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Cursos básicos G&J: UNOEE Comercial
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UNOEE COMERCIAL: INDUCCIÓN GERENTES
1. ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
Para elaborar órdenes de compra directas, es necesario dirigirse a la siguiente Ruta:
Comercial – Compras – Órdenes de compra – Directas.
Tras seguir la ruta, nos encontraremos con la ventana Orden de compra directa (Fig. 1), la
cual se muestra a continuación:
Fig. 1: Ventana Orden de compra directa
A continuación describiremos los datos que se deben ingresar en la ventana Orden de
compra:
C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se
diligencia el documento.
Tipo docto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando,
En caso de no tener conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo
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docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.
Tipo de documento OCN.
Numero: Consecutivo del documento, lo trae automáticamente.
Fecha: Fecha en la que se registra el documento.
Proveedor: Código o nombre del proveedor a quien se le va a comprar.
Comprador: Nombre del Gerente de unes responsable.
Cond. de pago: Es la condición de pago, según la negociación se deja la que
muestra o se coloca una nueva.
Notas: Se colocan las notas que se necesita tenga claro el Proveedor.
Tras ingresar los datos, debemos dirigirnos a la pestaña ítems (Fig. 2) y dar clic en la opción
adicionar. A continuación se desplegará la ventana Ítems, como se puede ver en la Fig. 3.
Fig. 2: Ubicación de la pestaña Items
Items
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A continuación describiremos los datos que se deben ingresar en la ventana Items:
Ítem o referencia: Código del ítem a comprar.
Bodega: Destino de la mercancía escoger la bodega de acuerdo a la Unes para donde se
solicita el material ejemplo FO101.
Motivo (01 compra nacional)
Cantidad ordenada: la que se requiera.
Precio unitario: se coloca el precio unitario de compra,
Fecha de entrega: si hay una fecha pactada
Fig. 3: Ventana Ítems.
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Luego de ingresar los datos requeridos, se da clic en Adicionar y se continúa adicionando el ítem
necesario hasta terminar el proceso.
Tras terminar de adicionar los ítems, se da cancelar y se aprueba, finalmente, se imprime (Fig. 4).
Fig. 4: Compra directa
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2. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES Y PEDIDOS DE VENTA
2.1 Cotizaciones
Para elaborar órdenes de cotizaciones, se debe seguir la siguiente Ruta:
Comercial – Ventas – Cotizaciones.
Tras seguir la ruta, nos encontraremos con la ventana Cotización de venta que puede
verse en la Fig. 5.
Fig. 5: Ventana Cotización de Venta
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Una vez en la ventana Cotización de Venta, hemos de ingresar unos datos, como lo
describiremos ahora:
C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se
diligencia el documento.
Tipo docto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando,
En caso de no conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo
docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.
Puede ser CVC – cotización, FPR factura proforma, COM oferta mercantil.
Número: Consecutivo del documento, lo trae automáticamente.
Fecha: Fecha en la que se registra el documento. El sistema sugiere la fecha del
sistema.
Estado: Campo manejado automáticamente por el sistema para indicar cuál es el
estado actual del documento, este puede ser: aprobado, pendiente por aprobar,
impreso, por imprimir, reimpreso, transmitido, por transmitir.
Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la
cual se va a facturar.
Sucursal: Código de la Sucursal de la persona a facturar, debe estar creada la
sucursal que corresponde al CO por donde se va a elaborar el documento.
Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.
Al dar clic en la pestaña Generales, se desplegarán otras opciones, como son:
Condición de pago: Se deja la que está por defecto, si es necesario se cambia y se
escoge la que se necesita.
Valida por: Días por los cuales tiene validez la cotización para el cliente.
Fecha de vencimiento: fecha hasta la cual tiene validez la cotización según los días
de validez.
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Entrega en: número de días en el cual la empresa se compromete a entregar el
material al cliente.
Referencia: Campo para colocar un texto o código importante que sirva de filtro.
Notas: Campo para colocar notas importantes que le sirvan al cliente, de
información adicional.
En la pestaña Puntos de envío, se muestran las opciones:
P. De envió: muestra por defecto el punto de envío que esta creado en el tercero,
pero de ser necesario, éste se puede cambiar.
