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Manual de ProcedimientosDepartamento de Almacenes e
Inventarios
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios
Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010
SFA/DGA/SACI-P-03-A4
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1
2
4
9152226323743
50
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento..............................................................................
Simbología de Diagramas.................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Almacenes e Inventarios
Recepción de Bienes Materiales...........................................................................................Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativasde la SEFIPLAN..................................................................................................................Altas en el Inventario de Bienes............................................................................................Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas............................................Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.............................................................................Baja de Mobiliario y Equipo..................................................................................................Reasignación de Mobiliario y Equipo......................................................................................Alta en el Padrón de Proveedores..........................................................................................
Firmas de Autorización.....................................................................................................
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:
• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.
• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.
• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.
• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.
Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.
Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Almacenes eInventarios, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.
La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Área, objeto del Manual en cuestión.
• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las
actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
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SACISACISACISACISACI
11111
DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A
PROVEEDORES
DEPARTAMENTODE LICITACIONES
DEPARTAMENTODE SEGUROS
Y FIANZAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CATÁLOGOS
AUXILIARADMINISTRATIVO
AUXILIARADMINISTRATIVO
ALMACENISTA DEDE BANDERILLA
ALMACENISTADE SEFIPLAN
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADODE ALMACENES
AUXILIARADMINISTRATIVODE INVENTARIOS
AUXILIARADMINISTRATIVO DE
INVENTARIOSSECTORIALES
ANALISTAADMINISTRATIVODE INVENTARIOS
DEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS
DEPARTAMENTODE CONTROL
PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y
PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO
PÚBLICO DE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES
DIRECCIÓNGENERAL
DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍA
DIRECCIÓNGENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL
ESTADO
OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE
TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS
INTERNACIONALES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓNGENERAL DE
INVERSIÓN PÚBLICA
SUBSECRETARÍADE
INGRESOS
SUBSECRETARÍADE
FINANZAS YADMINISTRACIÓN
PROCURADURÍAFISCAL
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SECRETARÍADE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL
COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE
VERACRUZ
COORDINACIÓN DE
ASESORES
COPIA NO CONTROLADA
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
22222
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
33333
DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
44444
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Recepción de Bienes Materiales.
Recibir los bienes materiales de acuerdo a los requerimientos especificados y convenidos con losproveedores.
Diaria.
- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros y Servicios Generales), (Departamento de
Cotizadores y Pago a Proveedores).- Trámite de Pago a Proveedores (Subsidios y Transferencias y Bienes Muebles e Inmuebles).
(Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores).- Altas en el Inventario de Bienes.
• El Almacenista será el responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento de losbienes que se reciban para posterior distribución; así como generar la existencia de almacén.
• La existencia de almacén será originada por un proceso licitatorio, para lo que el Almacenistadeberá disponer del Listado de los bienes adjudicados en licitación, a fin de verificar que en elSistema de Almacén esté la recepción de bienes que asegure los Pedidos de compra surtidosy correspondan a los solicitados en cuanto a tipo, cantidad, precio, calidad, plazo de entrega ydemás condiciones pactadas.
• En la Nota de entrada al almacén, se deberá detallar la descripción del bien, unidad de medida,cantidad contratada, cantidad entregada, diferencias y observaciones a las que haya lugar.
• La Nota de entrada al almacén deberá contar con la firma de entrega del proveedor para validarlas condiciones de la mercancía.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
55555
• La existencia de almacén se deberá integrar con:- Los bienes adquiridos por medio de proceso licitatorio.- Los bienes materiales remanentes del ejercicio inmediato anterior, y que por alguna
circunstancia no se utilizaron.- Los bienes devueltos, recuperados, depósitos y muestras de licitaciones que tengan más de
treinta días posteriores a la notificación de fallo, de lo que se levantará acta administrativa deintegración y se reportarán dentro de la contabilidad como aprovechamientos.
• En el caso de los bienes elaborados a precio de producción, la valorización de los bienes deberáser a precio de adquisición.
• Los bienes en administración a través del almacén, deberán afectar al presupuesto al momento deltrámite de pago.
• En el caso de que la entrega de los bienes se realice de manera parcial, se podrá realizar laentrega con una Nota de Remisión.
• La entrada en almacén de equipo cuando se cubra el total del pedido, deberá entregarseacompañado de Factura en copia en papel membretado del proveedor, misma que contará con elnúmero de serie de dichos bienes.
• En los casos en los que los bienes de fábrica no tengan el número de serie, el proveedor deberáasentarlo en la Factura correspondiente.
• En el caso en que los números de serie, por su cantidad o complejidad, no pueden ser detalladosen la Factura en original, el detalle podrá presentarse en papel membretado de la empresa anexoa la Factura correspondiente, en el cual se hará referencia a su número, fecha y bienesentregados, el almacenista en la entrada al almacén de bienes muebles, deberá reportar al área deinventarios de este hecho para que procedan al registro y alta en activo fijo según corresponda.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
66666
Almacenista de SEFIPLAN ode Banderilla.
Recibe del Proveedor, la Nota de remisión o Factura en copia(cuando se trate de la entrega total del pedido la Factura debede presentarse en original en papel membretado), y losMateriales correspondientes.
Elabora la Nota de entrada de almacén en original y copia ycomprueba que los Materiales recibidos coincidan con losestipulados en la Nota de remisión o Factura en copia.
¿Coinciden los Materiales recibidos con los estipulados en laNota de remisión o Factura?
En caso de no coincidir los Materiales recibidos con losestipulados en la Nota de remisión o Factura:
Realiza anotaciones en el apartado de observaciones de laNota de entrada de almacén en original y copia.
Devuelve al Proveedor, la Nota de remisión o Factura en copiay los Materiales.
Continúa en la actividad No. 1.
En caso de coincidir los Materiales recibidos con losestipulados en la Nota de remisión o Factura:
Recaba firma del Proveedor, en la Nota de entrada dealmacén en original y copia.
Firma de recibido en la Nota de entrada de almacén enoriginal y copia e informa al Proveedor que deberá acudir alDepartamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, para queinicie su trámite de pago.
Entrega al Proveedor, la Nota de entrada de almacén encopia.
Escanea la Nota de entrada de almacén en original y larespalda en el archivo electrónico y archiva de maneracronológica temporal, la Nota de remisión o Factura y laNota de entrada de almacén en original.
1.
2.
2A.
2A.1.
3.
4.
5.
6.
Recepción de Bienes Materiales.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
77777
Clasifica y ordena los Materiales recibidos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas
Administrativas de la SEFIPLAN.- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros y
Servicios Generales), (Departamento de Cotizadores y Pagoa Proveedores).
- Trámite de Pago a Proveedores (Subsidios y Transferencias yBienes Muebles e Inmuebles), (Departamento de Cotizadoresy Pago a Proveedores).
- Altas en el Inventario de Bienes.
Recepción de Bienes Materiales.
Almacenista de SEFIPLAN ode Banderilla.
7.
