Post on 14-Jun-2015
La experiencia de certificación según
ISO 30301
Junio 2013
Normas de sistemas de gestiónpara documentos
Marco de gobernabilidad para los documentos
Fundamentosy terminología
Requisitos
DirectricesApoyo a los
elementos de laestructura de alto nivel
ISO 30300Sistemas de gestión para
documentos. Fundamentos yvocabulario
ISO 30301Sistemas de gestión paradocumentos. Requisitos
ISO 30303Sistemas de gestión para
documentos. requisitos paralos organismos que rechazanla auditoría y la certificación
ISO 30302Sistemas de gestión paradocumentos. Guía para
la implementación
ISO 30304Sistemas de gestión para
documentos. Guíade evaluación
Normas e informes técnicosrelacionados
Implementación de procesos de gestión documental
Directrices - 2Directrices - 2
ISO 15489Gestión de
documentos.Generalidaess - 1
ISO 15489Gestión de
documentos.Generalidaess - 1
Métodosdeautoavaluación - 3
Métodosdeautoavaluación - 3
Elementosde implementacióny conceptuales - 2
Elementosde implementacióny conceptuales - 2
ISO 23081Metadatos para
la gestió dedocumentos.Principios - 1
ISO 23081Metadatos para
la gestió dedocumentos.Principios - 1
ISO TR 26122Análisis de losprocesos detrabajo paraala gestión dedocumentos
ISO TR 26122Análisis de losprocesos detrabajo paraala gestión dedocumentos
ISO TR 13028Directrices para
la implementaciónde la
digitalitzaciónde documentos
ISO TR 13028Directrices para
la implementaciónde la
digitalitzaciónde documentos
ISO 13008Proceso demigración y
conversión dedocumentos
ISO 13008Proceso demigración y
conversión dedocumentos
33
22
ISO 16175Principios yrequisitos
funcionales para documentos en
entornoselectrónicos
de oficinas - 1
ISO 16175Principios yrequisitos
funcionales para documentos en
entornoselectrónicos
de oficinas - 1
Normas elaboradas por ISO / TC 46/SC 11 sobre SGD y normas internacionales e informes técnicos relacionados
Contexto de la organizaciónEntrada
Liderazgo
Planificación
Soporte
Operación
Mejora
Evaluación
Documentosde calidad
Salida
Requisitos yexpectativasde la gestión dedocumentos
Clientes y partesinteresadas
Clientes y partesinteresadas
Decisiones degestión correctaspara alcanzar lapolítica ylos objetivos
Estructura del SGD
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Planificación Implementacióny control
Análisis del contexto
Definición del alcancedel Sistema
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Planificación Implementacióny control
Análisis del contexto
Definición del alcancedel Sistema
Definición del alcance del SGD
Fundación UAB
Dirección de Patrimonioy de Servicios al Campus
Dirección General
Dirección Econòmica yFinancera
Dirección Jurídica y deRecursos Humanos
Servicios Vila Universitària Hotel Campus Casa Convalescència Agència de Promoció d'Activitats i de Congressos Centre de Serveis Plaça Cívica Escola Bressol Gespa Fundació Autònoma Solidària
Investigación Fundació Josep Laporte Institut de l'Envelliment Fundación Wassu
Docencia Study Abroad-Afers Internacionals Escola de Prevenció i Seguretat Integral Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents Escola Universitària de Turisme i Direcció Hotelera UAB Idiomes Barcelona Fundació Doctor Robert Fundació Hospital Clínic Veterinari
Definició de l'abast del SGD
Escola Superior d'Arxivística i Gestió de Documents
Área de Consultoria yCertificación
Dirección
Área de Estudis yFormación
Secretaria Académica
Área de investigación
Administración yServicios. Calidad
Consejo Asesor Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya Escola d’Administració Pública de Catalunya El Periódico Baratz Artyplan Document Dinser, servicios informáticos S.L. AGTIC, S.L
Consejo Académico
Empleados: 40 (incluido profesorado)Titulados 2002-2012: 800
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Planificación
Análisis del context
Definición de losObjetivos estratégicos
Identificación de losbeneficios
Complicidades ycompromisos
Desarrollo dela política de GD
Comunicación
Política de GDPolítica de GD
Implementacióny control
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Soporte
Implementacióny control Manual del
Sistema de Gestión para Documentos
Manual delSistema de Gestión para Documentos
proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Soporte
Implementación y control
Roles:DirecciónResponsable de GD y ArchivosAdministrador del Sistema informàticoJefes de DepartamentoEmpleados
Roles:DirecciónResponsable de GD y ArchivosAdministrador del Sistema informàticoJefes de DepartamentoEmpleados
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Soporte
Implementación y control
Cuadro de mando
Cuadro de mando
- Objetivo- Acción a realizar- Responsable- Recursos necesarios- Prioridades- Requisitos aplicables- Plazos- Evaluación de resultados- Riesgos y efectos no deseados- Oportunidades de mejora- Frecuencia de control- Fecha de cumplimiento
- Objetivo- Acción a realizar- Responsable- Recursos necesarios- Prioridades- Requisitos aplicables- Plazos- Evaluación de resultados- Riesgos y efectos no deseados- Oportunidades de mejora- Frecuencia de control- Fecha de cumplimiento
