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Formato Fecha: 2014-09-02 Pgina: 1 de 11
Manual de Usuario Versin 1.0
MANUAL DE USUARIO: EMPLEADORES
FECHA 08/12/2014
Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 2 de 116
Tabla de Contenido
1 INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 3
1.1 PROPSITO ..................................................................................................................................... 3 1.2 ALCANCE ........................................................................................................................................ 3 1.3 OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 3 1.4 UNIDADES RESPONSABLES DEL SISTEMA Y NIVELES DE ATENCIN .............................................................. 4
2 DESCRIPCIN DEL PERFILES ........................................................................................................... 5
2.1 DETALLE DE ACTIVIDADES DEL FLUJO PARA PERFIL EMPRESA - EMPLEADOR ................................................. 5
3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................................................... 6
3.1 EMPRESAS - EMPLEADORES................................................................................................................ 6 3.1.1 Ingreso al Sistema Empleador ................................................................................................ 6 3.1.2 Registro de Nueva Empresa .................................................................................................... 9 3.1.3 Actualizar Datos de Empleador ............................................................................................ 21 3.1.4 Registro de Apoderados de Empleador ................................................................................ 29 3.1.5 Registro de Contratos ........................................................................................................... 31 3.1.6 Registro de Apoderados del Empleado en el Contrato ......................................................... 46 3.1.7 Registro de Adendums a Contratos Registrados .................................................................. 47 3.1.8 Proceso de Cesin, Fusin y Compra-Venta (Subrogacin Patronal) .................................... 52 3.1.9 Modificacin de Registro de Contratos Registrados ............................................................. 61 3.1.10 Modificacin de Registro de Contratos Pendientes .......................................................... 65 3.1.11 Anulacin de Contratos Pendientes.................................................................................. 68 3.1.12 Listado de Contratos ........................................................................................................ 71 3.1.13 Modelo de Contratos ........................................................................................................ 79 3.1.14 Registro de Actas de Finiquito .......................................................................................... 80 3.1.15 Registro de Apoderados de Empleado en Acta de Finiquito ............................................. 96 3.1.16 Consignacin de Actas de Finiquito .................................................................................. 97 3.1.17 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes ................................................................... 100 3.1.18 Listado de Actas de Finiquito .......................................................................................... 103 3.1.19 Recuperar contrasea de Empleador ............................................................................. 111 S ....................................................................................................................................................... 115
4 CATLOGO DE MENSAJES / ERRORES DEL SISTEMA................................................................... 115
5 GLOSARIO DE TRMINOS ........................................................................................................... 116
6 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO .................................................................................. 116
Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 3 de 116
Manual de Usuario Empleadores
1 Introduccin
1.1 Propsito
Generar una aplicacin que permita registrar los contratos de trabajo en el Ministerio
de Relaciones Laborales (MRL) por parte del empleador, con el propsito de eliminar
la revisin ejecutada por los inspectores de trabajo y la legalizacin presencial del
documento.
De esta forma se propone agilizar el proceso para dar cumplimiento con el Art. 20 del
Cdigo del Trabajo Autoridad competente y registro.- Los contratos que deben
celebrarse por escrito se registrarn dentro de los treinta das siguientes a su
suscripcin ante el inspector del trabajo del lugar en el que preste sus servicios el
trabajador, y a falta de ste, ante el Juez de Trabajo de la misma jurisdiccin. En esta
clase de contratos se observar lo dispuesto en el Art. 18 de este Cdigo.
1.2 Alcance El Sistema de Registro de Contratos es un sistema en lnea, disponible por internet y que permite el registro y gestin de informacin de contratos laborales, eliminando la revisin ejecutada por los inspectores y la legalizacin presencial en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Laborales. El sistema atiende a usuarios externos: Empresas - Empleadores y Empleados; y usuarios internos: Funcionarios del Balcn de Servicios e Inspectores del Ministerio de Relaciones Laborales. El sistema est disponible por medio de internet en horario 24x7 (24 horas, siete das a la semana). El sistema consta de varios mdulos enfocados en brindar servicios especficos de acuerdo al perfil de quien lo accede, es decir, las funcionalidades son particulares para cada uno de los usuarios. Adicionalmente el sistema cuenta con un mdulo de seguridad propio para la administracin de usuarios y perfiles.
1.3 Objetivos
Sistema de Registro de
Contratos y Actas de
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Generar una base de datos de contratos registrados por el empleador en el
MRL.
Vincular en el sistema al trabajador con el empleador.
Generar una base de datos de conocimiento sobre la concentracin laboral
de acuerdo a los sectores econmicos.
Generar reportes reales y actualizados sobre la cantidad de contratos
registrados en el MRL.
Generar para cada empleador la opcin de consulta de contratos
registrados en el MRL.