COPIA NO CONTROLADA
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
NOTA DE REMISIÓNO FACTURA
ARCHIVO ELECTRÓNICO
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
ENTREGA
1
CLASIFICA Y ORDENA
RECEPCIÓN DE BIENES MATERIALESALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA
PROVEEDOR
MATERIALES
RECIBE
1C
1
INICIO
MATERIALES
1C
ESCANEA
MATERIALES
FIN
PROVEEDOR
PROVEEDOR
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN.- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (MATERIALES Y SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES ), (DEPARTAMENTO DE COTIZACIONES Y PAGO A PROVEEDORES).- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (SUBSIDIOS Y TRANSFERENCIAS Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES), (DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES). - ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENES.
ELABORA Y COMPRUEBA QUE LOS MATERIALES
COINCIDAN CON LOS QUE APARECEN EN LA NOTA DE
REMISIÓN O FACTURA
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
O-1C
O-1C
NO
SI
PROVEEDOR
RECABA FIRMA
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
REALIZA ANOTACIONES EN EL APARTADO DE
OBSERVACIONES
DEVUELVE
O-1C
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
O-1C
FIRMA DE RECIBIDOE INFORMA
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
C
O
1C
O
¿COINCIDEN LOS MATERIALES RECIBIDOS CON LOS DE LA NOTA DE
REMISIÓN OFACTURA?
NOTA DE REMISIÓNO FACTURA
NOTA DE REMISIÓNO FACTURA
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
PROVEEDOR
O
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
99999
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Variable con base en el calendario establecido.
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
Recibir del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, las notas de salida para la entrega depapelería y consumibles de cómputo y atenderlas de acuerdo a la disponibilidad de las mismas.
• Los bienes materiales de consumo sin importar su modalidad de adquisición, se deberán entregarcon nota de salida de almacén.
• Las áreas administrativas de la SEFIPLAN se abstendrán de realizar adquisiciones a través defondo revolvente en los conceptos 2101 Materiales y útiles de oficina y 2106 Materiales y útilespara el procesamiento en equipos y bienes informáticos, debido a que dicha compra deberátramitarse a través de la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.
• La entrega de materiales se deberá realizar en días hábiles, con horario de 9:00 a 14:30 horas,previa solicitud del área administrativa.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1010101010
• El calendario semanal para entregar materiales a las áreas administrativas será el siguiente:Almacén de SEFIPLAN:Lunes Unidad presupuestal 108S21001 Subsecretaría de Ingresos.Martes Unidad presupuestal 108S31001 Dirección General de Administración,
Dirección General de Innovación Tecnológica,Tesorería, Dirección General de Fideicomisosy Desincorporación de Activos, DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado, OficinaSectorial de Enlace de Turismo, Cultura yNegocios Internacionales.
Miércoles Unidad presupuestal 108S51001 Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.Miércoles Unidad presupuestal 108S61001 Coordinación Ejecutiva del COPLADEVER.Jueves Unidad presupuestal 108S41001 Dirección General de Inversión Pública,
Dirección General de Programación yPresupuesto y Dirección General deContabilidad Gubernamental.
Viernes Unidad presupuestal 108S11001 Secretaría de Finanzas y Planeación.
Almacén de Banderilla:Lunes a viernes Oficinas de Hacienda del Estado y Delegaciones Regionales de Catastro.Nota: Las Delegaciones Regionales del Patrimonio del Estado, están consideradas dentro de la
Dirección General del Patrimonio del Estado.
• En los casos en los que el día establecido para la entrega del material sea inhábil, se deberáentregar al siguiente día hábil.
• La cantidad solicitada por semana podrá hacerse hasta por el 5% del total en existencia dealmacén de acuerdo a la Solicitud interna de adquisición (compra), con excepción de losmateriales destinados para una actividad específica, kits de limpieza, equipos o unidades mínimaspara entrega.
• En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en elpunto anterior, deberán cumplir con lo siguiente:- Presentar justificación.- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.
• En el caso de artículos de oficina de desgaste, se deberá entregar un bien nuevo a cambio del biendado de baja, en caso de que no se cuente con éste, se entregará un bien nuevo sólo conautorización y visto bueno del Director General correspondiente.
• El Sistema de Inventarios de la papelería y consumibles de cómputo, se deberá realizar bajo elsistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas).
• Todos aquellos bienes en resguardo y que hayan permanecido en el almacén por seis meses, y nohayan tenido desplazamiento, se deberán registrar como disponibles para todas las áreasadministrativas que los soliciten, sin que esto represente algún tipo de transferencia presupuestalo retribución en especie.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1111111111
• Con la finalidad de optimizar los espacios y evitar la ocupación de los mismos con subalmacenes,las áreas administrativas que tengan destinado un espacio superior a seis metros cúbicos paraalmacenamiento de bienes materiales de consumo, deberán informarlo a la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios, con el fin de tramitar el resguardo de dicho material en elAlmacén.
• El término máximo de distribución de la papelería y consumibles de cómputo, deberá ser igual alejercicio fiscal vigente.
• En el supuesto de que los materiales en existencia de almacén no tengan movimiento en elejercicio fiscal vigente, se deberá clasificar como de lento desplazamiento (entre tres y seis mesessin movimiento) o nulo (con seis meses o más sin movimiento).
• El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicio y Enajenaciones de cada Sector, deberádeterminar el destino de los materiales que tengan un movimiento nulo en el almacén, mismo quepodrá ser primeramente la cancelación del registro de los bienes y posteriormente la transferenciainterinstitucional o la donación de conformidad con los preceptos normativos vigentes.
• El Almacenista deberá realizar el Informe de movimientos diarios, para determinar losmateriales en tránsito y conocer las existencias físicas reales del almacén.
• La salida del almacén de un bien mueble, deberá contener el número de Inventario oficial,Dependencia de destino y nombre y firma de quien recibe; invariablemente, se deberá enviar copiaal área de Inventarios, para la asignación y registro correspondiente.
• En los casos en que los bienes muebles no cuenten con Inventario oficial, se deberá consignaren la nota de salida en número de serie, y de ser el caso, establecer si de origen no cuenta conéste.
• La vigencia de la Nota de salida de almacén será de 48 horas a partir de la fecha de emisión, altérmino de este lapso la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios se reserva lacancelación de la misma.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
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Almacenista de SEFIPLAN ode Banderilla.
Recibe del Cotizador correspondiente vía electrónica, las Notasde salida de almacén.
Imprime las Notas de salida de almacén en dos tantos.
Folia las Notas de salida de almacén en dos tantos.
Selecciona el Material de papelería y consumibles decómputo y verifica si están correctas las Notas de salida dealmacén en dos tantos.
¿Están correctas las Notas de salida de almacén?
En caso de no estar correctas las Notas de salida dealmacén:
Devuelve al Cotizador correspondiente, las Notas de salida dealmacén en dos tantos y le indica las correccionescorrespondientes.
Pasa el tiempo.
Recibe del Cotizador correspondiente, las Notas de salida dealmacén corregidas en dos tantos.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de estar correctas las Notas de salida de almacén:
Notifica al área administrativa de la SEFIPLAN, la entrega delMaterial de papelería y consumibles de cómputo.
