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1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSESPECÍFICO DE LA SUBDIRECCIÓN
DE ADMINISTRACIÓN
2Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÍNDICE
Presentación I
Estructura Orgánica II
Simbología III
Descripción de Procedimientos IV
Subdirección de Administración
Elaboración del Programa Anual de Adquisiciones deActivo Fijo.
10
Tramitación de Viáticos por Comisión. 14 Autorización de la Reposición de Gastos de Fondo Fijo
de Caja. Actualización de Manuales Administrativos. Elaboración del Programa Operativo Anual. Proyecto de Finiquito o Liquidación por Terminación de
la Relación Laboral.
202328
32
Departamento de Recursos Humanos
Selección de Personal. 36 Movimientos de Personal. 42 Afiliación del Personal ante el I.M.S.S. 45 Obtención del Bono de Puntualidad. 49 Elaboración de la Nómina. 53 Organización de Festejos Laborales. 59 Control del Prestador de Servicio Social. 63
3Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de Capacitación Capacitación y Adiestramiento. 70
Departamento de Servicios Generales
Adquisición de Mobiliario y Equipo de Oficina. 78 Adquisición de Artículos de Oficina, Material de
Limpieza, Material Eléctrico, Material para Equipo deCómputo, Consumibles, Otros. 83
Control y Distribución de Activos. 90 Tramitación del Pago a Proveedores por Compras de
Activo Fijo, Papelería, Artículos de Escritorio, Materialde Limpieza y Contratación de Servicios. 95
Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina. 98 Levantamiento de Inventario de Activo Fijo. 104 Baja de Mobiliario y/o Equipo de Oficina, Equipo de
Cómputo y Equipo de Transporte. 111 Mantenimiento y Conservación de Bienes Inmuebles. 116 Control del Archivo General. 122 Envío y Recepción de Correspondencia. 126 Control y Mantenimiento de Equipo de Transporte. 129
Departamento de Informática
Desarrollo de Sistemas Informáticos. 136 Prestación de Servicios de Soporte Técnico. 142 Elaboración de Diseños de Imagen. 145
Directorio V
Firmas de Autorización VI
1Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
I.- PRESENTACIÓN
El Manual de Procedimientos de la Subdirección de Administración, forma
parte de la serie de documentos internos que la nueva administración del Seguro
Social de los Trabajadores de la Educación del Estado de Veracruz ha realizado
durante su primer año de gestión, para impulsar el desarrollo administrativo en esta
Institución.
El objetivo principal del Manual es presentar en forma ordenada, secuencial y
detallada, las operaciones que se efectúan y las áreas que intervienen para la
realización de las actividades institucionales, precisando responsabilidades
operativas para su ejecución, control y evaluación, con el propósito de contribuir al
logro de una mayor eficiencia.
Se destaca que por primera vez se contará con este tipo de documentos
dentro del Organismo, lo que permitirá conocer de manera integral y ordenada las
operaciones básicas que deben seguirse para la realización de las funciones y
actividades en esta Unidad Jurídica.
Por otra parte, este Manual será fundamental para la comunicación,
coordinación, dirección y evaluación administrativa, además de facilitar y conocer,
mediante el flujo de información, la interacción entre las distintas áreas que
conforman esta unidad administrativa y de la propia Institución.
Los procedimientos que se incluyen, se elaboraron a nivel Subdirección y
Jefatura de Departamento, identificando en primer término el nombre, objetivo y
normas del procedimiento, posteriormente se muestra el detalle de su descripción y
2Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
finalmente se le representa gráficamente mediante diagrama de flujo, para conocer
la secuencia de las operaciones del mismo.
La integración de este Manual de Procedimientos y el de las Subdirecciones,
fue posible con base a las aportaciones de las diversas áreas del SSTEEV y apoyo
de prestadores del servicio social.
Para que sea de utilidad este documento debe contener información veraz y
apegada a normatividad. Por ello, estará en permanente actualización a través de
revisiones periódicas con el propósito de mantenerlo apegado a la realidad
operativa de la Institución, y que esté a la altura de las necesidades y objetivos que
la administración se ha trazado.
3Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
4Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
III.- SIMBOLOGÍA
5Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
TERMINALIndica el inicio o final del procedimiento.
OPERACIONRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.
DECISION Y/O ALTERNATIVAIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas(preguntas o verificación de condiciones).
DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salgadel procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior delsímbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.
ARCHIVO DEFINITIVOIndica que se guarda un documento en forma permanente, usado generalmenteconjuntamente con el símbolo “Documento” y se le agrega en su interior lassiguientes instrucciones:
A= AlfanuméricoN= NuméricoC= Cronológico
6Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ARCHIVO PROVISIONALIndica que se guarda un documento en forma eventual. Se rige por las condicionesdadas para el archivo definitivo.
CONECTORRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otraparte lejana del mismo.
CONECTOR DE PAGINARepresenta una conexión o enlace con una hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.
DIRECCION DE FLUJO O LINEA DE UNIONConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintasoperaciones.
PREPARACIONIndica conexión de un procedimiento con otro; especificando en el interior delsímbolo el nombre del procedimiento con él cual se conecta.
7Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
LINEAS PARALELAS (EN POSICION VERTICAL)Utilizadas para realizar anotaciones o indicaciones que faciliten la comprensión deldiagrama.
DISKETTERepresenta almacenamiento de archivo en disco flexible.
PASA EL TIEMPOIndica que entre una actividad y otra transcurre un lapso de tiempo.
8Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
IV.- DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMEINTOS
9Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÁREA: SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL
El titular de este puesto, es responsable de proporcionar a las áreas de laInstitución, los recursos humanos, técnicos y materiales; diseñar y proponer lanormatividad para la conservación, distribución, uso y manejo de los bienesmuebles; vigilar el cumplimiento de los lineamientos en materia de adquisiciones,arrendamientos y contratación de servicios; coordinar el programa anual decapacitación; así como el desarrollo de los sistemas informáticos que agilicen laoperación de las a actividades que realiza la Institución.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
SUBDIRECTOR DE FINANZAS SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECTOR COMERCIALIZACIÓN
DIRECTOR/GERENTE
DE FINANZAS
JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOSHUMANOS
JEFE DEPARTAMENTODE CAPACITACIÓN
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTOSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
10Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVOFIJO.
OBJETIVO:
SUMINISTRAR OPORTUNAMENTE A LAS DIFERENTES AREAS DE LAINSTITUCION SUS REQUERIMIENTOS DE ACTIVO FIJO PARA CONTRIBUIR ALCUMPLIMIENTO DE METAS Y PROGRAMAS.
FRECUENCIA:
ANUAL
NORMAS:
EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO DEBERAELABORARSE DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN EL MANUAL DEINTEGRACION Y FUNCIONAMIENTO DEL SUBCOMITE DE ADQUISICIONESY OBRAS PUBLICAS DEL S.S.T.E.E.V.
EL PROGRAMA DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO PARA SUIMPLEMENTACION DEBERA SER AUTORIZADO POR EL CONSEJO DEADMINISTRACION.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
11Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.
Departamento de ServiciosGenerales.
Subdirector deAdministración.
Director-Gerente.
1
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3
4
5
5-A
6
6-A
7
8
9
10
Solicita a los titulares de las diferentes áreas,requerimientos de equipo de cómputo, mobiliario yequipo de oficina.
Pasa el tiempo.
Recibe de los titulares de las diferentes áreasrequerimientos de equipo de cómputo, mobiliario yequipo de oficina.
Turna al Departamento de Servicios Generalesrequerimientos para elaborar proyecto de programa.
Elabora proyecto de programa y turna al Subdirector deAdministración.
Presenta al Director-Gerente la propuesta para Vo.Bo.
¿Otorgó Vo. Bo.?
No:
Modifica propuesta y devuelve.
Regresa a la actividad número 4.
Si:
Lo presenta al Consejo de Administración para suaprobación.
No:
Regresa a la actividad número 4.
Si:
Lo devuelve al Subdirector de Administración.
Presenta programa al Subcomité para su conocimiento
Formula recomendaciones y da instrucciones alSubdirector de Administración.
Implementa Programa Anual de Adquisicionesautorizado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DIRECCIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
12Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN.
DIRECCIÓN
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.
INICIO
SOLICITAREQUERIMIENTOS
TITULARES DE AREA
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
RECIBE
REQUERIMIENTOS
TITULARES DE AREA
TURNA
REQUERIMIENTOS
DEAPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ELABORA YDEVUELVE PROYECTO
DEPROGRAMA
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
SERVICIOS GENERALES1
1
13Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN.
DIRECCIÓN
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO.
PROGRAMAANUAL DE
ADQUISICIONES
1
PRESENTAPROPUESTAPARA Vo. Bo. PROGRAMA
ANUAL DEADQUISICIONES
DIRECTOR- GERENTE
¿OTORGOVo.Bo.?
MODIFICAPROPUESTA
NODIRECTOR- GERENTE
PRESENTAPROPUESTA
PARAAPROBACION
PROGRAMAANUAL DE
ADQUISICIONES
1
CONSEJO
SI
FORMULARECOMENDACIONES
Y DAINSTRUCCIONES
IMPLEMENTA
PROGRAMAANUAL DE
ADQUISICIONES
SUBCOMITE DE ADQUISICIONES YOBRAS PUBLICAS
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
FIN
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
14Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRAMITACION DE VIATICOS POR COMISION.
OBJETIVO:
PROPORCIONAR AL EMPLEADO LOS RECURSOS ECONOMICOSNECESARIOS PARA SUFRAGAR LOS GASTOS DE LA COMISIONENCOMENDADA.
FRECUENCIA:
PERIODICA
NORMAS:
EL PERSONAL ASIGNADO PARA UNA COMISION FUERA DE LA CIUDAD,SE REGULARA DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS ENEL MANUAL DE VIATICOS DEL S.S.T.E.E.V.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
15Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.
Departamento de RecursosHumanos.
Subdirector deAdministración
Titular del Area Solicitante.
Director-Gerente.
Titular del Area Solicitante.
Empleado Comisionado.
Departamento de Caja.
Empleado Comisionado.
Titular del Área Solicitante.
1
2
3
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6
7
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11
12
13
14
Recibe oficio y formato de solicitud de viáticos del áreacorrespondiente, notificando la realización de unacomisión fuera de la ciudad de un empleado.
Turna al Departamento de Recursos Humanos solicitudde viáticos, para verificar y/o ajustar cantidad solicitada.
Verifica y/o ajusta cantidad de dinero necesaria parasufragar gastos de la comisión de conformidad altabulador autorizado y devuelve al Subdirector deAdministración.
Recibe y revisa solicitud.
Otorga Vo. Bo. a la solicitud de viáticos y rubricaformato.
Regresa solicitud al Area solicitante.
Turna al Director-Gerente.
Firma de autorización y devuelve.
Entrega al empleado solicitud autorizada.
Recoge solicitud y recibe instrucción de cobrar losrecursos económicos en el Departamento de Caja.
Entrega recursos económicos al empleadocomisionado y recaba firma de recibido en formato desolicitud de viáticos y lo mantiene en archivocronológico provisional.
Pasa el tiempo.
Termina la comisión.
Relaciona gastos en formato comprobación de viáticos.
Presenta comprobación de gastos al titular del Áreasolicitante.
Otorga Vo. Bo. a comprobación de gastos y turna alSubdirector de Administración para autorización.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
16Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.
15 Verifica la documentación.
15-A
16
¿Está correcta la documentación?
No:
Devuelve e informa anomalías encontradas.
Regresa a la actividad numero 14.
Si:
Autoriza y turna al Departamento de Caja para finiquito.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
17Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
VIÁTICOS POR COMISIÓN
18Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
VIÁTICOS POR COMISIÓN
FORMATO DESOLICITUD DE
VIATICOS
CHEQUE
1
FIRMA DEAUTORIZACION
Y DEVUELVE
SOLICITUDDE VIATICOSDIRECTOR-GERENTE
ENTREGAAUTORIZADA SOLICITUD
DE VIATICOS
EMPLEADOTITULAR DELAREA SOLICITANTE
RECOGE YRECIBE
INSTRUCCIONDE COBRAR
ENSOLICITUD
DE VIATICOS
EMPLEADOSOLICITANTE
DEPTO. DE CAJA
ENTREGA YRECABA
FIRMA DERECIBIDO CHEQUE
EMPLEADO SOLICITANTEDEPTO. DE CAJA
RELACIONAGASTOS
/TERMINA LA COMISION/
FORMATO DESOLICITUD DE
VIATICOSEMPLEADOSOLICITANTE
PRESENTA YSOLICITA
Vo.Bo.
TITULAR DEL AREA CORRESPONDIENTE
2
COMPROBA-CION DEGASTOS
TITULAR DELAREA SOLICITANTE
1
C
19Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Gobierno del EstadoSeguro Social de los Trabajadores de la Educación
del Estado de Veracruz SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
VIÁTICOS POR COMISIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
VIÁTICOS POR COMISIÓN
20Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
AUTORIZACION DE LA REPOSICION DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA.
OBJETIVO:
CONTAR OPORTUNAMENTE CON LOS RECURSOS ECONOMICOSNECESARIOS PARA CUBRIR LOS GASTOS MENORES, QUE DIARIAMENTE SEREALIZAN EN LA INSTITUCION.
FRECUENCIA:
PERIODICA
NORMAS:
LA REPOSICION DEL FONDO FIJO DE CAJA DEBERA SOLICITARSECUANDO EXISTAN COMPROBANTES DE EROGACIONES QUE SUMENAPROXIMADAMENTE EL 60% DEL TOTAL DEL FONDO.
