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Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
Libro Final Del Trabajo de Grado
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS
Universidad El Bosque
PROYECTO Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de
Securitas.
AUTORES Luis Eduardo Ramírez Guerrero
Fabián Penagos Delgadillo Cristian Rene Camargo Baldeón
Efrén Ramírez Ramos
Bogotá, Julio 2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
2
Contenido Dedicatoria ................................................................................................................................................................. 11
Agradecimientos ..................................................................................................................................................... 11
Resumen ejecutivo ................................................................................................................................................. 12
Executive summary ............................................................................................................................................... 12
CAPITULO 1. DESCRIPCION DEL PROYECTO ............................................................................................ 13
Descripción del proyecto ............................................................................................................................... 13
Objetivos del proyecto .................................................................................................................................... 13
Objetivos del negocio ....................................................................................................................................... 13
CAPITULO 2: PROCESOS DE INICIACION ..................................................................................................... 14
Acta de constitución del proyecto............................................................................................................. 14
Lista de Interesados (stakeholders) ............................................................................................................. 19
CAPÍTULO 3: PROCESOS DE PLANEACIÓN ................................................................................................. 20
Plan de Gestión de la Configuración ............................................................................................................. 20
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 20
PLAN DE CONFIGURACIÓN ............................................................................................................................ 20
Ciclo de vida del proyecto ............................................................................................................................. 20
Roles y responsabilidades ............................................................................................................................ 21
Planes del proyecto ........................................................................................................................................... 22
Proceso de control de cambios ................................................................................................................... 22
Informes de estados ......................................................................................................................................... 23
Planeación de la Gestión del Alcance ........................................................................................................... 23
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 23
METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 23
PROCESOS DE PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE: ............................................................... 23
PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS: ........................................................................................... 24
PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE:................................................................................................... 25
PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS): ................................... 26
PROCESO PARA CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS: ...................................................... 27
PROCESO PARA VERIFICAR EL ALCANCE: ............................................................................................. 28
PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE: ......................................................................................... 28
ANEXOS .................................................................................................................................................................... 30
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Enunciado del Alcance .................................................................................................................................... 31
Work Breakdown Structure (WBS/EDT) .............................................................................................. 32
Diccionario de la WBS / EDT ........................................................................................................................... 33
Planeación de la Gestión de Cronograma ........................................................................................................ 34
Objetivo. .................................................................................................................................................................... 34
Plan para la gestión del cronograma. ..................................................................................................... 34
METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 34
DEFINIR LAS ACTIVIDADES .......................................................................................................................... 34
PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 35
SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES ................................................................................................................. 35
PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 35
DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA ................................................................................................. 36
DESARROLLO DEL CRONOGRAMA ............................................................................................................ 36
REGLAS DE DEFINICIÓN DE PORCENTAJE DE AVANCE .................................................................. 36
PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 36
RESERVA DE CONTINGENCIA ....................................................................................................................... 36
CONTROLAR EL CRONOGRAMA .................................................................................................................. 37
PERSONAL A CARGO ..................................................................................................................................... 37
INFORME DE AVANCE ....................................................................................................................................... 37
Planeación de la Gestión de costos ............................................................................................................... 38
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 38
METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 38
GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO ..................................................................................................... 38
Proceso para planificar los costos ............................................................................................................ 38
Niveles de precisión o exactitud de los costos ..................................................................................... 38
Lista de recursos y tarifas ......................................................................................................................... 39
Unidad monetaria y conversiones ....................................................................................................... 40
Políticas de pago ............................................................................................................................................ 40
Reserva de gestión ........................................................................................................................................ 40
Reserva de contingencia ............................................................................................................................ 40
Estructura del presupuesto ..................................................................................................................... 40
Curva S...................................................................................................................................................................... 41
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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GRAFICA 3. CURVA S ..................................................................................................................................... 41
Indicadores de gestión ............................................................................................................................... 41
Tablero de control ........................................................................................................................................ 41
Formatos de costos ........................................................................................................................................... 42
Proceso de estimación de costos. ......................................................................................................... 42
Proceso de determinar el presupuesto ............................................................................................. 43
Proceso de controlar los costos ............................................................................................................. 43
Periodicidad de control del costo ............................................................................................................. 44
ANEXOS .................................................................................................................................................................... 44
Planeación de la Gestión de la calidad del proyecto ........................................................................... 45
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 45
METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 45
GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO ............................................................................................ 45
Planeación de la Calidad ............................................................................................................................ 45
Definir la calidad del proyecto ............................................................................................................... 46
Organización, responsabilidades e interfaces. ............................................................................. 47
Herramientas, entorno e interfaces. ................................................................................................... 47
Medición de la calidad del proyecto ........................................................................................................ 48
Aseguramiento de Calidad ............................................................................................................................ 49
Control de calidad ......................................................................................................................................... 50
ANEXOS .................................................................................................................................................................... 51
Hojas de verificación o de chequeo. .................................................................................................... 51
Hoja de verificación de formatos .......................................................................................................... 51
Hoja de verificación de manuales ........................................................................................................ 52
Hoja de verificación de mapas de procesos .................................................................................... 52
Hoja de verificación de prueba piloto ................................................................................................ 53
Matriz de indicadores de calidad .............................................................................................................. 53
Aprobación del plan de gestión de calidad del proyecto ................................................................. 54
Planeación de la Gestión de recursos humanos .................................................................................... 55
OBJETIVO ................................................................................................................................................................ 55
ORGANIGRAMA .................................................................................................................................................... 55
Definición del organigrama ..................................................................................................................... 55
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5
Organigrama del proyecto ....................................................................................................................... 55
Estructura de desglose de recursos ......................................................................................................... 56
Definición ........................................................................................................................................................... 56
Estructura de desglose de recursos del proyecto........................................................................ 56
Roles y Responsabilidades ........................................................................................................................... 57
Definición ........................................................................................................................................................... 57
Roles y Responsabilidades del proyecto ............................................................................................... 58
Sponsor ............................................................................................................................................................... 58
Gerente de Proyecto .................................................................................................................................... 58
Analista Técnico. ............................................................................................................................................ 59
Analista de calidad ........................................................................................................................................ 60
Analista de control ........................................................................................................................................ 60
Auxiliar técnico............................................................................................................................................... 61
Auxiliar de calidad ........................................................................................................................................ 61
Auxiliar de control ........................................................................................................................................ 62
Proceso Incorporación Personal ............................................................................................................... 63
Matriz de asignación de Responsabilidades RACI ........................................................................... 63
Definición ........................................................................................................................................................... 63
Programas de Reconocimiento .................................................................................................................. 64
Estrategias Resolución de conflictos ....................................................................................................... 64
Evaluación Desempeño Laboral ................................................................................................................ 64
Gestión de cambios del proyecto .............................................................................................................. 64
Planeación de la Gestión de las comunicaciones .................................................................................. 65
Propósito del plan de comunicaciones: ................................................................................................. 65
En el plan de comunicaciones se define: ............................................................................................... 65
Qué información se va a distribuir ........................................................................................................... 65
Cómo se va a distribuir: .................................................................................................................................. 66
Restricciones y Premisas ............................................................................................................................... 66
Medios de comunicación ................................................................................................................................ 66
Premisas y restricciones ................................................................................................................................ 67
Matriz de comunicaciones ............................................................................................................................ 67
Directrices sobre las reuniones ................................................................................................................. 69
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Actas de reuniones ............................................................................................................................................ 69
Tipos de comunicación ................................................................................................................................... 70
Recursos asignados a actividades de comunicaciones ................................................................. 70
Planeación de la Gestión de riesgos ............................................................................................................. 71
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 71
PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO .................................................................................................................. 71
METODOLOGÍA .................................................................................................................................................... 71
PROCESOS PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO .................................................. 71
CATEGORÍAS DE RIESGOS .............................................................................................................................. 72
IMPACTO ................................................................................................................................................................. 73
IMPACTO EN COSTOS ....................................................................................................................................... 73
IMPACTO EN TIEMPO ....................................................................................................................................... 74
IMPACTO EN ALCANCE .................................................................................................................................... 74
IMPACTO EN CALIDAD ..................................................................................................................................... 75
Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en la calidad del proyecto, de la siguiente manera: ................................................................................................................................................. 75
ANÁLISIS CUANTITATIVO .............................................................................................................................. 75
PRIORIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO ............................................................................................ 75
Gestión de Riesgos ........................................................................................................................................... 76
PLAN DE RESPUESTA ........................................................................................................................................ 77
RESERVA DE CONTINGENCIA ....................................................................................................................... 77
MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS .................................................................................................... 77
Gestión de cambios ........................................................................................................................................... 77
Planeación de la Gestión de interesados ................................................................................................... 79
INTRODUCCION ................................................................................................................................................... 79
METODOLOGIA .................................................................................................................................................... 79
Clasificación modelo de prominencia: ......................................................................................................... 80
CAPÍTULO 4: PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE ....................... 86
Informes de gestión del proyecto y avances ....................................................................................... 86
INFORME DE CIERRE DE PLANIFICACION ........................................................................................ 86
INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO............................................................................................... 89
INFORME 2 DE ESTADO DEL PROYECTO .............................................................................................. 92
INFORME 3 DE ESTADO DEL PROYECTO ........................................................................................... 95
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Dashboard, o tablero final de indicadores del proyecto. ................................................................. 97
INFORME FINAL DE ESTADO DEL PROYECTO .............................................................................. 101
Acta de cierre del proyecto ........................................................................................................................ 103
• EVIDENCIAS DEL PRODUCTO.................................................................................................................. 105
Estructura organizacional ...................................................................................................................... 105
Mapas de procesos .......................................................................................................................................... 106
Mapa de procesos del área de instalaciones ................................................................................ 106
Mapas de procesos del área de mantenimiento ......................................................................... 107
107
Mapa de procesos del área de diseño ............................................................................................... 108
Mapa de proceso general SES .............................................................................................................. 109
Manuales de funciones ............................................................................................................................. 110
......................................................................................................................................................................................... 111
Formatos de trabajo del área SES de Securitas ...................................................................................... 122
Formato de acta de entrega ....................................................................................................................... 122
Formato de protocolo de mantenimiento ............................................................................................ 123
Formato de reunión ...................................................................................................................................... 123
Formato de acta de comité de obra ........................................................................................................ 124
Formato de control de cambios................................................................................................................ 124
Formatos de corte de obra ......................................................................................................................... 125
Formato de cronograma .............................................................................................................................. 126
Formato de garantías de proyectos ........................................................................................................ 126
Formato de monitoreo y control.............................................................................................................. 127
Formato de hojas de vida de equipos sistemas de intrusión ....................................................... 127
Formato de hoja de vida de equipos de CCTV .................................................................................... 128
Formato de hoja de vida sistema de control de acceso .................................................................. 128
Formato de hoja de vida del sistema de detección de incendio .................................................. 129
Formato de informe general de proyectos .......................................................................................... 130
Formato de inventario de equipos .......................................................................................................... 130
Formato de protocolo de pruebas ........................................................................................................... 131
Formato de Project chárter ........................................................................................................................ 131
Prueba piloto .................................................................................................................................................... 133
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INFORME DE PRUEBA PILOTO ................................................................................................................ 133
Anexos .......................................................................................................................................................................... 138
Acatas de reuniones con el Sponsor ........................................................................................................... 138
Actas de reuniones del equipo de trabajo ................................................................................................ 153
Actas de aceptación de productos ............................................................................................................... 193
Actas de reunión con el director del proyecto ........................................................................................ 205
Matriz de trazabilidad de requisitos ........................................................................................................... 215
Cronograma del proyecto MS Project ........................................................................................................ 215
Tabla de indicadores ......................................................................................................................................... 216
Curva “S” ................................................................................................................................................................. 216
Matriz de indicadores de calidad ................................................................................................................. 217
Matriz de responsabilidades .......................................................................................................................... 219
Matriz de riesgos ................................................................................................................................................. 221
Matriz de interesados ....................................................................................................................................... 222
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Índice de tablas TABLA 1. HITOS DEL PROYECTO .............................................................................................. 18
TABLA 2. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS) .................................................................. 20
TABLA 3. ROLES DE PLAN DE CONFIGURACIÓN ........................................................................ 21
TABLA 4. TDG-2019-2-009 DOCUMENTO DE REQUISITOS DEL PROYECTO ................................. 30
TABLA 5. TDG-2019-2-009 ENUNCIADO DEL ALCANCE ............................................................. 31
TABLA 6. ESQUEMA DE CONTENIDO EN FORMATO DE TDG-2019-2-009 DICCIONARIO DE WBS/ EDT
............................................................................................................................................... 33
TABLA 7. LISTA DE RECURSOS Y TARIFAS ................................................................................. 39
TABLA 8. PERSONAL ENCARGADO DE LA CALIDAD ................................................................... 47
TABLA 9. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD ............................................................................ 49
TABLA 10. CONTROL DE LA CALIDAD ....................................................................................... 50
TABLA 11. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE PROBABILIDAD ...................................................... 73
TABLA 12. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN COSTOS ................................................. 73
TABLA 13. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN TIEMPO ................................................. 74
TABLA 14. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN ALCANCE .......................................... 74
TABLA 15. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN CALIDAD ........................................... 75
TABLA 16. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 ............................................................ 83
TABLA 17. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 APLICANDO MODELO DE PROMINENCIA.
............................................................................................................................................... 84
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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ÍNDICE DE GRAFICAS E ILUSTRACIONES GRAFICA 1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO .............................................................................. 17
GRAFICA 2. TDG-2019-2-009 ESQUEMA DE NIVELES DE DESCOMPOSICIÓN PARA UNA WBS. ..... 32
GRAFICA 3. CURVA S .............................................................................................................. 41
GRAFICA 4. TABLERO DE CONTROL ......................................................................................... 42
GRAFICA 5. MATRIZ DE INDICADORES DE CALIDAD ................................................................. 53
GRAFICA 6. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO ........................................................................... 56
GRAFICA 7. ESTRUCTURA DE DESGLOSE .................................................................................. 57
GRAFICA 8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES .......................................................................... 63
GRAFICA 9. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE RIESGOS .............................................................. 72
GRAFICA 10. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO ................................ 76
GRAFICA 11. INFLUENCIA DE INTERESADOS ............................................................................ 81
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Dedicatoria
Este proyecto va dedicando primeramente a Dios por permitirnos llegar a este momento tan
especial e importante en nuestra vida y carrera profesional. Por los triunfos y los momentos difíciles
que nos han enseñado a valorarlo cada día más, a nuestros padres que nos han acompañado
durante todo nuestro camino de formación y en cada instante de nuestra vida, para guiarnos y
aconsejarnos con su sabiduría para poder culminar esta etapa. A nuestro equipo de trabajo que
hemos formado, superando cada obstáculo para tener este resultado final y aun seguir siendo
amigos. A la universidad y a cada uno de sus docentes que hicieron parte de esta etapa y nos
ayudaron con su experiencia y sabiduría para lograr el resultado final.
Agradecimientos
En primer lugar, queremos dar gracias infinitas a Dios por habernos dado la fuerza, valor y sabiduría
para poder culminar esta etapa de nuestra vida
Agracemos también la ayuda de nuestros familiares que nos brindaron apoyo y estuvieron
acompañándonos en este proceso en el cual muchas veces dejamos de compartir con ellos y ahora
celebran el triunfo con nosotros.
Agradecimiento especial a cada una de las personas de la empresa Securitas Colombia y a la misma
por disponer el espacio y las personas para el desarrollo del proyecto, es especial a nuestro
compañero Frank Rodríguez que nos brindó su apoyo en varias ocasiones para culminar el trabajo.
A nuestra compañera Dayanis Suarez quien nos dio muchas tutorías, consejos y estuvo siempre
disponible para colaborarnos con todas las inquietudes.
Finalmente, a cada uno de los docentes que nos apoyaron con el proyecto, a nuestros jurados y
director de proyecto por cada uno de los consejos que nos ayudaron a mejorar cada día más.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Resumen ejecutivo
En el siguiente trabajo se encontrará toda la información referente al trabajo de grado de la
especialización en gerencia de proyectos, el cual trato del diseño de una metodología en gerencia
de proyectos para el área SES de Securitas.
El proyecto tuvo origen debido a la falta de estandarización de la empresa para la ejecución de
proyectos, por tanto, se planteó realizar una metodología que permitiría poder planear, ejecutar,
controla y cerrar los proyectos con mejores índices, de igual manera tener mejorar las ventas, la
cantidad de ofertas y el servicio posventa del área.
En este documento se encuentran alojados cada uno de los planes del proyecto de acuerdo con
todas las áreas del conocimiento que aplicaban en este proyecto, las actas de reunión, control y
cierre, los informes de seguimiento de proyecto y por último todos los entregables que hacían parte
del proyecto.
Executive summary
In the following work, you will find all the information regarding the degree work of the project
management specialization, which deals with the design of a project management methodology for
the SES area of Securitas.
The project had its origin due to the lack of standardization of the company for the execution of
projects, therefore, it was proposed to carry out a methodology that would allow to plan, execute,
control and close the projects with better indexes, in the same way to have improve sales, the
number of commercial offers and the after-sales service in the area.
In this document are housed each of the project plans in accordance with all the areas of knowledge
that applied in this project, the minutes of meeting, control and closure, the project monitoring
reports and finally all the deliverables that were made part of the project.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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CAPITULO 1. DESCRIPCION DEL PROYECTO
Descripción del proyecto
El proyecto busca implementar una metodología de gerencia de proyectos tomando como base el PMI (Project Management Institute) en el área SES de Securitas, con el objetivo de lograr una mejor planificación, control y cierre de los proyectos en términos de tiempo, alcance y costo.
Objetivos del proyecto ● Entregar a la empresa los manuales de funciones, estructura organizacional, formatos de procesos, herramientas de proyectos y mapa de procesos a un 100% para el final del primer semestre del año 2020. ● Realizar una prueba piloto en junio de 2020 con la implementación de la metodología diseñada en un proyecto real de la empresa de escala pequeña, para de esta manera poder medir la efectividad de la metodología.
Objetivos del negocio
● Lograr que del total de venta de la empresa un 30% sea de seguridad electrónica, para lo cual se crecerá un 6% para finales del 2020 y un 8% adicional al final del 2021. ● Generar un 10% más de ofertas comerciales en soluciones de seguridad y de esa manera crear más ventas en las mismas, la cual integra solución de vigilancia humana y tecnología, logrando tener un aumento en la utilidad de los clientes actuales de vigilancia en un 3% a 5% adicional. ● Optimizar la ejecución de proyectos alcanzando a tener un cumplimiento como mínimo del 90% del área de instalaciones para diciembre del 2020
Justificación del proyecto La empresa actualmente cuenta con un área pequeña de seguridad electrónica, la cual ha ido aumentado su personal en el último año en un 220%, pasando de tener 10 personas a 32 para el desarrollo, administración y ejecución de nuevos proyectos que contemplan tecnología para protección de sus clientes a nivel país. Este crecimiento ha ayudado con la inclusión de nuevo clientes aumentando en un 58% las ventas en el área, pero solo alcanzando un 12% del total de ventas de la compañía. El crecimiento de ventas ha llevado a que se presenten problemas en más del doble del tiempo que se planificó en el cronograma, por tanto, generando sobrecostos de un 15% en la mano de obra.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Lo anterior se debe a la falta procedimientos, oficialización de formatos y organización general en el área SES. También se suman las inconformidades con nuestros clientes, ya que se tienen unos acuerdos dentro de los contratos que muchas veces no se cumplen y por ende agregan más pérdidas de capital. A todo lo anterior le podemos sumar la carga laboral pesada de cada uno de los colaboradores debido a que las funciones no son claras y el orden en el seguimiento de los procesos no es el adecuado.
CAPITULO 2: PROCESOS DE INICIACION
Acta de constitución del proyecto
Información del Proyecto
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre Cargo Departamento / División
Edgar Hernando Guerrero Gerente de Seguridad SES
Carlos Mario Restrepo Gerente Comercial Comercial
Justificación del proyecto La empresa actualmente cuenta con un área pequeña de seguridad electrónica, la cual ha ido aumentado su personal en el último año en un 220%, pasando de tener 10 personas a 32 para el desarrollo, administración y ejecución de nuevos proyectos que contemplan tecnología para protección de sus clientes a nivel país. Este crecimiento ha ayudado con la inclusión de nuevo clientes aumentando en un 58% las ventas en el área, pero solo alcanzando un 12% del total de ventas de la compañía. El crecimiento de ventas ha llevado a que se presenten problemas en más del doble del tiempo que se planificó en el cronograma, por tanto, generando sobrecostos de un 15% en la mano de obra.
Datos Empresa / Organización Securitas Colombia
Proyecto Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
Fecha de preparación 02/09/2019
Cliente Edgar Hernando Guerrero
Gerente de proyecto Luis Eduardo Ramírez
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Lo anterior se debe a la falta procedimientos, oficialización de formatos y organización general en el área SES. También se suman las inconformidades con nuestros clientes, ya que se tienen unos acuerdos dentro de los contratos que muchas veces no se cumplen y por ende agregan más pérdidas de capital. A todo lo anterior le podemos sumar la carga laboral pesada de cada uno de los colaboradores debido a que las funciones no son claras y el orden en el seguimiento de los procesos no es el adecuado.
Descripción del Proyecto y entregables El proyecto busca implementar una metodología de gerencia de proyectos tomando como base el PMI (Project Management Institute) en el área SES de Securitas, con el objetivo de lograr una mejor planificación, control y cierre de los proyectos en términos de tiempo, alcance y costo. En el diseño de la metodología se contemplan los siguientes entregables: 1. Estructura Organizacional SES. 2. Mapa de procesos
2.1. Área de Diseño. 2.2. Área de Instalaciones. 2.3. Área de mantenimiento. 2.4. Flujo grama de ejecución de proyectos.
3. Manual de funciones para cada cargo. 4. Formatos de trabajo interno
4.1. Área de Diseño 4.1.1. Acta de constitución del proyecto 4.2. Área de Instalaciones 4.2.1. Acta de Entrega 4.2.2. Acta de Reunión 4.2.3. Acta de Monitoreo y Control 4.2.4. Formato de corte de obra 4.2.5. Formato de protocolo de pruebas 4.2.6. Formato de garantía de Proyectos 4.2.7. Formato de Control de cambios 4.2.8. Formato de Cronograma. 4.3. Área de mantenimiento 4.3.1. Acta de Entrega de mantenimiento 4.3.2. Hoja de vida de Equipos 4.3.3. Inventario de Equipos 4.3.4. Informe General
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Requerimientos del cliente 1. Mapa de procesos para cada una de las subáreas: comercial, Instalación y mantenimiento. 2. Realizar el Manual de funciones de los nuevos cargos y complementar los manuales de funciones del personal existente. 3. Formatos necesarios para la oficialización de procedimientos para las tres subáreas. 4. Estructura Organizacional. 5. Los formatos entregados se realizarán de fácil diligenciamiento para la persona que los van a implementar en sus labores diarias. 6. En el momento de abordar un proyecto se debe de cumplir el paso a paso propuesto sin ninguna exclusión desde el momento de inicio hasta el final del proyecto. 7. Realizar un formato estándar de cronograma para los proyectos.