Recaba fecha y firma de recibido del área administrativa de laSEFIPLAN, en las Notas de salida de almacén en dostantos.
Firma y sella de despachado, las Notas de salida dealmacén en dos tantos.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, las Notas desalida del almacén en segundo tanto y el Material depapelería y consumibles de cómputo.
Accesa al Sistema de Almacén y registra la salida del Materialde papelería y consumibles de cómputo, con base en lasNotas de salida de almacén en primer tanto.
1.
2.
3.
4.
4A.
4A.1.
5.
6.
7.
8.
9.
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1313131313
Pasa el tiempo, al final del día.
Elabora el Resumen de notas de salida en un tanto y recabael visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios
Escanea el Resumen de notas de salida en un tanto y lasNotas de salida de almacén en primer tanto, las respalda enel archivo electrónico y procede a archivar de maneracronológica temporal el Resumen de notas de salida en untanto y las Notas de salida de almacén en primer tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
10.
11.
Almacenista de SEFIPLANo de Banderilla.
COPIA NO CONTROLADA
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA
ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLANALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA
COTIZADORCORRESPONDIENTE
FIN
FOLIA
RECIBE
INICIO
COTIZADORCORRESPONDIENTE
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
RECIBE CORREGIDAS
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
NOTIFICA LA ENTREGA DEL MATERIAL DE
PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE
CÓMPUTO
DEVUELVE Y LE INDICACORRECCIONES
¿ESTÁN CORRECTAS LAS NOTAS DE SALIDA DE
ALMACÉN?
MATERIAL DE PAPELERÍA Y
CONSUMIBLES DE CÓMPUTO
SELECCIONA Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTAS
MATERIAL DE PAPELERÍA Y
CONSUMIBLESDE CÓMPUTO
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
SI
NO
2T
ACCESA Y REGISTRA LASALIDA DE MATERIAL DE
PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE
CÓMPUTO
CON BASE EN LAS NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
SISTEMA DEALMACÉN
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
RECABA FECHA YFIRMA DE RECIBIDO
FIRMA Y SELLA DEDESPACHADO
ENTREGA
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
COTIZADORCORRESPONDIENTE
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
1-2T
1-2T
1-2T
1-2T
1-2T
1-2T
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA
ELABORA Y RECABA FIRMA
1T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
RESUMEN DE NOTAS DE SALIDA
ESCANEA Y RESPALDA
1T
1T
ARCHIVO ELECTRÓNICO
C
1T
1T
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
IMPRIME
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
1-2T
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1515151515
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Altas en el Inventario de Bienes.
Dar de alta en el Sistema de Adquisiciones, los bienes adquiridos y asignarles su clave de inventario.
- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.- Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.- Baja de Mobiliario y Equipo.
• Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por sunaturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaría y que cumplan con las condicionessiguientes:- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la Capital
del Estado.- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año y dos años para los bienes muebles de carácter
científico y técnico, que no tengan la consideración de bienes de consumo.Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte lacapacidad de producción, servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más alládel término normal previsto de vida.
• Cada área administrativa deberá llevar el control interno de todos aquellos bienes que por suestructura física tengan un tiempo útil superior a un año o más, pero que su costo no rebase los 15salarios mínimos establecidos para alta en inventario.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1616161616
• Dentro de los bienes de control interno, se deberán considerar las herramientas de desgaste y losaccesorios de oficina que por su estructura de fabricación tengan una durabilidad superior a un año.
• En el caso de los bienes de desgaste, considerados los bienes de control interno, se deberáentregar un bien nuevo a cambio del bien dado de baja. En el caso de no contar con éste, seentregará sólo con la autorización y visto bueno del Director General correspondiente.
• Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se deberá proporcionar unadescripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:- Nombre genérico del bien.- Copia de factura de adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de
adquisición y costo unitario.- Marca.- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.- Estructura general de fabricación.- Color predominante del bien.- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes
homogéneos.- Número de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.- Registro Federal de Contribuyentes / Clave Única de Registro de Población preferentemente esta
última.- Clave del Departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará
constituida de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del departamento.
• El número de inventario se deberá integrar por seis dígitos de la clave del bien y por un númeroprogresivo.
• El registro y control de inventarios, se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos deingreso:- Adquisición (factura).- Comodato.- Donación.- Permuta.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del
Estado.
• La clasificación para el registro y control de inventarios deberá realizarse de acuerdo con:- Sus características, por ejemplo: Equipo de Oficina, Herramientas mayores, Equipo fotográfico y
audiovisual por mencionar algunos.- Las necesidades de control, todos los equipos que por circunstancias de operación deban
incrementar y/o disminuir sus componentes, aquellos que aumenten el tiempo de vida normal,los que requieran el uso delicado o higiénico, los que sean de gran volumen, aquellos que laexposición a ambientes extremos lo deterioren, desgasten o corran el riesgo de destrucción, porejemplo: Equipo de cómputo, Software, Enciclopedias y material bibliográfico, Instrumentalmédico, Mobiliario escolar, Equipo que por su naturaleza deba estar aislado o no pueda estar a lavista, Equipo de señalamiento y tráfico vehicular, entre otros.
• El registro de alta en inventarios se deberá realizar con el valor de adquisición; respecto de losbienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si setrata de semovientes capturados, el que se cotice en la fecha de la captura.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1717171717
• Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, laDependencia o Entidad deberá aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,para efectos administrativos de inventario.
• A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia deberá implantar sistemas deidentificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiquetade inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o estédeteriorada.
• Las Etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; enel vértice superior derecho de la parte que se le dé uso de manera principal; en caso de los equiposde cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.
• La Dirección General de Innovación Tecnológica, será responsable de imprimir las Etiquetas deinventario que se requieran para los bienes de acuerdo con la información del Archivo de textoproporcionada por la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.
• Se deberá proceder en forma semestral por lo menos a la revisión de los bienes muebles a cargo dela Secretaría, a fin de mantener actualizados los inventarios y Resguardos.
• Dichos inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estataldebidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron suadquisición.
• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.
• Los usuarios directos de los bienes, deberán firmar los resguardos, que no tengan ningunaobservación, en un plazo no mayor a 5 (cinco) días hábiles a partir de la fecha de entrega del mismopor la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios. En caso contrario se notificará alÓrgano Interno de Control para fincar las responsabilidades a que haya lugar.
• Todo bien no resguardado se concentrará en el almacén que determine la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios, para la posterior asignación al área administrativa que losolicite de manera oficial, sin que esto implique reposición del bien al área administrativa original.
• Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cadabien y de conformidad con la inscripción en el inventario.
• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, seránresponsables del cuidado y, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casosde bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastosdirectos e indirectos del rescate del monto asegurado.
• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá enviar a la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde seincluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean reflejados en los EstadosFinancieros de la Dependencia.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1818181818
• En los casos fortuitos o de fuerza mayor, en los que no exista Titular del área administrativa, elSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá autorizar los movimientos dereubicación de bienes, cambio de usuario o salida de los bienes inventariados de las instalaciones(pase de salida), en tanto no se designe al Titular correspondiente.
