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COOPERATIVA COATS CADENA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06Versión: 0
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Proporcionar personal altamente calificado en las diferentes áreas de la cooperativa de acuerdo a los perfiles establecidos para cada cargo y puestos de una estructura definida con la consiguiente selección y entrenamiento de personal; y posteriormente analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar continuamente sus actuaciones futuras, e igualmente mejorar los resultados de la cooperativa.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
•�������Gerente
•�������Personas que envían la hoja de vida a la cooperativa
•��������Políticas de la cooperativa
•��������Manuales de funciones y procedimientos
•��������Hojas de vida
•��������Evaluación de desempeño
•��������Procedimiento de selección de personal para la cooperativa
•��������Procedimiento de inducción y entrenamiento
•��������Procedimiento de evaluación de desempeño
•��������Contratación
•��������Inducción
•��������Personal capacitado y entrenado
•��������Cumplimiento de objetivos
•��������Personal que ingresa a trabajar en la cooperativa
•��������Personal de la cooperativa
CARGOS INVOLUCRADOS:
•�������Gerente •�������Secretaria � Funcionarios
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería •��������Formatos
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COOPERATIVA COATS CADENA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06Versión: 0
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Realizar el recaudo oportuno de la cartera existente para proporcionar los prestamos a los asociados, la liquidez y el rendimiento financiero a la cooperativa. Y mantener actualizada toda la información contable y financiera necesaria para realizar los estados financieros e informes tributarios exigidos.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
•�������Empresas o personas que prestan servicios a la cooperativa cobro
•�������Entidades competentes
•�������Bancos
•��������Facturas y cuentas de cobro
•��������Factura de pago de impuestos
•��������Consignaciones y comprobantes de egreso
•��������Procedimiento de pago a proveedores
•��������Procedimiento planillas de descuento
� Procedimiento de Recaudo de ingresos por caja
•��������Procedimiento de pago de impuestos
•��������Procedimiento de conciliaciones bancarias
•��������Procedimiento elaboración de estados
•��������Cheques de pago y cuentas canceladas
•��������Ingresos de la Cooperativa
•��������Cancelación de impuestos
•��������Conciliación de bancos
•��������Elaboración de estados financieros
•��������Excedentes
•������Empresas y personas que prestaron servicios
•��������Empresas asociadas
•��������Entidades competentes
•��������Bancos
•��������Cooperativa
CARGOS INVOLUCRADOS:•�������Contador•�������Gerente •�������Mensajero •�������Secretaria
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería
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COOPERATIVA COATS CADENA
���� ���� ���� � � DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 Versión: 0
PROCESO DE CREDITO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Mediante el proceso de crédito se pretende cumplir con la principal actividad de la Cooperativa atendiendo las necesidades de los asociados contribuyendo al mejoramiento de sus condiciones de vida y de sus familias; procurando que la utilización por parte de sus asociados se haga de forma racional; administrando los recursos de la cooperativa con solidez, liquidez, rotación de cartera y bajos los parámetros legales.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
Asociados
Cartera
Comité de Crédito�
Gerente
Consejo de administración
�
Estatutos
Estados de Cuenta
Aprobación o negación del crédito
•������Procedimiento de crédito por nomina.
•������Procedimiento de crédito por caja menor.
� Procedimiento de cultura de pago y responsabilidad.
•��������Créditos aprobados
� Créditos negados
� Actas comité de créditos
•�������� Plan de incentivos
� Plan de régimen disciplinario.
•������Asociados de la Cooperativa
•��������Bancos
CARGOS INVOLUCRADOS:•������Comité de créditos •�������Gerente •�������Secretaria � Tesorera � Junta de Vigilancia � Consejo de administración
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería
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COOPERATIVA COATS CADENA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06Versión: 0
PROCESO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Realizar los pagos y obligaciones necesarios en la cooperativa para cumplir con las exigencias legales y mantener un pago oportuno de salarios a sus empleados como también de su seguridad social. Elaboración y ejecución del presupuesto de la Cooperativa de acuerdo a las necesidades proyectadas en cada dependencia
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
•������Contabilidad
•������Tesorería
•������Gerente
•������Bancos
•������Formulario de pago para salud, pensión, ARP y parafiscales.
•������Soportes de nomina
•������Consignaciones y comprobantes de egreso
•������Presupuesto año anterior.
•��������Procedimiento de pago de nomina
•��������Procedimiento de caja menor
� Procedimiento de pago de aportes
•�����Procedimiento de presupuesto.
•��������Cheques de pago y cuentas canceladas
•��������Cartera
•��������Cancelación de aportes
•��������Presupuesto realizado
•������Funcionarios de la Cooperativa
•��������Asociados de la Cooperativa
•��������Entidades de seguridad social
•��������Cooperativa
CARGOS INVOLUCRADOS:•�������Contador•�������Gerente •�������Mensajero � Tesorera
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería
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COOPERATIVA COATS CADENA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06Versión: 0
PROCESO DE APOYO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Tener un soporte y registro de los afiliados de la cooperativa y su historial dentro de la misma proporcionando esto la información necesaria para tomar las decisiones internas con respecto a la calidad del asociado y de igual forma cuando este se retire. Tener un control de la correspondencia recibida y despachada de la cooperativa para una mayor efectividad en el procedimiento de comunicación tanto interna como externa, manteniendo a los asociados informados de las actividades que realiza la cooperativa para una mayor participación de estos en las mismas.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
•������Entidades externas
•������Secretaria
•������Gerente
•������Comité de comunicaciones
•������Oficios.
•������Solicitudes de afiliacion
•������Solicitudes de retiro
•������Informaciones
• Actividades a realizar
•��������Procedimiento de afiliaciones
•��������Procedimiento de retiro
• Procedimiento de comunicación interna
� Procedimiento de envió de correspondencia
•�����Procedimiento de recibo de correspondencia
•��������Nuevos asociados de la cooperativa
•��������Asociados retirados
•�������Circulares
•��������Boletines informativos
•������Asociados de la cooperativa.
•��������Entidades externas
•��������Funcionarios de la cooperativa
CARGOS INVOLUCRADOS:•�������Secretaria •�������Gerente •�������Mensajero � Consejo de Administración
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería
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COOPERATIVA COATS CADENA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06 Versión: 0
PROCESO EDUCATIVO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Diseñar y ejecutar el programa de educación de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente para entidades del sector solidario, teniendo en cuenta los aspectos educativos, sociales, culturales y de proyectos; con el fin de difundirlos y fomentarlos entre los asociados, los empleados y su grupo familiar.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
•�������Gerente
•�������Comité de educación
•�����Comité Sociocultural
•�����Comité de proyectos�
•��������Estatutos de la cooperativa
•��������Normatividad vigente.
•��������PESEM
•��������Plan Estratégico
•��������Procedimiento de actividades educativas.
•��������Procedimiento de actividades socioculturales.
•��������Procedimiento de creatividad y proyectos.
•��������Cumplimiento del PESEM.
•��������Cumplimiento del plan estratégico.
•��������Personal capacitado, recreado y culturizado.
•��������Planeación y ejecución de proyectos.
•��������Asociados, empleados y grupo familiar.
