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MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
CERTIFICADOS BAJO
LA NORMA ISO
9001:2008
Actualizado a Diciembre 2014
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Clara Luz Lamoyi Bocanegra
Carolina González Constantino
María Guadalupe Azuara Forcelledo
Hilario Leyva Gómez
Hortencia Rodríguez Hernández
Audomaro Gurría Del Castillo
Omar Bautista Campos
Julio Osorio Domínguez
Julián Martínez Méndez
Marcos García Reyes
Marcolfa Rodríguez Ramos
Maribel Valencia Thompson
José Luis Romero López
Juan Rodrigo Mendoza Morales
Elena Ocaña Rodríguez
Miguel Martínez Pérez
Yoni Hernández Hernández
Enedina Soberano Vela
Hugo Trinidad López Acosta
Manuel Antonio Carrera Hernández
María Concepción García Olán
Amelia del Rosario Loya Caraveo
Perla Karina López Ruíz
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ÍNDICE
Pág.
I. INTRODUCCIÓN 4
II. OBJETIVO 4
III. FINES 5
IV. ORGANIGRAMA 6
V. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL 7
Misión
Visión
Valores
VI. SIMBOLOGÍA 10
VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 11
Servicios Escolares 13
Servicios Bibliotecarios 48
Presupuesto y Control Presupuestal 67
Recursos Humanos 80
Servicios Médicos 103
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I. INTRODUCCIÓN
En la actualidad, la UJAT establece, cada vez más, estrategias de reorganización para
adecuarse a las exigencias y cambios que demanda proporcionar una educación superior
de calidad, generar conocimiento y transferirlo a los diferente sectores del estado, la
región y el país. Como muchas universidades públicas estatales, es una institución que
con una alta diversidad de conocimientos, juega un papel central en el desarrollo
económico, social, político y cultural de su entorno, contribuyendo de esta manera al
conocimiento universal y al progreso regional.
Por ello, es fundamental precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán
realizarse para apoyar académica y administrativamente a la comunidad universitaria. Se
presentan entonces los procesos y procedimientos estratégicos que se encuentran
certificados bajo la norma ISO 9001-2008.
II. OBJETIVO
Describir, ordenar y clasificar de manera objetiva y gráfica las actividades académicas y
de apoyo que realizan las áreas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con
procesos certificados, para cumplir sus funciones conforme al marco jurídico y normativo
aplicable; además de servir como instrumento de apoyo para hacer uso eficaz y eficiente
de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.
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III. FINES DE LA UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO
La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT) es un organismo público
descentralizado del Estado, con autonomía constitucional, personalidad jurídica y
patrimonio propios, responsable en y ante el Estado de la prestación del servicio público
de educación superior. La UJAT se ajusta a las disposiciones y postulados contenidos en
el Artículo 3°, fracción VII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y
sus leyes reglamentarias en que se garantiza el ejercicio de la autonomía universitaria
para que la Universidad se organice, administre y funcione libremente y sea sustento de
las libertades, jamás como fórmula de extraterritorialidad que implique la sustracción del
organismo del orden jurídico político del Estado.
FINES
La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco tiene como fines esenciales:
I. Impartir educación superior para formar profesionistas, investigadores, profesores
universitarios y técnicos útiles a la sociedad que satisfagan prioritariamente las
necesidades planteadas por el desarrollo económico, social y cultural del Estado
de Tabasco.
II. Organizar y desarrollar actividades de investigación científica, tecnológica y
humanística como tarea permanente de renovación del conocimiento y como una
acción orientada a la solución en diversos órdenes de problemas del Estado, de la
Región y de la Nación.
III. Preservar y difundir la cultura a todos los sectores de la población con propósitos
de integración, superación y transformación de la sociedad, así como extender con
la mayor amplitud posible los beneficios de la educación universitaria.
La educación que se imparte en la Universidad está orientada al desarrollo integral de la
personalidad y facultades del estudiante, fomentando en él, el amor a la patria y a la
humanidad, y la conciencia de responsabilidad social.
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IV. ORGANIGRAMA
Secretaría Particular
Secretaría de Servicios
Administrativos
Dirección de Comunicación y
Relaciones Públicas
Secretaría de Servicios
AcadémicosSecretaría de Investigación,
Posgrado y Vinculación
Rectoría
Secretaría Técnica
Unidad de Acceso a la Información
Dirección General de Planeación y
Evaluación Institucional
Oficina del Abogado General
División Académica de
Educación y Artes
División Académica de
Ciencias Biológicas
División Académica de
Informática y Sistemas
División Académica
Multidisciplinaria de
Comalcalco
División Académica de
Ciencias Básicas
División Académica de
Ciencias Agropecuarias
División Académica de
Ciencias Sociales y
Humanidades
División Académica de
Ingeniería y Arquitectura
División Académica de
Ciencias Económico
Administrativas
División Académica
Multidisciplinaria de los
Ríos
Dirección de Servicios
Escolares
Dirección de
Fortalecimiento Académico
Dirección de Educación a
Distancia
Dirección de Investigación
Dirección de Posgrado
Dirección de Vinculación
Dirección de Difusión y
Divulgación Científica y
Tecnológica
Dirección de Servicios
Generales
Dirección de Recursos
Humanos
Dirección de Proyectos y
Seguimiento de Obras
Dirección de Recursos
Materiales
Unidad de Relaciones
Internacionales
Dirección del Sistema
Bibliotecario
Dirección de Difusión
Cultural
Centro de Enseñanza de
Lenguas Extranjeras
Centro de Desarrollo de las
Artes
Centro de Fomento al
Deporte
Dirección de Programas
Estudiantiles
Secretaría de Finanzas
Dirección de Contabilidad
Dirección de Ingresos
Dirección de Egresos
División Académica de
Ciencias de la Salud
Dirección de Tecnologías de
Información e Innovación
Contraloría General
Centro de Comunicación
División Académica
Multidisciplinaria de
Jalpa
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V. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL
MISIÓN
La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, como institución pública de educación
superior, tiene la misión de contribuir de manera significativa a la transformación de la
sociedad y al desarrollo del país, con particular interés en el Estado de Tabasco, a través
de la formación sólida e integral de profesionales capaces de adquirir, generar, difundir y
aplicar el conocimiento científico, tecnológico y humanístico, con ética y responsabilidad
para ser mejores individuos y ciudadanos.
VISIÓN
La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco es una universidad innovadora que
participa en la Sociedad del Conocimiento, fuertemente vinculada con su entorno y con
presencia internacional, consolidada académicamente, con altos niveles de calidad y
programas educativos pertinentes, que forma a sus egresados sólidamente competentes,
con espíritu emprendedor y humanista. Se distingue por sus aportes relevantes en la
generación y aplicación de la ciencia y la tecnología, el rescate y la difusión de la cultura
en su acepción amplia y su colaboración en el desarrollo sustentable del estado de
Tabasco y del país.
VALORES
Nuestra Casa de Estudios asume y promueve los valores que sustentan el quehacer
institucional y orientan el desempeño personal y laboral de los alumnos, egresados,
maestros, investigadores, empleados, trabajadores y directivos que integran la comunidad
universitaria.
ÉTICA
Como el conjunto de principios trascendentales, universales y permanentes que
determinan la Misión, orientan el quehacer universitario y caracterizan el desempeño de
sus integrantes para procurar el bien en todos los ámbitos.
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PLURALIDAD
Postura que define a la institución universitaria como el espacio ideal para el respetuoso
encuentro de las diversas teorías, corrientes filosóficas, ideologías, propuestas y
personalidades que enriquecen el trabajo académico orientado a la ciencia, tecnología, el
arte y las humanidades.
LIBERTAD
Condición que favorece un ambiente institucional de responsabilidad con autocrítica e
independencia intelectual para que cada quien ejerza sus funciones, desempeñe sus
responsabilidades y logre para bien, los objetivos de los ámbitos que le competen.
RESPETO
Valor que representa una condición sine qua non para la adecuada convivencia y el
armonioso desempeño de los universitarios, de tal modo que les permite aceptarse a sí
mismos y actuar con tolerancia y consideración ante las diferentes formas de ser, pensar
y actuar en un ámbito plural y diverso.
EQUIDAD
Principio que defiende la igualdad de derechos, bajo las mismas condiciones,
independientemente del género, realidades, circunstancias, pensamiento e ideología de
los individuos o grupos sociales.
CALIDAD
Característica que impregna toda la vida universitaria para cumplir las funciones
institucionales en óptima concordancia con las necesidades y expectativas de la sociedad
en cada momento histórico.
EXCELENCIA
Cualidad que sustenta el compromiso para que todo lo que se realiza y produce mediante
el quehacer universitario alcance cada vez mejores parámetros.
INNOVACIÓN
Proceso permanente de la comunidad universitaria en el campo de la investigación,
desarrollo y aplicación de la ciencia y la tecnología en beneficio de la institución, el
conocimiento y la sociedad.
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SERVICIO
Disposición y conjunto de actitudes que reflejan la vocación de la Universidad para brindar
el acervo de conocimiento, experiencia, dedicación y apoyo de sus recursos humanos y
materiales a favor de las instituciones, organismos y causas sociales, así como una mejor
calidad de vida para los individuos.
PRESENCIA SOCIAL
Actitud y disposición permanente de la Universidad y sus integrantes para identificar y
compaginar el ejercicio de sus funciones con las necesidades de la sociedad, y ofrecer
respuesta oportuna de manera coordinada y corresponsable.
DESARROLLO SUSTENTABLE
Objetivo que marca el quehacer de docentes, alumnos, egresados y personal
administrativo de la Universidad para que el resultado de las acciones y desempeño
profesional redunde en progreso con absoluto respeto de la vida, salud y bienestar
presente y futuro de los individuos, la sociedad y el entorno.
INTEGRACIÓN ARMÓNICA
Proceso dinámico mediante el cual los miembros de la comunidad universitaria se
asumen como partes de la institución y se relacionan entre sí de manera responsable y
respetuosa para favorecer el desarrollo de la institución y de sus integrantes.
TRANSPARENCIA
Resultado del ejercicio y la voluntad institucional para permitir que sus acciones,
disposiciones y logros se hagan públicos y se den a conocer en tiempo y forma tanto a las
autoridades como a los integrantes de la sociedad.
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VI. SIMBOLOGÍA
Simbología usada en los procedimientos
Terminador
Indica el inicio o bien la conclusión del procedimiento.
Actividad
Indica la ejecución de una actividad determinada en el
procedimiento.
Conector Indica la secuencia y orden en que se realizan las
actividades de un procedimiento.
Decisión Indica que en alguna determinada actividad el ejecutor
tomará una decisión que implica la ejecución de actividades alternativas.
Documento Indica que en alguna actividad se emite, recibe o genere un documento, o copia de un documento
original.
Referencia a otra página Indica que la secuencia de actividades debe
identificarse o continúa en otra hoja del diagrama de flujo.
Referencia en página Indica que la secuencia de actividades debe
identificarse en otro paso dentro de la misma hoja del diagrama de flujo.
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VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
SERVICIOS ESCOLARES 13
Proceso: Ingreso de Estudiantes 14
Procedimiento 1. Ingreso de los Estudiantes 16
Procedimiento 2. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) 22
Procedimiento 3. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado) 29
Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes) 34
Procedimiento 1. Permanencia (trayectoria de estudiantes) 36
Proceso: Egreso 39
Procedimiento 1. Egreso 41
Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 44
Procedimiento 1. Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 45
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 48
Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales 49
Procedimiento 1. Desarrollo de colecciones 51
Procedimiento 2. Procesos técnicos (catalogación y clasificación) 53
Proceso: Préstamos de acervo 55
Procedimiento 1. Préstamos de acervo 57
Proceso: Centros de Información en Bibliotecas 59
Procedimiento 1. Centros de Información en Bibliotecas (CIEB) 61
Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas 63
Procedimiento 1. Desarrollo de Habilidades Informativas 65
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PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL 67
Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA) 68
Procedimiento 1. Programación y Autorización del POA 70
Proceso: Control Presupuestal 75
Procedimiento 1. Control Presupuestal 77
RECURSOS HUMANOS 80
Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza 81
Procedimiento 1. Contratación del personal académico 84
Procedimiento 2. Contratación del trabajador administrativo de confianza 90
Proceso: Elaboración de nómina 95
Procedimiento 1. Elaboración de nómina 98
SERVICIOS MÉDICOS 103
Proceso: Atención médica 104
Procedimiento 1. Atención médica 106
Proceso: Control de expedientes clínicos 109
Procedimiento 1. Control de expedientes clínicos 111
Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación 113
Procedimiento 1. Entrega de medicamentos y material de curación 115
Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 118
Procedimiento 1. Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 120
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UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE
SERVICIOS ESCOLARES
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Proceso: Ingreso de Estudiantes
I. Objetivo del proceso
Planear, organizar, coordinar, y controlar los procedimientos de admisión de
los aspirantes a ingresar a la Universidad.
II. Alcance
Todos los aspirantes que desean ingresar a Nivel Técnico, Licenciatura y
Posgrado.
III. Área responsable del proceso
Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Admisión.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
1. Capacidad por programa educativo y nivel (Técnico y Licenciatura).
2. Comprobante de registro en Internet.
a) Documentos solicitados en la convocatoria.
b) Comprobante de pago o descuento por concepto de pre-inscripción.
3. Fechas para el Proceso de Admisión/Autorización de convenios para
pagos diferidos de Posgrados.
4. Lista de aspirantes aceptados/horarios/cuotas de los Posgrados
ofertados.
5. Oficios de autorización de:
a) Descuentos.
b) Conceptos de pago y monto a cobrar.
V. Normatividad
- Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- Reglamento General de Estudios de Posgrado.
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VI. Documentos de referencia
- Convocatoria.
- Convenios.
- Calendario Escolar y de Actividades:
• Nivel Técnico y de Licenciatura.
• Nivel Posgrado.
• Sistema de Educación a Distancia.
VII. Siglas
DA Departamento de Admisión. CD Coordinador de Docencia. FM3 Formato Migratorio. DDA Director de División Académica. DSE Dirección del Servicios Escolares. NSS Número de Seguridad Social. OSE Oficina de Servicios Escolares. JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares. ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. JPDA Jefe de Posgrado de División Académica. IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social. TSU Técnico Superior Universitario. SEaD Sistema de Educación a Distancia. DRyC Departamento de Registro y Control. SF Secretaría de Finanzas. SSAcad Secretaría de Servicios Académicos.
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Procedimiento 1: Ingreso de Estudiantes
INGRESO DE ESTUDIANTES
Secretaria de Servicios Académicos Jefe de AdmisiónDirector de Servicios Escolares
Inicio
1. Elabora la convocatoria para estudios de
nivel Técnico y Licenciatura
2. Solicita los Recursos para el proceso de
Admisión
3. Solicita al CENEVAL a través del formato
de aplicación, las guías de examen y folios
correspondientes para el Proceso de Admisión
4. Realiza pruebas conjuntamente con el
Centro de Cómputo de los procesos
sistematizados, para la revisión de cada etapa
del proceso de admisión
5. Prepara las actividades para la
aplicación del Examen de Selección
6. Prepara informe para la publicación
de los resultados
7. Solicita a las Divisiones Académicas la
captura de los bloques de asignaturas,
horarios y capacidades de los grupos de
nuevo ingreso para el proceso de inscripción
8. Efectúa el Proceso de Admisión de
nuevo ingreso para estudios de Nivel
Técnico y Licenciatura
9. Da atención de Baja Definitiva
para alumnos de nuevo ingreso
10. Entrega los Expedientes
generados por los alumnos de
nuevo ingreso o reingreso (nivel
técnico, licenciatura y Posgrado) al
Departamento de Registro y
Control, digitalizados
11. Elabora los Calendarios Escolar y
de Actividades
12. Proporciona
otros servicios
Fin
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Desarrollo de actividades: Ingreso de estudiantes
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Elaborar la convocatoria para ingreso al nivel licenciatura y técnico superior universitario en el sistema escolarizo y no escolarizado.
Director de la DSE. Jefe de Admisión.
1) Fechas autorizadas por Secretaría Académica: - Fechas establecidas de Preinscripción
vía Internet sólo nuevo ingreso a estudios de nivel Técnico y de Licenciatura.
- Fecha de aplicación del examen de selección.
- Fecha de publicación de los Resultados. - Fecha de Inscripción. 2) Convocatoria elaborada para su publicación. 3) Convocatoria elaborada y autorizada para su publicación vía Web entregada al Centro de Cómputo Universitario. Nota: Para ingresar a los posgrados, las Divisiones Académicas emiten la convocatoria, realizan el proceso de selección y dan aviso a la DSE para su inscripción.
a) Oficio de programa de actividades.
b) Convocatoria. c) Oficio de envío
de información de la convocatoria a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.
