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Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia - Dirección de Atención a las Personas Calle 42 B 52 - 106 Piso 8, oficina 825 - Tels: (4) 3839821,383.98.23, 383.98.24 Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra) Medellín - Colombia - Suramérica Código Postal 050015
{PIE_CERTICAMARA}
INSTRUCTIVO SSSA- 03-2016 PARA: ADMINISTRADORES DE BASE DE DATOS MUNICIPALES DE
REGIMEN SUBSIDIADO. DE: GRUPO DE BASE DE DATOS DE REGIMEN SUBSIDIADO.
SECRETARIA SECCIONAL DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL DE ANTIOQUIA.
ASUNTO: NOVEDADES RÉGIMEN SUBSIDIADO EN BASE DE DATOS
SISMASTER Y BDUA. El Ente Territorial debe tener en cuenta que existen dos tipos de novedades, las cuales dependiendo de la necesidad se deben actualizar en la BDUA o en Sismaster o en ambas.
TIPOS 1: NOVEDADES PARA INGRESAR EN BASE DE DATOS MUNICIPAL
TIPO2: NOVEDADES PARA ENVIAR AL SAYP SEGÚN RESOLUCION 2332 DE 2015
Nacimientos en ARS
Suspensión del afiliado
Retiro del Afiliado
Cambio de identificación o nacimiento
Actualización nombres
Actualización de datos del Sisben
Actualización apellidos
Cambio de tipo de sexo
Cambio del grupo poblacional
Cambio de estado de afiliación
Cambio de fecha de afiliación SGSSS
Cambio de fecha del afiliación a la EPS
Cambio de zona
Cambio de grupo étnico
Retiro por cambio de municipio
Novedad N09 (Retiro por muerte)
Novedad N13 con tres valores permitidos: 1(No pertenece a la EPS) 2(No pertenece al municipio)
3(Novedad de eliminación retroactiva)
Novedad N15 (Anulación de Ingresos).esta solo se realiza si la afiliación fue en el mismo periodo a reportar
Novedad N20(actualización del nivel del Sisben)
Novedad N21(Actualización del tipo de población)
La búsqueda de las novedades en régimen subsidiado es responsabilidad de las EPS-S
y de los Entes Territoriales.
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La EPS-S debe enviar semanalmente a los Entes Territoriales los formularios con las
novedades que se presentaron, éstos deben validar y radicar dichos formularios de
novedades.
El Ente Territorial puede notificar a la EPS-S a través de un acto administrativo novedades
del Régimen subsidiado.
Cuando se trata de actualización de documento y nombres no es necesario realizar acto
administrativo, es suficiente con el soporte del documento de identidad.
Proceso de corrección de novedades en el Régimen Subsidiado
1. El Usuario notifica la novedad en la
EPS o Ente Territorial
1.1 El ente territorial recepciona
la novedad actualiza su base de
datos y notifica a la EPS-S.
Inicio
5. El SAYP procesa
y actualiza la
información en la
BDUA Y envía
resultados a la
EPS-S y ET
2. La EPS diligencia formulario de novedades y envía
como mínimo una vez a la semana el archivo de
novedades y copia delos formularios al Ente Territorial.
4. La EPS-S
envía archivo de
novedades a la
BDUA
semanalmente
(semanas de
reporte R 2232)
6. El ente Territorial
descarga del ftp y revisa
archivo de novedades
validadas y novedades
negadas.
7. El ET Importa en el
Sismaster el archivo de
novedades validadas y
revisa y corrige archivos
de novedades negadas
3. La ET radica los
formularios de
novedades, actualiza en
su base de datos
devuelve a la EPS
Fin
8. Retroalimenta a
la EPS-S de la
corrección de
archivo de
novedades negadas
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IDENTIFICAR
NOVEDADES DE
ANULACIÓN N15
Revisar el
archivo MS
VAL
Comparar
contra
soportes
físicos de
afiliaciones.
Importa al MS VAL al
software Sismaster.