•��������Posibles asociados potenciales.
CARGOS INVOLUCRADOS:
•�������Consejo de Administración •�������Comités de la cooperativa. � Funcionarios
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería •��������Formatos
COOPERATIVA COATS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: Nov/06
CADENA Versión: 0
PROCESO SOLIDARIO Vigente a partir de:
Enero/07
1.������IDENTIFICACIÓN GENERAL DEL PROCESO:
OBJETIVO: Revisar, controlar y conceder los auxilios pertinentes de acuerdo a los estatutos y a las solicitudes de los asociados, con el fin de ayudar económicamente a los asociados y su grupo familiar en circunstancias o situaciones en particular para así dar un buen uso a los recursos del fondo de solidaridad y realizar actividades para recaudar fondos con estos fines.
PROVEEDOR ENTRADAS PROCEDIMIENTOS SALIDAS CLIENTES
•�������Gerente
•�������Comité de solidaridad
•�����Funcionarios de la Cooperativa
•��������Estatutos de la cooperativa
•��������Reglamento comité de solidaridad
•��������Solicitudes de auxilios
•��������Procedimiento de auxilios
•��������Procedimiento de actividades
•��������Cumplimiento del fondo de solidaridad
•��������Cumplimiento de la normatividad vigente.
•��������Dinero para el fondo.
•��������Asociados y grupo familiar.
•��������Fondo de solidaridad
CARGOS INVOLUCRADOS:
•�������Consejo de Administración •�������Comités de la cooperativa. � Funcionarios
RECURSOS•��������Recursos Humanos•��������Recursos Tecnológicos •��������Software •��������Papelería •��������Formatos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL
3. DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA SECRETARIA
INICIO
Informar que se requiere personal
calificado para ocupar
determinado puesto de trabajo
El cargo ya existe?
Dar las especificaciones
para el nuevo cargo
NO
Buscar en los manuales de funciones, las
especificaciones del cargo
SI
Existen las hojas de vida dentro del archivo?
Publicar la vacante en periódico y
agencias de empleo.
A
SI
NO
Recibir las hojas de vida que
llegan por los anuncios
Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo
SI
GERENCIA SECRETARIA
A Citar a las personas a entrevista.
Recibir a la persona citada y
solicitarle que espere
Sala de espera
Entrevistar al personal
seleccionado.
Verificar referencias
Tomar la decisión final de
contratación
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÒN Y ENTRENAMIENTO
3. DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA FUNCIONARIO
INICIO
Indicar la empresa y presentar con los
demás funcionarios de la
cooperativa.
Relacionar a la persona con toda la
información referente a su
puesto de trabajo como lo es el
manual de funciones
Enseñar la misión, visión, políticas y reglamentos de la
cooperativa.
Suministrar información
requerida por esta persona
Explicar y demostrar
actividades y tareas a realizar
cada día.
Explicar su función en cada uno de los procesos, su forma de medición y sus
clientes inmediatos.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÒN DEL DESEMPEÑO
3. DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA FUNCIONARIO SECRETARIA
INICIO
Observar el comportamiento de
los funcionarios durante periodos
de 4 meses.
sdfasfasdfsadfr los formatos de evolución para cada funcionario.
Calificar los factores de evaluación, ponderando los puntajes finales
obtenidos.
Firmar la evaluación respectiva.
Explicar al funcionario la
evaluación obtenida.
FIN
Archivar el documento
Llenar los formatos de evaluación para cada funcionario
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO A PROVEEDORES
3. DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIA CONTABILIDAD TESORERIA
INICIO
Elaborar el comprobante de pago y cheque.
Atender al Proveedor.
Llamar al proveedor para que recoja el
cheque.
FIN
Archivar hasta momento de pago Recepcionar
cuenta de cobro o factura.
Entregar el cheque.
Hacer firmar los respectivos
comprobantes.
Archivar comprobante de
egreso
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO PLANILLAS DE DESCUENTO
3. DIAGRAMA DE FLUJO
CARTERA SECRETARIA
INICIO
Crear la planilla en el sistema e
ingresar novedades
Recepcionar la planilla
devuelta
Enviar la planilla a la empresa donde
trabaja el asociado
Comunicarse con el asociado para que pague el valor faltante.
¿Le realizaron todo el descuento al asociado?
A
SI
NO
Atiende y anuncia el asociado
Resolver las inquietudes y
solicitudes del asociado.
Acumular intereses
semestralmente para planilla de
primas
CARTERA SECRETARIA
A
Encontrar el error con la persona
encargada de la empresa
correspondiente.
FIN
¿El dinero consignado es equivalente al valor en cartera?
NO
SI
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE INGRESOS POR CAJA
3. DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIA TESORERIA CARTERA
INICIO
Recibir y anunciar al asociado.
Liquidar los intereses al asociado.
FIN
Elaborar el recibo y registrar el pago
en el sistema
Recibir y verificar el monto del
dinero entregado
¿El asociado esta al día en intereses?
SI
NO
Hacer las anotaciones en
los libros.
Entregar el recibo al asociado
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE IMPUESTOS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
MENSAJERO CONTABILIDAD REVISOR FISCAL TESORERIA
NICIO
Reclamar los formularios.
Revisar y firmar los formularios
respectivos.
FIN
Realizar el pago en la entidad
bancaria correspondiente.
Registra en el sistema y realiza el
cheque de pago.
Diligenciar los formularios.
Archivar el comprobante
de egreso.
Archivar el formulario.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Págin Versión 0
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIA TESORERIA
INICIO
Recepcionar los reportes
mensuales de bancos.
Sacar la relación de los
cheques pendientes por
cobro.
Comparar los extractos con el libro de bancos.
¿Coinciden los valores del extracto con los del libro?
Buscar el error y corregir.
SI NO
FIN
Archivar el reporte.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ESTADOS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD REVISOR FISCAL GERENCIA
INICIO
Recoger la información contable del
mes.
Realizar las notas
bancarias.
Hacer las notas
contables de ajuste.
Hacer las notas de provisiones,
depreciaciones y amortizaciones.
Entrar al sistema e imprimir los
estados financieros.
A
CONTABILIDAD REVISOR FISCAL GERENCIA
FIN
Revisar y realizar los cruces con los estados y los libros auxiliares.
Revisar los estados
financieros.
Elaborar los comparativos con el periodo
anterior.
Informar al consejo de
administración los estados
financieros.
A
Archivar los estados financieros
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE CREDITO POR NOMINA
3. DIAGRAMA DE FLUJOSECRETARIA CARTERA COMITÉ DE
CREDITOS TESORERIA
INICIO
Verificar que el formato este
completamente diligenciado
Realizar con el asociado el plan de pago de acuerdo a su capacidad de
pago.
Diligenciar la parte del formato
referente al estado de cuenta
del asociado.
A
Entregar formato de solicitud de crédito.
¿Solicita el asociado ayuda con su forma de pago?
SI
NO
Guardar el formulario hasta que se reúna el
comité de créditos.
SECRETARIA CARTERA COMITÉ DE CREDITOS
TESORERIA
FIN
Revisar que se cumplan los requisitos del crédito, para tomar
una decisión.
Realizar el cheque y el
comprobante de egreso.
