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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ
Manual de organización y de procedimientos
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS SECRETARIA
MUNICIPAL.
Manual de organización y de procedimientos
H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ
Manual de Organización y procedimientos SECRETARIA MUNICIPAL
Elaboró: PEDRO DUEÑAS BARRAZA
Secretario del H. Ayuntamiento.
Revisó: LIC. JESUS OLIVIA EGURROLA BALDENEBRO
Dirección de Recursos Humanos.
Autorizó: C. PEDRO DUEÑAS BARRAZA
Secretario del H. Ayuntamiento.
Validó: C.P. LUZ MARÍA ESPINOZA CALVO.
Órgano de Control y Evaluación Gubernamental.
Manual de organización y de procedimientos
H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ
Manual de Organización y procedimientos SECRETARIA MUNICIPAL
ÍNDICE
Pág.
Índice 2
Introducción 3
Objetivo 5
Antecedente histórico 7
Marco Jurídico – Administrativo 8
Atribuciones 9
Estructura Orgánica 11
Organigrama general 12
Organigrama Interno_ 13
Objetivos y Funciones 14
Diagrama de Flujo 15
Manual de organización y de procedimientos
H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ
Manual de Organización y procedimientos SECRETARIA MUNICIPAL
INTRODUCCIÓN.
El presente manual de organización de la Secretaría del H. Ayuntamiento, es de observancia general, como
instrumento de información y de consulta.
El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que
conforman la Administración Municipal.
De esta manera, este documento contempla en su contenido; introducción, objetivo, base legal que nos rige, las
atribuciones, organigramas, y objetivos y funciones que le dan identidad a esta Secretaría y que justifican su
existencia.
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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ
Manual de Organización SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
OBJETIVO
El diseño y difusión de este documento, obedecen a la intención de especificar, por escrito, su organización y
con ello contribuir a fortalecer la coordinación del personal que la compone, ilustrar su identidad dentro del
contexto general al que corresponde, y ser útil como material de consulta y conocimiento al personal de nuevo
ingreso, y/o a los integrantes de cualquier otra adscripción de la propia Secretaría.
Es necesario destacar que, en la elaboración de este manual, han colaborado los responsables de cada área
que la conforman, y no obstante que su información es veraz, cabe mencionar que su contenido quedará sujeto
a cambios, toda vez que esta estructura presente cambios de desarrollo y evolución en su operación y
planeación, a fin de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.
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H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONALDE BENITO JUAREZ
Manual de Organización SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
ANTECEDENTE HISTORICO
SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO DE BENITO JUAREZ, SONORA.
GOBIERNO.
Caracterización de Ayuntamiento
El Ayuntamiento está integrado por un presidente municipal, un Síndico, 3 regidores de mayoría relativa y 2 de
representación proporcional y un regidor étnico.
Cronología de los Secretarios Municipales
Secretario municipal Periodo
Prof. J. Jesús Miranda Vázquez 1996 1997
C. Ramón Angulo López 1997 1999
C. Isaías Godina Ortega 1999 2000
C.P.A. Humberto Fierro Gutiérrez 2000 2003
C. Álvaro Borbón Rodríguez 2003 2006
Lic. Ana María Bujanda Tovar 2006 2009
Lic. Dulce Andrea Piña Enríquez 2009 2009
C.Elpidio Enríquez Rodríguez 2009 2012
C.P. Ricardo Aragón Valenzuela 2011 2012
C.P.A. Humberto Fierro Gutiérrez 2012 2012
Lic. Jorge Alberto Bustamante Valenzuela 2012 2013
C.P.A. Humberto Fierro Gutiérrez 2013 2015
C. Pedro Dueñas Barraza 2015 2018
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RESEÑA HISTORICA
Anteriormente era conocido con el nombre de Villa Juárez perteneciendo al municipio de Etchojoa. Se le
denominó "Benito Juárez" y quedó comprendido dentro la circunscripción territorial que actualmente abarca la
Comisaría de Villa Juárez y está constituido por las siguientes delegaciones: Paredón Colorado, Paredoncito,
Batevito, Colonia Jecopaco, Agua Blanca, Alfredo B. Bonfil, Sube y Baja y Zona Urbana Ejidal Ley Echeverría.