2 Solicitar los Recursos para el proceso de Admisión.
Director de la DSE. Jefe de Admisión.
1) Espacio físico donde se llevará a cabo el examen de selección. 2) Personal de apoyo (maestros, personal administrativo y de logística). 3) Equipo de Cómputo y mobiliario. 4) Alimentos otorgados según las fechas requeridas.
Solicitud de recursos físicos y económicos.
3 Solicitar al CENEVAL, a través del formato de aplicación, las guías de examen y folios correspondientes para el Proceso de Admisión. Nota: En caso de material faltante o sobrante se le notifica a CENEVAL mediante oficio especificándole cualquiera de las dos situaciones. Si se requirieren más número de folios para el pre-registro de igual forma se les notifica por teléfono, enviándole un fax o a través de un oficio.
Director de la DSE. Jefe de Admisión.
En base al convenio firmado entre las autoridades de la UJAT y el CENEVAL: - Se reciben los folios y guías de examen
que serán entregadas a los aspirantes durante el proceso de recepción de documentos y emisión de comprobante de ingreso al examen.
- Se reciben y resguardan los cuadernillos de exámenes de aplicación y hojas de respuesta conforme a lo establecido por los procedimientos de CENEVAL.
Nota: la apertura de las cajas de exámenes y hojas de respuestas, se hace por parte de CENEVAL y en presencia de un Notario Público; de igual forma, concluido el examen, es CENEVAL quien guarda el material utilizado y sobrante y lo empaqueta en cajas en presencia del Notario Público, la DSE solo resguarda la cajas y las envía de regreso al CENEVAL.
Oficio de solicitud al CENEVAL. Convenio entre la UJAT y CENEVAL.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
4 Realizar pruebas conjuntamente con el Centro de Cómputo de los procesos sistematizados, para la revisión de cada etapa del proceso de admisión.
Director de la DSE. Jefe de Admisión. Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.
Etapas del Proceso de Admisión Sistematizadas revisadas y funcionando correctamente: - Preinscripción (registro en línea de
aspirantes).
- Examen de Selección (validación del ingreso de aspirantes al examen de selección).
- Inscripción (publicación de resultados y
matriculación de alumnos de nuevo ingreso).
Oficio para la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación. Formatos Impresos o en electrónico de las pruebas hechas en cada una de las etapas.
5 Preparar las actividades para la aplicación del Examen de Selección. Nota: esta actividad la llevan a cabo el personal de la DSE y CENEVAL, para de esta manera asegurar la integridad y transparencia del proceso.
Secretaria de Servicios Académicos. Director de la DSE. Jefe de Admisión. Personal de CENEVAL.
Apertura oficial de las cajas de los exámenes de selección con la presencia de la Secretaria de Servicios Académica, personal de CENEVAL, Director de la DSE, Jefe del Departamento de Admisión y Notario Público.
Exámenes de selección contados antes y
al término de la aplicación del examen. Reunión para asignación de
responsabilidades en la operatividad del examen de selección coordinado.
Exámenes CENEVAL. Croquis del lugar de aplicación del examen de selección.
6 Preparar informe para la publicación de los resultados.
Director de la DSE. Jefe de Admisión. Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.
Entrega de los resultados del examen de selección, por parte del CENEVAL en diez días hábiles, para ser publicados en la página universitaria por la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.
Impresión de la Hoja de Resultado del Proceso de Admisión.
7 Solicitar a las Divisiones Académicas la captura de los bloques de asignaturas, horarios y capacidades de los grupos de nuevo ingreso para el proceso de inscripción.
Director de la DSE. Jefe de Admisión.
Bloques de asignaturas, horarios y capacidades solicitadas, verificadas en el Sistema de Servicios Escolares para validar que coincidan con los anteriores procesos de admisión.
Bloques de asignaturas de los grupos de
nuevo ingreso por carrera capturados, para el proceso de inscripción en el Sistema de Servicios Escolares.
Oficio de solicitud de capacidades por carrera y grupos.
8 Efectuar el Proceso de Admisión (inscripción) de nuevo ingreso para estudios de Nivel Técnico y Licenciatura.
Director de la DSE. Jefe de Admisión. Secretarias. Jefes de las oficinas de la DSE.
Proceso de Admisión realizado de acuerdo a lo establecido en la convocatoria con las siguientes etapas: Preinscripción; Examen de Selección; e Inscripción. Nota: Para estudios de posgrado las Divisiones Académicas envían a la DSE la relación de aspirantes aceptados para que se proceda a su inscripción.
Procedimiento de Inscripción en línea.
9 Dar atención de Baja Definitiva para alumnos de nuevo ingreso.
Jefe de Admisión.
Bajas definitivas efectuadas en el sistema y expediente del alumno.
Reglamento escolar correspondiente. Formato de Baja Definitiva.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
10 Entregar los Expedientes generados por los alumnos de nuevo ingreso o reingreso (nivel técnico, licenciatura y posgrado) al Departamento de Registro y Control. Nota: Mientras los expedientes permanecen bajo la responsabilidad del Departamento, se ofrece el servicio de préstamo de documentos: Paso 1: El alumno solicita el documento. Paso 2: Se busca el expediente y el documento. Paso 3: El alumno llena el formato de préstamo correspondiente. Paso 4: Se le entrega el documento al alumno y se captura como adeudo en el Sistema de SE.
Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado. Secretarias.
Expedientes que cumplen con los siguientes requisitos: Folders Etiquetados (Nombre del
Alumno, Matricula, Código de Barra, Programa Educativo y Tipo de Ingreso).
Documentos requisitados. Se verifica nuevamente la documentación entregada por los alumnos, antes de hacer entrega de estos al Departamento de Registro y Control.
Digitalización y codificación de
documentos, así como verificación en el Sistema Web de Digitalización. (www.digitalizacion.ujat.mx).
Adeudos de documentos capturados en
el sistema según el asunto de cada alumno.
Expedientes con lista anexa, entregados
ya sean alumnos de nuevo ingreso, revalidación, equivalencia, cambio de carrera, reingreso, ajuste de plan, o de baja definitiva y los casos que ameriten el traslado al Departamento de Registro y Control.
Validación de Antecedentes Académicos
según corresponda al nivel de ingreso (Técnico, Licenciatura y/o Posgrado).
Nota: se digitalizan los documentos entregados de forma extemporánea al proceso de inscripción mientras el expediente se encuentre bajo el resguardo del Departamento de Admisión. Una vez remitido el expediente del alumno al Departamento de Registro y Control, los documentos que se adeudan serán entregados a dicho departamento. En caso de que al momento de revisar el expediente del alumno de nuevo ingreso, se encuentre algún documento roto o manchado, se notifica al alumno mediante una llamada telefónica o vía e-mail para que tramite un duplicado del mismo. Se realiza el mismo procedimiento de notificación si el documento del alumno sufrió algún percance estando bajo el resguardo del departamento, se notifica al alumno y se procede a su reposición.
Expedientes de alumnos. Formato Universal de Servicios (Recepción de Documentos). Formato de préstamo de documentos originales. Manual para la digitalización y búsqueda de documentos. Procedimiento de Validación de Antecedentes Académicos. Formato de Validación de Antecedentes Académicos.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
11 Elaborar e imprimir los Calendarios escolares y de actividades de: - Nivel Técnico y de
Licenciatura.
- Nivel Posgrado.
- Sistema de Educación a Distancia.
Elaboración anual de 2 calendarios escolares: Uno para Licenciatura (Incluido nivel Técnico) y otro para Posgrado.
Director de la DSE. Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado.
Calendarios anuales elaborados tomando como premisas lo siguiente: Se toman como base los calendarios escolares inmediatos anteriores así como los Reglamentos Escolares y los Contratos Colectivos de Trabajo. Por cada nivel, se elabora una propuesta del formato del próximo calendario, incluyendo la programación de las diferentes actividades escolares que se llevan a cabo en la Universidad: a) Inscripción. b) Reinscripción. c) Límite de Baja Temporal. d) Exámenes Ordinarios. e) Pago de exámenes Extraordinarios*. f) Exámenes Extraordinarios*. g) Pago de exámenes de Competencia*. h) Exámenes de Competencia*. i) Pago de exámenes de Titulo de
Suficiencia*. j) Exámenes de Titulo de Suficiencia*. k) Registro de evaluaciones parciales*. l) Vacaciones. m) Días no laborables. * No aplican para el Calendario de Posgrado. Inicio y término de los periodos programados por tipo de Plan de estudio: a) Ciclos cortos*. b) Ciclos largos. c) Semestrales. d) Anuales. e) Cuatrimestrales. * Actualmente no aplica para el Calendario de Posgrado. Nota: Una vez terminado y revisado por la DSE, se envían las propuestas a los Directores de las Divisiones Académicas para sus observaciones, las cuáles se eliminarán o se agregarán al formato según sea el caso. En el caso del Calendario de Posgrado, sólo cuenta con el visto bueno de la Secretaría Académica y por último de Rectoría. En el caso del Calendario del nivel Licenciatura una vez revisado y con el visto bueno de la DSE, y la Secretaría Académica, se somete al H. Consejo Universitario para su aprobación. Calendarios actualizados y enviados a impresión para su posterior distribución entre la comunidad universitaria.
Calendario Escolar y de Actividades. Calendario Escolar y de Actividades de Posgrado.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
12 Proporcionar los servicios: 1. Procedimiento de
Inscripción a Nivel Posgrado.
2. Procedimiento de Equivalencias y Revalidaciones de Estudio.
3. Procedimiento de
Cambio de Carrera.
4. Procedimiento de Ajuste de plan.
5. Procedimiento de
Reingreso.
6. Instrucción de Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso de nivel técnico, licenciatura y posgrado.
7. Instrucción de Trabajo
para Afiliación al Seguro Social (IMSS).
Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado. Secretarias.
Servicios proporcionados de acuerdo a requisitos.
1. Procedimiento de inscripción a estudios de posgrado.
2. Procedimiento de equivalencia y revalidación de estudios.
3. Procedimiento
de cambio de carrera.
4. Procedimiento
de ajuste de plan.
5. Procedimiento
de reingreso. 6. Instrucción de
Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso.
7. Instrucción de
Trabajo para afiliación al seguro social (IMSS).
Nota: En caso de alguna falla técnica o administrativa ajena al Departamento, oficina o área, se deberá notificar al usuario a través de un letrero señal.
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Procedimiento 2: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios
(Licenciatura)
PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS
(LICENCIATURA)
Jefe de Oficina de
Servicios Escolares Encargado de Revalidación y Posgrado
Jefe del Departamento de
Admisión Coordinador de
DocenciaTutorAspirante
Inicio
1. Solicita informes al Encargado de
Revalidación y Posgrado
2. Informa los requisitos y fechas de
trámites para el estudio de equivalencia o
revalidación
3. Entrega los documentos requisitados
en las fechas establecidas
¿Cumple?
6. Elabora un estudio
previo de Equivalencia
o Revalidación de
estudios
7. Se le informa al aspirante el resultado
del estudio previo de la equivalencia/
revalidación
¿Presenta
Examen?
8. Pregunta al
aspirante si desea
continuar con los
trámites
9. Informa al aspirante a que realice el
preregistro en la página web de la UJAT
10. Realiza su preregistro en línea,
imprime y paga la ficha de examen
12. Informa al ERYP si aprobó
el examen
4. Revisa la documentación del aspirante
para determinar si cumple o no con los
requisitos
5. Informa al
aspirante que no
procede su trámite
y las causas
NoSí
ANo
Sí
¿Continúa?
Si
Fin de
trámite
No
11. Presenta examen de selección en la
fecha, hora y lugar establecidos en la
convocatoria y en su ficha
¿Aprobado?
Sí
BNo
B
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
23
Página 2
PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)
Jefe de Oficina de
Servicios Escolares Tutor
Coordinador de
Docencia
Jefe del Departamento de
Admisión Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante
13. Informa al aspirante los requisitos, la
fecha de recepción de documentos y entrega
de estudios de equivalencia o revalidación
de estudios para la posterior inscripción
14. Verifica el estudio previo de
equivalencia o revalidación, corrige en su
caso y elabora el estudio final
15. Solicita al Jefe del Departamento de
Admisión asigne las matrículas de los
aspirantes
16. Asigna
matrícula y da de
alta al aspirante en
el Sistema de
Servicios Escolares
17. Captura las materias equivalentes o
revalidadas en el Sistema de Servicios
Escolares de acuerdo al Estudio final
A
No
Sí
¿Cuentas
Correctas?
18. Revisa que las cuotas y
conceptos de cobro sean correctos
Verifica y corrige en el Sistema de
Servicios Escolares y si es asunto
de Finanzas o de la Red de la UJAT
solicita apoyo al Área
correspondiente para que se
actualicen los datos
20. Captura los datos del
aspirante en el sistema
19. Entrega los
documentos en la
fecha establecida
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
24
Página 3
PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)
Jefe del
Departamento de
Admisión Tutor
Coordinador de
Docencia
Jefe de Oficina de
Servicios Escolares Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante / Alumno
21. Explica, imprime y entrega al
aspirante el estudio final de
equivalencia o revalidación, la ficha
de depósito del Banco con las cuotas
correspondientes a pagar y la guía
de revalidación o equivalencia
22. Elabora e integra los
expedientes
23. Efectúa pago
correspondiente en el banco
en la fecha indicada
24. Acude a la O.S.E.
correspondiente con el oficio de
revalidación o equivalencia y con la
copia de la ficha de depósito del
banco para tramitar su inscripción
27. Establece
trayectoria y ayuda al
Aspirante aceptado
26. Asigna tutor al
aspirante
25. Asigna correo
electrónico de la UJAT,
contraseña y fecha de
inscripción al aspirante
29. Inscribe materias
seleccionadas y
entrega al aspirante su
comprobante de
inscripción
30. Entrega al ERYP
los recibos y formatos
para los expedientes de
los alumnos 31. Acude al módulo de
credencialización de la DSE con su
comprobante de inscripción para
tomarse la foto para su credencial
universitaria (Como alumno ya
inscrito)
28. Selecciona horarios de materias
disponibles en Internet, lo imprime y
se dirige con el JOSE
32. Ingresa a la carrera
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de
Estudios (Licenciatura)
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
1 Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.
Aspirante. Acude con el ERYP para solicitar informe de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.
2 Informar los requisitos y fechas de trámites para el estudio de equivalencia o revalidación.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Informa al aspirante los requisitos y fechas para que se le realice el estudio para tramitar su ingreso por: Equivalencia de Estudios (Estudios parciales de licenciatura realizados en México). Los requisitos son: a) Copia del Certificado de Estudios Profesionales
incompleto o Constancia de Estudios de la Universidad de Procedencia con materias, calificaciones y períodos cursados.
b) Planes y Programas de Estudio de las materias que cursó en la universidad de procedencia. (si se requiere se le solicita).
Nota: Los documentos académicos emitidos en otra entidad federativa deberán estar legalizados por las instancias correspondientes. Revalidación (Estudios parciales de licenciatura realizados en el extranjero). Los requisitos son: a) Copia de Revalidación del Certificado Parcial de
estudios de licenciatura, realizado por parte de la Secretaría de Educación (para que este documento lo trámite ante la SE, primero tiene que acudir con la ERYP para que gestione ante las autoridades correspondientes de la Institución un predictamen de revalidación y agilizar su trámite).
b) Copia de su FM3. Nota 1: Los documentos académicos emitidos en el extranjero deberán estar legalizados y apostillados por las instancias correspondientes. Nota 2: Los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. Para los aspirantes procedentes de Instituciones con convenio vigente presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio.
3 Entregar los documentos requisitados en las fechas establecidas.
Aspirante. Entrega la documentación requerida, en las fechas establecidas por la DSE.
4 Revisar la documentación del aspirante para determinar si cumple o no con los requisitos.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Si no cumple con la documentación pasa al punto 5. Si cumple pasa al punto 6.
5 Informar al aspirante que no procede su trámite y las causas.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Se le indican las causas por el cual no procede su trámite.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
26
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
6 Elaborar un estudio previo de Equivalencia o Revalidación de estudios.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Procede a realizar el estudio previo de equivalencia/ revalidación.
7 Informar al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Se le informa al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación: - Si presenta examen de admisión o no (pasa al punto
13, de acuerdo al Título II, Capítulo III, Art. 14 del Reglamento Escolar Modelo Educativo Flexible).
