolidaron en un mapa para toda la entidad siguiendo la metodología establecida por la Secretaría de Transparencia de la República2.
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN: 2.1 Componente actividades de control. Actividades de Control, Políticas de Operación, Procedimientos, Controles. La ESAP ha venido trabajando en la revisión y fortalecimiento de sus procesos, procedimientos, formatos y controles, para lograr el cumplimiento de la gestión institucional y el mejoramiento continuo. Durante el primer semestre de la vigencia 2013 se realizaron las siguientes actualizaciones documentales:
Gestión de la contratación. Enero de 2013 (Incluidos todos los procedimientos).
2 Oficina Asesora de Planeación, OAP 120.1220.37 – 149/2013
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Esta actualización se fundamentó en el fortalecimiento de las prácticas de la
contratación con base en el Decreto 734 de 2012.
NOMBRE: CÓDIGO: VERSIÓN
ANTERIOR: VERSIÓN ACTUAL:
Procedimiento Licitación Pública PT-A-CT-01 08 09
Procedimiento Selección Abreviada - CTU-CU
PT-A-CT-02 08 09
Procedimiento Sele Abreviada Menor Cuantía
PT-A-CT-03 08 09
Concurso de Méritos con Precalificación PT-A-CT-05 06 07
Procedimiento Contratación Directa - Contratos Interadministrativos
PT-A-CT-06 05 06
Procedimiento Contratación Directa Servicios Profesionales
PT-A-CT-07 09 10
Procedimiento Liquidación a Contratos PT-A-CT-08 03 04
Procedimiento de Selección Mínima Cuantía
PT-A-CT-10 03 04
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Gestión de la comunicación (Febrero de 2013)
En el procedimiento de prestación de servicios de Biblioteca se fortaleció el
instrumento para la recolección de información acerca de la satisfacción de los
usuarios:
NOMBRE: CÓDIGO: VERSIÓN
ANTERIOR: VERSIÓN ACTUAL:
ENCUESTA ANÁLISIS DE USUARIOS RE-A-GI-62 01 02
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Planeación Estratégica (Febrero de 2013).
Con base en los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento de la Auditoria
2012 se elaboró la guía para la Planeación Estratégica de la entidad.
NOMBRE: CÓDIGO: VERSIÓN
ANTERIOR: VERSIÓN ACTUAL:
Guía Para La Planeación Estratégica De La Entidad
DC-S-PE-11 N/A 01
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Gestión de Calidad Procedimientos de Servicio no conforme (Marzo de 2013):
Se establecieron los criterios para el seguimiento y la gestión de acciones de mejora
que retroalimenten el Sistema de Gestión y Evaluación.
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
NOMBRE: CÓDIGO: VERSIÓN
ANTERIOR: VERSIÓN ACTUAL:
Procedimiento Control al Servicio No Conforme PT-S-GC-04 05 06
Seguimiento del SGE RE-S-GC-14 N/A 1 Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Procedimiento de Evaluación (Marzo de 2013)
Con la puesta en marcha del aplicativo ISOLUCIÓN fue necesario incluir en los
procedimientos los cambios pertinentes
NOMBRE: CÓDIGO: VERSIÓN
ANTERIOR: VERSIÓN ACTUAL:
Procedimiento Auditorías Internas PT-E-GE-01 06 07
Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas PT-E-GE-03 04 05 Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Procedimiento de Acuerdos de Gestión: (Abril de 2013)
Se plasmó la información que la entidad había desarrollado en vigencias anteriores
frente al tema en un procedimiento que determina las actividades y niveles de
responsabilidad y autoridad en la entidad para la gestión de estos acuerdos.
NOMBRE: CÓDIGO: VERSIÓN
ANTERIOR: VERSIÓN ACTUAL:
Procedimiento de Acuerdos de Gestión PT-A-CT-08 N/A 01
Acuerdos de gestión concertación de compromisos RE-A-TH-49
02 03
Acuerdos de gestión competencias comunes RE-A-TH-84
N/A 01
Acuerdos de gestión Compromisos contingentes RE-A-TH-85 N/A 01
Acuerdos de gestión competencias de mejora RE-A-TH-86 N/A 01
Suscripción acuerdos de gestión RE-A-TH-51 02 03 Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Se han adelantado actividades para la documentación de las caracterizaciones de
Usuarios, Servicios y Trámites de la entidad a la luz de las directrices del Decreto
2482 de 2012 incluyendo la siguiente información:
ASPECTOS LEGALES
Y DEL SERVICIO
Normatividad que determinan la función y objetivos de la entidad
Normatividad aplicable a las características del servicio
El nivel de investigación, desarrollo y avance tecnológico de los productos y/o servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas.