CRONOLOGÍA DE HECHOS HISTORICOS
1943 Se fundó el poblado que tomo el nombre de “Colonia Irrigación”, fue una de las delegaciones de la
comisaría de Bacobampo.
1947 Por Decreto del Boletín Oficial el 8 de octubre se elevó a la categoría de comisaría.
1957 Con base en la Ley número 56 publicada en el Boletín Oficial del 27 de junio, la comisaría Colonia
Irrigación cambió su nombre, por el de Villa Juárez.
1996 Se crea a través de la ley número 153 publicada en el Boletín Oficial del 26 de diciembre, el actual
Municipio de Benito Juárez. Ya que anteriormente formaba parte del municipio de Etchojoa.
Lo anterior sustentado en la Ley No. 253 publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado con fecha 26 de
diciembre de 1996, estando como Gobernador el Lic. Manlio Fabio Beltrones Rivera. En el artículo 3° de la
mencionada Ley establece como cabecera del municipio Benito Juárez al poblado conocido actualmente como
Villa Juárez.
El consejo municipal realizo su primera asamblea en los cubículos del recinto oficial que alberga el palacio
municipal para nombrar a los nuevos funcionarios, así como al secretario del consejo municipal.
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Manual de Organización SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO
MARCO JURIDICO – ADMINISTRATIVO.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora y sus Reformas.
Ley No. 26 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora y sus Reformas. (Boletín Oficial No. 53, Sección
XVII del 30 de diciembre de 1985).
Ley Orgánica de Administración Municipal.
Ley No. 54 de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios. (Boletín Oficial No.
29, Sección II del 09 de abril de 1984).
Ley No. 40 del Servicio Civil para el Estado de Sonora. (Boletín Oficial No. 17, del 27 de Agosto de 1977).
Ley de Adquisiciones y Obras Públicas Federal.
Ley No. 68 de Obras Públicas del Estado de Sonora y sus Reformas. (Boletín Oficial No. 16, Sección III del 23
de agosto de 1984).
Ley No. 140 de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora. (Boletín Oficial No. 53, Sección XIV del 31 de
diciembre de 1992).
Ley No. 6 de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles de la
Administración Pública Estatal. (Boletín Oficial No. 46, Sección I del 8 de diciembre de 1988).
Ley No. 113 de Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. (Boletín Oficial
No. 41, Sección I del 19 de noviembre de 1987).
Ley No. 40 de Planeación del Estado de Sonora. (Boletín Oficial No. 10, del 2 de noviembre de 1984).
Ley Orgánica del Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Estado de Sonora.
Ley de Desarrollo Urbano para el Estado de Sonora.
Ley de gobierno y administración municipal.
Plan de desarrollo municipal. 2015- 2018.
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Manual de Organización SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO
ATRIBUCIONES
CAPITULO SEGUNDO
DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA DIRECTA
SECCIÓN I
DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
ARTÍCULO 88.- La Secretaría del Ayuntamiento estará a cargo de un Secretario, el que, sin ser miembro del
mismo, deberá ser nombrado por el propio Ayuntamiento a propuesta del Presidente Municipal, así como cubrir
los requisitos establecidos en el artículo 135 de la Constitución Política del Estado. Asistirá a las sesiones con
voz informativa pero sin voto.
ARTÍCULO 89.- Son obligaciones del Secretario del Ayuntamiento:
I. Citar a las sesiones del Ayuntamiento, en los términos establecidos por los artículos 51 y 52 de la presente
Ley;
II. Levantar las actas de las sesiones del Ayuntamiento y asentarlas en los libros respectivos, recabando las
firmas que deban estamparse en los libros, por los integrantes del Ayuntamiento, en un término que no exceda
de treinta días, contados a partir de la fecha de celebración de la sesión en que fue aprobada el acta respectiva.