Generar un documento resumen (extracto) con los datos ms relevantes del
contrato.
Generar un sistema de consultas abiertas a la ciudadana en el balcn de
servicios, en el cual el trabajador pueda informarse sobre los contratos que
tiene registrados en el MRL por parte de su empleador.
Generar un mdulo de consultas personales para el trabajador, mediante la autenticacin de su usuario, el cual le permita tener acceso a la visualizacin e impresin del contrato suscrito con su empleador.
1.4 Unidades Responsables del Sistema y Niveles de Atencin Las unidades responsables del Sistema y del soporte funcional del mismo son:
Subsecretaria de Trabajo
Viceministerio de Trabajo y Empleo
Direcciones Regionales
Coordinacin de Inspectores Para atender dudas o errores referentes al proceso o normativa comunquese con:
Call Center: 1800-266-822
O enve su requerimiento a los correos:
contratos@mrl.gob.ec
Soporte_actas@mrl.gob.ec
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2 Descripcin del Perfiles El Sistema de Registro de Contratos en Lnea contempla los siguientes perfiles de usuario:
Perfil Empresa - Empleador, al cual pertenecen las empresas que se registren en el sistema y que generan contratos de trabajo que deben ser legalizados.
Perfil Empleado, al cual pertenecen todos los ciudadanos que se registren en el sistema obteniendo un usuario y clave de acceso.
Perfil Administrador del Sistema, que es el encargado de realizar el mantenimiento de parmetros del Sistema.
Perfil Balcn de Servicios, perfil de consulta para personal del Ministerio de Relaciones Laborales
Perfil Inspector, perfil para Inspectores del Ministerio de Relaciones Laborales.
2.1 Detalle de Actividades del Flujo para Perfil Empresa - Empleador
Cdigo Actividad
Actividad Descripcin Detallada
1 Registro en el sistema Permite obtener un usuario y contrasea para uso del sistema.
2 Recuperacin de contrasea
Permite recuperar la contrasea de un usuario.
3 Logueo al Sistema Permite conectarse al sistema y hacer uso de su funcionalidad.
4 Actualizar Datos Permite ingresar y modificar la informacin referente a la empresa.
5 Registro de Contratos Permite ingresar y modificar el registro de contratos de trabajo.
6 Anulacin de Contratos Pendientes
Permite Anular Contratos Pendientes
7 Registro de Adendums a Contratos
Permite registrar Adendums a contratos Registrados
8 Listado de Contratos Permite consultar informacin de los contratos Legalizados y Pendientes generados por la empresa.
9 Modelo de Contratos Muestra modelos de contratos que puede usar optativamente la empresa
10 Cesin, Fusin Compra Venta
Permite realizar el cambio de empleador derivado de los procesos de Cesin, Fusin y Compra-Venta de empresas (Subrogacin Patronal)
11 Registro de Actas de Finiquito
Permite generar y registrar Actas de Finiquito
12 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes
Permite Anular Actas de Finiquito Pendientes
13 Listado de Actas de Finiquitos
Permite consultar las actas de finiquito: Legalizadas y Pendientes generadas por la empresa.
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14 Registro de Apoderados de Empresa
Permite el registro de Apoderados de la empresa o empleador, tanto para Contratos como para Actas de Finiquito
15 Registro de Apoderados de Empleado
Permite el registro de Apoderados del empleado para Contratos o Actas de Finiquito
3 Funcionalidad del Sistema
3.1 Empresas - Empleadores
3.1.1 Ingreso al Sistema Empleador
Ingresar a la pgina web del Ministerio de Relaciones Laborales:
En la pgina web http://www.relacioneslaborales.gob.ec/, haga clic en el link Sistema de Registro de Contratos y Actas de Finiquito, se mostrar la siguiente pantalla:
Haga clic en el botn
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Se mostrar la siguiente pantalla:
Ingrese el usuario y la clave de Empleador
Se mostrar la siguiente pantalla:
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Si selecciona el Men Empleador, se mostrar las siguientes opciones:
Si selecciona el Men Contratos, se mostrar las siguientes opciones:
Si selecciona el Men Actas de Finiquito, se mostrar las siguientes opciones:
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3.1.2 Registro de Nueva Empresa
Si la empresa no tiene creado usuario para el uso del sistema, haga clic en el botn Registro de nueva empresa:
Se mostrar la siguiente pantalla:
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Escoja el Tipo de Identificacin, Ingrese el nmero de identificacin
Escoja la actividad econmica haciendo clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
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Navegue en cada actividad haciendo clic en el nombre de la actividad (estructura de rbol) hasta ubicar la que corresponda (se recomienda escoger la actividad ms interna por el nivel de detalle)
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Una vez que tenga la actividad, haga clic en el botn Aceptar:
Se mostrar la informacin seleccionada en la pantalla
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Escoja el Tipo de empresa (para el % de aporte al IESS):
Marque si es una Multinacional:
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Marque si es ONG:
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Complete los datos de correo y correo secundario, estos se usarn para el envo de claves y de notificaciones.
Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
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Ingrese los datos requeridos:
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Haga clic en el botn ,se mostrar la siguiente pantalla:
Ingrese los datos del representante legal:
Ingrese los datos de los apoderados por ciudad si lo requiere:
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Para ingresar haga clic en el botn :
Ingrese los datos del apoderado por ciudad y cargue el archivo del poder:
Haga clic el botn Guardar , se mostrar la siguiente pantalla:
Abra el correo electrnico registrado, visualizar un correo enviado por el
sistema (revise tambin su bandeja de Correo no deseado):
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Abra el correo y visualizar el siguiente mensaje:
Haga clic en el enlace , se mostrar la siguiente pantalla:
Ingrese nuevamente a su cuenta de correo y encontrar el siguiente mensaje:
Abra el mensaje y se mostrar el siguiente texto:
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Haga clic en el enlace , e ingrese al sistema con el usuario y clave provisional enviado a su correo:
Haga clic en el botn , el sistema le solicitar que cambie su clave por seguridad:
Proceda a cambiar su clave, se mostrar la siguiente pantalla:
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Ingrese al sistema con su usuario y su clave nueva, y est listo para usar las
opciones del sistema:
3.1.3 Actualizar Datos de Empleador
Seleccione la opcin Actualizar Datos del Men Empleador
Se mostrar la siguiente pantalla:
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Actualice los datos que correspondan y haga clic en el botn guardar
Si requiere Actualizar los Datos de Direcciones haga clic en la seccin Direccin del Empleador, se mostrar la siguiente pantalla:
Si desea Aadir una Nueva Direccin, haga clic en el botn Nueva Direccin, se mostrar la siguiente pantalla:
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Complete la informacin:
Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla, donde constar la nueva direccin aadida:
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Si desea Modificar una Direccin Existente, haga clic en el botn Editar de la direccin seleccionada, se mostrar la siguiente pantalla:
Modifique lo que sea requerido:
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Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:
Si requiere Cambiar los Datos del Representante Legal de la empresa haga
clic en Datos del Representante Legal, se mostrar la siguiente pantalla:
Si requiere Modificar la informacin del representante vigente haga clic en el
botn Editar:
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Se mostrar la siguiente pantalla:
Modifique lo que requiera:
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Pg. 27 de 116
Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:
Si requiere registrar un Nuevo Representante Legal haga clic en el botn Nuevo Representante Legal, se mostrar la siguiente pantalla:
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Complete la informacin del nuevo Representante legal:
Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla, con el nuevo
representante legal:
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3.1.4 Registro de Apoderados de Empleador
Si requiere Cambiar los Datos del Apoderado/s de la empresa haga clic en Datos del Apoderado, se mostrar la siguiente pantalla:
Si desea crear un nuevo apoderado haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
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Ingrese los datos correspondientes y haga clic en el botn Guardar
Si requiere Editar los Datos del Apoderado/s de la empresa haga clic en el
botn , se mostrar la siguiente pantalla:
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Modifique los datos necesarios y haga clic en el botn Guardar
Si requiere Inactivar Apoderado/s de la empresa haga clic en el botn
, se mostrar la siguiente pantalla:
3.1.5 Registro de Contratos
Previo al registro de contratos en la aplicacin, la empresa debe tener en archivo PDF el contrato firmado por el empleado y por el representante legal de
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la empresa, tambin debe disponer del archivo PDF del aviso de entrada generado para el IESS.
Ingrese al sistema con su usuario y clave, se mostrar la siguiente pantalla:
Seleccione en el men Contratos la opcin Registro de Contratos:
Se mostrar la siguiente pantalla:
Si hace clic en el botn Declinar no continua el proceso y se mostrar la
pantalla:
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Para continuar con el proceso debe Aceptar estos Trminos y Condiciones, haciendo clic en el botn Aceptar, se mostrar la siguiente pantalla:
La primera seccin de la pantalla permite el ingreso de contratos, mientras que la segunda seccin muestra el Listado de Contratos Registrados
Ingresamos los datos de Tipo de contrato:
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Ingrese los datos de Ubicacin del Contrato
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Si marca Jornada Laboral Especial, deber cargar en el sistema el documento de respaldo
o Haga clic en el botn , se abrir el explorador:
o Seleccione el archivo a cargar:
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o Haga clic en el botn Abrir, se mostrar la siguiente pantalla:
o Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
Si no marca Jornada Laboral Especial, no se debe cargar ningn archivo de
respaldo
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Haga clic en el botn Nuevo, se mostrar la siguiente pantalla:
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Proceda a completar la informacin del Empleado:
Complete la informacin de Contrato:
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Si dispone del archivo PDF del contrato firmado y el archivo PDF del Aviso de Entrada del IESS, proceda a cargarlos.