Si se encuentra que un
usuario no puede
permanecer afiliado en el
Régimen Subsidiado, se
generar novedad de
anulación dejando el
registro con símbolo rojo
en el cuadro de dialogo.
IDENTIFICAR
NOVEDADES DE
FALLECIDOS N09
ET revisa archivo
de fallecidos del
SFTP si lo hay
ET revisa archivo
de fallecidos de
RUAF
ET revisa
archivo de
fallecidos de
Registraduria-
Inspección-
Iglesia. etc.
Ingresar
novedades de
fallecidos en
Sismaster.
El municipio cruza el MS
con MC por nombres,
apellidos y fecha de
nacimiento para
identificar duplicidades
entre Regímenes.
IDENTIFICAR NOVEDADES DE
DUPLICIDADES N13, opción 1
o 2
El municipio cruza el MS
entre si por nombres,
apellidos y fecha de
nacimiento para identificar
duplicidades en el mismo
régimen.
El municipio revisa el MS
para identificar si la EPS
tiene usuarios en BDUA
que ya solicitaron
traslado a otra EPS en el
mismo municipio.
IDENTIFICAR NOVEDADES
DE ELIMINACION DE
NOVEDAD
RETROACTIVAN13, opción 4
Descargar del SFTP el archivo
consolidadoNR
Verificar que el periodo señalado en
el archivo NR coincida con la fecha
de afiliación del formulario físico.
Solicitar a la ESE Municipal la base
de datos que la EPS envió y hacer
cruce de base de datos para
identificar si coinciden usuarios en
ambos archivos.
Solicitar los RIPS a la ESE
municipal del periodo a evaluar e
identificar si coinciden usuarios en
ambos archivos.
Solicitar a la EPS la certificación de
prestación de servicios de salud para
el usuario en el periodo a evaluar
para lo concerniente al segundo y
tercer nivel de atención o del primer
nivel en caso de haber recibido la
atención en salud en un municipio
diferente.
IDENTIFICAR
NOVEDADES DE NIVEL
DEL SISBEN Y TIPO DE
POBLACION
FALLECIDOS N20 Y N21
ET filtra en el
MS.ZIP la
variable 15 y 16.
Los registros con
tipo de población 5
deben tener nivel 1,
2 o 3.
Los registros con tipo
de población según
Decreto 2353 listados
censales deben tener
nivel N.
Cruzar el MS. Zip con la base
de datos de VIVANTO,
identificar población
desplazada y proceder a
actualizar el nivel y tipo de
población.
Enviar eliminación de serial
conforme al Manual de
presuntos repetidos según el
SAYP
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Una vez se realice todos los cruces de bases de datos anteriormente mencionados,
se debe importar al Sismaster el MS.zip por la opción de archivo importar Maestro
Fosyga:
1. Desplegar el por el menú de herramientas, novedades Fosyga y proceder a
ingresar allí las novedades de retiro encontradas.
2. Generar archivo de novedades en Sismaster N15- N09-N13
3. Exportar las novedades de nivel y tipo de población en SisMaster.
4. Verificar si se requiere construir manualmente novedades de eliminación de
novedades retroactivas, dado que se deben construir manualmente (El SisMaster
no permite hacer esta novedad).
5. Juntar en un solo archivo las novedades N15- N13 (opción 1,2 y 4)- N09- N20 Y
N21 y nombrarlo ejemplo: NS0503021092014.TXT
6. Pasar por la Malla validadora el archivo que se construyó en el paso 4.
PROCESO DE NOVEDADES PARA INGRESAR EN SISMASTER
Las novedades tipo 1 se ingresan por la opción régimen subsidiado- Afiliaciones y
movimientos-registro de novedades.
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Estas novedades no se envían al Sayp, se deben articular con la EPS –s para que ésta
actualice la BDUA.
Las novedades tipo 2 se ingresan por la opción régimen subsidiado- Afiliaciones y
movimientos-Novedades Fosyga y son las que se deben enviar al SAYP, con excepción
de la novedad de fallecido que también se pueden ingresar por el método tipo 1.