Requerimientos del producto 1. Los formatos diseñados para cada una de las sub-Áreas se realizarán de fácil diligenciamiento para cada uno de los perfiles involucrados en la ejecución de los proyectos. 2. Después de haber sido aprobado el mapa de procesos por el área de calidad, se deben cumplir sin ninguna excepción los perfiles y el alcance que pueda llegar a tener cada uno de los cargos definidos en la estructura organizacional SES. 3. El mapa de procesos deberá tener la información necesaria que describa el ciclo de vida de un proyecto. 4. La documentación debe ser presentada al área de calidad para su respectiva revisión y aprobación con su registro y caracterización para poder ser comunicado. 5. Estos documentos deben de estar estandarizados en las carpetas compartidas o en la nube Outlook de la compañía para así tener accesibilidad rápida por cualquier persona de la empresa. 6. El organigrama del área debe de ser de manera horizontal ya que por políticas de nuestra casa matriz lo exige. 7. El formato de cronograma debe desarrollarse en la herramienta Project.
Objetivos del negocio ● Lograr que del total de venta de la empresa un 30% sea de seguridad electrónica, para lo cual se crecerá un 6% para finales del 2020 y un 8% adicional al final del 2021. ● Generar un 10% más de ofertas comerciales en soluciones de seguridad y de esa manera crear más ventas en las mismas, la cual integra solución de vigilancia humana y tecnología, logrando tener un aumento en la utilidad de los clientes actuales de vigilancia en un 3% a 5% adicional. ● Optimizar la ejecución de proyectos alcanzando a tener un cumplimiento como mínimo del 90% del área de instalaciones para diciembre del 2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Objetivos del proyecto ● Entregar a la empresa los manuales de funciones, estructura organizacional, formatos de procesos, herramientas de proyectos y mapa de procesos a un 100% para el final del primer semestre del año 2020. ● Realizar una prueba piloto en junio de 2020 con la implementación de la metodología diseñada en un proyecto real de la empresa de escala pequeña, para de esta manera poder medir la efectividad de la metodología.
Restricciones ● El proyecto no contempla ningún tipo de herramienta informática paga. ● No se realizará la implementación de la metodología, solo se llevará a una prueba piloto. ● No se realizará ningún pago a alguna persona del área ni consultor externo por algún tipo de aporte al proyecto. ● Los entregables no pueden ser publicados sin antes ser aprobados por el área de calidad. ● No se entregarán documentos en físico, la entrega será digital. ● Se firmará un acuerdo de confidencialidad de con la compañía para el manejo de la información del proyecto.
Ciclo de vida del proyecto El proyecto contempla cuatro fases que irán en forma consecutiva, las cuales son las siguientes
GRAFICA 1. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Fase 1 Identificación: En esta fase se realizarán las entrevistas a los colaboradores y se hará un análisis extensivo de los procesos en el diseño, ejecución, control y cierre de los proyectos del área. De esta fase saldrá como resultado una serie de informes con la identificación de problemas lo cual permitirá tener las herramientas para la siguiente fase. Esta fase debe terminar el 18/11/2019. Fase 2 Planificación: Fase en la cual se identificarán los principales problemas del área y de esta manera especificar las características que deben llevar los formatos. Fase 3 Diseño e Implementación: Fase en donde se realizarán cada uno de los formatos de acuerdo a las características identificadas en la fase de planificación y la metodología PMI, además se debe realizar la aprobación por parte del sponsor y área de calidad de los formatos. Fase 4 Prueba piloto: Fase en donde se llevará a cabo el cierre del proyecto a través la implementación de los resultados de la fase de anterior con todos los entregables, aplicado a un proyecto que se esté desarrollando en el momento. Fase 5 Gerencia del proyecto: Fase en donde se realiza la gerencia del proyecto que corresponde a los procesos de inicio, planeación, monitoreo, control y cierre.
Hitos principales TABLA 1. HITOS DEL PROYECTO
Hito Fecha tope
Aprobación del proyecto por parte del sponsor 13/09/2019
Identificación del área y sus funciones 18/11/2019
Planificación de una metodología de gerencia de proyectos 20/02/2020
Creación de formatos entregables 20/04/2020
Aprobación por parte del cliente y área de calidad 20/05/2020
Implementación en una prueba piloto 15/06/2020
Presupuesto inicial asignado Los recursos para este proyecto contemplan la mano de obra de los gerentes de proyecto que no debe sobrepasar a un 6% de su tiempo laboral semanal, el cual será patrocinado por ellos mismo y por la empresa. De igual forma, se contará con un apoyo en recurso humano que no debe sobrepasar un 2% de la jornada laboral semanal de cada una de las personas del área involucradas en el proyecto y por último los recursos de la compañía como lo son oficinas, uso de equipos de cómputos y herramientas informáticas que aportará la empresa y deben ser usados de manera correcta sin generar un costo adicional hasta finalizar las actividades del proyecto. El presupuesto inicial contempla la mano de obra mencionada anteriormente en los costos, estimando 36 semanas desde el inicio del proyecto y hasta el fin de este con imprevistos, materiales y cada una de la mano de obra de las personas involucradas según el tiempo y dedicación de cada uno de ellos para un total de $10.210.790
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Criterios de cierre o cancelación
Divulgar información no autorizada de la compañía (como base de datos de los clientes)
Incumplir con horarios no autorizados para elaboración del proyecto.
No cumplir con las políticas de la compañía en cuanto a la presentación de documentos.
Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad
Nombre Cargo Rol
Luis Eduardo Ramírez Gerente de proyecto Gerente de proyecto
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyecto Analista técnico
Cristian Rene Camargo Ingeniero de proyecto Analista de calidad
Fabián Penagos Delgadillo Ingeniero de proyecto Analista de control
Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad
Decisiones de personal (Staffing) ALTO NIVEL DE AUTORIDAD
Gestión de presupuesto y de sus variaciones DEBE CONSULTAR CON EL SPONSOR
Decisiones técnicas ALTO NIVEL DE AUTORIDAD
Resolución de conflictos ALTO NIVEL DE AUTORIDAD
Lista de Interesados (stakeholders)
TABLA 2. LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS) Nombre Cargo Departamento /
División stakeholders
Edgar Guerrero Gerente SES SES SI
Carlos Mario Restrepo Gerente Comercial Comercial SI
Laura Romero Jefe de instalaciones Técnica SI
Gustavo Blanco Jefe de mantenimiento Técnica SI
Alejandro Bermúdez Ingeniero de instalaciones Técnica SI
Kevin Delgadillo Interventor de proyectos Técnica SI
Frank Rodríguez Asistente de instalaciones Técnica SI
Adriana Daza Coordinadora de monitoreo Técnica SI
José Matallana Ingeniero comercial Comercial SI
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CAPÍTULO 3: PROCESOS DE PLANEACIÓN
Plan de Gestión de la Configuración
INTRODUCCIÓN
El objetivo del plan de configuración del es establecer y garantizar la integridad del proyecto durante el proceso de ejecución, monitoreo y control. METODOLOGÍA El plan de configuración del proyecto se basará en los registros del PMBOK, tomando como base los demás planes desarrollados La gestión de costos del proyecto se hará por medio de recurso humano y con la utilización de herramientas que ayudaran a planificar y controlar los costos.
PLAN DE CONFIGURACIÓN
El plan de configuración del proyecto es una guía para poder realizar el correcto desarrollo del proyecto, en este plan se mostrarán los siguientes aspectos referentes a todas las áreas de conocimiento del proyecto:
Ciclo de vida del proyecto
Roles y responsabilidades
Identificación de elementos de configuración
Planes del proyecto y anexos de estos.
Proceso de control de cambios
Informes de estados
Verificación y auditoría
Identificación de versiones
Ciclo de vida del proyecto
El proyecto contempla cuatro fases que irán en forma consecutiva, las cuales son las siguientes
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Fase 1 Identificación: En esta fase se realizarán las entrevistas a los colaboradores y se hará un análisis extensivo de los procesos en el diseño, ejecución, control y cierre de los proyectos del área. De esta fase saldrá como resultado una serie de informes con la identificación de problemas lo cual permitirá tener las herramientas para la siguiente fase. Esta fase debe terminar el 18/11/2019.
Fase 2 Planificación: Fase en la cual se identificarán los principales problemas del área y de esta manera especificar las características que deben llevar los formatos.
Fase 3 Diseño e Implementación: Fase en donde se realizarán cada uno de los formatos de acuerdo con las características identificadas en la fase de planificación y la metodología PMI, además se debe realizar la aprobación por parte del sponsor y área de calidad de los formatos.
Fase 4 Prueba piloto: Fase en donde se llevará a cabo el cierre del proyecto a través la implementación de los resultados de la fase de anterior con todos los entregables, aplicado a un proyecto que se esté desarrollando en el momento.
Fase 5 Gerencia del proyecto: Fase en donde se realiza la gerencia del proyecto que corresponde a los procesos de inicio, planeación, monitoreo, control y cierre.
Roles y responsabilidades
En la tabla 3 se observan los diferentes roles y los recursos encargados en este plan.
TABLA 3. ROLES DE PLAN DE CONFIGURACIÓN
Roles Responsabilidades
Gestor de configuración Luis Eduardo Ramírez
Coordinador de configuración Cristian Camargo
Responsable de elementos de configuración Fabian Penagos
Gestor de cambio Efrén Ramírez
Identificación de elementos de configuración En los siguientes ítems podremos dar un indicio a que elementos debemos tener en cuenta a la hora de ejecutar el proyecto, dando así al lector una herramienta de consulta de los elementos de la configuración
Productos que se van a mantener bajo gestión de configuración: Se mantendrá cada uno de los entregables de la WBS bajo gestión, los cuales son: organigrama, mapas de procesos, manuales y formatos de cada área.
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Definir estructura de almacenamiento: Todos los entregables estarán en digital y el responsable del almacenamiento será el coordinador de la configuración.
Seleccionar herramientas específicas para la gestión de configuración: Las herramientas que se utilizarán serán cada uno de los planes del proyecto junto con sus anexos, además de formatos para el seguimiento del proyecto.
Desarrollar procedimientos para solicitar e implantar los cambios donde se especifique: Se anexa el formato de control de cambios, el cual siempre se debe diligenciar en caso de solicitar un cambio.
Planes del proyecto
Para el proyecto se tienen los siguientes planes de proyecto y sus anexos para el desarrollo de este, estos planes y anexos se pueden encontrar en TDG-2019-2-009:
Plan de configuración: o Formato de control de cambios.
Plan de alcance o Enunciado del alcance o WBS o Diccionario de la WBS o Matriz de trazabilidad de requisitos. o Documento de requisitos
Plan de costos o Curva S
Plan de recursos
o Matriz RACI
Plan de cronograma o Cronograma del proyecto
Plan de comunicaciones o Matriz de comunicaciones
Plan de calidad o Métricas de calidad.
Plan de interesados o Matriz de gestión de interesados
Plan de riesgos o Matriz de riesgos
Proceso de control de cambios
El proceso de control de cambios se realizará a través de un correo electrónico con el formato de control de cambios encontrado en los anexos de este plan, solo el sponsor y el DP pueden realizar una solicitud de control de cambios, la parte afectada tiene un plazo de 5 días hábiles para responder al proceso a través de una reunión de control de cambios en donde el DP, Sponsor y coordinador aprobarán o rechazarán el cambio.
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Informes de estados
Se realizarán informes mensuales de estados para dar información a los interesados en relación con el proyecto. Verificación y auditoría La verificación y auditoria se realizará por parte del área de calidad de la compañía junto con el sponsor y el gerente comercial. Identificación de versiones Las versiones preliminares de los entregables terminarán versionadas inicialmente con letras y las versiones finales con números. Referencias Gestión de la configuración, 2016, Ingeniería de Software 3t., recuperado el 3 de febrero de 2020 de: https://unpsjb.github.io/ids3t/configuracion.html#proceso-de-control-de-cambios
Planeación de la Gestión del Alcance
INTRODUCCIÓN
Con la realización del plan de gestión de alcance se busca tener una definición más clara del objetivo del proyecto, los entregables, documentación y cada uno de los interesados en el mismo. También se busca dar claridad al verdadero alcance del proyecto para saber que se va a hacer y que no se va a hacer durante el proyecto, dando las pautas de cómo va a ser desarrollado, monitoreado y controlado el alcance de este.
METODOLOGÍA
El proyecto se basará en la metodología de gerencia de proyectos, siguiendo como guía el PMBOK en su versión 6.
PROCESOS DE PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE:
El proceso de planificar el alcance tiene como objetivo dar a conocer cada uno de los requisitos y requerimientos necesarios para poder realizar el alcance del proyecto, logrando tener los siguientes documentos para conocer y controlar el alcance:
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Declaración del alcance
Documentación de los requisitos
EDT y diccionario de la EDT
Matriz de trazabilidad de requisitos
Directrices para validar y controlar el alcance
PROCESO PARA RECOPILAR REQUISITOS:
A continuación, se muestran las actividades, herramientas y salidas del proceso de Recopilar Requisitos para el proyecto en mención, el principal objetivo de este proceso es tener una idea clara de lo que el cliente necesita y de esta manera tener herramientas que nos ayuden al desarrollo de las demás actividades de este plan. Actividades a desarrolla para la recolección de requisitos:
Realizar entrevistas a sponsor, interesados y personal de apoyo de la compañía con el propósito de conocer las necesidades de cada una de las áreas.
A partir de las entrevistas se debe hacer una identificación de procesos y análisis detallado de la estructura del área que ayude a determinar los principales problemas.
Recolección de formatos actuales de la compañía para identificación de falencias y apoyo a creación de nuevos formatos.
Recolección de información de la compañía como visión, misión, normas internas y certificaciones para poder alinear la metodología hacia los objetivos y directrices de la empresa.
Definición de requisitos y requerimientos de acuerdo con el resultado de las entrevistas y el análisis del área.
Las herramientas que se utilizarán para la recopilar requisitos son las siguientes:
Herramientas informáticas para el desarrollo de los formatos de entrevista y recolección de información.
Entrevistas con los interesados del proyecto.
Reuniones con sponsor y grupo de trabajo del área para identificación de requisitos.
Los interesados involucrados en este proceso serán:
Luis Ramírez
Fabian Penagos
Cristian Camargo
Efrén Ramírez
Laura Romero
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Gustavo Blanco
Frank Rodríguez
Edgar Guerrero
Carlos Restrepo
Jackeline Martínez
Adriana Daza
Las salidas de este proceso son:
Recopilación de entrevistas con información detallada de que esperan los interesados y como está funcionando el área actualmente.
Informe con análisis detallado del área.
Documento de requisitos inicial.
Matriz de trazabilidad inicial.
Información para enunciado del alcance y apoyo para la elaboración de la EDT
PROCESO PARA DEFINIR EL ALCANCE:
La definición del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación: Actividades a desarrollar para definir el alcance:
Identificar cada uno de los requisitos y requerimientos del proceso anterior.
Definir cuales entregables son logrables por parte de los gerentes y sponsor.
Conciliar cada uno de los requisitos y requerimientos entre ambas partes.
Herramientas para le definición del alcance:
Documento de requisitos y matriz de trazabilidad inicial.
Entrevistas con el sponsor para llegar a un acuerdo del alcance del proyecto.
Los interesados involucrados en este proceso serán:
Luis Ramírez
Fabián Penagos
Cristian Camargo
Efrén Ramírez
Edgar Guerrero
Carlos Restrepo
Laura Romero
Las salidas de este proceso son:
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Enunciado del alcance.
Documento de requisitos final.
Matriz de trazabilidad final.
Nota: Dentro de las salidas de este proceso tenemos las siguientes:
TDG-2019-2-009 Documento de Requisitos – Tabla 1 en el capítulo de anexos
TDG-2019-2-009 Matriz de Trazabilidad - Tabla 2 en el capítulo de anexos
TDG-2019-2-009 Enunciado del alcance - Tabla 3 en el capítulo de anexos.
PROCESO PARA CREAR LA ESTRUCTURA DE TRABAJO (EDT/ WBS):
La EDT/WBS (Work Breakdown Structure / Estructura de Rompimiento de Trabajo) ayudará a tener cada uno en los entregables del proyecto y los paquetes de trabajo de cada uno de los entregables, logrando tener la minucia de cada paquete. La creación de la EDT/WBS para este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas, interesados y salidas que se describen a continuación: Pasos a seguir para la gestión del proceso:
Identificar cada uno de los requisitos y requerimientos.
Descomposición de cada uno los entregables.
Descomposición de bajo nivel de cada uno de los entregables convirtiéndolos en WP (Work package)
Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:
Software.
Documento de requisitos.
Los interesados involucrados en este proceso serán:
Luis Ramírez
Fabián Penagos
Cristian Camargo
Efrén Ramírez
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Las salidas de este proceso son:
WBS/EDT
Nota: Dentro de las salidas de este proceso tenemos la TDG-2019-2-009 WBS / EDT (Work break Down Structure) Imagen 1 en el capítulo de anexos
PROCESO PARA CREAR EL DICCIONARIO DE LA EDT/ WBS:
La elaboración del diccionario de la EDT/WBS servirá para definir cada uno de los entregables al detalle en términos de alcance, tiempo y costo. Para este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación: Pasos que seguir para la gestión del proceso:
Identificar cada uno de los requisitos y requerimientos.
Realizar el formato de diccionario de WBS
Realizar la descripción detallada de cada uno de los requisitos.
Describir actividades y costos para la realización de las tareas a llevar a cabo.
Realizar el documento del diccionario de la EDT/WBS
Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:
Herramientas informáticas (Excel).
EDT/WBS del proyecto
Documento de requisitos
Los interesados involucrados en este proceso serán:
Fabian Penagos
Luis Ramírez
Cristian Camargo
Efrén Ramírez
Las salidas de este proceso son:
Diccionario de la EDT/ WBS
Nota: Dentro de las salidas de estos procesos tenemos TDG-2019-2-009 Diccionario de la WBS / EDT. Ver Tabla 5 en el capítulo de anexos.
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PROCESO PARA VERIFICAR EL ALCANCE:
La validación del alcance de este proyecto es importante para poder se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas, interesados y salidas que se describen a continuación: Pasos que seguir para la gestión del proceso:
Definir cuentas de control para la WBS en términos de tiempo, costo y alcance.
Crear formatos de validación y formatos para cuentas de control.
Identificar las cuentas de control.
Identificar los hitos del proyecto
Identificar los requisitos y puntos críticos
Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:
Herramientas informáticas
Matriz de trazabilidad
Los interesados involucrados en este proceso serán:
Luis Ramírez – Responsable de riesgos.
Fabian Penagos – Responsable de tiempos.
Cristian Camargo – Responsable de costos.
Efren Ramírez – Responsable de alcance.
Edgar Guerrero - Validación del proceso.
Carlos Restrepo – Aprobación del alcance.
Las salidas de este proceso son:
Informes y formatos de validación.
Matriz de trazabilidad.
PROCESO PARA CONTROLAR EL ALCANCE:
En el proceso de control periódico que haga el GP, va a tener que rendir cuentas por el desempeño de ese WP, incluso puede reportar indicadores de Gestión o KPIs (CPI, SPI) por Cuenta de Control. El control del alcance de este proyecto se llevará a cabo a través de los siguientes pasos, herramientas y salidas que se describen a continuación: Pasos que seguir para la gestión del proceso:
Controlar periódicamente cada uno de los WP de manera mensual a través de la matriz de trazabilidad.
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Realizar informe con estado actual del proyecto.
Tomar medidas necesarias para lograr el alcance solicitado.
Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:
Formatos de control e informes.
Cronograma
Documento de requisitos y enunciado del alcance.
EDT / WBS
Los interesados involucrados en este proceso serán:
Luis Ramírez
Fabian Penagos
Cristian Camargo
Efrén Ramírez
Edgar Guerrero
Carlos Restrepo
Las salidas de este proceso son:
Formatos de seguimiento.
Indicadores de gestión
Informes mensuales.
Producto final
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ANEXOS
Documento de Requisitos
TABLA 4. TDG-2019-2-009 DOCUMENTO DE REQUISITOS DEL PROYECTO
Id. Requisitos Solicitado por
Justificación / Objetivo Prioridad Fecha Recopilado por
1 Mapa de procesos
Edgar Guerrero
Conocer cada uno de los procesos necesarios para la planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre de los procesos del área SES.
Alta 20/06/2019 Gerentes de proyecto
2 Manual de funciones
Laura Romero
Conocer las funciones dentro del mapa de proceso de cada uno de los interesados.
Alta 20/06/2019 Gerentes de proyecto
3 Estructura organizacional
Luis Ramírez
Identificar cada uno de los roles dentro del área.
Media 20/06/2019 Gerentes de proyecto
4 Formatos de trabajo interno
Edgar Guerrero
Formatos que permiten tener trazabilidad y oficializar la entrega de productos y proyectos en el área
Media 20/06/2019 Gerentes de proyecto
Matriz de Trazabilidad Nota: Revisar archivo TDG-2019-2-009 Matriz de trazabilidad de requisitos.
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Enunciado del Alcance
TABLA 5. TDG-2019-2-009 ENUNCIADO DEL ALCANCE
Id. Entregables Criterios de Aceptación por entregable
Quién acepta de parte del cliente
Límites o exclusiones por entregable
Supuestos del proyecto
Restricciones del proyecto
Responsable
1
El proyecto busca implementar una metodología de gerencia de proyectos tomando como base el PMI (Project Management Institute) en el área SES de Securitas, con el objetivo de lograr una mejor planificación, control y cierre de los proyectos en términos de tiempo alcance y costo. En el diseño de la metodología se contemplan los siguientes entregables:
1. Estructura Organizacional SES.
2. Mapa de procesos 3. Manual de
funciones. 4. Formatos de
trabajo para cada área
Se debe cumplir con las políticas de la compañía y no se debe incluir más personal del actualmente contratado
Edgar Guerrero
Los documentos actualizados se deben entregar de forma digital para su aprobación y control de calidad
El sponsor patrocinará recursos de personal, herramientas de cómputo y zonas de reunión para la ejecución del proyecto.
No se cuenta con ningún tipo de recurso monetario para algún participante del proyecto, los gerentes de proyecto patrocinaron su tiempo para el desarrollo de lo mismo
Gerentes de proyectos
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Work Breakdown Structure (WBS/EDT)
GRAFICA 2. TDG-2019-2-009 ESQUEMA DE NIVELES DE DESCOMPOSICIÓN PARA UNA WBS Nota: Revisar archivo adjunto TDG-2019-2-009 WBS Unificada
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Diccionario de la WBS / EDT
Tabla 6. Esquema de contenido en formato de TDG-2019-2-009 Diccionario de WBS/ EDT
Nota: Revisar archivo TDG-2019-2-009 Diccionario de la WBS
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Planeación de la Gestión de Cronograma
Objetivo.