Analizar las solicitudes de
crédito pendientes.
A
Archivar el comprobante
Es aprobado el crédito?
Informarle al asociado la decisión,
indicándole cuando se efectuar el
desembolso.
Hacer firmar del asociado la letra o libranza.
FIN
Informarle al asociado la decisión.
SI
NO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Versión 0 PROCEDIMIENTO DE CULTURA DE PAGO Y RESPONSABILIDAD
3. DIAGRAMA DE FLUJO
CARTERA JUNTA DE
VIGILANCIA COMITÉ DE CREDITOS
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
INICIO
Realizar informe decadal y
trimestral de los asociados que
incumplen su plan de pago.
Revisar, analizar y priorizar este listado de
acuerdo a los casos mas críticos.
Informar a los asociados de su
incumplimiento y de las sanciones
establecidas para esto.
Dar informe al consejo de administración sobre los
asociados con incumplimiento repetitivo.
Realizar plan de incentivos por cumplimiento a los asociados responsables.
Aplicar régimen disciplinario según
el estatuto.
Hacer seguimiento de
estos asociados y analizar la
capacidad de pago
semestralmente.
Informar al gerente y al comité de créditos de los asociados que no tienen capacidad de pago.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA
3. DIAGRAMA DE FLUJOCONTABILIDAD GERENCIA TESORERIA MENSAJERO
INICIO
Liquidar la nomina
Revisar la nómina y
autorizarla.
Elaborar el cheque y el
comprobante de egreso.
Cambiar el cheque en el
banco correspondiente.
Firmar el comprobante de egreso entregando el dinero a la tesorera.
Pagar a cada funcionario
haciendo firmar el respectivo documento.
Hacer los ajustes en los libros.
FIN
Archivar los soportes.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR
3. DIAGRAMA DE FLUJO
TESORERIA MENSAJERO GERENCIA
INICIO
Realizar cheque por valor de tres
millones equivalente a la
basa para la caja menor.
Guardar el dinero bajo su
responsabilidad.
Cobrar el cheque en el
banco respectivo.
Autorizar prestamos menores a $150.000 y gastos varios de la oficina o los comités.
Pagar los préstamos y
gastos autorizados.
Archivar comprobantes
de caja y facturas de
compra.
Realizar el desembolso
respectivo cuando se acabe el
dinero.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE APORTES
3. DIAGRAMA DE FLUJO
MENSAJERO TESORERIA GERENCIA
INICIO
Reclamar los respectivos
formularios de salud, pensión,
ARP y parafiscales.
Elaborar la relación de estos y el cheque.
Diligenciar los
formularios.
Revisar y autorizar los cheques y formularios.
Hacer entrega al mensajero.
Revisar y archivar los formularios.
Realizar el pago en las entidades
correspondientes.
FIN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO
3. DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD GERENCIA CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN REVISOR FISCAL
INICIO
Proyectar las salidas y
fuentes de las dependencias.
Analizar cada rubro del
presupuesto.
Revisar, analizar y aprobar los rubros administrativos y de cada comité.
Presentar el proyecto de presupuesto
ante el consejo de
administración.
FIN
Proyectar las salidas y
fuentes de las dependencias.
Construir el modelo como proyecto del presupuesto
anual.
Construir el modelo como proyecto del presupuesto
anual.
Cargar y operar las cuentas contables afectando el presupuesto.
Evaluar trimestralmente la ejecución presupuestal.
Evaluar trimestralmente la ejecución presupuestal.
Realizar el cierre anual de consumo de usos y fuentes.
Realizar el cierre anual de consumo de usos y fuentes.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE AFILIACIONES DE ASOCIADOS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIA CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓNGERENCIA TESORERIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE RETIRO DE ASOCIADOS
INICIO
Informar a Tesorería y trasferirle la
hoja de vida del asociado.
FIN
Verificar que la solicitud este
completamente diligenciada.
Analizar y estudiar las
solicitudes de afiliación.
Ingresar los datos del asociado al sistema
Informar al asociado que su solicitud fue negada.
Enviar oficio al asociado informándole el valor de su cuota y demás.
Entregar al asociado la solicitud de afiliación.
¿Es aprobada
la solicitud?
Archivar la hoja de vida del asociado.
SI NO
FIN
3. DIAGRAMA DE FLUJO
SECRETARIA CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓNGERENCIA TESORERIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Estudiar y analizar en que
estado se encuentra el
asociado.
FIN
Informar al asociado los
pasos a seguir para su retiro.
Repecionar oficio
anunciando el retiro.
Aprobar el retiro
Acordar con la empresa en la que labora la forma de pago.
Pasar a tesorería para su liquidación.
¿Se encuentra
a paz y salvo el
asociado?s
Archivar los documentos del asociado.
SI
NO
Hacer relación de aportes con la deuda actual.
Informarle al asociado como va a ser su proceso de liquidación.
Realizar cheque o paz y salvo según el caso.
COMITÉ DE COMUNIACIONES
CARTERA MENSAJERO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Recolectar información
novedosa de interés para la cooperativa.
Realizar el diseño de boletines y circulares informativas para los
asociados.
Consultar actividades informativas que realizan
en otras
Enviar mensualmente los
estados de cuenta a los asociados.
Realizar videos informativos sobre el desarrollo de la
cooperativa.
Trasmitir las actividades que
realizan los otros comités.
FIN
Entregar material de información en las
diferentes empresas donde laboren los
asociados.
SECRETARIA MENSAJERO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Recibir correspondencia a despachar de las diferentes áreas
de la cooperativa.
Clasificar y separar los
documentos y entregarlos al mensajero.
Radicar los documentos en el
libro de la correspondencia.
Verificar documentación y
firmar libro radicador.
FIN
Archivar copias.
Entregar correspondencia a
destinatario y hacer firmar la
copia.
Verificar copias contra libro radicador.
SECRETARIA GERENCIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Recibir correspondencia
externa.
Clasificar y separar
documentos y pasarlos a Gerencia.
Radicar correspondencia
recibida en el libro.
Retirar de la gerencia
correspondencia asignada y radicar.
FIN
Archivar la correspondencia.
Leer correspondencia y
asignar según naturaleza de los
asuntos.
Distribuir correspondenci
a asignada y hacer firmar el
radicador.
Recibir la correspondencia
tramitada.
COMITÉ DE EDUCACIÓN
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
GERENCIA JUNTA DE
VIGILANCIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOCIOCULTURALES
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Asignar el presupuesto
necesario para cada actividad.
FIN
Planear y diseñar las actividades
educativas de acuerdo a las
necesidades y al plan estratégico.
Elegir las entidades que se encargaran del cumplimiento de la función educativa.
Replantear las actividades.
Observar las necesidades de los asociados.
¿Son aprobadas
las actividades propuestas?
SI
NO
Identificar las nuevas actividades educativas para
Desarrollar la actividad programada.
Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y al comité de educación.
Presentar plan de actividades educativas al consejo de administración.
Elegir las entidades que se encargaran del cumplimiento de la función educativa.
Realizar evaluación de cada actividad.
