LOS ARCHIVOS ELECTRONICOS

Son un conjunto de datos que se almacenan bajo un

determinado formato; puede ser guardado en el

disco duro de la computadora o en algún otro

medio de

almacenamiento como disquete, disco compacto,

unidad ZIP, etc.

Documentos de archivos electrónicos

• Originalmente, cualquier archivo o registro electrónico fue

considerado como algo interno, ya que cuando existía un

destinatario final, el soporte para este destinatario era

invariablemente papel. Sin embargo, el desarrollo de las

redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa

situación y aparecieron documentos destinatarios que

leían el documento en un soporte diferente del papel.

HISTORIA

• Un documento electrónico es un documento cuyo

soporte material es algún tipo de dispositivo

electrónico y en el que el contenido está

codificado mediante algún tipo de código digital

que puede ser leído o reproducido mediante el

auxilio de detectores de magnetización

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

• El nombre permite la administración del archivo. La

extensión indica el formato, tipo de datos que

contiene y el programa que requiere la computadora

para visualizarlo o editarlo. Cabe señalar que la

computadora realiza esta asociación de manera

automática, siempre y cuando tenga habilitado el

programa de cómputo requerido por el archivo.

¿COMO SE IDENTIFICAN?

Ejemplo

• Para: ciberhabitat.htmlLa extensión "html" indica que el contenido del archivo "ciberhabitat" está elaborado en lenguaje html, que es el manejado por internet, entonces para visualizar su contenido se requiere un navegador de internet, como Internet Explorer, Netscape, Opera o cualquier otro.

• Para el caso que presenta la ilustración, se relaciona con Internet Explorer. Sin embargo, dependiendo de la configuración de la computadora, se puede relacionar con otro.

Extensiones mas comunes

• Existe una gran cantidad de tipos de archivos electrónicos y es necesario identificar su tipo para saber si funcionarán en la computadora que estamos utilizando o si será necesario instalar algún programa de cómputo (software) especial para descomprimirlo, visualizarlo, reproducirlo o editarlo.

Usos de los Archivos Electrónicos

Empresas, instituciones educativas, de salud, bibliotecas, entre otros, están transformando sus recursos impresos o grabados en documentos electrónicos. De esta forma, los protegen del paso del tiempo, los comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hoy en día, los documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una necesidad.

UsosDe Los Archivos Electrónicos

El uso principal de los archivos electrónicos es el ahorra gran cantidad de papeles y

dejar de tender lo q llamamos deposito de papeles

Usos De Los Archivos Electrónicos

Este usos de los archivos electrónicos nos permite comunicar varias empresas entre si por medio, de las nuevas tecnologías.

Usos: • Distribuye fácilmente documentación

extensa.

• Ordenar de forma rápida documentos.

• Se utilizan y Mueven por Internet.

• Guardar Documentación extensa.

• Una copia de seguridad.

Ventajas de los Archivos Electrónicos

• Elimina el extravió de documentos.• Permite un rápido y fácil acceso a la información.• Reduce costos de operación. Incrementa la

productividad.• Permite simultaneidad de usuarios para el mismo

documento.• Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a

los archivos digitales.• Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes.• Firmas digitales. • Se favorece conservación de los originales, evitando su

desgaste, deterioro o extravío.

• Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.• Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o

internet.• Se favorece conservación de los originales, evitando su

desgaste, deterioro o extravío.• Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda

manual de datos y documentos.• Ordena de manera lógica los expedientes.• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.

Desventajas de los Archivos Electrónicos

DESVENTAJAS DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Es necesario depurar los archivos frecuentemente Desgaste y riesgos de rotura o pérdida por la manipulación Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos y en la

modificación Incompatibilidad: No existe un estándar universal.

DESVENTAJAS DE LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS

Complejidad del documento electrónico. Control de fiabilidad y autenticidad. La Tecnología digital de imágenes es

cambiante. Costos en la adquisición de lectores.

Conservación y Preservación de los Archivos Electrónicos.

• Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos.

• Los principales organismos que trabajan en el ámbito de la preservación de los documentos electrónicos publicando informes técnicos y recomendaciones, son los siguientes: European Commission on Preservation and Access, Council on Library and Information Resources, National Preservation Office of United Kingdom y Research Libraries Group: the Commission on Preservation and Access.

Medidas de ConservaciónArchivos electrónicos

•Deben cuidarse del polvo y su superficie debe protegerse para que no sufran daños, por eso generalmente poseen fundas protectoras.

•La humedad y la temperatura son parámetros a considerar en el almacenamiento de los soportes ópticos.

•Los cambios bruscos pueden causar deterioros importantes, porque los componentes de las diferentes capas que los componen tienen diferentes coeficientes térmicos de expansión.

•Se ha identificado un nuevo tipo de hongo que, en condiciones climatológicas tropicales, entre 300 C de temperatura y 90% de humedad relativa, destruye los CD; Se trata del geotrichum, él se reproduce sobre el soporte y destruye la información almacenada, primero degrada el borde externo del soporte.

•Esto ocurre, porque el hongo se alimenta del carbono y el nitrógeno de la capa plástica de policarbonato, así destruye las pistas de información. Este hongo crece y se reproduce con facilidad dentro de la estructura de un CD en las condiciones expuestas. Se caracteriza por formar largas cadenas de esporas viscosas e incoloras.

•Si trabaja en un ambiente polvoriento, humos, etc., normalmente se debe limpiar bien y lubricar nuestro soporte electrónico, pero estas labores son delicadas y propias de personal especializado, el usuario normal lo mas fácil y práctico es que remueva el polvo acumulado, para lo que conviene soplar-aspirar fuerte su interior.

Los lugares destinados al almacenaje de archivos electrónicos deben de tener una serie de características:

• Deben ser espacios bien protegidos exentos de luz y polvo y con

un campo magnético tan débil como sea posible, evitando la proximidad de motores o transformadores eléctricos.

• Los controles de temperatura y de humedad deben de mantenerse a unos 23ºC y un 50% de humedad.

• Los materiales deben de estar almacenados en cajas para evitar cualquier tipo de daño físico.

• Las estrategias empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos esencialmente son: Actualización y migración de los datos a soportes diversificados y fiables y la emulación.

• USB• Disquete• Disco Compacto • Unidad Zip• Disco Duro de la Computadora

Soportes Electrónicos

GRACIAS !!!