El plan de gestión del cronograma tiene como objetivo establecer las actividades para Desarrollar, monitorear y controlar el cronograma de la siguiente forma:
1. Definir la metodología para programar el desarrollo del proyecto. 2. Definir actividades del proyecto 3. Secuenciar actividades del proyecto 4. Definir las unidades de medida. 5. Definir el nivel de exactitud del cronograma. 6. Enlaces con los procedimientos de la organización. 7. Registro del avance del proyecto en la programación. 8. Umbrales de control. 9. Reglas para la medición del desempeño.
Plan para la gestión del cronograma. METODOLOGÍA
Para la elaboración del cronograma se utilizará el método de la Ruta Crítica junto con los interesados del proyecto, esta herramienta permite estimar el tiempo más corto en el que es posible completar el proyecto. El método consiste en:
Identificar todas las actividades que involucra el proyecto
Construir el diagrama de red conectando las diferentes actividades a sus relaciones de precedencia.
Definir el tiempo estimado para cada actividad.
Identificar la ruta crítica y las holguras de las actividades que componen el proyecto.
Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.
DEFINIR LAS ACTIVIDADES
El listado de actividades se realizará a partir de la identificación de los paquetes de trabajo de la TDG-2019-2-009 WBS, y se definirán junto con los interesados de cada paquete de trabajo quienes describirán cada actividad para la correcta formalización, allí se describirán cada una de las tareas necesarias para cumplir con la entrega de estos a satisfacción.
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Para la definición de la lista de actividades se utilizará el cronograma y así identificar cada una de las actividades, TDG-2019-2-009 Cronograma
PERSONAL A CARGO
Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para definir las actividades del proyecto:
Director trabajo de grado.
Gerente del proyecto.
Analista Técnico.
Analista de calidad.
Analista de control.
SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES
El proceso de secuenciar las actividades del proyecto se realizará como se describe a continuación:
Para realizar la secuenciación de actividades es importante tener en cuenta que todas las actividades deben tener sucesoras y predecesoras, a excepción de la actividad de inicio y fin.
Esta secuenciación se llevará a cabo como lo definimos anteriormente en el MS Project, la secuenciación de actividades será representada por un diagrama de red.
La secuenciación pretende mostrar un orden lógico para ejecutar las actividades para lograr los entregables, teniendo en cuenta la cantidad de recursos esperados para desarrollar el proyecto.
PERSONAL A CARGO
Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para secuenciar las actividades del proyecto:
Director trabajo de grado.
Gerente del proyecto.
Analista Técnico.
Analista de calidad.
Analista de control.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA
Para el proyecto la unidad de medida se manejará en días hábiles cada uno con un tiempo de dedicación de cuatro (4) horas por día los cuales serán después de la jornada laboral de lunes a viernes; durante el tiempo destinado los interesados del proyecto según sus actividades asignadas estarán dedicadas al proyecto.
DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
A través del TDG-2019-2-009 Cronograma desarrollado en el programa MS Project se describirán las actividades ya definidas y se le asignará una duración a cada una de ellas, así mismo se realizará la asignación de recursos, las tareas sucesoras y predecesoras.
REGLAS DE DEFINICIÓN DE PORCENTAJE DE AVANCE
Se definió para la medición del porcentaje de avance del proyecto la siguiente regla:
30% al inicio de la actividad
50% entrega a revisión
70% cuando se requieren ajustes
100% cuando se tiene aceptación
PERSONAL A CARGO
Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para desarrollar el cronograma del proyecto:
Gerente del proyecto.
Analista Técnico.
Analista de calidad.
Analista de control.
RESERVA DE CONTINGENCIA
Para el desarrollo del cronograma de este proyecto se estimó una reserva de contingencia de 10 días de acuerdo con el análisis de la matriz de riesgos TDG-2019-2-009 Matriz de riesgos y la respuesta para cada uno de ellos.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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CONTROLAR EL CRONOGRAMA
Este control se realizará teniendo en cuenta los siguientes parámetros
Tomar el cronograma, identificar el porcentaje de avance planeado para la semana de trabajo como fue definido.
Indicar el porcentaje realmente ejecutado del proyecto a la fecha de corte.
Comparar las duraciones reales en relación con la línea base del cronograma a través del indicador SPI mayor o igual a 98% y menor al 1,05%.
PERSONAL A CARGO
Se listan los diferentes colaboradores que deben estar involucrados para controlar el cronograma del proyecto:
Sponsor.
Director trabajo de grado.
Gerente del proyecto.
Analista Técnico.
Analista de calidad.
Analista de control.
INFORME DE AVANCE
El seguimiento se realizará semanal y el informe de gestión del cronograma se realizará quincenalmente, y contará con la siguiente información:
Actualización del cronograma en donde se observa el avance en las actividades del proyecto, así se evidenciará el porcentaje de ejecución de acuerdo con las reglas anteriormente descritas.
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Planeación de la Gestión de costos
INTRODUCCIÓN
El plan de gestión de costos tiene como objetivo principal poder planificar, estimar, presupuestar, gestionar y controlar los costos del proyecto, de esta manera definir rubros directos e indirectos, teniendo en cuenta cada uno de los factores que puedan generar algún valor en el proyecto y poder evitar posibles pérdidas monetarias durante la planificación y ejecución del proyecto.
METODOLOGÍA
La planificación de los costos del proyecto del proyecto se basará en los registros del PMBOK, tomando como base el cronograma del proyecto. La gestión de costos del proyecto se hará por medio de recurso humano y con la utilización de herramientas que ayudaran a planificar y controlar los costos.
GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO Proceso para planificar los costos
El plan de gestión de costos como se mencionaba antes es una guía para poder estimar, presupuestar y controlar los costos, en este plan se mostrarán los siguientes aspectos referentes a los costos del proyecto:
Niveles de precisión o exactitud de los costos
Lista de recursos y tarifas
Tabla de divisas
Política de pago.
Reserva de gestión
Reserva de contingencia.
Estructura del presupuesto
Curva S del proyecto e indicadores de gestión
Tableros de control y formatos de costos
Niveles de precisión o exactitud de los costos
El proyecto nivel de precisión o exactitud de los estimados en costos para la etapa de este proyecto está dado por orden de magnitud, ya que este se encuentra en su etapa inicial y aún no se ha realzado el costo exacto del proyecto.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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a. Estimado Orden de Magnitud (- 20%, + 50%)
Lista de recursos y tarifas
Los tipos de recursos a utilizar en este proyecto y sus tarifas serán los siguientes, sus tarifas y tipo de recurso se pueden ver en tabla 7:
Recurso humano (Personal del área SES y algunas personas de áreas implicadas)
Equipos de cómputo prestados por la empresa
Software ofimático y otro tipo de software que se encuentran dentro de los equipos.
Materiales de papelería.
Lugares de trabajo.
TABLA 7. LISTA DE RECURSOS Y TARIFAS
Ítem Descripción Valor coste laboral diario
Tipo de recurso
Unidad Personas/ cantidad
1 Materiales Varios $ 100.000,00 Insumos Unidad 1
1 Ingeniero de proyectos $ 143.726,60 Recurso Humano
Persona 4
1 Jefes de instalaciones $ 140.361,69 Recurso Humano
Persona 3
1 Ingeniero de instalaciones $ 103.037,02 Recurso Humano
Persona 2
1 Préstamo de equipos de computo
$ 3.561,00 Equipo Unidad 9
1 Sistemas integrados $ 103.037,02 Recurso Humano
Persona 1
1 Gerente SES $ 301.656,02 Recurso Humano
Persona 1
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Unidad monetaria y conversiones
La unidad monetaria del proyecto será en pesos colombianos (COP)
Políticas de pago
Al tratarse de un proyecto patrocinado por la empresa y sus gerentes del proyecto, con el objetivo de obtener un logro académico, el pago del proyecto será generado dentro del salario mensual de cada persona que contribuirá dentro del proyecto y no se generará ningún tipo de pago adicional por parte del sponsor o cualquier miembro del grupo a los involucrados dentro del proyecto.
Reserva de gestión
El proyecto tendrá un 10% sobre el valor total de gestión, lo cual será implementado en caso de imprevistos, Inconvenientes e inconsistencias en planeación, que irá aplicado a los costos directos del proyecto.
Reserva de contingencia
A partir de la matriz de riesgos obtenemos la reserva de contingencia, la cual se muestra a continuación según el archivo TDG-2019-2-009 Matriz de riesgos columna reserva de contingencia.
Estructura del presupuesto
La estructura del presupuesto está compuesta en dos partes que es el costo de la línea base que es el costo del proyecto sumado del costo de reserva de gestión y el presupuesto del proyecto que son los costos reserva de contingencia y reserva de gestión como se muestra en el siguiente gráfico.
El costo del proyecto es de $20.547.638, el valor de la reserva de gestión es de $2.054.763 y el costo de reserva de contingencia es de $2.051.000, para un total de $24.653.104
Costo del proyecto
Costo de reserva de contigenci
a
Costo de reserva de
gestión
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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El componente 1: Se denomina Costo acumulado del Proyecto (Budget at complete), contiene los costos Directos, Costos de las respuestas al riesgo y costos indirectos requeridos para desarrollar el proyecto.
Curva S El grafico de la curva S se ve en la siguiente gráfica
GRAFICA 3. CURVA S
Indicadores de gestión
Los indicadores de gestión para el proyecto se realizarán a través de indicadores de tiempos y costos, los cuales son KPI y CPI.
Tablero de control
El proyecto definir el tablero de control que usará para medir los indicadores de costos del proyecto, por ejemplo, se muestra el siguiente tablero de control:
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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GRAFICA 4. TABLERO DE CONTROL
Formatos de costos
Se utilizará un formato en Excel el cual llevará el control de costos del proyecto comparando lo planeado con lo ejecutado, esto permitirá ver la desviación del proyecto en costos para poder realizar acciones correctivas a tiempo, este formato debe llenarse semanalmente. Se encuentra en los anexos del plan TDG-2019-2-009 Archivo de costos reales
Proceso de estimación de costos.
Pasos para seguir para la Gestión del proceso:
Paso 1: Plan de Recursos Humanos.
Paso 2: Línea base del alcance.
Paso 3: Cronograma del proyecto.
Paso 4: Registros de Riesgos.
Paso 5: Factores ambientales.
Paso 6: Activos de los procesos del área SES.
Las herramientas que se recomiendan y facilitan el proceso en este proyecto son:
Juicio de Expertos.
Estimación análoga.
Estimación paramétrica.
Análisis de reserva.
Software de estimación de costos.
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Las salidas de este proceso son:
Estimación de costos de las actividades.
Base de las estimaciones.
Reajuste de documentación del proyecto.
Proceso de determinar el presupuesto
Pasos para seguir para la gestión del proceso:
Paso 1: Plan de gestión de costos.
Paso 2: Línea base del alcance.
Paso 3: Estimación de costos de cada paquete de trabajo de la EDT
Paso 4: Calendario de recurso y cronograma.
Paso 5: Registro de Riesgos.
Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:
Suma de costos por niveles según la EDT.
Análisis de reservas.
Juicio de expertos.
Relaciones históricas.
Las salidas de este proceso son:
Línea Base del desempeño de costos.
Requisitos de Financiamiento.
Reajuste de documentación del proyecto.
Proceso de controlar los costos
Pasos para seguir para la gestión del proceso:
Paso 1: Plan para la dirección del proyecto.
Paso 2: Datos del desempeño del trabajo.
Las herramientas que se recomiendan en este proceso son:
Gestión de valor agregado (EV).
Pronóstico de costos.
Índice del desempeño del trabajo.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Revisiones de desempeño.
Software de Gestión de proyectos.
Las salidas de este proceso son:
Información del desempeño del trabajo.
Proyección del presupuesto.
Solicitudes de cambios.
Actualización del plan para la dirección de proyecto.
Actualización de documentos.
Periodicidad de control del costo
En el proyecto se realizarán controles de costos cada bimestre a través de un informe en el cual se comparé lo presupuestado con lo ejecutado hasta el momento, también se debe informar en dado caso que los costos no sean iguales y cuál será el plan para poder ajustar el costo total del proyecto.
ANEXOS
1.3.2 TDG-2019-2-009 Curva S 1.3.3 TDG-2019-2-009 Archivo de costos reales
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Planeación de la Gestión de la calidad del proyecto
INTRODUCCIÓN
El plan de gestión de calidad tiene como objetivo planear, medir, controlar y cerrar la calidad durante el ciclo de vida del proyecto, más en específico para cada uno de los entregables necesarios para el desarrollo del proyecto. De esta manera obtener los mejores resultados posibles de acuerdo con los requerimientos y el alcance del proyecto, teniendo un alto grado de aceptación por parte de los patrocinadores, evitando los reprocesos y costos adicionales.
METODOLOGÍA
La calidad del proyecto se basará o tiene como entradas según el PMBOK la línea base del alcance, el presupuesto, el cronograma, los riesgos y la gestión de los interesados, debido a que se debe cumplir con cada uno de los ítems anteriores para poder tener un alto grado de calidad, que conllevara a tener la aceptación del proyecto. La gestión de calidad del proyecto se hará por medio de recurso humano y con la utilización de herramientas que ayudaran a identificar los puntos importantes para planificar la calidad, controlarla y asegurarla.
GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
Planeación de la Calidad
Para la implementación de la metodología debemos tener en cuenta cada una de las certificaciones que tiene la empresa, para de esta manera ser así misma aprobadas por parte del área de Sistemas integrados o calidad de la compañía. Las certificaciones con las que cuenta la empresa son:
The global Compact
ISO 9001
IQNet
OHSAS 18001
Responsabilidad Social Fenalco
BASC
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Por tanto, es importante no salirnos de los parámetros establecidos en cada una de estas certificaciones porque de otra manera el proyecto no se podría implementar, es por eso por lo que el área de calidad de la empresa debe estar involucrado, así a la hora de una auditoría no se presente algún inconveniente por parte de la metodología implementada. Para los entregables del proyecto lo más importante es que cumpla con los parámetros y estándares de la compañía, esto hace referencia al logo de la empresa Securitas Colombia y sus colores representativos los cuales son el rojo y el negro, así como también será identificado cada formato que se entregue al área de calidad de la compañía para su debida aprobación y ellos se encargaran de identificar cada formato con el número adecuado para el área de SES. También se debe tener presente que los formatos y metodologías que serán implementadas se socializarán con los jefes o encargados de los diferentes procesos del área del SES para que cada uno de ellos realicen la debida capacitación a su equipo de trabajo.
Definir la calidad del proyecto
Como se mencionaba en el punto anterior, lo más importante para la empresa es conservar cada una de sus certificaciones, por tanto, se debe tener en cuenta que la implementación de la metodología debe llevar consigo los criterios de evaluación de las certificaciones previamente nombradas. Por otra parte, el cliente espera que con la implementación de la metodología se puedan mejorar los tiempos en un 30% y tener una mejor perspectiva con respecto a la ejecución de proyectos de seguridad electrónica, para el cliente interno y externo. De igual manera se espera poder mejorar la utilización de los recursos humanos con la definición de funciones y responsabilidades dentro de cada uno de los procesos que se van a definir. Con los formatos a implementar el área de calidad espera tener una mejor trazabilidad en los procesos de entregas internas y externas para cualquier tipo de auditoria, lo cual puede demostrar la elección correcta de las normas de la empresa en caso de una auditoria. Los factores críticos del proyecto serán la mejorar la agilidad en los proyectos como lo mencionábamos antes en un 30% y de esta manera por medio de un control de cronograma en la prueba piloto se verificará la calidad del proyecto con respecto a la mejor de tiempos, luego de varias implementaciones se tendrán unas graficas con el cumplimiento de los mismo. Los demás entregables del proyecto serán medidos a partir de las listas de chequeo de acuerdo con el punto 1.2.2.2.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Organización, responsabilidades e interfaces.
Las personas que harán parte de la gestión de calidad del proyecto se describen en tabla 8 con sus respectivos roles y responsabilidades para poder garantizar la calidad en todo el ciclo de vida del proyecto.
TABLA 8. PERSONAL ENCARGADO DE LA CALIDAD Nombre Rol Responsabilidad de Calidad
Edgar Guerrero
Sponsor (Gerente SES)
Aprobar la calidad del proyecto, en términos de formatos y procesos diseñados.
Luis Ramírez
Gerente de proyectos (Planificador de calidad)
Encargado de realizar la planificación de la gestión de la calidad.
Cristian Camargo
Gerente de proyectos (control de calidad)
Debe realizar un control sobre los procesos de calidad en toda la vida del proyecto.
Fabián Penagos
Gerente de proyectos (auditor de calidad)
Asegurarse que la Calidad es conforme con los requisitos del cliente
Efrén Ramírez
Gerente de proyectos (interventor de calidad)
Informar a los demás gerentes cuando el proyecto se desvíe en términos de calidad y realizar informes para poder tomar acciones en caso de ser necesarias.
Laura Romero
Stakeholder (Jefe de Instalaciones)
Comprobar que los procesos y formatos sean los adecuados para el área de instalaciones
Alejandro Romero
Stakeholder (Ingeniero de instalaciones)
Comprobar la calidad de cada uno de los entregables por medio de la prueba piloto.
Gustavo Blanco
Stakeholder (jefe de mantenimiento)
Comprobar que los procesos y formatos sean los adecuados para el área de mantenimiento
Néstor Sandoval
Stakeholder (Gerente SIRI)
Aprobar cada uno de los formatos realizados en el proyecto por parte del área de sistemas integrados o calidad de la empresa Securitas Colombia.
Herramientas, entorno e interfaces.
Las herramientas por utilizar para la gestión de la calidad se describen a continuación:
Diagrama de causa y efecto: Identifica muchas causas posibles de un efecto o problema y clasifica las ideas en categorías útiles, de esta manera podemos abarcar las causas para poder solucionarlas y medir las soluciones en términos de calidad.
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Hojas de verificación: Listas de chequeo en donde se presenta la verificación de las características técnicas de los entregables para poder ser aprobados. ver anexo TDG-2019-2-009 Hojas de verificación
Métricas de calidad: Formato base para poder realizar la medida de la calidad según la planificación, ver anexo TDG-2019-2-009 Métricas de calidad
Medición de la calidad del proyecto
La medición de la calidad se hará a través de una matriz de indicadores de calidad que van ligadas a cumplir los requerimientos y entregables del proyecto, los indicadores para ser aprobada la calidad del producto y proyecto se muestran en el anexo TDG-2019-2-009 Matriz de indicadores de calidad donde indicada cada uno de los entregables los cuales se dividen las métricas de calidad por cada paquete de entregable de la siguiente manera, que se verificaran por medio de una lista de chequeo, que nos dará un porcentaje de acuerdo con el número de métricas cumplidas:
Estructura organizacional: Para que la estructura organizacional sea recibida debe cumplir con las siguientes cualidades:
o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF.
Manuales de funciones: Para que los manuales de funciones sean recibidos debe cumplir con las siguientes cualidades:
o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF. o Letra del archivo en Arial 12, títulos en negrita. o Debe contener el contenido funcional en la lista de requerimientos 5 ítems.
Mapas de procesos: Para que los manuales de funciones sean recibidos debe cumplir con las siguientes cualidades:
o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF. o Contiene líder de cada tarea o Todos los procesos deben llevar icono.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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o Todos los procesos deben conducir hacia otro por medio de una flecha.
Formatos: Para que los formatos sean recibidos debe cumplir con las siguientes cualidades: o Logo de la empresa a color, colores, negro, rojo y blanco (ver logo actual). o Establecer nombre del formato de acuerdo con las políticas de calidad. o Establecer versión del archivo. o Ortografía del formato verificada con herramienta M. Word. o Formato final de archivo PDF. o Letra del archivo en Arial 12, títulos en negrita. o Archivo disponible en M. Excel. o Debe contener instructivo de diligenciamiento.
Número total de formatos entregados
Número de formatos con membrete de Securitas
Número de formatos con la numeración de acuerdo con la política de la empresa.
Número de archivo digitales entregados.
Número de manuales de funciones entregados.
Satisfacción del entregable en general.
Cumplimiento de las fechas de entrega.
Las métricas para la medición de los entregables serán el número entregables o la característica mencionada con relación al número de entregables o característica prometida. Con respecto al control de tiempos y calidad en el desarrollo del proyecto se crearán hitos dentro del cronograma para poder medir la calidad a través de las listas de chequeo y la matriz de indicadores, en estos hitos se debe realizar un informe para poder tomar decisiones si se requiere algún tipo de corrección en los entregables.
Aseguramiento de Calidad
Las acciones para poder medir la calidad se muestran en la siguiente tabla, de esta manera podremos asegurar que la calidad del proyecto sea la correcta y pactada en este plan.
TABLA 9. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Medida de
Aseguramiento Método Beneficios Referencia
Verificación de la normativa de certificaciones en la empresa
Lectura de los ítems de las certificaciones que puedan tener relación con el proyecto y comprobar que el proyecto tenga el mismo lineamiento.
Mayor grado de aceptación en los entregables y en la metodología.
Normativa de las certificaciones que tiene actualmente la empresa
Verificación de la normativa interna de la empresa
Lectura de los ítems que puedan tener relación con el proyecto y comprobar que el
Mayor grado de aceptación en los entregables y en la metodología.
Normativa interna de la empresa
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proyecto tenga el mismo lineamiento.
Auditoria de hojas de verificación
Verificar que se cumplan los requisitos según lo mencionado en las hojas de verificación.
Cumplimiento de requisitos y entregables
Hojas de verificación
Interventoría y control de calidad
Verificar los hitos de calidad, junto con los informes de calidad para asegurar que al final del proyecto la calidad sea la correcta.
Corregir de manera oportuna cualquier entregable y requisito.
Plan de gestión de calidad.
Control de calidad
El control de calidad del proyecto se realizará por medio del auditor e interventor del proyecto, los cuales a través de las herramientas de calidad deben realizar el control para poder asegurar la calidad por medio de las medidas que estarán dentro de la matriz de indicadores y por medio del cronograma con los cumplimientos de los ítems. A continuación, se muestra la tabla para la medida de control de la calidad.
TABLA 10. CONTROL DE LA CALIDAD Medida de Control Estándares cubiertos Metodología Tamaño de la
muestra
Número total de formatos entregados
Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.
Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos
Porcentaje ejecutado en el momento de la medida
Número de formatos con membrete de Securitas
Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.
Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos
Porcentaje ejecutado en el momento de la medida
Número de formatos con la numeración de acuerdo con la política de la empresa.
Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.
Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos
Porcentaje ejecutado en el momento de la medida
Número de archivo digitales entregados.
Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.
Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos
Porcentaje ejecutado en el momento de la medida
Número de manuales de funciones entregados.
Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.
Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos
Porcentaje ejecutado en el momento de la medida
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Relación de áreas involucradas.
Certificaciones de la empresa y estándares de la empresa.
Comprobación de numero de entregables vs el número de entregables prometidos
Porcentaje ejecutado en el momento de la medida
El control de tiempos de entrega irá asociado al control del cronograma y se debe medir mediante la fecha pactada de entrega vs la fecha de entrega realizada.
ANEXOS
Hojas de verificación o de chequeo.
Las hojas de verificación reunirán los requisitos de aprobación de los formatos de las distintas áreas, los manuales de funciones, los mapas de proceso y un formato para medir la prueba piloto, a continuación, se muestran las listas de chequeo, lo cual lleva una descripción del ítem a medir, una calificación de 1 a 5 lo cual representará un porcentaje y si este porcentaje está por encima del 85% el requisito será aprobado.