o Haga clic en el botn Seleccionar de Archivo Contrato
o Se mostrar el explorador de Windows, ubique el archivo a cargar:
o Haga clic en el botn Abrir del explorador, se mostrar la siguiente
pantalla:
o Haga clic en el botn Cargar:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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o Se mostrar el siguiente mensaje al terminar la carga del archivo:
o Haga clic en el botn Seleccionar de Archivo Ingreso IESS:
o Se mostrar el explorador de Windows, ubique el archivo a cargar:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Pg. 41 de 116
o Haga clic en el botn Abrir del explorador, se mostrar la siguiente
pantalla:
o Haga clic en el botn Cargar:
o Se mostrar el siguiente mensaje al terminar la carga del archivo:
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Haga clic en el botn Guardar para salvar los cambios:
Se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin
Y el contrato ingresado se mostrar en el listado de la seccin inferior de la
pantalla:
A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el
Icono de Impresin junto al contrato en el listado:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Se mostrar la siguiente pantalla del editor para PDF:
Haga clic en el botn de imprimir
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Y proceda a imprimir el Taln Resumen
El nmero de registro del contrato es el mostrado en el taln:
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Se concluye el proceso de registro del contrato. El sistema automticamente
enviar una notificacin al correo registrado del empleado.
El empleado debe acceda a su correo registrado, se mostrar un mensaje similar al siguiente:
Abra el correo y podr visualizar el siguiente mensaje:
Para visualizar el resumen del contrato haga clic en el icono
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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3.1.6 Registro de Apoderados del Empleado en el Contrato
Al realizar el Registro de un contrato, se puede ingresar un apoderado por parte del Empleado
Si hacemos clic en el check, se puede ingresar los datos de la persona que acta como apoderado del empleado y subir el archivo del poder que lo acredita como tal:
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3.1.7 Registro de Adendums a Contratos Registrados
Una vez que el contrato esta registrado, las condiciones del mismo se puede modificar legalmente con un Adendum.
Ingresamos a la opcin de Contratos, subopcin Registro de Adendums
Se mostrar el listado de contratos registrados disponibles:
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Se puede observar que se encuentran habilitados dos botones, uno para ingresar un nuevo Adendum y otro para modificar el Adendum que existiera.
Hacemos clic en el botn Nuevo Adendum, y se muestra la siguiente pantalla con la informacin original del contrato
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Procedo a cambiar la informacin del contrato:
Ingreso la fecha de inicio del Adendum y cargo un pdf
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Hago clic en el botn Guardar:
Hacemos clic en el botn Modificar Adendum, y se muestra la siguiente pantalla con la informacin original del contrato. Se muestra la informacin actual del contrato y un listado de los adendums registrados a l
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Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Pg. 52 de 116
Haga clic en el botn de modificar del adendum que requiera y se muestra lo siguiente
Modifique lo que requiera y haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:
3.1.8 Proceso de Cesin, Fusin y Compra-Venta (Subrogacin Patronal)
El proceso anteriormente conocido como Subrogacin Patronal cambia a Cesin, Fusin y Compra-Venta, y comprende dos escenarios descritos a continuacin.
3.1.8.1 Para empleado con contratos vigentes existentes en el Sistema de Registro de Contratos
Acceda al men de Contratos, subopcin Fusin y Cesin Patronal:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 53 de 116
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Se mostrar la siguiente pantalla:
Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Pg. 54 de 116
Ingrese el nmero de RUC o el nombre de la empresa anterior:
Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
Seleccione la empresa a subrogar usando el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 55 de 116
Pg. 55 de 116
Si desea buscar todos los contratos de la empresa seleccionada haga clic en el
botn , o puede buscar contratos especficos usando el combo
y
el botn , se mostrar una pantalla similar a la siguiente:
Seleccione el tipo de proceso:
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Finiquito Manual de Usuario Pgina 56 de 116
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Puede seleccionar todos los contratos
o de forma individual
Seleccione los contratos:
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Finiquito Manual de Usuario Pgina 57 de 116
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Una vez seleccionados los contratos haga clic en el botn , se mostrar el siguiente mensaje:
Si hace clic en el botn S, se mostrar la siguiente pantalla:
Cierre la ventana haciendo clic en X:
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Si hace clic en el botn No se mostrar la siguiente pantalla:
3.1.8.2 Para empleados sin contratos vigentes existentes en el Sistema de Registro de Contratos
Si necesita Subrogar a aun empleado pero no dispone de ningn contrato en el sistema (no aparece el contrato en la pantalla del punto anterior:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 59 de 116
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Debe realizar el siguiente proceso:
Acceda al men Contratos, subopcin Registro de contratos:
Ingrese un contrato nuevo para el empleado, respetando la fecha de inicio del
contrato:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Cargue los pdfs correspondientes Marque el casillero
Se mostrar la siguiente informacin:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 61 de 116
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Cierre la ventana haciendo clic en la X, se mostrar la siguiente pantalla:
Complete los datos: tipo de proceso e ingrese el ruc de la empresa a la que
subroga:
Una vez completada la informacin, haga clic en el botn
3.1.9 Modificacin de Registro de Contratos Registrados
Nota Importante: En el listado de Contratos Registrados, algunos contratos no presentarn el botn de Modificar, esto se debe a que son contratos Legalizados que pasaron del sistema anterior y por tanto no son modificables.
