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15 CALLE 6-59 ZONA 1, CIUDAD DE GUATEMALA, TÉLEFONOS/FAX: 22323491, 22329916, 22381616 - 22500140
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Elaborado Nombre/Cargo/Unidad
Revisado Nombre/Cargo Unidad
Visto Bueno Nombre/Cargo Unidad
Fecha Firma
Licda. Lidia Elena Quic Cholotío Jefe de Presupuesto Unidad Administrativa Financiera
Juan Tum González
Director Unidad Administrativa Financiera
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO
Presupuesto
Procedimiento: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria Descripción
Responsable
Paso
No.
Acción
Unidades de sede central y
regionales
Compras
Presupuesto
Director UDAF
1
2
3
4
5
6
7
Solicitan la Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria
(CDP) con la cotización adjunto
en la UDAF.
Revisa si está contemplado en el
plan de compras.
Registra la cabecera de
Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria (CDP) en el
Sistema de Gestión (SIGES).
Revisa si está contemplado en el
POA y presupuesto asignado.
Asigna partida presupuestaria en
el SIGES y solicita Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria el
(CDP).
Aprueba el (CDP) solicitado en el
SIGES.
Imprime CDP y se traslada a
donde corresponde.
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Procedimiento: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Diagrama de Flujo
Unidades de sede
central y sedes
regionales
Compras
Presupuesto
Director UDAF
Inicio
Solicitan la
Constancia de
Disponibilidad
Presupuestaria (CDP)
con la cotización
adjunto en la UDAF.
Revisa si está
contemplado en
el plan de
compras
Asigna partida
presupuestaria en
el SIGES y solicita
(CDP)
Registra la cabecera
de Constancia de
Disponibilidad
Presupuestaria (CDP)
en el Sistema de
Gestión (SIGES).
Revisa si está
contemplado en
el POA y
presupuesto
asignado
Aprueba el
(CDP) solicitado
en el SIGES.
Imprime CDP y se
traslada a donde
corresponde.
Fin
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Procedimiento: Modificaciones de Constancias de Disponibilidad Presupuestaria
Descripción
Responsable
No.
Paso
Acción
Unidades de Sede Central y Sedes
Regionales
Director UDAF
Presupuesto
Director UDAF
1
2
3
4
5
6
Solicita a UDAF reversión de CDP, con la
justificación correspondiente.
Recibe solicitud y solicita resolución al
Despacho Defensora la resolución de
aprobación del CDP.
Con toda la documentación traslada a
Presupuesto para su elaboración.
Efectúa la modificación en el SIGES y la
solicita.
Aprueba la reversión de solicitada.
Imprime y la traslada a donde
corresponde.
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Procedimiento: Modificaciones de Constancias de Disponibilidad Presupuestaria
Diagrama de Flujo
Unidades de sede central
y sedes regionales
Presupuesto
Director UDAF
Inicio
Solicita a UDAF
reversión de CDP,
con la justificación
correspondiente
Recibe solicitud y
solicita resolución al
Despacho Defensora la
resolución de
aprobación del CDP.
Efectúa la
modificación en el
SIGES y la solicita.
Aprueba la
reversión de
solicitada.
.
Imprime el
comprobante y se
remite a donde
corresponde
Fin
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Procedimiento: Programación de Cuota Cuatrimestral
Descripción
RESPONSABLE No. PASOS
ACCION
Unidades de sede central y sedes regionales
Presupuesto
Director UDAF
Presupuesto
Director UDAF
Presupuesto
1
2
3
4
5
6
7
De conformidad al POA trasladan a UDAF la programación de actividades a realizarse en el cuatrimestre siguiente, con el visto bueno de Planificación y de la máxima autoridad (Defensora) Revisa y consolida por grupo de gastos los montos y justificaciones correspondientes y solicita el visto bueno del Director UDAF. Autoriza el cuadro analítico de la consolidación de cuotas. Ingresa en el SICOIN Web el comprobante y solicita Imprime el comprobante, elabora el oficio y la firma Firma el comprobante en Estatus de solicitado y oficio Traslada al Ministerio de Finanzas Públicas con toda la documentación de soporte, tomando en cuenta el calendario presentado por la misma.