III. Proporcionar la información que sea necesaria para el desahogo de la sesión correspondiente, en los
términos establecidos por el artículo 52 de la presente Ley;
IV. Atender la audiencia del Presidente Municipal, previo su acuerdo;
V. Compilar y difundir las leyes, decretos, reglamentos, publicaciones oficiales del Gobierno del
Estado, circulares y órdenes relativas a los distintos sectores de la administración pública municipal;
VI. Expedir copias certificadas de documentos y constancias del archivo, de los acuerdos asentados en los
libros de actas, siempre que el solicitante acredite tener un interés legítimo y no perjudique el interés público, de
conformidad con lo que establece el artículo 59 de esta Ley;
VII. Refrendar con su firma los documentos oficiales emanados del Ayuntamiento o de la
Presidencia, los que sin este requisito carecerán de validez;
VIII. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interior, así como los acuerdos, órdenes y circulares que el
Ayuntamiento apruebe y no estén encomendados a otra dependencia;
IX. Organizar, dirigir y controlar el Archivo General del Municipio y la correspondencia oficial;
X. Entregar al término de su gestión, los libros y documentos que integrarán el Archivo General del Municipio, en
acta circunstanciada, en los términos de la entrega–recepción previstos en esta Ley;
XI. Expedir las constancias de residencia que soliciten los habitantes del Municipio; y
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XII. Publicar en el tablero de avisos del Ayuntamiento los acuerdos y resoluciones del Ayuntamiento.
XIII. Las demás que se establezcan en ésta u otras leyes, reglamentos, bandos de policía y disposiciones de
observancia general.
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Manual de Organización SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
ESTRUCTURA ORGÁNICA
1. SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO.
1.1 SECRETARIA
2. SECRETARIAS DEL JUZGADO.
3. JUECES CALIFICADORES.
4. JEFE DE ARCHIVO.
5. AUXILIAR DE ARCHIVO.
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Manual de Organización SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO
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Manual de Organización SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO
ORGANIGRAMA INTERNO.
SECRETARIA DEL H. AYUNTAMIENTO DE BENITO JUAREZ, SONORA.
ORGANIGRAMA
Secretario Municipal
Secretaria
2 Jueces Calificadores
2 Secretarias de Juzgado
7 Delegados Jefe de Archivo
Auxiliar de Archivo
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Manual de Organización SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
1.- SECRETARIA MUNICIPAL.
OBJETIVOS Y FUNCIONES
Objetivo:
Apoyar al Presidente Municipal en las materias o asuntos que a este le compete, de acuerdo con la
Ley de Gobierno y Administración Municipal, además de dirigir e instrumentar lo necesario para hacer
cumplir las políticas, los acuerdos, las órdenes, las circulares y demás disposiciones del Ayuntamiento
y el Presidente Municipal.
Funciones:
1. Coadyuvar a impulsar la consolidación del servicio público, tanto en los procesos internos de la
administración, como en sus relaciones con los particulares.
2. Convocar a sesiones de cabildo cuando así lo indique el Presidente Municipal.
3. Recabar los antecedentes de los asuntos a tratarse en las sesiones de cabildo.
4. Asistir con voz informativa a las sesiones de cabildo
5. Asentar en los libros respectivos, las actas de las Sesiones de Cabildo.
6. Firmar y comunicar los acuerdos emanados del Cabildo Municipal.
7. Proporcionar toda la información que sea necesaria, cuando lo soliciten los integrantes del
Ayuntamiento con relación a los asuntos que obren en los libros de actas.
8. Compilar las disposiciones reglamentarias que tengan vigencia en el Municipio.
9. Formular el anteproyecto de iniciativas de acuerdos y reglamentos para someterlos a la
consideración del Ayuntamiento.
10. Publicar las disposiciones legales y reglamentarias que tengan vigencia en el Municipio.
11. Expedir certificados, permisos, licencias de los eventos y festejos en lugares públicos.
12. Refrendar documentos oficiales
13. Realizar el proceso de entrega- recepción al finalizar el periodo de la administración.
14. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.
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SECRETARIA MUNICIPAL 1.1 SECRETARÍA.
