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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL DE USUARIO
PARA LA
PARAMETRIZACIÓN EN
CARTERA
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Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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Contenido
1. GENERALIDADES .................................................................................. 3
1.1. Introducción ............................................................................................... 3
1.2. Objetivo del Manual .................................................................................... 3
1.3. Alcance del Manual ..................................................................................... 3
1.4. Procesos en el Sistema Iceberg ................................................................... 3
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ....................... 4
2.1. Tabla de Comandos ..................................................................................... 4
2.1. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 4
3. PARAMETRIZACIÓN ............................................................................ 6
3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación ............................... 6
3.2. Parametrización de la Lista de precios ........................................................ 8
3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Ordenes- Sistema académico .... 11
3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros ................... 13
3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes ......................... 15
3.6. Parametrización de Causa Nota ................................................................ 18
3.7. Parametrización de Notas Debito/Crédito ................................................ 20
3.8. Parametrización de Solicitud Nota ............................................................ 23
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1. GENERALIDADES
1.1. Introducción
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia
necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades
realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:
a. Proceso de Parametrización en el programa Iceberg
b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización del
programa ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar
los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.
1.2. Objetivo del Manual
Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas y
genera recibos para pago.
1.3. Alcance del Manual
Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas de los
estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.
1.4. Procesos en el Sistema Iceberg
Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos
con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado orden el
cual está presentado en este manual de Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1. Tabla de Comandos
2.1. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.
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Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al
pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
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3. PARAMETRIZACIÓN
3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación
Se realiza la parametrización del periodo teniendo en cuenta el tipo de periodo y se coloca el
carácter correspondiente para diferenciarlos, se utilizan según la siguiente tabla:
Descripción Signo PREGRADO ( - ) POSGRADO ( / ) LICEO ( L ) MAESTRIA ( + ) CADA CONVENIO ( D ) CONVENIO 034 ( C ) CONVENO PROFESIONAL
( P )
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- periodo facturación
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Tipo: Se ingresan las siglas que identifica el periodo que se va realizar, los más utilizados se
relacionan en la siguiente tabla:
Descripción Siglas Orden Pago Pregrado OPRE Orden Pago Pos-Grado OPOS Orden Pago Maestría MSTR Orden Pago Liceo OLIC Convenio034 C034
Nombre: Descripción del periodo
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Se registra el nombre del periodo académico
Estado: Siempre se deja en vigente
Cierre página: Se coloca la pestaña si no se requiere imprimir
Inicio Diferido y Meses diferidos. Se dejan vacíos.
Luego se guarda con F10
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En el segundo bloque Vencimientos por Grupos se ingresa la siguiente información:
Grupo: Se digita el número del grupo
F.Vencimiento: Se toman del calendario institucional para ingresar estas fechas
Porcentaje: Se digita dependiendo de las Fecha de vencimiento
Descripción del Grupo: Se ingresa el nombre del grupo
Descripción de Fecha: Se ingresa el nombre del tipo de pago
Para finalizar se guarda con F10
3.2. Parametrización de la Lista de precios
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR – PARAMETROS- Lista de Precios
Fechas Porcentaje %
Nombre
1 Fecha Calendario Institucional
-2 Pago con Descuento
2 Fecha Calendario Institucional
0 Pago Ordinario
3 Fecha Calendario Institucional
15 Pago con Recargo
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Según resolución institucional se parametrizan los valores de cada concepto de Cobr
Código: Se ingresa el año con un (1) a la derecha
Descripción de la Lista de Precios: Se ingresa nombre con periodo, año y número de
semestre
En el bloque Detalle de la lista de Precios por Producto y /o Servicio se ingresa lo
siguiente:
Producto: Se ingresa código del producto
Nombre o Descripción del y/o Servicio: Se ingresa código del producto
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Nombre Periodo: Ingresa automáticamente al seleccionar el periodo
Fecha Inicial: Se ingresa fecha de inicio del periodo
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Fecha Final: Se ingresa fecha de finalización del periodo
Cantidad Inicial: Se deja fija en uno (1)
Cantidad Final: Las veces que pueda contener por cada estudiante
Precio: Se digita según la resolución del “Comité anual”
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3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Órdenes- Sistema académico
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Académico Fecha de Inscripción de Órdenes
Centro de Costo: Se ingresa número del centro de costo dependiendo el programa
Org: Se digita 1 (Universidad Gran Colombia)
Nombre centro: se genera automáticamente al digitar el centro de costo
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Nombre Periodo: Carga automáticamente dependiendo del valor de Periodo
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Grupo: Debe estar creado
Fecha Ini.Diferido: Se digita la fecha de inicio de amortización de ingreso de un periodo
Meses: Cantidad de meses del periodo
Fec.Inscripción: Se deja Vacío.