Hoja de verificación de formatos
Ítem Calificación Porcentaje Cumple
Formato en membrete de Securitas
Numeración de formatos de acuerdo con la política de la empresa
Nombre del formato
Archivo digital, fácil entendimiento y diligenciamiento
Personas correctas involucradas de acuerdo con el proceso
Satisfacción del formato en general
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Hoja de verificación de manuales
Ítem Calificación Porcentaje Cumple
Formato en membrete de Securitas
Numeración de formatos de acuerdo con la política de la empresa
Funciones específicas y correctas para cada cargo
Dependencias claras del cargo.
Archivo digital y de fácil entendimiento
Relación de otros cargos involucrados
Habilidades que debe tener la persona para el cargo
Satisfacción del formato en general
Hoja de verificación de mapas de procesos
Ítem Calificación Porcentaje Cumple
Formato en membrete de Securitas
Numeración de formatos de acuerdo con la política de la empresa
Secuencia de los procesos
Archivo digital y de fácil entendimiento
Relación de cargos involucrados
Relación de áreas en los procesos.
Satisfacción del formato en general.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Hoja de verificación de prueba piloto Ítem Calificación Porcentaje Cumple
Formato en membrete de Securitas
Numeración de formatos de acuerdo con la política de la empresa
Medición de alcance vs presupuestado
Medición de tiempos vs presupuestado
Medición de presupuesto vs presupuestado
Informe del proyecto
Satisfacción del cliente
Satisfacción del gerente de seguridad electrónica
Matriz de indicadores de calidad
El formato de matriz de indicadores de calidad se muestra en imagen 5 y esta en TDG-2019-2-009 Matriz de indicadores de calidad
GRAFICA 5. MATRIZ DE INDICADORES DE CALIDAD
Indicador Requisito #: 1
<24 Insuficiente Requisito:
Realizar una metodología de gerencia de proyectos para el
área SES de Securitas, la cual llevara una serie de formatos,
la realización de los mapas de proceso y la estructura
organizacional
>= 24 Aprobado Entregable: Entregables de según WBS
Atributo: Cantidad de entregables
Estado Entregado Métrica:
Número de entregables en la WBS vs el número de
entregables realizados
Sin Entregar x Valor Objetivo: 100%
Periodicidad de
Medición: Mensual
Calificación 0 Indicador: Insuficiente
Estado: Sin Entregar
Notas del Indicador MATRIZ DE INDICADORES DE CALIDAD
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Aprobación del plan de gestión de calidad del proyecto
Los abajo firmantes reconocen que han revisado el plan de gestión de calidad del proyecto “Diseño de una metodología de gerencia de proyectos para el área SES de Securitas” y están de acuerdo con el enfoque que presenta. Los cambios a este Plan de Gestión de Calidad del Proyecto serán coordinados y aprobados por los abajo firmantes o sus representantes designados.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Planeación de la Gestión de recursos humanos
OBJETIVO
El plan para la gestión de los recursos tiene como objetivo documentar cómo serán identificados, adquiridos y gestionados los recursos del proyecto de la siguiente forma:
1. Definir cómo se estiman los recursos de las actividades para ejecutar el trabajo del proyecto. 2. Determinar la forma cómo se va a dirigir el equipo del proyecto y cómo se va a realizar el
seguimiento del desempeño de los recursos.
PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS El plan de gestión de recursos tiene por objetivo desarrollar la identificación, adquisición, gestión y control de recursos físicos y humanos del proyecto a través del desarrollo de los siguientes conceptos:
● Proceso de gestión de los recursos ● Planificar la gestión de los recursos ● Estimar recursos de las actividades ● Roles y responsabilidades del equipo ● Desarrollar al equipo ● Motivación del equipo ● Gestionar el equipo ● Gestionar los conflictos ● Controlar los recursos
ORGANIGRAMA
Definición del organigrama
El organigrama del proyecto es donde se establecen las competencias y jerarquía de todo el personal humano que intervendrá en el proyecto.
Organigrama del proyecto
Para el desarrollo del proyecto se requiere de los roles de gerente de proyecto, Analista técnico, analista de calidad, analista de control, estos de acuerdo con las necesidades del proyecto y acorde con la experiencia de cada uno de los integrantes que conforman el equipo de trabajo para el proyecto.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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A continuación, se relaciona el organigrama teniendo en cuenta la información mencionada.
GRAFICA 6. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
PROYECT
Estructura de desglose de recursos
Definición
Es una lista jerárquica de los recursos relacionados por categoría y tipo, que se utiliza para facilitar la planificación y el control del trabajo y el seguimiento de los costos del proyecto.
Estructura de desglose de recursos del proyecto
A continuación, se relaciona la Estructura de desglose de recursos (RBS) teniendo en cuenta el análisis de recursos del proyecto:
SPONSOR
EDGAR GUERRERO
ANALISTA TECNICO
EFREN RAMIREZ
ANALISTA DE CALIDAD
CRISTIAN CAMARGO
ANALISTA DE CONTROL
FABIAN PENAGOS
GETENTE DE PROYECTO
LUIS RAMIREZ
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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GRAFICA 7. ESTRUCTURA DE DESGLOSE La empresa Securitas Colombia suministrará los recursos materiales y pondrá a disposición las instalaciones donde se realizará la mayor cantidad de trabajo del proyecto en cuanto a la planificación, ejecución y control de este.
Roles y Responsabilidades
Definición
Un rol define un conjunto de habilidades, competencias y responsabilidades que están relacionadas con la ejecución de una actividad.
RECURSOS
MATERIAL
COMPUTADORMICROSOFT
OFFICEMS PROJECT
EQUIPO DE TRABAJO
SPONSOR
GERENTE DE PROYECTO
ANALISTA TECNICO
ANALISTA DE CALIDAD
ANALISTA DE CONTROL
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Roles y Responsabilidades del proyecto
Sponsor
Objetivo del cargo: El sponsor debe asegurar que el proyecto esté alineado con los objetivos de negocio, adicionalmente facilitar el contexto de las necesidades, experiencia y soporte al equipo del proyecto, asegurar los presupuestos necesarios y facilitar la venta del proyecto internamente en la compañía, apoyar en la toma de decisiones en caso de que la autoridad del gerente no sea suficiente.
Requisitos/habilidades: Liderazgo, motivación, solución de conflictos, comunicación y negociación Responsabilidad del rol:
Aceptación formal del producto o servicio
Aprobar cambios
Aprobar el plan para la dirección del proyecto
Otorgar los recursos financieros
Aprobar acta de constitución del proyecto
Negociar la disponibilidad de recursos Autoridades Generales
Asignar recursos, presupuesto y profesionales para el desarrollo del proyecto
Decisiones referentes al cumplimiento de las contrataciones de servicios o productos con proveedores o contratistas relacionados con el proyecto.
Gerente de Proyecto
Objetivo del cargo: Gestionar, coordinar y realizar seguimiento al equipo de trabajo en busca de obtener los resultados deseados durante las fases del proyecto.
Educación: Especialista en formación en gerencia de proyectos y/o con certificado PMP. Experiencia Mínima: 2 año en cargos afines. Requisitos habilidades: Capacidad de liderazgo, habilidades comunicativas, poder de negociación,
solución de conflictos, habilidades de organización, confrontación, trabajo en equipo, gestionar el cambio, adaptabilidad.
Responsabilidad del rol:
Identificar e involucrar a los interesados
Realizar seguimiento y control de la triple restricción de alcance, tiempo y costo del proyecto.
Gestionar las acciones preventivas y/o correctivas autorizadas por el sponsor.
Integrar el equipo del proyecto
Elaboración de documentación y retroalimentación de informes de acuerdo a los avances
Cumplir con los objetivos del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Dar soporte al equipo durante la ejecución del proyecto
Determinar las métricas de calidad
Negociar la disponibilidad de recursos
Asegurar que las adquisiciones que se realicen sean acordes a las necesidades del proyecto.
Identificar e incorporar acciones de mitigación de riesgos.
Gestionar y realizar seguimiento a los cambios que se generen.
Autoridades Generales:
Supervisar, revisar y velar por el cumplimiento de entregables del proyecto
Tomar decisiones que no impacten en tiempo, costo y alcance del proyecto
Reporta a: Sponsor
Analista Técnico.
Objetivo del cargo: Coordinar con el cliente la definición de las necesidades existentes en el proyecto y transformarlas en requerimientos, garantizando que la entrega del producto cumpla con las expectativas definidas al inicio del proyecto y cuidar todos los enfoques técnicos de la documentación a entregar.
Educación: Profesional en ingeniería o carreras afines. Experiencia Mínima: 2 año en cargos afines. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, resolución de conflictos,
negociación, liderazgo. Responsabilidad del rol
Definición de requerimientos del proyecto
Garantizar el cumplimiento de los entregables con las condiciones establecidas por el cliente.
Identificar e involucrar a los interesados
Apoyar el seguimiento y control de las variables de alcance, tiempo y costo del proyecto.
Analizar supuestos y restricciones
Ayudar a identificar desvíos en relación al plan
Descomposición de los paquetes de trabajo
Validar el cumplimiento de los entregables de acuerdo a los requisitos establecidos.
Asegurar que los requerimientos sean comprendidos sin dar lugar a que se genere doble interpretación.
Autoridades Generales
Revisar y velar por el cumplimiento de entregables del proyecto y que estos tenga una buena interpretación por el cliente
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Reporta a: Gerente de Proyecto
Analista de calidad
Objetivo del cargo: Gestionar y realizar seguimiento de las operaciones de calidad dentro del proyecto.
Educación: Profesional en ingeniería o áreas afines Experiencia Mínima: 2 años en cargos afines. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, capacidad de liderazgo, poder de negociación,
solución de conflictos y trabajo en equipo Responsabilidad del rol
Identificar e involucrar a los interesados
Negociación con el analista técnico cambios o nuevas necesidades en el desarrollo.
Mantiene informado al líder funcional y gerente del proyecto respecto a las desviaciones en la fase de desarrollo de la plataforma.
Planifica, define los recursos, coordina y supervisa el desarrollo de las actividades.
Garantizar el cumplimiento de los entregables con las condiciones establecidas por el cliente
Seguimiento, elaboración de documentación y retroalimentación de informes de acuerdo con los avances.
Ayudar a determinar las métricas de calidad y hacer seguimiento a las mismas.
Seguimiento y control para el cumplimiento de los parámetros establecidos en las métricas de calidad.
Autoridades Generales
Revisar y velar por el cumplimiento de entregables del proyecto en términos de calidad
Reporta a: Gerente de Proyecto
Analista de control
Es el encargado de revisar todas las actividades y entregables que se deben llevar a cabo para la entrega satisfactoria del proyecto. Análisis general, análisis detallado, revisar el cumplimiento del cronograma, documentación de la operación del cliente y especificaciones funcionales de los cargos definidos para el cliente.
Educación: Profesional en ingeniería o carreras afines Experiencia Mínima: 2 años en cargos afines. Requisitos habilidades: Comunicación asertiva, capacidad de liderazgo, poder de decisión,
resolución de conflictos. Responsabilidad del rol
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Revisar las especificaciones del producto y desarrollar estrategias de pruebas
Crear planes de pruebas
Reportar y monitorear los efectos resultantes de las pruebas funcionales y no funcionales.
Seguimiento a los resultados de las pruebas realizadas.
Establecer dependencias y crear el diagrama de red
Estimar los costos y duraciones para cada actividad
Revisar y controlar el cronograma del proyecto junto con el gerente de proyecto.
Identificar e incorporar acciones de mitigación de riesgos.
Auxiliar técnico
Objetivo del cargo: Apoyo al analista técnico en labores de oficina elaboración de informes correspondientes al área técnica y apoyo en las reuniones por el conocimiento técnico que se tiene para ayudar en la ejecución del proyecto y cumplir las necesidades del cliente.
Educación: Nivel tecnólogo en sistemas. electrónica o telecomunicaciones. Experiencia Mínima: 2 años en cargos de seguridad electrónica. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, liderazgo y puntualidad.
Responsabilidad del rol
Elaboración de informes técnicos
Cumplir con las tareas solicitadas para el cumplimiento del proyecto.
Identificar e involucrar a los interesados
Apoyar las variables de alcance y tiempo del proyecto.
Tener conocimiento de los supuestos y restricciones para evitar inconvenientes en el proyecto
Ayudar a identificar desvíos en relación al plan
Tener la capacidad de resolver problemas técnicos que se presente
Autoridades Generales
Apoyar al departamento técnico en las labores de ejecución del proyecto
Reporta a: Analista Técnico, analista de control y analista de calidad.
Auxiliar de calidad
Objetivo del cargo: Apoyo al analista de calidad en labores de oficina elaboración de informes correspondientes al área de calidad y apoyo en las reuniones por el conocimiento técnico que se tiene para ayudar en la ejecución del proyecto y cumplir con la calidad esperada y solicitada por el cliente y así mantener la buena imagen de nuestra compañía para futuros proyectos.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Educación: Nivel tecnólogo en sistemas. electrónica o telecomunicaciones. Experiencia Mínima: 2 años en cargos de seguridad electrónica. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, liderazgo.
Responsabilidad del rol
Elaboración de informes técnicos y reportes solicitados
Cumplir con las tareas solicitadas para el cumplimiento del proyecto.
Identificar e involucrar a los interesados
Apoyar toda el área de calidad del proyecto.
Tener conocimiento de los supuestos y restricciones para evitar inconvenientes en el proyecto
Ayudar a identificar desvíos en relación al plan
Tener la capacidad de resolver problemas técnicos que se presente
Autoridades Generales
Apoyar al departamento técnico en las labores de ejecución del proyecto
Reporta a: Analista Técnico, analista de control y analista de calidad.
Auxiliar de control
Objetivo del cargo: Apoyo al analista de control en labores de oficina elaboración de informes correspondientes al área de control y apoyo en las reuniones por el conocimiento técnico que se tiene para ayudar en la ejecución del proyecto y cumplir con lo solicitado por el cliente.
Educación: Nivel tecnólogo en sistemas. electrónica o telecomunicaciones. Experiencia Mínima: 2 años en cargos de seguridad electrónica. Requisitos habilidades: Habilidades comunicativas, autonomía, liderazgo. Responsabilidad del rol
Elaboración de informes técnicos y reportes solicitados
Cumplir con las tareas solicitadas para el cumplimiento del proyecto.
Identificar e involucrar a los interesados
Apoyar toda el área de calidad del proyecto.
Tener conocimiento de los supuestos y restricciones para evitar inconvenientes en el proyecto
Ayudar a identificar desvíos en relación al plan
Tener la capacidad de resolver problemas técnicos que se presente
Autoridades Generales
Apoyar al departamento técnico en las labores de ejecución del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Reporta a: Analista Técnico, analista de control y analista de calidad.
Proceso Incorporación Personal
Para el desarrollo del proyecto no se realizará ningún tipo de contratación adicional ya que es uno de los requerimientos del cliente y os integrantes del grupo del trabajo serán los encargado de realizar todas las actividades para darle continuidad a todos los entrégales para cerrar el proyecto con gran satisfacción.
Matriz de asignación de Responsabilidades RACI
Definición
Matriz que sirve para establecer las responsabilidades de cada actor que participa en una actividad. El significado de las siglas RACI corresponden a R: Responsable, A: Aprobador, C: Consultado e informado, I: Informado. TBG-2019-2-009-03
GRAFICA 8. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Programas de Reconocimiento
No aplica, debido a que la empresa Securitas Colombia no tiene estipulado programas de reconocimiento.
Estrategias Resolución de conflictos
En caso de presentarse conflictos entre los integrantes del equipo de trabajo por diferencias de opiniones o inconformismos en el ámbito profesional, se manejarán mesas de trabajo en cabeza del gerente de proyecto, para lo cual se levantarán actas de compromisos las cuales servirán de evidencia de lo allí tratado.
Algunas herramientas para la resolución de conflictos son:
Tratarlos en forma temprana y en privado
Utilizar un enfoque directo y constructivo
Sólo tomar acciones disciplinarias en última instancia
El Gerente de proyecto será el encargado de hacer seguimiento y control a los compromisos establecidos en el acta mencionada y es la única persona que puede tomar decisiones en temas disciplinarios en el equipo de trabajo; estas mesas de trabajo solo se realizarán cada vez que se requiera, es decir, en caso de presentarse algún conflicto.
Evaluación Desempeño Laboral
Para la evaluación del desempeño se tendrá en cuenta el formato Evaluación de desempeño, el cual permitirá identificar las oportunidades de capacitación mejorando sus competencias, tiempos, actitudes en trabajo en equipo y enfoques para el proyecto Esta evaluación se realizará en dos periodos diferentes, primero en el mes de enero fecha en la cual iniciará la ejecución del proyecto y en el mes de mayo cuanto ya se está terminado ejecución del proyecto.
Gestión de cambios del proyecto
En caso que se requieran cambios, estos se deberán gestionar a través del Proceso de control de cambios.
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Planeación de la Gestión de las comunicaciones
Propósito del plan de comunicaciones:
El siguiente plan de comunicaciones tiene como fin asegurar la información durante las distintas fases del proyecto de una forma adecuada, confiable y oportuna. El plan de comunicaciones busca definir los distintos medios de comunicación con los interesados dentro e del proyecto.
Permitiendo conocer los puntos de vista de los interesados del proyecto generando la respectiva retroalimentación.
En el plan de comunicaciones se define:
¿Qué? Desarrollar un enfoque y un plan apropiados para las actividades de comunicación del proyecto con base en las necesidades de información de cada interesado o grupo, en los activos de la organización disponibles y en las necesidades del proyecto.
¿Para qué? El beneficio clave de este proceso es un enfoque documentado para involucrar a los interesados de manera eficaz y eficiente mediante la presentación oportuna de información relevante.
¿Cuándo? Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.
Las metas del Plan de Comunicaciones son: Comunicar claramente a los interesados, las aprobaciones, cambios y actualizaciones relacionadas con los diferentes actividades, componentes y entregables del proyecto.
Qué información se va a distribuir
Información del proyecto
Informes
Presentaciones
Adelantos
Entregables
Registros
Riesgos
Lecciones aprendidas
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Cómo se va a distribuir:
Reuniones. Del equipo de Proyecto
Comunicación de tipo Push (enviada a receptores específicos) Por medio de las tecnologías de las Comunicaciones.
Restricciones y Premisas
Mantener informado al sponsor, gerente del proyecto y a los interesados de todos los avances del proyecto.
Realizar una reunión casa 30 días para informar avances y ejecución de proyecto.
La comunicación podrá ser por medio de formato, correo electrónico y/o presencial según corresponda, informes de avance de proyecto o medio telefónico.
No se tomará ninguna red social de chat como comunicación forma dentro del proyecto.
Medios de comunicación
Los principales medios de comunicación del proyecto serán los siguientes:
Todos los interesados del proyecto deben contar con correo formal para realizar los comunicados formales (xxx@.com). Cada reunión de trabajo presencial o virtual del proyecto, debe quedar un registro de “Acta de Reunión” de acuerdo con el formato definido para este proyecto. Todo formato que se genere dentro de la ejecución del proyecto deberá ser firmado sin excepción por el Gerente del Proyecto y el Sponsor del Proyecto
Se tomara la comunicación formal telefónicamente en los horarios acordados en la ejecución del proyecto e se remitirá a todos los interesados los números telefónicos para la gestión de la comunicación.
Debemos resaltar que nuestro principal medio de comunicación dentro del proyecto será nuestro gerente de proyectos.
Correo Electrónico
Reuniones
Formatos
Teléfono
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Premisas y restricciones
La Gestión de la Comunicación debe seguir las siguientes premisas o restricciones:
Se generará un Informe de Seguimiento con una periodicidad de 15 días.
Cualquier información relevante dentro del proyecto se comunicará vía correo electrónico y telefónicamente
Cada 30 habrá una reunión para validar la ejecución del proyecto.
Se genera un documento de acta de reunión.
Toda la información del proyecto será autorizada por el gerente de Proyecto. No está permitido dar información por algún participante del proyecto sin tener en cuenta esta premisa.
Matriz de comunicaciones
En la matriz se especifica: Quien, que, como, a quien, cuando y el resultado esperado de las comunicaciones.
Receptor Por que Como Cuando Donde Quien Emisor Monitoreo
Edgar Guerrero
Es el sponsor del proyecto y se debe tener comunicación total durante todos los procesos del proyecto
Se entregaran informes y siempre será invitado a todas las reuniones del proyecto
Cada mes se debe entregar el informe de avance del proyecto y se hará reunión cada 15 días los días martes a las 16 horas.
los informes se enviaran por correo electrónico empresarial y las reuniones se realizaran en las oficinas de Securitas en Bogotá en la sala de clientes
Los informes serán entregados por el gerente del proyecto Luis Eduardo Ramirez y en las reuniones estará presente todo el equipo de trabajo ejecutor del proyecto y el sponsor
El gerente de proyecto Luis Eduardo Ramirez
Se debe realizar una validación del informe a entregar y las reuniones se deben confirmar con 24 horas de anticipación para que estas se realicen y después de cada reunión se debe realizar el acta y las personas presentes deben firmarla
Carlos Mario Restrepo
Es el gerente comercial y por orden del sponsor se debe mantener 100% informado del proyecto
Se copiara en los informes entregados y será invitado a todas las reuniones del proyecto
Cada mes se debe entregar el informe de avance del proyecto y se hará reunión cada 15 días los días martes a las 16 horas.
los informes se enviaran por correo electrónico empresarial y las reuniones se realizaran en las oficinas de Securitas en Bogotá en la sala de clientes
Los informes serán entregados por el gerente del proyecto Luis Eduardo Ramirez y en las reuniones estará presente todo el equipo de trabajo ejecutor del proyecto y el sponsor
El gerente de proyecto Luis Eduardo Ramirez
Se debe realizar una validación del informe a entregar y las reuniones se deben confirmar con 24 horas de anticipación para que estas se realicen y después de cada reunión se debe realizar el acta y.