La oportunidad de entrega de los productos y/o servicios.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
AS
PE
CT
OS
DE
LO
S U
SU
AR
IOS
Quiénes son los clientes o usuarios actuales y potenciales para cada servicio
Geográfico Ubicación identificar los usuarios a nivel departamental, municipal y distrital
Densidad Población identificar los usuarios en áreas urbanas, y rural
Población Identificar el número de usuarios en la zona de influencia de la cobertura de servicios
Demográfico Edad y Genero clasificar los usuarios por edades y géneros
educación clasificar usuarios de acuerdo a los niveles de educación
Lenguaje / razas clasificar los usuarios por lenguaje (población vulnerable)
estrato socioeconómico
identificar los usuarios por estrato socioeconómico en los procesos que aplique
Vulnerabilidad Identificar los usuarios de acuerdo a: Discapacidad, Personas en condición de desplazamiento, Mujeres Embarazadas, Adulto Mayor.
Intrínseco intereses identificar los intereses de mis usuarios (deportes, entretenimiento, actividades familiares)
Acceso a canales Identificar los canales potenciales para contactar a los usuarios
Uso de canales Identificar los canales utilizados para contactar a los usuarios
Conocimientos de los servicios
Identificar los motivos por los cuales hay demora en la respuesta a solicitudes
Comportamiento Niveles de uso Identificar la frecuencia con que el usuario accede a los servicios de la entidad
beneficios buscados identificar el grado de satisfacción en la atención a los usuarios
Eventos Identificar los momentos en que los usuarios están interesados y/o receptivos a la prestación del servicio
Geográfico cobertura geográfica identificar el alcance geográfico de la gestión de la organización (nivel nacional, territorial)
Dispersión Cantidad de sucursales de la organización ejm. Contraloría.
Ubicación principal identificar la localidad donde se estableció la oficina principal de la organización
Comportamiento gestor procedimiento
escribir la persona responsable y/o presente al momento de solicitar el servicio a la entidad la persona que interactúa con la organización usuaria
Toma de decisiones identificar las variables a analizar en la toma de decisiones
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
El equipo en Gestión de Calidad de la Oficina Asesora de Planeación a partir del mes de abril
dentro de su plan de trabajo viene acompañando a las áreas en la actualización de los
procesos y documentación, los cuales a continuación se detallan de manera concreta:
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Gestión Financiera
MESAS DE TRABAJO TEMAS TRATADOS
15/04/2013 Revisión procedimiento Programación Presupuestal
18/04/2013 Revisión procedimiento cadena presupuestal de ingresos
03/05/2013 Actividades procedimientos contables
02/05/2013 Tareas Recaudo y Cartera
20/05/2013 Proceso financiero
11/07/2013 Reunión procedimientos recaudo y cartera
15/07/2013 Revisión procedimientos cadena presupuestal de ingresos Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Investigaciones
MESAS DE TRABAJO TEMAS TRATADOS
30/05/2013 Revisión procedimiento PT-M-IN-02
26/06/2013 Capacitación ISOLUCION proceso de Investigaciones Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Gestión Jurídica
MESAS DE TRABAJO TEMAS TRATADOS
10/05/2013 Revisión procedimiento Tramites Conciliatorios y Acciones de repetición
17/05/2013 Revisión del procedimiento Defensa Judicial de la institución
16/07/2013 Revisión procedimiento Defensa judicial de la Institución pasivos contingentes Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Gestión Documental
MESAS DE TRABAJO TEMAS TRATADOS
04/07/2013 Revisión de procedimientos de correspondencia Fuente: Oficina Asesora de Planeación
Gestión Administrativa
MESAS DE TRABAJO TEMAS TRATADOS
16/04/2013 PT-A-GA-01 Procedimiento para la Planeación, Programación, Ejecución y Control del Plan de Compras de la ESAP. Se realiza revisión y se aclaran postulados del procedimiento
16/04/2013 PT-A-GA-02 Procedimiento de Contratación, Coordinación y Seguimiento de los Servicios Generales. Se mantiene el procedimiento existente.