SUBCOMITE SOCIAL
COMITÉ DE EDUCACIÓN
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
JUNTA DE VIGILANCIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE CREATIVIDAD Y PROYECTOS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
FIN
Elaborar el plan de trabajo de las
actividades sociales, culturales,
recreativas y deportivas.
Presentar el plan con el cronograma al comité de educación.
Replantear las actividades.
Observar las necesidades de los asociados.
¿Son aprobadas
las actividades propuestas?
SI NO
Identificar las nuevas actividades educativas para
Desarrollar la actividad programada.
Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y a los comités de educación y sociocultural.
Presentar plan de actividades al consejo de administración.
Realizar evaluación de cada actividad.
¿Son aprobadas
las actividades propuestas?
NO SI Replantear las actividades.
Asignar el presupuesto necesario para cada actividad.
Desarrollar la actividad programada.
COMITÉ DE PROYECTOS
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
JUNTA DE VIGILANCIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE AUXILIOS
3. DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO
Asignar los recursos
necesarios para el
desarrollo de estos.
FIN
Hacer estudios de benchmarketing y de mercados con el fin
de efectuar el crecimiento
económico de la cooperativa.
Diseñar proyectos sociales y económicos que satisfagan al asociado.
Replantear proyectos presentados.
Observar las necesidades de los asociados.
¿Son aprobadas
los proyectos propuestos?
SI
NO
Identificar los nuevos proyectos.
Desarrollar e implementar el proyecto.
Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y al comité de proyectos.
Presentar proyectos al consejo de administración.
Realizar evaluación de cada actividad y del proyecto como tal.
SECRETARIA COMITÉ DE
SOLIDARIDAD TESORERIA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Versión 0
PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES SOLIDARIAS
3. DIAGRAMA DE FLUJOCOMITÉ DE
SOLIDARIDAD CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN JUNTA DE VIGILANCIA
INICIO
FIN
Recepcionar la solicitud de
auxilio.
Estudiar y analizar la solicitud.
Llamar al asociado para anunciarle la aprobación del auxilio.
¿Es aprobado el auxilio? SI NO
Informarle al asociado mediante oficio los motivos por los cuales fue negado.
Realizar el cheque y comprobantes de pago.
Verificar que cumpla con todos los documentos requeridos.
Archivarla hasta la próxima reunión
del comité de solidaridad.
Atender al asociado y anunciarlos en tesorería.
Entregar el cheque y hacer firmar los documentos respectivos.
Archivarla los comprobantes y demás
documentos.
Llevar estadísticas de auxilios.
Presentar informes al consejo de administración.
FIN
INICIO
Asignar el presupuesto
necesario para cada actividad.
FIN
Elaborar el plan de trabajo y
cronograma de actividades
solidarias con el fin de recoger fondos.
Hacer estudio de viabilidad de propuestas escogiendo alternativas rentables.
Replantear las actividades.
Observar las nuevas opciones de alternativas.
¿Son aprobadas
las actividades propuestas?
SI
NO
Identificar las nuevas actividades.
Ejecutar la actividad.
Informar el resultado de la evaluación al consejo de administración y al comité de solidaridad.
Presentar el plan al consejo de administración.
Realizar evaluación de cada actividad.
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�� SuSu primeraprimera actividadactividad sese relacionarelaciona concon elel ahorroahorro yycréditocrédito.. SeSe creacrea unun comisariatocomisariato porpor mediomedio deldel cualcual sesesuministransuministran artículosartículos dede primeraprimera necesidadnecesidad aa loslostrabajadorestrabajadores..
�� EnEn 19991999 porpor causacausa dede lala entradaentrada enen VigenciaVigencia dede lala�� EnEn 19991999 porpor causacausa dede lala entradaentrada enen VigenciaVigencia dede lalaLeyLey 454454 dede 19981998,, lala CooperativaCooperativa eses clasificadaclasificada comocomoentidadentidad dede aportesaportes yy crédito,crédito, alcanzandoalcanzando concon elloello ununsignificadosignificado gradogrado dede desarrollodesarrollo enen lala modalidadmodalidad dedevínculovínculo cerradocerrado.. SinSin embargoembargo sese requiererequiere seguirseguircreciendocreciendo yy hacerhacer significativossignificativos aportesaportes alal sectorsector dede lalaeconomíaeconomía solidariasolidaria..
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EmpresaEmpresa deldel SectorSector SolidarioSolidario establecidaestablecida legalmentelegalmenteparapara satisfacersatisfacer laslas necesidadesnecesidades dede sussus asociadosasociados enen lolorelacionadorelacionado concon aportesaportes yy créditocrédito..
SeSe caracterizacaracteriza porpor lala agilidadagilidad yy efectividadefectividad enen lalaatenciónatención aa sussus asociados,asociados, tecnologíatecnología disponible,disponible,calidadcalidad humana,humana, solidezsolidez económicaeconómica yy espírituespíritu dedecalidadcalidad humana,humana, solidezsolidez económicaeconómica yy espírituespíritu dedeservicioservicio..
����������EmpresaEmpresa cooperativacooperativa organizada,organizada, prestadoraprestadora dedeexcelentesexcelentes servicios,servicios, cumplidoracumplidora dede sussus preceptospreceptossociales,sociales, concon resultadosresultados económicoseconómicos positivospositivos yyposicionadaposicionada enen elel SectorSector comocomo lala mejormejor dede susu génerogénero..
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LaLa CooperativaCooperativa CoatsCoats Cadena,Cadena, nono cuentacuenta concon ununmanualmanual queque describadescriba claramenteclaramente nini analiceanalice lala relaciónrelaciónentreentre sussus funciones,funciones, procesosprocesos yy procedimientosprocedimientos ,, estoestosese convierteconvierte enen unun grangran limitantelimitante enen elel manejomanejo yy controlcontroldede metasmetas establecidasestablecidas..
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dede metasmetas establecidasestablecidas..
LaLa CooperativaCooperativa nono siguesigue unun lineamientolineamiento administrativoadministrativoestableestable yaya queque nono cuentacuenta concon laslas herramientasherramientasnecesariasnecesarias parapara sussus procesos,procesos, asíasí comocomo tampocotampoco conconunun elementoelemento claveclave parapara controlarcontrolar yy medirmedir yy asíasí poderpodertomartomar decisionesdecisiones oportunasoportunas yy accionesacciones correctivascorrectivas yyhacerleshacerles elel respectivorespectivo seguimientoseguimiento..
FormulaciónFormulación deldel ProblemaProblema::���������� ���������� �� ������ !������� !� ! ! "�#����"�#���� ���� ! ! ���$��!��%!���$��!��%!
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�� ��*������������*����������Diseñar un Sistema Integral de Control y medición de gestión Diseñar un Sistema Integral de Control y medición de gestión de la Cooperativa Coats Cadena.de la Cooperativa Coats Cadena.
�� ��*��������+�����*��������+���••Identificar, establecer y documentar los cargos, que Identificar, establecer y documentar los cargos, que
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••Identificar, establecer y documentar los cargos, que Identificar, establecer y documentar los cargos, que funcionan al interior de la Cooperativa.funcionan al interior de la Cooperativa.
�� ••Identificar,Identificar, establecerestablecer yy documentardocumentar loslos procesosprocesos yyprocedimientosprocedimientos queque sese realizanrealizan alal interiorinterior dede lala CooperativaCooperativa..