- Cantidad de créditos equivalentes o revalidados. - Cantidad de créditos no equivalentes o revalidados. - Nivel a cursar de la licenciatura solicitada. - Cantidad de créditos faltantes por cursar. - Cuotas a pagar.
8 Preguntar al aspirante si desea continuar con los trámites.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Pregunta al aspirante si desea continuar con los trámites, si la respuesta es no, termina su trámite. Si la respuesta es sí, continúa con sus trámites.
9 Informar al aspirante y le solicita que realice el pre-registro en la página web de la UJAT.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Informa al aspirante de los requisitos y actividades para continuar con su trámite.
10 Realizar su preregistro en línea, imprime y paga la ficha de examen.
Aspirante. Debe de realiza su preregistro en línea, imprimir y pagar la ficha de examen, presentarse en la fecha, lugar y hora para entregar los siguientes requisitos: Aspirantes a equivalencia de estudios: - Copia del certificado parcial u original de la constancia
de estudios de licenciatura con calificaciones. - Copia del certificado de bachillerato. - Copia del acta de nacimiento. - Un fólder tamaño oficio. Aspirantes a revalidación de estudios: - Copia de acta de nacimiento. - Copia del certificado de revalidación nivel bachillerato
realizado por la SE. - Copia del certificado de revalidación parcial de
estudios de licenciatura realizado por la SE. - Un fólder tamaño oficio. Nota 1: Todos los documentos deben ser legibles y sin daños físicos. Nota 2: Si se llegara a detectar algún documento falso, se procede a cancelar la preinscripción y examen de selección del aspirante. Al entregar la documentación requerida, el aspirante recibirá su ficha que le da acceso a presentar el examen de selección.
11 Presentar examen de selección en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria y en su ficha.
Aspirante. Con su folio CENEVAL especificado en la ficha, podrá consultar en la página web de la UJAT el resultado del examen: Aceptado o No Aceptado.
12 Informar personalmente al ERYP si aprobó el examen.
Aspirante. Encargado de Revalidación y Posgrado.
Si el aspirante no aprobó el examen de Selección el ERYP elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
27
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
13 Informar al aspirante los requisitos, fechas importantes y estudio de revalidación o equivalencia.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Informa al aspirante los requisitos, la fecha de recepción de documentos y entrega de estudio de revalidación o equivalencia de estudios para su inscripción en la división correspondiente.
14 Verificar el estudio previo, corregir en su caso y elaborar estudio de equivalencia final.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Verifica el estudio previo, corrige en su caso y elabora estudio de equivalencia final.
15 Solicitar al JDA asigne las matrículas de los aspirantes.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Solicita al Jefe del Departamento de Admisión asigne las matrículas de los aspirantes.
16 Asignar matrícula y dar de alta al aspirante en el sistema de la DSE.
Jefe del Departamento de Admisión.
Asigna matrícula y da de alta al aspirante en el Sistema de Servicios Escolares.
17 Capturar las materias equivalentes en el sistema de la DSE de acuerdo al estudio final.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Captura las materias equivalentes o revalidadas en el Sistema de Servicios Escolares de acuerdo al Estudio final.
18 Revisar que las cuotas y conceptos de cobro sean los correctos en el sistema de la DSE.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Si las cuotas no están correctas, verifica y corrige, y si es asunto de la S.F o de la red de la UJAT solicita el apoyo a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación para que se actualicen los datos.
19 Entregar los documentos en la fecha establecida.
Aspirante. Entrega requisitos de inscripción en las fechas establecidas: Por equivalencia de estudios: - Acta de Nacimiento (original y Copia). - Certificado de Bachillerato (original y Copia). - Certificado Parcial de Estudios Profesionales (original
y copia). - Copia de la CURP. - Cubrir cuotas establecidas. Por revalidación: - Acta de nacimiento (copia). - Certificado de revalidación nivel bachillerato realizado
por la SE (original y copia). - Certificado de revalidación parcial de estudios de
licenciatura realizado por la SE (original y copia). - FM3. - Cubrir cuotas establecidas. Para los aspirantes procedentes de instituciones con convenio vigente para presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio. Nota 1: Los documentos de ingreso por revalidación o equivalencia de estudios deben estar debidamente legalizados y/o apostillados. Nota 2: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos que le entregue la ERYP, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original, se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
28
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
20 Capturar los datos del aspirante en el sistema.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Captura los datos del aspirante en el sistema.
21 Explicar, imprimir y entregar al aspirante el oficio de equivalencia o revalidación de estudios, las cuotas correspondientes a pagar y la guía para estudiantes de equivalencia y revalidación de estudios.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Explica, imprime y entrega al aspirante el estudio final de equivalencia o revalidación, la ficha de depósito del Banco con las cuotas correspondientes a pagar y la guía de revalidación o equivalencia.
22 Elaborar e integra los expedientes.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.
23 Efectuar el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.
Aspirante. Efectúa el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.
24 Acudir a la OSE correspondiente con el oficio de revalidación o equivalencia y con la copia de la ficha de depósito del banco para tramitar su inscripción.
Aspirante. Al día siguiente de realizar el pago, acude a la OSE correspondiente con el oficio de equivalencia o revalidación de estudios y con la copia del comprobante de pago para tramitar su inscripción.
25 Indicar la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.
Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
Indica la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.
26 Asignar tutor al aspirante aceptado.
Coordinador de Docencia.
Asigna tutor al aspirante aceptado.
27 Establecer trayectoria. Tutor. Establece trayectoria y ayuda al aspirante aceptado a seleccionar horarios y materias disponibles a cursar.
28 Seleccionar horarios de materias disponibles en Internet, lo imprime y se dirige con el JOSE.
Aspirante. Selecciona horarios de materias disponibles en Internet, de acuerdo a la trayectoria establecida por el Tutor, lo imprime y se dirige con el JOSE.
29 Inscribir materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.
Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
Inscribe materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.
30 Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.
Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al JARYP el Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.
31 Acudir al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.
Alumno. Acude al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.
32 Ingresar al programa educativo correspondiente.
Alumno. Ingresa al programa educativo correspondiente como alumno de licenciatura.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Procedimiento 3: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios
(Posgrado)
PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)
Encargado de Revalidación y
Posgrado
Jefe de Posgrado de División
Académica
Jefe de Oficina de
Servicios Escolares Aspirante
Inicio
1. Solicita informes al
ERYP
2. Remite al aspirante con
el Jefe de Posgrado de
División Académica
3. Indica los requisitos para
el trámite
4. Entrega requisitos
para el estudio al Jefe
de Posgrado de
División Académica
5. Evalúa el documento con
al plan de estudio e informa
al aspirante si procede
6. ¿Procede?
7. Acude con el ERYP y
entrega copia de
requisitos
Sí
8. Analiza nuevamente si
procede el ingreso
¿Procede?
9. Genera matrícula al
aspirante y captura la
equivalencia o revalidación
Sí
10. Verifica equivalencia o
revalidación capturada en el
sistema de la DSE y cuotas
Fin de
proceso
No
No
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
30
Página 2
PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)
Jefe de Oficina de Servicios
Escolares
Jefe de Posgrado de
División Académica
Encargado de Revalidación y
Posgrado Aspirante / Alumno
11. Entrega documentos de
inscripción
12. Entrega oficio de
equivalencia o revalidación
13. Tramita inscripción en
la OSE correspondiente
14. Realiza pago de
inscripción
15. Informa al aspirante el grado
y las materias que cursará en el
periodo vigente
16. Entrega al ERYP los recibos y
formatos para los expedientes de
los alumnos
17. Se dirige al módulo de
credencialización para
tomarse la foto y recibir su
credencial universitaria
18. Ingresa al posgrado ya
como alumno
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de
Estudios (Posgrado)
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
1 Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.
Aspirante. Acude con el Encargado de Revalidación y Posgrado para solicitar informes de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.
2 Remitir al aspirante con el JPDA.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Remite al aspirante a la Jefatura de Posgrado de la División Académica correspondiente.
3 Informar al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.
Jefe de Posgrado de la División Académica.
Informa al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.
4 Entregar requisitos al Jefe de Posgrado de la División Académica.
Aspirante. Entrega los documentos requisitados al Jefe de Posgrado de la División Académica.
5 Evaluar el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.
Jefe de Posgrado de la División Académica.
Evalúa el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.
6 ¿Procede el trámite? Jefe de Posgrado de la División Académica.
Si procede remite al aspirante con el Encargado de Revalidación y Posgrado para que entregue los documentos para su trámite en la Dirección de Servicios Escolares. De no proceder finaliza el trámite.
7 Acudir con el Encargado de Revalidación y Posgrado y entrega copia de requisitos.
Aspirante. Entrega requisitos para estudio final de equivalencia o revalidación de estudios.
8 Analizar nuevamente si procede el ingreso e informa al aspirante.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Si no procede informa a los aspirantes las causas. Si procede, solicita al Jefe de Posgrado de la División Académica carta de aceptación al posgrado.
9 Generar matrícula al aspirante y capturar la equivalencia o revalidación.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Genera matrícula con los datos del aspirante y captura la equivalencia / revalidación.
10 Verificar revalidación capturada en el sistema de DSE y cuotas.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Verifica equivalencia o revalidación capturada en el sistema de la Dirección de Servicios Escolares y cuotas.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
11 Entregar documentos de Inscripción en las fechas establecidas.
Aspirante. Entrega documentos de Inscripción en las fechas establecidas. Por equivalencia de estudios: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos
(original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad,
maestría o doctorado, según sea el caso (Original y una copia).
- Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).
- Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).
- Copia de la CURP. Por revalidación: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos
(original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad,
maestría o doctorado, según sea el caso (original y una copia).
- Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).
- Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).
- FM3. Nota 1: En el caso de revalidación, si los estudios de licenciatura o posgrado los realizó en el extranjero, deberá entregar la revalidación realizada por la DSE. Nota 2: Los documentos de ingreso por revalidación deben estar debidamente legalizados y apostillados. Nota 3: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original. Se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.
12 Entregar oficio de equivalencia / revalidación.
Encargado de Revalidación y Posgrado.
Entrega oficio de equivalencia o revalidación.
13 Tramitar inscripción en la OSE correspondiente.
Aspirante. Se dirige con el Jefe de la Oficina de Servicios Escolares correspondiente para que le asigne en el sistema de Servicios Escolares las materias que cursará.
14 Realizar el pago de Inscripción por concepto de equivalencia o revalidación.
Aspirante. Realiza el pago en caja general del cuatrimestre o semestre del posgrado que va a cursar. Regresa con el JOSE para entregar recibo de pago.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios
15 Informar al aspirante el grado y las materias que cursará en el periodo vigente.
Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
Valida pago en el sistema de SE e imprime tira de materias.
16 Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.
Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al Encargado de Revalidación y Posgrado los recibos de caja y original del Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.
17 Acudir al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.
Aspirante. Se dirige al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.
18 Ingresar al posgrado ya como alumno.
Aspirante. Alumno matriculado.
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Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes)
I. Objetivo del proceso
Registrar, verificar y controlar todas las solicitudes que realice el alumno, así
como el de su historial académico, y salvaguardar los documentos propiedad
del mismo.
II. Alcance
Todos los alumnos y egresados de la Universidad Juárez Autónoma de
Tabasco.
III. Área responsable del proceso
Dirección de Servicios Escolares.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Departamento de Admisión:
- Expediente de los alumnos inscritos.
- Expediente integrado de acuerdo al Reglamento Escolar del Modelo
Educativo Flexible y digitalizado.
Coordinación de Docencia, Jefatura de Posgrado y/o Jefatura del
Departamento de Programas Estudiantiles:
- Horarios de clases.
- Programaciones de exámenes.
- Homologación definitiva y boleta de calificaciones.
V. Normatividad
- Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.
- Reglamento General de Estudios de Posgrado.
- Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de
Licenciatura y Técnico Superior Universitario.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- Planes de Estudio.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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VI. Documentos de referencia
- Formato Universal de Servicios.
- Formato de homologación.
- Convenios.
- Calendario Escolar y de Actividades.
VII. Siglas
DA Departamento de Admisión.
CD Coordinador de Docencia.
DRyC Departamento de Registro y Control.
SF Secretaria de Finanzas.
FM3 Formato Migratorio.
DDA Director de División Académica.
DSE Dirección del Servicios Escolares.
NSS Número de Seguridad Social.
OSE Oficina de Servicios Escolares.
JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado.
JPDA Jefe de Posgrado de División Académica.
IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
36
Procedimiento 1: Permanencia (trayectoria de estudiantes)
PERMANENCIA DE ESTUDIANTES
Responsable del
Departamento de Registro y
Control
Responsable de Archivo del
Departamento de Registro y
Control
Secretarias Oficinas de
Servicios EscolaresSecretarias DRC
Inicio
1. Recibe, verifica y asigna ubicación física y lógica de
expedientes de nuevo ingreso
3. Atiende y presta servicios en ventanilla
4. Actualiza el expediente académico
2. Atiende y presta servicios de: Reinscripción, Exámenes,
Bajas Temporales, Elaboración de documentos,
Autorización de pago de examen profesional
5. Verifica de Calendarios de
exámenes
6. Autoriza prórrogas para capturar calificaciones y
para entrega de adeudo de documentos
8. Provee Expedientes al Departamento de
Certificación y Titulación
7. Recibe y valida homologación definitiva y boleta de calificación de
alumnos que realizan estudios en el programa de
movilidad
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
37
Desarrollo de actividades: Permanencia (trayectoria de estudiantes)
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir, verificar y asignar ubicación física y lógica de expedientes de nuevo ingreso.
Jefe del Departamento de Registro y Control. Secretarias.
Expediente integrado y digitalizado. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible vigente. Reglamento de estudios de posgrado vigente. Formato Universal de Servicios Instrucción de Trabajo.
2 Atender y prestar servicios de: Reinscripción, Exámenes, Bajas Temporales, Elaboración de documentos (Constancias, Duplicado de reinscripción, Reposición de contraseña), Autorización de pago de examen profesional.
Jefe de las Oficinas de Servicios Escolares. Secretarias.
Propuesta de horario de la reinscripción. Solicitud de Examen Extraordinario. Solicitud de Baja Temporal. Pago de la reinscripción. Pago de Exámenes. Pago del Servicio (Constancias, duplicado de reinscripción y de credenciales; y de contraseña de Servicios Estudiantiles en Línea). Alumno activo (según el servicio que solicite). Egresado.
Reglamento Escolar. Planes de Estudio vigentes. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible. Instrucción de Trabajo. Reglamento de Titulación de los Planes y programas de Estudio de Licenciatura y Técnico Superior Universitario.
3 Atender y prestar servicios en ventanilla: -Bajas definitivas -Devolución de documentos por titulación, duplicado de credenciales, préstamos de documentación original, copias simples y certificas, y resello de credenciales.
Jefe del Departamento de Registro y Control. Responsable de Ventanilla. Secretarias.
Alumno activo y egresado (según el servicio que solicite). Solicitud en el formato correspondiente. Requisitos cubiertos.
Formato de solicitud de documentación original. Formato de solicitud de copias simples y certificadas. Formato de Devolución de documentos originales por titulación. Reglamento Escolar. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.
4 Actualizar el expediente académico del estudiante.
Jefe y Secretarias del Departamento de Registro y Control.
Expediente actualizado. Formato Universal de Servicios.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
5 Verificar los Calendarios de exámenes.
Responsable del Departamento de Registro y Control. Secretarias.
Calendarios de exámenes verificados. Instrucción de Trabajo. Calendario de exámenes.
6 Autorizar las prórrogas para capturar calificaciones y para entrega de adeudo de documentos.
Responsable del Departamento de Registro y Control.
Solicitud por oficio y por sistema. Actas del ciclo inmediato anterior. Comprobante de documento correspondiente en trámite.
Instrucción de Trabajo.
7 Recibir y validar el formato de homologación definitiva y boleta de calificación del alumno que realiza estudios en el programa de movilidad.
Responsable del Departamento de Registro y Control.
Formato de homologación definitiva y boleta de calificación firmados y sellados por el responsable de la Institución receptora.
Formato de Homologación Definitiva.
8 Provee de Expedientes al Departamento de Certificación y Titulación.
Responsable del Departamento de Registro y Control. Responsable del Archivo.
Solicitud electrónica requisitada. Instrucción de Trabajo. Formatos de control interno de préstamos de expedientes.