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Laura Romero
Se debe informar sobre los cambios que se tengan en las sub áreas de instalaciones y mantenimiento ya que son las áreas donde más está comunicándose
Sera invitada a todas las reuniones de toma de decisiones
Cuando se coordinen las reuniones de toma de decisiones será notificada, que se harán más o menos cada 15 días
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo
El ingeniero Efren Ramirez encargado de coordinar la logística de las reuniones
El grupos del proyecto por medio del Ing. Efren Ramirez
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
Gustavo Blanco
Se debe informar sobre los cambios que se tengan en las sub áreas de instalaciones y mantenimiento ya que son las áreas donde más esta comunicándose
Sera invitado a todas las reuniones de toma de decisiones
Cuando se coordinen las reuniones de toma de decisiones será notificada, que se harán mas o menos cada 15 dias
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo
El ingeniero Efren Ramirez encargado de coordinar la logística de las reuniones
El grupos del proyecto por medio del Ing. Efren Ramirez
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
Alejandro Bermudez
será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de instalaciones
Sera invitado a reuniones puntuales del área en la que labora
Estas reuniones se están programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo
El ingeniero Cristian Camargo encargado de coordinar la logística de las reuniones de las áreas involucradas
El grupos del proyecto por medio del Ing. Cristian Camargo
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
Kevin Delgadillo
será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de interventoría
Sera invitado a reuniones puntuales del área en la que labora
Estas reuniones se están programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónica corporativo
El ingeniero Cristian Camargo encargado de coordinar la logística de las reuniones de las áreas involucradas
El grupos del proyecto por medio del Ing. Cristian Camargo
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
Frank Rodriguez
será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de instalaciones
Sera invitado a reuniones puntuales del área en la que labora
Estas reuniones se entran programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo
El ingeniero Cristian Camargo encargado de coordinar la logística de las reuniones de las áreas involucradas
El grupos del proyecto por medio del Ing. Cristian Camargo
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
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Directrices sobre las reuniones
Toda reunión debe ser informad con la siguiente característica: día, fecha y hora por medio de correo electrónico con 2 días de anticipación donde se deber de informar los siguientes temas:
Motivo de la reunión
Agenda de la reunión
Informe claro de avance de proyecto
Retroalimentación general de las actividades pendiente o en ejecución
La persona encargada de citar a la reunión deber verificar la confirmación de los Interesados.
En caso de no haber cuórum se deberá de reprogramar la reunión.
Actas de reuniones
En la finalización de cada reunión, se registrará a través de un acta establecida para el Proyecto para tener una evidencia física y de control sobre los temas tratados y compromisos adquiridos.
Objetivo de la Reunión
Agenda de la reunión
Personas asistentes a la reunión.
Adriana Daza
será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de monitoreo
Sera invitado a reuniones puntuales del área en la que labora
Estas reuniones se están programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo
El ingeniero Cristian Camargo encargado de coordinar la logística de las reuniones de las áreas involucradas
El grupos del proyecto por medio del Ing. Cristian Camargo
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
Andrés Céspedes
será notificado de una reunión cuando se requiera de su apoyo para conocimiento de cómo realiza actualmente sus labores en el departamento de comercial
Sera invitado a reuniones puntuales del área en la que labora
Estas reuniones se están programando una cada 8 dias con cada área involucrada para así reunirse con cada área en una tiempo de una vez al mes por lo menos
En las oficinas de Securitas y para las reuniones sea notificada con invitación por medio del calendario electrónico corporativo
El ingeniero Cristian Camargo encargado de coordinar la logística de las reuniones de las áreas involucradas
El grupos del proyecto por medio del Ing. Cristian Camargo
Se llevara al acta de reunión y esta será firmada por los participantes de esta para su control y asistencias a las reuniones
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Temas tratados.
Compromisos adquiridos
Compromisos Cerrados.
Firmas de actas con los participantes en cada reunión.
Tipos de comunicación
Interna
Ascendente
Descendente
Horizontal
Cruzada
Externa
Bidireccional
Recursos asignados a actividades de comunicaciones
Portátil
Celular
Actas
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Planeación de la Gestión de riesgos
INTRODUCCIÓN
A través de este documento, se definirá el objetivo del plan de gestión de riesgos y sus componentes considerando la definición, control, monitoreo y la gestión del cambio de este.
PLAN DE GESTIÓN DEL RIESGO
Definir las actividades necesarias para establecer los factores que puedan producir incertidumbre cara al cumplimiento de los objetivos para el progreso del proyecto, de tal manera que se evite la desviación en el cumplimiento de los resultados planeados, a través de controles y planes de acción para minimizar los efectos no deseados.
METODOLOGÍA
Para la caracterización, valoración y categorización de los riesgos se tendrán en cuenta los siguientes pasos con el fin de evitar desviaciones que afecten el desarrollo adecuado del proyecto. Con base en las etapas o actividades definidas que se realizarán para el desarrollo del proyecto, se deben identificar los posibles eventos que puedan ocurrir en las etapas o actividades pertinentes para la gestión de este, los posibles eventos negativos y positivos se diligenciaran en la matriz de riesgos, en donde además de definir la probabilidad y la consecuencia, se identificaran los controles
con el fin de mitigar o minimizar el riesgo.
PROCESOS PARA IDENTIFICAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Para llevar a cabo la identificación de riesgos dentro del proyecto se realizarán reuniones con el equipo de trabajo y los interesados del proyecto de manera que permita:
Identificar junto con todos los interesados los posibles eventos principales negativos o positivos en las fases pertinentes para la gestión del proyecto.
Definir la probabilidad y la consecuencia desde un análisis cualitativo y cuantitativo.
Se utilizarán puntajes de riesgo cualitativo multiplicando la probabilidad y el impacto de cada riesgo identificado. (Ver Criterios de Probabilidad e Impacto relacionadas en este documento)
Se ajustará la valoración del impacto en tiempo, la cual determinará la afectación en unidades de días en el proyecto para cada una de las categorías relacionadas en los criterios de probabilidad.
Se estimará la valoración del impacto en costo, de manera que permita conocer la afectación máxima a asumir en caso de materializarse un riesgo, para lo cual se tendrán en cuenta cada una de las categorías relacionadas en los criterios de probabilidad.
Se concretarán los controles a aplicar para abordar el riesgo identificado como alto y muy alto.
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En caso de que un riesgo se materialice se deberán generar acciones para su implementación, evaluación y control.
Para el análisis cuantitativo de riesgos se utilizará el formato TDG 2019-2-009 Matriz de Riesgos, siguiendo los pasos anteriores y subsiguientes:
GRAFICA 9. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE RIESGOS
CATEGORÍAS DE RIESGOS
Una vez se han identificado los posibles eventos principales negativos o positivos, se categorizaron los mismos como se relaciona a continuación, teniendo en cuenta la descripción de cada uno.
Recursos Humano: Asociado a todos aquellos eventos causados por algún miembro o miembros que hagan parte del recurso humano y puedan afectar el desarrollo del proyecto.
Técnico: Asociado a todos aquellos eventos en el que el sistema se ve afectado.
Interno: Asociado a los eventos que amenazan la viabilidad del proyecto. (Ejemplo: Disminución de presupuesto).
Financiero: Asociado al presupuesto, costos directos, indirectos ligados de manera directa al proyecto y su funcionalidad
Gerencial: Asociado a los eventos que influyen de manera directa las decisiones del proyecto y que podrían cambiar el alcance inicial del proyecto
CRITERIOS DE PROBABILIDAD E IMPACTO PARA EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS. Los criterios establecidos para realizar el análisis cualitativo de los riesgos de este proyecto se definen a continuación: Para establecer la probabilidad de los riesgos de este proyecto y en consideración del equipo de gerencia, se determina una pregunta común para todos, ¿Con qué frecuencia se presume que pueda haber ocurrido este riesgo en proyectos similares en la organización?
ID. RIESGO PAQUETE DE
TRABAJOACTIVIDAD PELIGRO EVENTO PRINCIPAL CAUSA CONSECUENCIA CATEGORIA FORMULACION DEL RIESGO
PROBABILIL
DAD
IMPACTO EN
TIEMPO
(Días)
VALORACIÓ
N DEL
IMPACTO EN
TIEMPO
SEVERIDA
D EN
TIEMPO
(PXI)
IMPACTO
EN
COSTOS
(COP)
VALORACI
ON DEL
IMPACTO
COSTOS
SEVERIDA
D EN
COSTOS
(PXI)
SEVERIDA
D EN
CALIDAD
SEVERIDA
D EN
ALCANCE
SEVERIDA
D MAYOR
RIESGO
PURO/INHERE
NTE
URGENCIA/ED
T
VALOR
ESPERADO
EN
TIEMPO
VALOR
ESPERADO
EN COSTO
DESCRIPCION DEL PLAN DE
RESPUESTA
TIPO DE
RESPUEST
A
DURACIÓN
DEL PLAN
DE
RESPUEST
A
(Días)
COSTO DEL
PLAN DE
RTA
NUEVA
PROBABILID
AD
NUEVO
IMPACTO
RIESGO
RESIDUAL
NUEVO VALOR
ESPERADO EN
TIEMPO
NUEVO VALOR
ESPERADO EN
COSTO
PLAN DE RESPUESTA RESERVA DE CONTINGENCIAANALISIS CUALITATIVO ANALSIS CUANTITATIVO
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TABLA 11. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE PROBABILIDAD
Medida de probabilidad
NIVEL CALIFICACIÓN VALOR DESCRIPCIÓN
BAJO 1 1% - 45% EL evento puede ocurrí en algún
momento.
MODERADO 2 46% - 79% El evento podría ocurrí en cualquier momento.
ALTO 3 80% - 99% El evento probablemente podría ocurrir en la mayoría de las
circunstancias.
IMPACTO
Se reconoce en el proyecto como la calificación de las consecuencias producidas en alguno de los objetivos y/o afectaciones en criterios importantes los cuales se relacionan a continuación:
● Impacto en Costos ● Impacto en Tiempo ● Impacto en Alcance
● Impacto en Calidad
IMPACTO EN COSTOS
Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en los costos planeados de la siguiente manera:
TABLA 12. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN COSTOS
IMPACTO COSTOS
NIVEL CALIFICACIÓN VALORES
BAJA 1 Incremento en costo < 2%
MOREDADO 2 Incremento en costo entre
el 2% y 4%
ALTO 3 Incremento en costo > 5%
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La severidad de costos está dada por: la multiplicación de la probabilidad por la valoración del impacto costos.
IMPACTO EN TIEMPO
Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en el cronograma como se muestra a continuación:
TABLA 13. TDG-2019-2-009 NIVELES DE IMPACTO EN TIEMPO
TDG-2019-2-009 Niveles de Impacto en Tiempo La severidad en tiempo está dada por: la multiplicación de la probabilidad por la valoración del impacto en tiempo.
IMPACTO EN ALCANCE
Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en el alcance del proyecto, de la siguiente manera:
TABLA 14. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN ALCANCE IMPACTO ALCANCE
NIVEL CALIFICACIÓN VALORES %
BAJA 1 10
MOREDADO 2 20
ALTO 3 40
IMPACTO TIEMPO
NIVEL CALIFICACIÓN VALORES (Días)
BAJA 1 4 a 5
MOREDADO 2 6 a 10
ALTO 3 11 a 20
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IMPACTO EN CALIDAD Hace relación al impacto de la materialización de riesgos en la calidad del proyecto, de la siguiente manera:
TABLA 15. TDG-2019-2-009.V1 NIVELES DE IMPACTO EN CALIDAD
IMPACTO CALIDAD
NIVEL CALIFICACIÓN VALORES %
BAJA 1 10
MOREDADO 2 20
ALTO 3 40
ANÁLISIS CUANTITATIVO
Al identificar estos valores a partir del análisis cuantitativo permitirá conocer el valor del impacto del riesgo, así como su duración total en el proyecto, permitiendo:
Determinar la probabilidad de lograr un objetivo específico del proyecto.
Cuantificar la exposición al riesgo para el proyecto, y determinar el tamaño de las reservas de contingencia de costo y tiempo que puedan ser necesarias.
Identificar los riesgos que requieren mayor atención, cuantificando su contribución relativa al riesgo del proyecto.
Identificar las metas realistas y alcanzables de costo, tiempo, calidad y/o alcance.
PRIORIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO
De la matriz de riesgos la cual se realizó entre los interesados incluidos el equipo del proyecto y se identificaron de cada una de las fases las cuales se encuentran identificadas en el Anexo 1. TDG-2019-2-009.V1 Matriz de riesgos, se tomará el valor máximo entre los resultados de severidad en tiempo y severidad en costos, el cual arrojará la severidad mayor y esta última permitirá establecer el nivel de criticidad de acuerdo con los siguientes parámetros:
Baja: Corresponde al riesgo cuyo valor se encuentra entre 1-2
Media: Corresponde al riesgo cuyo valor se encuentra entre 3-6
Alta: Corresponde al riesgo cuyo valor se encuentra entre 7-9
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A continuación, se relaciona la matriz de probabilidad e impacto asociados a los riesgos, se establecerán planes de respuesta a los riesgos que se encuentren en la criticidad media y alta.
Gestión de Riesgos
GRAFICA 10. TDG-2019-2-009.V1 MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
Para los riesgos negativos, se realizará la descripción del plan o acciones a tomar frente a los eventos y se tendrán en cuenta las siguientes estrategias:
Evitar: Se cambiarán las condiciones o características iniciales para la realización del proyecto, con el fin de eliminar la probabilidad que el riesgo identificado se repita, sin embargo, en algunos casos esto implicaría que se elimine alguna fase o la cancelación del proyecto.
Transferir: Implica trasladar el impacto negativo del riesgo hacia un tercero, para que maneje el riesgo y soporte el impacto si llegara a producirse.
Mitigar: Se tomarán acciones para disminuir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto.
Para los riesgos cuya criticidad en tiempo, costos, calidad y alcance sea alto y muy alto se tomarán las estrategias mencionadas: Evitar, transferir o mitigar, lo anterior de acuerdo con el evento.
Aceptar: Se reconoce la existencia de un evento que ponga en riesgo el proyecto, pero no se tomarán medidas proactivas siempre y cuando el riesgo cuya criticidad en tiempo sea de muy baja, baja y media prioridad, no obstante, se realizará monitoreo y control.
Para los riesgos positivos una vez establecidas las acciones a tomar, se tendrán en cuenta las siguientes estrategias:
Mejorar: Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto de una oportunidad.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Aceptar: Se reconoce la existencia de una oportunidad, pero no se tomarán medidas proactivas siempre y cuando la oportunidad sea de baja prioridad.
Una vez realizado la descripción del plan de respuesta y la estrategia que se implementará en la columna momento esperado del riesgo la fecha en la cual de acuerdo con el cronograma es posible que se presente el evento.
PLAN DE RESPUESTA
Este proceso desarrolla y describe las acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas de los riesgos positivos o negativos identificados en TDG-2019-2-009 Matriz De Riesgos y este se realiza después del proceso de identificación del análisis cuantitativo de los riesgos que se encuentren en la criticidad media y alta.
RESERVA DE CONTINGENCIA
Establecido el plan de respuesta resultado de TDG-2019-2-009. V1 Matriz De Riesgos, se espera que la probabilidad del evento sea menor, por lo cual se debe valorar nuevamente la probabilidad, el nuevo valor esperado en tiempo se calcula multiplicando la nueva probabilidad por el impacto en tiempo (días); el nuevo valor esperado en costos será calculado por el producto de la nueva probabilidad y el impacto en costos.
MONITOREO Y CONTROL DE RIESGOS
La gerente del proyecto y su equipo de trabajo monitorearán y controlarán los riesgos identificados en TDG 2019-2-009. V1 Matriz de riesgos semanalmente y se generará un informe mensual brindando información actualizada acerca del estado de cada riesgo y permitirá identificar riesgos nuevos. La presentación de los informes contendrá la siguiente información:
● Reporte con información del estado de los riesgos individuales y generales ● Fuentes de riesgo general ● Causas principales de los riesgos ● Resumen de los riesgos identificados (No Oportunidades, No Amenazas, % de riesgos en cada
categoría)
Gestión de cambios
En caso de que se requieran cambios, estos se deberán gestionar a través del TDG 2019-2-009 Proceso de control de cambios.
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Lista de Referencias
Lledó, P. (2017). ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (El ABC para un Director de Proyectos Exitoso), Sexta Edición. USA: pablolledo.
Project Management Institute [A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Sixth Edition], Project Management Institute, Inc., (2017).
12. Anexos
Ver Anexo 1. Matriz de Riesgos
Nota: Tomado de TDG-2019-1-006- Matriz de Riesgos - Fuente propia
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Planeación de la Gestión de interesados
INTRODUCCION
La gestión de los interesados es determinar la estrategia para comprometerlos con el proyecto y mitigar de esa forma posibles impactos negativos
METODOLOGIA
Se realizará seguimiento y control de los interesados del proyecto de la siguiente manera. 1. Determinar las personas o grupos que pueden influir o ser afectados por el proyecto, para
analizar las expectativas e impacto en el mismo. 2. Definir las estrategias de gestión adecuadas con el fin de lograr una comunicación eficaz que
traerá consigo una participación exitosa de los interesados. 3. Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz
de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.
4. A medida que avanza el proyecto, los miembros de la comunidad de interesados y el nivel requerido de participación pueden cambiar; por tanto, la planificación de la gestión de los interesados es un proceso iterativo.
El beneficio clave de este proceso es que proporciona un plan claro y factible para interactuar con los interesados del proyecto a fin de apoyar los intereses de este.
2. PLAN DE GESTIÓN DE INTERESADOS: El plan de gestión de interesados tiene por objetivo identificar, analizar y desarrollar relaciones con todas aquellas personas u organizaciones que se verán afectadas o que afectarán el proyecto, este plan debe contar con las estrategias que serán llevadas a cabo en la gestión para lograr una participación efectiva de los interesados, con el fin de alcanzar los objetivos de este.
3. REGISTRO DE INTERESADOS: El registro de interesados proporcionará la información para establecer estrategias enfocadas al involucramiento de los interesados teniendo en cuenta su nivel de poder, legitimidad y urgencia.
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Clasificación modelo de prominencia:
a. Poder: Interesados que tienen la capacidad de imponer su voluntad. b. Legitimidad: Participación adecuada o apropiada del interesado en el proyecto. c. Urgencia: Si el interesado requiere o no de respuestas rápidas.
De acuerdo con los anteriores criterios se identifica a través de la matriz la clasificación de los interesados, con esto se generan las estrategias de comunicación para cada uno de ellos. Para las estrategias se tiene en cuenta el modelo de prominencia que nos brinda de acuerdo con la clasificación una prioridad, baja, media o alta. En función de las necesidades y expectativas de cada grupo de interesados, tiene como fin conocer con más profundidad la relación que tienen estos con la organización y priorizarlos mediante un criterio de análisis.
● Ascendente: Sponsor, Gerente del Proyecto ● Descendente: Equipo del proyecto
4. MATRIZ INTERESADOS DEL PROYECTO: El documento “TDG-2-2019-009 Matriz de interesados” describe la información de los interesados, en la cual se registrarán los requerimientos y expectativas, organización a la que pertenecen y sus datos de contacto, se dejara como anexo la matriz de interesados diligenciada del proyecto.
5. ANÁLISIS DE LOS INTERESADOS: Teniendo en cuenta el modelo de prominencia y de poder, se incluirá el modelo de prominencia, a continuación, se realizará la clasificación de los interesados acorde con los siguientes criterios:
6. GESTIONAR LA INFLUENCIA DE LOS INTERESADOS.: La gestión de influencia de los interesados es una forma importante de clasificar e identificar a cada uno de ellos en el proyecto y se pueden visualizar de manera ascendente, descendente, hacia afuera o lateralmente y se clasifican en este caso de la siguiente manera:
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● Lateral: Ingeniero de Instalaciones, Jefe de Mantenimiento, Ingeniero de proyectos, Asistente de Instalaciones, Ingeniero comercial.
● Hacia afuera: Abogada, Asistente jurídica y coordinadora de Almacén. Por lo cual se ve representado gráficamente de la siguiente manera:
GRAFICA 11. INFLUENCIA DE INTERESADOS
INFLUENCIA
SPONSOR Y GERENTE DE PROYECTO
Abogada, Asistente jurídica y coordinadora
de Almacén
EQUIPOS DEL PROYECTOS
Ingeniero de Instalaciones, Jefe de Mantenimiento, Ingeniero de proyectos,
Asistente de Instalaciones, Ingeniero comercial.
7. PLANIFICAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS.: Al conocer las necesidades, intereses y potenciales impactos sobre el proyecto de cada grupo de interesados, se deben desarrollar estrategias para gestionar el involucramiento y compromiso de cada uno de ellos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Por lo anterior, se genera una planificación de la estrategia y acciones que se aplicarán a cada uno con base a la priorización y necesidades directas en el proyecto, las cuales se registran en la matriz “TDG-2-2019-009 Matriz de interesados”, las estrategias se definieron de acuerdo con la clasificación de cada interesado, a partir del modelo de prominencia.
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● Habilidades de comunicación: Reuniones asociadas a las necesidades del proyecto y las cuales están establecidas desde el inicio.
● Reglas básicas: Se definirán las normas del equipo para el buen ejercicio y comportamiento que servirán como guía para gestionar el involucramiento en el proyecto de todos los interesados.
8. GESTIONAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS.: Durante este proceso se administran las comunicaciones con los interesados con el fin de satisfacer sus necesidades y mitigar potenciales conflictos. Para el proyecto se aplicarán como herramientas para el involucramiento de los interesados:
9. MONITOREAR EL INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS:
Realizar seguimiento al involucramiento de los interesados en el proyecto identificando los impactos. La herramienta para monitorear a los utilizados corresponde a Matriz de evaluación del involucramiento de los interesados “TDG-2-2019-009 Matriz monitoreo de interesados”
10. GESTIÓN DE CAMBIOS: La gestión de cambios se realiza a través de la identificación en cada una de las fases del proyecto, evaluando su impacto principalmente en alcance, tiempo y costo y documentarlas en la matriz TDG-2019-2-009 Solicitud cambios del proyecto, la cual deberá ser socializada y aprobada en cada una de las reuniones de avance de proyecto con el sponsor y director y equipo de trabajo.
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ANEXOS.
1. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009
TABLA 16. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 NOMBRE DEL INTERESADO
ORGANIZACIÓN ROL CONTACTO REQUERIMIENTOS Y
EXPECTATIVAS
Edgar Guerrero
SECURITAS SPONSOR 320 865
8815
Estar informado de cada detalle de las reuniones con cada proceso y toma de decisiones para aprobar los cambios que se sugieren y adicional verificar el cumplimiento de los tiempos autorizados para trabajar en el proyecto
Carlos Mario Restrepo
SECURITAS Gerente
Comercial 320 865
8622 Verificar el cumplimiento de las reuniones y tareas programadas
Laura Romero SECURITAS Jefe de
instalaciones 310 269
0798
Mantener informada de los cambios impartidos en el proceso de instalaciones
Gustavo Blanco
SECURITAS Jefe de
mantenimiento 320 865
8822
Mantener informada de los cambios impartidos en el proceso de instalaciones y mantenimiento
Alejandro Bermúdez
SECURITAS Ingeniero de instalaciones
310 270 8744
apoyo en el proceso de instalaciones
Kevin Delgadillo
SECURITAS Interventor de
proyectos 310 269
3301 apoyo en el proceso de interventoría
Frank Rodríguez
SECURITAS Asistente de instalaciones
320 865 8286
apoyo en el proceso de instalaciones
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
84
NOMBRE DEL INTERESADO
ORGANIZACIÓN ROL CONTACTO REQUERIMIENTOS Y
EXPECTATIVAS
Adriana Daza SECURITAS Coordinadora de monitoreo
320 865 8621
apoyo en el proceso de monitoreo de los sistemas de seguridad electrónica
Andrés Céspedes
SECURITAS Ingeniero comercial
310 269 4231
apoyo en el proceso comercial
Luisa Gómez SECURITAS Abogada 3228177369 Apoyo en contratos de licitaciones y proyectos del área de seguridad electrónica.