Condición: Siempre se digita 1
Primíparo: Se selecciona “Si” para primer semestre
Referencia: Número el producto seleccionado de los registrados en la lista de precios
Para finalizar se guarda con F10
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3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Académico- Equivalencia entre Centros y Programas
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Cada estudiante tiene un código de 10 dígitos los 3 primeros indican la facultad los 3
siguientes el periodo de ingreso y los 4 últimos el consecutivo
500 132 0029
Centro de Costo: Se digita código del centro de costo dependiendo del programa
Org: Se genera Automático
Nombre Centro: Se genera Automático dependiendo del número digitado en el centro de
costo
Documento: Se digita “OCC”- Otros conceptos de cartera, OPRE- Orden matricula o el
documento de cartera correspondiente
Org: Siempre se ingresa el número 1
Nombre Documento: Se genera automáticamente con la información de la celda
Documento
Referencia: Se ingresa el código del concepto de cobro
Nombre Referencia: Se genera Automático al digitar la Referencia
Programa: Se digita el código del programa
Fondo. Siempre va en (1)
Nombre Fondo: Se genera automáticamente al digitar el Fondo
Fuente: Se digita 21 – Ingresos Operacionales
Nombre Fuente: Carga automáticamente con la información de la celda Fuente
Función: Se digita 21 – Ingresos Operacionales
Primíparo: Se selecciona “Si” para clientes de que ingresan a primer semestre
Facultad Consecutivo Periodo de Ingreso
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Nombre Función: Se genera automáticamente con la información de la celda Función
3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Creación de terceros y clientes
Carga automáticamente los datos del cliente admisiones asignan número, con estudiantes
atípicos se realiza el procedimiento manualmente.
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Se pulsa F7 y se digita la identificación luego se pulsa F8 para cargar los datos del Tercero
En el bloque Información Detallada de los Clientes:
Cliente: Este número es generado por Admisiones si se requiere se puede también se puede
asignar
Organiz: Se digita 1
Nombre de Impresión, Dirección Entrega, Teléfono y Dirección Electrónica: Son
datos cargados automáticamente con la información del cliente que ingresa de admisiones al
sistema Iceberg o mediante la creación de cargues masivos.
Zona: Se deja (1)
Lista: Se selecciona la lista de precios que se va a utilizar para ese periodo
Condición: Se deja en uno (1) contado
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Nombre Condición: Carga automático dependiendo del valor registrado en Condición
Tipo de Cliente: Se selecciona según tabla
Tipo Cliente
Descripción tipo de Cliente
1 ESTUDIANTES
2 COMERCIAL
3 EMPLEADO
4 ESTUDIANTE LICEO JULIO CESAR GARCÍA
5 ENTIDADES FINANCIERAS
Canal: Se Ingresa Uno(1) - No aplica
Centro_Costo: Se digita el código correspondiente a asignar a ese estudiante
Organización. Se digita uno (1)
Ruta: Se digita uno (1)
Estado: Se digita (1) - Estado Activo
Bloquear: Se deja en No
Lista de precios: Se deja en No
Dirección Electrónica: Se ingresa la direccion electronica o e-mail. Luego se guarda con
F10
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3.6. Parametrización de Causa Nota
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Causas notas cr/ db
En esta pantalla se ingresa un número para la Causa Nota y un nombre con la descripción
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Para seleccionar las causas aplicables a cada concepto de Nota
Se debe asignar código y nombre. Contabilidad define el comportamiento contablemente.
Para terminar se guarda con F10
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3.7. Parametrización de Conceptos de Notas Debito/Crédito
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Conceptos notas debito / crédito
Concepto: Se ingresa número que abarque varios conceptos de causa
Nombre Concepto: Carga automático con el número de concepto
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Aplica: Se selecciona si es débito o crédito
Controla Saldo por: Se paramétriza dependiendo el comportamiento de la nota
Obliga Dcto.Ref: Se selecciona dependiendo del concepto
Aplica Mora: se define si o no
Interés Mora: se define en %
Grupo: Vacío
Al terminar se guarda con F10
En la sección Causa aplicables a cada concepto de Notas se ingresa lo siguiente:
Causa: se ingresa el número
Descripción Causa: Carga automáticamente con el valor de Causa
Meses diferidos y forma de inicio diferido: Se especifica dependiendo de cada caso
Los demás campos se dejan como están por defecto
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3.8. Parametrización de Tipos de Solicitud Nota
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Tipo solicitud nota
Se definen para crear solicitudes de notas que no afectan al cliente inmediatamente, ya que
solo existen relacionadas a una orden y se activan en la cartera cuando la orden es activada.
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Se ubica el cursor en Concepto Nota se pulsa F6 para insertar uno nuevo
Concepto Nota: Se selecciona el código correspondiente
Nombre Concepto y Nombre de la Causa: Cargan automáticamente
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Aplica: Se deja en crédito
Concepto Causa: Se genera automáticamente cuando se ingresa el valor en concepto nota
Nombre Solicitud: Nombre que se le asigno
Genera Client.?: Se deja vacío
Aut.: Se deja vacío
Priori: Se deja en 1
Aplica Total: Se marca
Valor: Se digita el asignado
Tipo Valor: puede ser valor o porcentaje
Incl.Liq Extra?: Si se incluye o no en el cálculo de liquidación extraordinaria
Incl.Pronto Pago?: Si se incluye o no en el cálculo del descuento por pronto pago
Centro de Costo: Si se quiere especificar se ingresa número
Meses diferidos: Es opcional de acuerdo a las características del concepto/causa