Objetivo:
Brindar atención y un trato expedito a la ciudadanía que solicita información y audiencia al Secretario
Municipal, así mismo, manejar adecuadamente el uso de la información recibida y generada por la
Secretaria.
Funciones:
1. Brindar buen trato, atención e información a la ciudadanía en general.
2. Atender y realizar llamadas telefónicas y tomar mensajes, que solicite el Secretario Municipal.
3. Llevar un registro y control de llamadas telefónicas.
4. Recibir la correspondencia referente a la Secretaria Municipal.
5. Registrar y controlar las audiencias solicitadas.
6. Elaborar documentos oficiales, cartas, permisos, anuencias, certificaciones requeridos por el
Secretario Municipal.
7. Organizar, controlar y mantener en orden el archivo de oficios y documentación dirigida a
Secretaria Municipal.
9. Auxiliar en las Sesiones de Cabildo.
10. Organizar y estar al pendiente de la Agenda de actividades del Secretario Municipal
11. Las demás funciones o responsabilidades que le asigne su superior.
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2.- DELEGADOS DE DESARROLLO MUNICIPAL.
Objetivo:
Los Delegados Municipales, deberán brindar y atender a la ciudadanía de su delegación, orientarlos referente a
la prestación de servicios públicos básicos que determine el Ayuntamiento, así como vigilar y aplicar las
disposiciones jurídicas vigentes del mismo, además, solicitar, promover y convenir la realización de obras de
infraestructura y acciones sociales que mejoren y eleven el bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos.
Funciones:
1. Planear, programar, organizar, dirigir y ejecutar los programas y actividades asignados a la
Delegación a su cargo, conforme a la política que define el plan Municipal de Desarrollo y demás disposiciones
normativas vigentes.
2. Vigilar el cumplimiento de las bases normativas del Ayuntamiento, referente a las Delegaciones.
3. Cuidar dentro de la esfera administrativa el orden y la tranquilidad pública de la comunidad. 4. Decidir junto
con la Ciudadanía, la realización de obras de infraestructura, equipamiento y servicios urbanos, acciones
sociales, para el desarrollo de la Delegación y proponer al Secretario del Ayuntamiento para darle seguimiento.
5. Coordinarse con otros delegados municipales.
6. Supervisar las obras o acciones que se realicen dentro de su Delegación
7. Realizar gestiones de diferentes asuntos de los vecinos, así como darles el seguimiento correspondiente.
8. Llevar a cabo eventos culturales, cívicos y sociales en su Delegación.
9. Elaboración de informes y reportes sobre el comportamiento de la demanda ciudadana, estado de los
asuntos, agenda de actividades realizadas. Manual de Organización y de Procedimientos H. Ayuntamiento de
Benito Juárez 2015-2018.
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3.- JUECES CALIFICADORES.
Objetivo:
Conocer, resolver y aplicar las sanciones administrativas por las faltas al Bando de Policía y Gobierno, conforme
a las bases normativas establecidas en la Ley No. 161 de Seguridad Publica para el Estado de Sonora, dentro
del ámbito de su competencia.
Funciones:
1. Conocer de las faltas al Bando de Policía y Buen Gobierno, dentro de la circunscripción territorial que les
corresponda, poniendo a disposición de las autoridades competentes, en los casos de flagrancia, a los
probables responsables.
2. Resolver sobre la responsabilidad de los presuntos infractores de falta a Bando de Policía y Buen Gobierno,
que sean puestos a su disposición.
3. Aplicar las sanciones establecidas en la ley No. 161 de Seguridad Pública para el Estado de
Sonora y en los Bandos de Policía y Buen Gobierno.
4. Ejercitar de oficio las funciones conciliatorias cuando de la falta cometida deriven daños y perjuicios que
deban reclamarse por la vía civil y, cuando no se obtenga la reparación, dejar a salvo los derechos del ofendido.
5. Expedir constancia sobre hechos asentados en los libros de registro del Juzgado Calificador.
6. Tener a su disposición a los miembros de la policía preventiva adscritos al mismo.
7. Ordenar inmediatamente si el infractor es un menor de edad, que sea presentado ante el Instituto Municipal
de Prevención para Adolescentes.