�� ••DeterminarDeterminar loslos indicadoresindicadores aa medirmedir yy relacionarlosrelacionarlos concon loslosprincipalesprincipales procesosprocesos queque sese realizanrealizan..
�� ••DiseñoDiseño deldel sistemasistema dede mediciónmedición yy controlcontrol dede gestióngestión..�� ••ValidaciónValidación deldel modelomodelo dede mediciónmedición yy controlcontrol dede lala gestióngestión..
����������������00 Organizar, dirigir y ejecutar las políticas Organizar, dirigir y ejecutar las políticas internas y externas, encaminadas a cumplir los internas y externas, encaminadas a cumplir los objetivos de las diferentes áreas de la cooperativa, objetivos de las diferentes áreas de la cooperativa, generando de esta manera rentabilidad y generando de esta manera rentabilidad y sostenibilidad a futuro para ésta y sus asociados.sostenibilidad a futuro para ésta y sus asociados.
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���������!�����������!(� ��!�)�������!�����������!(� ��!�) Planear, Planear, analizar y responder por las actividades contables de analizar y responder por las actividades contables de la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y contabilizar los hechos financieros y económicos de contabilizar los hechos financieros y económicos de la entidad, rendir, preparar y presentar informes la entidad, rendir, preparar y presentar informes contables en general cuando son exigidos por la contables en general cuando son exigidos por la autoridad competente.autoridad competente.
����#�����)��#�����) Vigilar, velar y manejar el dinero dentro Vigilar, velar y manejar el dinero dentro de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos en el sistema y en los respectivos libros, de igual en el sistema y en los respectivos libros, de igual forma encargarse del correcto uso de esté y de girar forma encargarse del correcto uso de esté y de girar
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forma encargarse del correcto uso de esté y de girar forma encargarse del correcto uso de esté y de girar los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.
�������!��!)�������!��!)��Ejecutar labores de oficina y apoyo a Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el desarrollo de actividades: recepción telefónica y desarrollo de actividades: recepción telefónica y apoyo a la gestión documentalapoyo a la gestión documental..
���������!���������!����!)�������!���������!����!) Elaborar las planillas Elaborar las planillas de descuento de los asociados, vigilar por el pago y de descuento de los asociados, vigilar por el pago y facilitarles la información requerida con respecto al facilitarles la información requerida con respecto al estado de cuenta.estado de cuenta.
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��,��%��#���� �#�-���),��%��#���� �#�-���)ElEl ManualManual dede FuncionesFunciones,, estableceestablece laslasresponsabilidadesresponsabilidades dede cadacada cargo,cargo, orientandoorientando yycentralizandocentralizando laslas funcionesfunciones dentrodentro dede cadacada unouno dedeloslos procesosprocesos dede lala Cooperativa,Cooperativa, señalizandoseñalizando yyenfatizandoenfatizando elel nombrenombre dede loslos puestospuestos dede trabajo,trabajo,parapara lograrlograr unauna mayormayor organizaciónorganización administrativaadministrativa..
PLANIFICACION Y
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ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PROCESOS ESTRATEGICOS
CREDITO
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Y PROGRAMACION
DE LA PRODUCCION
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EDUCATIVO
SOLIDARIO
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REGLAMENTARIOS
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COOPERATIVA COATS CADENA
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO MANUAL DE
FUNCIONES
Fecha: 31/07/06 Versión: 0
Página: 1 de 3
GERENTE Vigente a partir de:
01/01/07
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
1. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Gerente
2. ÁREA: Administrativa
3. CARGO AL CUAL REPORTA: Consejo de Administración
4. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Todos los cargos
5. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
1. OBJETIVO
Organizar, dirigir y ejecutar las políticas internas y externas, encaminadas a cumplir los objetivos de las diferentes áreas de la cooperativa, generando de esta manera rentabilidad y sostenibilidad a futuro para ésta y sus asociados.
2. FUNCIONES DEL CARGO
a)������PERMANENTES
. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del Consejo de Administración. Así como supervisar el funcionamiento de la cooperativa, la prestación de los servicios, el desarrollo de los programas y controlar la debida y oportuna ejecución de las operaciones y su contabilización.
. Proponer las políticas administrativas, los planes de desarrollo de la cooperativa y preparar los proyectos y presupuestos que serán sometidos a consideración del Consejo de Administración.
. Dirigir las relaciones públicas de la cooperativa
. Procurar que los asociados reciban información oportuna sobre los servicios y demás asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos.
. Celebrar contratos y todo tipo de negocios, dentro del giro ordinario de las actividades de la cooperativa y en la cuantía de las atribuciones permanentes establecidas por el Consejo de Administración.
. Celebrar previa autorización expresa del Consejo de Administración, los contratos relacionados con la adquisición, venta y constitución de garantías reales sobre inmuebles o específicas sobre otros bienes.
. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios de acuerdo con el presupuesto y las facultades especiales que para el efecto le otorgue el Consejo de Administración.
. Ejercer por si mismo o mediante apoderado especial la representación judicial o extrajudicial de la cooperativa.
. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar como representante legal de la Cooperativa y las que expresamente le determinen los reglamentos.
. Planear, coordinar, direccional y controlar la cooperativa a nivel financiero, administrativo y operativo para lograr un mayor beneficio a los asociados.
. Controlar los procesos administrativos, operativos y de servicio al cliente, analizando posibles problemas, alternativas y tomando decisiones para garantizar la realización de los procesos.
. Realizar investigación y evaluación permanente del entorno y de las oportunidades del mercado mediante análisis comparativo (benchmarking).
b)������PERIÓDICAS
. Rendir periódicamente al Consejo de Administración informes relativos al funcionamiento de la cooperativa.
. Realizar análisis de viabilidad de las propuestas y negociaciones realizadas.
. Dar apoyo a la coordinación de servicio al cliente en la solución de inconvenientes.
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2 de 3 GERENTE
III. REQUISITOS DEL CARGO
1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Estudios en Administración, economía o ciencias jurídicas.
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en cooperativismo o economía solidaria.
EXPERIENCIA Tres (3) años en el manejo gerencial y administrativo
2. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOFluidez verbal XFluidez escrita XCapacidad analítica XLiderazgo y dirección del personal XElaboración de informes XToma de decisiones XRazonamiento numérico XManejo de equipos y programas de computación X
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOCreatividad e innovación XCompromiso y motivación hacia resultados XAdaptación a cambios del entorno y la organización
X
Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales XPuntualidad XTrabajo en equipo XInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Alto en el análisis y toma de decisiones que garanticen la permanencia y la existencia de la cooperativa
VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo
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3 de 3 GERENTE
IV. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información operacional, administrativa y financiera de la cooperativa, además de la alta responsabilidad ante las entidades de control de la cooperativa.