Dirección: Sugiere la que está en maestro de terceros pero se puede cambiar.
Todos los campos de esta pestaña: Ciudad, Dirección, Teléfono, Mail, el sistema sugiere los que estén en el tercero, pero es posible cambiarlos de ser necesario.
En la pestaña Ítems (Fig. 6), se muestran las opciones:
Referencia/ítem/Código de Barras: Es la identificación del producto, se puede
digitar si se conoce o dar clic en el campo de ítem o referencia según el caso y se
despliegan todos los ítems creados en el sistema.
Bodega: Lugar donde se encuentra la mercancía escogerla de acuerdo al C.O por
donde se está elaborando el documento, ejemplo: FO101.
Motivo (01 ventas nacionales).
Unidad de Medida: Unidad la muestra por defecto, es con la cual se creó el
producto en el maestro.
A cotizar en : Cantidad a cotizar dependiendo de la unidad del ítem
Lista de precios: Aparece por defecto la asociada al cliente y no se puede
modificar.
Precio Unitario: Muestra el precio que tiene asignada la lista de precios, el precio
mostrado es el mínimo posible a colocar, si es superior se puede colocar sin
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problema, si es inferior el sistema no lo toma, habría que cambiarlo en la lista de
precios.
Ahora se da clic en el botón Adicionar y se continúa haciendo el mismo proceso hasta
terminar de grabar todos los ítems. Una vez terminado se da clic en Cancelar
Habiendo ingresado todos los ítems, se da clic en aprobar, observando una ventana como
la de la Fig. 7Fig. 6: Ventana Ítem y se imprime el documento.
El pedido se puede generar desde la cotización, siempre y cuando el cliente esté creado
como tercero y no como cliente ocasional.
Fig. 6: Ventana Ítem (Cotizaciones)
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2.2 Pedidos de venta
Para elaborar pedidos, se debe seguir la siguiente Ruta:
Comercial – Ventas – Pedidos - Pedidos.
Tras seguir la ruta, nos encontraremos con la ventana Pedido de venta directo, que puede
verse en la Fig. 8. Allí, hemos de ingresar unos datos, como se describe:
Fig. 7: Cotización de venta
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C.O: Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se
diligencia el documento.
Tipo docto: Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando,
En caso de no tener conocer aún el código, se puede dar clic sobre el botón [tipo
docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección del caso.
Generalmente es el PED
Número: Consecutivo del documento. Lo trae automáticamente.
Fecha: Fecha en la que se registra el documento. El sistema sugiere la fecha del
sistema.
Estado: Campo manejado automáticamente por el sistema para indicar cuál es el
estado actual del documento, este puede ser: En elaboración, aprobado, cumplido,
retenido, comprometido, cumplido.
Facturar a: Código de identificación de la persona jurídica o natural a nombre de la
cual se va a facturar.
Sucursal: Código de la Sucursal de la persona a facturar, debe estar creada la
sucursal que corresponde al CO por donde se va a elaborar el documento.
Moneda: Código de la moneda en la cual se va a realizar el documento.
Al dar clic en la pestaña Generales, se desplegarán otras opciones, como son:
Condición de pago: Se deja la que está por defecto, si es necesario se cambia y se
escoge la que se necesita.
Entrega en: número de días en el cual la empresa se compromete a entregar el
material al cliente.
Fecha de entrega: la modifica automáticamente el sistema de acuerdo a los días
de entrega.
Referencia: Campo para colocar un texto o código importante que sirva de filtro.
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Número de la O.C: Campo informativo donde se coloca el número de la orden de
compra del cliente.
Notas: Campo para colocar notas importantes que le sirvan al cliente, de
información adicional.
Fig. 8: Ventana Pedido de venta directo
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En la Ventana Puntos de envío, se dispone de las siguientes opciones:
P. De envió: muestra por defecto el punto de envío que esta creado en el tercero,
pero de ser necesario, éste se puede cambiar.
Dirección: Sugiere la que está en maestro de terceros pero se puede cambiar.
Todos los campos de esta pestaña: Ciudad, Dirección, Teléfono, Mail, el sistema sugiere los que estén en el tercero, pero es posible cambiarlos de ser necesario.