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Procedimiento: Programación de Cuota Cuatrimestral
Diagrama de Flujo
Unidades de sede central y
sedes regionales
Presupuesto
Director UDAF
Inicio
Trasladan a UDAF la
programación de actividades
del cuatrimestre con el visto
bueno de Planificación y de la
máxima autoridad (Defensora)
Revisa y consolidad por
grupo de gastos los montos y
justificaciones
correspondientes y solicita el
visto bueno del Director
UDAF.
Autoriza el cuadro analítico
de la consolidación de cuotas
Ingresa en el SICOIN Web
comprobante y solicita
Firman el
comprobante impreso
y oficio
Imprime el
comprobante, elabora
el oficio y la firma
Traslada al Ministerio de Finanzas
Públicas toda la documentación de soporte, tomando en cuenta el
calendario presentado por la
misma.
Fin
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Procedimiento: Compromiso (CUR)
Descripción
Responsable
Paso
No.
Acción
Compras.
Presupuesto
Director UDAF
1
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3
4
5
6
7
8
Realiza la Orden de compra para
generar compromiso. (SIGES)
Revisa toda la documentación
de soporte.
En el sistema (SIGES), Selecciona
el número de orden de compra
para realizar el Cur de
Compromiso detallando lo
siguiente:
Tipo de Gasto (Sueldo, Otros
Gastos o Transferencias) Partida presupuestaria.
Monto del compromiso
Solicita en el Sistema (SIGES) el
Cur de compromiso.
Ingresa en el SICOIN y localiza el
CUR solicitado y lo aprueba.
Imprime el CUR de compromiso
aprobado firma y solicita la firma
al Director de UDAF.
Firma el CUR de compromiso en
estatus de aprobado
Traslada a Tesorería toda la
documentación y el CUR de
compromiso probado.
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Procedimiento: Compromiso (CUR)
Diagrama de Flujo
Compras
Presupuesto
Director UDAF
Inicio
Realiza la Orden de
compra para generar
compromiso. (SIGES)
Revisa toda la
documentación de
soporte.
En el sistema de Gestión
(SIGES), Selecciona el
número de orden de
compra para generar el
Cur de Compromiso.
Solicita en el Sistema de
Gestiones (SIGES) el Cur
de compromiso.
Imprime y Firman el
comprobante impreso
Ingresa en el SICOIN
y localiza el CUR
solicitado y aprueba
Firma el CUR de
compromiso en estatus
de aprobado
Fin
Traslado a Tesorería toda la
documentación y el CUR de
compromiso probado
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Procedimiento: Transferencias Internas
Descripción
Responsable
Paso
No.
Acción
Unidades de Sede Central y regionales Presupuesto Director UDAF Asesoría Jurídica Director UDAF Despacho Defensoría Presupuesto
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Solicitan a UDAF efectuar modificaciones adjunto la reprogramación de metas de unidad de planificación debidamente entregado en la Contraloría General de Cuentas. Según calendario establecido por UDAF. Recibe y analiza solicitud de modificación. Prepara el cuadro analítico y Dictamen de proyecto de resolución de modificación presupuestaria. Se traslada al Director UDAF para la autorización correspondiente. Revisa toda la documentación para el traslado a Asesoría Jurídica Se remite a asesoría jurídica para el análisis del expediente. Analiza el expediente y emite visto bueno Remite nuevamente a UDAF Recibe expediente y traslada al Despacho para firma. Analiza y firma resolución Trasladan a UDAF para ingresar en el SICION la modificación interna Recibe el expediente y opera en el SICOIN y la solicita.
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Director UDAF
13
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15
Traslada al Director UDAF para su aprobación Aprueba el comprante en el SICOIN WEB Archivo de la documentación
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Procedimiento: Transferencias Internas
Diagrama de Flujo
Unidades de sede
central y sedes
regionales
Presupuesto
Director UDAF
Asesoría
Jurídica
Despacho
Inicio Solicitan a UDAF
modificaciones
Opera en el SICOIN y solicita la aprobación
Recibe el
expediente y
remite a
Presupuesto
Fin
Revisa toda la documentación
Recibe y analiza solicitud de modificación.
Prepara cuadro analítico y Dictamen
de proyecto de resolución
Analiza el expediente y emite visto bueno
Analiza y firma resolución
Aprueba en el SICOIN el comprobante
Archivo
expediente
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Procedimiento: Formulación de anteproyecto
Descripción
Responsable
No.
Paso
Acción
Unidad de planificación y
Dirección UDAF
Despacho Defensora
Unidades de Sede Central y Sedes
Regionales
Presupuesto
Unidad de planificación
Unidades de Sede Central y Sedes
Regionales
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Distribuyen los techos presupuestarios a
cada unidad de Sede central y
regionales.