Dayana Narváez
SECURITAS Asistente Jurídica
3124253368 Apoyo en contratos de proveedores del área de seguridad electrónica.
Liz Yadira Mahecha
SECURITAS Coordinadora de Almacén
3143614287 Apoyo en recibir y entrega de equipos de área SES
2. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 APLICANDO MODELO DE PROMINENCIA.
TABLA 17. MATRIZ DE INTERESADOS. TDG-2019-2-009 APLICANDO MODELO DE PROMINENCIA
PROMINENCIA
NOMBRE DEL
INTERESADO
ORGANIZACIÓN
PODER LEGITIMIDAD URGENCI
A CLASIFICACIÓN
PRIORIDAD
Edgar Guerrero
SECURITAS SÍ SÍ SÍ CRÍTICO ALTA
Carlos Mario Restrepo
SECURITAS SÍ SÍ SÍ CRÍTICO ALTA
Laura Romero
SECURITAS NO SÍ SÍ DEPENDIENTE MEDIA
Gustavo Blanco
SECURITAS NO SÍ SÍ DEPENDIENTE MEDIA
Alejandro Bermúdez
SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
85
Kevin Delgadillo
SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Frank Rodríguez
SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Adriana Daza SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Andrés Céspedes
SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Luisa Gómez SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Dayana Narváez
SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Liz Yadira Mahecha
SECURITAS NO SÍ NO DISCRECIONAL BAJA
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
86
CAPÍTULO 4: PROCESOS DE EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE
Informes de gestión del proyecto y avances
INFORME DE CIERRE DE PLANIFICACION
Planificación del Proyecto
La Planificación del Proyecto indica cómo llevar a cabo el proyecto, esto es, la aplicación de la
propuesta del proyecto, corresponde el proceso principal del ciclo de vida del proyecto.
Este proceso comienza una vez que el Acta de Constitución del Proyecto, que actúa como contrato
de inicio del proyecto, es firmada y aprobada. Es el proceso que debe ser desarrollado con mayor
detalle, de él depende la ejecución exitosa del proyecto.
Por lo tanto, la planificación del Proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un
objetivo, expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo.
El Plan Gestión del Proyecto se convierte en un parámetro de referencia según el cual se mide el
progreso real del proyecto. Es muy importante que el Project Manager y el equipo que estarán
involucradas en la ejecución del proyecto también participen en la planificación del mismo.
A lo largo de este módulo del Executive Master in Project Management, el Project Manager va a
poder adquirir las habilidades necesarias para combinar de forma exitosa las principales
restricciones del proyecto: coste, tiempo, calidad y recursos, así como aprender a realizar
estimaciones realistas de los plazos y los costes del proyecto con el fin de desarrollar la línea base
del proyecto.
El objetivo principal de este módulo, es que a la finalización del mismo los participantes entiendan
todos los elementos que intervienen en el establecimiento de un plan de proyecto eficaz.
El alumno abordará los objetivos específicos de la Planificación del Proyecto para trasladarlo como
buenas prácticas al desarrollo de su carrera profesional, adquiriendo los conocimientos para:
– Elaborar el Plan de Gestión del Alcance. Como hacer una EDT
– Elaborar el Plan de Gestión del Tiempo. Estructurar un cronograma
– Desarrollar el Plan de Gestión del Coste. Costes directos e indirectos
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
87
– Desarrollar el Plan de Gestión de la Calidad. Plan de mejora y criterios de medición del proyecto.
– Elaborar el Plan de Gestión de los Recursos Humanos. Cálculo del coste del personal
– Desarrollar el Plan de Gestión de los Stakeholders. Estrategia de gestión de los interesados en
el proyecto.
– Desarrollar el Plan de Gestión de la Comunicación. Trazabilidad y transmisión de la información.
– Desarrollar el Plan de Gestión de los Riesgos. Identificación, plan de contingencia y seguimiento
de riesgos
– Elaborar el Plan de Gestión de las Adquisiciones. Subcontratación de tareas y tipos de
contratos.
– Desarrollar el Plan de Gestión de la Integración. Gestión del Cambio y la Configuración. Integrar
los planes subsidiarios y elaborar el Plan de Dirección del Proyecto (PDP).
– Recopilar las lecciones aprendidas durante todo el ciclo de vida del proyecto
RESUMEN DE LA ACTIVIDAD
Se finaliza con la planificación del proyecto, subiendo todos los planes a la plataforma Trello, ya
aprobados por el Sponsor y el director de proyecto de grado.
INFORMACION GENERAL DE LA ACTIVIDAD
TAREA % EJECUTADO FECHA DE CIERRE ENCARGADO OBSERVACIONES
Cierre de Planificación.
100%
14/02/2020
Equipo de trabajo.
Se realiza el cierre de los
planes de trabajo de
grado con sus respectivas
matrices y anexos
necesarios de la fase de
planificación.
Firma de aprobación
Sponsor
10/02/2020 Gerente Proyecto Se firma carta de
aprobación con
satisfacción.
Firma de Director de
Trabajo de grado.
10/02/2020 Gerente Proyecto. Se firma carta de
aprobación con
satisfacción.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
88
PRESUPUESTO DEL CIERRE DE LA PLANIFICACIÓN
ACTIVIDAD COSTO % DE LO
EJECUTADO
¿SEGÚN LO PREVISTO? OBSERVACIONES
Cierre Planificación.
$3’200.571
29%
Si
Se cierra
planificación del
proyecto con un
retraso puesto que
en el mes de
noviembre y
diciembre se
presentaron
marchas y protestas
las cuales no
generaron atrasos
en tiempos
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El Director del Proyecto y el sponsor revisaron y aprobaron toda la información procedente de los
planes de trabajo de grado dando así inicio a la fase de diseño e implementación.
___________________________ ___________________________
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero
Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto
Sponsor
__________________________________________
Wilbert Javier Nibia
Director del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
89
INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO
Inicio de la ejecución del proyecto
La fase de identificación es la que le da inicio a la ejecución del proyecto, la cual inicia con 20 días
de atraso, ya que la fecha de inicio planeada estaba para el día 13 de diciembre del 2019. Esta fase
tiene fecha de inicio real del día 17 de febrero del 2020 la cual tiene fecha de finalización del 3 de
marzo del 2020 con una recuperación de 3 días y una reducción en el costo de esta fase del 6% los
cual se evidencia en la siguiente tabla.
Técnica de recuperación
Se realizaron varias reuniones con el equipo de trabajo para ejecutar las tareas y realizarle un
seguimiento fuerte a cada una de las actividades de esta fase, para lograr un cambio en el tiempo
de las tareas que se habían planeado con algún tiempo de más para evitar incumplimiento en estas
actividades. Este tiempo nos sirvió en alguna actividades como en otras no pero el resultado del
trabajo fuerte en equipo y dar la milla extra nos funcionó y nos gusta los resultados obtenidos ya
que si pudimos recuperarnos en dos días y adicional generar un ahorro en costos
INFORMACION GENERAL DE LA FASE
La fase de identificación finaliza en su totalidad con los resultados que fueron posibles de recopilar,
ya que por el tiempo del personal en la compañía y a que las actividades de la compañía son muy
dinámicas, en ocasiones no se podía cumplir con los tiempos estimados para las reuniones pero en
general las personas colaboraron mucho con la información solicitada.
FaseComienzo de línea
base estimadoFin de línea base
Costo de línea
baseComienzo real Fin real Costo real % en ahorro
Identificacion vie 13/12/19 jue 06/02/20 $ 1.459.200,00 lun 17/02/20 mar 03/03/20 $ 1.372.800,00 6%
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
90
Fase de planificación
La fase de planificación es en que se recopilara la información que se obtuvo en la fase de
identificación en la cual también tenemos un atraso de 17 días laborales ya que esta actividad se
tenía planeado iniciarla el día el 16 de febrero del 2020 y se inició realmente el 4 de marzo del 2020y
esta fase tiene un costo de $ 4.672.800. Esta fase se encuentra en un 70% de ejecución y a la fecha
se puede identificar un sobre costo en un 2% reportaremos en el siguiente informe del estado de
esta fase
Nombre de tarea Comienzo de línea
base estimado Fin de línea base Costo de línea base Comienzo real
PLANIFICACIÓN jue 06/02/20 lun 09/03/20 $ 4.672.800,00 mie 04/03/20
Técnica de recuperación Se continua con la misma técnica de recuperación pactada con el equipo de trabajo la cual no ha
sido muy efectiva en esta fase pero tampoco se van generando tiempos adicionales que afecten
más el atraso ya reportado.
INFROMACION GENERAL DE LA FASE
La fase de planificación lleva las actividades en paralelo lo cual ha dificultado un poco más el trabajo
para el equipo de trabajo pero se ha realizado un apoyo total para sacar las actividades adelante sin
novedades.
INDICADORES DE COSTOS DEL PROYECTO A LA FECHA
En la siguiente tabla se evidencian los indicadores del proyecto actuales.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
91
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto Sponsor
Wilbert Javier Nibia
Director del proyecto
BAC $ 20.547.638,97 20/03/2020
Cronograma Diseño
de Metodologia de
Gerencia de
Proyectos en Area
SES Securitas
PV $ 10.243.538,97
EV $ 6.842.038,97
AC $ 6.658.171,64
SPI 0,667937027
CPI 1,027615288
TCPI 0,986762104
Indicadores de
rendimiento
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
92
INFORME 2 DE ESTADO DEL PROYECTO
Fase de planificación
La fase de planificación inicio con un atraso de 17 días laborales ya que esta actividad se tenía
planeado iniciarla el día el 16 de febrero del 2020 y se inició realmente el 4 de marzo del 2020, la
fase en este momento se encuentra finalizada en su totalidad y como fue reportado en el anterior
informe finalizo con un sobre costo en un 2,8% y frente al cronograma recuperamos 1 día laboral
en el atraso presentado en el proyecto.
Técnica de recuperación
Se continuo con la misma técnica de recuperación pactada con el equipo de trabajo la cual no fue
tan efectiva como en la fase de identificación pero tampoco se reporta después de esta fase
aumento en el retraso si no como lo mencionamos anteriormente se recuperó un día en el atraso
que se tiene en el proyecto a la fecha el cual es de 16 días laborales.
INFORMACION GENERAL DE LA FASE
La fase de planificación finalizo sin novedad en su totalidad con la falta del sobre costo
anteriormente notificado en el informe 1 de seguimiento y en el inicio de este. Ya finalizada esta
fase pasamos a la fase de diseño e implementación.
Fase de diseño e implementación
La fase de diseño e implementación inicio con un atraso de 16 días laborales ya que esta actividad
se tenía planeado iniciarla el día el 9 de marzo del 2020 y se inició realmente el 31 de marzo del
2020, la fase en este momento se encuentra en ejecución y se toma la decisión con el equipo de
trabajo para realizar otra técnica de recuperación de cronograma.
Nombre de tarea Comienzo de línea
base estimado Fin de línea base
Costo de línea base
Comienzo real
Diseño e implementación
lun 09/03/20 mie 20/05/20 $ 8.986.400,00 mar 31/03/20
FaseComienzo de línea
base estimadoFin de línea base
Costo de línea
baseComienzo real Fin real Costo real
Planificacion jue 06/02/20 lun 09/03/20 $ 4.672.800,00 mié 04/03/20 mar 31/03/20 $ 4.806.900,00
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
93
Técnica de recuperación
Para esta fase se tomó la decisión de cambiar la técnica de recuperación sin bajar el ritmo y el
seguimiento al trabajo a realizar, esto para recuperar los 16 días de atraso que presenta el proyecto
y es realizarle a unas tareas de unos entregables un fast tracking con el fin de que estas tareas inicien
en paralelo ya que estas con la información que se tienen se pueden ir trabajando de esta forma.
Los entregables seleccionados para este fast tracking fueron en su totalidad el de los manuales de
funciones de los cargos y en el entregable de mapa de procesos solo el general y el de instalaciones
ya que si lográbamos realizar estos entregables en ese tiempo planeado pondríamos el cronograma
del proyecto al día y recuperaríamos los 16 días de atraso.
Esta técnica de recuperación nos fue muy favorable en este caso ya que el día 17 de abril fue posible
ponernos al día en el cronograma y en estos momentos no tener atrasos en el cronograma del
proyecto
INFORMACION GENERAL DE LA FASE
La fase de diseño e implementación se encuentra en ejecución a la fecha con un avance del 54% y
con la buena noticia que con la técnica del fast tracking aplicada y el tiempo adicional que tuvimos
por la cuarentena del covid 19 nos ayudó a colocar el proyecto al día en cronograma
INDICADORES DE COSTOS DEL PROYECTO A LA FECHA
En la siguiente tabla se evidencian los indicadores del proyecto actuales.
BAC $ 20.547.638,97 20/04/2020
Cronograma Diseño
de Metodologia de
Gerencia de
Proyectos en Area
SES Securitas
PV $ 13.388.038,97
EV $ 13.354.038,64
AC $ 13.231.871,64
SPI 0,997460395
CPI 1,009232783
TCPI $ 0,98
Indicadores de
rendimiento
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
94
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto Sponsor
Wilbert Javier Nibia
Director del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
95
INFORME 3 DE ESTADO DEL PROYECTO
Fase de Diseño e implementación
Finalizando la fase de planificación el día 31 de marzo iniciando el día 1 de abril la fase de diseño e
implementación del proyecto en la cual tomamos una medida correctiva para colocar nuestro
proyecto al día. Se tomó la decisión de realizar un fastraking a las actividades a las actividades de
los entregables de mapas de procesos de esta fase lo cual genero un costo de $ 414.600 pesos los
cuales se tomaron de los ahorros generados en la fase de planificación y no generando un sobre
costo en el proyecto y como resultado de esto se dejó el proyecto en la línea base del cronograma
en el siguiente cuadro se evidencia en la actividad actual del proyecto y las fechas de lo planeado
versus lo ejecutado
Técnica de recuperación
Se realizó un fastraking en las actividades de los entregables de mapas de procesos los cuales se
habían planeado su ejecución de forma secuencial y con el fastraking lo que se hizo fue hacerlas en
paralelo y así ahorra días en ejecución y recuperar el tiempo que teníamos de retraso en el proyecto.
INFORMACION GENERAL DE LA FASE
En la fase se ha trabajado sobre los entregables del producto y sobre toda la estructura
organizacional propuesta para el diseño de gerencia de trabajo en el área del SES de securitas en la
cual se adelantó el tiempo del proyecto que se tenía atrasado y se a logrado a la fecha cumplir con
los tiempos planeados y hemos podido adelantar actividades y mantener los tiempos que se
planearon y cumplir con todos lo tiempos pactados frente a los entregables con el cliente.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
96
INDICADORES DE COSTOS DEL PROYECTO A LA FECHA
En la siguiente tabla se evidencian los indicadores del proyecto actuales.
BAC $ 20.547.638,97 05/05/2020
Cronograma Diseño de Metodología de Gerencia de
Proyectos en Área SES Securitas PV $ 15.755.638,97
EV $ 15.799.710,97
AC $ 15.655.471,64
Indicadores de rendimiento
SPI $ 1,00
CPI 1,009213349
TCPI $ 0,97
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto Sponsor
Wilbert Javier Nibia
Director del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
97
Dashboard, o tablero final de indicadores del proyecto.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
98
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
99
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
100
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
101
INFORME FINAL DE ESTADO DEL PROYECTO
CIERRE DEL PROYECTO
El proyecto se finalizó al día planeado gracias al tiempo obtenido por la pandemia lo que se
evidencio como un riesgo también se convirtió en un riesgo positivo para las fases de planificación,
diseño e implementación y la prueba piloto la cual se realizó de forma virtual en una tienda de uno
de los clientes de la empresa Securitas Colombia, el cliente en el cual se implementó esta prueba es
Coba Colombia en sus tiendas D1, la cual está ubicada en el barrio Sam Blas en la ciudad de Bogotá.
Se realizaron las respectivas entregas de los entregables que se planearon en el acta de constitución
del proyecto al cliente en la fechas pactadas y se realizaron los cambio de las observaciones
solicitadas por el cliente de cada uno de los entregables se firmaron las acta de entrega y de recibido
a satisfacción por parte del sponsor de cada uno de estos entregables.
Los resultados de la prueba piloto se evidencian en el informe final que se realizó después de esta
fase y con la puesta en práctica de los formatos realizados y entregados para el manejo de los
proyectos en el área de seguridad electrónica de Securitas.
También se realizó la reunión de cierre del proyecto socializando todo sobre la ejecución del
proyecto dejando las lecciones aprendidas para todo el personal del área del SES de Securitas y
dando la última socialización y capacitación de uso de la metodología realizada para que la pongan
en práctica en los proyectos.
También se verifican los controles de cambio realizados y el cumplimento de los objetivos de
proyecto con los cuales no se pueden medir los de la mejora de ventas para este año ya que por la
pandemia no se puede obtener el porcentaje planeado con este nueva metodología. Pero uno de
os objetivos que si se cumplieron y se evidencio en a prueba piloto es la mejora en el tiempo de
ejecución de actividades en la prueba piloto ya que se le cumplo al cliente con la facha de entrega
de su instalación para la tienda contratada y a la cual se le aplico la prueba piloto de nuestra
metodología propuesta para el área SES de Securitas.
Para el cierre del producto del proyecto, este se generó el acta de entrega de la prueba piloto en la
cual se da como cierre a la entrega de los productos que contenía el proyecto y los cuales en su
totalidad se recibieron sin novedad por el cliente.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
102
INDICADORES DE COSTOS DEL PROYECTO FINAL
En la siguiente tabla se evidencian los indicadores finales del proyecto.
BAC $ 20.547.638,97 12/06/2020
Cronograma Diseño de Metodología de Gerencia de
Proyectos en Área SES Securitas PV $ 20.547.638,97
EV $ 20.547.638,97
AC $ 20.356.271,64
Indicadores de rendimiento
SPI $ 1,00
CPI 1,009400903
TCPI $ 0,00
Con estos indicadores se muestra el cumplimiento del presupuesto planeado cumplido y
que la reserva de gestión no se le vio afectada a nuestro cliente lo cual se deja claro que
ese dinero o conserva el cliente en su totalidad.
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Guerrero Gerente de seguridad electrónica Gerente del proyecto Sponsor
Wilbert Javier Nibia
Director del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
103
Acta de cierre del proyecto
OBJETO: Acta de cierre del proyecto FECHA 1: 11/06/20 FECHA 2: 16/06/20 HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES
NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO
Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Cierre del proyecto “diseño de una metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas”
Equipo de trabajo
1H
Observaciones: Se realiza acta de cierre del proyecto junto con el sponsor de forma virtual por la pandemia que se está viviendo en estos momentos a nivel mundial, el proyecto se cierra a satisfacción por parte de nuestro cliente Securitas Colombia en el área SES (seguridad electrónica Securitas) y por parte de la autoridad ejecutante los cuales fueron los estudiantes de la universidad el bosque de la especialización de gerencia de proyectos LUIS EDUARDO RAMIREZ GUERRERO, FABIAN PENAGOS DELGADILLO, EFREN RAMIREZ RAMOS Y CRISTIAN RENE CAMARGO BALDEON, con esta acta se cierran actividades con el nombre de la empresa securitas Colombia y a partir de la facha ya no se podrá usar más el nombre de la compañía para ningún fin a menos que sean las personas que laboran actualmente en la compañía, se hace esta claridad a solicitud del cliente y por la información que se maneja en la compañía por pertenecer al gremio de la seguridad y de sus clientes.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
104
Aprobación del cierre del proyecto Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto Sponsor
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
105
• EVIDENCIAS DEL PRODUCTO
Estructura organizacional
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
106
Mapas de procesos
Mapa de procesos del área de instalaciones
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
107
Mapas de procesos del área de mantenimiento
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
108
Mapa de procesos del área de diseño
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
109
Mapa de proceso general SES
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
110
Manuales de funciones
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Dependencia: Área Administrativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES
Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Técnico en o tecnólogo en logística Requisitos de Experiencia Sin experiencia
El Auxiliar de logística ayudar controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución de los equipos de seguridad electrónica.
Funciones Esenciales
Almacenar y mover las mercancías.
Entrega equipos de seguridad electrónica a los contratistas.
Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.
Procesar los pedidos.
Manejar los materiales.
Revisión de mercadería
Ordenar y mantener en buen estado la bodega
Habilidad de aprender de una forma rápida y buena relaciones interpersonales.
Objetivo principal
CODIGO- GSE-M01 VERSION 3
FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
111
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: AUXILIAR TECNICO
Dependencia: Área instalaciones
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Técnico o tecnólogo de las profesiones de electrónica,
telecomunicaciones o control
Requisitos de Experiencia Sin experiencia
El técnico auxiliar desarrollara conocimientos y habilidades que le permitan desempeñarse como
técnico profesional en instalación de redes de seguridad electrónica tendrá que apoyar el
mantenimiento correctivo y preventivo que se le designen con el técnico profesional. Con ello
adquirir experiencia para en un futuro ser un técnico profesional de la compañía.
Funciones Esenciales
Realizar manteamientos y revisiones en compañía del técnico profesional de la compañía
Realizar el mantenimiento y reparación de los equipos electrónicos con supervisión del técnico profesional
Instalar, montar y desmontar y transportar los equipos electrónicos se seguridad.
Desarrollar las tareas de control repetidas para adquirir experiencia.
Comprobar y verificar posibles anomalías en los equipos en las instalaciones nuevas
Atender a las recomendaciones técnicas, tener la habilidad de aprender de una forma rápida y buenas relaciones interpersonales.
Objetivo principal
CODIGO- GSE-M01 VERSION 3
FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
112
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: DIBUJANTE
Dependencia: Área instalaciones
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Tecnólogo o profesional en Diseño Gráfico Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia
El profesional en Diseño Gráfico del SES implementará metodologías y procesos de creación de
imágenes de los proyectos de seguridad electrónica, sus diseños tendrán habilidades técnicas de
expresión gráfica, y tecnologías computacionales conducentes a la búsqueda de soluciones visuales
y comprensión de los diseños de una forma clara y práctica.
Funciones Esenciales
Diseño los planos de proyecto se seguridad Electrónico.
Reunirse con los ingenieros de proyectos para conocer el plano (ajustes o cambios)
Asesorar a los ingenieros de proyectos con un estimado de los materiales que se implementaran en el proyecto.
Diseñar logotipos
Crear infografías
Presentar diseños e ideas a gerentes de las distintas áreas.
Objetivo principal
CODIGO- GSE-M01 VERSION 3
FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
113
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: EJECUTIVO COMERCIAL
Dependencia: Área administrativa
Número de Cargos Uno (2)
Reporta a Fernando Segura GERENCIA SES
Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Administrado de empresa Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia
El ejecutivo comercial del área SES está encargado de la comercialización, promoción y
cotización de los servicios que presta nuestra compañía, también se encarga de prospectar
y buscar nuevos mercados potenciales a nivel corporativo y personal, realiza seguimiento
de clientes, lograr cierres de contratos con el objetico Alcanzar sus y metas de negocio
Funciones Esenciales
Realizar cotizaciones
Dar alternativas de nuevas tecnologías a los clientes
Generar y/o desarrollar cartera de clientes nuevos individuales.
