Post on 08-Jan-2016
description
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 2
L’IRTA avui
Institut de Recerca i Tecnologia Agroalimentària Empresa pública de la Generalitat Activitat basada en:
Projectes públics d’RDT Contractes sector privat RDT Serveis Tecnològics
Pressupost 2002: 22,5 Milions € Sistema cooperatiu IRTA
6 Centres de R+D 4 Estacions Experimentals 3 Unitats RDT
Personal: Propi. ………………………….: 390 Assignat ………………………: 45 Col.laboradors (becaris, etc): 90
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 3
CERTIFICACIÓ DE QUALITAT
R&D i prestació de
serveis tecnològics
en l’ambit
agroalimentari
12/06/2002
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 4
EL SIG I EL SISTEMA DE QUALITAT
NORMAISO 9000
SIG
SIG / QUALITAT
SIG NORMAISO 9000
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 5
QuadreComandament
Milloracontinua
GestióIntegrada
de Processos
GES
TIO
MISSIÓ
PlaActuació
PLAN
IFIC
ACIÓ
Objectius operatius
Objectius estratègics
El SIG (Sistema integrat de Gestió)
Definició estratègia
Definició objectiusConcreció línies d’actuacióEstabliment compromisos
Indicadors generalsBases per a incentius
Previsibilitat de recursosEn horitzó a llarg termini
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 6
SIG (Sistema Integrat de Gestio)
Informatització / automatització
Integració
Planificació i pressupostació
Comptabilitat de Gestió
Gestió per Processos
Gestió del Coneixement
Quadre de Comandament Integral
Incentius: Bonus Contracte Programa
Sistema de Qualitat
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 7
INTEGRACIO
CENTRES DE GESTIÓ IRTA AMB ELS SEUS SUPORTS INSTRUMENTALS(MODEL ANTERIOR NO INTEGRAT)
PLA D’ACTUACIÓ
CONTROL-Pressupost-Analítica-Facturació
CONTRACTES
ACTIUSFIXES
COMPRES
CENTRES: UNITATS/DEPARTAMENTS
COMPTABILITAT
- Comptabilitat gen.- Clients- Proveïdors- Tresoreria
ELABORACIONÒMINES
GESTIÓRRHH
AI “ad hoc”
A I “ad hoc”
Servei extern
CCS
Paper
Paper
ACCES ACCES
EXCEL
SIG: RESUM DELS PRINCIPALS PUNTS D’INTEGRACIÓ I DE MILLORA
PL A D’ACT UACIÓ
CONTROL-Pre ssupost
-Anal íti ca-Facturació
CONTRACT ES
ACTIUSFIXE S
COMPRE S
CENT RES: UNIT ATS/DE PART AME NTS
CONTAB IL ITAT
- Contabi li tat gen.
- Cli ents- Pr oveïdors
- T resore ria
E LAB ORACIO
NÒMINE S
GE STIÓ
RRHH
• SUPRESIÓ DOBLES INTRODUCCIONS DE DADES• DISTINCIÓ ENTRE PRESSUPOST I COMPROMIS EF
• PRESSUPOST GL OBA L I ÚNIC• CONTR OL PRESSUPOSTARI (DES DE PRECOMPROMES)
• DEF INCIÓ C OMPTAB IL ITAT ANAL ÍTICA• PRESSUPOST TRESORERIA INTEGRAT• FACTUR ACIÓ A UTOMÀTIC A• M IL LORA EN IMPUTACIÓ PROR RATA IVA• NOUS INFORMES AUTOMÀTICS (>500.000)
• INTEGRACIÓ GENER AL SIG• M IL LORA QUA LITA T D’INFORMAC IÓ• M IL LORA QUA NTITA T D’INFORMAC IÓ• M IL LORA AC TUAL ITAT D’INFOR MACIÓ
• PROGR AMA D’”INTERFAC E” NOMINA-ROSS• INC ORPORACIÓ DE “TIME SHEET”
• CONTR OL FAC TURAC IÓ INTEGR AT• PERIODIFICAC IÓ INTEGR ADA
• AMOR TITZACIÓ A UTOMÀTIC A• INTRODUCCIÓ SEMIAUTOMÀTICA D’ACTIUS