• La Documentación que ampare la propiedad de los bienes, deberá permanecer en el área deInventarios, para su resguardo y custodia.
• Las Facturas se deberán registrar en el inventario general de bienes una vez concluido su trámiteante el Departamento de Órdenes de Pago o su equivalente en las demás Dependencias del PoderEjecutivo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1919191919
Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Recibe del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedoresel Pedido en fotocopia.
Accesa al sistema de cómputo y registra información en elformato Control de reportes.
Imprime el Control de reportes en un tanto, y registra elnombre de la persona a la que le asigna el trabajo.
Turna al Auxiliar Administrativo de Inventarios encargado derealizar el trabajo el Pedido en fotocopia y el Control dereportes en un tanto.
Recibe del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventariosel Pedido en fotocopia y el Control de reportes en un tanto.
Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios los siguientes datos: Sector, usuario actual, tipo deequipo, descripción, precio, proveedor, y clave de inventarioactual, con base en el Pedido en fotocopia, realizando lasanotaciones que se requieran en el Control de reportes en untanto.
Genera a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios un Archivo de texto con los datos capturados, locomparte en intranet en la carpeta de adquisiciones y archivade manera cronológica temporal, el Pedido en fotocopia juntocon el Control de reportes en un tanto.
Elabora e imprime la Solicitud de impresión en dos tantos,en donde solicita la impresión de las etiquetas de inventario yrecaba firma de autorización del Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Turna a la Dirección General de Innovación Tecnológica, laSolicitud de impresión en primer tanto, recabando sello derecibido en el segundo tanto, el cual archiva de maneracronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General de Innovación Tecnológica, laEtiqueta de inventario correspondiente.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Altas en el Inventario de Bienes.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2020202020
Recibe del Departamento de Órdenes de Pago, la Factura enoriginal.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios eingresa los datos siguientes: Factura actual y número de serierespectivo, y archiva de manera cronológica temporal laFactura en original.
Adhiere la Etiqueta de inventario a los bienes,desplazándose para ello al Almacén de Banderilla o de laSEFIPLAN, según corresponda.
Pasa el tiempo.
Acude al área administrativa de la SEFIPLAN y obtiene elnombre completo del usuario directo y su Registro Federal deContribuyentes o Clave Única de Registro de Población.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra el nombre completo del usuario directo y su RegistroFederal de Contribuyentes o Clave Única de Registro dePoblación.
Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el Resguardo en dos tantos y los firma.
Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardode la siguiente forma:- Primer tanto, al usuario directo del bien.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas
Administrativas.- Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.- Baja de Mobiliario y Equipo.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Altas en el Inventario de Bienes.
COPIA NO CONTROLADA
ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO
A PROVEEDORES
FIN
INICIO
IMPRIME Y FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
TURNA
1T
AUXILIAR ADMINISTRATIVODE INVENTARIOS
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA
C
O
C
C
O
C
RECIBE
ACCESA Y REGISTRADATOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
GENERA UN ARCHIVO DE TEXTO Y COMPARTE
EN INTRANET
1F
1-2T
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
SOLICITUD DEIMPRESIÓN
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E
INVENTARIOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTODE ALMACENES E
INVENTARIOS
SOLICITUD DEIMPRESIÓN
1T
2T
TURNA RECABANDOSELLO DE RECIBIDO
RECIBE
RECIBE
ACUDE Y OBTIENE NOMBRE DEL USUARIO
DIRECTO Y R.F.C. O C.U.R.P.
ACCESA E INGRESADATOS
ACCESA Y REGISTRA EL NOMBRE COMPLETO
DEL USUARIO DIRECTO Y SU R.F.C. O C.U.R.P.
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
ADHIERE ALOS BIENES
RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE
ETIQUETA DE INVENTARIO
FACTURA
O
FACTURA
O
ETIQUETA DE INVENTARIO
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
RESGUARDO
1-2T
RESGUARDO
1T
2T
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES
DE PAGO
USUARIODIRECTO
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN.- REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
RECIBE
PEDIDO
1F
ACCESA Y REGISTRA INFORMACIÓN EN
EL FORMATO
CONTROL DE REPORTES
IMPRIME Y REGISTRA NOMBRE DE LA
PERSONA A QUIEN LE ASIGNA EL TRABAJO
CONTROL DEREPORTES
1T
CONTROL DEREPORTES
PEDIDO
1F
PEDIDO
CONTROL DEREPORTES
1F
1T
PEDIDO
CONTROL DEREPORTES 1T
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓN TECNOLÓGICA CON BASE EN
EL PEDIDO
USUARIO DIRECTO
ÁREAADMINISTRATIVA
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2222222222
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Los inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estataldebidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron suadquisición.
• El número de inventario se deberá integrar por seis dígitos de la clave del bien y por el númeroprogresivo.
• Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cadabien y de conformidad con la inscripción en el inventario.
• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo, bienes muebles, seránresponsables, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuiciocausado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casos de bienesasegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastos directos eindirectos del rescate del monto asegurado.
• Las áreas administrativas de la SEFIPLAN, deberán informar a la Subdirección de Adquisiciones yControl de Inventarios, sobre los cambios de usuarios directos de los bienes materiales.
Eventual.
Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.
Actualizar los resguardos del Inventario por cambio de área administrativa de adscripción o de usuariodirecto de los bienes.
- Baja de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2323232323
• En la revisión de bienes muebles a cargo de la Secretaría, se deberá proceder en forma semestralpor lo menos, a fin de mantener actualizados los inventarios y Resguardos.
• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.
• En caso de no existir Resguardo firmado de un determinado bien propiedad del Gobierno delEstado, la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios deberá informarlo al ÓrganoInterno de Control para su conocimiento.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2424242424
Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, el Reporte porcambio de usuario o de departamento en original.
Revisa el Reporte por cambio de usuario o dedepartamento en original y lo turna al Auxiliar Administrativode Inventarios.
Recibe del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios,el Reporte por cambio de usuario o de departamento enoriginal.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, yregistra la nueva área administrativa de adscripción o el nombrecompleto del usuario directo y su Registro Federal deContribuyentes o Clave Única de Registro de Población.
Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el Resguardo en dos tantos y lo firma.
Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardode la siguiente forma:- Primer tanto, al usuario directo del bien.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con el
Reporte por cambio de usuario o de departamento, enoriginal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Baja de Mobiliario y Equipo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.
COPIA NO CONTROLADAFIN
ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
REVISA Y LO TURNA
RECIBE
REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO
O
O
INICIO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
O
C
ACCESA Y REGISTRALA NUEVA ÁREA
ADMINISTRATIVA DE ADSCRIPCIÓN O EL
NOMBRE DEL USUARIO
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
IMPRIME Y FIRMA
RESGUARDO
1-2T
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMECENES E
INVENTARIOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
RESGUARDO
1T
2T
RECABA FIRMAY DISTRIBUYE
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVODE INVENTARIOS
RECIBE
REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO
O
USUARIODIRECTO
REPORTE POR CAMBIO DE USUARIO O DE DEPARTAMENTO O
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
USUARIO DIRECTO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2626262626
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Deberán estar sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por sunaturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaría y que cumplan con las doscondiciones siguientes:- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Distrito
Federal.- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año - dos años para los bienes muebles de carácter
científico y técnico y que no tengan la consideración de bienes de consumo.Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte lacapacidad de producción, servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más alládel término normal previsto de vida.
• Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se deberá proporcionar unadescripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:- Nombre genérico del bien.- Factura en copia de la adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de
adquisición y costo unitario.
Semestral.
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
Verificar que el inventario de bienes muebles esté acorde a las condiciones existentes.
- Baja de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2727272727
- Marca.- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.- Estructura general de fabricación.- Color predominante del bien.- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes
homogéneos.- No. de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.- Registro Federal de Contribuyentes/Clave Única de Registro de Población preferentemente esta
última.- Clave del Departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida
de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del Departamento.
• Se deberá proceder por lo menos en forma semestral, a la revisión de los bienes muebles a cargode la Secretaría, a fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos.
• Los inventarios y resguardos, deberán contener todos los bienes debidamente clasificados, sinimportar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.
• El registro y control de inventarios, se deberá realizar de acuerdo con los siguientes motivos deingreso:- Adquisición (factura).- Comodato.- Donación.- Permuta.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del Estado.
• El número de inventario se deberá integrar por cuatro dígitos de la unidad presupuestal, cinco de laclave del bien y por un número progresivo.
• El registro de alta en inventarios se deberá realizar con el valor de adquisición; respecto de losbienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si setrata de semovientes capturados, el que se cotice en la fecha de la captura.
• Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, laDependencia o Entidad deberá aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,para efectos administrativos de inventario.
• A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia deberá implantar sistemas deidentificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiquetade inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o estédeteriorada.
• Las Etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; enel vértice superior derecho de la parte que se le uso de manera principal; en caso de los equipos decómputo en la parte posterior del chasis del CPU.
• La Dirección General de Innovación Tecnológica, será responsable de la impresión de lasEtiquetas de inventario cuando le sean solicitadas.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2828282828
• Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cadabien y de conformidad con la inscripción en el inventario.
• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, seránresponsables de su cuidado y de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casosde bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastosdirectos e indirectos del rescate del monto asegurado.
• Dichos inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estataldebidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron suadquisición.
• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.
• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá elaborar y enviar mensualmentea la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas ybajas en donde se incluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se veanreflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2929292929
Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Determina y comunica al Auxiliar Administrativo de Inventarios,el inicio de los trabajos de revisión del inventario.
Recibe instrucciones de manera verbal del Jefe delDepartamento de Almacenes e Inventarios, del inicio de revisióndel inventario.
Obtiene del archivo cronológico temporal, los Resguardos enun tanto.
Verifica en las áreas administrativas si se requiere actualizarlos Resguardos de los bienes muebles, en un tanto.
¿Se requiere actualizar los Resguardos?
En caso de no requerir actualizar los Resguardos:
Determina como correctos los Resguardos en un tanto y losarchiva de manera cronológica temporal.
Fin del Procedimiento.
En caso de requerir actualizar los Resguardos:
Completa el formato de Reporte de inventario de bienesmuebles en original y recaba firma de conformidad del usuariodirecto del bien.
Analiza cuáles son las causas de la actualización.
¿Cuáles son las causas de la actualización?
En caso que la causa de la actualización sea un bienproducido:
Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios los siguientes datos: sector, usuario actual, tipo deequipo, descripción, precio, proveedor, fecha de entrada y clavede inventario, nombre completo del usuario directo y suRegistro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registrode Población.
Genera a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, un Archivo de texto con los datos capturados y locomparte en intranet en la carpeta de adquisiciones.
1.
2.
3.
4.
4A.
5.
6.
6A.
6A.1.
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3030303030
Imprime la Solicitud de impresión en dos tantos, en dondesolicita la impresión de las etiquetas de inventario y recabafirma de autorización del Jefe del Departamento de Almacenese Inventarios.
Turna a la Dirección General de Innovación Tecnológica, laSolicitud de impresión en primer tanto, recabando sello derecibido en el segundo tanto la cual archiva de maneracronológica temporal.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dirección General de Innovación Tecnológica, laEtiqueta de inventario y la adhiere al bien material.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de que la causa de la actualización sea por un cambiode usuario:
Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el nombre completo del usuario directo y suRegistro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registrode Población.
Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios, el Resguardo actualizado en dos tantos y lofirma.
Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardoactualizado de la siguiente manera:- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el
Resguardo en un tanto.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con el
Reporte de inventario de bienes muebles en original.
Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas ybajas en original, en donde señala el precio que teníanasignados los activos dados de baja y recaba firma deautorización del Jefe del Departamento de Almacenes eInventarios.
Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, elConcentrado de importe de altas y bajas en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Baja de Mobiliario y Equipo.
6A.2.
6A.3.
6A.4.
7.
8.
9.
10.
11.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
COPIA NO CONTROLADA
REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
INICIO
C
O
C
O
COMPLETA EL FORMATO Y RECABA
FIRMA DE CONFORMIDAD
REPORTE DE INVENTARIO DEBIENES MUEBLES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E
INVENTARIOS
TURNA RECABANDOSELLO DE RECIBIDO
SOLICITUD DEIMPRESIÓN
1T
2T
DE MANERA VERBAL
CAMBIO DEUSUARIO
USUARIODIRECTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
NO
SI
FIN
C
BIENPRODUCIDO
IMPRIME Y FIRMA
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
RESGUARDOACTUALIZADO
1-2T
USUARIODIRECTO
1
FIN
C
USUARIODIRECTO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
DETERMINA Y COMUNICA EL INICIO DE
LOS TRABAJOS DE REVISIÓN DEL INVENTARIO
RECIBE INSTRUCCIONES DEL
INICIO DE REVISIÓN DEL INVENTARIO
OBTIENE
VERIFICA EN LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS SI
REQUIEREN ACTUALIZAR
RESGUARDOS
1T
RESGUARDOS
1T
¿ SE REQUIERE ACTUALIZAR LOS RESGUARDOS?
DETERMINA COMO CORRECTOS
RESGUARDOS
1T
REPORTE DE INVENTARIO DEBIENES MUEBLES O
RESGUARDOACTUALIZADO
2T
RESGUARDO
1T
RESGUARDOACTUALIZADO
1T
RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE
ANALIZA CUÁLES SON LAS CAUSAS DE LA
ACTUALIZACIÓN
¿ CUÁLES SON LAS CAUSAS DE LA
ACTUALIZACIÓN?