Para modificar el registro de contratos registrados, acceda al men Contratos, opcin Listado de Contratos, subopcin Registrados
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 62 de 116
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Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada empresa):
Ubique el contrato a modificar y haga clic en el botn ,se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Sistema de Registro de Contratos y Actas de
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Modifique lo que corresponda, o cargue nuevos archivos PDF, haga clic en el botn Guardar:
Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:
A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el Icono de Impresin junto al contrato en el listado:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 65 de 116
Pg. 65 de 116
Se concluye el proceso de modificacin del registro del contrato. El sistema automticamente enviar una notificacin al correo registrado del empleado.
El empleado debe acceda a su correo registrado, se mostrar un mensaje similar al siguiente:
3.1.10 Modificacin de Registro de Contratos Pendientes
Para retomar el registro de contratos pendientes, acceda al men Contratos, opcin Listado de Contratos, subopcin Pendientes
Se mostrar una pantalla como la siguiente (el nmero de contratos depender de cada empresa):
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 66 de 116
Pg. 66 de 116
Ubique el contrato a modificar y haga clic en el botn ,se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 67 de 116
Pg. 67 de 116
Modifique lo que corresponda, o cargue nuevos archivos PDF, haga clic en el botn Guardar:
Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 68 de 116
Pg. 68 de 116
A continuacin debe proceder a imprimir el Taln de Resumen, haga clic en el Icono de Impresin junto al contrato en el listado:
Se concluye el proceso de registro del contrato. El sistema automticamente enviar una notificacin al correo registrado del empleado.
El empleado puede acceder a su correo registrado, se mostrar un mensaje similar al siguiente:
3.1.11 Anulacin de Contratos Pendientes
Esta funcionalidad permite Anular nicamente Contratos Pendientes, y bajo la total responsabilidad de la Empresa o Empleador. Una vez Anulados los contratos no hay forma de recuperar la informacin.
Entramos a la opcin de Listado de Contratos Pendientes
Se muestra el listado de contratos pendientes
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 69 de 116
Pg. 69 de 116
Como se puede observar est habilitado el botn de Anular
Hacemos clic en el botn del contrato, y se muestra la pantalla de observaciones:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 70 de 116
Pg. 70 de 116
No se ingresa la observacin y se da clic en el botn , y se muestra lo siguiente
Se ingresa la observacin y se muestra lo siguiente
Se se da clic en el botn , y se muestra lo siguiente:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 71 de 116
Pg. 71 de 116
Al regresar al listado de Contratos pendientes ya no se encuentra el contrato anulado
3.1.12 Listado de Contratos
Listado de Contratos Registrados o Seleccione en el Men Contratos, la opcin Lista de Contratos,
subopcin Registrados
o Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada empresa)
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 72 de 116
Pg. 72 de 116
o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:
o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 73 de 116
Pg. 73 de 116
o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 74 de 116
Pg. 74 de 116
o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 75 de 116
Pg. 75 de 116
Nota Importante: En el listado de Contratos Registrados, algunos contratos no presentarn el botn de Modificar, esto se debe a que son contratos Legalizados que pasaron del sistema anterior y por tanto no son modificables.
Listado de Contratos Pendientes: o Seleccione en el Men Contratos, la opcin Lista de Contratos,
subopcin Pendientes:
o Se mostrar el listado de contratos Pendientes (el nmero de contratos depender de cada empresa)
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 76 de 116
Pg. 76 de 116
o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:
o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 77 de 116
Pg. 77 de 116
o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se
mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 78 de 116
Pg. 78 de 116
o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 79 de 116
Pg. 79 de 116
3.1.13 Modelo de Contratos
En esta opcin usted puede descargar modelos de contratos. Estos formatos son nicamente una referencia no son de uso obligatorio.