Novedades de Fallecido: Según la resolución 2232 de 2015, la novedad de fallecidos
están codificadas como N09, una vez se conozca el certificado de defunción o el
certificado por Registraduria, se debe diligenciar este tipo de novedad, es de aclarar que
la EPS también envía novedad de fallecido y el municipio envía las que no haya enviado
la EPS-S. Cuando no se tiene certificado de defunción y se tienen usuarios que
presuntamente son reportados es posible retirar por edicto y acto administrativo.
Ejemplo:
1,ESS024,TI,96011827648,CATAÑO,FLOREZ,WILLINGTON,,18/01/1996,05,890,N09,27/
01/2015,,,,,,,
Novedad 13 con 2 valores permitidos: 1. (No pertenece a la EPS) 2 (No pertenece al
municipio
Pasos para ingresar este tipo de novedad al Sismaster:
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1. Importar el maestro del Fosyga (el que se descarga del Ftp del Fosyga MSXXX.zip tal cual sin realizarle modificaciones).
2. Previamente se debe realizar los respectivos cruces de bases de datos con el Régimen Contributivo y Subsidiado para identificar duplicidades, revisar el archivo de maestro subsidiado para identificar que usuarios ya no son de la EPS-S, dado que solicitaron traslado para otra EPS-S.
3. Seleccionar régimen subsidiado afiliaciones y movimientos- novedades Fosyga 4. Digitar el documento de identidad de la persona a realizar la novedad y
seleccionar la opción requerida y aceptar.
1,ESS024,TI,96011827648,CATAÑO,FLOREZ,WILLINGTON,,18/01/1996,05,890,N3,27/01/2015,1,,,,,,
5. Novedad de Anulación: Según la resolución 2232 de 2015 la novedad de
anulación están codificadas como N15 y se realiza este tipo de novedad cuando la EPS-S ha afiliado a un usuario que no cumple con los requisitos para el subsidio, para aplicar este tipo de novedad la afiliación debió ser en el mes actual, si se encuentra que una EPS-S realizo afiliación indebida y la fecha de afiliación es de meses atrás, se deberá hacer novedad N13 opción 1.
6. Recuerde que la novedad se realiza también al momento de importar el MSval al dejar el usuario con signo rojo. 1,ESS024,TI,96011827648,CATAÑO,FLOREZ,WILLINGTON,,18/01/1996,05,890,N15,27/01/2015,,,,,,,
Novedad de eliminación de novedad retroactiva: Los municipios no envían a la BDUA
novedades retroactivas, dado que estas solo las envían las EPS a la BDUA, los
municipios lo que envían en el archivo .pak en caso de ser necesario es una novedad de
anulación a la novedad retroactiva que envió la EPS con anterioridad.
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1. Los registros que se encuentran dentro del archivo consolidadoNR no
necesariamente son usuarios que se encuentren cargados actualmente en la
BDUA con una determinada EPS, dado que lo que significa la novedad retroactiva
es el reconocimiento de una UPC a la EPS por un periodo anterior a la fecha en
que se está enviando el archivo.(por ejemplo la EPS afilió un usuario en enero del
2014 y por algún motivo no le cargo en la BDUA para ese mes, hoy marzo 2015
realiza novedad retroactiva a la BDUA y se le reconoce la UPC de ese mes, así
este cargado hoy con otra EPS).
2. El Ente Territorial solo puede realizar novedad de anulación retroactiva solo a los
usuarios que se encuentren relacionados en el archivo consolidadoNR y los
periodos a descontar a la EPS solo corresponderán igualmente a los relacionados
en este archivo.
3. Una de tantas acciones a realizar con estos archivos son:
Verificar que el periodo señalado en el archivo NR coincida con la fecha de
afiliación del formulario físico.
Solicitar a la ESE Municipal la base de datos que la EPS envió de acuerdo
al contrato, sea por cápita o evento, hacer cruce de base de datos para
identificar si coinciden usuarios en ambos archivos.