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Proceso: Egreso
I. Objetivo del proceso
Realizar todas las actividades relacionadas con la expedición de documentos
oficiales que avalen la trayectoria académica del alumno o egresado de la
Universidad para su certificación, titulación y ejercicio de su profesión,
especialidad o grado.
II. Alcance
Todos los alumnos, egresados y titulados de la Universidad Juárez Autónoma
de Tabasco.
III. Área responsable del proceso
Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Certificación y Titulación.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Departamento de Admisión:
- Solicitud de servicio.
- Historial Académico (Departamento de Registro y Control).
- Expediente de titulación (Coordinadores de estudios terminales).
- Expediente por tipo de cédula.
V. Normatividad
- Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.
- Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de
Licenciatura y Técnico Superior Universitario.
- Reglamento General de Estudios de Posgrado.
- Reglamento del Servicio Social y Prácticas Profesional.
- Reglamento del Sistema Bibliotecario.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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VI. Documentos de referencia
- Solicitud de Servicio.
- Kardex con calificaciones.
- Documentos Oficiales:
• Acta de Nacimiento.
• Certificado de estudio.
• Cédula Profesional.
- Planes de estudio.
- Libro de Registro.
- Formato de entrega y devolución de documentos.
VII. Siglas
CyT Departamento de Certificación y Titulación.
CP Coordinador de Posgrado.
CET Coordinador de Estudios Terminales.
CG Caja General.
DSE Dirección del Servicios Escolares.
DA División Académica.
DDA Director de División Académica.
DRyC Departamento de Registro y Control.
ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado.
JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares.
OSE Oficina de Servicios Escolares.
SSA Secretaria de Servicios Académico.
VIII. Nota
1. Cuando se detecta que en el expediente falta algún documento oficial del
alumno (acta de nacimiento o certificado), se consulta con el responsable del
Departamento de Registro y Control para verificar si el documento se otorgó en
préstamo al alumno o si éste no lo entregó. En este último caso el responsable
de DRyC le notifica para que lo entregue y continúe el servicio solicitado.
2. En caso de que se detecte que en el expediente el documento oficial se
encuentra deteriorado, se le notifica al responsable del DRyC para que
verifique si de esa forma lo entregó el alumno o se deterioró en el área, en
ambos casos notificará al alumno para lo que proceda.
3. Si el documento oficial se deteriora o extravía en el Departamento de
Certificación y Titulación, se notifica al alumno para que gestione su reposición
y con la autorización de la Dirección de Servicios Escolares se reembolsará al
interesado el costo del documento.
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41
Procedimiento 1: Egreso
EGRESO
Departamento de Registro y ControlEncargado del Área de Registro de
Título y expedición de Cédula
Departamento de Certificación y
Titulación
Inicio
1. Recibe, distribuye y
revisa la solicitud
2. Solicita expediente al
archivo
4. Verifica expediente
5. Proporciona servicio
3. Recibe solicitud y envía el
expediente
6. Envía a Firmas a
Dirección de Servicios
Escolares, Secretaría
Académica y Rectoría y
entrega al alumno o
egresado
7. Servicio Adicional: Registro de Título y
expedición de Cédula a través de Validación
Electrónica
¿Tramita cédula
profesional en UJAT?
Fin
Sí
No
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42
Desarrollo de actividades: Egreso de estudiantes
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir, distribuir y revisar solicitud.
Departamento de Certificación y Titulación.
Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Años de estudios. - Domicilio. - Teléfono. - Fotografías. - Recibo de pago. Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.
Solicitud de servicios Múltiples. Solicitud de servicios Constancia Certificada. Solicitud de copia certificada. Solicitud de Certificación de Acta/Título.
2 Solicitar expediente al archivo.
Departamento de Certificación y Titulación.
Expediente entregado conforme a Relación requisitada: - No. de expedientes. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Fecha de ingreso y egreso. - Fecha de solicitud y entrega. - Status. - No. de relación. - Fecha de recibido, cantidad y firma de
quien recibe. - Fecha de devolución. Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.
Registros originados de la Base de datos escolar.
3 Recibir solicitud y enviar el expediente.
Departamento de Registro y Control.
Envía expediente de acuerdo a la solicitud. Registros originados de la Base de datos escolar.
4 Verificar expediente de acuerdo a la normatividad aplicable.
Departamento de Certificación y Titulación.
Expediente verificado de acuerdo a : - Autenticidad de los documentos oficiales
presentados en su ingreso.
- Adeudo de documentos oficiales.
- Adeudo de asignaturas.
Acta de Nacimiento. Certificados (de acuerdo al nivel de estudios). Carta de Buena Conducta (licenciatura). Cédula profesional (posgrado)
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
43
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
5 Proporcionar servicio solicitado.
Departamento de Certificación y Titulación. Oficinas de Servicios Escolares.
Servicio proporcionado de acuerdo a su clasificación: 1. Revisión de estudios.
2. Constancia certificada y/o, de
terminación de estudios y/o con promedio.
3. Certificado de estudios.
4. Autorización de examen profesional o de grado.
5. Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.
6. Certificación de título y/o Diploma y/o Acta de examen.
7. Copia certificada.
Planes de estudios. Reglamentos de titulación y posgrado. Reglamento de Servicio Social. Reglamento del Sistema Bibliotecario.
6 Enviar a Firmas a Dirección de Servicios Escolares, Secretaría Académica y Rectoría.
Departamento de Certificación y Titulación.
Documento correspondiente al servicio o Producto debidamente firmado de acuerdo a Relación: - Matrícula. - Nombre. - Tipo de servicio o producto.
Registros originados de la Base de datos escolar.
7 Proporcionar servicio Adicional de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica. Nota: Este servicio se proporciona solo si el alumno decide tramitar la cédula profesional mediante la Universidad.
Departamento de Gestión de Cédulas.
1. Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Nombre. - Lugar y Fecha de Nacimiento. - CURP. - Domicilio. - Fotografías. - Firma.
2. Documentos Validados conforme al nivel
académico y de acuerdo a: - Tipo de formato. - Tipo de institución. - Sellos. - Firmas de funcionarios.
Procedimiento de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica. Solicitud de pago de Registro de Título y Expedición de cédula. Formato Universal de Servicios de Certificación de Antecedentes Académicos.
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44
Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social
I. Objetivo del proceso
Realizar la inscripción, seguimiento y acreditación, conforme a los tiempos
establecidos con apego a la reglamentación aplicable.
II. Alcance
Aplica a los alumnos que se inscriben y concluyen su servicio social.
III. Área responsable del proceso
Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Calendario para pláticas informativas de servicio social: periodo, fecha,
División Académica y horario.
V. Normatividad
- Reglamento del Régimen de Servicio Social.
- Reglamento Escolar.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
VI. Documentos de referencia
- Calendario para pláticas informativas de servicio.
- Reportes mensuales y final.
- Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.
- Constancia de acreditación de servicio social.
VII. Siglas
UR Unidad Receptora.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
45
Procedimiento 1: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social
INSCRIPCIÓN, SEGUIMIENTO Y ACREDITACIÓN DEL
SERVICIO SOCIAL
Jefe de Unidad SecretariaJefe de Departamento de Servicio Social y
Prácticas Profesionales
Inicio
1. Envía oficio de invitación a las Divisiones
Académicas
2. Imparte plática informativa, para dar a
conocer el proceso de servicio social
3. Se reúne con el responsable del desarrollo
de página la Web para definición de periodo
de captación de servicio social, preinscripción
e inscripción, registro de reportes mensuales
en la página
4. Notifica a las Unidades Receptoras de
Servicio Social que inicia periodo de registro,
resuelve dudas si existen
5. Revisa el Sistema Base de datos Oracle
el registro de los programas de las
Unidades Receptoras, para darles de alta
a las que cumplan con los requisitos
6. Proporciona a los alumnos a través de
la página web los programas de las
Unidades Receptoras para su
preinscripción al Servicio Social
7. Registra la inscripción del Servicio
Social
8. Elabora calendario de fechas para que el
alumno registre sus reportes de actividades
9. Solicita que el prestador, al término del
servicio social, presente evidencias
10. Imprime la constancia de
acreditación de servicio social
11. Turna a rúbrica de la
Coordinación de Extensión y
Servicio Social
12. Turna a firma de la Directora
de Servicios Escolares
13. Entrega Constancia de Acreditación
del Servicio Social
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
46
Desarrollo de actividades: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio
social
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Enviar oficio de invitación a las Divisiones Académicas.
Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.
Oficio a los Coordinadores de servicio social de las divisiones académicas. Hincapié en hacerla extensiva a los alumnos próximos a realizar el servicio social.
Oficio de invitación.
2 Impartir plática informativa, para dar a conocer el proceso de servicio social.
Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Jefe de Unidad.
Considera: • Definiciones. • Requisitos. • Procedimiento de preinscripción. • Procedimiento de inscripción. • Becas PRONABES. • Servicio social comunitario. • Recomendaciones. • Registro en línea.
Reglamento de Servicio Social vigente. Calendario para pláticas informativas de servicio social. Trípticos. C.D.
3 Acudir con el responsable del desarrollo de página la Web para definición de periodo de captación de servicio social, pre-inscripción e Inscripción, registro de reportes mensuales en la página.
Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Desarrollo Web.
Oficio al Director del Centro de Cómputo solicitando las fechas de habilitación de la página para el registro de programas de las unidades receptoras.
Minuta de reunión.
4 Notificar a las Unidades Receptoras de Servicio Social que inicia periodo de registro y resuelve dudas si existen.
Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.
Se notifica dentro del periodo establecido. Las Unidades Receptoras pueden ser: dependencias de gobierno federal, estatal y municipal, organizaciones privadas que cuenten con convenio con la Universidad, áreas de la Universidad que cuenten con proyectos de investigación. Fechas de registro de programas de servicio social. Actividades para el registro electrónico del programa. Usuario y contraseña para cada Unidad Receptora.
Correo electrónico.
5 Revisar el Sistema Base de datos Oracle el registro de los programas de las Unidades Receptoras, para darles de alta a las que cumplan con los requisitos.
Jefe de Unidad.
Se revisa dentro del periodo establecido. UR que tengan convenio con la UJAT.
Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.
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47
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
6 Proporcionar a los alumnos a través de la página web los programas de las Unidades Receptoras para su preinscripción al Servicio Social.
Jefe de Unidad.
Se proporciona dentro del periodo establecido. Listado de programa por carrera, que indica el nombre, dependencia, responsable, domicilio, horario y número de prestadores que requiere. En caso de no cubrir el 70% de créditos, el sistema no permite la preinscripción.
Página web UJAT.
7 Registrar la inscripción del Servicio Social.
Jefe de Unidad.
Ingresa matrícula, inserta programa y el status inscrito. Guarda movimientos.
Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.
8 Elaborar calendario de fechas para que el alumno registre sus reportes de actividades.
Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Jefe de Unidad.
Se envía calendario de elaboración de los reportes de actividades mensuales de los prestadores.
Correo Electrónico. Calendario de actividades.
9 Solicitar que el prestador, al término del servicio social, presente evidencias.
Jefe de Unidad.
• 6 reportes mensuales, firmados y sellados. • Reporte final firmado y sellado. • Recibo de pago original y copia.
Reportes mensuales. Reporte final. Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).
10 Imprimir la constancia de acreditación de servicio social.
Secretaria. Jefe de Unidad.
Se le adjunta a la constancia, los reportes mensuales y el final, debidamente firmados y sellados.
Constancia de acreditación de servicio social.
11 Turnar a rúbrica de la Coordinación de Extensión y Servicio Social.
Secretaria Listado por división académica con la relación del total de constancias. Rúbrica en el extremo izquierdo bajo la firma de la directora de servicios escolares.
Relación de constancias a firma. Constancia de acreditación de servicio social.
12 Turnar a firma de la Directora de Servicios Escolares.
Secretaria. Listado por división académica con la relación del total de constancias.
Relación de constancias a firma. Constancia de acreditación de servicio social.
13 Entregar Constancia de Acreditación del Servicio Social.
Jefe de Unidad. Secretaria.
Se solicita el recibo de pago de derecho al prestador y se le sella el recibo con la leyenda “entregado”.
Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).
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48
UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE
SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
49
Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales
I. Objetivo del proceso
Gestionar y ofrecer servicios de información con calidad, los cuales sirven
como apoyo académico a la docencia, investigación y difusión y extensión de
la cultura, certificados con la norma ISO 9001:2008.
II. Alcance
Aplica a las Bibliotecas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
III. Área responsable del proceso
Dirección del Sistema Bibliotecario.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Desarrollo de colecciones:
Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos de las distintas
Divisiones Académicas.
Necesidad informativa de los cuerpos académicos y profesores para
investigaciones.
Procesos Técnicos:
Acervo asignado a las bibliotecas.
Políticas internas, normas y estándares internacionales para la organización y
control del acervo bibliográfico, hemerográfico o documental que ingresa al
Sistemas Bibliotecario.
V. Normatividad
- Reglamento del Sistema Bibliotecario.
- Reglamento Escolar.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
50
VI. Documentos de referencia
- Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos.
- Solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental.
VII. Siglas
CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
CONPAB-IES Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de
Instituciones de Educación Superior.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
51
Procedimiento 1: Desarrollo de colecciones
DESARROLLO DE COLECCIONES
Jefe del Departamento de
Desarrollo de Colecciones
Director del Sistema
Bibliotecario
Departamento Administrativo
de Bibliotecas
Jefe del Departamento de
Desarrollo de ColeccionesJefes de Bibliotecas
Inicio
1. Registra solicitud de
acervo bibliográfico,
hemerográfico o
documental por biblioteca
2. Realiza concentrado
de las solicitudes de
acervos
3. Distribuye, por
bibliotecas, el
presupuesto asignado
por la Universidad
4. Elabora la requisición
de acervo bibliográfico,
hemerográfico o
documental y envía a la
Dirección de Recursos
Materiales para su
adquisición
5. Recibe de la
Dirección de Recursos
Materiales el acervo
adquirido para las
bibliotecas, con las
respectivas acta de
recepción y resguardo
6. Registra en el Sistema
de Administración
Bibliotecaria (SAB), el
acervo adquirido y se les
identifica de acuerdo con
la biblioteca respectiva
7. Envía el acervo al
Departamento de
Procesos Técnicos para
su organización
bibliográfica
(catalogación y
clasificación)
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
52
Desarrollo de actividades: Desarrollo de colecciones
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Registrar solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental por biblioteca.
Jefes de Bibliotecas.
Se registra en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) de acuerdo al tipo de solicitud.
Acervo Bibliográfico. Acervo Hemerográfico. Acervo de donación o sustitución.
2 Realizar concentrado de las solicitudes de acervos.
Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.
Se elabora libro de Excel con la información de los acervos (título, autor, editorial, ISBN, entre otros) por bibliotecas.
Listado general de los acervos solicitados.
3 Distribuir, por bibliotecas, el presupuesto asignado por la Universidad.
Director del Sistema Bibliotecario.
Se asigna el presupuesto por bibliotecas. Presupuesto específico por bibliotecas.
4 Elaborar la requisición de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental y envía a la Dirección de Recursos Materiales para su adquisición.
Departamento Administrativo de Bibliotecas.
Se captura en el SAIES la información correspondiente y se elabora el oficio respectivo.
Requisición de compra.
5 Recibir de la Dirección de Recursos Materiales el acervo adquirido para las bibliotecas, con las respectivas “acta de recepción y resguardo”.
Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.
Se verifica el acervo de acuerdo con el “acta de recepción y resguardo”.
Acta de recepción y reguardo.
6 Registrar en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el acervo adquirido y se les identifica de acuerdo con la biblioteca respectiva.
Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.
Asignación de número de adquisición, sellado y pegado de papeletas con códigos de barras.
Registros del SAB.
7 Envíar el acervo al Departamento de Procesos Técnicos para su organización bibliográfica (catalogación y clasificación).
Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.
Se entrega el acervo adquirido y registrado en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
Listado de entrega de acervo.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
53
Procedimiento 2: Procesos técnicos (catalogación y clasificación)
PROCESOS TÉCNICOS (CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN)
Jefes de bibliotecasJefe del Departamento de Procesos
Técnicos
Inicio
1. Recepciona el acervo bibliográfico, hemerográfico o
documental asignado a cada biblioteca
2. Busca la catalogación y clasificación, en el sistema de
administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a
cada biblioteca
3. Registra el acervo que haya
encontrado
4. Realiza la catalogación descriptiva, temática y clasificación
de aquel acervo que no haya encontrado
5. Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la
biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de
seguridad
6. Envía el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas
respectivas
7. Reciben el acervo
procesado correspondiente
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
54
Desarrollo de actividades: Procesos técnicos (catalogación y clasificación)
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recepcionar el acervo bibliográfico, hemerográfico o documental asignado a cada biblioteca.