Seleccione del men Contratos la opcin Modelos de Contratos
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 80 de 116
Pg. 80 de 116
Los botones y permiten avanzar por las pginas
Para descargar haga clic en el botn junto al tipo de contrato a descargar
3.1.14 Registro de Actas de Finiquito
El proceso de Actas de Finiquito en el sistema se compone de 2 partes:
1. La generacin, clculo e impresin del Acta de Finiquito y los valores a pagar 2. El registro del Acta de Finiquito, con la carga de habilitantes: Acta firmada en
formato PDF y la constancia de pago en formato PDF. A continuacin se describen cada proceso:
3.1.14.1 Generacin, Clculo e Impresin de Actas de Finiquito
Se debe tomar en cuenta lo siguiente: 1. La nica forma legal de terminar un contrato laboral es con la generacin de un
Acta de Finiquito. 2. El sistema permite generar Actas de Finiquito, tanto de contratos que fueron
registrados en el sistema y que por tanto tienen un nmero de registro, como tambin permite generar Actas sobre contratos que no consten en el sistema.
Los pasos para generar el Acta son:
Seleccione el men Actas de Finiquito, subopcin Registro de Actas de Finiquito
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 81 de 116
Pg. 81 de 116
Se mostrar la siguiente pantalla
Si lo requiere puede usar los filtros de bsqueda para ubicar el contrato a concluir :
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 82 de 116
Pg. 82 de 116
Si el contrato consta en el sistema, haga clic en el botn junto al contrato seleccionado, se mostrar la siguiente pantalla:
Como podr observar, el sistema trae los datos que se registraron en el contrato:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 83 de 116
Pg. 83 de 116
Si el contrato no consta en el sistema, haga clic en el botn Generar Acta de Finiquito sin Contrato
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 84 de 116
Pg. 84 de 116
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 85 de 116
Pg. 85 de 116
Como podr observar se deben ingresar todos los datos incluidos los de la seccin Empleado y Ubicacin.
En ambos casos (generar acta con contrato o sin contrato), se debe completar la siguiente informacin:
o Ingrese los Datos de Informacin sobre la Terminacin Laboral, la ultima
remuneracin completa recibida:
o En caso de ser Artesano, debe llenar la informacin del combo Tipo Empelado, si selecciona Aprendiz u Operario, el sistema no calcular el dcimo tercer sueldo ni el dcimo cuarto sueldo:
o Seleccione la causal de terminacin del contrato:
o Si usted selecciona como causal: Por voluntad del trabajador previo visto bueno
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 86 de 116
Pg. 86 de 116
Por desahucio Por despido intempestivo
Se mostrar la siguiente pantalla especial:
o Ingrese los datos de Remuneraciones que an no han sido pagadas:
Para aadir remuneraciones haga clic en el botn
, se mostrar la siguiente pantalla:
Escoja el mes y el ao, y haga clic en el botn
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 87 de 116
Pg. 87 de 116
Complete la informacin:
Si desea puede ingresar un valor adicional a los mostrados,
haciendo clic en el botn
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 88 de 116
Pg. 88 de 116
Complete la informacin y haga clic en el botn
Haga clic en el botn , s e mostrar la siguiente pantalla:
o Marque si el trabajador recibe sus fondos de reserva de forma mensual:
o Ingrese los datos para el clculo de la Dcimo Tercera Remuneracin, el
sistema le habilitar los meses aplicables segn el perodo:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 89 de 116
Pg. 89 de 116
o Ingrese los datos para el clculo de la Dcimo Cuarta Remuneracin, lo
correspondiente a valores no pagados
o Ingrese los datos de Vacaciones no gozadas
o Ingrese los datos de Utilidades no pagadas si fuera el caso, haciendo clic
en el botn :
o Ingrese los datos de Otros Ingresos si fuera el caso haciendo clic en el
botn :
o Marque si el empleador asumi el pago de valor por Aporte Personal:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 90 de 116
Pg. 90 de 116
o Ingrese, de ser el caso, los datos de Otros Descuentos haciendo clic en el
botn :
o Haga clic en el botn , el sistema calcular los valores
totales de forma automtica y se mostrar en la seccin
y en la seccin :
o La informacin del firmante por parte de la empresa (Representante Legal o
Apoderado) se puede observar en la siguiente seccin:
o Si el acta va a ser firmada por un apoderado del empleado, se debe
registrar la informacin en la siguiente seccin:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 91 de 116
Pg. 91 de 116
o Si est de acuerdo con los valores ingresados y calculados, haga clic en el
botn , se mostrar la siguiente pantalla:
o Caso contrario cambie los valores y vuelva a dar clic en el botn
Proceda a descargar el acta de finiquito para imprimirla haciendo clic en el
botn :
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 92 de 116
Pg. 92 de 116
Se mostrar la siguiente pantalla:
Imprima el acta para la firma haciendo clic en el botn
3.1.14.2 Registro del Acta de Finiquito
Para proceder con el registro del acta de finiquito, es necesario tener el acta de finiquito y el comprobante de pago en formato PDF.