SOLO SE ACEPTARAN LOS COMPROBANTES DE GASTOS QUECUMPLAN CON LOS REQUISITOS FISCALES Y CUYO MONTO NO EXCEDAA $500.00 (QUINIENTOS PESOS 00/100 M.N.).
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
21Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.
1
2
2-A
3
4
Recibe del Departamento de Caja solicitud dereposición de gastos del fondo fijo.
Revisa y verifica comprobantes presentados y cantidada reponer.
¿Está correcta la reposición de gastos?
No:
Devuelve e informa al Departamento de Cajaanomalías encontradas.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Autoriza solicitud.
Devuelve al Departamento de Caja.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
22Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
AUTORIZACIÓN DE LA REPOSICIÓN DE GASTOS DE FONDO FIJO DE CAJA
INICIO
RECIBE
REVISA YVERIFICA
¿ESTACORRECTA?
DEVUELVE EINFORMA
ANOMALIAS
AUTORIZA
DEVUELVE
FIN
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
DEPTO. DE CAJA
REPOSICIONDE GASTOS
NO
SI
REPOSICIONDE GASTOS
DEPTO. DE CAJA
REPOSICIONDE GASTOS
DEPTO. DE CAJA
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DELFONDO REVOLVENTE.
DEPARTAMENTO DE CAJA
1
1
23Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
OBJETIVO:MANTENER ACTUALIZADOS LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LAINSTITUCIÓN.
FRECUENCIA:
PERIÓDICA.
NORMAS:
TODA ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS, DEBERÁ SERSOLICITADA MEDIANTE OFICIO A LA SUBDIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN.
EL RESPONSABLE DEL ÁREA DEBERÁ ANEXAR LAS MODIFICACIONESREALIZADAS A LA CARPETA DEL MANUAL ADMINISTRATIVOAFECTADO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
24Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirección deAdministración
Responsable del Área.
Subdirección deAdministración
1
2
3
4
5
6
6-A
6-B
7
Recibe del Área solicitante, oficio (original y 2 copias)requiriendo apoyo para actualizar el Manual Administrativoespecificando (Organización, Políticas, Procedimientos yServicios al Público.
Sella de recibido el oficio (original y 2 copias) y mantiene eldocumento original en archivo temporal.
Acuerda con el Área solicitante, fecha para proporcionar elapoyo requerido.
Pasa el tiempo.
Realiza entrevista con el responsable del Área y registra lasmodificaciones al Manual Administrativo afectado y(Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios alPúblico).
Imprime borrador de las modificaciones realizadas al ManualAdministrativo (Organización, Políticas, Procedimientos yServicios al Público) y lo entrega al responsable del área.
Analiza documento con las correcciones realizadas al ManualAdministrativo (Organización, Políticas, Procedimientos yServicios al Público).
¿Autoriza las modificaciones?
No:
Adiciona información al documento borrador e informa a laSubdirección de Administración.
Realiza las nuevas afectaciones al Manual Administrativo(Organización, Políticas, Procedimientos y Servicios alPúblico) e imprime documento actualizado.
Conecta con la actividad número 7.
Sí:
Anexa impreso actualizado con las correcciones realizadas ala carpeta del Manual Administrativo (Organización, Políticas,Procedimientos y Servicios al Público).
.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
25Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
88 Adjunta impreso actualizado de las modificacionesespecificadas en el oficio y lo mantiene en archivocronológico y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
26Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
1-2
OFICIO
INICIO
RECIBEREQUERIMIENTO
PARAACTUALIZAR
MANUAL
O-2
OFICIO
SELLA,MANTIENE YDEVUELVE
O
OFICIO
REALIZAENTREVISTA Y
REGISTRAMODIFICACIONES
BORRADOR
ACUERDAFECHA
IMPRIME YENTREGA
IMPRESOBORRADOR
ANALIZAMODIFICACIONES
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
RESPONSABLE DE AREA
AREA RESPONSABLE
RESPONSABLE DEL AREA
C
IMPRESOBORRADOR
1
27Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
ACTUALIZACION
ACTUALIZACION
¿AUTORIZA?
ADICIONAINFORMACION E
INFORMA
IMPRESOBORRADOR
ANEXAIMPRESO
ACTUALIZADO ALA CARPETA CARPETA
MANUAL
ADJUNTARIMPRESO
OFICIO
FIN
NO
SI
C
REALIZAAFECTACIONES
E IMPRIME
IMPRESOACTUALIZADO
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
1
28Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL.
OBJETIVO:
PLASMAR LAS PRINCIPALES ACCIONES A REALIZAR POR LA INSTITUCIÓNY MEDIR SU EJECUCIÓN.
FRECUENCIA:
ANUAL.
NORMAS:
EL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DEBERÁ SER ELABORADO EN ELMES DE DICIEMBRE ANTERIOR AL INICIO DEL EJERCICIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
29Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirección deAdministración
Subdirección deAdministración
Director/Gerente.
1
2
3
4
4-A
4-B
5
66
Solicita a cada Subdirector y Jefe de Unidad Jurídica de laInstitución, acción o acciones para integrar en el ProgramaOperativo Anual del ejercicio siguiente..
Registra en el impreso del formato del Programa OperativoAnual, la acción reportada y requisa los demás apartadosmarcados en el documento (unidad de Medida, cantidad,Presupuesto, Fecha y Área Responsable), de acuerdo a lainformación proporcionada por cada Subdirector y Jefe deUnidad Jurídica
Captura información proporcionada por cada responsable deÁrea, imprime documento borrador del Programa OperativoAnual y lo presenta al Subdirector de Administración.
Recibe y verifica información contenida en el documentoborrador del Programa Operativo Anual.
¿Aprueba acción reportada?
No:
Indica modificaciones y devuelve a la Subdirección deAdministración.
Regresa a la actividad número 3.
Si:
Presenta documento del Programa Operativo Anual alDirector-Gerente para Vo. Bo.
¿Otorga Vo. Bo.?
No:
Indica modificaciones en el documento borrador y lodevuelve al subdirector de Administración.
Regresa a la actividad número 3.
7
Si:
Presenta documento del Programa Operativo Anual alConsejo de Administración para su autorización.
FIN DE PROCEDIMIENTO
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
30Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
INICIO
SOLICITAACCION(ES)
PARAINTEGRAR POA
REGISTRA ACCIONEN IMPRESO DEL
FORMATO YREQUISA
APARTADOS
POA
RECIBE YANALIZA
POABORRADOR
CAPTURAINFORMACION,IMPRIME Y LO
PRESENTA
PRESENTADOCUMENTO
BORRADOR PARAVO.BO.
POABORRADOR
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
SUBDIRECTORES YJEFE DE UNIDAD JURIDICA
POABORRADOR
1
SUBDIRECTORES YJEFE DE UNIDAD JURIDICA
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
¿APRUEBA?NO
SI
ANOTAMODIFICACIONES
Y DEVUELVE
POABORRADOR
1
1
DIRECTOR / GERENTE
2
31Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
RECIBE YVERIFICA
INFORMACION
¿OTORGAVO.BO.?
INDICAMODIFICACIONES
Y DEVUELVE
IMPRESOBORRADOR
PRESENTAPARA
AUTORIZACIONY FIRMA
POA
FIN
NO
SI
DIRECTOR / GERENTEPOA
BORRADOR
1
2
32Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PROYECTO DE FINIQUITO O LIQUIDACIÓN POR TERMINACION DE LARELACION LABORAL.
OBJETIVO:
DAR POR TERMINADO LA RELACION LABORAL, MEDIANTE EL PAGO DEPRESTACIONES A QUE TIENE DERECHO EL TRABAJADOR.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
LEY ESTATAL DEL SERVICIO CIVIL.
LEY FEDERAL DEL TRABAJO.
REGLAMENTO INTERNO DE LA LEY NÚMERO CUATRO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de Noviembre de 2012
33Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.
Jefe del Departamento deRecursos Humanos.
Subdirector deAdministración.
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe del Jefe de la Unidad Jurídica oficio (original ycopia) para elaborar proyecto de finiquito o liquidacióndel trabajador.
Sella, firma de recibido y devuelve oficio (copia).
Turna oficio (original) del trabajador al Jefe delDepartamento de Recursos Humanos para que calculeproyecto de finiquito o liquidación.
Obtiene de su archivo el expediente del trabajador ycuantifica prestaciones en función de la antigüedad ysueldo
Verifica adeudos institucionales del trabajador con losDepartamentos de Control Administrativo, Contabilidad,Prestaciones Sociales, Caja y Servicios Generales.
Elabora, firma proyecto de finiquito o liquidación yrecibo liberatorio de pago y los turna al Subdirector deAdministración para iniciar trámite de pago.
Acuerda con el Director-Gerente autorización del pagode finiquito o liquidación del trabajador.
Turna al Departamento de Caja finiquito o liquidación yrecibo liberatorio del trabajador para su pago.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:Solicitud de Elaboración de Cheque para PagosDiversos.Departamento de Caja.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
34Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN
PROYECTO DE FINIQUITO POR TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
INICIO
RECIBE PROYECTODE FINIQUITO O
LIQUIDACION DELTRABAJADOR
JEFE DE LA UNIDAD JURIDICA
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
SELLA, FIRMA DERECIBIDO YDEVUELVE
OFICIO
TURNA PARA QUECALCULE PROYECTO
DE FINIQUITO OLIQUIDACION
OFICIO
JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS
OBTENEREXPEDIENTE,CUANTIFICAR
PRESTACIONES PORANTIGUEDAD Y
SUELDO
JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS
FIN
OFICIO
A
VERIFICAR ADEUDOSINSTITUCIONALES
ELABORA PROYECTODE FINIQUITO O
LIQUIDACION, FIRMA YLO TURNA PARA
TRAMITE DE PAGO
ACUERDAAUTORIZACION DE
PAGO DE FINIQUITOO LIQUIDACION DEL
TRABAJADOR
TURNA FINIQUITO OLIQUIDACION Y
RECIBO DELTRABAJADOR PARA
SU PAGO
RECIBOREPORTE
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN
RECIBOREPORTE
DIRECTOR/GERENTE
RECIBOREPORTE
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DEELABORACIÓN DE
CHEQUE PARA PAGOSDIVERSOS.
DEPTO. DE CAJA
35Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÁREA: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL
El titular de este puesto, es responsable de aplicar las políticas y lineamientos en
materia de selección y contratación de personal; de controlar el proceso de emisión
de nómina y pago de sueldos, salarios y demás prestaciones, así como
deducciones y descuentos al personal del SSTEEV; de participar en el
levantamiento de actas administrativas y disciplinarios relacionados con incidencias
del personal; de controlar la plantilla del personal y actualizar el tabulador de
sueldos de la Institución; de planear, organizar y realizar los eventos que brinden
armonía y motivación al personal que labora dentro de la misma.
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
JEFE DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS
JEFE DEPARTAMENTODE CAPACITACIÓN
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTOSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
36Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
SELECCION DE PERSONAL.
OBJETIVO:
RECLUTAR, SELECCIONAR Y CONTRATAR AL PERSONAL QUE REQUIERALA INSTITUCION PARA EL BUEN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
EL SOLICITANTE DEBERA CUBRIR LOS REQUISITOS PARA SU INGRESOA LA BOLSA DE TRABAJO, DE ACUERDO AL MANUAL DE POLITICAS DERECURSOS HUMANOS.
PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN ASPIRANTE A OCUPAR UNAPLAZA VACANTE O DE NUEVA CREACION, DEBERA CUMPLIR CON LOSREQUISITOS MARCADOS EN EL MANUAL DE POLITICAS DE RECURSOSHUMANOS.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
37Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento DeRecursos Humanos.
1
1-A
2
3
4
4-A
5
Entrevista al aspirante y analiza perfil.
¿Se requiere perfil del aspirante en bolsa de trabajo?
No:
Rechaza.
Fin.
Si:
Solicita requisitos documentales:a) Currículum (original).b) Solicitud de empleo con fotografía.c) Formato de datos generales.
Recibe del aspirante documentos y determina fecha deexamen.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha del examen.
Aplica y califica examen psicométrico.
¿Obtuvo calificación satisfactoria?
No:
Rechaza y devuelve al aspirante los siguientesdocumentos:a) Curriculum.b) Solicitud de Empleo con fotografía.
Fin.
Si:
Integra expediente del aspirante en la bolsa de trabajocon los siguientes documentos:a) Currículum (original).b) Examen psicométrico.c) Solicitud de empleo con fotografía.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
38Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del DepartamentoSolicitante.
Subdirector deAdministración.
6
6-A
7
8
9
10
10-A
11
12
13
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento solicitante requisición depersonal.
¿Existe perfil del puesto en bolsa de trabajo?
No:
Recurre a fuentes de reclutamiento externo.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Obtiene curriculum y analiza que cumpla perfilsolicitado.
Establece comunicación con el aspirante.
Programa entrevista con el Jefe del Departamentosolicitante.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha.
Entrevista al aspirante.
¿Hay resultado satisfactorio?
No:
Rechaza y devuelve documentos a la bolsa de trabajo.
Sí:
Aprueba contratación e informa al Subdirector deAdministración.
Recibe notificación de contratación.
Turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanosnotificación de contratación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
39Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
SELECCIÓN DE PERSONAL
SOLICITUDCON
FOTOGRAFIA
DATOSGENERALES
SOLICITUDCON
FOTOGRAFIA
INICIO
ENTREVISTAY ANALIZA
PERFIL
RECHAZA
SOLICITAREQUISITOSDOCUMEN-
TALES
RECIBE YESTABLECEFECHA DEEXAMEN
CURRICULUM
¿SE REQUIEREPERFIL DE
INTERESADO ENLA BOLSA DE
TRABAJO?
NO
SI
LLEGADA LAFECHA DELEXAMEN
APLICA YCALIFICA
EXAMENPSICOME-
TRICO
1
¿OBTUVOCALIFICACION
SATISFACTORIA?RECHAZA YDEVUELVE
0CURRICULUM
FINNO
SI
JEFE DELDEPTO. DEREC. HUM. INTERESADO
1
FIN
40Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
SELECCIÓN DE PERSONAL
SOLICITUD CONFOTOGRAFIA
EXAMENPSICOMETRICO
1
INTEGRAEXPEDIENTE
0CURRICULUM2
RECIBE
RECURRE AFUENTES DE
RECLUTAMIEN-TO EXTERNO
SACA YANALIZA
COMUNICACON EL
ASPIRANTE
PROGRAMAENTREVISTACON EL JEFEDEL DEPTO.SOLICITANTE
¿EXISTEPERFIL DE
PUESTO EN BOLSADE TRABAJO?
NO
SI
2
DEPTO.SOLICITANTE
REQUISICIONDE
PERSONAL
CURRICULUM
1
41Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
SELECCIÓN DE PERSONAL
2
LLEGADA LA FECHA
ENTREVISTAAL
ASPIRANTE
EXAMENPSICOMETRICO
0CURRICULUM
¿HAYRESULTADO
SATISFACTORIO? RECHAZA 2
APRUEBACONTRATACION
E INFORMA
RECIBE AVISODE
CONTRATACION
FIN
NO
SI
JEFE DEL DEPTO. SOLICITANTE
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
NOTIFICACION
TURNA AVISODE
CONTRATACION NOTIFICACION
JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS
42Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
MOVIMIENTOS DE PERSONAL.
OBJETIVO:
MANTENER ACTUALIZADA LA DOCUMENTACIÓN QUE RESPALDE LOSMOVIMIENTOS DE PERSONAL.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
TODA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DEBERÁ ESTAR SOPORTADACON SU NOMBRAMIENTO CORRESPONDIENTE.
A LOS NOMBRAMIENTOS QUE CONTEMPLEN UNA RETROACTIVIDADMAYOR DE TREINTA DÍAS NO SE LES DARÁ CURSO.
EL DEPARTAMENTO SOLICITANTE DEBERÁ INFORMAR MEDIANTEOFICIO (ORIGINAL) DEL MOVIMIENTO DE PERSONAL ALSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN, TURNANDO COPIA ALDEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y MANTENIENDO PARAARCHIVO UNA COPIA.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
43Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de RecursosHumanos.
1
1-A
1-B
2
3
4
5
6
Recibe del Departamento solicitante oficio de notificación (1copia) del movimiento de personal.
¿Es de nuevo ingreso?
Si:
Elabora expediente del trabajador.
Registra en el sistema de base de datos de nómina losgenerales del trabajador.
Conecta con la actividad número 3.
No:
Obtiene expediente del trabajador del archivo de personaldados de baja.
Registra e imprime movimiento de personal (original).
Tipo de movimiento:a) Baseb) Confianzac) Contrato
Carácter del nombramiento:a) Definitivo.b) Provisional.c) Interino.d) Tiempo fijo.
Tipo del nombramiento:a) Alta.b) Baja.c) Licencia con sueldo.d) Licencia sin sueldo.e) Incapacidad médica.
Recaba firma de Vo. Bo. del Subdirector de Administración.
Recaba firma de autorización del Director-Gerente.
Abre o anexa expediente.
Fin del Procedimiento.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
44Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SUB. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
EXPEDIENTE
INICIO
RECIBENOTIFICACION DEMOVIMIENTO DE
PERSONAL
REGISTRA EIMPRIME
MOVIMIENTODE PERSONAL
OBTIENEEXPEDIENTE DELEMPLEADO EN EL
ARCHIVO
RECABA FIRMA DEVO. BO.
MOVIMIENTO DEPERSONAL
FIN
JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS HUMANOS
AREASOLICITANTE
1
¿ES DENUEVO
INGRESO?
NO
SIELABORA
EXPEDIENTE
1
REGISTRA EN BASEDE DATOS DE
NOMINA,GENERALES DEL
TRABAJADOR
TIPO DE MOVIMIENTOCARACTER DE NOMBRAMIENTO
TIPO DE CONTRATACION
MOVIMIENTO DEPERSONAL
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
RECABA FIRMA DEAUTORIZACION
MOVIMIENTO DEPERSONAL
DIRECTOR / GERENTE
ANEXAMOVIMIENTO DE
PERSONAL
45Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
AFILIACION DEL PERSONAL ANTE EL I.M.S.S.
OBJETIVO:
OTORGAR EL BENEFICIO DE SEGURIDAD SOCIAL AL EMPLEADO DE LAINSTITUCION.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
LOS FORMATOS DE AVISOS AL I.M.S.S. SE DEBERAN PRESENTAR ANTEESE INSTITUTO, DENTRO DE LOS SIGUIENTES CINCO DIAS HABILES ALA FECHA DEL MOVIMIENTO.
UNICAMENTE SERAN ACEPTADAS LAS INCAPACIDADES MEDICASEXPEDIDAS POR EL I.M.S.S.
EN CASO DE ALTA DEL TRABAJADOR Y DE NO CONTAR CON NÚMERODE SEGURIDAD SOCIAL, SU AFILIACIÓN SE REALIZARÁ EN EL FORMATO“AVISO DE INSCRIPCIÓN” (AFIL-02).
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
46Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de RecursosHumanos.
1
2
3
4
5
6
7
Recibe de las áreas del SSTEEV, oficio del movimientode personal (alta, modificación de salario o baja).
Identifica y marca en el oficio, tipo y fecha delmovimiento a realizar.
Obtiene del expediente del empleado, el número deseguridad social.
Clasifica movimiento de personal.
¿Que movimiento se va a realizar?
Baja de personal:
Conecta con la actividad número 6.
Alta de personal o modificación de salario:
Obtiene el salario diario integrado del tabulador “cálculodel S. D. I. del ejercicio”, que corresponda al puesto delempleado.
Accesa al sistema informático EDCIDSE y captura lossiguientes datos: Número de registro patronal. Tipo de movimiento. Número de seguridad social. Apellido paterno, materno y nombre(s) del trabajador. Salario diario integrado (en caso de alta o modificación
de salario). Tipo de trabajador. Tipo de salario. Semana. Fecha del movimiento. Causa de baja (en su caso). Registro federal de causante.
Pasa el tiempo.
Recibe del IMSS el reporte de confirmación delmovimiento y lo archiva de manera cronológica ydefinitiva en la carpeta “Movimientos IMSS delejercicio”.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
47Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS ÁREAS
INICIO
R ECIBE AVISODE MOV.
DE PERSONAL OFICIO
IDENTIFICA YMARCA
MOVIMIENTOS
OBTIENENUMERO DESEGURIDAD
SOCIAL
CLASIFICAMOVIMIENTOS
DEPERSONAL
- ALTA- MODIFICACION AL SALARIO- BAJA
OFICIO
A
1
48Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
AFILIACIÓN DEL PERSONAL ANTE EL IMSS
FIN
1
¿TIPO DEMOVIMIENTOA REALIZAR?
1BAJA
IDENTIFICA YMARCA
MOVIMIENTOS
ALTAMODIFICACION DE SALARIO
OBTIENES.D.IDEL
EMPLEADOTABULADOR
1
RECIBE YGUARDA REPORTE
IMSS
C
ACCESO ALSISTEMA
INFORMATICOEDCIDSE YCAPTURA
49Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
OBTENCION DEL BONO DE PUNTUALIDAD.
OBJETIVO:
ESTIMULAR LA PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA DEL PERSONAL.
FRECUENCIA:
MENSUAL
NORMAS:
LAS ENTRADAS Y SALIDAS DEL PERSONAL SE AJUSTARAN A LASDISPOSICIONES ESTABLECIDAS EN EL MANUAL DE POLITICAS DERECURSOS HUMANOS.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
50Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de RecursosHumanos.
1
2
2-A
3
3-A
3-B
4
5
6
7
Recibe del Departamento de Supervisión tarjetas deasistencia del personal de farmacias correspondientesal mes anterior de calendario.
Emite del sistema listado de asistencia del personal deoficina correspondiente al mes anterior de calendario.
¿Está todo el personal?
No:
Solicita documentación faltante.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Revisa entrada y salida de cada empleado.
¿Tiene tolerancias, retardos y/o faltas?
Si:
Identifica y cuantifica retardos y/o faltas.
Determina descuento (número de días).
Conecta con la actividad número 6.
No:
Marca nombre del empleado que obtuvo bono depuntualidad.
Determina monto del bono de puntualidad.
Registra en reporte mensual.
Archiva de manera cronológica y provisional.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:ELABORACION DE NOMINA.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
51Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD
REPORTEMENSUAL
TARJETAS DEPERSO-NAL DE FAR-MACIAS
INICIO
RECIBEASISTENCIAS
DELPERSONAL
LISTA DEPERSONALDE OFNA.
¿ESTA TODOEL
PERSONAL?
REVISAENTRADA YSALIDA DE
CADAEMPLEADO
¿TIENETOLERANCIAS,
RETARDOSY/O
FALTAS?
CUANTIFICADESCUENTO REGISTRA
C
OBTIENEBONO DE
PUNTUALIDAD
1
SI
NO
SOLICITAFALTANTES
TARJETAS
LISTADO
TARJETAS
LISTADO
SI
NO
DEPTO. DE SUPERVISION
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS
DEPTO. INFORMATICADEPTO. DE SUPERVISION
EMITELISTA DEPERSONALDE OFNA.
52Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
OBTENCIÓN DEL BONO DE PUNTUALIDAD
1
IDENTIFICAMONTO DEL
BONO
REGISTRAREPORTEMENSUAL
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE NOMINA
53Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DE LA NOMINA.
OBJETIVO:
DETERMINAR QUINCENALMENTE EL COSTO DE LA NOMINA A PAGAR ALPERSONAL AL SERVICIO DE LA INSTITUCION.
FRECUENCIA:
QUINCENAL
NORMAS:
LAS SUBDIRECCIONES DEBERAN TURNAR AL DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS LOS MOVIMIENTOS A LA NOMINA CON UN PLAZOMAXIMO DE CINCO DIAS HABILES ANTERIORES A LA FECHA DE PAGODE LA QUINCENA CORRESPONDIENTE, DE NO SER ASI EL MOVIMIENTOSE DARA EN LA SIGUIENTE QUINCENA.
SU ELABORACION SE REGIRA DE ACUERDO AL MARCO NORMATIVOPARA EL OTORGAMIENTO DE PRESTACIONES Y LA APLICACIÓN DEDEDUCCIONES.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
54Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de RecursosHumanos.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recibe del Departamento solicitante oficio de:a) Alta.b) Baja.c) Diferencia de sueldo.d) Turno adicional.e) Descuento de farmacia.f) Descuento de teléfono.g) Otros.
Recibe de la Subdirección de Finanzas los siguientesreportes:a) Descuento de casa-habitación/IPE.b) Descuento de préstamos/IPE.c) Descuento de préstamos/SSTEEV.
Recibe del departamento de Control Administrativoreportes de descuentos por ventas a crédito afarmacias y electrodomésticos.
Obtiene del archivo cronológico y provisional: reportebono de puntualidad.
Clasifica percepciones y deducciones.
Verifica y analiza percepciones y deducciones.
¿Existen percepciones extraordinarias?
No:
Conecta con la actividad número 8.
Si:
Determina importes de acuerdo a marco normativo.
Obtiene acceso al sistema base de datos.
Aplica movimientos de percepciones y deducciones yotros movimientos de acuerdo a los oficios.
Verifica un movimiento de cada partida de documentosaplicados (toma muestra)
¿Están correctos?
No:.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
55Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
10-A
11
12
13
14
15
16
17
18
Corrige anomalías.
Conecta con la actividad número 11.
Si:
Integra nómina.
Determina reporte de aplicación por Departamento depercepción-deducción.
Ejecuta impresión de notificaciones de depósito.
Imprime en original y dos copias, reporte de aplicaciónpor departamento y el resumen general de nómina yobtiene del Subdirector de Administración el Vo. Bo.
Distribuye reportes de nómina de la siguiente manera:Original: Departamento de Finanzas.Copia 1: Departamento de Contabilidad.Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.
Solicita al Subdirector de Finanzas realice el depósitoen la cuente para el pago de nómina.
Conecta con el Procedimiento:ELABORACIÓN DE CHEQUE.
Pasa el tiempo.
Accesa al sistema de conexión empresarial HSBC yrealiza transferencia electrónica para abono en cuentadel empleado.