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Cuadro de mando - Objectivos
- Objetivo- Acción a realizar- Responsable- Recursos necesarios- Prioridades- Requisitos aplicables- Plazos- Evaluación de resultados- Riesgos y efectos no deseados- Oportunidades de mejora- Frecuencia de control- Fecha de cumplimiento
- Objetivo- Acción a realizar- Responsable- Recursos necesarios- Prioridades- Requisitos aplicables- Plazos- Evaluación de resultados- Riesgos y efectos no deseados- Oportunidades de mejora- Frecuencia de control- Fecha de cumplimiento
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Soporte
Implementación y control
Categoritzaciónde riesgos
Categoritzaciónde riesgos
- Riesgo- Nivel de riesgo- Tratamiento y control- Oportunidades de mejora- Prioridad
- Riesgo- Nivel de riesgo- Tratamiento y control- Oportunidades de mejora- Prioridad
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Categoritzación de riesgos
Categoritzación de riesgos
Proceso
Planificació
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Soporte
Implementació icontrol
Recursos humanosy materialss
Formación
Control de la Documentacióndel SG para D
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Anàlisis
Compromisosi responsabilitats
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Soporte
Implementación y control
Recursos humanosy materiales
Formación
Control de la Documentacióndel SD para D
Control yplanificación
accionesformativas
Control yplanificación
accionesformativas
Verificación del momento de la formación y contenidospor empleado:- Requisitos legales- Política gestión documental- Manual de gestión documental- Reglamento de archivos- Procedimientos- Fichas de procesos- Plantillas de documentos- Compromisos voluntarios- Procedimiento de control de no conformidades- Procedimiento de acciones correctivas y preventivas- Procedimiento de control de documentación
Verificación del momento de la formación y contenidospor empleado:- Requisitos legales- Política gestión documental- Manual de gestión documental- Reglamento de archivos- Procedimientos- Fichas de procesos- Plantillas de documentos- Compromisos voluntarios- Procedimiento de control de no conformidades- Procedimiento de acciones correctivas y preventivas- Procedimiento de control de documentación
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Tabla de necesidades de formación
Proceso
Planificación
Anàlisis
Compromisosi responsabilitats
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Recursos humanosy materiales
Formación
Control de la Documentacióndel SD para D
Procedimiento decontrol de la
documentacióndel Sistema
Procedimiento decontrol de la
documentacióndel Sistema
CUADRO DE CONTROL
- Documento- Fecha de creación- Responsable de la creación- Fecha de aprobación- Responsable de la aprobación- Fecha de modificación- Responsable de la modificación- Fecha de aprobación de la modificación- Modificaciones realizadas- Versión vigente- Observaciones
CUADRO DE CONTROL
- Documento- Fecha de creación- Responsable de la creación- Fecha de aprobación- Responsable de la aprobación- Fecha de modificación- Responsable de la modificación- Fecha de aprobación de la modificación- Modificaciones realizadas- Versión vigente- Observaciones
Soporte
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Implantació Auditoria interna
Auditoria de certificació
Certificació
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Soporte
Desarrollo de acuerdo con laISO 15489:2001 y el código deontológico
de la AAC
Desarrollo de acuerdo con laISO 15489:2001 y el código deontológico
de la AAC
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Reglamento de GD
Reglamento de GD
Soporte
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementació icontrol
Cuadro de clasificación
Cuadro de clasificación
Suport
- Procesos- Código- Nombre- Nivel- Heredabilidad- Función (breve descripción)- Cronología- Apoyo- TAD- Disposición- Observaciones- Plazo- Acceso- Fecha alta- Persona alta- Fecha baja- Persona baja- Fecha modificación- Persona modificación
- Procesos- Código- Nombre- Nivel- Heredabilidad- Función (breve descripción)- Cronología- Apoyo- TAD- Disposición- Observaciones- Plazo- Acceso- Fecha alta- Persona alta- Fecha baja- Persona baja- Fecha modificación- Persona modificación
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Cuadro de creación y control
de documentosdel SGD
Cuadro de creación y control
de documentosdel SGD
Soporte
- Núm.- Proceso- Controles
- Núm.- Proceso- Controles
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Ciuadro de Creación y Control
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificació
Análisis
Compromisosi responsabilitats
Objectius i identificacióde riscos
Processos degestió documental
Evaluación ymejora
Implementació icontrol
Mapa deprocesos
Mapa deprocesos
Suport
Mapa de procesos
Mapa de procesos
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementació icontrol
Ficha de procesoFicha de proceso
Suport