• GESTIÓ ECONÒMIC A DE COMPRES (COOR DINADA AMB CENTRES)• INTEGRACIÓ PL A D’INV ER SIONS
• DESCENTRALITZACIÓ COMPTABILITAT• INFOR MACIÓ “ON L INE”• GESTIÓ ECONÒMIC A DE COMPRES DE CENTRE• INTEGRACIÓ DELS SERVEIS ADMINISTRATIUS• REDUCCIÓ GESTIÓ ECONÒMICA PERSONA L R+D+T
DETECCIO DE NUSOS D’IMPLEMENTAC IÓ DEL SIG AMB L’APLICACIÓ ROSS
PLA D’ACTUACIÓ
CONTROL-Pressupost-Analítica-Facturació
CONTRACTES
ACTIUSFIXES
COMPRES
CENTRES: UNITATS/DEPARTAMENTS
CONTABILITAT
- Contabilitat gen.- Clients- Proveïdors- Tresoreria
ELABORACIONÒMINES
GESTIÓRRHH
1
2
3
10
9
6
7
8
4
511
IRTANETWEB + CARPETES PÚBLIQUES
GESTIÓTÈCNICA
ACTIVITAT
GESTIÓINVERSIONS
GESPI
GESTIO PRESSUPOST
RRHHPRESRH
GESTAC
• PROPIS ERP
• ODBC ACCES
• BUSINESS OBJECTS
Comptabilitat• General• Analítica• Clients• Proveïdors• Tresoreria
Gestió RRHH• Plantilla• Contractació• Nòmina• Formació
Pressupostos
Actius Fixes
Gestió Econòmica ProjectesContractes
GESTIÓCONTRACTES
ADMINISTRATIUSGESCA
APLICACIONSCOMPLEMENTÀRIES ERP GENERADORS
D’INFORMES
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 8
LES EINES INFORMÀTIQUES DEL SIG
IRTANETWEB + CARPETES PÚBLIQUES
GESTIÓTÈCNICA
ACTIVITAT
GESTIÓINVERSIONS
GESPI
GESTIO PRESSUPOST
RRHHPRESRH
GESTAC
• PROPIS ERP
• ODBC ACCES
• BUSINESS OBJECTS
Comptabilitat• General• Analítica• Clients• Proveïdors• Tresoreria
Gestió RRHH• Plantilla• Contractació• Nòmina• Formació
Pressupostos
Gestió Comandes
Actius Fixes
Gestió Econòmica de Projectesi contractes
GESTIÓCONTRACTES
ADMINISTRATIUSGESCA
APLICACIONSCOMPLEMENTÀRIES ERP GENERADORS
D’INFORMES
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 9
Clau 1COMPTABILITAT DE GESTIÓ
DOBLE PERSPECTIVA: ORGANICA -FUNCIONAL
CENTRES
DEPARTAMENTS
AREA
PROGRAMA
ESTRUCTURA ORGÀNICA ESTRUCTURA FUNCIONAL
ACTIVITATS
Àrea Programa
Activitat
FUNCIONAL Centre
Departament
ORGÀNIC
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 10
Clau 2COMPTABILITAT DE GESTIÓ
CLASSIFICACIÓ EN DIRECTES I INDIRECTES
Activitat
DIRECTES
SSCC Centres Departament
INDIRECTES
Nivells d’apropament (semidirecte) a l’Activitat (directe)
Codi funcional = 00000 Codi funcional <> 00000
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 11
L’ACTIVITAT COM A BASE DE LA INFORMACIÓ ANALITICA
A l’activitat s’imputen totes les despeses directes
A l’activitat només s’imputen despeses directes
Té un únic codi independent (d’ús tant per a gestió d’activitat com per a comptabilitat)
Relació unívoca Area Programa Activitat
Clau 3COMPTABILITAT DE GESTIÓ
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 12
Clau 4COMPTABILITAT DE GESTIÓ
UNITATS ORGÀNIQUES COM A
CENTRES DE BENEFICIS
• Unitats Orgàniques com a Unitats de Negoci
• Unitats Orgàniques com a Centres de Beneficis
• Traspassos Interns (compres i vendes internes)
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 13
T ítu lo d e l d ia gra m a
DEPARTAM ENT 11 DEPARTAM ENT 12 DEPARTAM ENT 13
CENTRE 1 CENTRE 2 ...