8. Turnar a los presuntos infractores, si se considera que los hechos pueden ser constitutivos de delito, dando
cuenta inmediata al Agente del Ministerio Publico competente poniendo a su disposición al detenido y las
pruebas recabadas, dejando constancia por escrito de esta determinación.
9. Recibir y atender las denuncias que presenten ofendidos, tomando en cuenta las características personales
del denunciante y los elementos probatorios que presente.
10. Radicar asuntos, si los elementos probatorios en que funda la denuncia el ofendido se estima procedente,
girando citatorio al denunciante y al presunto infractor, apercibiendo a este último de ordenar su presentación, si
no acude en la fecha y hora que se le señale. 11. Acordar la improcedencia de una denuncia, si se considera
que el denunciante no es digno de fe, o no aporta elementos suficientes, expresando las razones que tuvo para
dictar su determinación.
12. Atender y orientar jurídicamente a la ciudadanía que así lo requiera.
13. Mantener en buenas condiciones de operación el mobiliario y equipo asignado al Juzgado Calificador.
14. Llevar un estricto registro, control y archivo de la correspondencia generada en el Juzgado
Calificador.
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15. Recibir, enumerar y resguardar las pertenencias de valor de las personas que ingresan a las celdas
preventivas.
16. Las demás funciones o responsabilidades que sean inherentes a su competencia y las que designe su
superior.
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SECRETARIAS DE JUZGADO
Objetivo
Brindar atención y un trato expedito a la ciudadanía que solicita información y
audiencia en los juzgados, así mismo, manejar adecuadamente el uso de la
información recibida y generada por la Secretaria.
Funciones
Brindar buen trato, atención e información a la ciudadanía en general.
Atender y realizar llamadas telefónicas y tomar mensajes.
Llevar un registro y control de llamadas telefónicas.
Recibir la correspondencia referente a los juzgados.
Registrar y controlar las audiencias solicitadas.
Organizar, controlar y mantener en orden el archivo de oficios y documentación
dirigida a los juzgados
Auxiliar en las audiencias.
Organizar y estar al pendiente de la Agenda de los juzgados.
Las demás funciones o responsabilidades que le asigne su superior.
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JEFE DE ARCHIVO
Objetivo
Administrar y supervisar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el
manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida, para
mantener actualizado el archivo.
Funciones
Administrar la documentación oficial a través de mecanismos que garanticen el
manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida,
para mantener actualizado el archivo.
Supervisar que los documentos que ingresen al área de archivo se contesten y
turnen de manera inmediata a través de los trámites que les correspondan con la
debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.
Dirigir una organización del archivo que permita conservar permanentemente
localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los
antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.
Asegurar la conservación de los documentos oficiales a través de la organización e
integración sistemática de las fuentes de información documentaria para su control,
consulta y seguimiento de los documentos en trámite hasta su integración final al
archivo.
Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares
administrativos a su cargo. Atiende y resuelve problemas que se presenten en el
archivo.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral
establecidos.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
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Elabora un reporte mensual para llevar un control de toda la documentación recibida
y turnada. Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes
inactivos y documentos que han caducado.
Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
Las demás que le asigne su jefe inmediato
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AUXILIAR DE ARCHIVO
Objetivo
Auxiliar al jefe de archivo en administrar y supervisar la documentación oficial a través
de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia
tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo.
Funciones
Auxiliar al jefe de archivo en administrar la documentación oficial a través de
mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia
tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo.
Auxilia en la supervisión de que los documentos que ingresen al área de archivo se
contesten y turnen de manera inmediata a través de los trámites que les
correspondan con la debida discreción y eficiencia, para asegurar su cumplimiento.
Auxiliar en una organización del archivo que permita conservar permanentemente
localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los
antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.
Auxilia al jefe de archivo en atender y resolver problemas que se presenten en el
archivo.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral
establecidos.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Auxiliar al jefe de archivo en la elaboración un reporte mensual para llevar un control
de toda la documentación recibida y turnada.
Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes inactivos y
documentos que han caducado.
Las demás que le asigne su jefe inmediato.