16/04/2013 PT-A-GA-04 Procedimiento Adquisición, Construcción, Adecuación y Mantenimiento de la Infraestructura Física de la ESAP Se realizó la reunión se mantiene el procedimiento existente..
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Gestión del Talento Humano
MESAS DE TRABAJO TEMAS TRATADOS
09-08-13
Revisión del instructivo de comisiones y gastos de desplazamiento, se continúa con la viabilidad para la adopción de tablas generales de reconocimiento de transportes terrestre. Igualmente el uso del cumplido como único soporte de la comisión, eliminando el anexo de tiquetes terrestres y aéreos los cuales no hacen parte de los soportes contables de la gestión de Comisiones y desplazamientos.
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
2.1.4 Indicadores: Tomando como referente los documentos técnicos diseñados y descritos en el elemento de control “Planes y Programas”, y otros, la ESAP en cumplimiento al elemento en mención, ha construido un Mapa de Indicadores por cada uno de los documentos técnicos ya descritos. La Oficina Asesora de Planeación con su equipo de trabajo lleva el control y seguimiento de todos y cada uno de los indicadores diseñados al interior de la Escuela. Además, en el marco del Sistema de Gestión de Calidad cada uno de los procesos contiene en su caracterización los indicadores que permiten su evaluación. Documentos que lo describen:
Matriz de Indicadores que miden el Plan Decenal de Desarrollo Institucional Matriz de Indicadores del Plan Sectorial Matriz de Indicadores de Programas y Proyectos Matriz de indicadores del Sistema de Gestión de Calidad
2.1.5 Manual de procedimientos: La ESAP, ha consolidado un manual de calidad que aglutina en un solo documento los elementos requeridos para el efectivo cumplimiento del elemento a evaluar. La resolución 1438 del 22 de octubre de 2008 “Por el cual se adopta el Manual de Calidad versión 1.0 para la ESAP”, que en su artículo primero dice: “Adoptar el Manual de Calidad para la ESAP en su versión 1.0 el cual hace parte integral de la presente resolución y que tiene como componentes: el objeto, alcance, política de calidad, objetivos de calidad, exclusiones si aplican, mapa de procesos, caracterización de procesos, manuales de procesos, procedimiento, registros, listados maestros de documento y registros, norma fundamental, indicadores, controles, y los demás documentos que hagan integral del mismo”. El documento permite la consolidación de todos los lineamientos de políticas, normas, disposiciones internas, autocontrol, y demás instrumentos que aseguran el cumplimiento de la debida operación de la ESAP.
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
De igual manera la oficina asesora de planeación ha diseñado un procedimiento que permite la actualización del Manual. La última versión se encuentra publicada en los instrumentos de consulta de la Escuela
010. MC-S-GC-01 Manual de Calidad ESAP V. 07 2.2 Componente información. 2.2.1 Información primaria: La ESAP, ha diseñado mecanismos, procesos, procedimientos, guías y demás instrumentos que contribuyen a la implementación y mantenimiento del elemento. Prueba de los mismos se encuentra evidenciada en el desarrollo de cada uno de sus procesos y procedimientos. Documentalmente se encuentran descritos en:
Oficina de atención al usuario – quejas y reclamos (tiene personal asignado) Manual de atención al usuario DC-A-GI-05 Definición de conceptos de la oficina de atención al usuario – quejas y reclamos DC-A-
GI-07 Procedimiento comunicaciones externas PT-A-GI-02 Procedimiento atención usuario, quejas y reclamos PT-A-GI-03 Formatos y Guías Aplicativo WEB