Solicitar los RIPS a la ESE municipal del periodo a evaluar e identificar si
coinciden usuarios en ambos archivos.
Solicitar a la EPS la certificación de prestación de servicios de salud para el
usuario en el periodo a evaluar para lo concerniente al segundo y tercer
nivel de atención o del primer nivel en caso de haber recibido la atención
en salud en un municipio diferente.
4. Si el registro que se está evaluando no se encuentra en ninguna de las anteriores
búsquedas se debe realizar novedad de anulación de novedad retroactiva.
5. En los casos donde el periodo de la fecha del archivo NR coincida con la fecha en
la que se le garantizó la prestación de los servicios de salud o en su defecto la
EPS lo tenía activo en la base de datos para la red de servicios de salud, se
acepta la novedad por lo tanto no se hace ningún reporte a la BDUA, solo se deja
la evidencia de lo realizado.
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{PIE_CERTICAMARA}
6. El archivo “consolidado NR” trae un registro para cada mes, para el ejemplo es una usuaria que la EPS ecoopsos en el municipio de El Retiro está cobrando 90 días (30dias de abril, 30 días de mayo y 30 días de junio). Si el municipio al realizar la auditoria encuentra que la usuaria se afilio a la EPS el 01 de Junio del 2014, debe registrar por consiguiente dos filas en el archivo, es decir si se va a realizar anulación de novedad retroactiva de varios meses, se realizan tantos registros del mismo usuario como meses a anular.
7. las fechas a reportar tanto en el inicio de la novedad como la del cierre, deben estar dentro del rango de las fechas que se encuentran dentro de los archivos consolidadoNR, es decir, que para el ejemplo que se relaciona no se podría reportar fecha de inicio de la novedad un día correspondiente al mes marzo o a julio.
Así se encuentran los registros en el consolidadoNR: la EPS Ecoopsos reporto novedad retroactiva para la señora Diana correspondientes a 90 días Definición de variables del el archivo dispuesto en el SFTP Consecutivo, Nom1, Nom2, Apellido1, Apellido2, Fecha De Inicio, Fecha De Cierre, Numero De Días Reconocidos, EPS, DEPTO, Municipio
74149507 DIANA CAROLINA RAMIREZ
GALVIS 01/04/2014 30/04/2014 30 ESS091 5 607
74149507 DIANA CAROLINA RAMIREZ
GALVIS 01/05/2014 30/05/2014 30 ESS091 5 607
74149507 DIANA CAROLINA RAMIREZ
GALVIS 01/06/2014 30/06/2014 30 ESS091 5 607
Definición de variables para el archivo a reportar a la BDUA la anulación: consecutivo, EPS, tipoid, númeroid,ape1,ape2,nom1,nom2,fecha_nac,depto,municipio, tipodenovedad, fechadeiniciodenovedad,códigoasignadoparalaanulacióndela novedad retroactiva, fecha de cierre de novedad, valor 3, valor 4,valor5,valor6,valor7 Así sería la novedad a reportar a la BDUA por los meses de anulación de novedad retroactiva del mes de abril y Mayo, porque solo se va a aceptar la UPC que le pagaron para el mes de Junio. 1,CCF002,RC,1047008278,ramirez,galvis,diana,carolina,31/05/2010,05,607,N13,01/04/2014,4,30/04/2014,,,,,
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{PIE_CERTICAMARA}
2,CCF002,RC,1047008278,ramirez,galvis,diana,carolina,31/05/2010,05,607,N13,01/05/2014,4,30/05/2014,,,,,
8. Cada mes verifique si en su SFTP se encuentra dispuesto el archivo consolidadoNR. No obstante el Departamento envía por correo electrónico dicho archivo.
9. Realice seguimiento a cada archivo y guarde las evidencias para cualquiera de los dos casos, sea porque haya que restituirle la UPC a la EPS o sea por que acepta el pago de UPC.