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
Se verifica cada acervo, de acuerdo con el listado correspondiente.
Listado de entrega de acervo.
2 Buscar la catalogación y clasificación, en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a cada biblioteca.
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
Se busca el acervo a partir del título, el autor, ISBN, etc.
Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
3 Registrar el acervo que haya encontrado.
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
Se captura en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el número de adquisición del acervo encontrado.
Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
4 Realizar la catalogación descriptiva, temática y clasificación de aquel acervo que no haya encontrado.
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
La catalogación se realiza con base en las reglas angloamericanas, las listas de encabezamientos de materia y los esquemas de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.
Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
5 Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de seguridad.
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
Se pegan etiquetas con clasificación y las cintillas magnéticas.
Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
6 Enviar el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas respectivas.
Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.
Se generan para cada biblioteca los listados de entrega del acervo procesado.
Listado de entrega de acervo.
7 Recibir el acervo procesado correspondiente.
Jefes de bibliotecas.
Se verifica el acervo recibido con base en el listado de entrega.
Listado de entrega de acervo.
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55
Proceso: Préstamos de acervo
I. Objetivo del proceso
Proporcionar los servicios de préstamo en sala, domicilio y renovación del
acervo bibliográfico y documental.
II. Alcance
Aplica a las colecciones de acervo general, consulta, reserva, posgrado,
especiales, UJAT, INEGI, club de lectores, audiovisual, cartográfico, tesis y
realias del Sistema Bibliotecario.
III. Área responsable del proceso
Dirección del Sistema Bibliotecario.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Préstamos a comunidad universitaria:
Credencial UJAT, recibo de pago e identificación (sólo para personal eventual)
y tira de materias vigente.
Préstamos a sociedad en general:
Identificación Oficial vigente.
V. Normatividad
- Reglamento del Sistema Bibliotecario.
- Reglamento Escolar.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
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56
VI. Documentos de referencia
- Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos.
- Necesidad informativa de los cuerpos académicos.
VII. Siglas
CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
CONPAB-IES Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de
Instituciones de Educación Superior.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
57
Procedimiento 1: Préstamos de acervo
PRÉSTAMOS DE ACERVO
Bibliotecario Jefe de Biblioteca CoordinadorUsuario
Inicio
1. Busca en el catálogo
automatizado del Sistema de
Administración Bibliotecaria
(SAB) el acervo requerido. Anota
la clasificación
2. Busca en las colecciones de la
biblioteca el acervo requerido, a
partir de la clasificación
3. Verifica el
estado de la
colección
4. Realiza
préstamo
5. Realiza la
ordenación del
acervo en las
colecciones de la
biblioteca
6. Analiza información
y envía informe al
Coordinador
mensualmente
7. Concentra los
informes de las
bibliotecas y envía
informe a la Dirección
y a los Jefes de
bibliotecas
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
58
Desarrollo de actividades: Préstamos de acervo
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Buscar en el catálogo automatizado del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) el acervo requerido. Anotar la clasificación.
Usuario. Se requiere del título, autor, tema o ISBN. Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
2 Buscar en las colecciones de la biblioteca el acervo requerido, a partir de la clasificación.
Usuario. Clasificación del acervo. Etiqueta con clasificación.
3 Verificar el estado de la colección.
Bibliotecario. Revisa estado físico del acervo y realiza reparación menor a aquel que lo requiera.
Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT. Guía para el descarte en las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior CONPAB.
4 Realizar préstamo.
Bibliotecario. El usuario proporciona identificación oficial y acervo requerido para que se registre la matrícula y el número de adquisición, respectivamente, en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
Reglamento del Sistema Bibliotecario.
5 Realizar la ordenación del acervo en las colecciones de la biblioteca.
Bibliotecario. El acervo se ordena con base en la clasificación. Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
6 Analizar información y envía informe al Coordinador mensualmente.
Jefe de biblioteca.
Se informa el movimiento de las colecciones por Biblioteca.
Informe del seguimiento y control de préstamos.
7 Concentrar los informes de las bibliotecas y envía informe a la Dirección y a los Jefes de bibliotecas.
Coordinador. Se informa los movimientos de las colecciones por Biblioteca para toma de decisiones.
Informe del seguimiento y control de préstamos.
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59
Proceso: Centros de Información en Bibliotecas
I. Objetivo del proceso
Proporcionar servicios de cómputo, recuperación de documentos y difusión de
recursos electrónicos, como apoyo fundamental a las actividades académicas y
de investigación.
II. Alcance
Servicios de recuperación de información, de cómputo y difusión de recursos
electrónicos en las bibliotecas: DACEA, Chontalpa, DACA, DACSyH, DACS,
DAEA, DACBiol, DAMR y DAMC. Así como el apoyo en la impartición de
talleres de biblioteca virtual al Proceso de Desarrollo de Habilidades
Informativas (DHI).
III. Área responsable del proceso
Dirección del Sistema Bibliotecario.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Información de carácter académico.
Delimitación del tema o temas.
Número de pláticas, nivel: alumnos/maestros.
V. Normatividad
- Reglamento del Sistema Bibliotecario.
- Reglamento Escolar.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
VI. Documentos de referencia
- Hoja de entrevista para búsquedas de información.
- Actividades de desarrollo de habilidades informativas.
- Actividad y registro de participantes.
- Programa de mantenimiento de infraestructura.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
60
VII. Siglas
CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DHI Desarrollo de Habilidades Informativas. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. CIEB Centros de Información en Bibliotecas. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
CONPAB-IES Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de
Instituciones de Educación Superior.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
61
Procedimiento 1: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB)
CENTROS DE INFORMACIÓN EN BIBLIOTECAS (CIEB)
Responsable de CIEB
Inicio
1. Verifica el óptimo desempeño del hardware y
software
2. Realiza actividades de difusión de los servicios de
información en línea
3. Identifica el tipo de servicio que requiere el usuario
y se lo proporciona
4. Imparte el Taller
5. Registra las actividades del centro de información
en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB)
6. Elabora informe
trimestral
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
62
Desarrollo de actividades: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB)
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Verificar el óptimo desempeño del hardware y software.
Responsable CIEB.
Realiza pruebas al hardware y el software. Documento de Solicitud de mantenimiento de los equipos de cómputo. Programa de mantenimiento de infraestructura.
2 Realizar actividades de difusión de los servicios de información en línea.
Responsable CIEB.
Promociona los servicios de información con que se cuentan para impartir los talleres. Visita a los profesores para dar a conocer los servicios que ofrece el CIEB. Realiza la diseminación selectiva de la información (DSI) a profesores a partir de las visitas y se envía por correo electrónico. Facilita guías para el uso de los servicios de información en línea.
Registro de visitas a profesores. Listado de correos electrónicos. Guía de uso de los servicios de información en línea.
3 Identificar el tipo de servicio que requiere el usuario y se lo proporciona.
Responsable CIEB.
Servicios:
Recuperación de información.
Servicio de cómputo.
Taller de recursos electrónicos.
Búsqueda de información y renta de PC. Hoja de entrevista para búsquedas de información SAB. Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes.
4 Impartir el Taller. Responsable CIEB.
Se imparte el taller de acuerdo con el tipo de servicio que requiere el usuario.
Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes.
5 Registrar las actividades del centro de información en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).
Responsable CIEB.
Registra en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), la matrícula del usuario y el tipo de servicio proporcionado.
Búsqueda de información y renta de PC. Actividades de desarrollo de habilidades informativas.
6 Elaborar informe trimestral.
Responsable CIEB.
Elabora el informe trimestral detallado con base en los servicios proporcionados.
Informe.
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63
Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas
I. Objetivo del proceso
Contribuir con la formación integral de los usuarios proporcionando las
herramientas básicas para desarrollar habilidades informativas (DHI), a partir
del cómo y dónde realizar la búsqueda, localización y recuperación de
información bibliohemerográfica, en las estanterías, y electrónica, en las bases
de datos a través de la biblioteca virtual, y fomentando el hábito de la lectura a
través de círculos y maratones de lectura.
II. Alcance
Aplica a talleres, visitas guiadas y círculos de lectura en beneficio de los
clientes de todas las bibliotecas que integran el Sistema Bibliotecario de la
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
III. Área responsable del proceso
Dirección del Sistema Bibliotecario.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Solicitud de talleres, visitas guiadas o círculos de lectura.
V. Normatividad
- Reglamento del Sistema Bibliotecario.
- Reglamento Escolar.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
VI. Documentos de referencia
- Agenda de actividades.
- Catálogos de base de datos.
- Guía (electrónica o en papel) aplica a Talleres de biblioteca virtual.
- Colecciones bibliográficas seleccionadas para su lectura.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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VII. Siglas
CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DHI Desarrollo de Habilidades Informativas. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. CIEB Centros de Información en Bibliotecas. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
CONPAB-IES Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de
Instituciones de Educación Superior.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
65
Procedimiento 1: Desarrollo de habilidades informativas
DESARROLLO DE HABILIDADES INFORMATIVAS
Persona asignada por Jefe de
BibliotecaCoordinadorJefe de Biblioteca
Inicio
1. Programa las actividades
solicitadas
2. Difunde las actividades
3. Realiza la actividad
4. Evalúa la actividad
5. Da seguimiento a los
Resultados de la evaluación
6. Realiza análisis semestral de
las actividades
7. Realiza acciones de
mejora continua
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
66
Desarrollo de actividades: Desarrollo de habilidades informativas
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Programar las actividades solicitadas.
Jefe de la Biblioteca.
Actividades:
Talleres.
Visitas guiadas.
Círculos de lectura.
Programación semestral por biblioteca. Agenda de actividades.
2 Difundir las actividades.
Jefe de la Biblioteca.
Se promocionan y difunden las actividades a desarrollar.
Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.
3 Realizar la actividad.
Personal Asignado por el Jefe de la biblioteca.
Se realizan las actividades solicitadas. Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas. Registro de Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.
4 Evaluar la actividad.
Jefe de la Biblioteca.
Se evalúa el impacto y beneficio de las actividades desarrolladas.
Actividad y Registro de participantes. Registro de Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.
5 Dar seguimiento a los Resultados de la evaluación.
Jefe de la Biblioteca.
Se difunden los resultados de las actividades realizadas.
Cartel de retroalimentación con los usuarios.
6 Realizar análisis semestral de las actividades.
Jefe de la Biblioteca.
Se genera informe semestral. Informe.
7 Realizar acciones de mejora continua.
Coordinador. Se realizan actividades de mejora de acuerdo a los resultados de las actividades desarrolladas.
Solicitud de Acciones de Mejora. Proyecto de mejora.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
67
UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE
PRESUPUESTO Y
CONTROL PRESUPUESTAL
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
68
Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA)
I. Objetivo del proceso
Prestar un servicio eficiente en el proceso de elaboración, programación y
trámite para la autorización del Programa Operativo Anual (POA),
proporcionando las herramientas necesarias (Normatividad, lineamientos y
asesoría), en el momento en que las Unidades Responsables lo requieran,
para lograr el ejercicio y cumplimento de las metas en tiempo y forma.
II. Alcance
Aplica al proceso de Autorización del Programa Operativo Anual (POA) que se
realiza en la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco a través de la
Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.
III. Área responsable del proceso
Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Proyectos Nuevos:
Se programan y presupuestan proyectos nuevos para el ejercicio presupuestal
actual, partiendo de la asignación de recursos, a través de un comunicado
oficial de la Comisión Institucional de Presupuesto.
Proyectos que surgen de la asignación de recursos financieros, emitidos por la
Comisión antes mencionada, a través de oficio firmado por la Secretaria de
Finanzas, para el inicio del ejercicio presupuestal de los fondos autorizados a
la Institución y de aquellos autogenerados; posteriormente se asignan los
fondos extraordinarios.
Proyectos de Refrendo:
Programación y presupuestación de proyectos que no concluyeron el ejercicio
del presupuesto.
Proyectos que no concluyeron en el ejercicio señalado, continúan vigentes con
el recurso que faltó por ejercer, normalmente son POA de fondos
extraordinarios.
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69
V. Normatividad
- Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
VI. Documentos de referencia
- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
- Formato del Programa Operativo Anual (POA) original.
- POAS de continuación.
- Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión de Evaluación y
Seguimiento Presupuestal, a través de la Secretaria de Finanzas.
- Control Interno de registro de atención a usuarios.
VII. Siglas
POA Programa Operativo Anual.
PPOA Proyecto del Programa Operativo Anual
PDI Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema de Administración de Instituciones de Educación
Superior.
DGPEI Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.
MIR Matriz de Indicadores de Resultados.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
70
Procedimiento 1: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual
PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)
Secretaria de la DGPEIDirección General de Planeación
y Evaluación InstitucionalAuxiliar Administrativo
Departamento de Programación y
Presupuestación
Inicio
1. Proporciona asesoría, para
la elaboración del PPOA, vía
telefónica, en línea y/o
personalizada para aclarar
dudas a los usuarios
2. Registra las observaciones
realizadas a los PPOA para
su corrección por la URES
correspondiente
3. Comunica a los usuarios
las observaciones realizadas
al PPOA en línea o sin firma
4. Ingresa PPOA
oficial y sella de
recibido
5. Turna el PPOA
para su revisión al
área correspondiente
6. Revisa el PPOA de
carácter programático y
presupuestal
7. Registra el ingreso
¿Cumple
Documentación?
Notifica el incumplimiento
al Área correspondiente y
se cambia a estatus 4 en
SAIES
8. Elabora relación correspondiente
de envío como acuse de recibo
para turnar al Área de Control
Presupuestal de la Secretaria de
Finanzas de los PPOA
recepcionados
No
Sí
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
71
Página 2
PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)
Auxiliar Administrativo
Directora General de
Planeación y Evaluación
Institucional
Secretaria de la DGPEIDepartamento de Programación y
Presupuestación
9. Realiza el cambio de estatus a 8 en el
SAIES
12. Firma de autorización
de los PPOA enviados por
la Secretaría de Finanzas
13. Coloca facsímil en el
juego de copias del
proyecto y archiva original
14. Se envía la copia
del POA con facsímil a
la URES
correspondiente que su
proyecto fue
autorizado.
Fin
10. Envía el PPOA al Departamento de
Control Presupuestal de la Secretaría
de Finanzas de la UJAT para su
revisión y/o aprobación
11. Recibe del Departamento de Control
Presupuestal los PPOA autorizados y
firmados por el titular de la Secretaría de
Finanzas de la UJAT para recabar firma
del titular de la DGPEI
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
72
Desarrollo de actividades: Programación y Autorización del Programa Operativo
Anual
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Proporcionar asesoría, para la elaboración del PPOA, vía telefónica, en línea y/o personalizada para aclarar dudas a los usuarios.
Departamento de Programación y Presupuestación.
Datos e información del PPOA: •Descripción del proyecto. •Programa Presupuestario. • Indicador Estratégico. • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI. • Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación. • Objetivo. • Actividades. • Solución o sugerencia a las dudas que se les presenten referentes al sistema SAIES.
Capítulo II del Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Vigente. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Programas Presupuestarios. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.
2 Registrar las observaciones realizadas a los PPOA para su corrección por la URES correspondiente.
Departamento de Programación y Presupuestación.
• Unidad Responsable de que se trata. • Tipo de asesoría. • Descripción de la duda. • Solución: observaciones realizadas al PPOA, incumplimiento de requisitos, etc. Se aclaran dudas o se sugiere a qué Área recurrir si se les presenta algún problema de sistema.
PPOA sin firma con anotaciones realizadas para corrección por las Unidades Responsable Correspondiente. Control Interno de registro de atención a usuarios.
3 Comunicar a los usuarios las observaciones realizadas al PPOA en línea o sin firma. Una vez realizada las modificaciones o correcciones pertinentes, la URES cambia el PPOA a estatus 1 en el SAIES.
Departamento de Programación y Presupuestación.
Observaciones realizadas al PPOA. Se aclaran dudas o se dan sugerencias a quien recurrir si se les presenta algún problema de sistema. La URES realiza las correcciones (en caso de existir) en el sistema, imprime el PPOA y recaba firma del responsable para proceder a la entrega oficial.
Formato PPOA impreso sin firma.
4 Ingresar PPOA oficial y sella de recibido.
Secretaria de la DGPEI.
• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o titular de la URES. • El PPOA se recibe en original y una copia.