Imprime reporte del banco y anexa al resumen generalde nómina y reporte de aplicación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
56Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN DE LA NOMINA
INICIO
RECIBE0-1
OFICIO
RECIBE0-1
REPORTES
-ALTA-BAJA-DIFERENCIA DE SUELDO-TURNO ADICIONAL-DESCUENTO DE FARMACIA-DESCUENTO DE TELMEX-OTROS
DEPTO.SOLICITANTE
-DESCUENTO CASA-HAB./IPE-DESCUENTO PRESTAMO./IPE-DESCT0 PRESTAMO/SSTEEV
SUBDIR.FINANZAS
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS
RECIBE REPORTE-DESCTO X VENTAS A CREDITO A
FARMACIAS Y ELECTRODOMESTICOS
OBTIENE DEPTO DE CONTROLADMVO C
REPORTE BONODE
PUNTUALIDAD
CLASIFICAPERCEPCIONES
YDEDUCCIONES
VERIFICA YANALIZA
PERCEPCIONESY
DEDUCCIONESREPORTES
OFICIO
1
57Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN DE LA NOMINA
1
EXISTENPERCEPCIONES
EXTRAORDINARIAS1
DETERMINAIMPORTE DEACUERDO A
MARCONORMATIVO
REPORTE
OBTIENEACCESO AL
SISTEMA1
APLICA MOVI-MIENTO DE
PERCEPCIONESYDEDUCCIONES
Y OTROS REPORTES
OFICIOS
VERIFICA UNMOVIMIENTO
DE CADAPARTIDA
DOCUMENTOSCODIFICADOS
¿ESTANCORRECTOS?
CORRIGEANOMALIAS
INTEGRANOMINA
NO
SI
2
2
DETERMINAPOR DEPTO YPERCEPCIONDEDUCCION
REPORTE
2
NO
SI
58Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN DE LA NOMINA
2
EJECUTAIMPRESION
0-1NOTIFICACIONES
DE DEPOSITO
IMPRIME YOBTIENE
Vo.Bo.
SUBDIRECCION DE ADMINISTRACION
0-2RESUMEN
GENERAL DENOMINA
0-2APLICACION
POR DEPTO
DISTRIBUYE.
1
0REPORTES DE
NOMINA
DEPTO. FINANZASDEPTO. CONTABILIDAD
SOLICITADEPOSITO
EN CUENTA
ACCESO ALSISTEMA
HSBC
REALIZATRANSFERENCIA
ELECTRONICA
IMPRIMEY
ANEXA
RESUMEN
APLICACION
REPORTE DELBANCO C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTOELABORACION DE CHEQUE
59Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ORGANIZACION DE FESTEJOS LABORALES.
OBJETIVO:
PROCURAR UN AMBIENTE DE TRABAJO CORDIAL Y DE COMPAÑERISMO.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
LOS FESTEJOS LABORALES SERAN LOS SIGUIENTES:
- DIA DEL NIÑO.
- DIA DE LA MADRE.
- DIA DE LA SECRETARIA.
- DIA DEL EMPLEADO.
- FESTIVIDAD DE FIN DE AÑO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
60Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deRecursos Humanos.
Subdirector deAdministración.
Director-Gerente.
Jefe del Depto. de RecursosHumanos.
1
2
3
4
4-A
5
5-A
6
7
8
9
10
Considera festejo a realizar.
Revisa importe presupuestado para el evento.
Elabora programa de necesidades.
Presenta al Subdirector de Administración propuestapara Vo. Bo.
¿Aprueba propuesta?
No:
Rechaza y modifica propuesta.
Regresa a la actividad número 3.
Si:
Presentan propuesta al Director-Gerente paraautorización.
¿Autorizó propuesta?
No:
Rechaza y modifica propuesta.
Regresa a la actividad número 5.
Si:
Cotiza de acuerdo al programa de necesidades.
Solicita a la Subdirección de Finanzas recursoseconómicos.
Realiza compras y/o contrata servicios.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha del evento.
Organiza festejo.
Comprueba ante la Subdirección de Finanzas gastos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
61Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES
INICIO
CONSIDERAFESTEJO AREALIZAR
REVISAIMPORTE
PRESUPUESTADOPARA ELEVENTO
ELABORAPROGRAMA
DENECESIDADES
PRESENTAPROPUESTA
PARAVO. BO.
¿OTORGOVO. BO.?
RECHAZA YMODIFICA
PRESENTAPARA
AUTORIZACIÓN
1
NO
SI
JEFE DEL DEPTO.DE REC. HUM.
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
1
PROPUESTA
1DIRECTOR/GERENTE
PROPUESTA
62Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ORGANIZACIÓN DE FESTEJOS LABORALES
SOLICITARECURSOS
ECONOMICOS
1
REALIZACOMPRAS
Y/OCONTRATASERVICIOS
ORGANIZAFESTEJOS
COMPRUEBAGASTOS
FIN
SUBDIRECCIONDE FINANZAS
LLEGADA LA FECHADEL EVENTO
¿AUTORIZO.?RECHAZA YMODIFICA
PROPUESTANO
COTIZA DEACUERDO AL
PROGRMADE
NECESIDADES
SUBDIRECCIONDE FINANZAS
63Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL.
OBJETIVO:
DOTAR Y CONTROLAR A LOS PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL QUEREQUIERA LA INSTITUCION PARA APOYAR EL DESARROLLO DE SUSACTIVIDADES.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
PARA EFECTUAR LA CONTRATACION DE UN PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL, DEBERA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS MARCADOS EN ELMANUAL DE POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
64Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de RecursosHumanos.
Jefe del Área Solicitante.
Jefe del Departamento deRecursos Humanos.
1
2
3
4
4-A
5
6
6-A
7
8
Recibe de las diferentes áreas, requerimiento deprestador(es) de servicio social.
Establece contacto con Instituciones de EducaciónSuperior, solicitando prestador(es) de servicio social.
Pasa el tiempo.
Recibe del prestador de servicio social solicitud.
Realiza entrevista y analiza perfil.
¿Cumple con el perfil requerido?
No:
Rechaza solicitud del prestador de servicio social.
Regresa a la actividad número 3.
Si:
Canaliza al prestador de servicio social con el Jefe delÁrea solicitante
Entrevista al prestador de servicio social.
¿Cumple requisitos solicitados?
No:
Informa rechazo al Jefe del Departamento de RecursosHumanos.
Conecta con la actividad 2.
Si:
Informa aceptación al Jefe del Departamento deRecursos Humanos.
Solicita los siguientes documentos:a) Carta de presentación de la Institución
perteneciente.b) Constancia de estudios o certificado.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
65Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Elabora carta de aceptación y recaba autorización delSubdirector de Administración.
Integra expediente del prestador de servicio social.
Pasa el tiempo.
Recibe del prestador de servicio social reporte mensualde actividades (original y copia).
Turna al Subdirector de Administración reportemensual para autorización.
Analiza reporte mensual, sella y firma de autorización.
Devuelve al Jefe del Departamento de RecursosHumanos reporte mensual.
Entrega al prestador de servicio social, reporte mensual(original y copia) para recabar firmas de la InstituciónEducativa a la que pertenece.
Recibe del prestador de servicio social reporte mensual(copia).
Integra reporte mensual (copia) al expediente y archivade manera alfabética y definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
66Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL
INICIO
RECIBEREQUERIMIENTOS
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS
DE LAS DIFERENTES AREAS
ESTABLECECONTACTO
CONINSTITUCIONESDE EDUCACION
SOLICITUD DEPRESTADORES
DE SERVICIOSOCIAL
2
RECIBESOLICITUD
1
PRESTADOR DESERVICIO SOCIAL
REALIZAENTREVISTA Y
ANALIZA PERFIL
RECHAZA
SOLICITUD
¿CUMPLECON PERFIL
REQUERIDO?
NO
SI
PRESTADOR DESERVICIO SOCIAL
1CANALIZA ALPRESTADOR
DEL SERVICIOSOCIAL
1
JEFE DEL AREASOLICITANTE
67Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL
1
ENTREVISTA
INFORMARECHAZA
¿CUMPLEREQUISITOS
SOLICITADOS?
NO
SI
DEPTO. DERECURSOS HUMANOS
INFORMAACEPTACION
2
CONSTANCIADE ESTUDIOS
SOLICITACARTA DE
PRESENTACION
ELABORA YRECIBE
AUTORIZACIONCARTA DE
ACEPTACION
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
DEPTO. DERECURSOSHUMANOS
INTEGRAEXPEDIENTE
PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL
2
JEFE DEL AREASOLICITANTE
PRESTADOR DESERVICIO SOCIAL
68Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE REC. HUMANOS
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL DEL PRESTADOR DE SERVICIO SOCIAL
RECIBE 0-1REPORTE
MENSUAL DEACTIVIDADES
PRESTADOR DESERVICIO SOCIAL
2
TURNA PARAAUTORIZACION
REPORTE
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
ANALIZASELLA YFIRMA
REPORTESUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
DEVUELVEREPORTE
JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS
ENTREGA PARARECABAR FIRMAS
DE LAINSTITUCIONEDUCATIVA
0REPORTE
PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL
JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS
RECIBE 1REPORTE
PRESTADOR DE SERVICIOSOCIAL
INTEGRA ALEXPEDIENTE REPORTE
MENSUAL
FIN
A
69Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÁREA: DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL
El titular de este puesto, es responsable de cubrir las necesidades de capacitación
del personal de la Institución; desarrollar las aptitudes y actitudes tanto laborales
como personales de los trabajadores de la Institución; así como incrementar la
motivación y el trabajo en equipo del personal de la Institución.
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
JEFE DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS
JEFE DEPARTAMENTODE CAPACITACIÓN
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTOSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
70Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
REALIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN.
OBJETIVO:
INCREMENTAR LA EFICIENCIA OPERATIVA Y EL DESARROLLO PERSONALDE LOS TRABAJADORES A TRAVES DE LA IMPARTICIÓN DE CURSOS DECAPACITACIÓN.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN DEBERÁBASARSE EN LA DETECCIÓN DE NECESIDADES OBTENIDAS MEDIANTEENCUESTAS REALIZADAS AL PERSONAL.
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN DEBERÁ PROMOVERLA CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL AL SERVICIO DELA INSTITUCIÓN.
EL PARTICIPANTE DEBERÁ CUBRIR EL SESENTA POR CIENTO DEASISTENCIA PARA TENER DERECHO A LA CONSTANCIA RESPECTIVA.
LAS NOTAS, RECIBOS Y FACTURAS POR GASTOS QUE GENERE LAIMPARTICIÓN DEL CURSO SE DEBERÁN RESGUARDAR PARA LACOMPROBACIÓN DE LOS MISMOS, ANEXANDO UN OFICIO DIRIGIDO ALSUBDIRECTOR DE FINANZAS, CON COPIA AL DEPARTAMENTO DE CAJAY QUE CONTENGA LA AUTORIZACIÓN DEL SUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN.
SUB. DE ADMINISTRACION
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
71Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Depto. deCapacitación.
Director-Gerente.
Jefe del Departamento deCapacitación.
1
2
3
4
5
5-A
6
6-A
7
8
9
Detecta necesidades de capacitación de personal através de los Jefes de Área o de la aplicación deencuestas.
Elabora relación de temas.
Inicia pláticas con Instituciones oficiales o externas.
Elabora programa anual.
Solicita al Subdirector de Administración Vo. Bo.
¿Obtiene Vo. Bo.?
No:
Modifica programa anual.
Regresa a la actividad número 5.
Si:
Recaba autorización del Director-Gerente.
¿Obtiene autorización?
No:
Reajusta programa anual.
Regresa a la actividad número 6.
Si:
Confirma cursos con las Instituciones oficiales y/oexternas.
Elabora oficio de notificación de programa anual yrecaba firma del Subdirector de Administración.
Distribuye oficio de la siguiente forma:Original: Director-Gerente.Copia 1: Subdirector de Administración.Copia 2: Archivo cronológico y definitivo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
72Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
Elabora promociónales (carteles).
Coloca carteles en periódico mural.
Pasa el tiempo.
Contacta con el instructor y recibe confirmación deasistencia.
Recibe de cada titular de Área notificación departicipantes.
Elabora lista de participantes.
Solicita al instructor manual del curso a impartir.
Obtiene fotocopias del manual.
Solicita recursos económicos al Departamento de Cajapara realizar compras de artículos necesarios.
Conecta con el Procedimiento:Administración del Fondo Revolvente.Departamento de Caja.Fin.Pasa el tiempo.
Inicia curso el instructor y distribuye manual del cursoentre participantes.
Pasa el tiempo.
Recibe lista de asistencia y determina constancias aentregar.
Elabora (constancias, diplomas, etc.).
Recaba del Director-Gerente y del Subdirector deAdministración firmas en los impresos.
Organiza clausura del curso y entrega constancias.
Pasa el tiempo.
Recibe del instructor reporte de evaluación y elaboracuadro estadístico.
Elabora relación de gastos, recaba Vo. Bo. delSubdirector de Administración y presenta ante elDepartamento de Caja.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
73Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
INICIO
DETECTANECESIDADES
DECAPACITACION ENCUESTAS
ELABORARELACIONDE TEMAS
SOLICITAVo.Bo.
PROGRAMAANUAL
INICIAPLATICAS
RELACIONDE TEMAS
ELABORA YCALENDARIZA
PROGRAMAANUAL
MODIFICAPROGRAMA
ANUAL¿OBTIENEVo. Bo.?
RECABAAUTORIZACION
1
JEFE DEL DEPTO.DE RECURSOSHUMANOS
NO
SI
INSTITUCIONES OFICIALESY/O PRIVADAS
2
DIRECTOR-GERENTE
JEFES DE AREA
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
1
1
74Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
2
1
1
¿OBTIENEAUTORIZACION?