POR ARCHIVOS Y REGISTROS
Normal por los informes que son presentados por el personal de la cooperativa
POR BIENES Alta por el control y responsabilidad que tiene sobre los activos fijos de la cooperativa
POR DINERO Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la autorización de cheques esta determinada de acuerdo a la política financiera de la cooperativa
V. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Asociados Atención y autorización de créditos. Diariamente
Proveedores Realización de actividades Periódicamente
Gremios y Asociaciones Interactuar con el medio Periódicamente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todos los cargos de la cooperativa
Revisión del cumplimiento de metas y objetivos
Diariamente
Consejo de administración
Ejecutar las decisiones tomadas y dar informe del funcionamiento de la cooperativa en todas sus áreas.
Periódicamente
Junta de Vigilancia Responder por el adecuado manejo administrativo, financiero y operativo de la cooperativa
Periódicamente
Comités Manejo de las diferentes actividades realizadas en la cooperativa para sus asociados.
Frecuentemente
VI. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado
TEMPERATURA Moderada
RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
Elaborado por: Carolina Restrepo Santa
Revisado por: Luis Eduardo Barrero
Aprobado por: Consejo de Administración
COOPERATIVA COATS CADENA
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO MANUAL DE
FUNCIONES
Fecha: 31/07/06 Versión: 0
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COORDINADOR DE CONTABILIDAD
Vigente a partir de:
01/01/07
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
6. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Coordinador de Contabilidad
7. ÁREA: Administrativa
8. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
9. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna
10. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
2. OBJETIVO
Planear, analizar y responder por las actividades contables de la Cooperativa. Recopilar, identificar, clasificar y contabilizar los hechos financieros y económicos de la entidad, rendir, preparar y presentar informes contables en general cuando son exigidos por la autoridad competente.
3. FUNCIONES DEL CARGO
a)������PERMANENTES
. Planear y coordinar la ejecución de los libros oficiales de contabilidad, mayor balance y caja diario.
. Realizar la ejecución de libros auxiliares, balance general, estado de resultados, y estados de Pérdidas y ganancias, de igual forma enviárselos al gerente y al consejo de Administración mensualmente.
. Vigilar y Supervisar la labor de las auxiliares y prestarles asesoría necesaria.
. Atender a los asociados y autorizarles prestamos por un monto no superior al fijado por el gerente.
. Confrontar cartera y auxiliares de cuentas por pagar y cobrar de igual forma revisar la relación de cuentas corrientes.
. Liquidar y elaborar la nómina con respecto a vacaciones, prestaciones sociales, primas, cesantías, intereses a las cesantías
. Manejo de la correspondencia contable según el caso, responder a la entidad de control que la exija o solicitar alguna información que se requiera.
. Liquidar y elaborar las declaraciones tributarias tales como: impuestos, retenciones y declaraciones de renta.
. Confrontar con los libros de ingresos y gastos de presupuesto, las operaciones mensuales con los auxiliares de ingresos y gastos de contabilidad a fin de conciliar los saldos de contabilidad con presupuesto.
. Efectuar los ajustes donde se contabilicen las causaciones de prestaciones sociales, depreciaciones, provisiones, y amortizaciones.
. Elaborar la liquidación de las prepensionadas y realizar la respectiva cuenta de cobro a la empresa.
. Expedición de certificados de ingresos y retenciones a funcionarios y proveedores de acuerdo a las normas vigentes.
. Compara en el sistema los saldos de cartera y contabilidad con el fin de revisar su equivalencia haciendo las notas correspondientes.
. Transferir a Tesorería las facturas correspondientes a los proveedores para efectuar el pago.
b) PERIÓDICAS
. Elaboración y presentación de informes financieros, balances financieros y relaciones a la Asamblea general de la Cooperativa cada año.
. Presentar informes a los órganos de control de la Cooperativa como la Súper solidaria cada vez que sea requerido o este estipulado en la normatividad respectiva.
. En ausencia del gerente será la encargada de su reemplazo en las funciones que el mismo así lo indique.
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2 de 3 CONTABILIDAD
III. REQUISITOS DEL CARGO
2. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Contabilidad sistematizada
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitaciones en software contable, normas fiscales y normas tributarias.
EXPERIENCIA Tres (3) años en el manejo Contable
3. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOFluidez verbal XFluidez escrita XCapacidad analítica XLiderazgo y dirección del personal XElaboración de informes XToma de decisiones XRazonamiento numérico XManejo de equipos y programas de computación X
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOCreatividad e innovación XCompromiso y motivación hacia resultados XAdaptación a cambios del entorno y la organización
X
Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales XPuntualidad XTrabajo en equipo XInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X
ESFUERZO NIVEL REQUERIDO
MENTAL Medio análisis y toma de pequeñas decisiones en ausencia del gerente
VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo
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3 de 3 CONTABILIDAD
IV. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información operacional, administrativa y financiera de la cooperativa.
POR ARCHIVOS Y REGISTROS Alta por realización de informes y balances.
POR BIENES Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.
POR DINERO Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la autorización de cheques esta determinada de acuerdo a la política financiera de la cooperativa
V. ENTORNO DEL CARGO
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Asociados Atención y autorización de créditos. Diariamente
Proveedores Solución de Inquietudes Periódicamente
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todos los cargos de la cooperativa
Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con todos.
Diariamente
Consejo de administración
Solucionar inquietudes con respecto a gastos, fondos y comunicaciones con asociados.
Periódicamente
Junta de Vigilancia Informes requeridos. Periódicamente
Revisor Fiscal Revisión de Contabilidad Semanalmente
VI. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado
TEMPERATURA Moderada
RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
Elaborado por: Carolina Restrepo Santa
Revisado por: Luis Eduardo Barrero
Aprobado por: Consejo de Administración
COOPERATIVA COATS CADENA
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO MANUAL DE
FUNCIONES
Fecha: 31/07/06 Versión: 0
Página: 1 de 3
TESORERO Vigente a partir de:
01/01/07
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
11. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Tesorero
12. ÁREA: Administrativa
13. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
14. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna
15. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
3. OBJETIVO
Vigilar, velar y manejar el dinero dentro de la Cooperativa, registrando los ingresos y egresos en el sistema y en los respectivos libros, de igual forma encargarse del correcto uso de esté y de girar los cheques para todos los pagos de la Cooperativa.
4. FUNCIONES DEL CARGO
a)������PERMANENTES
. Recaudar los dineros correspondientes a los pagos realizados por los asociados referentes a créditos, expedir el respectivo recibo de pago y registrarlo en el sistema y en el libro de caja.
. Girar los cheques de los pagos y créditos realizados en la cooperativa, elaborando el respectivo comprobante de pago y registrándolo en el libro de bancos.
. Elaborar los documentos de consignación de los bancos para despachar la respectiva consignación de los dineros recibidos el día anterior.
. Encargarse del manejo de la caja fuerte, en la cual se guardaran los dineros manejados en el interior de la Cooperativa y los documentos de valor.
. Elaborar las notas contables con respecto, a abonos, pronto pago, traslado de saldos y refinanciaciones para trasferirlos a Contabilidad.
. Efectuar la aplicación de la planilla de los funcionarios de la Cooperativa.
. Pagar la nómina de los funcionarios de la Cooperativa cada quince (15) días.
. Elaborar copias de seguridad del sistema diariamente.
. Elaborar los formularios de salud, pensión, comfamiliar y ARP del total de funcionarios de la Cooperativa y vigilar su respectivo pago mensual.