En la pestaña Ítems (Fig. 9), se muestran las opciones:
Referencia/ítem/Código de Barras: Es la identificación del producto, se puede
digitar si se conoce o dar clic en el campo de ítem o referencia según el caso y se
despliegan todos los ítems creados en el sistema.
Bodega: Lugar donde se encuentra la mercancía escogerla de acuerdo al C.O por
donde se está elaborando el documento, ejemplo: FO101.
Motivo (01 ventas nacionales).
Unidad de Medida: Unidad la muestra por defecto, es con la cual se creó el
producto en el maestro.
A pedir en: Cantidad solicitada por parte del cliente según la unidad del ítem
Lista de precios: Aparece por defecto la asociada al cliente y no se puede
modificar.
Precio Unitario: Muestra el precio que tiene asignada la lista de precios, el precio
mostrado es el mínimo posible a colocar, si es superior se puede colocar sin
problema, si es inferior el sistema no lo toma, habría que cambiarlo en la lista de
precios.
Ahora se da clic en el botón Adicionar y se continúa haciendo el mismo proceso hasta
terminar de ingresar todos los ítems y una vez terminado se da clic en el botón Cancelar.
Tras haber ingresado todos los ítems, se da clic en aprobar, observando una ventana como
la de la Fig. 10 y se procede a imprimir el documento.
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El pedido se puede generar desde la cotización, siempre y cuando el cliente esté creado
como tercero y no como cliente ocasional.
En caso de que el documento quede en estado retenido después de aprobado, en la
pestaña Análisis del cliente (Fig. 11), se indica la razón o razones por las cuales está
retenido.
Fig. 9 Ventana Ítem (Pedidos)
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Todas las pestañas de la parte izquierda del documento son informativas y se pueden
revisar.
Análisis: Información resumida del Cupo, cartera, pedidos.
Cliente: Información de todos los datos que tienen creados enl cliente en el
maestro.
Cartera: Revisión de cartera por cada documento con fechas valores etc.
Pedidos: Informe de pedidos pendiente del cliente.
Fig. 10: Cotización de venta
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Ventas: Informe de Ventas efectuadas al cliente en todo el periodo, o en periodo
dado.
Aprobar
Fig. 11: Pedido de venta directo
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3. APROBACIÓN DE DEVOLUCIONES DE COMPRA Y TRASLADOS
3.1 Aprobación de devoluciones de compra
Para la aprobación de devoluciones en compra, se debe seguir la siguiente Ruta:
Comercial- Compras – entradas y devoluciones – devoluciones – Desde entradas
Solamente se debe consultar los documentos que están en elaboración, los cuales ha
elaborado el jefe de Logística.
Se consulta así: presionar la tecla F4, Digitar C.O por donde se elabora el documento, tipo
de documentos, DVC, estado del documento en elaboración y la tecla F6. Si se conoce el
número del documento en lugar de dar el estado en elaboración, se digita el número del
documento en el campo número y luego se da F6. Y se da clic en aprobar.
Fig. 12 Aprobación de devoluciones de compra
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Otra forma de encontrar el documento para aprobarlo es ir a la siguiente Ruta:
Comercial- inventarios- consultas y reportes- auditoria de documentos.
En la parte de filtros se escoge el C.O, el tipo de documento DVC, estado en elaboración y
se da clic en consultar (Fig. 13).
Una vez tenemos en pantalla los documentos que se encuentran en elaboración, se da clic
derecho sobre el documento y se da editar (Fig. 15).
Fig. 13: Devoluciones por compra
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En seguida, el sistema muestra el documento en pantalla, se revisa y se da aprobar.
Fig. 15: Editar
Fig. 14: Aprobación
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3.2 Aprobación de traslados salida
Para la aprobación de traslados de salida, se debe seguir la siguiente Ruta:
Comercial – Inventarios - documentos – trasferencia en tránsito – salida. - salida
En este caso, solamente se debe consultar los traslados que estén en estado de
elaboración, los ha elaborado el jefe de logística, para aprobarlos (Fig. 16).
Se consulta de la siguiente forma: tecla F4 – Digitar C.O de donde salió el material, tipo de
documento TST, estado del documento en elaboración y la tecla F6. Si se conoce el
número del documento en lugar de dar el estado en elaboración, se digita el número del
documento en el campo número, luego se pulsa la tecla F6 y finalmente, se da clic en
aprobar.