REAJUSTAPROGRAMA
ANUAL
CONFIRMACURSOS
RELACIONDE TEMAS
ELABORAPROMOCIONA-
LES
CARTELES
ELABORA YRECABAFIRMA
OFICIO DENOTIFICACION
DE PROGRAMAANUAL
DISTRIBUYEDOCUMENTOS
0
COLOCA ENPERIODICO
MURAL
2
INSTITUCIONES OFICIALESY/O PRIVADAS
NO
SI
C
DIRECTOR-GERENTESUBDIRECTORDE ADMINISTRACION
1
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
CARTELES
75Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
2
CONTACTARECIBE
CONFIRMACIONDE ASISTENCIA
RECIBE
OBTIENEFOTOCOPIAS
MANUALDEL CURSO
SOLICITAMATERIAL MANUAL DE
CURSO
ELABORA
0LISTA DE
PARTICIPANTES
REALIZACOMPRAS DEARTICULOS
NECESARIOS
3
INSTRUCTOR
TITULAR DE AREA
INSTRUCTOR
NOTIFICACIONDEPARTICIPANTES
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
ADMINISTRACION DELFONDO REVOLVENTE
DEPARTAMENTO DE CAJA
76Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE CAPACITACIÓN
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
DIPLOMAS
DIPLOMAS
DIPLOMAS
F
INICIACURSO Y
DISTRIBUYE 0MANUAL
DEL CURSO
3
RECIBE YDETERMINA
CONSTANCIAA ENTREGAR LISTA DE
ASISTENCIA
ELABORAIMPRESOS
CONSTANCIAS
RECABAFIRMAS
CONSTANCIAS
ORGANIZACLAUSURA
CONSTANCIA
ELABORA YPRESENTA RELACION
DE GASTOS
FIN
INSTRUCTORPARTICIPANTES
RECIBEREPORTE DEEVALUACIONY ELABORA CUADRO
ESTADISTICO
INSTRUCTOR
JEFE DEL DEPTO. DERECURSOS HUMANOS
INSTRUCTOR
DIRECTOR GERENTE Y SUBDIRECTORDE ADMINISTRACION
SUBDIRECTOR DE GASTOS
77Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÁREA: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL
El titular de este puesto, es responsable de dar cumplimiento al marco normativo,
lineamientos y disposiciones aplicables en materia de adquisiciones, arrendamiento,
y contratación de servicios; de verificar la convocatoria, invitaciones y bases de
licitaciones de la Institución; de vigilar la integración y actualización del catálogo de
artículos y padrón de proveedores de la Institución; de planear, dirigir y controlar las
actividades encaminadas a la adquisición, almacenamiento y suministros de
materiales de bienes muebles; de la actualización de los sistemas de información de
inventarios; de planear, organizar y dirigir las actividades encaminadas a
proporcionar a las áreas de la Institución, los servicios generales y vehiculares para
el desempeño de sus funciones; de organizar y controlar la conservación, uso y
mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y vehículos de la Institución; de
diseñar y realizar los proyectos de construcción y remodelación de inmuebles
adscritos a la Institución.
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
JEFE DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS
JEFE DEPARTAMENTODE CAPACITACIÓN
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTOSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
78Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ADQUISICION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA.
OBJETIVO:
SATISFACER LAS NECESIDADES DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA ENOFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS.
FRECUENCIA:
PERIODICA
NORMAS:
SOLO SE GESTIONARAN LAS ADQUISICIONES CONTEMPLADAS EN ELPROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, AUTORIZADO POR EL CONSEJODE ADMINISTRACION.
EL PROCESO DE ADQUISICION SE DEBERA APEGAR A LANORMATIVIDAD VIGENTE.
LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DEL SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION.
LOS FORMATOS DE SOLICITUD DEBERAN ESTAR DEBIDAMENTEREQUISITADOS.
COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.
ELABORAR CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES.
TODA ADQUISICION SERA BASADA EN CALIDAD Y PRECIO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
79Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Departamento de ServiciosGenerales.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Departamento de ServiciosGenerales.
1
1-A
2
3
4
5
6
6-A
7
8
9
Recibe de oficinas centrales y farmacias, requisiciónde compra.
¿Esta considerado en Programa Anual deAdquisiciones?
No:
Cancela.
Fin
Si:
Da instrucciones al personal del Departamento deServicios Generales que establezca contacto conproveedores y solicite cotizaciones.
Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.
Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.
Analiza condiciones económicas y técnicas.
Presenta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales cuadro comparativo.
¿Rebasa el monto para adquisición directa?
Si:
El proceso de adquisición se apegará a lanormatividad vigente.
Fin.
No:
Reporta al Subdirector de Administración y tomandecisión.
Informa al personal del Departamento de ServiciosGenerales que elabore orden de compra.
Elabora orden de compra y recaba firmas del Jefe delDepartamento de Servicios Generales y delSubdirector de Administración.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
80Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
10 Confirma pedido al proveedor y distribuye orden decompra de la siguiente manera:Original: Proveedor.Copia 1: Archivo numérico y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
81Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
COTIZACIONES
INICIO
RECIBE REQUISICIONDE COMPRA
¿ESTACONSIDERADO
EN ELPROGRAMAANUAL DE
ADQUISICIONES?
CANCELA
SOLICITATRES
COTIZACIONES
RECIBE YELABORA
CUADROCOMPARATIVO
ANALIZACONDICIONES
PRESENTA CUADROCOMPARATIVO
1
NO
SI
JEFE DEPTO.SERVICIOSGENERALES
PROVEEDORES
OFNAS. CENTRALESFARMACIAS
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
INICIO
SOLICITATRES
COTIZACIONES
PERSONAL DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
¿REBASA ELMONTO PARAADQUISICION
DIRECTA?
EL PROCESO DEADQUISICION SEAPEGARA A LANORMATIVIDAD
VIGENTE
NO
SIFIN
82Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
1
1
REPORTA YTOMAN
DECISION
INFORMAQUE
ELABORE
ORDEN DECOMPRA
CONFIRMAPEDIDO Y
DISTRIBUYE
0ORDEN DE
COMPRAN
FIN
PROVEEDOR
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
DEPTO. DESERVICIOSGENERALES
CUADROCOMPARATIVO
PERSONAL DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES
INFORMAQUE
ELABOREO-1
ORDEN DECOMPRA
JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALESSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS
83Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ADQUISICION DE ARTICULOS DE OFICINA, MATERIAL DE LIMPIEZA,MATERIAL ELECTRICO, MATERIAL PARA EQUIPO DE COMPUTO,CONSUMIBLES, OTROS.
OBJETIVO:
SATISFACER LAS NECESIDADES DE ARTICULOS DE OFICINA Y DEMASCONSUMIBLES DE LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS DE LA INSTITUCION.
FRECUENCIA:
PERIODICA
NORMAS:
EL PROCESO DE ADQUISICIONES SE DEBERA APEGAR A LOESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.
SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LASCOTIZACIONES.
LA COMPRA SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION Y FIRMA DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.
SE RECIBIRAN LOS ARTICULOS DE ACUERDO A LA ORDEN DE COMPRA,SELLANDO DE RECIBIDO LA FACTURA CORRESPONDIENTE.
LOS VALES SE RECIBIRAN DE OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS AMAS TARAR EL DIA QUINCE DEL MES Y DEBERAN SER SURTIDOS LOSPRIMEROS CINCO DIAS HABILES DEL MES SIGUIENTE.
LAS SOLICITUDES EXTRAORDINARIAS DEBERAN ESTAR JUSTIFICADASY FIRMADAS POR EL TITULAR DEL AREA SOLICITANTE.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
84Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ServiciosGenerales.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Subdirector deAdministración.
1
2
3
4
5
6
6-A
7
7-A
8
8-A
9
Recibe de oficinas centrales, farmacias y tienda deelectrodomésticos requerimientos de consumibles.
Compara requerimientos contra existencias delAlmacén para elaborar relación de productos acomprar.
Contacta con proveedores y solicita cotizaciones delos artículos.
Recibe cotización y elabora cuadro comparativo.
Analiza condiciones económicas y técnicas.
Presenta al Jefe de Servicios Generales cuadrocomparativo.
¿Rebasa el monto para adquisición directa?
Si:
El proceso de adquisición se apegará a lanormatividad vigente.
Fin.
No:
Verifica disponibilidad presupuestal.
¿Existe presupuesto?
SI:
Sugiere proveedor e informa al Subdirector deAdministración.
Conecta con la actividad número 9.
No:
Analiza necesidades.
¿Es prioritario?
No:
Cancela solicitud.
Fin.
Si:
Informa al Subdirector de Administración y solicitaautorización.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
85Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Subdirector deAdministración.Jefe del Departamento deServicios Generales
Departamento de ServiciosGenerales.
10
11
12
13
14
15
15-A
16
17
18
19
20
21
Autoriza realizar compra.
Da instrucciones al personal del Departamento deServicios Generales que elabore orden de compra.
Elabora orden de compra (original y dos copias) deproductos ya cotizados y recaba firmas del Jefe delDepartamento de Servicios Generales y del Subdirectorde Administración.
Confirma pedido distribuyendo orden de compra de lasiguiente manera:Original: Proveedor.Copia 1: Almacén.Copia 2: Archivo numérico y definitivo.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor mercancía, factura y orden decompra (original).
Verifica mercancía y documentos entregados por elproveedor contra su orden de compra (copia 1).
¿Está completo el pedido?
No:
Solicita mercancía faltante.
Regresa a la actividad 14.
Si:
Recibe pedido, sella factura y orden de compra(original).
Especifica en cada factura a que departamento ofarmacia pertenece el artículo.
Entrega artículos de acuerdo al requerimiento.
Integra expediente de cotizaciones y solicitudes deartículos de papelería.
Turna al Jefe del Departamento de Servicios Generalesfactura y paquete de documentos para trámite de pago.
Conecta con el procedimiento:Tramite de Pago a Proveedores.
Mantiene y archiva orden de compra (copia 1) demanera numérica y definitiva.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
86Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA
INICIO
RECIBEREQUERIMIENTOSDE CONSUMIBLES
COMPARA CONEXISTENCIAS ENALMACEN PARA
ELABORAR
RELACION DEPRODUCTOS A
COMPRAR
SOLICITACOTIZACIONES
DEPTO. DESERVICIOSGENERALES
PROVEEDORES
OFNAS. CENTRALESFARMCIAS
RECIBE YELABORA
CUADROCOMPARATIVO
ANALIZACONDICIONES
PRESENTACUADRO
COMPARATIVO
JEFE DELDEPTO. DESERVICIOSGENERALES
PROCESO DEADQUISICION SE
APEGA A LANORMATIVIDAD
VIGENTE
¿REBASA ELMONTO PARAADQUISICION
DIRECTA?
NO
SI
FIN1
87Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA
1
VERIFICADISPONIBILIDADPRESUPUESTAL
JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GENERALES
SUGIEREPROVEEDOR E
INFORMA
¿EXISTEPRESUPUESTO?
NO
SI SUBDIRECTORDE
ADMINISTRACION
ANALIZANECESIDADES
CANCELASOLICITUD
¿ESPRIORITARIO?
SI
NOFIN
INFORMA YSOLICITA
AUTORIZACION
SUBDIRECTORDE
ADMINISTRACION
ANALIZASOLICITUD
SUBDIRECTORDE
ADMINISTRACION
2
88Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA
2
1
2
CANCELA¿AUTORIZO?
SI
NOFIN
DAINSTRUCCIONES
DE ELABORAR
DEPTO. SERVICIOS GENERALES
ORDEN DECOMPRA
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOGENERALES
ELABORA YRECABA FIRMAS
JEFE DEL DEPTO. SERVICIOSGENERALES Y SUBDIRECTORDE ADMINISTRACION
0-2ORDEN DE
COMPRA
DEPARTAMENTODE SERVICIOSGENERALES
CONFIRMAPEDIDO
DISTRIBUYENDOCOPIAS
0ORDEN DE
COMPRA
PROVEEDOR
ALMACEN
N
0FACTURA
RECIBEMERCANCIA 0
ORDEN DECOMPRA
PROVEEDOR
CORDEN DE
COMPRA
0FACTURA
VERIFICAMERCANCIA
CONTRA0
ORDEN DECOMPRA
3
1
89Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ADQUISICIÓN DE ARTÍCULOS DE OFICINA
3
SOLICITAMERCANCIAFALTANTE
¿ESTACOMPLETO EL
PEDIDO?
SI
NO
RECIBE PEDIDOY SELLA
0ORDEN DE
COMPRA
0FACTURA
ESPECIFICA AQUE DEPTO. O
FARMACIAPERTENECE
0FACTURA
ENTREGAARTICULOS DE
ACUERDOREQUERIMIENTO
INTEGRAEXPEDIENTES
VALESMENSUALES
COTIZACIONESMENSUALES
0ORDEN DE
COMPRA
TURNA PARA SUPAGO FACTURAS
JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES
ARCHIVA 1ORDEN DE
COMPRAN
FIN
1
90Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL Y DISTRIBUCION DE ACTIVOS.
OBJETIVO:
DISTRIBUIR CORRECTAMENTE LAS ADQUISICIONES DE ACTIVO FIJO, ASICOMO CONTROLAR SU UBICACION Y ESTADO FISICO.
FRECUENCIA:
DIARIO
NORMAS:
RECIBIR ACTIVOS DE ACUERDO A ORDEN DE COMPRA.
TODO DOCUMENTO QUE AMPARE LA COMPRA SE DEBERA SELLAR DERECIBIDO.