ACCESA Y REGISTRA DATOS DEL USUARIO
ACCESA Y REGISTRADATOS DEL USUARIO
GENERA ARCHIVO DETEXTO Y LO COMPARTE
EN INTRANET
IMPRIME Y RECABAFIRMA DE
AUTORIZACIÓN
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
SOLICITUD DEIMPRESIÓN
JEFE DEL DEPARTAMENTODE ALMACENES E
INVENTARIOS
1-2T
1
RECIBE Y ADHIEREAL BIEN MATERIAL
ETIQUETA DEINVENTARIO
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
ELABORA Y RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS
O
O
CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS
TURNA
JEFE DEL DEPARTAMENTODE ALMACENES E
INVENTARIOS
CADA MES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3232323232
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Se podrán dar de baja los bienes muebles, previo cumplimiento de las formalidades establecidasen la ley en materia y demás disposiciones aplicables, en los siguientes casos:- El estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales.- Los extraviados o robados.- Los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido.- Los que ya no se requieran para el servicio al cual se les destinó.- Formen parte de un lote de muebles que se desincorporen de una Dependencia o Entidad.
• Las Dependencias y Entidades, deberán documentar y efectuar el trámite administrativo de baja,enajenación y destino final de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios, einformar al respecto a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
• En los casos de enajenación, la Secretaría de Finanzas y Planeación deberá tramitar laautorización correspondiente ante el H. Congreso del Estado.
Eventual.
Baja de Mobiliario y Equipo.
Desincorporar del inventario, los bienes en desuso de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, paramantener actualizado el Sistema de Adquisiciones.
- Reasignación de Mobiliario y Equipo.- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones), (Departamento de Licitaciones).- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de Desecho (Departamento de
Licitaciones).
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3333333333
• Será responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que seencuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámitesadministrativos o se determine el destino final de los mismos.
• La Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá operar la baja del sistema informático deinventarios, previa entrega del Acta del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de cadasector, el cual autorizó dicho movimiento y donde se especifican los motivos que pueden ser:- Deterioro.- Obsolescencia.- Destrucción.- Donación.- Extravío.- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del Gobierno del Estado.
• En el caso de no contar con Etiqueta, los bienes a desincorporar del inventario general delGobierno del Estado, se deberá informar los motivos de dicha carencia.
• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, en el cual no se contemple el bien dado debaja.
• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios deberá elaborar y enviar a la DirecciónGeneral de Contabilidad Gubernamental, el Concentrado de importe de altas y bajas en dondese incluya el importe de los activos fijos adquiridos o dados de baja para que éstos se veanreflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3434343434
Almacenista de Banderilla.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, la Baja debienes muebles en tres tantos y el Mobiliario y equipo querequieren dar de baja.
Sella de recibido la Baja de bienes muebles en tres tantos, ydistribuye el documento de la siguiente manera:- Primer tanto, al área administrativa de la SEFIPLAN que
solicita la baja.- Segundo tanto, al Auxiliar Administrativo de Inventarios.- Tercer tanto, al archivo cronológica temporal.
Resguarda en el Almacén el Mobiliario y Equipo entregadopara baja.
Recibe del Almacenista de Banderilla la Baja de bienesmuebles, en segundo tanto.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventariosen el módulo de bajas y realiza la baja del bien.
Pasa el tiempo.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios ygenera, imprime y firma el Resguardo actualizado en dostantos, del usuario directo que tenía a su custodia el bien dadode baja, en el cual ya no se incluye.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo delusuario directo del bien en un tanto, en el cual se incluía el biendado de baja.
Recaba la firma del usuario directo en el Resguardoactualizado en dos tantos y lo distribuye de la siguientemanera:- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el
Resguardo en un tanto.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.
Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas ybajas en original, en donde señala el precio que teníanasignados los activos dados de baja y recaba firma deautorización del Jefe del Departamento de Almacenes eInventarios.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Baja de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3535353535
Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, elConcentrado de importe de altas y bajas en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Reasignación de Mobiliario y Equipo.- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones)
(Departamento de Licitaciones).- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de
Desecho (Departamento de Licitaciones).
10.Auxiliar Administrativo deInventarios.
Baja de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPODEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
INICIO
ALMACENISTA DE BANDERILLA
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO.- ENAJENACIONES GRATUITAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO (DONACIONES) (DEPARTAMENTO DE LICITACIONES).- ENAJENACIONES ONEROSAS DE MOBILIARIO, EQUIPO O MATERIAL DE DESECHO (DEPARTAMENTO DE LICITACIONES).
C
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
RECIBE
BAJA DE BIENESMUEBLES
1-3T
MOBILIARIOY EQUIPO
RESGUARDOACTUALIZADO
1-2T
OBTIENE
RESGUARDO
1T
ELABORA Y RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS
O
O
CONCENTRADO DEIMPORTE DE ALTASY BAJAS
TURNA
JEFE DEL DEPARTAMENTODE ALMACENES E
INVENTARIOS
CADA MES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
C
RECABA FIRMAY DISTRIBUYE
RESGUARDOACTUALIZADO
RESGUARDO
RESGUARDOACTUALIZADO
1T
1T
2T
ACCESA Y REALIZALA BAJA DEL BIEN
SISTEMA DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
RECIBE
BAJA DE BIENESMUEBLES
BAJA DE BIENESMUEBLES
SELLA DE RECIBIDOY DISTRIBUYE
1T
2T
3T
C
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
AUXILIAR ADMINISTRATIVODE INVENTARIOS
ALMACENISTA DEBANDERILLA
2T
USUARIODIRECTO
MOBILIARIOY EQUIPO
RESGUARDA ENEL ALMACÉN
ACCESA, GENERA, IMPRIME Y FIRMA
SISTEMA DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
USUARIODIRECTO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3737373737
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Será responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que seencuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámitesadministrativos o se determine el destino final de los mismos.
• Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por laSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en losmismos para mantenerlos actualizados.
• Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cadabien de conformidad con la inscripción en el inventario.
• Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, seránresponsables de su cuidado y, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún dañoy/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En loscasos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán losgastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.
Eventual.
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
Reincorporar al inventario los bienes dados de baja, que pongan en servicio las áreas administrativasde SEFIPLAN.
- Baja de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3838383838
• La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá enviar a la Dirección General deContabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde se incluyael importe de los activos fijos que habían sido dados de baja y que han sido reincorporados alservicio, para que éstos se vean reflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3939393939
Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, el Oficio desolicitud de asignación de mobiliario y equipo en original.
Accesa y verifica en el Sistema de Adquisiciones y Control deInventarios si dispone de los bienes que solicita el áreaadministrativa de la SEFIPLAN, en el mobiliario y equipo dadode baja.
¿Dispone del mobiliario y equipo que solicitan?
En caso de no disponer del mobiliario y equipo que solicitan:
Elabora e imprime el Oficio de respuesta en dos tantos, en elcual señala que no hay mobiliario y equipo disponible.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Oficio de respuesta en dos tantos.
Turna al área administrativa de la SEFIPLAN, el Oficio derespuesta en primer tanto y archiva el segundo tanto demanera cronológica temporal, junto con el Oficio de solicitudde asignación de mobiliario y equipo en original.
Fin del procedimiento.
En caso de disponer del mobiliario y equipo que solicitan:
Recaba autorización verbal del Subdirector de Adquisiciones yControl de Inventarios, para que el área administrativa de laSEFIPLAN realice una inspección ocular de los bienes querequiere del Almacén de Banderilla.