DEPARTAM ENT i1 ... DEPARTAM ENT ij
CENTRE i
GLOBAL IRTA
GRAELLA % D’OVERHEADS
Clau 5COMPTABILITAT DE GESTIÓ
GESTIÓ % D’OVERHEADS
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 14
Clau 6COMPTABILITAT DE GESTIÓ
DES
VIA
CIÓ
OB
JETIU
IN
ICIA
L
1 EXERCICI
EVOLUCIÓ PRESSUPOSTDE GESTIÓ
REVISIÓ D’OBJETIUS
PR
ES
SU
PO
ST
OB
JETIU
IN
ICIA
L
PR
ES
SU
PO
ST
OJE
TIU
FIN
AL
PR
ES
SU
PO
ST
DE G
ES
TIÓ
FIN
AL
PR
ES
SU
PO
ST
DE G
ES
TIÓ
IN
ICIA
L
PRESSUPOST INTEGRAL I PRESSUPOST FLEXIBLE
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 15
BPM: PROCÉS
PROCES
GUIES
RECURSOS
ENTRADASORTIDA
(amb Valor Afegit)
Controls / IndicadorsProcedimentsRequeriments Client
PROVEÏDORCLIENT
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 16
PROCESSOS
MAPA DE MACROPROCESSOS IRTA
ESTRATEGICS
CLAUS
SUPORT
PLANIFICACIÓGESTIÓ
CONTROLESTRATÈGIC
C
L
I
E
N
T
S
RELACIONS ICOMUNICACIÓ ENTORN
ACTIVITAT
SUPORT
C
L
I
E
N
T
SPLANIFICACIO
OPERATIVA
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 17
PROCESSOS
MAPA DE P ROCESSOS IRTA
CLIENTS
ESTRATEGICS
CLAUS
SUPORT
PLANIFICACIO,GESTIÓ
ES TRATE GICA I POLÍTICA QUA LITAT
RELACIONSINSTITUCIONA LS
ACCIÓ COMERCIAL
SE GUIME NTI
CONTROL DE L’ACTIVITAT
VE U DEL
CLIENT
VE U DEL
EMP LE ATFORM ACIÓ
RELACIONSCIENTÍFIQUESCOM UNICACIÓ
GESTIORRHH
ORGA NITZA CIÓI MANTENIMENTSIG/QUALITAT
COM PRE SGESTIÓ
FINANCE RACOM PTABLE
DOCUMENTACIÓBIBLIOTECA
GESTIÓ AJUTS
GESTIÓVIATGES
SUPORTINFORMÀ TIC
GESTIÓ D’ ACTIUSFIX OS
PLANIFICACIÓOPERATIVA
GESTIÓPROJECTES
GESTIÓCONTRACTE S
GESTIÓ ALTRE S A CTIVITATS
FACTURACIÓCONTROL CLIENTS
JUSTIFICACIÓSUBVE NCIONS
TRANS FERÈNCIATECNOLOGIA
AV ALUACIÓSA TISFACCIÓ
CLIENTSGESTIÓSE RVE IS
CLIENTS
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 18
QUADRE DE COMANDAMENT INTEGRAL
Grau de satisfacció dels clients Percentatge de línies de treball amb grau de concertació significatiuNombre de reunions amb representants dels sectors
Grau d’èxit en convocatòries públiques competitives Nombre de contractes vigents Nombre de publicacions anyals en revistes científiques
Nombre de treballadors que han gaudit d’una formació específica Relació de doctors en nòmina versus el total d’investigadors i especialistes Ratio personal fix / temporal
Cobertura d’Explotació Recuperació de Despesa Fixa Ingressos procedents de contractes i serveis (vendes)
RECURSOSHUMANS
ACTIVITAT
CLIENTS
ECONÓMICFINANCERS
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 19
ESTRUCTURA DEL QCI
INDICADORS
QCI
PERSPECTIVA // ENFOCAMENT
OB
JEC
TIU
S
PROCESSOS
TIPOLOGIESD’INDICADORS
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 20
GESTIÓ DEL QCI
INDICADORS
QCI
PERSPECTIVA // ENFOCAMENT
OB
JEC
TIU
S
PROCESSOSGESQ
+IRTANET
Fitxa SIG /Qualitat
Fitxa SIG /Qualitat
Responsable d’indicador
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 21
• Distinció Personal de suport
Personal RDT
• Index de Contribució:
ICi = 0,65 0,15 0,2+ + CEi R2i PIi
CEi R2i PIi
Publicacions per InvestigadorIngressos per Investigador
Cobertura de Explotació
CONDICIÓ PRÈVIA: OBTENCIÓ DE REMANENTS
INCENTIUS (BONUS CONTRACTE PROGRAMA)
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 22
Nova cultura: organització transparent
Documentació organitzada com a mercat de coneixents (know how):
Documentació SIG
Instruccions Técniques amb accés restringit
Index amb accés universal
Intranet: IRTANET
Gestió de publicacions propies
Pla de Formació: recursos, incentius, GESFORM.
Eines de col.laboració: Carpetes Públiques Microssoft Exchange
Dinàmiques formalitzades de colaboració i posta en comú
Grups de Treball
Club d’Usuaris
Suggeriments
...