Los documentos anteriores permiten identificar claramente las necesidades del cliente, estos ayudan a la mejora continua de la ESAP, Es especial aquellos procesos que contribuyen a la Misión Institucional de la Escuela (Docencia, Investigación, Capacitación, Asesoría y Asistencia Técnica). 2.2.2 Información secundaria: La ESAP cuenta con el procedimiento (PT-A-GI-01), de la misma forma se implementó por parte de la entidad, en el marco de la ley 594 de 2000, la tablas de retención documental, las mismas están integradas a cada uno de los procesos y procedimientos en el marco del Sistema de Gestión de Calidad - PROCESO 013. Gestión Documental -. El proceso cuenta con su respectivo manual, política, listado maestro y formatos. 2.2.3 Sistemas de información: A continuación se describen algunos instrumentos que hacen parte de los sistemas de información que utiliza la ESAP:
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
SISTEMAS DE INFORMACION INTERNOS Y EXTERNOS
Sistemas de información Internos Externos
ACADEMUSOFT – Sistema Académico X X
GESTASOFT – Sistema Administrativo y Financiero Alterno X X
SIIF – Sistema Administrativo y Financiero Oficial X X
OLIB – Sistema de Biblioteca X X
GESTION DOCUMENTAL – Sistema de Gestión Documental Active Document X
SISCAP- Sistema Consultorios de Administración Publica X X
ISOLUCION – Sistema de Gestión de la Calidad X
SEVEN – Sistema Administrativo y Financiero ANTERIOR X
INTRANET – Sitio de Publicación interna X
SIGEB – Gestión de Proyectos de Inversión y Estadísticas Básicas X
HUMANO – Sistema de Nomina X
MOODLE - Plataforma Virtual Aulas virtuales X X
CORREO ELECTRONICO - Exchange (Outlook) @esap.edu.co y @esap.gov.co (Google apps) X X
CDIM - Centro de Documentación y e Información Municipal X X
VIDEOCONFERENCIAS - Por Red Interna Aethra X
VIDEOCONFERENCIAS - Satelital X
SISTEMA DE VOTACION ELECTRONICA X X
RYCA – Utilizado para Eventos de Capacitación y Alto Gobierno X
MESA DE AYUDA – SOS X
SNIES/SPADIES – Comunicación con el Ministerio de Educación X X
OCS – Sistema de Inventario Tecnológico X
PQR Atención al ciudadano X X
STREAMING – WEB TV - RED5 Transmisión Video conferencia vía WEB X X
PACKER SHAPER – Monitoreo de Canal de Internet X
NAGIOS – Monitoreo de canal de datos a nivel nacional X
CACTI – Monitoreo de consumo de canales de internet y datos X X
WI FI – Controladora de dispositivos AP X
LEGIS – Consulta Jurídica X
NOTICIEROFICIAL – Publicación de información de Entidades Publicas X
GRAN ENCICLOPEDIA HISPANA – Consulta de información X
BIOMETRICO – Control de Acceso de Funcionarios X
CERTIFICADOS EN LINEA – Descarga de Certificados de Eventos de Capacitación X X
SIRECI – Sistema de Rendición Electrónica de la cuenta CGR X
SIGEP - Portal del Servidor Publico X X
PORTAL DE CONTRATACION – Publicación de Procesos de Contratación. X X
CLASIFICACION DOCENTE – Registro y Categorización Docente X
BANCO DE CAPACITADORES – Para Educación para el Trabajo X
JOOMLA - Portal Web X X
POMMO – Listas de correos electrónicos X X Fuente: Oficina de Sistemas e Informática
2.3 Componente comunicación pública. 2.3.1 Comunicación organizacional: El elemento en particular es cimentado en la evaluación de los elementos anteriores, adicionalmente la Escuela en la implantación de los sistemas MECI-CALIDAD diseño instrumentos que buscan la difusión de las políticas de información generadas al interior de la ESAP, estos permiten la clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y la gestión de la Escuela.