Informa al área administrativa de la SEFIPLAN de maneraverbal, que verifique con el Almacenista de Banderilla si elmobiliario y equipo disponible se ajusta a sus necesidades.
Pasa el tiempo.
Verifica si el mobiliario y equipo cubre las necesidades del áreaadministrativa de la SEFIPLAN.
¿Cubre las necesidades el mobiliario y equipo?
En caso de que no cubra las necesidades el mobiliario yequipo:
Recibe comentarios de manera verbal del área administrativade la SEFIPLAN, respecto de la no cobertura de necesidades.
1.
2.
2A.
2A.1.
2A.2.
3.
4.
5.
5A.
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4040404040
Fin del procedimiento.
En caso de que cubra las necesidades el mobiliario y equipo:
Elabora e imprime la Nota de salida de almacén en trestantos y recaba firma de autorización del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, la Nota desalida de almacén en tres tantos.
Pasa el tiempo.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, la Nota desalida de almacén en tres tantos.
Sella de recibido la Nota de salida de almacén en trestantos.
Entrega la Nota de salida de almacén en tercer tanto, al áreaadministrativa de la SEFIPLAN y el Mobiliario y Equiposolicitado.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra la salida del Mobiliario y Equipo, con base en la Notade salida de almacén en dos tantos, mismas que distribuyede la siguiente manera:- Primer tanto, al Auxiliar Administrativo de Inventarios.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.
Recibe del Almacenista de Banderilla la Nota de salida dealmacén en primer tanto.
Obtiene del área administrativa el nombre completo del usuariodirecto y su Registro Federal de Contribuyentes o Clave Únicade Registro de Población.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios yregistra el nombre completo del usuario directo y su RegistroFederal de Contribuyentes o Clave Única de Registro dePoblación.
Genera, imprime a través del Sistema de Adquisiciones yControl de Inventarios el Resguardo actualizado en dostantos del usuario directo que tiene a su custodia el bienreasignado.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Almacenista de Banderilla.
Auxiliar Administrativo deInventarios.
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4141414141
Firma el Resguardo actualizado en dos tantos.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo delusuario directo del bien en un tanto, en el cual no se incluía elbien que ahora tiene bajo su custodia.
Recaba firma del usuario directo, en el Resguardo actualizadoen dos tantos y lo distribuye de la siguiente manera:- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el
Resguardo en un tanto.- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con la
Nota de salida de almacén en primer tanto.
Pasa el tiempo.
Elabora mensualmente, el Concentrado de importe de altas ybajas en original, en donde señala el importe global que teníanlos activos reasignados en el momento de haber sido dados debaja y recaba firma de autorización del Jefe del Departamento deAlmacenes e Inventarios.
Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, elConcentrado de importe de altas y bajas en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Baja de Mobiliario y Equipo.
16.
17.
18.
19.
20.
Auxiliar Administrativode Inventarios.
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
COPIA NO CONTROLADA
REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPODEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
INICIO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
RECIBE
OFICIO DE SOLICITUDDE ASIGNACIÓN DEMOBILIARIO Y EQUIPO
O
ALMACENISTA DE BANDERILLA
FIN
C
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
NO
SISUBDIRECTOR DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
NO
SI
SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
FIN
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
C
C
C
MENSUALMENTE
ALMACENISTADE BANDERILLA
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
JEFE DELDEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS
USUARIODIRECTO
ACCESA Y VERIFICA SI SE DISPONE DE
MOBILIARIO Y EQUIPO DADO DE BAJA
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
¿DISPONE DEL MOBILIARIO Y EQUIPO
QUE SOLICITAN?
ELABORA E IMPRIME
1-2T
RECABA AUTORIZACIÓN VERBAL PARA VISITA
OCULAR
INFORMA QUE VERIFIQUE SI EL
MOBILIARIO Y EQUIPO DISPONIBLE SE AJUSTA
A SUS NECESIDADES
VERIFICA SI EL MOBILIARIO Y EQUIPO
CUBRE LAS NECESIDADES DEL
ÁREA ADMINISTRATIVA
¿CUBRE LAS NECESIDADES EL
MOBILIARIO YEQUIPO?
OFICIO DERESPUESTA
ENTREGA
RECIBE COMENTARIOS DE MANERA VERBAL DE LA NO COBERTURA DE
NECESIDADES
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1-3T
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1-3T
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
RECIBE
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1-3T
SELLA DE RECIBIDO
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1-3T
ENTREGA
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
3T
MOBILIARIOY EQUIPO
ACCESA, REGISTRA SALIDA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO Y DISTRIBUYE
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1T
ÁREAADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
OBTIENE EL NOMBRE DEL USUARIO DIRECTO
Y R.F.C. O C.U.R.P.
ACCESA Y REGISTRA NOMBRE COMPLETO Y
R.F.C. O C.U.R.P.
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
SISTEMA DE ADQUISICIONESY CONTROL DE INVENTARIOS
GENERA E IMPRIME
RESGUARDO ACTUALIZADO
1-2T
FIRMA
1-2T
OBTIENE
RESGUARDO
1T
USUARIODIRECTO
RESGUARDO ACTUALIZADO
RECABA FIRMAY DISTRIBUYE
RESGUARDO
RESGUARDO ACTUALIZADO
1T
1T
2T
ELABORA Y RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
CONCENTRADO DE IMPORTE DE ALTAS Y BAJAS
O
TURNA
CONCENTRADO DE IMPORTE DE ALTAS Y BAJAS
O
SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
OFICIO DERESPUESTA
1-2T
RECABA FIRMA
TURNA
OFICIO DERESPUESTA
1T
OFICIO DE SOLICITUDDE ASIGNACIÓN DEMOBILIARIO Y EQUIPO
O
2T
2T
AUXILIARADMINISTRATIVODE INVENTARIOS
RECIBE
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1T
RESGUARDO ACTUALIZADO
NOTA DE SALIDADE ALMACÉN
1T
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4343434343
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• El Proveedor adjudicado, deberá inscribirse o estar inscrito en el Padrón de Proveedores de laSEFIPLAN y el Cotizador correspondiente deberá informar al respecto a dichos Proveedores.
• La inscripción deberá realizarse una vez sin importar que se adjudiquen pedidos de diversasDependencias en diferentes ejercicios.
• Los Proveedores deberán informar cualquier cambio en su constitución que afecte los datosproporcionados a esta Secretaría.
• El formato Alta al padrón de proveedores deberá ser llenado en dos tantos.
• La documentación presentada por los Proveedores en original, sólo servirá para cotejo y seregresará a los mismos en el momento de su presentación.
• Los archivos del formato de Alta al padrón de proveedores, estarán a disposición delDepartamento de Licitaciones.
Eventual.
Alta en el Padrón de Proveedores.
Registrar en el padrón, a los Proveedores que se les han adjudicado pedidos para las Dependenciasdel Gobierno Estatal.
- Cotización de Requisiciones (Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores).
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4444444444
• Este procedimiento deberá regirse por los artículos 22, 23, y 24 de la Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.