REGISTRAR Y DAR DE ALTA EN SISTEMA DE BASE DE DATOS ELACTIVO.
ASIGNAR NUMERO DE INVENTARIO A CADA ACTIVO.
IDENTIFICAR EL ACTIVO MEDIANTE LA ETIQUETA CORRESPONDIENTE.
ENTREGAR ACTIVO ETIQUETADO, CONJUNTAMENTE CON ELRESGUARDO CORRESPONDIENTE.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
91Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Control deActivo Fijo.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Recibe del Jefe del Departamento de ServiciosGenerales orden de compra.
Pasa el tiempo.
Recibe del proveedor activo fijo, orden de compra yfactura (originales).
Verifica activo contra los documentos soporte.
¿Están correctos los datos?
No:
Rechaza y devuelve activo y/o documento(s).
Regresa a la actividad número 2.
Si:
Recibe activo y sella factura.
Da de alta en el sistema de base de datos de acuerdoa factura y orden de compra.
Elabora resguardos y etiqueta.
Etiqueta activo.
Entrega físicamente activo, junto con el resguardocorrespondiente al Departamento Solicitante (usuario).
Recaba firma de recibido del Departamento Solicitante(usuario) en resguardo.
Concentra requisición de compra, cédula decotizaciones, orden de compra y factura (originales), yarchiva de manera numérica y temporal.
Turna al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales documentos originales para el trámite depago.
Conecta con el procedimiento: Trámite de pago aProveedores.
Archiva resguardo (original) y fotocopia de factura demanera numérica y definitiva.FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
92Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS
0FACTURA
INICIO
RECIBE
ENCARGADO DECONTROL DE ACTIVO.FIJO
JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES
C-1ORDEN DECOMPRA
RECIBEACTIVO FIJO
0ORDEN DE
COMPRA
1
PROVEEDOR
0FACTURA
VERIFICAACTIVOCONTRA
SOPORTES
0-1ORDEN DE
COMPRA
RECHAZA YDEVUELVEACTIVO Y/O
DOCUMENTOS
¿ESTANCORRECTOS
LOSDATOS?
NO
SI
RECIBEACTIVO Y
SELLA
0FACTURA
1
DA DE ALTA ENSISTEMA DE BASE
DE DATOSFACTURA
ORDEN DECOMPRA
1
93Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS
1
ELABORAETIQUETA
RESGUARDO
ETIQUETAACTIVO
ENTREGAACTIVO Y
DOCUMENTO
RESGUARDO
DEPTO.SOLICITANTE
RECABAFIRMA DERECIBIDO
RESGUARDO
0FACTURA
0ORDEN DE
COMPRA
CEDULA DECOTIZACIONES
REQUISICIONDE COMPRACONCENTRA
N
0FACTURA
0ORDEN DE
COMPRA
CEDULA DECOTIZACIONES
REQUISICIONDE COMPRA
TURNA JEFE DEL DEPTO. DE SERCICIOS GENERALES
2
94Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL Y DISTRIBUCIÓN DE ACTIVOS
2
ARCHIVA
CORDEN DE
COMPRA
0RESGUARDO
N
FIN
95Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
TRAMITACIÓN DEL PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVOFIJO, PAPELERIA, ARTICULOS DE ESCRITORIO, MATERIAL DE LIMPIEZA YCONTRATACION DE SERVICIOS.
OBJETIVO:
CONTROLAR EL PAGO DE FACTURAS VERIFICANDO MERCANCIA YTURNARLAS PARA SU PAGO.
FRECUENCIA:
DIARIO
NORMAS:
LAS FACTURAS DEBERAN CONTENER EL SELLO DE RECIBIDO DELALMACEN DE SERVICIOS GENERALES.
LOS MEMORANDUM PARA TRAMITE DE PAGO DEBERAN CONTENERLAS FIRMAS SIGUIENTES:a) JEFE DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES.b) SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION (Vo. Bo.)
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
96Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Depto. De ServiciosGenerales.
1
2
2-A
3
4
5
Recibe paquete de documentos (facturas por conceptode compras de papelería, activo fijo, pago de servicios,etc.).
Verifica de la factura: datos, monto y sello de recibidopor almacén contra orden de compra.
¿Es correcta la factura?
No:
Devuelve factura para corrección.
Regresa a la actividad número 1.
Si:
Elabora memorándum solicitando pago, indicandomonto, concepto, fecha de pago, proveedor y partidapresupuestal.
Recaba del Subdirector de Administración firma deautorización.
Turna a la Subdirección de Finanzas memorándum yfactura para su liquidación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Conecta con el procedimiento:SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CHEQUE.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
97Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
TRAMITACIÓN DE PAGO A PROVEEDORES POR COMPRAS DE ACTIVO FIJO,PAPEPELERIA.
MEMORANDUM
INICIO
RECIBEDOCUMENTOS
DE COMPRA
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
FACTURA
1
ORDEN DECOMPRA
VERIFICA FACTURA
DEVUELVEPARA
CORRECCION
¿ESCORRECTA
LAFACTURA?
NO
SIFACTURA
1
ELABORASOLICITANDO
PAGOMEMORANDUM
RECABA FIRMADE
AUTORIZACIONMEMORANDUM
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
TURNA PARASU
LIQUIDACIONFACTURA
SUBDIRECCION DEFINANZAS
FIN
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE ELABORACION DECHEQUE
98Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
REPARACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA.
OBJETIVO:
CONSERVAR EN ÓPTIMAS CONDICIONES EL ACTIVO FIJO DE LAINSTITUCION.
FRECUENCIA:
SEMANAL
NORMAS:
RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.
SE DEBERA DE RECIBIR LA SOLICITUD DE REPARACION JUNTO CON ELACTIVO.
SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES HASTA 10SALARIOS MINÍMOS, EL PAGO SE EFECTUARÁ DIRECTAMENTE DELFONDO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.
SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN ACTIVO FIJO OSCILA ENTRE 10 Y 100SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE CONTRTARÁ DIRECTAMENTE CON ELPROVEEDOR (SEGÚN LA NORMATIVIDAD AUTORIZADA POR ELSUBCOMITÉ DE ADQUISICIONES DEL SSTEEV).
SI EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO ES MAYOR A 100SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERÁ COTIZAR CON UN MINIMODE TRES PROVEEDORES.
EN CASO DE QUE EL COSTO DE LA REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO SEAMAYOR A 100 SALARIOS MINÍMOS VIGENTES, SE DEBERA ELABORARUN CUADRO COMPARATIVO DE LAS COTIZACIONES.
LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y EL VO. BO. DELSUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
99Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ServiciosGenerales.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
1
2
3
3-A
4
5
6
7
7-A
8
Recibe de oficinas centrales y farmacias solicitud dereparación acompañada del bien mueble.
Contacta con proveedor y solicita cotización (si eshasta 10 S.M.V. se paga directamente del fondooperativo de Departamento de Servicios Generales).
Verifica que el costo de la reparación del bien muebleno sea mayor a 100 salarios mínimos vigentes.
¿Es mayor?
No:
Contacta directamente con el proveedor.
Conecta con la actividad número 8.
Si:
Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.
Recibe cotizaciones y elabora cuadro comparativo.
Analiza condiciones económicas y técnicas.
Presenta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales cuadro comparativo.
¿Costo de reparación es igual al 60% del costo decompra?
SI:
Cancela solicitud, informa al depositario y da de baja elbien mueble.
FIN
NO:
Autoriza orden de reparación y entrega activo alproveedor.
Pasa el Tiempo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
100Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado demantenimiento.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Encargado demantenimiento.
9
9-A
9-B
1100
1111
1122
1133
1144
1155
1166
Recibe activo reparado por el proveedor.
¿Satisface la reparación?
No:
Rechaza y devuelve al proveedor.
Exige garantía al proveedor.
Regresa a la actividad número 9.
SI:
Sella factura de recibido y elabora contra recibo paraentregárselo al proveedor.
Turna al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales, factura para trámite de pago.
Elabora memorándum anexando solicitud dereparación, factura y cotización para el trámite de pagocorrespondiente.
Recaba del Subdirector de Administración Vo. Bo.
Turna a la Subdirección de Finanzas para pago, lossiguientes documentos: Memorándum. Factura.
Conecta con el procedimiento:SOLICITUD DE ELABORACION DE CHEQUE.
Entrega al Departamento Solicitante activo reparado yrecaba firma en comprobante de recibido.
Mantiene comprobante de recibido de maneracronológica y definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
101Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
COTIZACIÓNCOTIZACIÓN
COTIZACIÓN
RECIBEJUNTO CON
EL BIENMUEBLE
CONTACTA YSOLICITA
VERIFICACOSTO DEREPACIÓN
INICIO
COTIZACIÓN
¿ESMAYOR?
CONTACTA
CONTACTA
RECIBE YELABORA
FIN
NO
SI
DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES
OFICINAS CENTRALES Y FARMACIAS
SOLICITUDDE
REPARACIÓN
PROVEEDOR
COTIZACIÓN
SI LA COTIZACIÓN ESHASTA 10 S.M.V. SEPAGA DEL FONDOOPERATIVO DELDEPARTAMENTO DESERVICIOS GENERALES
PROVEEDOR
1
3 PROVEEDORES
COTIZACIÓN
COTIZACIÓNCOTIZACIÓN
COTIZACIÓNCUADRO
COMPARATIVO
ANALIZACONDICIONESECONÓMICASY TÉCNICAS
PRESENTACUADRO
COMPARATIVO
COTIZACIÓNCOTIZACIÓN
COTIZACIÓNCUADRO
COMPARATIVO
JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GRALES.
¿COSTO?
CANCELA,INFORMAN DA
DE BAJA ELBIEN MUEBLE
NO
SI
1
102Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
COTIZACIÓNFACTURA
SOLICITUDDE
REPARACIÓN
CONTRARECIBOFACTURA
1
AUTORIZAREPARACIONY ENTREGAEL ACTIVO
COTIZACIÓN
RECIBEACTIVO
REPARADO
¿SATISFACE?RECHAZA YDEVUELVE
NO
SI
EXIGEGARANTIA 2
SELLA DERECIBIDO,ELABORA YENTREGA
TURNA PARATRÁMITE DE
PAGO
ELABORAPARA
TRÁMITE DEPAGO
RECABAFIRMA DE
VO.BO.
TURNA PARAPAGO
2
PROVEEDOR
1
JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GRALES.
2
JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GRALES.
JEFE DEL DEPTO.DE SERV. GRALES.
FACTURA
MEMORÁNDUM
COTIZACIÓNFACTURA
SOLICITUDDE
REPARACIÓN
MEMORÁNDUMSUBDIRECTOR DEADMINISTRACIÓN
FACTURA
MEMORÁNDUM
103Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
REPARACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
CONECTA CON ELPROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DEELABORACIÓN DE
CHEQUE.DEPTO. DE CAJA
2
ENTREGAACTIVO
REPARADO YRECABAFIRMA
GUARDA
FIN
ENCARGADO DEMANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO SOLICITANTE
COMPROBANTE
CCOMPROBANTE
104Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
OBJETIVO:
CONTROLAR Y ACTUALIZAR EL ACTIVO FIJO PROPIEDAD DE LAINSTITUCION.
FRECUENCIA:
SEMESTRAL
NORMAS:
SE DEBERA REALIZAR UN LEVANTAMIENTO GENERAL POR LO MENOSUNA VEZ AL AÑO.
EL INVENTARIO SE REALIZARA UTILIZANDO EL FORMATO INFORMEPARA INTEGRACION DE ARCHIVOS DE ACTIVO FIJO.
PARA LA REALIZACION DEL INVENTARIO, EL USUARIO DEBERAPRESENTAR SU FORMATO DE RESGUARDO.
EL USUARIO SE HARA RESPONSABLE DEL DETERIORO, DAÑO ODESTRUCCION POR NEGLIGENCIA DE LOS BIENES A SU CARGO.
LOS RESULTADOS SE REGISTRARAN EN EL REPORTE DE INVENTARIOS,MISMO QUE DEBERA CONTENER LA FIRMA DEL USUARIO Y DE LAPERSONA RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOSGENERALES QUE REALIZO LA ACTIVIDAD.
105Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
SU EJECUCION SE REGULARA CON BASE A LO ESTABLECIDO EN ELMANUAL DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO.
EN CASO DE DETERIORO GRAVE, ROBO, PERDIDA, DESTRUCCION OTRANSFERENCIA DE ACTIVO, SE NOTIFICARA AL SUBDIRECTOR DEFINANZAS Y AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PARA LAAFECTACION CORRESPONDIENTE.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
106Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Subdirector deAdministración.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Subdirector de Finanzas.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Departamento de ServiciosGenerales.
1
2
3
4
5
6
6-A
7
8
9
10
11
12
Determina fecha para levantamiento físico delinventario de activo fijo.
Organiza cuadrillas y calendarios de trabajo.
Prepara material requerido.
Elabora programa de recursos materiales yeconómicos.
Presenta al Subdirector de Administración programa detrabajo para Vo. Bo.
Recibe programa de trabajo.
¿Otorgó Vo. Bo.?
No:
Regresa para corrección.
Conecta con la actividad número 4.
Si:
Rubrica documento y devuelve.
Recibe programa y solicita a la Subdirección deFinanzas recursos materiales y económicos.
Proporciona al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales recursos solicitados.
Recibe recursos.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha de levantamiento del inventario.
Coordina las actividades del personal de ServiciosGenerales.