Caracterización Proceso Gestión de la Comunicación (PR-A-GI-01) Procedimiento Comunicaciones Internas (PT-A-GI-01)
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
Política de Comunicaciones (DC-A-GI-06) Plan Institucional de Comunicaciones (DC-A-GI-08) Manual del Proceso Gestión de la Comunicación (MP-A-GI-01) Política de Uso Logo de Certificación Calidad (Documento 003)
2.3.2 Comunicación informativa: Para la identificación y análisis de información de Rendición de Cuentas permanente que debe realizar la entidad a la ciudadanía, actualmente se siguen los lineamientos del Decreto 2641 de 2012, “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011”3 y se establece la metodología “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano4”, la Escuela Superior de Administración Pública ESAP público en su Página Web el 30 de abril de 2013, el documento PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO, el cual incluye una revisión de los procesos en los cuales aplica la Rendición de Cuentas permanente. Para este ejercicio, bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación se involucró al equipo de líderes de cada uno de los procesos y representantes quienes aportaron en la revisión de la información de la entidad y elaboración del documento final. Información publicada en la WEB como estrategia de Rendición de Cuentas permanente:
PROCESO DEPENDENCIA RESPONSABLE
RENDICIÓN DE CUENTAS
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Dirección Nacional Oficina Asesora de
Planeación
Plan Decenal de Desarrollo Institucional PDDI Plan de Acción 2013 Modelo integrado de Planeación y Gestión. Avance a junio de 2013 Plan anticorrupción y de atención al ciudadano Seguimiento a 30 de agosto de 2013 Plan Operativo Anual de Inversiones 2013 Seguimiento a junio da 2013
GESTIÓN DE CALIDAD Oficina Asesora de
Planeación
Política de calidad Objetivos de calidad Mapa de procesos
DOCENCIA Subdirección Académica
Plan de estudios de los programas Perfil del egresado Cronogramas de inscripción y matricula a nivel central y territorial Listado de Admitidos Permanentemente se publica en la página los eventos relacionados con la Docencia y la divulgación del conocimiento de lo público
INVESTIGACIÓN Decanatura de Investigaciones
Todas las convocatorias para el reconocimiento de semilleros de investigación
CAPACITACIÓN
Subdirección de Alto Gobierno
Departamento de Capacitación
Cronograma de capacitación
3 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. 4 Esta metodología fue encomendada al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la
Corrupción según el art 73 de la ley 1474 de 2013
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA
Departamento de Asesorías y Asistencia
Técnica
Portafolio de servicios SISCAP
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Grupo de Gestión del Talento Humano
Plan Institucional de Capacitación 2013
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Subdirección Administrativa Plan de Compras
GESTIÓN FINANCIERA Subdirección Administrativa
Programación presupuestal Ejecución presupuestal Estados Contables
GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN
Grupo de Contratación Contratación de la entidad
GESTIÓN DOCUMENTAL
Secretaria General Manual de Gestión documental
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
Subdirección de Proyección Institucional
Manual de atención al ciudadano Atención Al ciudadano
EVALUACIÓN Oficina de Control Interno Planes de mejoramiento
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
2.3.3 Medios de comunicación: A partir del diseño de las políticas de los componentes de información y comunicación, la ESAP, ha establecido mecanismos internos y externos para socializar a todos los grupos de intereses la información que consolida la gestión y el quehacer institucional. Diseñó procedimientos, métodos, recursos e instrumentos que garantizan la divulgación y circulación de la información. Entre otros medios se describen algunos:
Programas televisivos Periódico Informativos internos Informativos externos Utilización de medios de comunicación locales y nacionales Página WEB
Los mismos hacen parte integral del Plan de Medios de Comunicación de la Escuela Superior de Administración Pública. En este elemento en particular, como en los dos anteriores se destaca el cumplimiento de la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 19 de 2012. 3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN: 3.1 Componente autoevaluación. 3.1.1 Autoevaluación del control:
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