Formato del Proyecto (PPOA) original. PPOA de continuación
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
73
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
5 Turnar el PPOA para su revisión al área correspondiente.
Secretaria de la DGPEI.
• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o de Área. • El PPOA se recibe en original y una copia. • El PPOA, debe incluir el sello de recibido de la DGPEI.
Formato del Programa Operativo Anual (POA) original, y/o PPOA de continuación.
6 Revisar el PPOA de carácter programático y presupuestal.
Departamento de Programación y Presupuestación.
Datos e información del PPOA: • Descripción del proyecto. • Programa Presupuestario • Indicador Estratégico • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI. • Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación. • Objetivo. • Actividades. • Todos estos datos informativos que integran el POA, deben ser congruentes entre sí, en relación a las metas a alcanzar y lo establecido en el PDI 2012-2016.
Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Visión 2028, Políticas Institucionales. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.
7 Registrar el ingreso del PPOA: ¿Cumple la documentación con los requisitos solicitados? Sí. Pasa al punto 8. No. Notifica el incumplimiento al área correspondiente y se cambia a estatus 4 en el SAIES.
Departamento de Programación y Presupuestación.
Si cumple continúa: • Número de proyecto. • Descripción del Proyecto. • Área o División que envía. • Fondo. • Monto. • Observaciones de Planeación. • No. Oficio Recibido. • Fecha de ingreso. No cumple: Regresa POA a la URE correspondiente, indicando los incumplimientos y cambia de status (nivel 4) en el sistema SAIES para que el Área pueda realizar la corrección.
PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
74
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
8 Elaborar relación correspondiente de envío como acuse de recibo para turnar al Área de Control Presupuestal de la Secretaria de Finanzas de los PPOA recepcionados.
Departamento de Programación y Presupuestación.
• Número de proyecto. • Descripción de Proyecto. • Área o División que envía. • Fondo. • Monto.
PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.
9 Realizar el cambio de estatus a 8 en el SAIES.
Departamento de Programación y Presupuestación.
Cambia a status 8 los PPOA en el SAIES que cumplieron con todos los requisitos de programación y presupuestación.
PPOA originales firmados por los titulares de la URES.
10 Enviar el PPOA al Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para su revisión y/o aprobación.
Departamento de Programación y Presupuestación.
El Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas revisa los COG y valida con el oficio de asignación presupuestal los montos de los PPOA. Sí cumple, realiza el cambio de estatus a 10 en el SAIES y asigna presupuesto para el ejercicio anual. Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA por el titular de la Secretaría de Finanzas.
PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.
11 Recibir del Departamento de Control Presupuestal los PPOA autorizados y firmados por el titular de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para recabar firma del titular de la DGPEI.
Departamento de Programación y Presupuestación.
Mediante relación, el Departamento de Control Presupuestal entrega al Departamento de Programación y Presupuestación los PPOA autorizados y firmados para su resguardo.
PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.
12 Firmar de autorización de los PPOA enviados por la Secretaría de Finanzas.
Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.
Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA.
PPOA originales con firmas originales.
13 Coloca facsímil en el
juego de copias del
proyecto y archiva original
Auxiliar administrativo
Coloca facsímil en el juego de copias del
proyecto y archiva el documento original
PPOA copias con firma facsímil
14 Se envía la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente que su proyecto fue autorizado.
Auxiliar administrativo
Remite la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente cuyo proyecto fue autorizado.
PPOA copias con firma facsímil
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75
Proceso: Control Presupuestal
I. Objetivo del proceso
Controlar el ejercicio del presupuesto asignado de las Unidades Responsables,
para autorizar los documentos en un tiempo máximo de 5 días hábiles.
II. Alcance
Aplica a las solicitudes de pago realizadas por las áreas administrativas.
III. Área responsable del proceso
Dirección de Egresos/Departamento de Control Presupuestal.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
- Proyectos autorizados.
- Autorización de Pagos.
V. Normatividad
- Ley General de Contabilidad Gubernamental.
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
- Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.
- Ley Federal del Trabajo.
- Ley del Impuesto Sobre la Renta.
- Ley del INFONAVIT.
- Ley del IMSS.
- Políticas y lineamientos del Departamento de Nómina.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
76
VI. Documentos de referencia
- Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del
Programa Operativo Anual.
- Relación de documentación para trámite de pago generado a través del
sistema SAIES.
- Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago).
- Catálogo Clasificador por Objeto del Gasto.
- Catálogo de Materiales y Suministros.
- Catálogo de Servicios Capítulo 3000.
- Catálogo de Bienes Muebles de la Universidad Juárez Autónoma de
Tabasco.
VII. Siglas
DE Dirección de Egresos.
COG Clasificador por Objeto del Gasto.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
77
Procedimiento 1: Control Presupuestal
CONTROL PRESUPUESTAL
Oficial AdministrativoJefe del Departamento de Control Presupuestal
Inicio
1. Recibe de la secretaria de la Secretaría de Finanzas
documentación enviada por las áreas administrativas de la
universidad para su revisión y autorización de pago
2. Revisa la documentación recibida
4. Llena el formato de
devolución indicando en
forma breve la o las
observaciones de los
documentos y notifica vía
telefónica al área
solicitante y devuelve para
corrección
5. Clasifica la
documentación por fondo
5. Elabora relación de documentación para trámite
de pago
7. En caso de extravío o deterioro de un
comprobante informa a la Alta Dirección
8. Recibe copia del oficio enviado por la Dirección de
Egresos a la URES correspondiente
¿La documentación cumple
los requisitos solicitados?
6. Autoriza los Documentos relacionados para trámite
de pago
Fin
3. Coloca el sello
Revisado y pasa
actividad 5
NoSí
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
78
Desarrollo de actividades: Control Presupuestal
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir la documentación enviada por las áreas administrativas de la universidad para su revisión y autorización de pago.
Jefe de Departamento de Control Presupuestal.
• Cumplir con las etapas del calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa Operativo Anual 2013 de las diferentes fuentes de financiamiento (FONDOS) autorizados. •Sello de recibido. • Vo.Bo. De la Dirección de Egresos.
Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa. Operativo Anual de las diferentes fuentes de financiamiento. (FONDOS) autorizados, emitido por la Dirección de Egresos.
2 Revisar la documentación entregada por las URES.
Oficial administrativo.
• De acuerdo a las partidas del gasto que se solicitan: reembolso de gastos, pago a proveedores, fondo revolvente y gastos a comprobar. • Importes/Montos. • Verifica número de comprobante que coincida con el descrito en la Cuenta por Pagar o Requisición de Compra (Pago a Proveedor). • Fecha de vencimiento del comprobante. • Requisitos fiscales. • Compras directas hasta por un monto de 300 SMG vigentes de la zona geográfica “B” con IVA incluido.
Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco vigente. Capítulo 1.3 fracción 1.3.6, capítulo 1.5 fracción 1.5.2 y capítulo 1.9 fracción 1.9.2. Tabulador de viáticos incluido en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT vigente, Capitulo 1.8 fracción 1.8.2.4.
3 Colocar el sello Revisado y pasa actividad 5, si la documentación cumple con los requisitos solicitados.
Oficial administrativo.
• Sello de Revisado. • Vo. Bo. Cuando la revisión la realice otra área.
Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.
4 Llenar el formato de devolución indicando en forma breve la o las observaciones de los documentos y notificar vía telefónica al área solicitante y devolver para corrección, si no cumple con los requisitos solicitados.
Oficial administrativo.
• Sello Devolución para corrección. • Anexa formato de devolución. • Fotocopia la Orden de Pago y coloca sello devolución para corrección.
Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
79
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
5 Clasificar la documentación por fondo.
Oficial administrativo.
• Sólo si se trata de Recursos Propios y/o fondos extraordinarios, se turna al área de Recursos Propios para verificar que cuenten con liquidez, se coloca respectivo sello “Recursos Propios o Recursos Vinculación” y fecha. • La documentación es devuelta a Control Presupuestal.
Cuentas por Pagar (Orden de Pago). Vales. Orden de Pago Factura con su respectiva Requisición de Compra. Fondo Revolvente.
5 Elaborar relación de documentación para trámite de pago.
Jefe de Departamento de Control Presupuestal.
Relación de documentos con base en el fondo: • PIFI, PROMEP y fondos extraordinarios a los responsables de los programas. • Los demás fondos, al Departamento de Control de Pagos, como pago de honorarios, pago a proveedores, pago de becas, reembolsos, gastos a comprobar, fondo revolvente, etc.
Relación de documentación para trámite de pago generado a través del sistema SAIES.
6 Autorizar los Documentos relacionados para trámite de pago.
Jefe de Departamento de Control Presupuestal.
Los documentos enlistados en la Relación son autorizados, se recaba acuse de recibo.
Relación de documentación para trámite de pago.
7 Informar a la Dirección de Egresos en caso de extravío o deterioro de un comprobante.
Jefe de Departamento de Control Presupuestal.
• Se identifica el número de Cuenta por Pagar y la Unidad Responsable (UR).
Registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.
8 Recibir copia del oficio enviado por la Dirección de Egresos a la URES correspondiente.
Jefe de Departamento de Control Presupuestal.
Se anexa a la relación de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados, la copia del oficio con la Cuenta por Pagar (Orden de Pago).
Se relaciona en el registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
80
UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE
RECURSOS HUMANOS
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
81
Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza
I. Objetivo del proceso
Integrar con calidad y oportunidad a los candidatos que reúnan los requisitos
del perfil de los puestos académicos y administrativos de las dependencias
universitarias, con apego a las disposiciones legales, contractuales,
estatutarias, normatividad institucional y presupuestales.
II. Alcance
Todo aspirante sujeto a contratación por la Dirección de Recursos Humanos de
la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, considerando al personal
administrativo sindicalizado y al personal de nueva generación académico y
administrativo de confianza, exceptuando las contrataciones para la enseñanza
clínica en las Divisiones Académicas en las que se imparten programas
educativos de Ciencias de la Salud.
III. Área responsable del proceso
Departamento de Integración de Personal de la Dirección de Recursos
Humanos.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Para la contratación del personal académico:
• Propuesta de Contratación de personal académico (CPA01) (DRH RE-011)
y todos los documentos comprobatorios que allí se indican que se deben
de anexar.
• Solicitud de Ingreso de Personal Académico (DRH RE-023).
• Evaluación del candidato a Personal Académico (DRH RE-025).
• Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor, (DRH RE-
026), no aplica para los Técnicos Académicos.
Para la contratación del personal administrativo de confianza:
• Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza
(CPC01) (DRH RE-012) y todos los documentos comprobatorios que allí se
indican que se deben de anexar.
• Evaluación del candidato a personal administrativo de confianza (DRH RE-
024).
• Solicitud de ingreso para personal administrativo de confianza (DRH RE-
027).
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
82
Para la contratación del personal administrativo y de intendencia
sindicalizado:
• Solicitud de entrevista para la contratación.
• Solicitud de empleo comercial.
• Documentos comprobatorios del formato “Documentos que debe de
entregar el aspirante a contratar a un puesto ADMINISTRATIVO Y DE
INTENDENCIA SINDICALIZADO de la UJAT”.
• Propuesta de eventualidad requisitada.
V. Normatividad
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato Colectivo de Trabajo vigente del SPIUJAT.
- Estatuto de Personal Académico.
- Estatuto General de la UJAT.
- Ley Orgánica de la UJAT.
- Ley Federal del Trabajo.
- Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.
- Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro
Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al
Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.
VI. Documentos de referencia
- Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011).
- Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza CPC01
(DRH RE-012).
- Contrato académico (DRH RE-021).
- Movimientos de nómina de personal académico y administrativo de
confianza (DRH RE-013).
- Movimientos de nómina de personal administrativo y de intendencia
sindicalizado (DRH RE-018).
- Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del
SAIES.
- Registro electrónico del Nombramiento en el SAIES.
- Contrato de trabajo (DRH RE-033).
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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VII. Siglas
DRH Dirección de Recursos Humanos.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
VIII. Nota
En el proceso de contratación de personal académico se presentarán casos
extemporáneos, cuando el profesor de base a sustituir se encuentre realizando
estudios de posgrado, este de año sabático, de permiso con o sin goce de
sueldo o cualquier otro tipo de licencia.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Procedimiento 1: Contratación del personal académico
CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO
Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo
de confianza
Inicio
1. Recibe oficio de solicitud de
contratación
2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de
acuerdo al puesto que se solicita
¿Procede?
3. Recibe y envía al Director de Recursos Humanos y al
Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de
contratación para su autorización
4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser
contratado
5. Verifica en la página web de la SEP, el registro de la cédula
profesional
6. Solicita a la Coordinación de los Servicios Médicos la
valoración del candidato y la emisión de los resultados del
examen médico
7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal
académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de
cuenta para pago de nómina
8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los
datos básicos del empleado
9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del
candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social
10. Solicita al coordinador de docencia la captura del contrato
académico del personal contratado
11. Valida la asignación o contrato académico del personal
contratado y su inclusión en la nómina de pago
12. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del
empleado para la dispersión de su nómina
SíFin No
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
85
Página 2
CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO
Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo
de confianza
13. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la
diferencia de salario
14. Envía al Departamento de Control Administrativo los
documentos del empleado para la integración del
expediente y resguardo del mismo
15. Recepciona la asignación y contrato académico del
personal académico contratado
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Desarrollo de actividades: Contratación del personal académico
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir oficio de solicitud de contratación acompañado de los siguientes documentos: • Solicitud de ingreso para
personal académico (DRH RE-023).
• Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011).
• Evaluación del candidato ha puesto académico (DRH RE-025).
• Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026).
Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal, se pasa a la actividad No. 8.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
El oficio se dirige al Director de Recursos Humanos. La documentación no se recibe si no está completa: La Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025) no aplica para los Técnicos Académicos.
Oficio de la dependencia solicitante. Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011). Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025). Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026). Solicitud de ingreso para personal académico (DRH RE-023).
2 Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita. Cuando el candidato no cumple con el perfil requerido se da aviso al área correspondiente que no procede la contratación.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso. De no cumplir se excluye del mismo.
Lineamientos Generales de Contratación. Lineamientos para la contratación de personal académico.
3 Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.
Jefe del Departamento de Integración de Personal.
La Propuesta de Contratación de Personal Académico debidamente requisitada, es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.
Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
4 Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Se notifica vía telefónica al Coordinador de Docencia del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos. Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, se reprograma la cita.
Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).
5 Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/ indexAvanzada.action
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.
Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.
6 Solicitar a la Coordinación de los Servicios Médicos la valoración del candidato y la emisión de los resultados del examen médico.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico. Si el candidato no resulta apto no se lleva a cabo la contratación. Cuando el candidato propuesto es personal que ya ocupa una plaza administrativa de confianza, se dispensa el examen médico de admisión.
Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015). Resultado del examen médico.
7 Solicitar al candidato requisitar el folder para personal académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad. Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.
Folder para expediente académico. Póliza del seguro de vida. Número de cuenta bancaria.
8 Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación el número de empleado se activa nuevamente.
Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
9 Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal académico se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.
Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.
10 Solicitar al coordinador de docencia la captura del contrato académico del personal contratado.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
El Coordinador de Docencia de la División Académica captura la asignación o contrato del personal académico en el Sistema de Servicios Escolares.
Registro electrónico en el Sistema de Servicios Escolares. Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).
11 Validar la asignación o contrato académico del personal contratado y su inclusión en la nómina de pago.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
La revisión y validación de la asignación o contrato académico se realiza en el Sistema de Servicios Escolares para la generación automática del nombramiento en el SAIES, para su inclusión en la nómina y pagos de sueldos, durante el periodo de la contratación.
Registro electrónico en la base de datos del Sistema de Servicios Escolares y SAIES. Lineamientos para la asignación de actividades académicas.
12 Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.
Número de cuenta bancaria.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
13 Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
La cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo: Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.
Cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza (DRH RE-013).
14 Enviar al Departamento de Control Administrativo los documentos del empleado para la integración del expediente y resguardo del mismo.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
El folder se envía sí cumple con todos los requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco DRH RC-001.
Memorándum Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032).
15 Recepcionar la asignación y contrato académico del personal académico contratado.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
La asignación académica y contrato académico debes estar firmado de conformidad por el profesor.
Asignación o contrato académico (DRH RE-021).
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Procedimiento 2: Contratación del trabajador administrativo de confianza
CONTRATACIÓN DEL TRABAJADOR ADMINISTRATIVO DE CONFIANZA
Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de
confianza
Inicio
1. Recibe oficio de solicitud de contratación
2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de
acuerdo al puesto que se solicita.