Solicita al usuario los resguardos de los bienes a sucargo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
107Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deServicios Generales.
13
13-A
13-B
13-C
13-D
13-E
13-F
14
15
16
17
18
Revisa resguardo contra expediente y activo fijo.
¿Existen diferencias?
Si:
Solicita sustento para justificación.
Registra diferencia en el formato para levantamientodel inventario de activo fijo.
Firman de conformidad formato correspondiente(usuario y responsable de la actividad).
Realiza ajustes en el sistema de base de datos.
Efectúa canje de la etiqueta y del resguardo quecorresponda al activo.
Ejecuta afectación correspondiente.
Fin.
No:
Elabora reporte de levantamiento de inventario deactivo fijo.
Recaba firma de aceptación del usuario en el reporte.
Rinde informe al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales.
Integra expediente.
Pasa el tiempo.
Comprueba gastos ante el Departamento de Caja.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
108Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
109Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
1
RUBRICA YDEVUELVE
PROGRAMADE TRABAJO
RECIBE YSOLICITA
RECURSOS
PROPORCIONALOS
RECURSOS
RECIBERECURSOS
COORDINALAS
ACTIVIDADES
SOLICITARESGUARDODE BIENES
2
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCION DE FINANZAS
SUBDIRECCIONDE FINANZAS
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOS GENERALES
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
LLEGADA LA FECHA DELLEVANTAMIENTO DE INVENTARIO
DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES
DEPTO. DESERVICIOSGENERALES
USUARIO
PROGRAMADE TRABAJO
110Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE ACTIVO FIJO
RESGUARDO
EXPEDIENTE
2
REVISAACTIVO FIJO
CONTRA
RESGUARDO
¿EXISTENDIFERENCIAS?
SOLICITASUSTENTO
PARAJUSTIFICACION
FORMATO PARALEVANTAMIENTODE INVENTARIO
DE A.F.REGISTRA
DIFERENCIA
FORMATO PARALEVANTAMIENTODE INVENTARIO
DE A.F.
FIRMAN DECONFORMIDAD
REALIZA LOSAJUSTES ENEL SISTEMA
EFECTUACANJE EN
ACTIVO
ETIQUETA
EJECUTAAFECTACIONCORRESPON-
DIENTE
FIN
ELABORAREPORTE DE
LEVANTAMIENTO
RECABAFIRMA DE
ACEPTACION
REPORTE DELEVANTAMIENTO
RINDE INFORME
INTEGRA EXPEDIENTE
COMPRUEBAGASTOS
FIN
SI
NO
USUARIORESPONSABLEDE ACTIVIDAD
USUARIO
JEFE DEL DEPTO.SER. GRALES.
JEFE DEL DEPTO.SERVICIOSGENERALES.
DEPTO. DECAJA
111Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
BAJA DE MOBILIARIO Y/O EQUIPO DE OFICINA, EQUIPO DE CÓMPUTO YEQUIPO DE TRANSPORTE.
OBJETIVO:
DAR DE BAJA LOS BIENES INMUEBLES QUE POR SU ESTADO FISICO OCUALIDADES TECNICAS NO RESULTEN UTILES O FUNCIONALES, LOSEXTRAVIADOS O ROBADOS; LOS QUE SE HUBIEREN DETERIORADONOTABLEMENTE O DESTRUIDO, O LOS QUE NO SE REQUIERAN PARA ELSERVICIO AL CUAL SE LES DESTINO.
FRECUENCIA:
ANUAL
NORMAS:
DAR CUMPLIMIENTO A LAS FORMALIDADES ESTABLECIDAS EN ELCAPITULO V DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO YADMINISTRACION DE LOS BIENES INMUEBLES DEL PODER EJECUTIVODEL ESTADO DE VERACRUZ Y DEMAS DISPOSICIONES APLICABLES.
LAS BAJAS DE LOS BIENES INMUEBLES DEBEN CONTAR CON LAAUTORIZACION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.
SE DEBERA SOMETER AL CONSEJO DE ADMINISTRACION EL DESTINOFINAL DE LOS ACTIVOS A DAR DE BAJA.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
112Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Subdirector deAdministración.Director-Gerente.
Subcomité de Adquisicionesy Obras Públicas.
Director-Gerente.
Consejo de Administración.
1
2
3
4
5
5-A
6
7
8
8-A
Integra expediente de activos propuestos para baja:
Lista de activos. Fotocopia de facturas. Dictamen técnico.
Presenta expediente al Subdirector de Administraciónpara análisis y revisión
Analiza expediente e informa al Director-Gerente
Presenta expediente al subcomité de Adquisiciones yObras Públicas para su Vo. Bo.
Analiza información.
¿Otorgó el Vo. Bo.?
No:
Rechaza información.
Regresa a la actividad numero 3.
Si:
Remite al Director-Gerente.
Recibe y somete a consideración del Consejo deAdministración para autorización y destino final deactivos.
Analiza expediente.
¿Autoriza?
No:
Rechaza información.
Regresa a la actividad numero 3
Si:
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
113Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Director-Gerente. 9 Determina destino final del activo en apego a lanormatividad vigente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
114Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE
DICTAMENTECNICO
INICIO
INTEGRAEXPEDIENTE
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
FOTOCOPIA DEFACTURAS
LISTADO DEACTIVOS
PRESENTA
EXPEDIENTEPARA SUANALISIS
SUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
ANALIZA
EXPEDIENTE
DIRECTOR - GERENTESUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
1
2
PRESENTA
EXPEDIENTE
SUBCOMITE DE ADQUISICIONESY OBRAS PUBLICASDIRECTOR - GERENTE
ANALIZAINFORMACION EXPEDIENTESUBCOMITE
RECHAZAEXPEDIENTE
¿OTORGAVo.Bo.?
NO
SI
1
REMITE
EXPEDIENTE
DIRECTOR - GERENTESUBCOMITE
1
115Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
BAJA DE MOBILIARIO Y / O EQUIPO DE OFICINA, COMPUTO Y TRANSPORTE
1
RECIBE Y SOMETEA
CONSIDERACION
EXPEDIENTE
CONSEJO DE ADMINISTRACIONDIRECTOR - GERENTE
ANALIZAEXPEDIENTE
CONSEJO DEADMINISTRACION
RECHAZAINFORMACION¿AUTORIZA?
NO
SI
2
DETERMINADESTINO
FINAL
FIN
116Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
MANTENIMIENTO Y CONSERVACION DE BIENES INMUEBLES.
OBJETIVO:
CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES LOS BIENES INMUEBLESPROPIEDAD DE LA INSTITUCION.
FRECUENCIA:
MENSUAL
NORMAS:
RECIBIR LA SOLICITUD DEBIDAMENTE REQUISITADA.
SE DEBERA EVALUAR LA NECESIDAD DEL SERVICIO SOLICITADO.
COTIZAR PRECIOS CON UN MINIMO DE TRES PROVEEDORES.
SE DEBERA ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE LASCOTIZACIONES.
LA REPARACION SE REALIZARA CON LA AUTORIZACION DEL JEFE DELDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y DE LOSSUBDIRECTORES DE ADMINISTRACION Y FINANZAS.
SERAN PROGRAMADOS LOS TRABAJOS DE CONSERVACION YMANTENIMIENTO POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
117Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Departamento de ServiciosGenerales.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Subcomité de Adquisición yObras Públicas.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
1
2
2-A
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Recibe solicitud de reparación del bien inmueble.
Presenta al Subcomité de Adquisición y Obras Públicasde la Institución solicitud.
¿Tiene presupuesto?
Si:
Solicita autorización.
No:
Evalúa necesidad o prioridad de reparación y solicitaautorización.
Realiza evaluación y levantamiento físico en el Áreasolicitante.
Elabora croquis indicando las especificacionesrequeridas.
Contacta con tres proveedores y solicita cotizaciones.
Elabora cuadro comparativo y turna al Jefe delDepartamento de Servicios Generales.
Analiza condiciones económicas y técnicas.
Turna al Subdirector de Administración cuadrocomparativo para tratarlo ante el Subcomité deAdquisición y Obras públicas.
Toma decisión e informa al Jefe del Departamento deServicios Generales.
Solicita anticipo de recursos económicos a laSubdirección de Finanzas contando con el vo. bo. delSubdirector de Administración.
Recibe y entrega anticipo al prestador de servicios.
Integra paquete de documentos con las cotizaciones ycuadro comparativo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
118Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
14
15
16
17
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha.
Realiza recepción de trabajos concluidos.
Supervisa trabajos realizados.
Tramita finiquito ante la Subdirección de Finanzascontando con el Vo. Bo. del Subdirector deAdministración.
Concluye finiquito con el prestador de servicios ymantiene en archivo cronológico y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
119Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES
INICIO
RECIBE
PRESENTAAL S.A.O.P.
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
SOLICITUDDE
REPARACION
SOLICITUDDE
REPARACION
¿TIENEPRESUPUESTO?
SOLICITAAUTORIZACION
SI
NO
EVALUAPRIORIDAD Y
SOLICITAAUTORIZACION
REALIZAEVALUACIÓN Y
LEVANTAMIENTOFISICO
ELABORACROQUIS CONESPECIFICA-
CIONES
DEPTO. DESERVICIOSGENERALES
CONTACTA YSOLICITA
COTIZACION
1
PROVEEDORES
AREA SOLICITANTE
120Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES
CUADROCOMPARATIVO
COTIZACIÓNES
1
ELABORA YTURNA CUADRO
COMPARATIVO
JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES
ANALIZACONDICIONES
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
TURNA PARATRATARLO
ANTE ELS.A.O.P.
CUADROCOMPARATIVO
TOMADECISION E
INFORMA
SUBCOMITE DEADQUISICIONESY OBRAS PUBLICAS(S.A.O.P.)
JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES
SOLICITAANTICIPO
CON Vo. Bo.
JEFE DEL DEPTO.DE SERVICIOSGENERALES
SUBDIRECCIONDE FINANZAS
RECIBEANTICIPO Y
ENTREGA
PRESTADOR DESERVICIOS
CHEQUE
INTEGRAPAQUETE
2
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACION
121Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES INMUEBLES
2
SUPERVISALOS
TRABAJOS
REALIZARECEPCION
DETRABAJOS
TRAMITAPARA Vo.Bo.
CONCLUYE
SUBDIRECCION DE FINANZASSUBDIRECTOR DEADMINISTRACION
FINIQUITO
FIN
LLEGADA LA FECHA
FINIQUITO
PRESTADOR DE SERVICIOS
C
/ /
122Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL.
OBJETIVO:
SALVAGUARDAR DOCUMENTACION CON VALOR HISTORICO PARA LAINSTITUCION.
FRECUENCIA:
DIARIO
NORMAS:
LOS EXPEDIENTES SE MATENDRAN ORDENADOS, CLASIFICADOS Y ENBUEN ESTADO.
LOS EXPEDIENTES PARA ARCHIVO SE RECIBIRAN CONJUNTAMENTECON LA SOLICITUD RESPECTIVA Y DEBIDAMENTE IDENTIFICADA YORDENADA.
SE DEBERA REQUERIR EL FORMATO CORRESPONDIENTE PARA LASALIDA DE EXPEDIENTES.
LA DOCUMENTACION SE DEPURARA DEPENDIENDO DE SUNATURALEZA CADA CINCO AÑOS, CON EL TRAMITE RESPECTIVO.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
123Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de ArchivoGeneral.
1
2
3
3-A
3-B
3-C
3-D
4
4-A
5
6
Mantiene depuración, ordenamiento y clasificación delos documentos archivados.
Recibe de las diferentes Áreas, solicitud de préstamo ode ingreso de documentos.
Identifica tipo de solicitud.
¿Es préstamo o ingreso de documentos?
Préstamo:
Recibe solicitud de resguardo de documentos(formato).
Entrega documentación y conserva solicitud (copia).
Pasa el tiempo.
Recibe documentación prestada y cancela solicitud deresguardo.
Se conecta con la actividad número 6.
Ingreso:
Revisa solicitud, que este debidamente requisitada.
¿Están completos los datos?
No:
Rechaza y devuelve.
Regresa a la actividad número 2.
Si:
Realiza la depuración, ordenamiento y clasificación dela nueva documentación.
Integra y acomoda físicamente los documentos en elarchivo general.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
124Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL
INICIO
DEPURACION,ORDENAMIENTO
YCLASIFICACION
RECIBE
IDENTIFICA
ENCARGADO DEARCHIVO GENERAL
ARCHIVO ENGENERAL
0SOLICITUD
PRESTAMO OINGRESO
¿PRESTAMOO
INGRESO?RECIBE
REVISAREQUISITOS
PRESTAMO
INGRESO
SOLICITUDDE
RESGUARDO
ENTREGADOCUMEN-
TACION
RECIBE YCANCELA
SOLICITUDDE
RESGUARDO
1
1
2
SOLICITUDDE
RESGUARDO
125Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL DEL ARCHIVO GENERAL
1
¿ESTANCOMPLETOS? DEVUELVE
DEPURA,ORDENA YCLASIFICA
NO
SI
NUEVOSDOCUMENTOS
INTEGRA YACOMODA
EN ARCHIVOGENERAL
NUEVOSDOCUMENTOS
FIN
2
1
126Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ENVIO Y RECEPCION DE CORRESPONDENCIA.