. Realizar las respectivas afiliaciones de Salud, pensión, ARP y Comfamiliar de las personas que ingresan a laborar a la Cooperativa.
. Liquidar mensualmente la relación de auxilios prestados a los asociados y registrarlos en la hoja electrónica de los respectivos.
. Realizar las respectivas conciliaciones bancarias y registrarlas en el sistema.
. Elaborar diariamente las consignaciones bancarias y velar por su pago.
. Listar el movimiento diario de los ingresos y egresos de la Cooperativa y trasferirlos a contabilidad.
. Relacionar y elaborar el formulario para el pago de retención en la fuente mensualmente.
. Elaborar la libranza de los asociados que empiezan un crédito en la Cooperativa y enviarlo a la Empresa Coats Cadena.
. Recopilar mensualmente los documentos contables y financieros para mandarlos a empastar.
c) PERIÓDICAS
. Reemplazar a la coordinadora de cartera cuando esta salga a vacaciones en las funciones que el gerente le indique.
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2 de 3 TESORERO
III. REQUISITOS DEL CARGO
3. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Auxiliar Contable
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en sistemas
EXPERIENCIA Tres (3) años en manejos de dineros
4. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOFluidez verbal XFluidez escrita XCapacidad analítica XLiderazgo y dirección del personal XElaboración de informes XToma de decisiones XRazonamiento numérico XManejo de equipos y programas de computación X
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOCreatividad e innovación XCompromiso y motivación hacia resultados XAdaptación a cambios del entorno y la organización
X
Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales XPuntualidad XTrabajo en equipo XInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X
ESFUERZO NIVEL REQUERIDOMENTAL Bajo no toma de decisiones. VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Página
3 de 3 TESORERO
IV. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información administrativa y financiera de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y REGISTROS Alta porque maneja los registros financieros de cada asociado.
POR BIENES Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.
POR DINERO
Alta por tener firma autorizada en bancos. El valor para la autorización de cheques esta determinada de acuerdo a la política financiera de la cooperativa y por el manejo en general del dinero.
V. ENTORNO DEL CARGO
3. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Asociados Atención, recibo de cuotas, entrega de dineros o cheques.
Diariamente
Proveedores Pago de insumos o servicios prestados.
Periódicamente
4. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todos los cargos de la cooperativa
Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con todos.
Diariamente
Junta Directiva Solución de dudas sobre pagos . Periódicamente
VI. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado
TEMPERATURA Moderada
RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
Elaborado por: Carolina Restrepo Santa
Revisado por: Luis Eduardo Barrero
Aprobado por: Consejo de Administración
COOPERATIVA COATS CADENA
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO MANUAL DE
FUNCIONES
Fecha: 31/07/06 Versión: 0
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SECRETARIA Vigente a partir de:
01/01/07
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
16. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Secretaria
17. ÁREA: Administrativa
18. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
19. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna
20. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
4. OBJETIVO
Ejecutar labores de oficina y apoyo a las directivas y funcionarios de la Cooperativa en el desarrollo de actividades: recepción telefónica y apoyo a la gestión documental.
5. FUNCIONES DEL CARGO
a) PERMANENTES
. Elaborar la correspondencia producida en las diferentes dependencias de la Cooperativa.
. Digitar las actas elaboradas en el Consejo de la Administración, Junta de Vigilancia y en los diferentes comités que estén establecidos dentro de la Cooperativa.
. Atención del conmutador de la entidad encargándose de la recepción de llamadas y de hacer las mismas de ser solicitado por algún funcionario o asociado.
. Atención a los asociados que soliciten algún servicio de la Cooperativa, orientarlos e indicarles el procedimiento a seguir.
. Recepción y despacho de la correspondencia dirigida o solicitada respectivamente dentro de la Cooperativa.
. Clasificación, radicación diaria con base en el sistema de gestión documental
. Distribución diaria de la correspondencia de acuerdo a los procedimientos establecidos en el sistema de gestión documental.
. Archivo de los documentos semanalmente.
. Recibir las facturas y/o cuentas de cobro de los diferentes proveedores verificando que cumplan los requerimientos exigidos por la Cooperativa.
. Elaborar listados de cumpleaños de los funcionarios y directivos, encargarse del envió de tarjeta y darles las respectivas felicitaciones por parte de la Cooperativa.
. Atención debida del público en general.
. Encargarse del aseo de la oficina del gerente y de la cafetería diariamente al empezar la jornada laboral.
. Hacer las convocatorias para el Consejo de la Administración y los diferentes comités establecidos, así como también de las actividades realizadas para los asociados.
. Enviar la respectiva correspondencia a cada asociado en el momento de su ingreso y en cualquier otro caso que sea necesario e indicado.
. Elaborar carteleras anunciando a los asociados eventos y actividades programados por la Cooperativa y hacer el respectivo envió a la Empresa.
. Realizar circulares y memorandos cada vez que sea requerido con el fin de manejo de la comunicación con los asociados.
b) PERIÓDICAS
. Colaborar con la digitación de informes de ser requerido por algun funcionario o directivo de la Cooperativa.
. Reemplazar al tesorero cuando este salga a vacaciones en las funciones que le indique el gerente.
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Página
2 de 3 SECRETARIA
III. REQUISITOS DEL CARGO
4. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Secretariado
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en sistemas
EXPERIENCIA Un (1) año en funciones relacionadas.
5. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOFluidez verbal XFluidez escrita XCapacidad analítica XLiderazgo y dirección del personal XElaboración de informes XToma de decisiones XRazonamiento numérico XManejo de equipos y programas de computación X
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOCreatividad e innovación XCompromiso y motivación hacia resultados XAdaptación a cambios del entorno y la organización
X
Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales xPuntualidad XTrabajo en equipo xInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X
ESFUERZO NIVEL REQUERIDOMENTAL Bajo no toma de decisiones. VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Página
3 de 3 SECRETARIA
IV. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información administrativa y operacional de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y REGISTROS
Alta porque maneja los registros y archivos de la correspondencia y actas en general.
POR BIENES Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.
POR DINERO Baja , no tiene a cargo ningún dinero.
V. ENTORNO DEL CARGO
4. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Asociados Atención en general del este. Diariamente
Proveedores Atención y recepción de facturas Periódicamente
Público en general Atención del conmutador y la recepción
Diariamente
5. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todos los cargos de la cooperativa
Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con todos.
Diariamente
Directivos Requerimiento de actas o cualquier información.
Periódicamente
VI. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado
TEMPERATURA Moderada
RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
Elaborado por: Carolina Restrepo Santa
Revisado por: Luis Eduardo Barrero
Aprobado por: Consejo de Administración
COOPERATIVA COATS CADENA
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO MANUAL DE
FUNCIONES
Fecha: 31/07/06 Versión: 0
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COORDINADOR DE CARTERA Vigente a partir de:
01/01/07
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
21. DENOMINACIÓN DEL CARGO: Coordinador de cartera
22. ÁREA: Administrativa
23. CARGO AL CUAL REPORTA: Gerente
24. CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: Ninguna
25. NÚMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACIÓN DENTRO DEL ÁREA: 1
II. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
5. OBJETIVO
Elaborar las planillas de descuento de los asociados, vigilar por el pago y facilitarles la información requerida con respecto al estado de cuenta.