3. Envía al Director de Recursos Humanos y al
Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de
contratación para su autorización
4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser contratado
8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los
datos básicos del empleado
9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del
candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social
10. Crea en el SAIES la plaza para generar el
nombramiento del trabajador
12. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de
salario
14. Envía al Departamento de Control Administrativo el Folder
requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la
integración del expediente y resguardo del mismo
Fin
Cumple el perfilFin
7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal
administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de
número de cuenta para pago de nómina
5. Verifica en la Pagina Web de la SEP la Cédula Profesional
SíNo
6. Envía al candidato a la Coordinación de los
Servicios Médicos para que le autoricen la realización
del examen médico
11. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para
la dispersión de su nómina
13. Revisa en la prenómina la aplicación de las incidencias
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Desarrollo de actividades: Contratación del trabajador administrativo de confianza
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir oficio de solicitud de contratación, con la siguiente documentación: • Solicitud de ingreso
como personal administrativo de confianza (DRH RE-027).
• Propuesta de
Contratación como Personal Administrativo de Confianza CPC01 (DRH RE-012), con los documentos comprobatorios que se indican en la misma.
• Evaluación del
candidato para puesto administrativo de confianza (DRH RE-024).
Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal administrativo de confianza, se pasa a la actividad No. 9.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
La documentación adjunta al oficio debe estar debidamente requisitada. Nota: Los documentos descritos anteriormente se exceptúan para quienes ocupan los puestos de Rector, Secretarios, Directores de División Académica y de Áreas, Abogado General, Contralor General, Director de Planeación y Evaluación Institucional.
Oficio de la dependencia solicitante Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Solicitud de ingreso como personal administrativo de confianza (DRH RE-027). Propuesta de contratación como personal administrativo de confianza (DRH RE-012). Evaluación del candidato ha puesto administrativo de confianza (DRH RE-024). Estatuto General de la UJAT, vigente. Ley Orgánica de la UJAT, vigente.
2 Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso de lo contrario se informa a la dependencia solicitante.
Lineamientos Generales de Contratación. Lineamientos para la contratación de personal administrativo de confianza.
3 Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.
Jefe del Departamento de Integración de Personal.
La propuesta de contratación de personal administrativo de confianza es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.
Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza cpc01 (DRH RE-012).
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
4 Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Se notifica vía telefónica al Coordinador Administrativo del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos. Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, no se lleva a cabo esta actividad.
Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).
5 Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/index Avanzada.action
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.
Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.
6 Enviar al candidato a la Coordinación de los Servicios Médicos para que le autoricen la realización del examen médico.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico. Si el candidato no resulta apto se excluye del proceso. Cuando el candidato propuesto es personal que ocupa una plaza académica, se dispensa el examen médico de admisión. Nota: esta actividad solo aplica a los candidatos al puesto de Secretaria Ejecutiva de Confianza, Oficial Administrativo y Chofer de Confianza.
Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015).
7 Solicitar al candidato requisitar el folder como personal administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad. Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.
Folder para expediente como personal administrativo de confianza. Póliza del seguro de vida.
8 Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación, el número de empleado se activa nuevamente.
Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
9 Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.
Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal administrativo de confianza se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.
Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.
10 Crear en el SAIES la plaza para generar el nombramiento del trabajador (Tipo de Contratación, Puesto y Categoría Unidad Responsable, Fecha de Ingreso, Programa, Fondo, Número de Empleado).
Jefe del Departamento de Integración de Personal.
Se crea la plaza y nombramiento correspondiente, cuando el área de Seguridad Social informa de la procedencia de las altas ante el Seguro Social.
Registro electrónico en la base de datos del SAIES.
11 Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.
Número de cuenta bancaria.
12 Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo. Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.
La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza (DRH RE-013).
13 Revisar en la prenómina la aplicación de las incidencias.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
La incidencia comunicada al Departamento de Nomina debe de estar aplicada en la prenómina.
Prenómina electrónica.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
14 Enviar al Departamento de Control Administrativo el Folder requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la integración del expediente y resguardo del mismo.
Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.
El folder se envía si cumple con todos los Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).
Memorándum. Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032)
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Proceso: Elaboración de nómina
I. Objetivo del proceso
Procesar de manera correcta y oportuna la elaboración de las nóminas del
personal de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con apego a las
disposiciones legales y reglamentarias.
II. Alcance
Aplica a la Nómina Administrativa y Académica.
III. Área responsable del proceso
Departamento de Nómina de la Dirección de Recursos Humanos.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
De la Dirección de Recursos Humanos:
Nombramientos (altas, promociones).
Bajas de personal, ajustes de salarios.
Memorándum de Pagos de Honorarios por Maestrías, Cursos y Diplomados.
Base de datos de empleados.
Licencias sin goce de sueldo.
Descuentos del personal por convenio.
Convenios por revisiones salariales y contractuales con los sindicatos.
Calendario de elaboración y programación de pago de nómina.
De las Dependencias académicas y administrativas de la UJAT:
• Incidencias de nómina. • Pagos de sueldo base a personal eventual. • Pago de Sinodales. • Faltas del personal académico.
• Calendario para la recepción de documentos y pagos en la Secretaría de
Finanzas.
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Sindicatos de la UJAT, Instituciones externas (FONACOT, SHCP,
INFONAVIT, entre otras):
• Descuentos autorizados por el trabajador para cubrir créditos con empresas externas.
• Reformas fiscales (actualización de tablas de impuestos). • Avisos de retención y suspensión de descuentos. • Otros descuentos (judiciales, adeudos con la universidad, PROMEP).
V. Normatividad
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
- Políticas y lineamientos del departamento de Nómina.
- Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.
- Ley Federal del Trabajo.
- Ley del Impuesto Sobre la Renta.
- Ley del INFONAVIT.
- Ley del IMSS.
VI. Documentos de referencia
- Manual de Cálculo de la Nómina Docente (DRH MA-001). - Manual de Cálculo de Procedimientos de la Nómina Administrativa (DRH
MA-002).
- Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal (DRH MA-003).
- Movimientos de nómina de personal académico (DRH RE-013) y
administrativo (DRH RE-018).
- Lista de verificación de prenómina DRH RE-116.
- Lista de verificación de prenómina complementaria DRH RE-121.
- Comparativo de nómina administrativa sindicalizada DRH RE-117.
- Cédula de ajustes de descuentos DRH RE-114.
- Aviso de baja de empleados DRH RE-115.
- Movimientos de licencias y prestaciones (DRH RE-208).
- Reporte de faltas, guardias e incentivos (DRH RE-108).
- Reporte de tiempo extra (DRH RE-109).
- Calendario de entrega de movimientos de nómina (DRH RE-111).
- Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa (DRH
RE-405).
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VII. Siglas
DRH Dirección de Recursos Humanos.
SEP Secretaria de Educación Pública.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
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Procedimiento 1: Elaboración de la nómina
ELABORACIÓN DE LA NÓMINA
Oficial y/o Auxiliar
Administrativo
Departamento de
Sistemas
Departamento de Control
Administrativo de
Personal
Departamento de
Relaciones Laborales
Departamento de
Integración de
Personal
Departamento de NóminaDirector de Recursos
Humanos
1. Revisan las incidencias a la nómina:
Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a
las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo
extra, incentivos y guardias.
Inicio
2. Captura en el SAIES las incidencias a la
nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo
los pagos por conceptos de honorarios por
maestrías, cursos y diplomados.
3. Genera la
prenómina para la
revisión de las
incidencias
capturadas y en
caso de observar
errores corregirlos
4. Validan en coordinación con los responsables que participan en el proceso de
elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente
5. Generan la nómina
6. Afecta
contablemente la
nómina y elaborar las
órdenes de pago y
firmarlas
7. Imprime la nómina por tipos y URES (Unidades responsables)
8. Imprime los recibos de pago de nómina
9. Imprime reporte de
conceptos de pago y
orden de pago
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Desarrollo de actividades: Elaboración de la nómina
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Revisar las incidencias a la nómina: Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo extra, incentivos y guardias.
Jefe del Depto. de Integración de Personal. Departamento de Relaciones Laborales. Departamento de Control Administrativo de Personal. Director de Recursos Humano. Jefe del Depto. De Nómina.
Revisa que las incidencias contengan firmas, descripción detallada de los movimientos reportados. Si cumple con los requisitos anteriores se asigna un folio por hoja a los registros. De acuerdo al calendario de entrega de movimientos de nómina se asigna fecha de aplicación de las incidencias.
1. Movimientos de nómina de personal académico. 2. Movimientos de nómina de personal administrativo. 3. Calendario de entrega de movimientos de nómina. 4. Movimientos de licencias y prestaciones. 5. Reporte de faltas, guardias e incentivos. 6. Reporte de tiempo extra. 7. Solicitud de cálculo de liquidación y baja en el sistema 8. Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa de conformidad a la Ley Federal del trabajo Art. 110.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
100
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
2 Capturar en el SAIES las incidencias a la nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo los pagos por conceptos de honorarios por maestrías, cursos y diplomados.
Jefe del Departamento Nómina Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos.
Los registros deberán especificar nombre completo del o los empleados, empezando por el apellido paterno, especificar las horas extras laboradas por día (horas reales incluyendo los minutos), faltas, guardias e incentivos según corresponda. En los casos de alguna incidencia extraordinaria como el caso del tiempo extra, deberá mencionarse el motivo que la originó. Para la aceptación del pago de incentivos, se procederá a los siguiente: 1. Conciliar con todas las incapacidades del personal, según sea el caso. 2. Conciliar los días económicos solicitados por el personal, según sea el caso. 3. Conciliar con todos los permisos ya sea con goce, sin goce o sindicales autorizados, según sea el caso. Nota: Al incurrir el trabajador en un retardo durante el mes, pierde el derecho al pago del incentivo, según sea el caso.
Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Políticas y lineamientos del departamento de Nómina. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Ley Federal del Trabajo Título Tercero CONDICIONES DE TRABAJO. Ley del Impuesto Sobre la Renta Título IV DE LAS PERSONAS FISICAS. Contrato Colectivo de Trabajo STAIUJAT vigente. Contrato Colectivo de Trabajo SPIUJAT vigente. Memorándum de solicitud de pago de honorarios.
3 Generar la prenómina para la revisión de las incidencias capturadas y en caso de observar errores corregirlos.
Jefe del Departamento de Nómina y/o Jefe de Departamento de Sistemas.
Se procesa automáticamente la nómina a través del sistema SAIES, de acuerdo al manual de usuarios del sistema SAIES en el módulo de personal.
Manual de Cálculo de la Nómina Docente Manual de Cálculo de la Nómina Administrativa Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Infonavit Ley del IMSS Calendario de corrida de nómina.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
4 Validar en coordinación con los responsables que participan en el proceso de elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente.
Jefe del Depto. de Nómina. Jefe del Depto. de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos del Departamento de Nómina. Jefe del Depto. De Relaciones Laborales.
La verificación la debe realizar: El Jefe del Departamento de Nómina. El Jefe del Departamento de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos. El Jefe del Departamento de Relaciones Laborales. Si durante la validación se identifica errores u omisiones, se realizan las correcciones pertinentes y nuevamente se genera la prenómina.
Lista de verificación de prenómina. Lista de verificación de prenómina complementaria. Comparativo de nómina administrativa sindicalizada. Cédula de ajustes de descuentos. Aviso de baja de empleados.
5 Generar la nómina. Jefe del Departamento de Sistemas. Jefe del Departamento de Nómina.
Se revisa de manera aleatoria en el sistema SAIES, para asegurarse de que los movimientos de nómina se hayan realizado correctamente.
Nómina electrónica.
6 Afectar contablemente la nómina y elaborar las órdenes de pago y firmarlas.
Jefe del Departamento de Nómina.
Realiza la afectación contable de la nómina, para que todos los movimientos de la misma se registren en la contabilidad de la Universidad. Se imprime un reporte de las órdenes de pago a instituciones externas (INFONAVIT, IMSS, FONACOT, CREDILAND, ETESA, ISR, aseguradoras), préstamos personales, pensiones alimenticias, cuotas sindicales, entre otras. Las órdenes de pago se envían a la Secretaría de Finanzas.
Órdenes de pago Acuse de recibo de Finanzas.
7 Imprimir la nómina por tipos y URES (Unidades responsables).
Jefe del Departamento de Sistemas. Jefe del Departamento de Nómina. Oficial Administrativo.
Se procesa e imprime la nómina por el sistema SAIES y el reporteador Business Objects. Imprime reporte de totales de nómina consolidados para firma del Director de Recursos Humanos.
Reporte de nóminas electrónico y físico por URES.
8 Imprimir los recibos de pago de nómina.
Jefe del Departamento de Sistemas. Oficial Administrativo. Auxiliar Administrativo.
El Jefe del Departamento de Sistemas elabora archivo por tipo de nómina y lo envía al Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo para impresión de formato en texto ASCII. Imprime los recibos de pago en original y copia y los envía a la Caja General de la Secretaría de Finanzas y a las coordinaciones administrativas de la UJAT.
Reporte de nóminas electrónico por URES. Recibos de nómina en original y copia.
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102
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
9 Imprimir reporte de conceptos de pago y orden de pago.
Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo.
Imprime por medio del reporteador BUSSINES OBJECTS, los reportes de los descuentos identificados con clave del número 50 en delante de los conceptos de nómina. Los reportes se envían a la Secretaría de Finanzas de la UJAT. Se emite un listado de las órdenes de pago contables derivadas de los descuentos debidamente firmado por el Jefe del Departamento de Nómina y se turnan a la Secretaría de Finanzas.
Reporte electrónico de descuentos por conceptos de pago en el Reporteador Business Objects Acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas.
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103
UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE
SERVICIOS MÉDICOS
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Proceso: Atención médica
I. Objetivo del proceso
Proporcionar la adecuada y oportuna atención médica a los derechohabientes
y sus beneficiarios con base a sus solicitudes, conforme a las disposiciones
contractuales de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
II. Alcance
Departamento de Servicios Médicos de la Unidad Central de la Coordinación
General de los Servicios Médicos.
III. Área responsable del proceso
Coordinación General de Servicios Médicos.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
La atención de medicina general y odontología será recibida por petición
personal a la recepcionista.
En caso de consulta de medicina especializada la solicitud de atención será
recibida a través de la Hoja de Referencia y Contrarreferencia y Solicitud de
Auxiliares de Diagnóstico.
La información personal deberá ser proporcionada mediante la Credencial
actualizada del Servicio Médico o recibo de pago.
El personal asignado al turno se determinará de forma semanal y quedará
registrado mediante oficio.
V. Normatividad
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
- Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.
- Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de
Servicios Médicos.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
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VI. Documentos de referencia
- Comprobante de pago o propuesta de trabajo.
- Guía para la Toma de Signos Vitales.
- Expediente Clínico.
- Registro de Consulta Médica en SAIES.
- Informe Diario de Labores.
- Receta Médica.
- Hoja de Referencia y Contrarreferencia.
- Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos.
- Solicitud para Generar Licencia Médica.
- Solicitud de Cirugía.
- Justificante Médico.
VII. Siglas
DRH Dirección de Recursos Humanos.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
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106
Procedimiento 1: Atención médica
ATENCIÓN MÉDICA
Auxiliar de clínica Médico TratanteRecepcionista
Inicio
1. Recibe la solicitud de atención
médica del derechohabiente
y/o beneficiario
2. Registra la solicitud de atención
médica
3. Realiza y registra la toma de signos
vitales, así como de somatometría y
glucemia capilar en los casos que sea
requerido
4. Solicita al Departamento de Afiliación
de Derechos y Archivo
el expediente clínico del
derechohabiente y/o beneficiario y lo
entrega al Médico Tratante
5. Informa mediante el tablero de
recepción o de forma verbal
al derechohabiente y/o beneficiario de
su turno
6. Recibe e inicia con la atención
médica al derechohabiente
y/o beneficiario
Fin
¿Odontología o
Imagen?No
Sí
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
107
Desarrollo de actividades: Atención médica
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir la solicitud de atención médica del derechohabiente y/o beneficiario, y requerir la credencial para validar la acreditación de la vigencia de derechos a los servicios médicos.
Recepcionista. Únicamente se proporcionará la atención médica, cuando se acredita el derecho a los servicios médicos a través de: • Credencial actualizada. • Recibo de pago del periodo de labor inmediato anterior. • Propuesta de trabajo vigente. • Previa autorización por parte del Jefe de Coordinación o Coordinador General. Nota: En los casos de urgencias donde corra peligro la vida, se hará caso omiso a lo anterior y se otorgará la atención médica, incluyendo a los no beneficiarios de esta Institución.
Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Comprobante de pago o propuesta de trabajo.