Ingrese al men de Actas de Finiquito, opcin Lista de Actas de Finiquito, subopcin Pendientes:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 93 de 116
Pg. 93 de 116
Se mostrar la siguiente pantalla:
Haga clic en el botn del acta correspondiente:
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 94 de 116
Pg. 94 de 116
Cargue los archivos PDF, se mostrar la siguiente pantalla:
Haga clic en el botn , se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 95 de 116
Pg. 95 de 116
El acta de finiquito se encuentra Registrada, para confirmarlo puede consultarla en el Men Actas de Finiquito, opcin Lista de Actas de Finiquito, subopcin Registradas
Si hace clic en el botn de un acta de finiquito se mostrar la siguiente informacin:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 96 de 116
Pg. 96 de 116
Si desea ver o descargar los documentos haga clic en los botones de Descargar, se mostrar una pantalla como la siguiente:
En el visualizador del PDF puede imprimir o guardar una copia del documento
3.1.15 Registro de Apoderados de Empleado en Acta de Finiquito
o Si el acta va a ser firmada por un apoderado del empleado, marque el
check
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 97 de 116
Pg. 97 de 116
o Ingrese la informacin de la persona que actuar como apoderado del Empleado:
3.1.16 Consignacin de Actas de Finiquito
Para consignar un Acta de Finiquito, usted debe acercase al MRL donde solicitar este servicio. Un funcionario cambiar el estado de su acta de finiquito a Por Consignar. Luego de esto proceda de la siguiente forma:
Ingrese al sistema como Empleador
Ingrese al Men Actas de Finiquito, opcin Listado de Actas de Finiquito, subopcin Pendientes, ubique el Acta a consignar, se mostrar la siguiente informacin:
Haga clic en el botn del acta a consignar, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 98 de 116
Pg. 98 de 116
Haga clic en el botn para generar la orden de pago:
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 99 de 116
Pg. 99 de 116
Imprima el documento y proceda a realizar el pago en el banco.
Acrquese al MRL con los documentos (acta, orden de pago y comprobante de depsito) para que un funcionario registre el depsito
Luego de esto proceda de la siguiente forma, ingrese al sistema como Empleador
Ingrese al Men Actas de Finiquito, opcin Listado de Actas de Finiquito, subopcin Pendientes, ubique el Acta en el listado, haga clic en el botn
, se mostrar la pantalla para subir los documentos (acta y comprobante de consignacin)
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 100 de 116
Pg. 100 de 116
Suba los documentos en formato PDF y luego haga clic en el botn
Con esto ha concluido el proceso y su acta de finiquito est Registrada en el
sistema.
3.1.17 Anulacin de Actas de Finiquito Pendientes
Esta funcionalidad permite Anular nicamente Actas de Finiquito Pendientes, y bajo la total responsabilidad de la Empresa o Empleador. Una vez Anuladas las actas no hay forma de recuperar la informacin.
Entramos a la opcin de Listado de Actas de Finiquito Pendientes
Se muestra el listado de Actas pendientes:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 101 de 116
Pg. 101 de 116
Se puede observar que est habilitado el botn Anular:
Hacemos clic en el botn del acta seleccionada, y se muestra lo siguiente:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 102 de 116
Pg. 102 de 116
No ingresamos la observacin hacemos clic en el botn y se muestra lo siguiente:
Ingresamos la observacin
Hacemos clic en el botn y se muestra lo siguiente:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 103 de 116
Pg. 103 de 116
Al regresar al listado de Actas Pendientes, el acta ya no se muestra.