Fig. 16: Consulta de traslados en estado de elaboración
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4. APROBACIÓN DE PEDIDOS
Para la aprobación de pedidos, se debe seguir la siguiente Ruta:
Ventas – pedidos – aprobar
El gerente de Unes únicamente aprueba los pedidos que están retenidos por margen, los
pedidos retenidos por cartera, cupo, etc. los aprueba el departamento de cartera.
Se digita el C.O. De donde se elaboró el pedido, como se muestra en la Fig. 17 y se da clic
en consultar.
Fig. 17: Aprobar pedidos de venta
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Tras dar clic en consultar, aparece una pantalla donde muestra los pedidos que están
retenidos por margen. Pueden estar retenidos también por cupo o por cartera según
donde este el chulito es la razón por la cual el pedido está retenido.
En la pantalla inferior en la pestaña de ítems, aparece una consulta donde se puede
validar la rentabilidad, el costo, el precio de ventas etc.
Para aprobar el pedido simplemente se da clic en el cajoncito al lado izquierdo de cada
pedido, para que quede marcado como se indica en la Fig. 19. Después de marcar el
pedido ya queda aprobado por margen.
Fig. 18: Consulta de errores
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5. CONSULTAS Y REPORTES
Por cada módulo existen diferentes consultas y reportes que se pueden utilizar según la
necesidad. Las Consultas Flex, son consultas que se pueden adaptar de acuerdo a la
necesidad.
POR COMPRAS, se sigue la Ruta:
Comercial – Compras- consultas.
o Órdenes de Compra
o Órdenes de compra x ítem
o Documentos de compra
o Documentos de compra x ítem
Aprobar
Fig. 19: Aprobación de pedidos
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POR VENTAS, se sigue la Ruta:
Comercial – ventas – consultas y reportes.
o Cotizaciones
o Cotizaciones x ítem
o Pedidos
o Pedidos x ítem
o Facturas y Notas.
POR INVENTARIOS, se sigue la Ruta:
Comercial – Inventarios – Consultas y reportes.
o Existencias a la fecha x bodega.
o Inventario x edades.
En la Fig. 20 se explica una consulta, para todas aplican los mismos parámetros.
Los filtros de la parte inferior se colocan de acuerdo a la necesidad. Si sólo necesito filtrar
el CO, solamente diligencio ese campo y los demás se dejan en blanco.
Para ingresar a cada consulta, se debe ingresar por la ruta indicada según la consulta que
se necesite.
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6. INFORMES ACUMULADOS
Los cubos acumulados son consultas más especializadas para generar informes
gerenciales.
VENTAS. Ruta:
Comercial – Ventas – Acumulados.
Cubo de Facturación.
Fig. 20: Ajustes y reportes
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Ruta: Comercial – ventas Presupuesto – Consultas – ejecución presupuestal
Presupuesto.
Los principales iconos se muestran en la Fig. 21:
7. INGRESO DE PRECIOS A LOS PRODUCTOS
Para ingresar precios a los productos, se sigue la ruta que se muestra:
Comercial – ventas – maestros asociados – Precios – Precios x ítems.
Entonces, se mostrará una pantalla como la que se puede ver en la Fig. 22, en la cual se da
el código de la lista de precios dependiendo de la Unes por donde se necesite ingresar el
precio. Se da clic en adicionar e inmediatamente aparece una pantalla como la de la Fig.
23, donde se debe digitar:
Código del producto: se coloca el código al cual se necesita colocar el precio.
Lista de precios: La muestra de acuerdo al escogido en la primera pantalla.
Fig. 21: Informes acumulados
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Fecha de activación: Por defecto el sistema muestra la fecha del día en el que
estamos, si por alguna razón se necesita colocar con fecha anterior se coloca la
fecha necesaria.
Fecha inactivación: No se coloca nada si el precio va a estar activo siempre. Si se
necesita que solo este activo por 1 o 2 días se coloca la fecha hasta la cual estará
activo el precio.
Mínimo: Es el precio mínimo al cual se podrá vender el producto.
Máximo: Precio máximo al cual se podrá vender el producto.
Fig. 22: Precios por ítem