LA GESTIÓ DEL CONEIXEMENT A L’IRTA
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 23
ELS GRUPS DE TREBALL
REQUEREIX• Coordinació
• Tasca ben definida• Temporalitat limitada
EINA• Per a l’acció
• De col.laboració
CARACTERÍSTIQUES• Hortizontal
• Interdepartamental• Interdisciplinar• Interjeràquica
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 24
IRTANET, LA INTRANET DE L’IRTA
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 25
Cultura de millora
Objectius de millora
Control de l’activitat i dels objectius de l’empresa (QCI, ...)
Reunions d’Autoevaluació (Nivell orgànic)
Grups de Treball (Nivell no estructurat)
Suggeriments incentivats
MILLORA CONTINUA
Cal anar més enllà de les propostes formals dels Sistemes de Qualitat: No conformitats, Accions correctives, Accions Preventives...
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 26
ELEMENTS CLAUS D’EXIT
Compromís de la Direcció General
Reorganització i Direcció des de l’àmbit de l’usuari DASI; Servei d’Informàtica; Manteniment del SIG; Usuaris qualificats
Participació / implicació Pioners; Grups de Treball; Responsables; Divulgació àmplia
Atenció als impactes de l’implementació del SIG Gestió caos inicial; Anàlisi càrrega de treball; Anàlisi cost-guany de les iniciatives
Assolir èxits inicials Reducció tasques administratives del personal RDT
Documentació del sistema i dels procediments Notes de Treball; Manual del SIG; Eina de Desenvolupament, Integració, Formació i Divulgació
Formació continuada i foment eines de col.laboració Pla de Formació; Club d’Usuaris; IRTANET
Transparència i horitzontalitat Nova cultura; teràpia contra la resistència al canvi; Comunicació directa: IRTANET, IRTA-Q...
Millora continuada Control i seguiment d’indicadors; Plans de Millora; Grups de Treball; Auditoria interna; Accions correctores i preventives
Flexibilitat Revisió dell sistema
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 27
ASSOLIMENTS
Efecte Contracte Programa
Efecte ordre i eficiència
Efecte qualitat
No increment d’administració
malgrat el canvi, l’increment d’activitat
i d’informacióSí
reorganització recursos
Qualitat: catalitzador per a la divulgació i acceptació
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2000
92 93 94 95 96 97 98 99 2000 2001 2002
Mp
ts
Subvencions estructurals
Ingressos propis
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 28
IMPACTE EN CÀRREGA GLOBAL DE TREBALL
• EFECTE ORDRE• NO DUPLICACIONS• SIMPLICACIÓ CIRCUITS
• PREVISIBILITAT (GESTIÓ OVERHEADS)• INFORMACIÓ “ON LINE”• REDUCCIÓ DADES RENDIMENT DE COMPTES (Les dades ja les té el sistema)• CONCENTRACIÓ DE COMPRES
• EXIGÈNCIA DE PROTOCOL
• GESTIÓ MÉS RIGOROSA D’ACTIUS• CALIBRATGE I CONTROL D’EQUIPS D’INSPECCIÓ, MESURA I ASSAIG• AUDITORIES INTERNES
MENYS FEINA MES FEINAEFICIÈNCIA
QUALITAT
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 29
AFRONTANT LES DIFICULTATS
Dificultats tècniques
Defectes ERP
Rigidesa recursos humans
Desqualificació dels quadres
intermitjos
Resistència al canvi
Bloqueig d’informació
Demandes exagerades
Diàleg i Equip Participació / Implicació Horitzontalitat Usuaris qualificats Convicció tècnica Informació i formació Priorització i control calendari No forçar terminis / flexibilitat Defensa constant del sistema Atenció al nivell d’entrada de dades Vigilància càrrega de treball Aprofitar estat de gràcia inicial Assolir èxits (d’eficiència, d’ordre, de qualitat)
- +
IRTA: Sistema Integrat i Gestió de la Qualitat - Francesc Reguant - Tarragona, novembre 2003 30
97 98 99 00 01 02 03ESTRUCT. INFORMATIVES BÀSIQUES
COMPTABILITAT FINANCERA
COMPTABILITAT ANALÍTICA
PRESSUPOSTACIÓ
GESTIÓ D’ACTIVITAT
GESTIÓ PREACTIVITAT
RECURSOS HUMANS
DISSENY PROCESSOS
QUADRE COMANDAMENT
IRTANET
SATISFACCIÓ CLIENTS
PLA DE FORMACIÓ
DISSENY EINES MILLORA CONTINUA
CONTROL D’EQUIPS TÈCNICS
DIVULGACIÓ QUALITAT
AUDITORIA INTERNA QUALITAT
AUDITORIA CERTIFICACIÓ
GESTIÓ COMANDES
WORKFLOW
CALENDARI SIG / QUALITAT