3.1.18 Listado de Actas de Finiquito
Listado de Actas de Finiquito Registradas o Seleccione en el Men Actas de Finiquito, la opcin Lista de Actas de
Finiquito, subopcin Registradas
o Se mostrar la siguiente pantalla (el nmero de registros depender de cada empresa)
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 104 de 116
Pg. 104 de 116
o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:
o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 105 de 116
Pg. 105 de 116
o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 106 de 116
Pg. 106 de 116
o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de
Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Cdigo del acta de finiquito e ingresa un cdigo
existente, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 107 de 116
Pg. 107 de 116
o Si selecciona Cdigo del contrato e ingresa un cdigo existente, se mostrar la siguiente pantalla:
Listado de Actas de Finiquito Pendientes: o Seleccione en el Men Acta de Finiquito, la opcin Lista de Actas de
Finiquito, subopcin Pendientes:
o Se mostrar el listado de actas de finiquito Pendientes (el nmero de contratos depender de cada empresa)
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 108 de 116
Pg. 108 de 116
o La pantalla tambin permite realizar bsquedas con filtros, para esto seleccione la opcin deseada del combo Buscar por:
o Si selecciona Apellidos coloque el apellido a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 109 de 116
Pg. 109 de 116
o Si selecciona Identificacin coloque la identificacin a buscar, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de registro y complete los valores de
Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 110 de 116
Pg. 110 de 116
o Si selecciona Rango de fechas de contratacin y complete los valores
de Fecha Inicio y Fecha Fin, se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Rango de fechas de salida y complete los valores de Fecha Inicio y Fecha Fin , se mostrar la siguiente pantalla:
o Si selecciona Cdigo del contrato e ingresa un cdigo existente, se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 111 de 116
Pg. 111 de 116
3.1.19 Recuperar contrasea de Empleador
Si ha olvidado o extraviado su contrasea, haga clic en el botn Recuperar Contrasea:
Se mostrar la siguiente pantalla:
Ingrese el usuario y haga clic Si:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 112 de 116
Pg. 112 de 116
Se mostrar la siguiente pantalla:
Abra el correo de la direccin que registr, y ubique el mensaje enviado por el
sistema:
Encontrar la siguiente informacin en el mensaje:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 113 de 116
Pg. 113 de 116
Haga clic en el link Ingresar, se mostrar la siguiente pantalla:
Ingrese el usuario y la clave provisional enviada en el mensaje de correo y haga clic en el botn Ingresar
Se mostrar la siguiente pantalla:
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 114 de 116
Pg. 114 de 116
Proceda a ingresar la clave provisional y la nueva contrasea:
Haga clic en el botn Guardar, se mostrar la siguiente pantalla:
La clave se ha cambiado exitosamente y puede conectarse al sistema con la clave nueva creada.
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 115 de 116
Pg. 115 de 116
S
4 Catlogo de Mensajes / Errores del Sistema
Mensaje/Error Descripcin del Error
Causa posible del
error
Como proceder
Error de comunicaciones
El sistema o alguno de sus servidores no est en funcionamiento
Intente nuevamente en unos minutos Si el error persiste comunquese a los correos contratos@mrl.gob.ec o soporte_actas@mrl.gob.ec
El usuario ingresado no existe
El usuario que digit no existe en el sistema
Verifique que el usuario est correctamente escrito al igual que la contrasea Si el error persiste comunquese a los correos contratos@mrl.gob.ec o soporte_actas@mrl.gob.ec
El usuario ingresado es incorrecto
El usuario que digit no es correcto
Verifique que el usuario est correctamente escrito al igual que la contrasea Si el error persiste comunquese a los correos contratos@mrl.gob.ec o soporte_actas@mrl.gob.ec
Usted no tiene ningn registro con empleador
Ningn empleador ha registrado informacin a su nombre
Valide la informacin con su empleador actual
La identificacin ingresada no es vlida
La identificacin ingresada no es vlida
Asegrese de haber digitado correctamente el nmero de identificacin (cdula, RUC o pasaporte)
Debe ingresar la fecha de inicio de labores
No ha ingresado la fecha de inicio de labores del empleado
Ingrese la fecha de inicio de labores del empleado
Debe ingresar el grupo ocupacional
No ha ingresado el grupo ocupacional
Seleccione el grupo ocupacional
Debe ingresar el cargo del empleado
No ha ingresado el cargo del empleado
Ingrese el cargo del empleado
Debe ingresar un valor para la remuneracin
No ha ingresado el valor de la remuneracin
Ingrese el valor de remuneracin
Debe ingresar la jornada laboral del empleado
No ha ingresado la jornada laboral del empleado
Ingrese la jornada laboral del trabajador
Debe cargar el comprobante de afiliacin al IESS en formato PDF
No ha cargado el comprobante de afiliacin al IESS en formato PDF
Debe cargar el comprobante de afiliacin al IESS en formato PDF
Debe cargar el contrato en formato PDF
No ha cargado el contrato en formato PDF
Debe cargar el contrato firmado en formato PDF
Sistema de Registro de Contratos y Actas de
Finiquito Manual de Usuario Pgina 116 de 116
Pg. 116 de 116
No es posible eliminar el registro
No es posible eliminar el registro
Si se trata de algn parmetro de sistema, no se pude eliminar, por tanto puede inactivarlo o editarlo.
5 Glosario de trminos
Trmino Descripcin
6 Control de Cambios de Documento
Versin Modificado por
Fecha Modificacin
Revisado por
Fecha Revisin
Observacin del cambio
1.0 Adriana Velasco
02/09/2014 Creacin del documento
1.0 Adriana Velasco
27/09/2014 Actualizacin documento
1.0 Adriana Velasco
03/10/2014 Publicacin del documento
2.0 Adriana Velasco
04/11/2014 Actualizacin nuevas funcionalidades al documento
2.0 Adriana Velasco
05/11/2014 Publicacin del documento
3.0 Adriana Velasco
08/12/2014 Actualizacin nueva funcionalidad al documento
3.0 Adriana Velasco
16/12/2014 Publicacin del documento