Trasladan al Despacho para su
aprobación.
Aprueba el techo presupuestario
Se traslada el requerimiento a todas las
unidades de Sede Central y Regionales
de conformidad a los techos
presupuestarios asignados
De acuerdo a los techos presupuestarios
formulan los proyectos y actividades a
realizar de acuerdo a los objetivos de la
Defensoría de la Mujer Indígena.
Revisan las partidas presupuestarias
Traslada información a Unidad de
Planificación para su revisión y visto
bueno.
Revisa y consolida toda la información
En caso de observaciones se traslada
nuevamente en las unidades y sedes
centrales para su corrección.
Realizan las modificaciones en el
anteproyecto según indicaciones de la
Unidad de Planificación
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Unidad de planificación
Despacho Defensora
Presupuesto
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18
19
Trasladan nuevamente a Unidad de
Planificación
Revisa si efectivamente fueron realizadas
las modificaciones solicitadas para su
visto bueno
Traslada al Despacho Defensora para su
aprobación
Aprueba el anteproyecto
Traslada a UDAF para su operación en el
Sistema.
Ingresa en el Sistema los datos del
anteproyecto (SICOIN WEB).
Imprime los formularios y adjunta al
expediente
Solicitan las firmas correspondientes
Se remite al Ministerio de Finanzas
Públicas el tiempo establecido.
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Procedimiento: Formulación del Anteproyecto
Diagrama de Flujo
Unidades de Sede
Central y
Regionales
Presupuesto
Unidad de
planificación
Director UDAF
Despacho Defensora
Distribuyen los techos
Formulan los
proyectos y actividades a
realizar
Revisan partidas
Presupuestarias
Imprime
comprobante
Fin
Revisan y
consolida la
información
Aprueba
el techo
presupu
estario
En caso de
observaciones y
correcciones
Efectúan las
correcciones
necesarias
Revisan
nuevamente
Aprueba
Antepro
yecto
Recibe para
su operación Ingresa en el
SICOIN web
Firma
correspondientes
Se Traslada al
ministerio de
Finanzas Públicas
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Procedimiento: Reprogramación de cuotas mensual
Descripción
Responsable
No.
Paso
Acción
Director UDAF
Presupuesto
1
2
3
4
5
6
7
De conformidad a las necesidades de la
Defensoría se requiera cubrir alguna
actividad emergente solicita a la unidad
de presupuesto reprogramación de
cuota de forma mensual según
calendario de reuniones de COPEP
Traslada a presupuesto tal requerimiento
Ingresa en el SICOIN web los datos
Solicita el comprobante en SICOIN
Imprime el comprobante solicitado con
los justicaciones correspondientes
Traslada a Director UDAF para su
aprobación y firma previo a ser remitido
al Ministerio de Finanzas publicas para su
aprobación
Se remite al Ministerio de Finanzas
Públicas para su aprobación
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Procedimiento: Reprogramación de cuotas mensual
Diagrama de Flujo
Presupuesto
Director UDAF
INICIO
De conformidad a las
necesidades de la
Defensoría se requiera cubrir
alguna actividad
emergente solicita a la
unidad de presupuesto
reprogramación de cuota
Ingresa en el SICOIN web
los datos
Solicita el comprobante
en SICOIN
Traslada a Director UDAF para su
aprobación y firma previo a ser
remitido al Ministerio de Finanzas Públicas para su aprobación
Imprime el comprobante
solicitado con los
justificaciones
correspondientes
Se remitido al Ministerio de
Finanzas Públicas para su
aprobación
FIN
15 CALLE 6-59 ZONA 1, CIUDAD DE GUATEMALA, TÉLEFONOS/FAX: 22323491, 22329916, 22381616 - 22500140
www.demi.gob.gt - info@demi.gob.gt – despacho@demi.gob.gt – comunicación@demi.gob.gt
Procedimiento: Informes de ejecución presupuestaria
Descripción
Responsable
No.
Paso
Acción
Presupuesto
1
2
3
Revisa constante los reportes del SICOIN
para verificar el avance de ejecución
presupuestaria %
Informar de forma mensual a todas las
unidades de Sede central y Regionales
sobre inconsistencias que presenta la
ejecución presupuestaria
Remite al Despacho Defensora análisis de
ejecución