• Al registrarse un Proveedor en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz, éste le asignará el número consecutivo que le corresponda.
• Cuando se trate de refrendo, el Proveedor deberá proporcionar copia simple de la documentaciónque haya cambiado.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4545454545
Auxiliar Administrativo deCatálogos.
Recibe del Proveedor los siguientes documentos:- Alta al padrón de proveedores en dos tantos.- Carta para pago electrónico en dos tantos.
Verifica si el Proveedor es persona física o moral.
¿De qué tipo de persona se trata?
En caso de que se trate de persona física:
Recibe del Proveedor la siguiente documentación:- Registro Federal de Contribuyentes, en original y
fotocopia.- Identificación oficial vigente, en original y fotocopia.- Acta de nacimiento, en original y fotocopia.- Última declaración, en original y fotocopia.
Integra el Paquete de documentos con lo siguiente:- Registro Federal de Contribuyentes, en original.- Identificación oficial vigente, en original.- Acta de nacimiento, en original.- Última declaración, en original.
Integra el Expediente del proveedor con lo siguiente:- Registro Federal de Contribuyentes, en fotocopia.- Identificación oficial vigente, en fotocopia.- Acta de nacimiento, en fotocopia.- Última declaración, en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de que se trate de persona moral:
Recibe del Proveedor la siguiente documentación:- Acta constitutiva de la sociedad, en original y fotocopia.- Poder del representante legal, en original y fotocopia.- Registro Federal de Contribuyentes, en original y
fotocopia.- Última declaración, en original y fotocopia.
Integra el Paquete de documentos con lo siguiente:- Acta constitutiva de la sociedad, en original.- Poder del representante legal, en original.- Registro Federal de Contribuyentes, en original.- Última declaración, en original.
1.
2.
2A.
2A.1.
2A.2.
3.
4.
Alta en el Padrón de Proveedores.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4646464646
Integra el Expediente del proveedor con lo siguiente:- Acta constitutiva de la sociedad, en fotocopia.- Poder del representante legal, en fotocopia.- Registro Federal de Contribuyentes, en fotocopia.- Última declaración, en fotocopia.
Coteja el Paquete de documentos (documentos originales)contra el Expediente del proveedor (documentos enfotocopia) para verificar que estén correctos y completos.
¿Están correctos y completos los Documentos?
En caso de no estar correctos y completos los Documentos:
Notifica verbalmente al Proveedor, los Documentos querequiere o la corrección que debe efectuar.
Pasa el tiempo.
Recibe del Proveedor los Documentos faltantes o corregidos.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de estar correctos y completos los Documentos:
Firma de recibido en el Alta al padrón de proveedores endos tantos.
Entrega al Proveedor el Paquete de documentos(documentos originales) y el Alta al padrón de proveedoresen primer tanto.
Integra al Expediente del proveedor, el Alta al padrón deproveedores en segundo tanto y la Carta para pagoelectrónico en segundo tanto.
Accesa y captura en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV), los datos que serequieren para dar de alta al Proveedor en el padrón, con baseen la información contenida en el Expediente del proveedor.
5.
6.
6A.
6A.1.
7.
8.
9.
10.
Auxiliar Administrativo deCatálogos.
Alta en el Padrón de Proveedores.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
4747474747
Turna a la Tesorería, la Carta para pago electrónico en primertanto y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel proveedor.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Solicitudes Internas de Adquisiciones (Departamento de
Cotizadores y Pago a Proveedores).
11.Auxiliar Administrativo deCatálogos.
Alta en el Padrón de Proveedores.
COPIA NO CONTROLADA
ALTA EN EL PADRÓN DE PROVEEDORESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
INICIO
PROVEEDOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CATÁLOGOS
PERSONA MORAL
PROVEEDOR
¿DE QUE TIPO DE PERSONA SE TRATA?
PERSONA FÍSICA
VERIFICA SI EL PROVEEDOR ES PERSONA FÍSICA
O MORAL
RECIBE
ALTA AL PADRÓNDE PROVEEDORES
CARTA PARA PAGO ELECTRÓNICO
1-2T
1-2T
PROVEEDOR
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
INTEGRA EL PAQUETE DE DOCUMENTOS
O
IDENTIFICACIÓN OFICIAL VIGENTE
ACTA DE NACIMIENTO
ÚLTIMA DECLARACIÓN
O
O
O
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
1F
IDENTIFICACIÓN OFICIAL VIGENTE
ACTA DE NACIMIENTO
ÚLTIMA DECLARACIÓN
1F
1F
1F
1
INTEGRA PAQUETEDE DOCUMENTOS
O
O
O
O
INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
1F
1F
1F
1F
ACTA CONSTITUTIVADE LA SOCIEDAD
ACTA CONSTITUTIVADE LA SOCIEDAD
PODER DEL REPRESENTANTE LEGAL
PODER DEL REPRESENTANTE LEGAL
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
ÚLTIMA DECLARACIÓN
ÚLTIMA DECLARACIÓN
1
COTEJA PARA VERIFICAR QUE ESTÉN
CORRECTOS Y COMPLETOS
PAQUETE DEDOCUMENTOS
EXPEDIENTE DELPROVEEDOR
O
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
ÚLTIMA DECLARACIÓN
1F
O
O
O
O
1F
1F
1F
RECIBE
O
RECIBE
ACTA CONSTITUTIVADE LA SOCIEDAD
PODER DEL REPRESENTANTE LEGAL
REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
ÚLTIMA DECLARACIÓN
1F
O
O
O
O
1F
1F
1F
1
IDENTIFICACIÓN OFICIAL VIGENTE
ACTA DE NACIMIENTO
COPIA NO CONTROLADA
ALTA EN EL PADRÓN DE PROVEEDORESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CATÁLOGOS
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIONES (DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES).
C
PROVEEDOR
NOTIFICA LOS DOCUMENTOS QUE
REQUIERE, O LA CORRECCIÓN QUE DEBE EFECTUAR
PROVEEDOR
PROVEEDOR
VERBALMENTE
INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
¿ESTÁN CORRECTOSY COMPLETOS?
FIRMA DE RECIBIDO
ENTREGA
ALTA AL PADRÓNDE PROVEEDORES
DOCUMENTOS
PAQUETE DE DOCUMENTOS
RECIBE LOS FALTANTESO CORREGIDOS
NO
SI
1-2T
1T
ALTA AL PADRÓNDE PROVEEDORES
1T
ALTA AL PADRÓNDE PROVEEDORES
CARTA PARA PAGO ELECTRÓNICO
2T
2T
TURNA
CARTA PARA PAGO ELECTRÓNICO
EXPEDIENTE DELPROVEEDOR
TESORERÍA
CON BASE EN EL EXPEDIENTEDEL PROVEEDOR
ACCESA Y CAPTURA DATOS PARA EL ALTA
DEL PROVEEDOR EN EL PADRÓN
SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ
1
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
5050505050
LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave
LIC. LUIS ALONSO GONZÁLEZ ROSASJEFE DEL DEPARTAMENTO DEALMACENES E INVENTARIOS