Cumplir con el modelo de ventas y prospección diaria, efectuando llamadas, coordinando citas y visitas a clientes con el objetivo de cumplir con el objetivo de ventas de la compañía.
Reportar diariamente las ventas nuevas realizadas para el pago de las comisiones respectiva.
Objetivo principal
CODIGO- GSE-M01 VERSION 3
FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
114
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: GERENTE SES
Dependencia: Área administrativa
/operativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a CARLOS MARIO GERENCIA GENERAL
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Título administración de empresas,
Administración pública o ingeniería industrial de telecomunicaciones o electrónica. Conocimientos en proyectos de seguridad electrónica y física
Requisitos de Experiencia Dos (5) años de experiencia profesional Relacionada.
El gerente del área SES es la persona responsable de planear y dirigir el equipo de trabajo de esta área, su objetivo principal es cumplir con las metas propuesta por la compañía debe tener el control de área orientando al mejoramiento continuo, su administración debe ser eficiente frente al diseño y ejecución de los proyectos que están se ejecuta en esta área debe generar nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de excelencia.
Objetivo principal
Funciones Esenciales
Controla y los proyectos del área SES
Se apersona del nuevo proyecto de la compañía en seguridad electrónica
Organiza y dirige el equipo comercial, ingenieros de proyecto. para cumplir las metas comerciales del área SES.
Negoción directa con los clientes los proyectos de alta ingeniería.
CODIGO- GSE-M01 VERSION 3
FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
115
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: INGENIERO DE PROYECTOS
Dependencia: Área administrativa /operativa
Número de Cargos Uno (5)
Reporta a Fernando Segura GERENCIA SES
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Ingeniero electrónico, telecomunicaciones de control o afines
Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia
El ingeniero de proyectos es el encargado de diseñar los proyectos de la forma correcta, le corresponde elaboración matriz equipos y presupuesto, cotizaciones, validación de normas la calidad. Implementar herramientas de monitoreo y control adecuadas para el seguimiento de la ejecución del proyecto. Es responsable de gestionar con el cliente cualquier cambio del proyecto.
Objetivo principal
Funciones Esenciales
Solicitad de cotizaciones a los proveedores autorizados
Planificar y controlar el trabajo que se lleva a cabo.
Identificar, evaluar, mitigar prevenir los riesgos del proyecto.
Alcanzar los estándares de calidad requeridos.
Promover la seguridad laboral en todas las instalaciones a su cargo.
Controlar los costes en función de los límites establecidos por el presupuesto.
Gestionar el cambio.
Realizar retroalimentación del proyecto al cliente.
Controlar el progreso del proyecto en relación con lo dispuesto en el alcance
CODIGO- GSE-M01 VERSION 3
FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: INGENIERO DE SOPORTE
Dependencia: Área instalaciones
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES
Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Ingeniero en electrónica , telecomunicaciones o control Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia
El cargo de ingeniero de soporte Consiste en resolver problemas de red, configurar sistemas
operativos y de seguridad electrónica (cámaras, control de acceso, sistemas de detección de
incendio y sistemas de intrusión) usar conexiones de escritorio remotas para ofrecer una asistencia
inmediata. Utilizarás aplicaciones de email y chat para ofrecer a los clientes respuestas rápidas para
problemas informáticos. En los problemas más complejos que requieran instrucciones matizadas,
contactarás con los clientes por teléfono u ofrecerás instrucciones claras y por escrito, así como
manuales técnicos. Funciones Esenciales
Investigar y determinar soluciones para problemas de software y de hardware
Formular preguntas a los clientes para comprender rápidamente la causa del problema
Encauzar los problemas del sistema informático hasta la solución, en los plazos de tiempo acordados
Indicar a los clientes una serie de acciones, por teléfono, email o chat, hasta que solucionen un problema técnico
Derivar oportunamente problemas sin resolver a los equipos internos adecuados (utilizar herramientas de alta precisión)
Proporcionar respuestas y comentarios inmediatos y precisos a los clientes
Asegurarse de registrar adecuadamente todos los problemas
Elaborar informes precisos y oportunos
Documentar conocimientos técnicos en forma de notas y manuales
Objetivo principal
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Mantener buenas relaciones con los clientes MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: INGENIERO INTERVENTOR
Dependencia: Área instalaciones
Número de Cargos Uno (2)
Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES
El cargo de ingeniero interventor Consiste en una asesoría profesional en el monitoreo y control de
los proyectos en ejecución del área. Va ligado a las decisiones que tome el ingeniero de proyecto
en caso de realizar una modificación en las actividades del proyector. Debe de garantizar que los
planos se interpreten la voluntad de proyecto, que las instalaciones cumplan con los requisitos
dentro de los estándares de calidad y normatividad, coordinara actividades de ejecución del
proyecto que generaren una alta complejidad para terminas estas tareas con éxito.
Funciones Esenciales
Elaborar y firmar el Acta de Inicio de los Trabajos, conjuntamente con el Ingeniero de proyecto y el contratista. Supervisar la calidad de materiales, los equipos y la tecnología que el contratista utilizará en el proyecto Rechazar equipos que no cumplan con condiciones o especificaciones para ser utilizados o incorporados en el
proyecto. Fiscalizar los trabajos que ejecute el contratista y la buena calidad de las obras concluidas o en proceso de
ejecución, y su adecuación a los planos, a las especificaciones particulares, al presupuesto original o a sus modificaciones, a las instrucciones del órgano o ente contratante y a todas las características exigibles para los trabajos que ejecute el contratista.
Suspender la ejecución de partes de la obra cuando éstas no se estén ejecutando conforme a los documentos y normas técnicas, planos y especificaciones de la misma.
Recibir las observaciones y solicitudes que formule por escrito el contratista en relación con la ejecución de la obra, e indicarle las instrucciones, acciones o soluciones que estime convenientes, dentro de los plazos previstos en el contrato o con la celeridad que demande la naturaleza de la petición.
Informar, al menos mensualmente, el avance técnico y administrativo de la obra y notificar de inmediato, por escrito, al órgano o ente contratante cualquier paralización o anormalidad que observe durante su ejecución.
Coordinar con el proyectista y con el órgano o ente contratante para prever, con la debida anticipación, las modificaciones que pudieren surgir durante la ejecución.
Dar estricto cumplimiento al trámite, control y pago de las valuaciones de obra ejecutada. Conocer cabalmente el contrato que rija la obra a inspeccionar.
Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Ingeniero en electrónica, telecomunicaciones o control Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia
Objetivo principal
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MANUAL DE FUNCIONES SECURITAS AREA SES
El Jefe Integral de manteamiento es el encargado de tener a su cargo todo el personal de técnico de mantenimiento del central de monitoreo. Realiza la respectiva coordinación de
servicios técnicos con los clientes informado la hora el día y que técnico se presentara estas activas por correo electrónico. Realiza las investigaciones la posible intrusión que se lleguen a presentar en la prestación del servicio de monitoreo
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo:
JEFE INTEGRAL DE
MANTENIMIENTO
Dependencia: Área administrativa /operativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Fernando niño GERENCIA MONITOREO
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Ingeniero industrial, telecomunicaciones o electrónica.
Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional relacionada
Objetivo principal
Funciones Esenciales
Labores de mantenimiento Preventivo
Cronogramas de mantenimiento
Solicitud de ingresos para mantenimientos
Solicitud de viajes y anticipos (si aplica)
Radicación de legalización
Verificación y corrección del informe de mantenimiento.
Verificación de inventario
Confirmación de la entrega del formato de recibo a satisfacción del cliente
Si aplica tramitar garantías en los SS (cotización, solicitud de compra de equipos,
solicitud del Almacén)
Entrega de equipos para corrección de garantía
Envió del informe al cliente y/o regional
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MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: JEFE DE INSTALCIONES
Dependencia: Área administrativa
/operativa
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Edgar Guerrero GERENCIA SES
Requisitos Mínimos
Requisitos de Formación Ingeniero industrial, telecomunicaciones o electrónica.
Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional
relacionada. Objetivo principal
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Funciones Esenciales
Instalaciones:
Entrega de proyectos para instalación: esto incluye todo lo que es:
Ingresar al cuadro de instalaciones
Verificar datos y revisar que las matrices estén completas
Verificar cotizaciones estén vigentes
Revisar códigos de ofimática y crearlos en caso de que no existan
Entregar para que auxiliar administrativa haga la orden de compra
Seguimiento de las órdenes de compra con los proveedores
Solicitar los equipos en Almacén
Solicitar a Almacén que nos entregue equipos
Conseguir mano de obra (contratista o interna)
Traer equipos de Almacén ( no es una tarea que haga propiamente pero si debo pedir el favor a los compañeros del SES )
Alistar equipos por proyecto para entregar
a. Realizar la salida del equipos b. Si corresponde empacar y enviar los equipos a las ciudades
c. Solicitar permisos e ingresos para instalar los equipos (cumplir con los requisitos de cada cliente)
d. Solicitar cotización y coordinar entrega de equipos de elevación (si aplica) e. Solicitar material y coordinar la entrega de este en los sitios (si aplica) f. Asignar interventor y que este vele por la finalización de la instalación g. Recibir y exigir las actas para facturar la instalación h. Entregar la matriz con las actas finalizadas para facturar
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Labores de mantenimiento Preventivo
a. Cronogramas de mantenimiento b. Solicitud de ingresos para mantenimientos c. Solicitud de viajes y anticipos (si aplica) d. Radicación de legalización e. Verificación y corrección del informe de mantenimiento. f. Verificación de inventario g. Confirmación de la entrega del formato de recibo a satisfacción del cliente h. Si aplica tramitar garantías en los SS (cotización, solicitud de compra de
equipos, solicitud del Almacén) i. Entrega de equipos para corrección de garantía j. Envió del informe al cliente y/o regional
Labores de mantenimiento correctivo SOC a. Tramite de compra de equipos aplica correctivos de los SS (solicitud de
cotización-solicitud de orden de compra de equipos – solicitud de Almacén y entrega de equipos al SOC)
Garantías
Actualmente las garantías ya se entregaron para revisión y tramite del Ing Alejandro Bermudez.
Otras labores
a) Solicitud y entrega de herramientas- EPPS y equipos de trabajo en alturas, con la correspondiente documentación.
b) Documentación de proveedores (actualización-solicitud de esta a los proveedores – entrega a compras)
c) Verificar documentación para proveedores nuevos d) Apoyo con labores en sistemas contra incendio
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
121
MANUAL DE FUNCIONES
SECURITAS AREA SES
IDENTIFICACION DEL CARGO
Nombre del cargo: TECNICOS PROFESIONALES
Dependencia: Área instalaciones
Número de Cargos Uno (1)
Reporta a Edgar Barrera GERENCIA SES
El Técnico Profesional en Mantenimiento del SES tendrá las habilidades y destrezas para desarrollar
actividades de instalación ,diagnóstico y mantenimiento de los distintos sistemas de seguridad
electrónica que ofrece la compañía, deberá tomar decisiones y emitir conceptos en el desarrollo
de proyectos de orden técnico del cual este responsable
debe realizar los protocolos de mantenimiento preventivo y correctivo según lo disponga la
compañía esto con el fin de dar soluciones efectivas delante del cliente.
Funciones Esenciales
Habilidades prácticas en la instalación sistemas de Seguridad electrónica
Programación de equipos de seguridad electrónica
Buenas habilidades de observación para detectar fallas los sistemas de seguridad electrónica
Un enfoque lógico y metódico para la solución de problemas.
Buenas habilidades de comunicación para explicar las posibles fallas de los sistemas de seguridad electrónica.
Capacidad de explicar los problemas y las reparaciones a los supervisores y gerentes.
Entender la información técnica y los diagramas.
Ser capaz de escribir informes claros sobre los servicios técnicos
Comprender y seguir las regulaciones seguridad y salud en el trabajo - puede que tengan que trabajar con máquinas peligrosas, gases tóxicos o productos químicos o equipos de alta tensión.
.
Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Ser técnico laboral o profesional en electrónica
telecomunicaciones o control Requisitos de Experiencia Un (2) año de experiencia
Objetivo principal
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FECHA 10/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Formatos de trabajo del área SES de Securitas
Formato de acta de entrega
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Formato de protocolo de mantenimiento
Formato de reunión
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
124
Formato de acta de comité de obra
Formato de control de cambios
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
125
Formatos de corte de obra
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
126
Formato de cronograma
Formato de garantías de proyectos
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
127
Formato de monitoreo y control
Formato de hojas de vida de equipos sistemas de intrusión
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
128
Formato de hoja de vida de equipos de CCTV
Formato de hoja de vida sistema de control de acceso
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
129
Formato de hoja de vida del sistema de detección de incendio
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
130
Formato de informe general de proyectos
Formato de inventario de equipos
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
131
Formato de protocolo de pruebas
Formato de Project chárter
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
132
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Prueba piloto
INFORME DE PRUEBA PILOTO
INTRODUCCIÓN
Dentro del proyecto Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas, se
planeó la realización de una prueba piloto para la implementación de la metodología, dado que el
tiempo de ejecución era muy corto para hacer la implementación de la metodología.
Así que la prueba piloto tiene como objetivo en última instancia de hacer una simulación que nos
permita medir la efectividad de la metodología desarrollada, donde se pueda evidenciar que al
implementar una metodología de gerencia de proyectos un área de proyectos sin ninguna directriz
estipulada puede mejor sus resultados a corto, mediano y largo plazo.
Por tanto, en el siguiente informe se mostrará la información general de la prueba piloto, los
resultados y las conclusiones con sus respectivas recomendaciones.
METODOLOGÍA
La metodología implementada en esta prueba fue una simulación de un proyecto a pequeña escala,
ya que no fue posible debido a la pandemia hacer una prueba real, de igual manera no se hacía
conveniente debido a que ninguna compañía opera al total de su capacidad como si estuviéramos
en condiciones normales. En los siguientes numerales se dará a conocer la mayor cantidad de
detalles de la prueba piloto y así conoceremos la metodología.
Información general de la prueba piloto
Como se mencionó anteriormente se desarrolló un proyecto de pequeña escala, el cual consistía en
la instalación de un sistema de intrusión para una tienda D1 en Bogotá, este proyecto contempla
una serie de equipos y además servicio de posventa y mantenimiento. La información general se
muestra en tabla 1.
Tabla 1. Información de proyecto prueba piloto Empresa / Organización KOBA Group Colombia - Tienda San Blas
Proyecto Intrusión tienda San Blas
Ciudad Bogotá
Fecha de inicio 20/05/2020
Fecha fin 3/06/2020
Cliente Adalberto Contreras
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Gerente de proyecto Manuel Rodriguez
Valor aprobado $5.488.433
Personas involucradas en la prueba piloto
Para el desarrollo de este proyecto se involucraron a la mayoría de los cargos del área haciendo al
menos una tarea pequeña. A continuación, mostramos las personas con su respectiva labor.
Ing. Proyectos – Propuesta comercial, planificación y seguimiento al proyecto.
Dibujante – Realización de planos
Coordinador de monitoreo – Gerencia del proyecto y preparación compras
Gerente SES – Aprobación y verificación
Interventor Monitoreo - Interventoría
Jefe de mantenimiento – Recibir proyecto para servicio posventa
2 técnicos - Instalación
Almacenista – Recibo y preparación de equipos
Asistente SES – Compras, facturación y archivo.
Área de compras – Procesar facturas y pagos.
Proveedores de materiales y equipo – Suministro de varios
Duración de la prueba piloto y análisis de tiempo
Como podemos observar el proyecto tuvo una duración de 11 días hábiles, en anteriores proyectos
de acuerdo con la información solicitada se tiene un tiempo estimado en este tipo de proyectos de
13 días hábiles, lo que quiere decir que vemos una optimización de tiempos en 2 días hábiles que
es un tiempo muy buen en relación con tratarse de un proyecto de corto tiempo.
Herramientas implementadas en la prueba piloto
Las herramientas implementadas para el desarrollo del proyecto fueron las siguientes:
Formatos del área SES
Project
Estructura organizacional
Manuales de funciones
Mapas de procesos
Software de gestión
Impresora
Equipos de cómputo.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
135
Evidencias de la prueba piloto
En la carpeta compartida en el link
https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1Q1ucihIGcRkuZfJzL7PMlF6mFSwO1_NI se
encuentran todos los archivos que dan evidencia de la realización de la prueba piloto como se
muestra en la figura 1. Allí encontramos todos los formatos que se realizaron a lo largo del desarrollo
del proyecto.
Figura 1. Evidencia de la prueba piloto
RESULTADOS
Resultados de tiempo
El resultado de la mejora en el tiempo en el proyecto se debe a la implementación de la metodología
sin lugar a duda, ya que con el desarrollo de los manuales las personas pueden tener claro su rol en
la empresa al igual que su posición con la elaboración de la estructura organizacional que permite
conocer la posición en el área.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
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Por otra parte, al realizar la socialización de los mapas de procesos junto con todos los formatos se
puede observar que son claros los procesos para el personal y que con el diligenciamiento de los
formatos podemos tener mejor información del proyecto y de las cosas que se han hecho y de las
que están por hacer, evitando así reproceso y agilizando de esta manera la ejecución del proyecto,
lo cual se ve reflejado en la prueba piloto.
Resultados costos
En cuanto a los resultados de costo a saber que la optimización de tiempo también tendremos
optimización de tiempo que también a su vez puede ser utilizado en otro proyecto y de esta manera
permite que se mejore tiempo en otros proyectos obteniendo el mismo resultado en costos.
Resultado alcance
Al tener implementado la serie de formatos con toda la formalización del proyecto el cliente y el
área tuvieron claro el alcance del proyecto, lo cual permite evitar inconvenientes en cuanto al
alcance y agregar valor que no se tiene dentro del proyecto por falta de formalización.
CONCLUSIONES
Para cerrar el informe y recomendaciones finales, podemos dar a conocer que desde el estudio
hecho en la implementación se notaron varias falencias en la formalización de procesos, falta de
formatos y conocimientos generales del área. En términos generales faltaba una organización en el
área y al tratarse de un lugar donde solo se desarrollan proyectos lo ideal era tener una metodología
que permita dar un correcto gerenciamiento de proyectos y el resultado de la prueba piloto es solo
el comienzo de los grandes beneficios que se pueden obtener con un buen gerenciamiento del área
de tecnología.
Pudimos observar que con tan solo la implementación de un formato inicial se pueden evitar
muchos reprocesos, como en cada uno de los formatos de fácil diligenciamiento se puede obtener
el mismo resultado, además de poder tener la información en cualquier momento cuando se
requiera sin importar que no esté la persona a cargo y que se quede en standby el proyecto.
Por otro lado es importante conocer la estructura del área a cada una de las personas que la
conforman y tener un panorama general que permita saber dónde se está y que se debe apoyar, he
ahí la importancia de la actualización de la estructura organizacional y los manuales de funciones y
que decir de los mapas de procesos de una manera gráfica para que se pueda entender que se hace
en cada una de las subáreas; llevándonos así una idea clara de lo que hace el área y dar a conocer a
la compañía en general esta información para que se entienda cómo funciona el área en general.
Queda por ver los resultados a mediano y largo plazo, los cuales si se sigue la implementación
pueden ser muy prometedores y lograr cumplir los objetivos del negocio, además de mejorar en
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
137
cada aspecto del área. Por otro lado, la simulación puede dar mejor resultado sino estuviéramos en
la situación que se atraviesa este año.
Esperamos de ante mano que se vean los beneficios de la implementación de una metodología de
gerencia de proyectos y sobre todo que permita ver la importancia de tener un buen
gerenciamiento y manejo de cada uno de los procesos en el área. Po último sería muy bueno que al
funcionar esta metodología se puede implementar en todas las áreas de la empresa y tener la
empresa en un mejor lugar, con mayores ingresos y una imagen memorable.
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto Sponsor
Wilbert Javier Nibia
Director del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
138
Anexos
Acatas de reuniones con el Sponsor
REUNIÓN No. 1 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 05/09/19
HORA DE INICIO: 09:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Exponer al sponsor el objetivo de la metodologia
Definir lo roles y responsabilidades de los
interesados
Comienzo de acta de constitución del proyecto
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
139
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Terminar el acta de constitución
para la aprobación del proyecto Equipo de trabajo 07/10/19
FIRMA: --------------------------------------- Edgar Guerrero Gerente Área SES.
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas donde le prestamos nuestro proyecto: metodología de gerencia de proyecto para el área SES de Securitas. Este proyecto buscas un mejor desarrollo de proyectos de seguridad electrónica que se ejecutan en esta área. i implementado esta metodología buscamos mejores resultados de tiempo, costo y alcancé. Evaluamos los interesados del proyecto y se inició el acta de constitución para este proyecto.
.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
140
REUNIÓN No. 2 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 07/10/19
HORA DE INICIO: 09:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Revisión de acta de constitución
Aprobación de acta de constitución
Definición de interesados
Equipo de trabajo
2H
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Presentar avances de obra en la
próxima reunión Equipo de trabajo 06/02/20
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
141
FIRMA: --------------------------------------
Edgar Guerrero Gerente Área SES.
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área Ses de Securitas donde se evaluó el acta de constitución los interesados del proyecto y se procedió a la autorización del mismo.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
142
REUNIÓN No. 3 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 06/02/20
HORA DE INICIO: 09:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Presentación de los distintos planes de gestión
del proyecto
Evaluación de cronograma
Evaluación del listado de cargos, funciones
Presentación de bocetos de formatos.
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
143
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área Ses de Securitas se evaluaron los distintos planes de gestión, (costos, riesgos, cronograma, comunicaciones) entre otros, se indicó los avances tomados del cronograma, se pedio al Sponsor los el listado cargos como documentos de funciones por cada cargo para su revisión y modificaciones, se procedió a mostrar los primeros bocetos de formatos a implementar en el proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Presentar avances de obra en la
próxima reunión Equipo de trabajo 05/03/20
FIRMA: --------------------------------------- Edgar Guerrero Gerente Área SES.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
144
REUNIÓN No. 4 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 05/03/20
HORA DE INICIO: 09:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Presentar avances de proyecto sobre formatos
realizados.
Equipo de trabajo
2H
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas se presentaron los avances de proyecto sobre la ejecución del proyecto, se diseñó el nuevo organigrama, se manifiesta preocupación sobre el tema de coronavirus ya que pude afectar el proyecto.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
145
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Presentar avances de obra en la
próxima reunión Equipo de trabajo 15/03/2020
FIRMA: --------------------------------------- Edgar Guerrero Gerente Área SES.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
146
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas se presentaron los avances de proyecto sobre la ejecución del proyecto, se diseñó el nuevo organigrama, se manifiesta preocupación sobre el tema de coronavirus ya que pude afectar el proyecto.
REUNIÓN No. 5 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 20/03/20
HORA DE INICIO: 09:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Presentar avances de proyecto sobre formatos
realizados.