- Código- Versión- Página- Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor)- Nombre del proceso- Definición- Responsable / propietario- Destinatario- Inició / final- Entradas- Salidas- Indicadores- Variables de control- Riesgos- Tratamiento de riesgos- Registros- Procedimientos / documentos
- Código- Versión- Página- Fechas (Elaboración | Aprobación | Entrada en vigor)- Nombre del proceso- Definición- Responsable / propietario- Destinatario- Inició / final- Entradas- Salidas- Indicadores- Variables de control- Riesgos- Tratamiento de riesgos- Registros- Procedimientos / documentos
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Ficah de Proceso
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Manual deusuario
Manual deusuario
Soporte
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosi responsabilitats
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Programa anualde seguimiento
de cumplimiento
Programa anualde seguimiento
de cumplimiento
Suport
- Seguimiento y auditorías- Cláusulas de las normas- Procesos a auditar- Criterios de auditoría- Equipo auditor- Periodización mensual- Método de auditoría- Observaciones
- Seguimiento y auditorías- Cláusulas de las normas- Procesos a auditar- Criterios de auditoría- Equipo auditor- Periodización mensual- Método de auditoría- Observaciones
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Programa anual de evaluacion del cumplimiento
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Procedimiento decontrol de acciones
correctivas ypreventivas
Procedimiento decontrol de acciones
correctivas ypreventivas
Soporte
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Procedimiento decontrol de
No Conformidades
Procedimiento decontrol de
No Conformidades
Soporte
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosi responsabilitats
Objetivos eidentificación de riesgos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Fichas deseguimiento
Fichas deseguimiento
Soporte
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Ficha de seguimiento de No Conformidades
Ficha de seguimiento de No Conformidades
Ficha de seguimiento de No Conformidades
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Registro deNo Conformidades
y AccionesCorrectivas
Registro deNo Conformidades
y AccionesCorrectivas
Soporte
- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva)- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Tipo (Acción Correctiva / Acción Preventiva)- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Registred'Accions de
Millora
Registred'Accions de
Millora
Soporte
- Núm- Any- Descripció- Referència normativa- Origen- Situació (En curs / Reoberta / Tancada)- Responsable- Observacions
- Núm- Any- Descripció- Referència normativa- Origen- Situació (En curs / Reoberta / Tancada)- Responsable- Observacions
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Registrode Acciones de
Mejora
Registrode Acciones de
Mejora
Soporte
- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Procesos degestión documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Registrode AccionesPreventivas
Registrode AccionesPreventivas
Suport
- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Relación AC- Relación AP- Relación AM- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
- Núm.- Año- Descripción- Referencia normativa- Relación AC- Relación AP- Relación AM- Origen- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
Planificación
Análisis
Compromisosy responsabilidades
Objectius i identificacióde riscos
Processos degestió documental
Evaluación ymejora
Implementación y control
Registrode incidencias
Registrode incidencias
Soporte
- N- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- AC- AP- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
- N- Año- Descripción- Referencia normativa- Origen- AC- AP- Situación (En curso / Reabierta / Cerrada)- Responsable- Observaciones
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Registro de NC, AC, AP, AM
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
AuditoríaSeleccióndel auditor
Proceso
AuditoriaSeleccióndel auditor
Procedimientode auditorias
internas
Procedimientode auditorias
internasAptitudes y competenciassegún ISO 19011:2011
Aptitudes y competenciassegún ISO 19011:2011
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
AuditoríaSeleccióndel auditor
Plande auditoría
Plande auditoría
Informesde auditoría
Informesde auditoría
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Au
dit
or
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
AuditoríaSelección entidad certificadora
Proceso
AuditoríaSelección entidad certificadora
Según requisitos ISO/IEC 17021:2011
Según requisitos ISO/IEC 17021:2011
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Proceso
AuditoríaSelección entidad certificadora
Plande auditoría
Fase 1
Plande auditoría
Fase 1
Informede auditoría
Fase 1
Informede auditoría
Fase 1
Plande auditoría
Fase 2
Plande auditoría
Fase 2
Informede auditoría
Fase 2
Informede auditoría
Fase 2
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación
Au
dit
or
Proceso
Implantación Auditoria interna
Auditoria de certificación
Certificación