Estas novedades conforman el archivo para enviar al Sayp el último día hábil de la última
semana siempre y cuando la semana tenga 4 días hábiles.
Nota: recuerde que esta última no se ingresa en el SisMaster en el Sismaster
Una vez se hayan ingresado las novedades en el programa Sismaster se debe generar el
archivo así:
En el SisMaster seleccionar Archivo- exportar - resolución vigente - Novedades- en la opción ARS ESCOGER TODAS, en la opción novedades ESCOGER N15 N09 N13 (FOSYGA), Seleccionar fecha del periodo. (Este archivo es el que se pasa por la Malla validadora para que generar el archivo NS.PAK)
Este archivo se debe guardar en la carpeta escritorio/novedades.pak(usted la crea)/ NS0500230062011.TXT
Elaboro: Diana Milena López Valencia |Profesional en Gerencia de Sistemas de Información en Salud Profesional Universitario |Secretaria Seccional de Salud y Protección Social de Antioquía| Medellín, COLOMBIA, Teléfono: +57(4) 3839961-3113269865
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{PIE_CERTICAMARA}
PROCESO DE MALLA VALIDADORA
(Tomado del instructivo del Sayp)
Para iniciar la aplicación de la malla validadora se da click en el icono
mallaValidadora.bat.
b. A continuación aparece la siguiente ventana.
c. En el link Archivo aparece la opción Abrir, en esta opción se puede seleccionar el
directorio donde se encuentra ubicado el archivo a validar. Es de aclarar que esta ruta no
debe contener espacios en blanco ni puntos
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{PIE_CERTICAMARA}
d. Allí se debe seleccionar el archivo, NS05XXXFECHA.TXT (Generado por el SisMaster)
seguido se selecciona el botón Abrir.
e. En esta imagen se presenta la cantidad de líneas que desea previsualizar del archivo
seleccionado y la ruta en la que se encuentra el mismo.
f. En el Link Validar se debe seleccionar el tipo de archivo a validar, en este caso NS -
MUNICIPIO
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{PIE_CERTICAMARA}
g. En esta opción se debe seleccionar la ruta: escritorio/novedades.pak
h. Al momento de dar Abrir, la malla empieza a validar este archivo y de encontrar
inconsistencias en el mismo aparecerá la siguiente imagen.
i. Como se presentaron inconsistencias (registros glosados por estructura) se generan
dos clases de archivo: .est y .val
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{PIE_CERTICAMARA}
Con el archivo que dice NS0569021092010.est corresponden a las inconsistencias que
tiene el archivo original. Se debe abrir este archivo y en la parte final del registro
encontrara la glosa, cual puede ser consultada en la malla por la opción de utilidades-
glosario.
Recuerde con las correcciones se deben de realizar en el archivo original que importo
inicialmente (NS05XXXFECHA.TXT), volver a iniciar el proceso de validación hasta que
se muestre el siguiente mensaje como lo muestra la siguiente figura.
j. De no presentarse inconsistencias en el archivo validado, la malla generará la siguiente
imagen.
k. Como no se presentaron inconsistencias se generan una clase de archivo: .PAK. Este
archivo es el que se debe cargar en la aplicación de BDUA según el proceso que
normativamente se encuentre en el cronograma.
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{PIE_CERTICAMARA}
Nota: Al momento de cargar el archivo PAK en la aplicación WEB de BDUA, la ruta
donde se encuentre este archivo no debe contener espacios en blanco ni puntos.
CARGUE DEL ARCHIVO. PAK EN LA WEB
Utilizar la última versión de la malla dispuesta en la Página del FOSYGA.
(www.fosyga.gov.co). La malla debe ser instalada en un sistema operativo Windows XP
Nunca manipular los archivos cuando estos hayan sido dispuestos a través de la malla. Si
estos requieren cambios realizarlos desde los archivos raíz (.txt) y una vez mas pasarlos
por la malla para generar el archivo requerido (.pak).