6. FUNCIONES DEL CARGO
a) PERMANENTES
. Atender a los asociados cuando requieran algún estado de cuenta.
. Elaborar los paz y salvo de los asociados cuando estos los requieran por alguna circunstancia.
. Elaborar y revisar las planillas de pago de los asociados con el fin de enviarlos decadalmente y mensualmente a la Empresa para el descuento por nómina de los créditos de la Cooperativa, teniendo en cuenta las novedades.
. Vigilar para que las cuotas descontadas a las asociados sea igual a la cuota planeada para pagar.
. Elaborar los descuentos especiales por actividades realizadas por la cooperativa como rifas, seguro de vehículos, venta de mercancías y demás.
. Realizar y entregar informe de las notas a tesorería por refinanciación de deudas e intereses.
. Realizar los extractos de cada asociado y enviarlos a la Empresa con el fin de mantenerlos informados sobre los movimientos en esta.
. Realizar los informes requeridos por el comité de créditos.
. Elaborar planes de pago que soliciten los asociados.
. Vigilar y velar por el pago de las cuotas vencidas de los asociados.
. Elaborar reporte decadal o mensual de las personas que quedaron pendiente de pago.
. Compara en el sistema los saldos de cartera y contabilidad con el fin de revisar su equivalencia.
b) PERIÓDICAS
. Reemplazar a la secretaria cuando esta salga a vacaciones en las funciones que el gerente le indique.
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Página
2 de 3 COORDINADOR DE CARTERA
III. REQUISITOS DEL CARGO
5. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
EDUCACIÓN Auxiliar Contable
COMPLEMENTARIA Estudios o capacitación en sistemas
EXPERIENCIA Dos (2) años en manejos de cartera
6. COMPETENCIAS
HABILIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOFluidez verbal XFluidez escrita XCapacidad analítica XLiderazgo y dirección del personal XElaboración de informes XToma de decisiones XRazonamiento numérico XManejo de equipos y programas de computación X
RASGOS DE PERSONALIDAD NIVEL REQUERIDO
ALTO MEDIO BAJOCreatividad e innovación XCompromiso y motivación hacia resultados XAdaptación a cambios del entorno y la organización
X
Orden en el desarrollo de las actividades XBuenas relaciones interpersonales x
Puntualidad XTrabajo en equipo xInterés por la calidad XActitud de servicio al cliente XDeseo de superación X
ESFUERZO NIVEL REQUERIDOMENTAL Bajo no toma de decisiones. VISUAL Normal por la naturaleza de su cargo FÍSICO Normal por la naturaleza de su cargo
ESTUDIO DE PUESTOS DE TRABAJO Página
3 de 3 COORDINADOR DE CARTERA
IV. RESPONSABILIDADES
POR INFORMACIÓN Alta por el manejo de la información administrativa y financiera de la cooperativa
POR ARCHIVOS Y REGISTROS Alta porque maneja los extractos de cada asociado.
POR BIENES Media por el equipo de trabajo personal que tiene a cargo.
POR DINERO Baja no maneja dinero.
V. ENTORNO DEL CARGO
5. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Asociados Atención de inquietudes sobre el estado de su cuenta
Diariamente
6. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todos los cargos de la cooperativa
Para el buen funcionamiento ya que se requiere comunicación con todos.
Diariamente
Directivos Requerimiento de estados de cuenta de los asociados.
Periódicamente
VI. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN Adecuado
RUIDO Normal
ESPACIO Adecuado
TEMPERATURA Moderada
RIESGOS Normal, de acuerdo a la labor que desempeña
Elaborado por: Carolina Restrepo Santa
Revisado por: Luis Eduardo Barrero
Aprobado por: Consejo de Administración
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PROCESOS ESTRATEGICOS
MAPA DE PROCESOS
PLANIFICACION Y
PROGRAMACION DE LA
PRODUCCION
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EDUCATIVO
SOLIDARIO
CREDITO
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REQUISITOSESENCIALESLEGALES Y
REGLAMENTARIOS
SATISFACCIONCLIENTES
Mes Año Anterior
Mes Año Actual
Realizar la mayorcantidad decapacitaciones internaspor mes.
2 12
Llevar el registro de losasociados capacitadoscon estadisticas.
Asociados invitados /Asociados asistentes
90%
Capacitar un grupo deasociados cada mes
1 12
Evaluar lascapacitaciones dictadas.
90% 90%
Buscar InstituciónEducativa que brindeestos programas.
SI / NO 90%
Realizar convenios conla institucion y con losasociados para la formade pago.
SI / NO 90%
Buscar Estrategias deCapacitación para losdirectivos.
Estrategias 80%
Evaluar en que área sepuede capacitar a cadadirectivo.
SI / NO 80%
Realizar programas deincentivos para losasociados cumplidos.
Planeados / Realizados
90%
Colocar sancionesveridicas a losasociados que nocumplen suscompromisos.
Asociados que incumplen / Asociados
Sancionados
90%
Estudiar la hoja de vida,y los créditos de cadaasociado.
Estudias por mes / Total asociados
100%
Cumplir con la normatividad de la educación solidaria capacitando a todos los asociados con 20 horas de educación
cooperativa.
Desarrollar el programa de semilleros para los
asociados de la cooperativa.
OBJETIVO ACTIVIDADES
Profesionalizacion de los directivos
Desarrollar cultura de pago en los asociados
Analizar la capacidad de pago,
endeudamiento y las
SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
Capacitar el 100% de los asociados en
cuento a la normatividad interna de la cooperativa y a sus planes de desarrollo.
RESULTADO
INDICADOR FORMULA
UMBRAL
Establecer sistemas degarantias para laCooperativa .
SI / NO 80%
endeudamiento y las garantias de cada
asociado
Mes Año Anterior
Mes Año Actual
Realizar actividadescon los asociados quegeneren utilidad para elfondo de solidaridad
Activides Planeadas/ Actividades realizadas
80%
Reeplantear la cantidadde auxilios que se dana los asociados.
Auxilios por asociado/ Cantidad
de Asociados80%
Estudiar y analizar laforma y los plazos paralos pagos de loscréditos.
Plazos anteriores/ Plazos actuales
100%
Incentivar el prestamo aasociados que manejenmayor liquidez.
Asociados cumplidos/ Total de
Asociados80%
Desarrollar Portafoliode Productos queconlleve a la atraccionde mayor número deasociados.
Asociados nuevos / Total de Asociados
80%
Abrir el vínculo haciaotras empresas.
SI / NO 100%
Hacer la evaluación delos funcionarios cada 4meses.
90% 100%
Realizar capacitacionestrimestrales de saludocupacional yseguridad.
90% 80%
Establecer politicas depago de cheques ycuentas
3 días 100%
Establecer politicas demanejo de caja menor
15 días 100%
OBJETIVO
Planear y desarrollar actividades que
contribuyan al fondo de solidaridad
SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
ACTIVIDADESINDICADOR FORMULA
UMBRAL
RESULTADO
Desarrollar un programa
administrativo y financiero de la
cooperativa.
Aumentar la rotación de la cartera.
Desarrollar proyectos que aumenten la
cantidad de asociados.