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
147
FIRMA: --------------------------------------- Edgar Guerrero Gerente Área SES.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Presentar avances de obra en la
próxima reunión Equipo de trabajo 6/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
148
REUNIÓN No. 6 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 20/04/20
HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Posible problema para realizar prueba piloto por
pandemia del covid 19.
Revisión de los entregables del proyecto y
estado del mismo.
Equipo de trabajo
1H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
149
Edgar Guerrero Gerente Área SES.
REUNIÓN No. 7 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 15/05/20
HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Muestra de avances de proyecto: muestra de manual de
funciones como de formatos de ejecución de proyecto
Novedades pandemia covid19 con el alcance del
proyecto con respecto a la ejecución de la prueba piloto
Definición de prueba piloto en la tienda que se
implementara.
Equipo de trabajo
1H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
150
Edgar Guerrero Gerente Área SES.
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas para socializarle los posibles problemas y alternativas para el desarrollo de la prueba piloto del proyecto por la pandemia del covid 19. Se indicó las fechas de realización de la prueba piloto que corresponde al día 21 de mayo al 03 de junio el presente año como se le comento en la reunión pasada se realizara la prueba piloto simulada implementando la metodología paso a paso. Se definió que se implementaría esta prueba en D1 San Blas Bogotá se realizará el respectivo informe de esta prueba adicional .se realizó ajustes en algunos formatos para dar el visto bueno para el cierre del proyecto.se valido que el cambio solicitado sobre el cambio de un nuevo procedimiento de le informa no es viable ya que cambio el alcance inicial del proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Presentar ejecución de prueba
piloto con su respectivo informe Equipo de trabajo 08/06/2020
Coordinar cierre del proyecto Equipo de trabajo 08/06/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
151
REUNIÓN No. 8 OBJETO: ACTAS DE REAUNION SPONSOR
FECHA: 08/06/20
HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Entrega de resultado de prueba piloto
Entrega formal de actas y formatos de proyecto.
Equipo de trabajo
1H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
152
Edgar Guerrero Gerente Área SES.
DESARRROLLO: Se realizó reunión con el señor Edgar Guerrero Gerente del Área SES de Securitas se realizó socialización de la prueba piloto sus distintas fases de desarrollo informando la ejecución sin novedad se compartirá el informe revisando las métricas de calidad y tiempos de ejecución. Se validaron los formatos diseñados del proyecto como los manuales de funciones los cuales se encuentras dentro de las métricas de calidad propuestas por la compañía.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Presentar toda la documentación
para la firma del cierre del
proyecto
Equipo de trabajo 11/06/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
153
Actas de reuniones del equipo de trabajo
REUNIÓN No. 1 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 14/08/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Definir el alcance del proyecto
Identificar interesados del proyecto
Revisar, aprobar y firmar Project chárter
Equipo de trabajo
1H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
154
DESARRROLLO: se procedió identificar los interesados del proyecto los cuales estarán en todo el desarrollo del Proyecto, y
analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia e influencia
.
Se procedió a la revisión ajuste finales del acta de constitución para su posterior su posterior firma al momento en que se aprueba el acta se da el visto bueno para el inicio del proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Gestionar la firma del acta de
constitución Luis Ramírez 14/08/2019
Crear la matriz de interesados Director – todo el equipo
de trabajo. 16/08/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
155
REUNIÓN No. 2 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 26/08/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Gestionar la firma del acta de constitución
Crear la matriz de interesados
Crear y aprobar la EDT-WBS.
Elaborar diccionarios EDT-WBS
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
156
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
Se realizó reunión en Securitas se definió las distintas fases del proyecto para la elaboración de EDT- WBS.
Se dividen tareas para la elaboración del diccionario EDT-WBS
.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Terminar la EDT-WBS Equipo de Trabajo. 28/08/2019
Elaborar diccionarios EDT-WBS
Efrén Ramírez
Fabián pendamos
Cristian Camargo
04/09/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
157
REUNIÓN No. 3 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 7/09/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Elaborar diccionarios EDT-WBS.
Creación documento Plan de gestión del alcance
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
158
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar plan de gestión del alcance Luis Ramírez
Cristina Camargo 09/09/2019
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
Se realizó reunión para definir el plan de dirección del alcance. Dentro de esta reunión se definieron los distintos roles y responsabilidades del alcance del proyecto
.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
159
REUNIÓN No. 4 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 17/09/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar plan de gestión del alcance
Se realizó reunión se socializo avances de proyecto a la fecha, se validaron la realización de los compromisos adquiridos
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
160
DESARRROLLO:
Se realizó reunión se socializo avances de proyecto a la fecha, se validaron la realización de los compromisos adquiridos
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar plan de gestión de costos Equipo de trabajo 17/09/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
161
REUNIÓN No. 5 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 27/09/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar plan de gestión de costos
Creación documento Plan de Costos.
Equipo de trabajo
2H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
162
DESARRROLLO:
Se idéntico el costo total de proyecto
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar plan de gestión de costos Fabián Penagos
Cristian Camargo 03/10/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
163
REUNIÓN No. 6 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 09/10/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar plan de gestión de costos
Se realizó ajuste final de presupuesto del proyecto.
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
164
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
Se realizó ajuste final de presupuesto del proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Con estos datos terminar el plan de
gestión de costo.
Fabián Penagos
Cristian Camargo 11/10/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
165
REUNIÓN No. 7 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 21/09/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
terminar el plan de gestión de costo.
Identificar requisitos de calidad de los entregables
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
166
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
Se realizó reunión para concretar el plan de gestión de la calidad con ello definir los procedimientos, de calidad de nuestros entregable que cumplan con el alcance propuesto en el proyecto y de nuestro cliente.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar plan de gestión de la calidad. Fabián Penagos
Efrén Ramírez 31/10/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
167
REUNIÓN No. 8 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 4/11/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar plan de gestión de la calidad.
Estimar recursos de las actividades
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
168
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
se realizó reunión donde se definieron los recursos del proyecto: recursos físicos, recurso humano, y recurso financiero para le ejecución del proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Creación documento Plan de
gestión de recursos Efrén Ramírez 08/11/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
169
REUNIÓN No. 9 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 12/11/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Creación documento Plan de gestión de
recursos.
Identificar los riesgos individuales y sus causas
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
170
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
se realizó reunión donde se evaluó los riesgos con base a los criterios más importantes del proyecto: al alcance, tiempo, costo, calidad y personas del proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar plan de riesgos Cristina Camargo 28/11/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
171
REUNIÓN No. 10 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 25/11/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar plan de riesgos
Creación documento Plan de gestión de comunicaciones
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
172
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
Se realizó reunión donde se defino los distintos medios de comunicación con los interesados dentro del proyecto. Permitiendo conocer los puntos de vista de los interesados del proyecto generando la respectiva retroalimentación.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar plan de gestión de las
comunicaciones Efrén Ramírez 03/12/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
173
REUNIÓN No. 11 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 04/12/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar plan de gestión de las comunicaciones
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
174
DESARRROLLO:
Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al proyecto.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Seguimiento al cronograma Fabián Penagos 04/02/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
175
REUNIÓN No. 12 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 24/01/2020
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 No se realizó reunión
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
176
DESARRROLLO:
Se realizó reunión donde se concretó el listado de cargos del área SES de Securitas.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Terminar listado de cargos Equipo de trabajo 03/03/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
177
REUNIÓN No. 13 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 17/02/2020
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Terminar listado de personal
Informe de actividades de cada área
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
178
REUNIÓN No. 14 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 27/02/2020
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION 1
Listado de cargos
Equipo de trabajo 3H
DESARRROLLO: Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al
proyecto.
Validación de la información recolectada realizar retroalimentación con el grupo de trabajo para realizar correspondientes si se requieren.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
179
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar corrección de informes si
se requieren de listado de
personal
Equipo de trabajo 27/02/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
180
REUNIÓN No. 15 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 27/02/2019
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 21:00 LUGAR: Oficina de Securitas PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Terminar listado de cargos.
Listado de personal.
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
181
DESARRROLLO: Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al
proyecto.
Se realizó reunión se analizaron los datos recolectado de las distintas entrevistas
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar informe de entrevistas. Efrén Ramírez 03/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
182
REUNIÓN No. 16 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 10/03/2020
HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar corrección de informes si se requieren
de listado de personal
Reporte de entrevistas
Informe final
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
183
REUNIÓN No. 17 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 23/03/2020
HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Realizar informe de entrevistas.
Avances ejecución de proyecto
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
184
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Ajustar informes dentro de la
ejecución del proyecto. Equipo de trabajo 01/04/2020
DESARRROLLO: Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al
proyecto.
Se realizó reunión donde se defino se evalúo los avances de proyecto ejecutado a la fecha
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
185
REUNIÓN No. 18 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 13/04/2020
HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyecto X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Ajustar informes dentro de la ejecución del
proyecto.
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
186
DESARRROLLO: Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al
proyecto.
Se realizó reunión donde se defino se evalúo los avances de proyecto ejecutado a la fecha.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Ajustar informes dentro de la
ejecución del proyecto. Equipo de trabajo 01/04/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
187
REUNIÓN No. 19 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 13/04/2020
HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Seguimientos de compromiso
Ajustar informes dentro de la ejecución del
proyecto.
Informe de características técnicas del nuevo organigrama
Equipo de trabajo
3H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
188
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Validar información y concretar las
características técnicas. Equipo de trabajo 15/04/2019
DESARRROLLO: Se realizó seguimiento a los compromisos adquiridos en la reunión anterior evaluando los ajustes al
proyecto.
Se realizó reunión donde se concretaron las características técnicas del nuevo organigrama del SES.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
189
REUNIÓN No. 20 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 15/05/2020
HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Validación de compromisos pendientes
Validación de actas y formatos diseñados.
Ejecución de prueba piloto quien, cuando
formatos a implementar
Desarrollo de informe de prueba piloto
Equipo de trabajo
1H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
190
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Ejecución de prueba piloto Equipo de trabajo 05/06/2020
Elaboración de informe Equipo de trabajo 05/06/2020
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
191
REUNIÓN No. 21 OBJETO: ACTAS DE REUNION
FECHA: 05/05/2020
HORA DE INICIO: 18:00 HORA DE TERMINACIÓN: 20:00 LUGAR: conferencia Virtual PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efrén Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Realizar seguimiento a los compromisos
adquiridos.
Definir la prueba pilo en simulación.
realización de formatos de actas de entrega y los
diferentes formatos que se propusieron en el
proyecto,
Seguimiento del proyecto, indicadores, subir
informes de a trello y drive.
Equipo de trabajo
1H
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
192
DESARRROLLO: Ajuste técnicas del nuevo organigrama del SES.
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Terminar formatos y actas
propuesta en el proyecto Efrén Ramírez 15/05/2019
Terminar pendientes generales de
proyecto Equipo de trabajo 15/05/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
193
Actas de aceptación de productos
OBJETO: Entrega producto
FECHA: 03/04/20
HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Revisión final y entrega del organigrama del
SES de securitas
Equipo de trabajo
2H
Observaciones: se realiza la socialización del nuevo diagrama organizacional del SES de la empresa Securitas Colombia, el cual se revisa con el sponsor del proyecto el cual le da visto bueno y recibe con satisfacción y él se encargara de socializarlo con las directivas para su aprobación interna y definir cuándo lo socializaran con las áreas involucradas, también el sr Edgar Guerrero queda conforme con la calidad del entregable en cual cumple con lo planificado desde el inicio del proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
194
Aprobación
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez
Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
195
OBJETO: Entrega producto
FECHA: 17/04/20
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Revisión final y entrega de los manuales de
funciones de cada cargo
Equipo de trabajo
2H
Observaciones: se realiza la socialización de los manuales de funciones de los cargos solicitados en la planeación del proyecto que son los siguientes
Manual de funciones del auxiliar administrativo Manual de funciones del auxiliar técnico Manual de funciones del dibujante Manual de funciones del ejecutivo comercial Manual de funciones del gerente del SES Manual de funciones del ingeniero de proyectos Manual de funciones del ingeniero de soporte Manual de funciones del ingeniero interventor
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
196
Manual de funciones del jefe de instalaciones Manual de funciones del jefe de mantenimiento Manual de funciones del técnico profesional
Los cuales fueron revisados por el sponsor pero solo en detalle de que estuvieran completos la totalidad de los cargos con los que se había dejado el alcance del proyecto pero o a fondo cada uno por eso este entregable se deja pendiente por aprobación ya que él debe escalar esto con las directivas administrativas y a recursos humanos para su aprobación final. ESTE ENTREGABLE ESTA PENDIENTE POR EL CLIENTE Observación: se deja la claridad que se cumplió con el entregable en los tiempos estipulados y la firma de esta acta solo constata eso pero no la aceptación del entregable
Aprobación
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto Sponsor
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
197
OBJETO: Entrega producto
FECHA: 14/04/20
HORA DE INICIO: 16:00 HORA DE TERMINACIÓN: 17:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Revisión final y entrega del mapa de
procesos general
Equipo de trabajo
1H
Observaciones: Se realiza la socialización del mapa de procesos general al sponsor del proyecto para su revisión y aceptación del entregable el cual recibe sin novedad pero nos informa que puede haber un requerimiento nuevo para este entregable y que se hablara en la próxima reunión
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
198
Aprobación
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez
Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
199
OBJETO: Entrega producto
FECHA: 20/04/20
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Revisión final y entrega del mapa de
procesos del departamento de instalaciones
Equipo de trabajo
1H
Observaciones: Se realiza la socialización del mapa de procesos del departamento de instalaciones al sponsor del proyecto para su revisión y aceptación del entregable el cual recibe sin novedad y agradece el cumplimiento con estos entregables y ve el esfuerzo que se le ha puesto a las actividades del proyecto.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
200
Aprobación
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez
Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
201
OBJETO: Entrega producto
FECHA: 25/05/20
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 19:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Revisión final y entrega de los formatos e
trabajo para el área SES de securitas
Equipo de trabajo
2H
Observaciones: Se realiza la revisión a cada uno de los formatos 13 formatos que se habían planeado entregar para el trabajo habitual del área SES de securitas y adicional el sponsor solicita una socialización para el personal del SES y así medir unos de los requerimientos del producto el cual es que estos formatos de diligenciaran fácilmente, esta socialización se programa para el día 28 de mayo del 2020 a las 4:00 de la tarde de forma virtual por la plataforma MEET de Google
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
202
Los formatos entregados son los siguientes:
Acta de constitución del proyecto Acta de entrega (Producto o de proyecto) Acta de Reunión Acta de monitoreo y control Formato de control de obra Formato de protocolo de pruebas Formato de garantía de proyectos Formato de control de cambios Cronograma Acta de entrega a mantenimiento Hoja de vida de equipos Inventario de equipos Informe general
Aprobación
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez
Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
203
OBJETO: Entrega producto y cierre del producto del proyecto
FECHA: 08/06/20
HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reunión Virtual
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Edgar Guerrero Gerentes Área SES X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1 Entrega de los resultados de la prueba
piloto con la tienda del cliente coba
Colombia en una tienda de su franquicia D1
en el barrio San Blas en la ciudad de Bogotá
Equipo de trabajo
1H
Observaciones 1: Se realiza entrega de los resultados de la prueba piloto que se realizó de forma virtual ya que por la pandemia no podíamos asistir a sitio para realizar mediciones más reales y apoyar más a las personas que ejecutan las actividades donde el cliente. Estos resultados se le entregan al cliente con los formatos necesarios para la ejecución de este proyecto y un informe final con lo que fue posible medir y las cosas que mejoraron de los proyectos pasados. Esta acta también tiene el fin de generar el cierre del producto del proyecto a la fecha cumpliendo con todos los entregables del proyecto de forma cumplida y con las expectativas esperadas Observaciones 2: La firma del acta de cierre del proyecto está planeada para el día 11 de junio lo cual no
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
204
Aprobación
Edgar Hernando Guerrero Ordoñez Luis Eduardo Ramírez
Gerente de seguridad electrónica Gerente de proyecto
Sponsor
se podrá realizar por falta de tiempo del Sr Edgar Guerrero lo cual se realizara el día 16 de junio para revisión final del proyecto y generar el cierre del mismo
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
205
Actas de reunión con el director del proyecto
REUNIÓN No. 1 OBJETO: ACTAS DE REAUNION DIRECTOR
FECHA: 04/09/2019 HORA DE INICIO: 10:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:30 LUGAR: Reuniones Virtuales
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Wilbert Nivia Tutor de grado. X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Revisión de correcciones y comentarios del director de proyectos del formato de propuesta de proyecto de grado.
Título de Trabajo de Grado
Caracterización
Clico de trabajo de vida
Cuantificar
Incrementos
Optimización del recurso
Presupuesto del proyecto
Equipo de trabajo
1-1/2
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
206
DESARRROLLO:
Definir título sin que súper las 12 palabras,
Crear los procesos – flujos de trabaos – tiempos – formatos – definir si va a hacer en formato de ofimática u otra herramienta
única fase que se ejecutaría entre enero y junio de 2020 es la de Construcción y por esta razón el alcance y el título de TDG debería iniciar con Fase de Construcción de una PMO
Cifras – datos – identificar si los objetivos tienen un impacto dados en porcentajes
Crecimiento del área – mejorar ventas – eficiencias en tiempos Gestión de proyecto – distribución del como lo voy a medir Identificar el costo de este proyecto y saber si se va a recibir un patrocinio de la empresa para temas de
licenciamientos de software de gestión de proyectos. Para la implementación del demo – si no se cuenta con este patrocinio no sería bueno comprometernos con ningún tipo de demo y se deja como exclusión
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Crear usuarios de plataforma
Trello
Director – todo el equipo
de trabajo. 09/09/2019
Realizar correcciones y
modificación según
observaciones del director del
proyecto.
Equipo de Trabajo 09/09/2019
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
207
REUNIÓN No. 2 OBJETO: ACTAS DE REAUNION DIRECTOR
FECHA: 04/09/2019 HORA DE INICIO: 10:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:30 LUGAR: Reuniones Virtuales
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Wilbert Nivia Tutor de grado. X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Crear usuarios de plataforma Trello
Realizar correcciones y modificación según observaciones del director del proyecto.
Se realizan los planes de gestión se envían para su posterior revisión.
Equipo de trabajo
1-1/2
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
208
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Realizar todos los planes de
gestión pendientes.
Director – todo el equipo
de trabajo. 05/02/20
DESARRROLLO:
Se informó al director de proyecto la creación del grupo en trello, donde se están subiendo los planes de gestión. Para su respectiva revisión y corrección si se requiere.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
209
REUNIÓN No. 3 OBJETO: ACTAS DE REAUNION DIRECTOR
FECHA: 05/02/20 HORA DE INICIO: 10:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:30 LUGAR: Reuniones Virtuales
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Wilbert Nivia Tutor de grado. X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Revisión y aprobación de planes de gestión.
Equipo de trabajo
1-1/2
DESARRROLLO:
Se informó al director de proyecto que todos los planes de gestión están realizados para su posterior retroalimentación.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
210
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Evidenciar avances del proyecto. Director – todo el equipo
de trabajo. 04/03/20
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
211
REUNIÓN No. 4 OBJETO: ACTAS DE REAUNION DIRECTOR
FECHA: 04/03/20 HORA DE INICIO: 10:00 HORA DE TERMINACIÓN: 11:30 LUGAR: Reuniones Virtuales
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Wilbert Nivia Tutor de grado. X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramírez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramírez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Evidenciar avances del proyecto..
Equipo de trabajo
1-1/2
DESARRROLLO:
Se informó al director de proyecto que todos los avances del proyecto que se tienen desarrollados hasta la fecha.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
212
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Evidenciar avances del proyecto. Director – todo el equipo
de trabajo. 17/04/20
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
213
REUNIÓN No. 5 OBJETO: ACTAS DE REAUNION DIRECTOR
FECHA: 17/04/20 HORA DE INICIO: 17:00 HORA DE TERMINACIÓN: 18:00 LUGAR: Reuniones Virtuales
PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDOS CENTRO Y/O CARGO ASISTENCIA
SI NO Wilbert Nivia Director de grado. X
Fabián Penagos Ingeniero de proyectos X
Luis Eduardo Ramirez Ingeniero de proyectos X
Cristian Camargo Ingeniero de proyectos X
Efren Ramirez Ramos Ingeniero de proyectos X
TEMAS A TRATAR:
Nro. TEMA RESPONSABLE DURACION
1
Evidenciar avances del proyecto.
Informar de la novedad del covid 19 con referencia a la ejecución del proyecto. Si es necesario generar un control de cambios.
Equipo de trabajo
1
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
214
COMPROMISOS
COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
Evidenciar avances del proyecto. Director – todo el equipo
de trabajo. 06/05/20
Reunión con el Sponsor para
retroalimentación sobre el
posible problema de la prueba
piloto.
todo el equipo de trabajo 20/04/20
DESARRROLLO:
Se informó al director de proyecto de todos los avances del proyecto que se tienen desarrollados hasta la fecha.
Se concretó con el director de proyecto lo siguiente con referencia al control de cambios con respecto al covid 19: Se debe incluir el riesgo desde el día de hoy en la matriz, informar lo más pronto posible al Sponsor la novedad que se podrá presentar y proponer las siguientes alternativas: 1) realizar una prueba virtual con la metodología planteada con la implementación de los documentos
diseñados
2) Mover la activa para una fecha donde se pueda ejecutar la prueba piloto sin ningún tipo de restricciones y así tener un resultado concreto sobre esta implementación.
3) Realizar un control de cambios para modificar el alcance inicial dejando de realizar la respectiva prueba
piloto por temas de covid 19.
En caso de ser aprobado cualquiera de las dos primeras alternativas no será necesario realizar un control
de cambios, si la respuesta del sponsor es la alternativa tres si se requerirá el respectivo control de
cambios sobre este entregable.
Se evidencia que se ha recuperado tiempos en la ejecución del proyecto en sus fases de identificación y planeación esto por el tiempo generado por la cuarentena planteado por el gobierno nacional para prevenir el covid 19.
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
215
Matriz de trazabilidad de requisitos
Cronograma del proyecto MS Project
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
216
Tabla de indicadores
Curva “S”
$ 0
$ 5.000.000
$ 10.000.000
$ 15.000.000
$ 20.000.000
$ 25.000.000
08
/08
/20
19
22
/08
/20
19
05
/09
/20
19
19
/09
/20
19
03
/10
/20
19
17
/10
/20
19
31
/10
/20
19
14
/11
/20
19
28
/11
/20
19
12
/12
/20
19
26
/12
/20
19
09
/01
/20
20
23
/01
/20
20
06
/02
/20
20
20
/02
/20
20
05
/03
/20
20
19
/03
/20
20
02
/04
/20
20
16
/04
/20
20
30
/04
/20
20
14
/05
/20
20
28
/05
/20
20
11
/06
/20
20
Curva S
PV
EV
AC
PV $ 20.547.638,97EV $ 20.547.638,97AC $20.356.271,64
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
217
Matriz de indicadores de calidad
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
218
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
219
Matriz de responsabilidades
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
220
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
221
Matriz de riesgos
Diseño de metodología de gerencia de proyectos en área SES de Securitas.
222
Matriz de interesados