El proceso de radicación se realizara a través de la pagina del FOSYGA
(www.fosyga.gov.co). para los Regímenes, Subsidiado, los archivos deben quedar
radicados antes de las 2:00 de la tarde del doceavo día hábil
Cuando ustedes cargan el archivo el aplicativo les arroja un número de radicado inicial,
esto indica que su archivo ya entro a la aplicación PERO ustedes deben estar pendientes y
realizar continuamente consultas en la aplicación ya que la aplicación debe arrojarles un
SEGUNDO número de radicación que es el que deben tener en cuenta..
Es obligación de los municipios cargar el archivo en el ftp con la clave asignada, solo los
municipios que no puedan acceder con la clave podrán enviar la información al
Departamento. Adjuntando el archivo.pak el oficio y la clave asignada para corroborar la
información antes de la 1 pm del 12 día hábil.
A la vez deben de remitir al correo de Claudia Maritza ctorres@fidufosyga.com.co solo el pantallazo de error y la clave incorrecta, recuerden que ella no recibe archivos .PAK ni oficios.
Para evitar las rutas largar en archivo .PK se recomienda: 1.En el escritorio crear una capeta, 2. Dentro de esta carpeta guardar la malla validadora ya descomprimida y el archivo de novedades con extensión txt. 3. Abrir la malla validadora realizar el proceso. 4. Una vez se le de NS- Municipios en el cuadro de dialogo seleccionar
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directamente el escritorio y guardar el archivo allí. Es decir no abrir nueva carpeta para guardar este archivo.5. cargar en la página del fosyga desde esta dirección.
SIGNIFICADO DE ERRORES AL CARGAR EL ARCHIVO. PAK
1. Cannot bulk load. The file "J:\TEMP\NS……...XML" does not exist. 2.
Quiere decir que no estan utilizando correctamente la malla validadora, ni el archive txt. Recuerde que la malla debe estar instalada en C: sin extensiones, carpetas o rutas adicionales El archivo txt desde que nace o empieza a armarlo debe tener el nombre correcto NSCODDEPTOCODMPIODDMMAAAA.txt y debe estar ubicado en la misma ruta de la malla validadora es decir en C: Su archivo .PAK NO DEBE SER MODIFICADO es decir después de que pase su archivo txt por la malla de validación no lo debe modificar
3. La version de la malla no corresponde a la actual Esta mañana se envio un correo diciendo que debían descargar la última versión de la malla validadora que estaba en el FTP del Departamento en la carpeta de liquidaciones a la que todos los municipios tienen acceso, adicionalmente, se indico que quienes ya habían radicado el .PAK no debían volverlo a radicar, la malla era solo para los que tenían problemas de malla.
4. Cadena HASH del archivo no concuerda con dato XML
No se debe modificar el archivo .PAK después de creado, no lo puede corregir, agregar o incluir cualquier dato que haya hecho falta, esto causa que su archivo no pueda ser leído
Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia - Dirección de Atención a las Personas Calle 42 B 52 - 106 Piso 8, oficina 825 - Tels: (4) 3839821,383.98.23, 383.98.24 Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra) Medellín - Colombia - Suramérica Código Postal 050015
{PIE_CERTICAMARA}
Pantallazos tomados del instructivo del SAYP
Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia - Dirección de Atención a las Personas Calle 42 B 52 - 106 Piso 8, oficina 825 - Tels: (4) 3839821,383.98.23, 383.98.24 Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra) Medellín - Colombia - Suramérica Código Postal 050015
{PIE_CERTICAMARA}
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{PIE_CERTICAMARA}
Secretaría Seccional de Salud y Protección Social de Antioquia - Dirección de Atención a las Personas Calle 42 B 52 - 106 Piso 8, oficina 825 - Tels: (4) 3839821,383.98.23, 383.98.24 Centro Administrativo Dptal José María Córdova (La Alpujarra) Medellín - Colombia - Suramérica Código Postal 050015
{PIE_CERTICAMARA}
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