2 Registrar la solicitud de atención médica, de forma digital a través del sistema SAIES y en forma física en el Registro de Consultas Médicas, con el médico tratante correspondiente.
Recepcionista. Solo ésta permitido asignar un turno de atención médica por paciente y solo al término de su consulta podrá solicitar otro turno para la atención con otro médico tratante. Si la solicitud de atención es de consulta de medicina general y especializada, indica al derechohabiente y/o beneficiario que acuda al área de Signos Vitales y continúa en la actividad número 3. Si la solicitud de atención es de consulta odontológica y/o imagen, pasa a la actividad número 4.
Registro de Pacientes en Sistema para Consulta Médica. Registro de Consultas Médicas.
3 Realizar y registrar la toma de signos vitales (frecuencia cardíaca, respiratoria, presión arterial y temperatura), así como de somatometría (peso, talla, cintura, cadera) y glucemia capilar en los casos que sea requerido.
Auxiliar de clínica
En casos de que se detecten signos vitales alterados para la salud del paciente, este será llevado al área de curaciones y se dará aviso inmediatamente al Jefe del Departamento de Servicios Médicos y/o al médico tratante asignado. Es responsabilidad del personal en turno resguardar y mantener debidamente requisitado la Bitácora de Atención Diaria de signos vitales y hacer las anotaciones en ella del o los procedimientos aplicados al paciente.
Guía para la Toma de Signos Vitales. Bitácora de Atención Diaria de Signos Vitales. Ficha de Signos Vitales.
4 Solicitar al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo el expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario y entregarlo al Médico Tratante correspondiente, para su utilización durante la consulta médica requerida.
Recepcionista Para garantizar la confidencialidad del paciente, los expedientes clínicos se deberán entregar únicamente al médico tratante con el que asiste. Es responsabilidad del personal de recepción en turno, solicitar a los médicos tratantes los expedientes clínicos que se encuentren pendientes de devolver para su entrega al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.
Expediente Clínico.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
5 Informar mediante el tablero de recepción o de forma verbal al derechohabiente y/o beneficiario de su turno, para que éste pase al consultorio y proceder a iniciar con la atención médica solicitada.
Médico tratante
Si al llamar al paciente a través del tablero de recepción o de forma verbal, este no se encuentra en la sala de espera, se deberá registrar a través del sistema SAIES en la hoja de evolución que se llamó y no se presentó e integrar la información en el expediente clínico y continuar con la siguiente consulta.
Registro de Consulta Médica en SAIES. Expediente Clínico.
6 Recibir e iniciar con la atención médica al derechohabiente y/o beneficiario, para determinar sobre su estado de salud, diagnostico e indicaciones para ayudar a mejorar o prevenir la enfermedad del paciente; debiendo registrar toda la información en el sistema SAIES, así como la actualización del expediente clínico correspondiente.
Médico tratante
Las atenciones médicas diarias se registrarán en el informe diario de labores, debiéndose entregar al final de la jornada laboral a la recepcionista para su archivo y resguardo. Únicamente se deberá diagnosticar, establecer tratamiento y prescribir medicamentos en los formatos autorizados y dentro de la jornada laboral. Enviar a medicina especializada los casos que así lo ameriten. Nota 1: se deberá informar a las autoridades competentes (Coordinador General de los Servicios Médicos y Secretaria de Salud del Estado) en caso de identificar un padecimiento en el derechohabiente y/o beneficiario que sea considerado como enfermedad infecto contagioso. Nota 2: atender, en caso de ausencia del Jefe del Departamento de Servicios Médicos, a los pacientes que acuden por urgencia y determinar su transferencia a medicina especializada, cuando el caso lo requiera.
Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Registro de Consulta Médica en SAIES. Expediente Clínico. Informe Diario de Labores. Receta Médica. Hoja de Referencia y Contrarreferencia. Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos. Solicitud para Generar Licencia Médica. Solicitud de Cirugía. Justificante Médico.
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Proceso: Control de expedientes clínicos
I. Objetivo del proceso
Mantener disponible y actualizado los expedientes clínicos de los
derechohabientes y/o beneficiarios, a través del adecuado control de la
vigencia del derecho a los servicios médicos, así como de la gestión de
solicitudes de servicios médicos en forma oportuna.
II. Alcance
Es de aplicación para todos los afiliados a los servicios médicos de la
Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, conforme a las disposiciones y
lineamientos establecidos en los reglamentos internos.
III. Área responsable del proceso
Coordinación General de Servicios Médicos.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Consejo Consultivo Médico, Dirección de Recursos Humanos,
Coordinación de Seguridad Social, Médicos:
Disposiciones y lineamientos para la prestación de la atención médica.
Información de afiliación de derechohabientes y/o beneficiarios.
Información sobre antecedentes y atención médica proporcionada de
afiliados a los servicios médicos.
Trabajadores, Jubilados, Pensionados, Familiares de derechohabientes:
Requerimientos de prestación de servicios médicos.
Información de afiliación a los servicios médicos.
Información de revalidación de los servicios médicos.
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110
V. Normatividad
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
- Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.
- Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de
Servicios Médicos.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- NOM SSA1 - 2008, Buenas Prácticas de Almacenamiento,
Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud
VI. Documentos de referencia
- Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos.
- Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES.
- Expediente Clínico.
- Expediente de Identificación Administrativo.
- Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes.
- Elaboración de Pases en SAIES.
- Pase de Servicios Médicos.
VII. Siglas
DRH Dirección de Recursos Humanos.
NOM Norma Oficial Mexicana.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Procedimiento 1: Control de expedientes clínicos
CONTROL DE EXPEDIENTES CLÍNICOS
Auxiliar de ArchivoJefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos
Inicio
1. Recibe documento de afiliación de derechohabientes
a los servicios médicos
2. Abre el expediente de identificación
administrativo del
derechohabiente, así como el
respectivo expediente clínico del
derechohabiente y/o beneficiario
3. Controla y resguarda los expedientes clínicos de los
derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios
médicos
4. Actualiza los expedientes clínicos de
derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios
médicos por elaboración de pases de servicios médicos
requeridos
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Desarrollo de actividades: Control de expedientes clínicos
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Recibir documento de afiliación de derechohabientes a los servicios médicos; verificar y realizar, de no haber observaciones, el alta de la información en el sistema SAIES. Nota: de encontrarse observaciones en la información se deberá informar a la Coordinación de Seguridad Social para la corrección de la información correspondiente.
Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.
El alta del derechohabiente y/o beneficiario en sistema SAIES se realizara únicamente si la información proporcionada del derechohabiente es validada con la base de datos de la Dirección de Recursos Humanos. Cuando exista la necesidad de realizar alguna modificación (alta, baja o cambio de estatus) del derechohabiente y/o beneficiario con respecto al derecho a los servicios médicos, se deberá realizar la actualización en la base de datos del sistema SAIES.
Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos. Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES.
2 Abrir expediente de identificación administrativo del derechohabiente, así como el respectivo expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario según sea el caso. Nota: Los expedientes deberán ser archivados en los espacios asignados y orden alfabético.
Auxiliar de Archivo.
Para abrir el expediente clínico se deberá considerar únicamente los siguientes datos: - Nombre del paciente. - Parentesco. - No. de ficha. - Nombre del trabajador. - Adscripción y categoría. Todo expediente clínico se deberá de integrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.
Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo.
3 Controlar y resguardar los expedientes clínicos de los derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.
Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Auxiliar de Archivo.
Las solicitudes de expedientes clínicos deberán ser registradas, sin excepción alguna, por el personal de turno de labor correspondiente en la bitácora de entradas y salidas. Los expedientes clínicos se deberán de encontrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.
Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo. Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes.
4 Actualizar los expedientes clínicos de derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos por elaboración de pases de servicios médicos requeridos.
Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Auxiliar de Archivo.
Se deberá verificar de forma trimestral y aleatoria, que los expedientes clínicos se encuentren archivados de forma adecuada y en los lugares asignados. La verificación será realizada por el Jefe de Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.
Elaboración de Pases en SAIES. Pase de Servicios Médicos. Expediente Clínico.
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Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación
I. Objetivo del proceso
Dar respuesta oportuna a los requerimientos de medicamentos de
derechohabientes y beneficiarios del servicio médico, así como de los
materiales de curación para el Departamento de Servicios Médicos, a través de
un trato humano y responsable.
II. Alcance
Aplica para todo el personal del Departamento de Farmacia de la Unidad
Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.
III. Área responsable del proceso
Coordinación General de Servicios Médicos.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Proveedores de medicamentos:
Información sobre entrega, cantidad, nombre, tipo y presentación de
medicamentos.
Derechohabientes y/o beneficiarios:
Requerimiento de medicamentos.
Unidades Responsables de la UJAT:
Información de afiliación a los servicios médicos.
Solicitud de surtimiento de botiquín.
Departamento Administrativo:
Requerimiento interno de materiales de curación.
Departamento de Servicios Médicos:
Material de curación.
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114
V. Normatividad
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
- Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.
- Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de
Servicios Médicos.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
- NOM SSA1 - 2008, Buenas Prácticas de Almacenamiento,
Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud.
VI. Documentos de referencia
- Hoja de Pedido.
- Factura de proveedor.
- Recepción de Mercancía.
- Listado de Medicamentos.
- Vale de Almacén.
- Recetas médicas internas y externas.
- Oficio de solicitud de botiquín.
- Registro de Salida de Medicamentos.
- Elaboración de Subrogación en SAIES.
VII. Siglas
DRH Dirección de Recursos Humanos.
NOM Norma Oficial Mexicana.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
115
Procedimiento 1: Entrega de medicamentos y material de curación
ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIÓN
Auxiliar de FarmaciaJefe de Departamento
de Farmacia
1. Elabora y solicita pedido de
medicamentos a proveedores
determinados de la licitación del
ejercicio correspondiente
Inicio
2. Recepciona los medicamentos solicitados a proveedores,
así como el material de curación del Departamento de
Servicios Médicos
3. Acomoda los medicamentos y/o material de curación en el
área de almacén y de dispensación de medicamentos
4. Entrega el material de curación al Departamento de
Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la
UJAT
5. Entrega y/o subroga medicamentos a derechohabientes y
beneficiarios afiliados a los servicios médicos
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
116
Desarrollo de actividades: Entrega de medicamentos y material de curación
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Elaborar y solicitar pedido de medicamentos a proveedores determinados de la licitación del ejercicio correspondiente.
Jefe de Departamento de Farmacia.
Para elaborar los pedidos de medicamentos se deberá verificar que el listado de medicamentos autorizado se encuentre disponible en la base datos del sistema SAIES. Una vez elaborado el pedido en sistema SAIES, se deberá informar vía telefónica al proveedor de la fecha para proporcionarle la hoja de pedido correspondiente.
Elaboración de pedidos en SAIES. Hoja de Pedido.
2 Recepcionar los medicamentos solicitados a proveedores, así como el material de curación del Departamento de Servicios Médicos.
Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.
La recepción de medicamentos se realizará contra Factura y considerando la revisión de los siguientes requisitos: • Que el registro fiscal de la Universidad sea el correcto. • Que las cantidades de artículos corresponda a los solicitados. Los medicamentos se recibirán únicamente si cumplen con los siguientes requisitos: • Fecha de caducidad mayor a 12 meses. • Formula y presentación del medicamento correspondan a lo solicitado. • Empaque y/o caja del medicamento se encuentre en buenas condiciones.
Factura de proveedor. Hoja de pedido. Recepción de Mercancía.
3 Acomodar medicamentos y/o material de curación en el área de almacén y de dispensación de medicamentos.
Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.
Almacenar los medicamentos de acuerdo al principio de “Primeras Entradas, Primeras Salidas” (PEPS), es decir colocando los productos nuevos atrás y los ya existentes al frente. Los medicamentos deberá ser acomodados en los estantes en orden alfabético por producto, empezando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Nota: Únicamente los medicamentos que sean acomodados en los estantes del área de dispensación de medicamentos deberán presentar el sello de “Propiedad de la UJAT”.
Listado de Medicamentos.
4 Entregar el material de curación al Departamento de Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la UJAT.
Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.
Los vales de almacén únicamente se recibirá si se encuentran legibles, están debidamente firmados y si el material requerido es de curación.
Vale de Almacén. Oficio de solicitud de botiquín.
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Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
5 Entregar y/o subrogar medicamentos a derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.
Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.
Únicamente se realizará la entrega de medicamentos previa acreditación de afiliación a los servicios médicos, mediante credencial o comprobante de pago para validar el número de afiliación a través del sistema SAIES. Para los casos en los que no se cuente con los medicamentos requieridos por el derechohabiente y/o beneficiario, se hará la subrogación correspondiente a la farmacia contratada por la UJAT, pudiendo ser: • Unión. • Estrella. • Fármacos Especializados. • Génesis.
Recetas médicas internas y externas. Registro de Salida de Medicamentos. Elaboración de Subrogación en SAIES.
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Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos
I. Objetivo del proceso
Prever y gestionar las necesidades y requerimientos de insumos o servicios
médicos, a través de una administración eficaz y eficiente de los recursos
materiales y financieros asignados a la Coordinación General de los Servicios
Médicos.
II. Alcance
Es de aplicación para el personal de las áreas de contabilidad e informática del
Departamento de Administración de la Unidad Central de la Coordinación
General de los Servicios Médicos.
III. Área responsable del proceso
Coordinación General de Servicios Médicos.
IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)
Proveedores, derechohabientes y beneficiarios:
Facturas de servicios otorgados.
Facturas por medicamentos.
Cotizaciones de materiales médicos.
Solicitudes de gastos y reembolsos médicos.
Coordinación General de los Servicios Médicos:
Requerimiento de material médico, oficina y limpieza.
Información de forma de pago de médicos.
V. Normatividad
- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.
- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.
- Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.
- Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de
Servicios Médicos.
- Manual de Normas Presupuestarias.
- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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VI. Documentos de referencia
- Cédulas Programáticas.
- Información de gastos del periodo anterior.
- Programa Operativo Anual.
- Solicitud de Materiales.
- Gestión de Pago a Proveedores.
- Gestión de Vale y Reembolsos de Gastos Médicos.
VII. Siglas
DRH Dirección de Recursos Humanos.
POA Programa Operativo Anual.
URES Unidades Responsables.
SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de
Educación Superior.
STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia
de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.
SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad
Juárez Autónoma de Tabasco.
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
120
Procedimiento 1: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos
GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y MÉDICOS
Coordinador GeneralJefe de Administración
Inicio
1. Programa el presupuesto a ejercer en la
Coordinación General de los Servicios Médicos
para el periodo correspondiente
2. Revisa, analiza y valida el
presupuesto programado para
la Coordinación General de los
Servicios Médicos del periodo
correspondiente
3. Gestiona ante las unidades
responsables (URES) de la Universidad,
el presupuesto a ejercer en la
Coordinación General de los Servicios
Médicos
4. Ejerce y controla del programa
operativo anual de la
Coordinación General de los
Servicios Médicos
Fin
Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008
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Desarrollo de actividades: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos
Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia
1 Programar el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos para el periodo correspondiente.
Jefe de Administración.
La programación del presupuesto deberá realizarse dentro de los meses de noviembre y diciembre de cada año. En esta actividad participan el Subjefe de Contabilidad y el Subjefe de Informática.
Cédulas Programáticas. Información de gastos del periodo anterior.
2 Revisar, analizar y validar el presupuesto programado para la Coordinación General de los Servicios Médicos del periodo correspondiente.
Coordinador General.
La validación del presupuesto programado la realizará el Coordinador General de los Servicios Médicos, evidencia de ello será su firma en la documentación correspondiente.
Cédulas programáticas.
3 Gestionar ante las unidades responsables (URES) de la Universidad, el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos.
Jefe de Administración.
El presupuesto a ejercer deberá ser plasmado mediante un programa operativo anual, y será elaborado una vez recibido el oficio de autorización de presupuesto por parte de la Secretaría de Finanzas.
Programa Operativo Anual (POA). Oficios.
4 Ejercer y controlar del programa operativo anual de la Coordinación General de los Servicios Médicos.
Jefe de Administración.
El manejo de los recursos asignados se deberá realizar conforme a las disposiciones y lineamientos presupuestales establecidas en el Manual de Normas Presupuestarias y la normatividad aplicable vigente. La documentación e información del ejercicio de los recursos financieros deberá ser tramitada oportunamente a la Secretaría de Finanzas.
Manual de Normas Presupuestarias. Solicitud de Materiales. Gestión de Pago a Proveedores. Gestión de Vales y Reembolsos de Gastos Médicos.