OBJETIVO:
CONTROLAR Y AGILIZAR LA COMUNICACION DE LA INSTITUCION A TRAVESDE LA CORRESPONDENCIA QUE SE ENVIA O RECIBE DE LOS AFILIADOS,SINDICATOS, PROVEEDORES, PRESTADORES DE SERVICIOS Y USUARIOSEN GENERAL.
FRECUENCIA:
DIARIO
NORMAS:
LA CORRESPONDENCIA SE DEBERA DE ENTREGAR ANTES DE LAS 13:30HORAS DEBIDAMENTE REQUISITADA.
SE DEBERAN RELACIONAR, FOLIAR Y COLOCAR LOS TIMBRESCORRESPONDIENTES PARA SER ENTREGADOS EN LAS OFICINAS DECORREOS (FORMATO DE ENVIOS).
CADA MES SE HARA EL ABASTECIMIENTO CORRESPONDIENTE PARA ELABASTECIMIENTO DE TIMBRES Y LA COMPROBACION DE LA COMPRADE ESTOS.
LA CORRESPONDENCIA REMITIDA AL APARTADO POSTAL SERADISTRIBUIDA AL AREA CORRESPONDIENTE.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
127Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Encargado de Oficialía dePartes.
1
2
3
4
5
6
7
8
Recibe de las diferentes Áreas la correspondencia.
Válida sobres registrados en formato de envíos.
Asigna número de folio consecutivo a lacorrespondencia (interna y externa).
Coloca timbre postal a la correspondencia que seenvía (mediante correo certificado).
Presenta correspondencia ante la oficina de serviciopostal.
Recoge en la oficina de servicio postal lacorrespondencia remitida a la Institución en las áreasde apartado postal y entrega de documentos.
Registra y asigna número de folio consecutivo a lacorrespondencia recibida, en formato.
Turna correspondencia al Área remitida y conservacopia de recibido en archivo cronológico y definitivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
128Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ENVÍO Y RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
129Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE.
OBJETIVO:
CONSERVAR EN OPTIMAS CONDICIONES EL EQUIPO DE TRANSPORTE,VIGILAR EL USO ADECUADO DE LAS UNIDADES, ASI COMO EL EFICIENTEAPROVECHAMIENTO DE LOS CONSUMIBLES.
FRECUENCIA:
MENSUAL
NORMAS:
LA REVISION DE LAS BITACORAS DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y DECONSERVACION Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE SEDEBERA REALIZAR EN LOS PRIMEROS CINCO DIAS HABILES DE CADAMES.
LA CONSERVACION DEL EQUIPO DE TRANSPORTE SE SUGETARA A LOESTABLECIDO EN EL MANUAL DE POLITICAS DE SERVICIOSGENERALES.
SE DEBERA INFORMAR OPORTUNAMENTE AL JEFE DEL DEPTO. DESERVICIOS GENERALES DE CUALQUIER ANOMALIA O MAL USO DE LOSVEHICULOS DE LA INSTITUCION.
LA CONTRATACION DE SERVICIOS SE APEGARA A LO DISPUESTO EN ELMANUAL DE POLITICAS DEL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
130Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Departamento de ServiciosGenerales.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Subdirector deAdministración.
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Departamento de ServiciosGenerales.
1
2
2-A
2-B
2-C
2-D
2-E
2-F
3
Recibe bitácoras de consumo de combustible y demantenimiento de equipo de transporte.
Revisa bitácora de consumo de combustible.
¿Detectó alguna anomalía?
No:
Continúa con la actividad No. 3.
Si:
Analiza documento y reporta al Jefe del Departamentode Servicios Generales.
Recibe información y documento.
Verifica información en bitácora y solicita alresponsable del vehículo aclare anomalía.
¿Se solventó anomalía?
Si:
Conecta con la actividad No. 3.
No:
Reporta al Subdirector de Administración.
Toma medidas correctivas y da instrucciones al Jefedel Departamento de Servicios Generales
Ejecuta instrucciones e informa al responsable delvehículo
Fin.
Revisa bitácora de mantenimiento de equipo detransporte.
¿La unidad requiere mantenimiento?
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
131Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deServicios Generales.
Responsable del Vehículo.
4
5
6
7
7-A
8
No:
Fin.
Si:
Reporta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales.
Acuerda con el responsable del vehículo fecha parallevar la unidad al servicio automotriz.
Pasa el tiempo.
Llegada la fecha.
Recibe orden de servicio del Departamento deServicios Generales y entrega unidad al tallerautomotriz.
Pasa el tiempo.
Recoge vehículo del taller y checa servicio.
¿Se realizó bien el servicio?
No:
Reporta al Jefe del Departamento de ServiciosGenerales y regresa vehículo al taller.
Regresa con la actividad No. 6.
Si:
Registra en bitácora, servicio proporcionado a launidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
132Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE
DEPTO. DESERVICIOS
GENERALES
INICIO
RECIBEBITACORAS CONSUMO
COMBUSTIBLE
REVISABITACORA
ANALIZA YREPORTAANOMALIA
REVISABITACORA
CONSUMOCOMBUSTIBLE
1
MANTTO.EQUIPO DE
TRANSPORTE
DETECTAALGUNA
ANOMALIA
SI
NO
A
JEFE DEPTODE SERVICIOSGENERALES
1
RECIBEINFORMACION
YDOCUMENTOS
CONSUMOCOMBUSTIBLE
B
VERIFICAINFORMACION Y
SOLICITA SEACLARE
ANOMALIA
C
RESPONSABLE UNIDAD
MANTTO.EQUIPO DE
TRANSPORTE
¿LAUNIDAD
REQUIEREMANTTO.?
SI
NOFIN
2
133Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE
1
¿SESOLVENTAANOMALIA?
NO
SI1
REPORTA
D
SUBDIRECCION DEADMINISTRACION
TOMA MEDIDASY DA
INSTRUCCIONES
JEFE DEPTODE SERVICIOSGENERALES
E
EJECUTAINSTRUCCIONES
EINFORMA
F
FIN
RESPONSABLEDEL VEHICULO
2
REPORTA
JEFE DEPTODE SERVICIOSGENERALES
ACUERDOFECHA
RESPONSABLEDEL VEHICULO
JEFE DEPTODE SERVICIOSGENERALES
RECIBEDOCUMENTOY ENTREGAUNIDAD AL
TALLER
RESPONSABLEVEHICULO
2
DEPTO.SERVICIOS GENERALES
ORDENDE SERVICIO
RECOGEVEHICULOY CHECASERVICIO
¿SEREALIZOBIEN EL
SERVICIO?
SI
NO
3
REPORTA YRECIBE
VEHICULO2
134Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE SERV. GRALES
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
CONTROL Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE TRANSPORTE
FIN
3
REGISTRASERVICIORECIBIDO
MANTTO.EQUIPO DE
TRANSPORTE
135Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
ÄREA: DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
DESCRIPCIÓN GENERAL
El titular de este puesto, es responsable de presentar las propuestas de planeación,
desarrollo, implementación, control, mantenimiento, actualización y difusión de la
normatividad en materia de Tecnologías de la Información e Innovación Tecnológica
en la Institución; de coordinar la realización de acciones para su difusión y
optimización de los recursos tecnológicos; de impulsar la automatización de
actividades de la Institución; de coordinar, desarrollar, consolidar y mantener
sistemas computacionales útiles para el soporte de procesos de la Institución;
Analizar y proponer las plataformas tecnológicas que serán utilizadas por los
empleados de la Institución; de desarrollar y gestionar los programas de
capacitación en materia de Tecnologías de la Información.
SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
JEFE DEPARTAMENTO DERECURSOS HUMANOS
JEFE DEPARTAMENTODE CAPACITACIÓN
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTOSERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
JEFE DEPARTAMENTODE INFORMÁTICA
DEPARTAMENTODE
CONTABILIDAD
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
136Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMATICOS.
OBJETIVO:
AUTOMATIZAR LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DE LAS AREASUSUARIAS MEDIANTE EL DESAROLLO DE SISTEMAS.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
SE DEBERAN ANALIZAR LOS OBJETIVOS, ALCANCES, NORMAS YPOLITICAS QUE RIGEN LOS SISTEMAS, A FIN DE ESTABLECER BASES YMETODOLOGIAS PARA SU DESARROLLO.
EN COORDINACION CON LOS USUARIOS, SE ESTABLECERAN LASRESPONSABILIDADES MUTUAS PARA EL DESARROLLO DE CADASISTEMA.
EN COORDINACION CON EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEINFORMATICA, EL ENCARGADO DE SOPORTE TECNICO. EVALUARAN LAVIABILIDAD DE LOS PROYECTOS PARA QUE SEAN AUTORIZADOSTANTO POR DIRECTIVOS COMO USUARIOS.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
137Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deInformática.
Encargado de Desarrollo deSistemas.
Jefe del Departamento deInformática.
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2-A
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7-A
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Recibe de las Áreas usuarias memorándum derequerimientos de sistematización.
Informa al Encargado de Desarrollo de Sistemas losrequerimientos solicitados.
¿Se puede atender solicitud?
No:
Informa rechazo al Área usuaria.
Fin.
Si:
Determina los recursos humanos para dar inicio alestudio de viabilidad.
Elabora estudio de viabilidad del proyecto.
Realiza reuniones preliminares con los usuarios paraevaluar el alcance del proyecto.
Formula constancia del estudio de viabilidad medianteminutas de trabajo y documentación del mismo.
Turna al Jefe del Departamento de Informática estudiode viabilidad para autorización.
¿Existe viabilidad para su desarrollo?
No:
Reporta los resultados obtenidos al usuariocorrespondiente.
Si:
Asigna los requerimientos humanos y técnicos.
Elabora programa de trabajo.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
138Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
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Define especificaciones del sistema mediante diseñodetallado (diagramas de flujo, diccionario de datos yproductos del sistema).
Elabora definición de cada proceso resultante deldiseño detallado.
Documenta diseño detallado conforme a los estándaresestablecidos.
Elabora diseño de base de datos, programación ypruebas.
Elabora manual del usuario y políticas de operación delsistema.
Ejecuta la implementación del sistema.
Formula carta de aceptación del sistema.
Recaba del Titular del Área usuaria, del Jefe delDepartamento de Informática y del Encargado deDesarrollo de Sistemas, firmas en carta de aceptación.
Distribuye carta de aceptación de la siguiente manera:Original: Titular del Área usuaria.Copia 1: Jefe del Departamento de Informática.Copia 2: Encargado de Desarrollo de Sistemas.
Efectúa la entrega recepción del sistema conforme a lacarta aceptación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
139Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
140Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
141Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
142Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
PRESTACION DE SERVICIOS DE SOPORTE TECNICO.
OBJETIVO:
ATENDER LAS SOLICITUDES DE INSTALACION, CONFIGURACION YMANTENIMIENTO DEL HARDWARE Y SOFTWARE REQUERIDO POR LOSUSUARIOS.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO DEBERANSOLICITARSE POR ESCRITO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DEINFORMATICA.
LAS SOLICITUDES DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO SERANAUTORIZADAS POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
143Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deInformática.
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Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos técnicos.
Informa al Encargado de Soporte Técnicorequerimientos técnicos.
¿Existe disponibilidad de tiempo y de viabilidad?
No:
Informa rechazo al Área usuaria.
Fin.
Si:
Establece fecha compromiso.
Registra en bitácora las actualizaciones de lasconfiguraciones de hardware y software, cuentas deusuario, plan de seguridad, respaldos y mantenimiento.
Elabora calendario de las fechas compromiso.
Ejecuta actividades de acuerdo a calendario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
144Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SOPORTE TÉCNICO
145Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ELABORACION DE DISEÑOS DE IMAGEN.
OBJETIVO:
ELABORAR LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEL S.S.T.E.E.V. CONLOS PAQUETES DISPONIBLES.
FRECUENCIA:
EVENTUAL
NORMAS:
LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN DEBERAN SOLICITARSE PORESCRITO.
LOS TRABAJOS DE EDICION E IMAGEN SERAN AUTORIZADOS POR ELJEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA.
Revisó:DIRECTOR-GERENTE
Elaboró:SUBDIRECTOR
DE ADMINISTRACIÓN
Autorizó:CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Fecha:30 de noviembre de 2012
146Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
Jefe del Departamento deInformática.
Encargado de Diseño deImagen.
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2-A
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Recibe de las Áreas usuarias, requerimientos dediseños de imagen impresos.
Informa al Encargado de Diseño de Imagenrequerimientos.
¿Existe disponibilidad de tiempo?
No:
Informa rechazo al Área usuaria.
Fin.
Si:
Establece fecha compromiso.
Elabora el servicio de diseño, gratificación y edicióncon la paquetería comercial disponible.
Elabora calendario con las fechas compromiso.
Entrega al Área usuaria el servicio de edición impreso.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
AREA Y/O PUESTO NO. ACTIVIDAD
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
147Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
DEPTO. DE INFORMÁTICA
SUB. DE ADMINISTRACIÓN
ELABORACIÓN DE DISEÑO DE IMAGEN
148Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos
VV..-- DD II RR EE CC TT OO RR II OO
DIRECCIÓN-GERENCIALic. Ricardo Olivares Pineda
SUBDIRECCIÓN DE FINANZASC.P. Jorge A. Carvajal Madero
SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNDr. Raymundo E. Flores Lomán
SUBDIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓNC.P. Porfirio R. Jiménez Hernández
UNIDAD JURIDICALic. Armando I. Lecuona Ramírez
CONTRALORÍA INTERNAL.A.E. Alejandro Moctezuma Cano
149Actualización Noviembre 2012 Manual de Procedimientos