La ESAP, en el marco de la implementación e interacción de los sistemas MECI-CALIDAD, diseño un Proceso que evidencian el cumplimiento y puesta marcha del elemento en particular. No obstante los controles ubicados en cada uno de los procesos y procedimientos, el equipo de Calidad en compañía de los responsables de los procesos, realiza de manera periódica el monitoreo de los mismos, Determinando consigo las acciones de mejoras a las que hubiese lugar. Este ejercicio permite la valoración del sistema de control interno, en procura del cumplimiento de los planes, metas y objetivos institucionales. Algunos instrumentos documentales:
Procedimiento Seguimiento a la Aplicación MECI – CALIDAD (PT-E-GE-04) Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (PT-E-GE-03) Instructivo Acciones Correctivas y Preventivas y Servicio no conforme (DC-E-GE-01) Plan de Mejoramiento Auditoría Interna de Evaluación y Seguimiento (RE-E-GE-19) Formato Acciones Correctivas – Preventivas (RE-E-GE-08) Control Acciones Correctivas – Preventivas (RE-E-GE-09)
3.1.2 Autoevaluación a la gestión: En la ESAP, el cumplimiento de este elemento se encuentra cimentado en los documentos técnicos que periódicamente miden la gestión de la Escuela. Lo describe el conjunto de mapas de indicadores (Elemento: Indicadores), que se han diseñado para tal propósito. El análisis y valoración de cada uno de los instrumentos le permite a la Escuela tener una visión clara frente al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas, además de las desviaciones sobre las cuales toma los correctivos pertinentes que garantice el cumplimiento de la Misión Institucional y la contribución a los fines esenciales del Estado. Algunas instancias encargadas de evaluar periódicamente la gestión:
SIGEB Consejo Directivo Comité de Coordinación de Control Interno Evaluación y seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones
3.2 Componente evaluación independiente. 3.2.1 Evaluación del Sistema de Control Interno: La Oficina de Control Interno, en el período comprendido entre los meses de abril y agosto de 2013, viene desarrollo el programa anual de auditorías, además de los informes de Ley y actividades inherentes a la Oficina
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
3.2.2 Auditoría Interna: Adicionalmente, en el marco del sistema de gestión de la calidad se diseñó el plan de auditorías al sistema en las 15 territoriales y sede central de los 15 procesos, las auditorias se realizan de manera virtual y presencial. El Plan se fundamentó en que los auditores conozcan las fortalezas y debilidades de sus Territoriales y de esta forma puedan apoyar en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión y Evaluación; así como también disminuir los gastos de viáticos que se genera con el desplazamiento. Es de anotar que la Oficina Asesora de Planeación se ahorró la suma de $128 millones5. Cronograma de auditorías al sistema de gestión de la calidad:
PROCESO PREPARACION
AUDITORIA AUDITORIA
INFORME AUDITORIA MESA
DE TRABAJO - PLAN DE ACCION
07 TALENTO HUMANO 04/06/2013 05/06/2013 07/06/2013
08 GESTION ADMINISTRATIVA
04/06/2013 05/06/2013 07/06/2013
09 GESTION FINANCIERA
04/06/2013 05/06/2013 07/06/2013
04 INVESTIGACIONES 11/06/2013 12/06/2013 14/06/2013
05 CAPACITACION 18/06/2013 19/06/2013 21/06/2013
10 GESTION JURIDICA 24/06/2013 26/06/2013 28/06/2013
11 GESTION DE LA CONTRATACION
24/06/2013 26/06/2013 28/06/2013
03 DOCENCIA 01/07/2013 03/07/2013 05/07/2013
12 GESTION TECNOLOGICA
08/07/2013 10/07/2013 12/07/2013
13 GESTION DOCUMENTAL
08/07/2013 10/07/2013 12/07/2013
06 ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA
15/07/2013 17/07/2013 19/07/2013
14 GESTION DE LA COMUNICACIÓN
22/07/2013 24/07/2013 26/07/2013
15 EVALUACION 22/07/2013 24/07/2013 26/07/2013
01 PLANEACION ESTRATEGICA
05/08/2013 07/08/2013 09/08/2013
02 GESTION DE CALIDAD *1
05/08/2013 07/08/2013 09/08/2013
Fuente: Oficina Asesora de Planeación
5 Oficina Asesora de Planeación, OAP 120.1220.37 – 149/2013
INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL – LEY 1474 DE 2011
Jefe de la Oficina: Eurípides González Ordoñez
Periodo evaluado: 01 de Mayo de 2013 a 31 de Agosto de 2013
Fecha de elaboración: 19 de Septiembre de 2013
3.3 Componente planes de mejoramiento. En cumplimiento a los elementos en particular, la Oficina de Control Interno ha venido realizado los seguimientos a planes de mejoramiento de la Contraloría General de la República y los propios de la Oficina. En el caso particular al seguimiento del plan de mejoramiento de la Contraloría, la Oficina de Control Interno realizó el reporte oportuno (julio de 2013), al Sistema de Rendición de Cuentas e Informes de la Contraloría – SIRECI-. En lo correspondiente al seguimiento al plan de mejoramiento resultado de las auditorías internas de la oficina de control interno, en lo que va corrido del año se han realizado dos seguimientos, el primero en el mes de mayo y el siguiente en agosto.